医院会计电子档案系统分析

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摘要:财务共享模式是一种致力于融合各方面优质资源的全新财务管理模式，其实质是在信息化的大背景下，将单位分散式、重复性业务整合到共享服务中心进行处理，促使单位将有限的资源和精力专注于自身的核心业务，并达到整合优质资源、提高工作效率、降低非必要成本、保证客户满意度的效果。国内各大医院每天的业务量繁多，但同质化程度高，若通过财务共享中心进行集中处理，既能节约时间减少重复劳动又能提高服务质量。而经财务共享中心集中处理并存储的会计电子档案专业化程度高，有利于后期的数据检索、分析，是医院迈向精细化管理的又一大里程碑。

关键词:财务共享;医院;会计电子档案

随着医疗事业发展的突飞猛进，医院财务管理的目标应该是在保障医院能够正常运转的前提下，通过不断创造新技术、新手段，合理、有效地利用资源，目标是以较低的医疗成本提供患者较好的医疗服务，使医院社会价值和经济价值最大化。而财务共享是对单一、重复业务的整合利用，档案又是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。文章认为，构建基于财务共享模式下的医院会计电子档案系统是医院实现战略化发展目标的基础。与传统会计电子档案相比，它具有新的特点和亟待解决的问题。

一、财务共享的作用和价值

(一)财务共享可以推动医院管理转型和可持续发展

医院实施财务共享之前，财务部门连同各职能部门、业务部门将大量时间花费在日常结算以及重复各项业务工作中。这与社会对医院要求的精细化管理相违背，也不利于管理职能的转型。建立财务共享服务后，财务部门和各业务处室也将从传统的财务事务中脱离出来，把更多的时间专注在提升财务管理服务质量上和为医院创造更多价值上，全力做好预决算、成本管控、绩效测算、财务分析等价值管理工作，从而有效提升医院可持续发展。

(二)财务共享可以降低医院运行成本

财务共享的核心是以低成本提供高服务，据美国《财富》杂志统计，全球500强85%以上的企业都在实行或正在实行财务共享。从以往的管理经验来看，财务共享通过整合资源，对业务流程和具体规则进行了标准化管理，减少重复消耗、非增值服务，提高运营效率从而间接降低运营成本。

(三)财务共享提高会计电子档案标准化

财务共享建立前，内外部原始资料分散且多为纸质管理，不方便统计查找;建立财务共享模式后，内外部业务按统一口径集中到财务共享平台，相当于分散的业务集中到了“会计工厂”，经过“会计工厂”的标准化产出，所有电子会计档案均能快速、归档、查阅，真正提高了财务工作的效率和价值。

(四)财务共享有利于医院决策发展

财务共享将财务人员从繁忙的工作中解放出来，电子会计档案在共享中心自动归档归类，降低了人工归档的错误率，也减少了业务部门调取档案、查找档案的时间，一方面减少了人员开支;另一方面财务人员有更多的时间去进行数据分析，去挖掘数据背后潜在的问题，为决策者提供更多好的意见和建议。

