电子档案突发事件预防与应急处理研究

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摘要：各地勘单位的改革和发展处于探索阶段，档案管理和突发事件的预防与应急处置能力有待提高。受公共突发事件的影响，机密档案资料遗失，或在突发事件面前，档案的信息共享和利用价值没有充分体现，这些都不利于档案事业的持续发展。为此，地勘单位应高度重视档案管理工作，尤其应建立电子档案突发事件预防机制和应急处理机制，在保障电子档案安全的前提下，为社会治理做出应有贡献。

关键词：信息化；地勘单位；电子档案；突发事件；应急处理

突发事件可以由三方面原因造成：自然原因、人为原因、两者综合作用的原因［1］。

1电子档案突发事件中存在的问题

1.1对突发事件预防意识淡薄

随着近些年地勘行业的兴起，地勘单位在地质找矿工作过程中形成了大量的纸质及电子类档案，档案工作人员的归档工作任务繁重，对电子档案安全管理意识相对薄弱，这些珍贵的地质档案资料一旦发生突发事件，将会对地勘单位造成巨大的损失，后果不堪设想。

1.2缺乏行之有效的突发事件应急处理体系

目前，对于绝大部分地勘单位而言，其所制订的电子档案突发事件应急预案存在内容简单、雷同，针对性、可操作性不强的特点。各地勘单位档案管理科室往往只是象征性地制订一套档案突发事件应急预案，内容简单笼统，缺乏可操作性和灵活性，一旦发生了应急预案中未涉及的突发事件，就会造成档案管理人员手忙脚乱、束手无策，而此时的应急预案就如同一纸空文，毫无用处可言。

2电子档案突发事件预防与应急处理的现实挑战

2.1电子档案应急预案不完善

当前部分地勘单位对于电子档案突发事件相关问题研究得不深不透，特别是地勘单位的主要领导对电子档案突发事件缺乏防范意识，即使形成了电子档案应急预案，但内容过于陈旧，在体系建设和制度机制建设方面还不够健全。甚至部分地勘单位所出台的应急预案是照搬照抄上级部门的应急预案，并没有结合本地区、本单位实际进行调整和修改。还有部分地勘单位在应急方案制订上将重点放在了自然灾害上，对于社会不稳定事件以及人为事故等因素考虑得不全不周，甚至对黑客入侵和病毒入侵没有相应的防范意识和防范内容，在一定程度上影响了电子档案突发事件应急预案的全面性［2］。

2.2电子档案风险评估不合理

部分地勘单位在应对电子档案突发事件工作上将重点放在了电子档案应急预案制订，并没有结合地勘单位档案管理实际设置完善的档案风险评估等级体系，也没有从风险角度出发对电子档案可能面对的突发事件安全风险进行分级。这就直接造成了在档案管理过程中没有结合档案管理工作的具体实际对珍贵电子档案资料进行物理环境改造和升级，一旦出现突发事件，这些珍贵的档案往往不能第一时间得到抢救，甚至在突发事件处置过程中乱成一团，会给电子档案抢救造成巨大损失。

2.3电子档案应急与处理缺乏联动

当前部分地勘单位对于电子档案突发事件所造成的影响和危害性重视程度不足，在电子档案应急管理与处置方面还缺少有效联动。由于主要领导对于电子档案应急与处置工作重视程度不足，很多地勘单位没有真正进行应急预案演练和应急联动，也没有与政府其他部门建立起联动机制。一旦出现突发事件地勘单位与政府相关部门在应急联动方面必然会出现漏洞，影响对应急突发事件的处置。在电子档案信息应急处置过程中能够采取的措施多是中断外部网线或关闭局域网等方式，在这一过程中很可能因为自身的操作失误而影响电子档案的保存，不仅会降低对电子档案突发事件的处置效率，还有可能造成二次伤害。

