高校教师电子信息价值及管理研究

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摘要：高校教师电子信息的收集、整理和归档问题，常常在校级职能部门以及二级学院行政管理工作中备受忽略。高校教师电子信息大多依靠教师个人进行保存和整理。然而教师电子信息中相当一部分是其教学和科研的成果，是学院及学校申报材料中的重要组成部分。而高校网站作为教师电子信息记录、传输和保存的主要平台，对教师电子信息的归档工作具有重要作用。本文从教师电子信息的属性问题出发，探讨高校教师电子信息如何通过上传平台的管理、部门协调以及职能人员的工作得到较好的分类及保存，以便于教师的上传，并利于相关部门的重复调取。

关键词：教师电子信息；高校一号通；信息整合共享

高校教师在教研工作过程中产生的电子教务信息、电子科研信息记录了教师职业生涯的轨迹，对于个人、学院乃至学校而言，均具有意义。然而教师教研工作过程中产生的电子文档以及每年填写的各种工作鉴定和学习计划、科研申报书是否属于档案，具有保存价值和归档的价值，却仍存疑。目前，全国大多数高等院校实现了无纸化办公，高校教师信息多以电子文档的形式上交。在高校教师档案管理过程中，相关部门重视对教师的人事档案、科研合同以及科研获奖的资料收集，而忽略对教师在教研过程中上交的各种电子文件的收集和整理工作，或者将这部分工作交由二级学院完成。由于二级学院教学秘书和科研秘书大多数院校由专业教师兼任，任期一般为一年。文档管理工作职责不明确、教研秘书工作岗位轮换快，导致二级学院在本科评估、教学奖申报以及硕士点、博士点申报需要填写相关教师的教学信息、科研成果、海外留学、国际国内会务等信息时，均需倾全院之力完成，而涉及教师个人的材料，由相关教师重新提供，让教师们不胜其烦。这些信息其实教师们在每年的工作总结、工作量计算时或在线填写提交，或通过电子文档方式向学院、人事处、教务处和社科处递交，但由于信息管理、归档工作的不协调，年年重复填写和提交。导致教师们埋怨、学院行政人员委屈，以及学校行政部门的不理解，这一切的根源，在于高校教师电子信息是否应当作为档案进行整理、归档和保存的问题。本文从这个问题出发，对高校教师电子信息的价值进行分析，并总结实际工作经验，对教师电子信息在现实操作中存在的问题以及解决措施提出自己的意见和建议。

一、从教师电子信息的属性及价值进行探讨

教师电子信息应否建档和归档，应根据其是否为档案进行判断。笔者认为，高校教师电子信息是教师在教研过程中直接形成的，反映其教学、科研等工作真实情况的信息，是其从事教学和科研轨迹的真实记录，符合档案真实性的属性要求。在信息属性方面，华林教授认为，档案是“一种未经加工处理过的原生性静态信息”，高校教师的电子信息是由教师本人根据自身教学科研等工作情况提供的，符合未经加工处理过的原生性静态信息的属性要求。在价值属性方面，华林教授认为：“价值属性指的是档案对人们从事的各项工作所具有的有益性和实用性。”高校教师电子信息对于个人而言，是从教工作真实轨迹的记录，对于学院、学校而言，是院史乃至校史资料的组成部分，这些电子信息具有被参考和使用的价值，不仅在本科评估、申报硕士点、博士点中反复填报和使用，还是学校在申报重点科研团队、教学团队等工作中使用，更为学校培养青年教师、提高业务水平提供了非常有价值的参考。综上所述，从档案的定义和属性界定可以看出，高校教师电子信息属于档案，其价值在国家和社会的各项职能活动方面，虽未必具有重要的参考作用，但对于高校而言，高校教师电子信息对于党务、校务、院务、教务及科研等工作的重要组成部分，具有保存和参考价值，应当将其整理、分类并有序归档。

