疾控系统电子政务公文管理分析

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摘要：疾控公文管理系统主要通过单位各部门间建立标准、统一公文交换和共享机制，逐步实现相关应用功能有机连接，促进上下级部门间、平级部门间快捷、便利的公文流转、交换和管理。实现办公流程规范化和无纸化，节省时间，提高工作效率。本文对福建省疾病预防控制中心使用的疾控公文管理系统运转情况及存在问题进行分析，并提出改进措施。

关键词：疾控机构；政务公文；公文交换；工作效率

随着信息化技术的迅猛发展，电子政务系统自动化作为现代办公和计算机技术的有机融合，是当前疾控等企事业单位的新型办公模式；公文管理系统是电子政务系统的重要组成部分，可提高公文的流转与处理效率，实现省内疾控系统内部、各单位、各处所及各科室间的信息共享和协作办公。本文对福建省疾病预防控制中心（疾控中心）使用的疾控公文管理系统运转情况及存在问题进行分析，并提出改进措施。

1数据来源

福建省疾控中心2019年7～12月公文管理系统为EI数据，其中收文1075件、发文244件。系统分为收文和发文流程：①收文：登记、拟办、批示、交办、承办和归档。收文全程平均3．9d，收文84．8％一周内办结。②发文：拟稿、会稿、审核、签发、编号、校、排版印制和盖章归档。发文全程平均4．6d，发文一周内办结为93．3％。

2系统实施中的存在问题

2．1建设认知偏差。电子政务系统建设主体不同，很大程度影响系统应用的全面性和准确性。建设者和需求者信息不对等、不完全了解建设需求，导致电子政务系统功能设计不完善，不能最大限度地保证信息传递的快速便捷；同时，需求者重硬件轻软件，缺乏对软件的投入。随着文件流转数的增多，电子文件存档数据量大。系统与外网对接、系统内部信息交换，存在以下安全隐患：2．2收文流程。2．2．1批示、承办收文流程对来文时效性有严格的要求，在批示环节中，对时效性强的文件需及时处理，但由于分管领导出差、培训或开会等原因，没有内网环境而不能及时处理文件，或在承办环节中，专业性强的文件不能和其他日常工作一样，临时请他人代办，如果相关人员外出，必然导致文件流转过程滞后、直接影响公文处理的整体效率。2．2．2查询、归档。中心每年各类来文平均约2000件，因数量多、来源广以及需要查询的次数多，但查询系统不灵活，导出的界面固定死板，不能直观统计，同时归档环节只是简单保存，不能进行电子化分类和排序，更不能检索、调用和传输，极大影响了文件查询的效率。2．3发文流程。2．3．1文件模板、格式问题。发文的类型模板和格式都有严格规定，但在实际拟稿中，拟稿人或审核人对公文格式可能不够了解，例如行文字体的大小、标点使用错误等，导致公文需退回拟稿，造成一定延误、发文流程滞后。2．3．2发文用印问题。传统电子签章对用户账号进行设定，只需进入设定账号就能用印，安全性低。电子签章只有疾控中心电子用印项，没有合同章、骑缝章等，也无法支持在手机上阅读和编辑带有印章的文档，导致只能打印出纸质公文用印后再行扫描。2．4公文协同办公。中心与基层单位间各种业务工作的上报和下达，均采用纸质发文形式通过传统邮寄方式发送到各单位，耗时耗材，甚至有时导致发文执行出现延后。加强各级疾控机构间的联系、提高公文交换质量和效率、信息及时上传下达的需求，越来越强烈。

