互联网+电子政务档案服务平台研究

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摘要：近年来，我国“互联网+电子政务”建设的持续推进给档案服务平台建设提出了更高要求。但目前，我国档案信息服务平台建设还存在着资源建设滞后、信息安全保障不完善、信息服务功能单一的问题。对此，本文分别提出对策建议，为电子政务背景下档案服务平台建设提供参考。

关键词：电子政务；档案服务；互联网+

我国档案信息化建设开端是在政府网站的基础上形成的，和政务活动之间产生直接联系。在电子政务内所产生的电子文件以及档案记录了政务活动的发展，有助于电子政务的信息资源建设。当前，档案信息服务将“互联网+电子政务”的发展作为平台，发展前景非常广阔。对此，档案工作者必须深刻认识档案信息服务改革与优化的重要性，为档案信息服务优化提供必要前提，实现高效的信息交流及互动。

一、当前档案信息服务平台建设面临的问题

（一）电子政务档案资源建设滞后

我国档案信息化建设已经历经了长时间的建设发展，不管是在形式上或者是内容方面都取得了一定成效。但电子政务集成了多种平台和服务方式，对电子政务档案资源的集成性要求较高。然而当前档案信息化建设在资源集成上较为单一，对电子政务的支撑具有局限性。就上网查询与利用来说，很多档案服务平台中提供的只有馆藏简介和公开档案目录等，能够提供全文检索以及专题检索的极少。但对于电子政务的用户来说，其对档案信息服务的需求主要是利用档案服务平台远程获取信息，供需上的不平衡让服务平台的功能性大打折扣。另一方面，电子政务背景下国家各个级别的档案部门以及档案机构共同参与档案信息服务平台的建设，然而档案资源具有一定的分散性，资源组织与控制力度不足，对于档案信息服务平台的持续发展非常不利。因此，也要加强对各级档案资源集成方面的研究。

（二）信息安全保障尚不完善

“互联网+电子政务”背景下档案信息服务平台较过去产生了三大变化：一是管理与服务的档案资源海量提升；二是服务对象进一步扩展；三是服务环境更加开放，这就带来了新的信息安全问题。第一，传统馆藏或中心管理模式的档案服务采用内部局域网，面临的安全威胁单一，同时信息安全事件造成的危害和后果影响范围较小。但在开放的互联网环境下，档案服务平台信息安全需要管理方、系统供应商、用户、电子政务参与主体共同维护，且一旦发生问题则容易对所有用户造成损失。同时，随着技术的进步和网络环境的改变，新的信息安全威胁也会不断产生，这也给档案信息服务平台建设带来了更多不确定风险因素。第二，“互联网+电子政务”更加凸显了档案工作的服务职能，但我国档案工作长期以来的安全策略大多基于实体档案的管理，对数字档案管理职责划分、责任认定虽有着相应管理规范，但在具体业务层面还缺乏指导，管理制度和机制还很滞后，因此在信息安全保障上容易出现“重复管理”或“管理空白”，这也需要加以改进。

（三）档案信息服务平台功能单一

“互联网+电子政务”建设的重要目标之一即是满足群众的政务需求，简化政务流程，提供方便快捷信息服务，这给档案服务平台的功能性和实用性都提出了较高要求。我国档案管理长期处于封闭环境且利用形式单一，虽然信息化建设带来的资源数字化和传输网络化一定程度上丰富了档案利用形式，但与电子政务的要求还存在一定距离。当前，档案信息服务平台的管理与利用形式仍较多地采用自上而下的馆藏模式，以档案资源和职能范围为依据开展服务，“中心地位”突出。但电子政务要求了扁平化、集成化的服务体制，传统的中心管理模式无法负荷海量的政务档案利用需求。如公民个人档案、智慧人社、智慧交通等都集成了大规模档案资源，机械化的服务响应会严重影响档案服务平台的服务效率。另一方面，早期的档案服务通常面向机关单位或企业，较少服务个人，因此档案利用形式多是从自身管理便利的角度开发利用方式，加之档案宣传的不足和档案本身保密性、封闭性的特点，很多用户不知、不懂、不会利用档案，不利于档案服务平台功能的多元化拓展。

