电力工程档案管理工作之我见

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1认真学习,自觉遵守、有效贯彻执行《档案法》

要想做好档案,必须熟读档案法,这是根基。档案法是有效保护、开发利用档案资源的保障。依法加强对档案事业的管理,并不是以领导个人意志为转移的或者可有可无的事,而是必须遵循的法律行为规范。

2钻研业务,加强学习,掌握技能

档案管理工作是一项专业性、科学性、技术性很强的工作,包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节。在每个环节中,都有严密的科学理论、原则和方法。因此兼职档案人员一定要加强专业知识的学习提高专业能力,结合本单位工作特点,该存的文件一定要立卷归档,不该存的文件决不归档,既要保持文件的齐全和档案的完整,有利于档案的利用,又要克服与避免文件重复归档造成人力物力的浪费。还需强调的一点是,兼职档案员要积极参加各级档案业务培训班。从2004年参加工作至今,笔者非常有幸地参加了广西区档案局举办的三期档案业务培训班。通过培训老师深人浅出、理论与实践相结合的教学方式,让学员们对文书、科技、设备、照片、电子等各项档案工作都有了一个系统的了解,明确了下一步如何更好的开展档案工作,相比于自学,培训班的学习往往会达到事半功倍的效果。

3统筹兼顾,科学巧妙安排时间

兼职档案人员,兼搞几项工作,不统筹兼顾,有可能顾此失彼。因此兼职档案人员首先应把档案工作当成一件大事来抓,要和其他工作同样对待。其次一定要学会见缝插针,搞好工作关键是立足平时。任何单位的中心工作,总是有节奏的波浪式的发展,而档案工作具有经常性、一贯性的特点。因此搞好档案工作关键是立足平时,坚持文件统一收发登记、批办制度、及时回收等相关制度。要经常核对收发文等级本与所收文件是否齐全,根据实践,找出规律,制定出平时立卷项目,办理完毕的文件对号人座。对于收文、发文;请示、批复等文件,根据文件材料的承办、形成运转情况,在办理完毕后,及时收集,及时立卷。对于会议,可以直接到会议现场收集,会议结束的同时,领导或代表的讲话稿等材料也就收全了。有时领导讲话不用稿,就可以通过录音笔,及时做好讲话记录,会后进行整理,一并归档。对于平时收集有困难的各种文件材料,如每月的计划、每季度的总结、大事记等,则可以根据其形成的实际定期收集,以防散失。坚持做到当天事情当天做,当月的事情当月完成,养成不拖拉、不积压的习惯。主要的工作尽量集中在白天做,晚上整理文件,每天把当天的文件按照案卷目录归类放好,缺少的想方设法及时找到,把不需要立卷归档的事务性文件、重要文件挑出来,这样每天只不过二三十分钟就可以做好,年终集中三四天调整一下案卷就完全解决问题了。这样管理的文件、档案、资料就会井然有序,有条不紊。

4有效利用本职工作,为档案工作创造条件

档案管理工作非常琐碎和繁杂,作为一名兼职档案员,应该有效地利用本职工作,为档案管理工作创造一个良好的条件。笔者从2004年至今一直在办公室工作,先后从事有收发秘书、机要秘书、文字秘书等岗位,工作多年笔者深刻认识到,其实岗位工作也能为档案工作创造条件。2004到2006年期间,笔者负责收发文,为确保大量文件资料快速有序流转,按照办件随到随处理,阅件分类统一处理的规范要求,及时做好文件登记、领导审签、传阅流转、回收归档等一系列收发文流程,保质保期完成了2004到2。。6年度文书立卷工作,移交到档案室的文件没有任何缺失。2008到2009年,笔者作为公司的机要秘书,负责机要文件的管理。机要秘书是一个特殊的工作岗位,要求高,责任重大,必须牢固树立机要文件保密服务意识,增强保密技能。如果收文上标有阅读范围,就要严格按规定的范围组织传阅。凡属于秘密的文件、资料,要随到随传.保证做到人不离件,件不离人,当天送,当天收。为随时掌握文件的走向和流程,避免机要文件横传,此外,视情况还需要制作文件传阅单,一份附在传阅文件夹内,一份保管在手中,随时掌握文件去向,收回后立刻清点份数和请退.确保机要文件的有序管理。2。。9到2013年,笔者作为公司唯一的文字秘书,负责公司所有文字材料包括总经理工作报告、总结、讲话稿、贺信、慰问信等材料的撰写;负责公司党政联席会、领导班子会等大型会议的记录和纪要的整理及督办工作;负责公司大事记、年鉴信息的整理,以为各类重要信息的上报工作。在将近四年的文字秘书过程中,参与过的文字材料不少于15万字.这些文字材料包括最终定稿和修改稿,以及各个领导、部门的修改意见,笔者都记录在案,原始资料每份都细致保存,以便今后查询。四年时间,笔者拟写的会议纪要共计60。份,每一次会议记录都认真记好,不漏掉会议任何重要的信息,按照会议记录、签到表、会议纪要的归档要求,一会一毕,及时将相关材料移交档案室。笔者还利用担任文字秘书的有力条件,把重大事件、按时间顺序,简明扼要地一一记录在案,每年进行一次整理,编写公司大事记,从大事记中找到更多的档案信息资源;并利用档案记载查阅到了有关公司组织沿革、土地确权办证等有关公司制改造所需重要资料,及时分送给领导参考利用,有效发挥了参谋和助手作用,使领导切实感到档案工作的重要作用,促进领导对档案工作的重视和支持。

5严守档案保密纪律

兼职档案员要养成良好的职业保密习惯,要以高度的责任感来从事档案工作这种崇高的社会职业。作为公司的机要秘书和文字秘书,笔者经常会参与到公司人事任免、重大决策等只重一大会议的记录、整理和归档工作中,但是,一定不能透露任何有关会议信息,高度遵守保密记录,养成良好的保密习惯和道德修养。综上所述,兼职档案员要想把档案管理工作做好,必须要付出辛苦的劳动,灵活掌握档案管理工作的方法,这样才能事半功倍,成为一名称职的兼职档案员,为单位的基础档案建设贡献一份力量。

本文作者:彭杏工作单位:广西电力工程建设公司