探究知识监管下电子政务程序再造

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哲学家认为，知识绝不是自然形成的。历史学家认为，知识的积累从几千年前知识产生之时就是人类发展的基础。知识经济的到来，使得知识对于企业、组织甚至国家竞争力的重要性得到了广泛认同，知识管理方法也被越来越多地应用于实践之中。随着“信息高速公路”的建设，电子政务相继成为各级政府首要的战略目标之一。政府是信息最大的拥有着和使用者，那么，如何在众多的信息中获取有用的信息并加以有效利用，给政府提出了新的挑战和机遇。政府在处理由知识经济所引起的挑战时，知识管理方法的重要性与日俱增。对公共部门而言，知识在竞争中已经成为决定性因素，单靠传统的行政手段很难保持竞争优势，这就需要将知识管理方法引入到电子政务的建设中来，从而实现高效政府的建设。

1知识管理的内涵及其核心流程

1．1知识管理的内涵

要了解知识管理，首先要知道什么是知识。一般而言，知识并不简单地等同于数据和信息，它是有价值的信息，包括显性知识和隐性知识两种知识类型。知识管理的内涵是知识的创造和知识的利用，没有知识就不可能存在知识管理；同时，知识管理是一种以知识为中心的管理，强调知识与人的结合和知识创造价值。那么，什么是知识管理?由于研究目的、角度不同，不同的学者对此存在多种不同的理解和认识。邱均平认为，狭义的知识管理，主要是对知识本身的管理，包括对知识的创造、获取、加工、存储、传播和应用的管理。广义的知识管理不仅括对知识进行管理，而且还包括对与知识有关的各种资源无形资产的管理，涉及知识组织、知识设施、知识资产、知活动、知识人员的全方位和全过程管理。

从上述定义中我们可以看出，作为一种管理方法，知识理不仅适用于企事业单位，同样也适用于政府，这也正是府引入知识管理的原因之一。

1．2知识管理的核心流程

知识管理就是运用知识进行的管理，即知识型的管理。任何管理活动都是由一系列的环节和过程组成的，在这些环节和过程中不可能离开知识的支撑，所以从这个意义上看，管理的过程也就是一个知识管理的过程。知识管理必须和业务流程结合起来才能创造更大的价值。

各种知识管理方法强调不同的知识管理任务。以业务流程为导向的方法将知识看作是用来完成流程中某项任务的资源，同时也是该任务或流程的产品。在弗朗霍夫知识管理参考模型认为知识管理包括能推进整体核心流程的所有方法和工具，该流程包括至少4种核心活动，具体为(新)知识的创造、知识的存储、知识的传递和知识的应用。

这些核心活动构成了一个完整的流程，并且这4种活动处于同等重要的地位，单独完成某一项活动是不完整的，只有采用所有这4种活动来实施整个流程，才能使知识管理活动有价值，从而达到提高组织绩效的目的。

2电子政务及其流程概述

人类步人知识经济社会，知识已经取代物质经济成为生产过程的主导因素，成为财富创造的最主要来源。在这一发展背景下，以电子政务为标志的政府革命成为知识经济下政务建设的必然趋势，知识经济在很大程度上改变了政府的运作结构和方式，有力地推动了电子政务的发展。

2．1电子政务概述

电子政务(e—govemment)是近几年兴起的概念，是信息技术发展的必然产物。中国从1997年正式启动了“政府上网工程”，从而迈入了电子政务建设的潮流。美国作家GradyMeans和David~hneider在《资本主义的研究))(MetaCapitalism)一书中认为，电子政务是“用信息技术来改进政府工作效率，创造价值和建立新的政府、企业和公民之问的关系”。可见，电子政务是一个高效率的政府运行过程，主要是指在政府内部行政电子化与自动化的基础上，利用现代计算机和通信技术，建立起网络化的政府信息系统，为企业、社会组织和公民提供政府信息和其他公众服务。