二、“互联网+电子政务”背景下档案信息服务改革与优化建议

（一）加强电子政务档案数据库建设

“互联网+电子政务”下的档案数据建设是对传统数字档案资源库的升级，在建设过程中要以电子政务需求和档案资源为前提实施统筹规划，强调系统化的工程，按照所有地方政府在电子政务方面的思考，能够在第一时间对接政务工作，同时进行综合化的考量并对集成化的资源进行综合。一是数字化的信息存储。通过各种电子政务类型对档案信息进行模拟，将其转化为数字形式的一种，然后对归档之后的电子文件进行接收，在各部门基础原生数据信息基础上进行组织和管理，将其纳入到电子政务的数据库中。二是档案数据信息网络化。应推动各个参与部门档案数据的标准化与规范化，包括管理性规范、业务性规范和技术性规范。管理性的标准规范一般是指计算机的安全法规以及标准，还有档案馆所有工作人员的职责。业务性标准规范除了术语标准和电子文件等，还有电子政务要求的共享共建标准。技术性的标准规范当中涉及到档案信息服务平台的软硬件设施和软件系统的技术标准。通过标准化的建立，实现多个数字档案之间的互操作性，基于每个数字档案后面的高级协议整合每个档案的资源，提供统一的检索入口。

（二）强化管理，可管可控

电子政务背景下档案信息服务平台建设要在实施安全措施的前提下，逐渐强化网络以及信息安全方面的管理。第一，强化安全管理。一方面，严格落实各种细分业务和数据的责任管理制，分别对管理者和一线工作者进行安全培训，强化用户的安全意识，全面提升档案信息服务平台管理与服务对象的信息安全意识。另一方面，健全管理网络，实行依法保护，加强“政务云”和“档案云”的构建，根据不同形式、不同密级的内容针对性地选择保障技术，定期查验软硬件设施，做好档案备份工作。加强对实体档案和电子档案的风险监管监控。通过物联网、云计算以及大数据等分析技术，全面分析并监控档案资源。综合运用多种安全策略针对档案传输和移交的各个环节，建立档案风险评估体系并进行自查，根据自查结果有针对性地对薄弱环节进行优化，进而减少档案移交过程中的安全漏洞，保证档案信息服务平台建设工作顺利、安全完成。最后，当档案并未经过调用程序就从现在所在的位置脱离时，相关管理人员应第一时间响应，及时切断网络减少损失，检查数据备份情况。

（三）加强档案信息服务平台功能创新

档案信息服务平台功能的创新与拓展，要适应电子政务集成化、社会化的特点，深入了解和认识各类档案资源在电子政务中的适用性，并将其与不同管理平台和信息传播平台进行适应性测试，根据平台和软件特性推动档案服务平台智能化发展。第一，在档案数据库建设的基础上实现各项政务档案的自动收集与归档，同时下放权限，将档案服务与利用功能开发由中心模式转为扁平模式，各项功能由业务部门主导再由主管部门进行集成和整合。在管理系统方面，加强与系统供应商的交流与合作，加快系统更新频率，根据电子政务的业务体特点提供个性化的功能拓展方案。第二，加强用户需求调研。依托电子政务集成平台中的用户行为数据开展广泛的需求调研工作。除去基础的信息资源服务外，应以档案数据库为依托整合个性化档案需求，建立统一的信息服务平台，重点开发面向个人用户的档案服务功能。

[参考文献]

[1]任剑.“互联网+政务服务”下档案信息服务现状与优化研究[D].辽宁大学,2020.

[2]张琪.电子政务系统中档案管理存在的问题及对策[J].城建档案,2019(12).

[3]孙学良.基于电子政务云的馆际共享技术研究[J].黑龙江档案,2017(05).

作者：温静 单位：淮阴工学院综合档案室