高职设备采购管理系统研究

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摘要：高职院校设备采购管理系统应包括计划立项、技术需求审核、招标采购、合同订立（加）、到货验收、入账、付款、资料存档等功能模块，同时要以工作流程为基本构架构建系统，以问题为导向优化系统。设备采购管理系统应紧跟网络信息技术潮流，熟练运用大数据，具备对数据进行自动收集和智能分析整理的能力，实现与上下游程序及智慧（数字化）校园中其他系统联系对接的能力，系统自身需具有强大的可靠性和易扩展性。

关键词：高职院校；设备采购；管理系统

2012年3月16日，教育部印发《关于全面提高高等教育质量的若干意见》（教高〔2012〕4号），要求加强实验室、实习实训基地、实践教学共享平台建设，重点建设一批国家级实验教学示范中心、国家大学生校外实践教育基地、高职实训基地。新增生均拨款优先投入实践育人工作，新增教学经费优先用于实践教学。与普通高等院校相比，高职院校更侧重于培养学生的动手能力，这意味着需要大量的教学实训设备作为物质基础，并且要求保持较高的更新频率。以全国首家示范性高职院校——深圳职业技术学院为例，该校目前共有在校生23000多人，年均设备采购量稳步增长，2017年度预算达2.1亿元，该校十三五规划中明确提出生均设备值达到3.6万元。未来几年的设备采购任务非常重，建设专门的设备采购管理系统已经迫在眉睫。

一、建设设备采购管理系统的必要性

（一）进度要求。随着形势的发展，财政部门对年度计划的付款时间要求越来越紧，一般都是要求在当年年底完成，所以从计划下达到完成付款只有7、8个月的时间，时间紧，任务重，还必须符合各项采购法规和政策规定，这对采购管理工作提出了很高的要求。设备采购工作必须提高工作质量和效率，以保证按时保质完成付款任务。（二）监管要求。设备采购工作涉及大量的财政经费支出，必须对仪器设备采购环节进行全过程、实质性监督，不断完善监督机制和手段，避免出现监督盲区[1]。各级纪检监察部门对设备采购的规范性要求越来越高，所有的流程和环节都必须符合采购监管政策的规定，做到公正、公开和公平，同时做好资料（纸质和电子）的存档工作，使得设备采购工作的每一步都要有据可查。（三）协作要求。高职院校的设备采购流程比较复杂，有多个部门参与，各负其责，分段管理。一体化采购管理系统的搭建，能够让每个部门随时了解设备购置的进展，部门之间可以相互提醒、监督、协同工作，确保采购管理流程中不出现盲点、漏洞，提高管理水平、工作效率[2]。其中，设备申购部门负责设备的计划立项、技术需求的编写、招投标过程的参与（预算5万元以下项目自行采购）、供货合同起草以及到货技术验收等流程；设备职能部门负责汇总学校各部门上报的设备购置计划并进行论证、到货实物校验、入账等工作流程；招标部门负责审核技术需求文件、编写招标文件、选择采购（招标）方式、组织和监督校内自行采购项目的招标采购工作、审核供货合同、付款审批等流程；财务部门负责根据入库单、发票、审批结果等资料，采取校内拨付或上交政府财政部门等方式完成付款；学校监察部门对设备采购的全过程实行监督，具体负责采购合同盖章及监管。

二、高职院校设备采购管理现状

（一）操作模式。目前许多高校的设备采购管理工作还处于手工或半手工操作的传统模式，工作效率及质量有待提高，采购项目负责人需要经过所在部门领导、设备职能部门、招标部门、监察部门和财务部门等多个单位的审批，疲于奔命。（二）资料保管。各种材料的传递及保管以电子邮件和纸质材料为主，不利于长期保存，若发现问题无法及时反馈，翻查资料时往往费时费力，影响效率。同时，使用纸质资料审批难以确定各环节具体的流通及审核时间，责任无法划分。（三）工作效率。设备职能部门人手有限，一个负责人往往需要负责几个部门，对应50~60个以上的采购项目，单凭手工操作难免遗漏，导致文件资料、操作流程及时间等难以复查，各个工作流程缺乏提醒及督办功能，容易出现非故意的人为耽误时间的情况。采购工作网络信息化，可以缩短采购各方面的时空距离，缩短采购周期，从而有效地提高工作效率[3]。（四）进度统计。为保证按时完成年度采购任务，设备职能部门需要及时统计设备采购项目的进度，包括周报表和月报表等。若没有专门的采购管理系统，采取EX⁃CEL等方式统计的容易出现错误，并且不能自动生成各种报表，增加了额外的工作量。（五）设备入账目前设备入账主要依靠手工录入，工作量大且容易出错，计划立项中的设备明细难以通过到货验收后自动转入设备账务系统，增加了设备入账的工作量，并且无法自动统计计划立项与入账时设备明细的相符率。