电子政务与传统政务相比，除了办公手段不同之外，行政业务流程也不同。传统政务的机构臃肿，管理层次多，上下层之间信息沟通慢，费用多，行政流程复杂，办事效率低；电子政务的发展使得这些问题迎刃而解，不仅优化了行政流程，又极大地消除了政府内部的“信息孤岛”，降低了行政运作成本，实现了政府与公众的直接对话，使现代政府办公更加高效、快捷和方便。

2．2传统政务流程的弊端

政府传统的管理模式最初源于亚当·斯密的“劳动分工原理”；随后泰勒的“科学管理理论”提出了工作专业化、标准化、程序化以及管理制度化等理论；法约尔在泰勒的基础上提出了包括“计划、组织、指挥、协调、控制”五个环节的组织管理流程；韦伯倡导的科层制行政组织模型则为现实中以职能分工与层级制为核心的行政组织流程的完善提供了系统化的理论基础。这种管理模式曾经在人类社会的发展中发挥过巨大的作用，但是随着信息社会的到来，这种流程管理模式显露出弊端，主要表现为：第一，分工过细，导致整个流程运作时间过长，成本居高不下；第二，政府部门之间权利分割，不同部门之间以及同一部门内部不同科室之间缺乏横向联系，导致信息无法共享；第三，政府员工缺乏主动性、创造性，过细的分工也导致员工注重个人利益而忽视集体利益，弱化了整个组织的绩效。

2．3电子政务流程再造的提出业务流程再造是指组织

为满足客户要求，对组织内部及组织之间的物流、信息流、资金流进行重新设计和组织，并优化人力和设备等资源的过程。王浣尘认为传统政务流程是工业革命的产物，由当时的社会环境和技术条件所决定并与之相适应，现已经发展至较为成熟完整的高级阶段；电子政务流程则是信息革命的产物，是随着信息通信技术的发展而由传统政务流程调整优化而来。具体来说，电子政务流程再造包括精简、重建和改进三个环节。

电子政务的目的是以构建服务型政府为中心，在网络上实现政务组织结构和工作流程的优化重组，对传统政府进行持续不断地革新和改善，以期实现高效率的政府管理和服务。可见，电子政务流程再造必须遵循以公众需求为导向、以信息技术为手段、以提高政府绩效为目标的原则。

知识管理作为辨别、管理和共享政府所拥有的信息资源集成系统的方法，其目标是快速而方便地找到所需要的信息，使知识管理的主体一一行政人员可以快速而方便地访问到所需要的信息和知识，从而使最恰当的知识在最恰当的时间传给最恰当的行政人员。可见，要成功地建设电子政府，知识管理的作用尤为重要。

政府部门知识管理的关键涵义是，利用知识编码、知识分类、信息挖掘等工具对政府的知识和信息资源进行有效的组织、开发、利用，通过建成知识中心、决策支持系统等，充分利用和共享政府以往的经验和知识，充分挖掘政府知识和信息的内在潜力，将其真正转化为政府的竞争力，从而创建学习型组织，提高政府的服务创新能力和管理创新能力。

将知识流程管理应用于电子政务中，不仅可以实现电子政务的高效快捷，而且有助于简化电子政务流程，合理优化电子政务资源，节省电子政府行政成本支出。可见，将知识流程思想引入电子政务流程再造的过程，是知识经济时代一种具有创新性的方法。

3知识管理在电子政务流程中的应用

电子政务流程再造包括了精简、重建和改进三个环节，下面将围绕这三个环节具体论述知识管理流程在电子政务流程再造中的体现和作用。

3．1电子政务流程的精简

精简，是从组织的目标重新出发，从根本上对每一项流程的价值进行重新思考，取出那些僵化、脱节、冲突的流程，使业务流程得到简化。电子政务并不是对传统政务的简单替代，也不是信息技术和传统政务的简单叠加，而是在运用网络信息技术的同时，对现有的政府组织结构进行重组和再造，简化业务流程程序，降低业务流程的中介度，在网上开展审批、申报、备案、年检、注册和无纸化办公流程。

