电子商务时代企业采购风险分析

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【摘要】电子商务时代企业采购方式发生了改变，企业通过电子商务平台能够事先了解价格，在全面比对之后锁定供货商。这种采购方式节省了企业大量精力，但即便如此，也存在一些风险。例如供应商不诚信不交货、物流风险导致材料损坏、采购人员没有充分利用电子商务平台比价，这些都会导致企业采购成本增加。避免这类问题必须要培养企业专业采购队伍、招投标队伍、法务队伍，从各环节实现采购成本控制主动化。

关键词：电子商务；采购成本；成本控制；问题分析

一、企业采购成本控制的重要性

1.提高企业资金利用效率任何企业采购都是从企业利润中调拨的真金白银，对企业采购成本控制包括对采购物资价格、规模、质量的控制。若是企业能够以低价购进高质量物资，就意味着企业在某一领域可以减少投资。例如工程返修几率降低、残次品出现可能性低，进而返工成本得到控制。2.间接提高企业利润水平提高企业利润水平有多种方式，例如提高产品售价、缩减中间环节、降低采购成本等。提高售价实现利润代表会失去一部分消费者，缩减中间环节还需要对现有管理模式展开调整。相对而言，降低采购成本最容易实现“增加利润”这一目标。

二、电子商务时代企业采购工作风险分析及成本组成

1.信誉风险在采购活动中与供货商发生支付纠纷，一旦最终是因为企业方过错，系统会形成信誉评价，其对于后续采购工作而言会产生巨大阻力。2.操作风险在企业完成采购并验货后于支付环节产生错误操作，例如写错了支付金额，将大笔款项打给了对方，若是对方不予退还就会造成企业损失；又或者通过电子平台向对方下订单，过程中设备型号、材质、功能等录入错误，直接导致后期调换货，调换货会有成本产生。若是卖家不同意调换货并且不退货，会让企业面临损失。3.安全风险在电子商务平台形成的账号信息以及其他与企业有关信息泄露，会给企业带来未知安全风险。例如黑客潜入企业财务系统盗刷钱款等。4.质量风险电子商务平台采购不似传统采购可以获得供应商提供的小样，其大部分都是在线观察商家资质图片、了解评价来最终给出质量评定。这无形中增加了电子商务平台物资采购风险。一旦物资质量不过关，会给企业带来重大影响。不仅提高了企业运行成本，甚至于降低产品质量、工程质量，会遭到消费者及建设单位的质疑。这些风险一旦发生会给采购企业带来不小的冲击，轻则采购钱款被骗，重则影响企业信誉。故而电子商务环境下采购成本控制工作难度较高。5.成本组成采购成本包括：物资采购价格、物流价格、装卸费、风险成本（物资破碎损坏或者对方拒不发货等带来的损失）。所以企业采购成本控制需要从多个角度入手，既要掌控物资价格，还需要有科学的物流方案，力争将一些风险因素降到最低水平[1]。

三、目前企业采购成本控制当中存在的问题

在电子商务环境下企业采购或者于电子商务平台来展开，或者通过招投标来确认供货商。这两种采购途径都存在成本控制风险。主要是基于企业在采购工作中存在以下问题：1.企业不重视采购成本控制一些初建或者处在发展期的企业因为管理不系统，不具有采购成本控制意识，这往往给采购人员弄虚作假带来便利条件。2.企业采购者缺乏比价意识采购人员不专业、不负责，在采购过程中没有充分利用电子商务平台等途径去了解同类物资的价格，有的采购人员为了应付工作很少货比三家。甚至于个别采购人员在供货商引诱下将高价物资采购进来从中套取个人利益。这样的采购人员会让采购成本控制难度增加[2]。3.不能积极地披露采购成本积极地披露采购价格让采购工作接受监督，这是保证采购成本得到管控的有效手段。但是很多企业采购部门完成采购后，财务部门并没有及时公布有关信息。这无形中使一些弄虚作假的采购人员得以蒙混过关。高价采购现象会因此存在于企业当中。4.企业未设招标小组和法务企业采购工作，不管是招投标环节暗箱操作，还是采购人员吃回扣，都会给企业带来一定的损失。这种损失也变相增加了采购成本。问题的根本原因在于企业缺乏招投标管理意识，没有设立招投标小组，更没有建立法务部门，故而对这两种问题缺乏相应的约束手段。5.缺乏科学的采购批量管理采购批量直接和采购成本挂钩，批量小成本低、批量大成本高。但是批量大能够获得一定的优惠，反而能够降低采购成本。但一些企业在采购批量管理上缺乏科学制度，在采购上若是发现价格较低便大量购进，忽视了物资易耗品、非易耗品属性，导致一些物资挤占空间甚至透支管理成本[3]。