三、高职院校设备采购管理系统的建设

（一）主要功能模块。设备采购管理系统是数字化校园总体规划下相对独立的系统，功能模块主要包括计划立项、技术需求审核、招标采购、合同订立、验收、入账、付款、资料存档等，各个模块之间相互联系、环环相扣，可以实现自动流转、纠错返回等功能。1.计划立项设备购置计划是设备采购工作的源头，设备购置计划编制质量将直接影响到所购置设备使用效益的高低。只有质量符合要求、选型合理、性能好的设备才能在学科建设与教学科研中发挥其应用的作用[4]。所有采购计划均需要由设备申购部门成立采购小组，对项目预算、技术需求等进行集体讨论，各使用部门将经过本部门论证的计划录入系统，经设备职能部门格式审查后进行汇总，年度计划需通过校内专家组审核、设备工作教授委员会审核及学校校务会行政审核等流程，临时立项的需按规定履行校内审批手续，最终上报政府财政部门。采购计划下达后原则上不允许修改，确因课程调整、市场变化等客观原因导致有变，应由设备申购部门提供相关材料并履行学校审批程序后方可执行。2.技术需求审核招标文件一般由商务部分和技术部分组成。商务部分由业务经验丰富的招标人及招标机构制定，具有规范性文本，实际编制过程相对简单，只需根据项目特点和要求在招标文件范本基础上做相应的增减和修改即可[5]。技术部分是整个招标文件的核心，技术需求审核是做好设备采购工作的重中之重，只有制定出严格周密、符合要求的技术需求，才有可能将符合使用要求的设备购买回来。技术需求的审核应贯彻集体决策的要求，实行分级管理，按预算的不同分别进行审核，严格把关。其中，预算100万元以上（或预算接近100万的重要项目）的重大项目需要由招标部门通过设备工作教授委员会组织专家进行评审，若有修改意见（包括技术参数、预算等）返回项目负责人，项目负责人应予以配合修改；预算50~100万元的项目由招标部门组织校内外专家进行论证；其余项目由各使用部门成立3人以上的采购小组进行集体论证。3.招标采购高校仪器设备的招投标管理既是国有资产管理的前沿工作，又是仪器设备入口把关的重要工作[6]。学校应根据“运动员和裁判员分开”的原则，成立专门的招标部门，根据财政部门相关要求，按照项目的预算和性质，分别采取政府集中采购（公开招标、竞价、电商供货、延续合同等）和学校自行采购（公开招标、竞价、单一来源采购和竞争性谈判等）的方式来完成设备的采购。招标完成后，设备申购部门负责核对招标文件与中标文件的一致性并确认中标结果。招标部门出具中标通知书（校内自行采购项目）或通知校外招标机构出具中标通知书（政府集中采购项目），并负责将中标信息录入设备采购管理系统。4.合同签订签订合同是采购工作中的重要环节，意味着招标采购结果的固化，为后续的到货验收、入账及付款等工作奠定“白纸黑字”的基础。合同的标准化管理必须是全过程的、系统的、动态的，从洽谈、草拟、签订、生效、执行，直到该合同失效为止[7]。根据学校规定，中标金额在2万元以上的项目必须签订供货合同。招标部门在中标通知书发出的十个工作日内负责协调项目负责人完成合同签订工作，合同细节必须与招标及中标文件（含竞争性谈判中供应商书面签署的承诺）保持一致，合同（含适用于进口设备的三方供货合同）格式以学校既定的合同模板为基础，合同签订后送学校监察部门审核盖章。5.到货验收中标商应在合同约定的供货期内将全部货物一次性运送至指定地点，并且在规定期限内完成安装调试及技术培训等工作，设备申购部门应派出专人负责接收货物，并且按照设备职能部门的要求填写设备验收资料，完成项目技术验收工作。在供货厂商安装调试完毕以后，由设备管理部门和设备使用部门组成的设备验收组对该仪器设备进行严格的验收工作，对大型精密贵重仪器设备的验收，必要时可以请有关专家参与验收工作[8]。以深职院为例，单价超过40万元以上的设备和预算在50万元以上的重大项目还需由设备职能部门组织校内外专家进行验收。6.入账根据仪器设备资产管理的概念，所有购入、调入、自制、接受捐赠的仪器设备，不论属何种经费来源，凡属固定资产管理范围内的都要入账，不得账外滞留[9]。设备职能部门每年都要组织设备清查，对账物不符（包括盘盈和盘亏）的情况进行处理。设备职能部门完成实物效验后，通过设备采购管理系统将计划立项中的设备明细信息自动预录入设备账务系统，通过与设备验收资料的比对后，正式转为设备账务信息。设备采购管理系统能将计划立项的设备明细项与最终入库的设备进行比较后得出相符率。若相符率不足100%的需进行复核并予以备注说明。7.付款入账完成后，设备职能部门出具入库单，招标部门交汇总发票、付款申请单等资料，履行相应审核手续后交学校财务部门，财务部门根据项目采取校内拨付或上报政府部门的方式完成付款。进口设备由于需要办理免税、报关等手续，周期较长，从合同签订到本外币最后折算一个周期内，由于浮动汇率制度等因素导致的汇率波动，必将会给高校进口业务带来汇率风险[10]。招标部门应提前采取换汇等有效应对措施，规避汇率风险。8.资料存档根据要求，设备采购工作中的相关电子及纸质材料都要进行为期5年的妥善保管。资料存档功能在设备采购管理系统中容易被忽视，但此功能具有不可替代的重要作用，应切实加以重视。采购过程中产生的企业报名登记表、资格审核表及技术评审汇总表等各种文档，可通过系统的高拍仪拍摄并上传至系统[11]，相应的招投标文件、合同等电子资料以附件的形式保存。通过以上方法，设备采购管理系统能对所有的业务流程留下操作记录，具体应包括时间、操作人员及操作内容等信息，达到“走过的路都有脚印”的目的。（二）以工作流程为基本构架构建系统。确定基本工作流程后，需要理清各流程之间的关系及前后顺序，并且对没有通过流程审批且需要返回的数据进行规范，系统应尽量提高智能化程度，数据流能自动识别不同岗位的权限，自动生成路径，以邮件、短信等方式进行提醒，提高工作效率。设备采购管理系统的建设应该以目前市场占有率高、成熟稳定的产品为基础，经过大量的用户调研后对其进行个性化、适用性改造，这样可以有效地加快建设速度并且减少开发工作量，同时有利于后续的维护和改进。若完全自主开发的话，容易出现成本高、周期长、易用性差等问题，事倍功半。设备采购管理系统的工作流程大致如图1所示。（三）以问题为导向优化系统。系统上线后，需试运行一段时间，生成一些虚拟的项目数据并走完整个工作流程，这样可以真实地反映出存在的问题。虚拟数据应该是从已通过评审的计划中抽取，以最大程度地接近真实。设备申购部门、设备职能部门、招标部门、监察部门以及财务部门应共同参与，并且针对系统试用过程中发现的问题提出切实可行的修改意见。设备采购管理系统试用过程结束后，应对各部门提出的意见逐一分析解决，尽力提升系统的用户体验，使得系统能被广大的设备采购工作参与者所接受和喜爱。