在电子政务流程精简的过程中，摒除僵化、脱节、冲突的流程，实际上就是将以往的信息资源进行优化整合，减低知识传递的次数，有效控制了信息失真的现象节约成本，提高政府绩效。“一站式服务”、“一体化办公“就是电子政务流程精简的典型代表。例如昆明在推进阳光政务工作中，下大力气精简规范行政审批事项，压缩行政审批时限。对审批事项，该并的并，该撤的撤，该减的减。对审批时限，按照高效、便民的原则，重新设定，争取每一个项目的审批时限，在规定时限内压缩1／2～2／3以上。

3．2电子政务流程的重建

重建主要是针对组织而言的，是指组织在竞争、变化的原则指导下，根据新的业务要求，利用现代化技术手段重新设计业务流程，以提高服务质量和工作效率。它与精简不同，不是由于绩效的提高而带动的，而是为了获取绩效上质的飞跃。进行流程重建最重要的是要让员工认识到部门面临的机遇和挑战，还会涉及到人员的裁减、组织的重建、工作交替等，因此事先必须对所有员工进行必要的宣传。

通过组织的重建，可以实现对各职能部门所采集的相关的信息(知识的创造)进行结构化的存储(知识的存储)，帮助政府不同机构更有效地组织资源、优化流程、提升效率和服务质量(知识的传递)；同时也极大地方便了不同的机构对数据提取和分析的不同的需求(知识的应用)。

3．3电子政务流程的改进

改进就是在新流程运转中根据变化的情况，逐步完善流程的设计，使其更加合理和高效化。具体而言就是要改善传统政府业务流程，实现政府管理和服务的“简便、务实、廉洁、高效”，通过政府业务流程再造，建立起电子政务中比较理想的政府业务流程。

2001年底，成都市公共服务流程再造的实践探索中，对市政务大厅进行流程再造，从知识的共享、知识的传递、知识的利用等方面进行了相应的改进。改进后的政务大厅能通过电子政务，实现实体的办证大厅和网上虚拟大厅互相配合，申请人不需要到政务大厅，而是通过网络把相应材料发过去，同时也可以通过网络随时查询所申报的事项程度已经到了哪个部门，许可没有，不许可的理由是什么，此外还有一些相关问题查询。可见这是一个实体与网上虚拟的政务大厅的互动，同时也基本上能够实现前台和后台的互动。

4结语

知识是知识经济时代的关键性资源之一，知识的沉淀和管理是每个企业得以持久发展的根本。电子政务作为政务业务与信息技术的结合，作为一个高度复杂的系统工程与高新技术应用较多的复杂工程，知识管理已经成为电子政务流程高效运行的核心。因此，知识管理与电子政务流程的集成是电子政务系统的必然趋势。将知识管理流程引入到电子政务流程再造中，在某种程度上确实可以改变我国政府过去以任务分工和计划控制为核心的流程设计理念，简化行政程序，压缩政府层级，实现流程的跨部门化和集约化管理，为民众提供便捷和实惠的服务。然而，在实际应用中还有很多亟待解决的问题和困难。我国长期以来一直实行高度集中的计划经济体制，致使我国政府系统存在很多职能不清、机构臃肿以及运行低效的深层次的矛盾和缺陷，使得在政府流程再造中所要进行的流程梳理工作十分混乱，造成了我国政府流程再造的实在困境。此外，经过重新整合改造后的业务流程要得以顺利进行，必须以制度的形式来规范和保障，建立相应的绩效评估体系予以监督。

对于发展中的我国而言，电子政务流程再造仍然需要我们进一步地深入研究和实践。我们急需一种更加贴近于实践、可操作性也更强的方法和工具，为政府协调高效地运转引路护航。对此，我们有理由相信，知识管理流程思想和理论将在未来的行政改革中发挥重要的作用。