四、提高企业采购成本控制水平的策略

1.提高企业采购成本重视度在很多企业当中，并非企业主不重视采购成本，而是因为很多事情都需要由其来审批，导致其分身乏术，无法亲自管理采购工作。故而提高企业采购成本重视度的大部分工作需要落实到职业经理人头上。企业主聘用尽职尽责经验丰富的职业经理人，并能够充分放权，是保证采购成本工作得到落实的关键。职业经理人主要需要做好以下三方面工作：一是企业财务人员特别是管理会计需要认真审核采购价格、采购金额，并形成系统分析。最终将采购评价以文件上呈企业决策层，能够为决策层采购成本控制提供参考。二是通过不断培训提高全员成本意识，其中也包括采购人员。只有不断提升企业采购工作质量，让职业经理人以及员工们看到采购成本控制具有的增加利润、提升资金利用率的作用，才能形成由高到低的采购成本控制意识以及相应的策略[4]。三是建立考核制度。企业将采购物资质量控制、采购成本控制、采购部门供应商管理工作等与企业绩效挂钩，通过奖勤罚懒、奖优罚劣的形式进行绩效管理，才能调动采购部门所有人员的积极性。2.实现专业性采购降低成本引入职业经理人也不能完全杜绝采购成本浪费，这是源于职业经理人负责工作较为繁杂，不可能对采购部门事必躬亲。故而建立专业的采购部门成为采购成本控制有效手段。在部门架构方面，应由毕业于有关院校的毕业生或者拥有丰富采购经验的员工任主管职位。在该类人员的带领下，能够确保部门上下拥有采购成本控制意识，且在成本控制上具有系统的管理制度。例如：①一个采购项目由两人来负责，能够实现彼此监督和牵制；②利用电子商务平台积极展开询价、比价工作，能够为后续招投标标底提供参考；③大宗设备或者材料采购工作，由集体来讨论价格、规格、批量以及最终的供货商；④落实学习电子商务下采购风险规避方法，提升企业采购风险规避能力，保证采购工作顺利进行；⑤积极地分散采购决定权限，减少采购人员吃回扣几率。3.对采购工作实现全面监督第一，建立财务部门采购工作披露制度。即每一次采购活动完成后，立刻于内部平台公布采购价格、采购批量、物资质量评价、供应商信息。让采购活动接受来自于企业内部所有部门的监督。这种披露制度也利于采购部门形成质量意识、价格意识，能够提升采购部门工作质量。第二，财务部门接受到采购申请单后，需要积极地联系仓库对采购申请单上的物资的存量等进行再次确认，只有采购申请单上的物资规模符合相应规定才能签字。这样做的目的是避免过量采购造成物资积压。第三，定期对采购部门展开审计，主要是对采购人员履职、采购工作质量等形成全面审计分析，以此来发挥威慑作用，避免采购人员出现不询价、不问价、不还价以及盲目采购等行为。4.企业要积极避免低价陷阱企业采购部门要利用ERP系统来动态监控市场信息，能够形成系统的物资价格档案资料，可以在某物资正准备采购时抓住降价机会来进行采购，能够根据采购物资是否属于易耗品来决定采购规模。在企业需要大宗物资且进行市场招投标活动时，需要摆脱传统招投标管理思维，除了价格之外还需要考虑供应商的信誉、物资质量以及其他风险，最终选择最为合理的供应商。另外，一些技术含量较高的物资例如计算器、智能设备等，也必须要在确定合理价格基础上，让供应商提供售后服务，例如在保修期内免费更换硬件等。5.设置招投标小组以及法务随着企业的不断发展，采购物资的种类、批量、规模等都在不断变化，加上新业务不断增加，采购部门的工作压力与日俱增。在现有人员条件下，若是没有很好把握招投标环节，就会使得采购工作进入非常被动的境地。其中包括招投标合同、材料供应合同当中存在陷阱而没有被有效识别出来。所以企业建设招投标小组和法务部门是发展之必然。在具体工作中，要组织本企业有关专业人士，或者通过外聘形式来引入专家形成招投标小组。但凡需要招投标购进物资时，该小组都会积极地结合企业现状、行业情况、市场价格以及现有供应商资料等展开招投标工作。能够形成合理的标底以及相应招标文件，这些对于招投标来说非常关键。在招投标合同、采购合同建立时，企业法务小组介入，对合同内容逐字逐句推敲，能够有效保护企业利益。法务小组的建立，还可在企业内部培训法律知识，让采购人员充分了解国家有关法律，通过这种法律培训，可以有效降低采购人员不作为、徇私舞弊的几率。6.提高采购部批量控制水平当企业有关部门提出采购清单之后，采购部门、财务部门都要针对清单进行核实，主要是核实要采购的物资现存货水平，这样可以有效管理库存避免积压。要对接库房现状、目前生产计划、客户要货情况等，综合计算出最合理的批量控制方案。这样的方案既能保证企业生产所需，又能避免库存积压。在批量控制的同时，需要对接物资市场价格动态情况，始终能够做到同品质物资低价购入[5]。

五、结语

在电子商务时代企业采购成本控制必须要以互联网思维、供应链思维、价值链思维来综合观察，在构建内部专业采购部门、招投标小组、法务部门的基础上，能够对供应商展开全面评价。将那些供货及时、售后服务积极的企业纳入到长期合作名单之内。同时，采购部门、财务部门必须动态分析采购成本组成，能够积极地观察各个组成变动情况，最终给出对应的规避措施。例如在采购人员暗箱操作、招投标环节不规范、物流方案不科学等方面加强监控、建立严格招投标制度，以及利用大数据技术来制定物流方案来尽力降低采购成本。

参考文献：

[1]罗璐.浅谈企业采购成本管理与控制策略[J].经济与社会发展研究,2020(7):1.

[2]高秀兰.大数据环境下的企业采购成本控制分析[J].商情,2019,000(052):22.

[3]张娜.ERP系统下的企业物资采购成本控制分析建议[J].信息系统工程,2019(6):1.

[4]王志峰.电子商务环境下企业采购成本与控制策略分析—以IBM为例[J].2021(2013-9):402-404.

[5]段彦.基于共享库存的企业采购成本控制分析—以中航微电子有限公司为例[J].财会通讯,2020(22):5.

作者：张盟盟 单位：洛阳科技职业学院