四、设备采购管理系统的发展方向

（一）对数据自动收集并智能分析整理的能力。大数据带来的网络信息技术革新已在高校中悄然出现，新的采购技术有效地整合供应商、采购人等相关的各种社会资源、网络资源、信息资源，信息技术在高校采购管理中爆发式引用都是大数据带来的直接结果[12]。要提前设置各个工作流程所需的时限，超时仍未完成的项目要通过短信、邮件等方式予以提醒。设备采购管理系统应具备强大的数据收集及整理能力，能自动生成各设备申购部门的采购进度、资金利用率等情况，并且能自动形成计划论证、技术需求审核、设备验收等专家库。（二）与上下游程序及智慧（数字化）校园中其他系统联系与数据交换的能力。设备采购管理系统不应该成为数据的孤岛，要采取有效措施增加开放性，与数据化校园身份认证体系、招标管理系统、财务系统等进行有效而流畅的数据交换，能实现与上下游工作（如经费划拨、财务付款、各类数据报表、账务管理、使用绩效评价等）的对接，顺利进行数据交换，提高工作效率，最大限度地实现无纸化办公。在保证数据安全的前提下，设备采购系统应该是具有开放性和兼容性的，设备采购过程中的相关人员应具有对应的权限，对系统中的数据进行查阅、修改和审批等。（三）强大的可靠性和易扩展性。计算机软件的可靠性主要是指：在给定范围的时间和空间内，计算机软件不会引起系统故障的几率[13]。设备采购系统是设备采购工作正常开展的重要保障，涉及到众多的部门和个人，要求很高的可靠性，系统应能实现数据自动备份，以便系统出现问题时能进行数据恢复。同时，政府采购政策及校内相关规定每年都会有所变化，设备采购管理系统的功能应根据实际情况进行增减，并且能根据工作流程的变化对程序进行调整。现代高校的采购职能和采购活动已超出采购过程本身，更多地覆盖了一系列与规划和政策有关的活动，成为了一个关于组织目标实现与组织管理的战略相关的职能[14]。设备采购管理系统是做好高校设备采购工作的重要保障，可靠、稳定、易用和功能强大的设备采购管理系统对做好设备采购和管理工作具有举足轻重的作用，应予以足够的重视，采取切实可行的办法建好设备采购管理系统。

作者:李伟霖 单位:深圳职业技术学院