二、财务共享模式下医院会计电子档案系统的特点

一是便捷性。财务共享模式下医院会计电子档案是利用接口将会计报销系统、银联系统、用友系统、医院HIS管理系统、影像管理系统等各大系统实现串联，并能够对会计电子档案进行整理、分类、汇总、分析、利用。财务部门对各个渠道收集来的原始凭证可通过影像管理系统扫描上传至财务共享平台，云平台对原始凭证进行处理，自动生成电子会计凭证，进而生成现金日报表、总账、明细账，最后生成资产负债表、利润表等，财务人员只对生成的凭证进行稽核。此外，财务共享模式下的会计电子档案与银行的连接也更加紧密了，可实时通过共享平台获得完整的银行电子回单，并根据回单在用友系统生成相应凭证，财务制单人员只负责审核生成凭证的问题。二是高效性。基于财务共享模式下会计电子档案管理，能够实现档案信息一体化管理。档案可以在具体业务部门(如后勤保障科、医学工程部、信息部、财务部)之间传递。例如，医学工程根据业务处室要求采购医疗设备，会在采购系统生成订单、到货单、发票等原始凭证，并上传至财务共享系统，实现单据的快速实时传递，节约了人力成本和时间成本。三是专业性。通过财务贡献模式传递的会计电子档案基本是重复性、标准化的业务，系统上线之前需要设定统一的编号、标题、业务内容、金额、归口管理科室等必填项。上传的单据也能按统一的格式导出，方便科室按关键词查找历年数据，为预算管理、成本管理、资产管理、绩效核算、财务分析等打下坚实的基础。四是实时性。传统的会计档案数据因为人为、地域因素的限制不能做到实时更新，而财务贡献模式下原始凭证可通过扫描上传，即时生成各类报表，为决策提供服务。以员工报销差旅费为例，员工在买机票、到店住宿刷公务卡时，相关信息会自动传递到财务共享平台上，财务部人员通过姓名、工号等可以实时查询到相关信息，员工再通过特定的模块填写差旅费报销单，财务人员根据共享平台收到的内容与员工报销单进行核对，如信息一致，可通过银联系统传递支付指令，由银行完成付费，整套流程完成后，系统自动生成凭证并存档为会计电子档案。

三、构建财务共享模式下医院会计电子档案系统

(一)基于财务共享模式下会计电子档案系统的层次分类

财务共享模式下会计电子档案的功能定位可以分为三个层次:第一个层面一般事务性处理功能，包括ERP集成处理、业务核算、数据维护、资金收付管理;第二层面是决策支持性功能，包括数据整理、数据支持、数据分析等内容;第三个层面是专家咨询性功能，包括税务支持、业务流程改进等。每上升一个层级，意味着对业务需要有更进一步的了解，如第二层面是决策支持性功能，这要求对数据有很强的挖掘和分析能力。现阶段医院会计电子档案的财务共享模式主要是满足第一二层次，核心仍在第一层级，详见图1。图1基于财务共享模式下会计电子档案系统的功能定位。

(二)基于财务共享模式下医院会计电子档案系统的基本框架

基于财务共享模式下会计电子档案系统的基本架构是指基本的运营模式，一般有两种运营模式:第一种是作为财务部门子系统进行运营，这样虽与财务部门关系密切，但仅限于医院内部使用，受制于其管理模式。第二种是完全独立于财务部门的财务共享模式，其优势在于可以为流程化运作提供保障，到一定的成熟期，具有很好的扩展性，内外部可以很好地融合。医院会计电子档案系统建设应着力于覆盖内外部业务。

(三)基于财务共享模式下医院会计电子档案系统的业务流程规划

基于财务共享模式下会计电子档案系统实际上是要解决财务共享服务范围内的业务流程的可行性问题，包括原始单据如何在各个部门之间流转、如何实现资源的共享等，内部涉及原始凭证的流转，外部还囊括资金支付等，这就需要对其业务单元内部的资金审核审批流程、报销流程进行流程再造。对于其他需要与共享服务中心对接的环节，要重点考虑相关单据凭证和指令的传递、发送方式、推送节点及权限、结果的提交及审核等问题，这主要来源于外部会计电子档案(见图2、图3)。

四、财务共享模式下医院会计电子档案系统发展现状

(一)会计电子档案的存储安全隐患较多

由于财务共享模式对信息化要求较高，传统的会计电子档案一般要求内部联网，而建立在财务共享系统下的会计电子档案则要求内外网相连接，且内部网络接口也不再是单一通路的接口，需与预算系统、科研系统等多种系统。系统连接越多，出问题的风险越高，连接外网还存在被窃取、篡改或删除的风险。

(二)基于共享模式下的会计电子档案管理制度缺乏

医院建立财务共享模式下会计电子档案系统需要人、财、物三方面的支持，且在系统上线之前，要制定严格的《医院电子档案分类规则、归档规范、保管期限规范》《医院电子档案管理系统使用、操作规范》所有上传至财务共享系统的原始凭据都要按统一格式编号归类方便日后查找，完善会计电子档案管理相关制度非常必要。