二、高校教师电子信息管理中存在的问题分析

高校教师电子信息管理问题主要存在教师电子信息填写及上传的问题、电子信息重复递交的问题以及电子表格难以保存和调阅的问题。（一）教师电子信息填写及上传的问题。高校网站设计中教师主任缺失导致的问题主要表现在教师网站内的帐户和密码设置过多。校网站从校级和二级学院行政部门的需要出发时行设计，为防止外校人员阅读校内信息，各个管理端口均通过设立帐户和口令，这本无可厚非。但当大多数学校行政职能部门均按照这个思路进行信息管理时，将原本简单的事情变得复杂。以某高校校园网为例（如图1）。图1从图1中可以看到，某高校网站在进行对内信息管理时，至少有校文件系统、教务处、社科处、财务处和图书馆这几个端口需要对使用者进行身份验证，校文件系统是学校相关部门的会议、通知及信息公布；教务处主要对教师的课务进行管理，包括学生选课情况、学生名单、成绩提交、调停课信息等；社科处则对教师科研成果进行网上提交、审核及查询；图书馆则提供教师图书的借阅浏览、图书预约和延长借阅时间等功能。这些端口基本涵盖了高校教学管理、科研管理和信息管理这三大基本版块，但并非所有。有的综合性高校还会在研究生处、学生工作处等端口对教师进行身份验证，对研究生导师、班主任和学生工作教师进行相关信息的验证；对学校的网络管理员、信息员进行帐号验证；对于学校领导、校级行政管理部门的领导等信息通道，设帐号验证。如此一来，普通教师在学校网站上至少有5—7个帐号和口令，有的教师甚至达到十个以上。笔者曾经见过某二级学院院领导在使用学校网站时，拿出一个本子逐条查看该网页所需要的帐号和口令，学校网站的帐号和口令记了整整两页。设置帐号和密码是基于方便对内信息管理、排除非本校教职工以外人员浏览校内信息为出发点，但校内各个行政管理部门均通过帐号和口令的设置进行信息管理时，导致教师们在填写或上传电子信息时，由于帐号、口令太多记错甚至遗忘，无法正常使用校园网站的情况经常发生，由此也增加了相关部门的工作负担，教师忘记帐号和密码最终还得找到相关管理部门进行查询和修改，最终都增加了相关部门和教职工的使用成本。（二）由于部门协调问题导致教师信息重复递交。高校教师每年要填写的电子表格名目繁多，有教师个人工作总结、教学工作量和科研工作量等，还有职称评定表格、会务申请表格、出国交流申请以及优秀教师评定等表格。其中教师个人信息是多个管理部门均需要的基本信息，如高校网站的教师风采需要提交、研究生导师介绍、年终教师工作总结，需要提交教学工作量、科研工作量和年度个人工作总结等表格。如果这些信息在部门之间能够共享，教师们只需要提交一次即可。但现实的情况是，各个校级管理部门通过文件形式下达到二级学院办公室，由学院督促教师们提交。表格填报对于大多数教师而言，是一项烦琐、重复但必须要完成的工作，耗费教师们大量的时间和精力。（三）对教师电子信息认识不到位导致保存及调阅困难。高校教师每年向各个管理口递交的表格、填报的信息众多，但如果想查阅当年甚至往年填报的信息，却不太容易。从教师角度而言，虽然教师在填报了各种表格，但并不十分清楚是学校哪个部门要求填报的，尤其是通过院系办公室下达的表格；从二级学院管理而言，学院缺乏专人负责教师电子信息的收集和存档工作，而且教师递交的表格既有纸质版也电子版，相关部门对于教师信息的收取、留存，并未形成档案管理意识，即便是收取资料的相关部门想调阅往年的资料，也并非易事。

三、解决思路

要解决上述难题，需要从高校网站设计重视教师主体地位、部门协调管理实现数据共享以及明确职责，纸质材料和电子信息相结合，完善教师信息的收集和管理。（一）重视教师主体地位，实行教师校网一号通管理。重视教师主体地位，需要转换网站建设理念，由向行政职能部门倾斜转为向教职工倾斜，更多地从教职工的使用成本及使用便利的角度进行设计或功能提升，将原先的各行政部门分别面向教师进行教学、教务管理，转向由教师面向各行政部门进行自身的信息管理。实行教师校网一号通，即教师通过一个帐号和口令，能自由切换到校内各个职能管理部门。如图2所示。如图2所示，教师进入学校网站首页后，通过教师信息管理端口进行个人帐号及密码验证后，进入教师个人信息管理页面。在教师个人信息管理页面内，由教师填写个人简介，校内各管理端口均可浏览和下载。在教师个人信息页面内，可链接进入校文件管理中心、教学管理系统、财务信息系统、科研成果管理系统、研究生导师信息管理系统及图书馆等，实现教师一次身份、口令验证，即可进行教务和校务信息的接收及填报，无需重复验证身份进入各个校务管理端口，极大地节约教师填写和递交电子信息的时间。（二）部门协同管理，实现教师个人信息共享。校级职能部门之间、校级部门与二级学院管理部门之间实现教师信息共享。教师们在个人信息端口完善信息，各部门根据需要从网站中导出相关信息。如此便能实现教师一次性填报，而信息多部门共享。为保障教师信息的安全性，各职能部门，如教务部门、人事部门、科研管理部门、二级学院办公室等管理人员可通过权限设置以及实名登录。实现了教师信息共享，不仅简化了教师表格填报的工作量，更降低了高校的管理成本。（三）明确职责、虚实结合，做好教师信息的存档。对于二级学院而言，教师电子信息的保存和归档工作非常重要，是学院申报项目、上报数据的重要来源。实行专人专管，明确工作职责，完善信息管理工作，将每年教师电子信息进行保存和归档，形成PDF格式，方便随时调取和查阅。同时，教师电子信息如科研成果、获奖信息等，可通过教师扫描相关资料，形成JPEG格式资料进行保存。而著作或者合同等文件，可通过复印纸质材料进行保存，实现纸质文件和电子信息相结合的方式，完善教师信息管理和归档工作。同时，做好目录和索引，以方便查询和调出信息。教师信息实现网络化管理，在高校实施无纸化办公环境下，是教师信息保存和提取的有效办法之一，也是管理成本最低的方法。本科院校每四年一次本科教学评估工作，以及硕士点及博士点申报工作，均需要全面调取教师们几年内的课务纪录、科研项目以及科研成果等电子资料，工作量庞大。如果将教师信息管理与学校网站建设结合起来，将大大提高工作效率，亦方便教师们进行自身的教学科研信息管理。高校教师电子信息不仅是教师个人重要的从业资料和成果，还是所在高校的成果和财富。从档案管理角度出发，完善高校教师电子信息的保存和管理工作，既是部门管理的需要，亦是学校发展的需要。通过实施高校教师一号通、部门协同管理实现信息共享以及二级学院明确职责，通过专人专管，纸质材料和电子信息相结合的方式，完善教师信息以及存档工作，不仅有利于提高部门工作效率，更利于将教师从重复的信息、资料填报工作中解放出来，将更多的时间放在教学和科研工作当中。

参考文献：

[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社,2001.

[2]华林.档案管理学新论[M].北京:中国社科科学出版社,2010.

[3]赵豪迈.数字档案长期保存研究[M].陕西师范大学出版总社有限公司,2015.

作者:杨慧磊 单位:北京理工大学数学与统计学院