3电子档案突发事件预防与应急处理的途径与方法

3.1加强电子档案数据的安全备份

电子档案一般都存储到档案信息系统之中，一旦档案信息系统受到突发事件影响，必然会对电子档案管理造成全局性影响。因此，为了有效避免突发事件危害，有必要做好档案数据安全备份工作，对于重要的电子档案要采取多种措施进行安全备份。一是要实现本地档案管理系统与上级档案管理系统的有效衔接，将重要的电子档案上传到上级档案管理系统之中，既能够实现区域档案信息的有效整合，建立区域电子档案数据库，实现档案信息的合理开发和利用，同时也能够实现区域电子档案的异地备份，进一步提升重要电子档案信息安全。二是利用物理介质进行电子档案数据备案，定期对电子档案管理系统进行更新，对于需要备案的电子档案数据存储到固定介质上，从而实现重要电子档案的多重备份，并将存储重要电子档案的固定介质保管在安全的物理环境中。一旦档案信息系统遭到突发事件，档案信息系统的电子档案数据遭到破坏，就可以将存储在固定介质中的电子档案信息重新上传到档案信息系统之上，保障电子档案数据安全。

3.2构建档案安全保护制度

地勘单位应加强与公安机关和保密机要部门联系，从电子档案安全保护的角度出发，构建和完善电子档案安全保护制度。首先，做好档案信息系统定级工作。一要按照自主定级的原则，自主确定本地档案信息系统的安全保护等级，并安排专人负责档案信息系统的安全防护工作。二要确定安全保护等级。要结合档案信息系统受到破坏所侵害的客体来确定具体的保护等级，主要依据为：档案信息系统受到破坏之后，是否影响到了国家安全和社会秩序，是否侵害了公民和社会组织的合法权益，根据影响的大小确定安全保护等级。三要做好等级保护、备案评审和报备工作，同时要对系统的应用安全、数据安全、管理安全等方面进行测评，对于档案信息系统存在的安全问题要及时解决。其次，制定更为严格的电子档案管理制度。明确参与电子档案管理的各个岗位的具体责任，认真梳理电子档案管理具体流程，要求电子档案管理各个环节都有相应的制度依据，同时要加大对电子档案管理制度的落实力度，确保各项工作都符合档案安全管理要求［3］。

3.3重视档案应急与演练

地勘单位只有制订科学合理的应急预案，同时组织开展应急预案演练，在实践中发现问题和不足，才能提高地勘单位应急处置能力。科学合理的应急预案能够让地勘单位在应急事件处置过程中做到有章可循。在应急预案编制过程中应设定好科学框架，然后对预案的内容进行编辑，进一步明确地勘单位各个岗位的具体职责，确保突发事件发生之后各个岗位能够密切配合，有条不紊地应对所有的突发事件。同时要聘请行业内专家学者以及公安机关和机要保密部门专业人员对应急处置预案进行讨论，找到其中的问题和不足，进一步提升应急处置预案的科学性、合理性和针对性。例如，当外部黑客对档案管理系统进行攻击时如何处置，一旦遭受到自然洪涝灾害对电子档案管理系统产生威胁如何处置，都应该有详细的应对措施。实践证明，只有开展形式多样的应急演练，才能够提升应急预案的可行性和可操作性。在应急演练之前，要求相关参加人员对应急演练预案全面了解，熟知演练各个环节事项，结合突发事件可能发生的最糟糕情况进行应急演练，提高档案管理人员的应急处置能力，同时能够发现应急预案存在的漏洞和不足，进而对其进行完善。总之，新形势下，地勘单位在开展档案管理工作过程中应对可能的突发事件进行系统研究，并制订详细的应急预案，加大重视程度，提高档案管理人员的应急处置能力。科学应对各种突发事件对于电子档案信息安全带来的挑战，为后续档案信息资源开发利用提供保障。

参考文献：

［1］王晓燕.论档案馆突发事件的应对［D］.山东大学，2009.

［2］王玥瑄.疫情防控下企业突发事件档案应急管理［J］.中国档案，2020（04）：37—38.

［3］任越，夏嘉宝.社会突发事件中档案机构职责分析———以新冠肺炎疫情防控工作为例［J］.山西档案，2020（03）：15—21.

作者：金丽双