(三)会计电子档案管理人员缺乏专业性

基于财务共享模式的会计电子档案管理，对传统档案管理人员的业务素养要求高。首先，档案管理人员的专业意识要加强，而不能仅仅将思维停留在传统的会计档案保管上，缺乏对会计档案的全流程管理思维，传统的档案管理思维导致档案归类不规范，归档不及时。其次，会计档案电子管理还涉及软件应用、软件维护、网络安全、档案存储等方面的专业知识，需要会计档案管理人员及时更新知识库，学习最新的档案管理知识。

五、财务共享模式下会计电子档案系统对医院发展的促进作用

(一)真正实现医院办公无纸化、自动化

医院业务范围广泛，各类原始单据众多，面对繁杂的工作任务和精细化管理的要求，会计档案电子化是必然要求也是未来发展的趋势。经过多年的建设发展，医院财务信息化发展有了一定程度的提高，而会计电子档案是医院精细化管理的必然要求。财务共享模式下的会计电子档案系统能够弥补医院当前在会计电子档案方面的缺陷，真正实现办公自动化、无纸化。

(二)优化内部控制流程

目前医院内部控制的发展已卓有成效，内部控制措施已广泛运用到了医院各项业务中，但部分业务仍在走手工签批的流程，既浪费资源又降低工作效率，而且人工签字也存在被冒签的风险。财务共享模式下会计电子档案系统是内部控制有效实施的基础，电子档案的查阅也做好了充分的留痕管理，提高了工作效率，使内部流程更加顺畅。

(三)会计档案利用更加便捷

财务共享模式下的会计电子档案系统因为便捷、高效而使得被利用的范围和频率大大增加，以电子形势的信息传输和再利用，既可减少会计档案的抽取、复印、整理的繁重工作，又可以使信息使用者快速获取有用信息，进而深度挖掘数据潜在价值，拓宽财务共享的广度和深度，打通财务壁垒，最大化利用数据价值。

六、构建财务共享模式下会计电子档案系统需解决的若干问题

(一)加强信息化基础设施建设

会计电子档案系统需要与多个系统进行联结，安全性、稳定性非常重要，需要配备专门的机房，并做好防火、防潮、防爆等基础工作。首先要配备专门的计等算机硬件，其次是保障各类系统的联通，并及时进行维护升级。加强网络安全管理，定期开展全系统的病毒消杀防范，如及时更新防火墙，做好各类数据的备份，保证会计电子档案的存储安全。

(二)制定符合医院实际的会计电子档案管理制度

2015年财政部、国家档案局联合发布了新的《会计档案管理办法》，医院可根据新《会计档案管理办法》要求，制定《数字档案馆档案分类规则、归档范围及保管期限规范》《会计电子档案归档范围》等规则;建立严格的档案安全权限控制系统，严格控制会计电子档案的查阅权限，重要级别高的会计电子档案需走特定审批流程方可查阅;每一类业务均按年份、类别进行归类、归档，将会计电子档案保存为只读格式，确保文件只能浏览不能修改。

(三)提高会计电子档案管理人员的专业素质

财务共享模式下的会计电子档案系统建设必然要求一部分档案管理人员实行转型。财务部门在系统上线前要组织专门的培训，首先要树立电子档案管理的责任观，充分意识到上新的电子档案管理系统将对现在、未来医院发展起到至关重要的作用，要求认真研读档案管理相关制度和操作规范，熟悉各类软件操作及系统维护、网络安全等专业知识，并组织全院范围内的培训，在全院范围内树立正确的档案管理观，只要做好这些充分的准备才能胜任新形势下财务共享模式下的电子档案管理工作。

七、总结与展望

财务共享是一种典型的集中化管理模式，在此基础上建立的会计电子档案系统也具备了集约化管理特点。建立基于财务共享模式下的会计电子档案系统，一方面使得能够实现会计电子档案的全流程管理，提高档案的采集和使用效率;另一方面促使更多财务人员向管理会计方向转型，把更多的精力投入到数据分析、归纳、总结上，为医院发展决策提供依据，这也是医院向精细化管理迈进的必由之路。

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作者：姚书韵 单位：杭州市第七人民医院