3升级公文管理系统的改进措施

为提升电子政务公文流转效能，提高办文效率，推进信息化办公，结合上述问题，现提出系统升级方案与改进措施。3．1做好系统培训、定期反馈沟通。电子政务系统自动化过程复杂，不可能一蹴而就、短时间内达到很好效果；系统建设者和使用者建设信息未必一致，需摸索和探究，就像开发一个软件只占整个项目时间和金钱的30％，而软件后期的运维却占整个项目的70％，实现电子政务系统自动化只是最基础的部分，而后的运维才是最关键［1］，因此，对运行过程中存在的问题要及时沟通反馈，同时根据疾控系统办公需要选择适当的开发方式，做好系统培训，对收发文常见的问题（发文格式、电子印章使用和公文查询等流程）应加强宣贯，避免同类问题多次发生。3．2实时跟进公文流转进度、保障电子印章安全。系统存在流程监控不支持可视化，针对时效性强的公文，可设置公文催办、自动短信提醒，同时，设置公文统计图表，针对公文办理时长统计，设置公文考核，督促公文办理时限。实现电子化留痕、网上跟踪，提高文件流转效率。设置Office安全签章组件，支持系统中所有Office文档的电子签批、骑缝章、信息验证等功能，保证印章安全可信，防伪防盗。3．3公文协同办公系统建设。为解决原公文流转系统无法与省内其他疾控机构进行公文收发的问题，应按照国家统一标准，建立省疾控电子公文交换中心，实现省市县疾控系统多级公文的传输、处理和交换环节的一体化管理。可采用B／S（浏览器／服务器）操作方式，使网络办公不受地域限制、不再需要纸质发文进行打印装订邮寄。同时，系统可采用CA认证登录方式，加强单位用户身份识别，对登录用户分配不同角色进行管理，以保障信息安全。3．4建立移动办公系统。移动办公是对传统意义上办公系统的补充，可保证各级出差人员只要有无线网络覆盖，就可利用手机、平板电脑等移动终端设备与单位内的办公系统连接［2］。通过移动客户端，实现公文信息手机提醒、公文信息检索、公文签阅处理等移动设备功能，以降低文件积压频率。

4新公文管理系统实施成效

4．1高效化工作环节。新公文管理系统实施半年，分析2019年7～12月（实施后）公文处理情况，其中收文1074份、发文243份，公文流转数据与1～6月份（实施前）的数据比较，见表1。实施后7～12月收文平均总时长3．9d，发文平均总时长4．6d，公文处理总时长比原来减少32．0％，公文运转更为高效快捷。4．2标准化处理流程。按照处所构架确定公文流程标准化结构，不同的部门和个人有不同的信息访问权限，同时配置流程化与规范化节点操作，在自动化办公系统下变得更为便利［3］，各环节的文件流转更为规范化。4．3网络化实时监控。优化公文管理模块，实现监控可视化、支持多人并发等功能。全部环节都集中在电子政务公文管理系统平台中进行数据跟踪，能实时反馈本人该项工作的流程环节情况及结果，实时提醒并汇总至管理部门当前分类权限的总体情况。以网络式结构多点查询，历史记录可追溯，真实有效地做到透明可控［4］。4．4协同化公文交换。按照公文交换标准，实现省市县疾控中心包括公文、邮件、公告在内的电子文件交换，实现全省疾控系统公文上传下达，改变了公文需纸质打印、邮寄的历史。福建CDC协同办公系统经过半年运行，登入用户105人，下发各类文件123份，从原先纸质文件装订邮寄全流程需要平均7个工作日，压缩至平均5h可办理完成。

综上所述，福建省疾控中心电子政务系统以先进的计算机和通讯技术为主要手段，实现单位关键办公应用为导向，搭建了覆盖全单位的自动化公文管理系统。针对公文管理系统的存在问题进行改进，促进了高效协作、及时沟通及资源共享，极大提高了办公效率，保证了任务完成的时效性［5］，为全省疾控系统的信息化建设提供了坚实保障。

参考文献

［1］薛一琦．协同办公系统自动化运维技术研究与应用探讨［J］．电脑迷，2018，0（27）：218．

［2］李承欣．福建省农业农村厅办公自动化系统升级改造的规划和思考［J］．中国农业科技，2018，10：51－56．

［3］马西军．OA自动化办公系统提升管理水平促进企业发展［J］．现代企业文化，2017，14（5）：110．

［4］王新，董一颍，王藩，等．基于OA协同办公系统实现医师权限的生命周期闭环管理［J］．武警医学，2017，5（28）：440－442．

［5］崔娟．浅析OA协同办公系统在企业中的应用［J］．信息通信，2018，183（3）：181－182．

作者:郑茜 单位:福建省疾病预防控制中心