大数据时代高校电子档案管理创新策略

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摘要：在大数据时代中，各行业的管理工作都受到大数据技术的影响，高校的档案管理工作也不例外。电子化的档案管理方式，既便于当前的储存与保管，也便于档案的修改、调取与应用。可以说，电子档案这种档案管理的模式，极大地提升了档案管理工作的效率。然而，也需要认识到当前电子档案管理工作中存在的一些问题。基于此，本文结合电子档案管理中存在的问题进行档案管理创新研究。

关键词：电子档案管理；创新策略；信息化管理

一、大数据时代高校档案管理工作的基本状况

大数据技术的应用，使得大量的信息数据信息汇总与收集得以实现，根据不同的信息应用目的，可以整理不同方面的数据信息内容，并且得出具体的结论。相对而言，大数据技术在电子档案的管理中应用复杂性有限，高校电子档案的数据信息更新、整合的周期较长。相对传统的档案管理工作来说，当前的技术以及管理方式提供了明显的便利。当前，我国高校已经实现了全面的电子档案管理工作，无论是在学生档案的管理中还是在其他资料档案的管理中，大数据技术与电子档案都得到了广泛的应用。

二、大数据技术在高校电子档案管理中的应用特点

（一）信息整合能力强。在高等教育扩招之后，各地院校的学生数量增加。在高校档案管理人员有限的情况下，传统的档案管理方式已经不能够适应于现阶段的管理需求。通过大数据技术的应用，可以实现高效的信息整合与信息管理，适应于学生数量增加的需求。另外，相对于传统的高校档案管理工作，当前的档案管理中需要关注的内容有所增加。大数据技术的应用，可以确保相应信息在档案中的及时更新，相对传统的人工管理以及一般信息管理模式，不仅效率有所提升，也可以保证信息录入的准确性。由此可见，大数据技术信息整合能力强这一重要的应用特点。（二）技术更新换代速度快。大数据技术仍旧在持续地发展中，当基本技术研究水平提升之后，会向着各个领域进行深度的技术渗透，作为重要教育机构的高校，需要对技术的更新进行及时地了解，根据学校的情况及时进行设备的更换与技术的引进。相对前一阶段，大数据技术的更新速度有所提升，当前技术已经与各个领域实现了深度的融合，因此技术的更新会得到更为广泛的社会关注，并及时渗透在各领域的信息管理与信息应用中[1]。

三、大数据时代高校电子档案管理中存在的问题

（一）存在资金的缺口。在传统的高校工作中，档案管理工作的资金投入较为有限。在一般情况下，设立固定的办公地点，选择适当的档案管理人员，就可以进行档案的管理工作。然而，受到电子信息技术持续发展的影响，当前技术设备的更新速度快，高校需要持续地在档案管理中投入资金，进行设备的更新、人才的引进以及设备维护等工作。因此，相对传统的状况来说，档案管理工作中资金的需求量大量增加，且仍旧需要进行持续地投入。（二）电子档案的覆盖范围有限。当前，学生管理工作中电子档案的应用已经较为普遍，然而学校管理中其他的方面由于资料管理较为复杂，也存在信息化不足的问题。一些学校没有建立起电子化的学生公寓档案，电子档案系统老旧，档案信息更新不及时等问题仍旧存在。（三）技术应用的合理性不足。在不同类型的高校中，大数据技术的应用需求是有所区别的，这些区别具体地体现在档案管理的工作中。电子档案的价值评估工作存在明显的不足，导致档案数量过大。对许多高校的档案管理工作进行观察，就能发现电子档案管理的方式趋同，对档案未能够进行分级管理，这导致管理的工作复杂化，增加了技术人员的工作量[2]。（四）工作组织存在问题。在大数据时代中，电子档案管理工作中技术人员的应用需求有所增加，原有的工作组织模式已经无法适应于现阶段的管理工作需求，管理组织与管理需求之间的矛盾明显。另外，专业人才的缺乏也影响了高校电子档案管理工作的发展。

四、大数据时代高校电子档案管理的创新策略

（一）增加资金投入。相对其他的工作来说，档案管理的作用表现相对不明显，高校的财政部门以及管理审批中，对于电子档案管理的资金投入重视不足。为此，需要关注高校管理者的理念认识状况，促进其管理理念的更新。在出现资金应用需求、设备更新维护要求的情况下，档案管理人员要及时进行资金的申请，高校管理者与财政部门也要相应给予实际的支持。需要认识到，当前的大数据技术应用以及电子档案管理技术的发展仍旧在持续地进行中，要做好长期的资金投入准备。可以结合前一阶段的管理资金投入状况，制定出相应的投入规划方案，并且将大数据技术应用、电子档案管理纳入到高校发展的重点内容中去[3]。（二）扩大电子档案的覆盖范围。在学生管理工作之外，高校中其他人员的管理也要采取电子信息化的管理方式，及时地进行档案的录入与更新。如在一些员工资料的管理中，电子资料的更新速度较慢，传统纸质资料仍旧应用于正常的工作程序中。因此，需要根据实际的工作需求，判断纸质资料的应用价值，并且将这些相应的档案信息进行电子化处理。另外，在生活管理方面，也要提升电子档案的覆盖范围，确保大数据技术能够在校园管理系统中实现全面的数据信息整合，满足不同方面的数据信息应用需求。（三）提升信息技术的应用合理性。首先，由于高校成立时间较长，在档案管理中积累的档案数量会不断增加，一些在今后工作中不能发挥实际作用的档案，仍旧会占据数据空间以及档案管理人员的精力。应对这一问题，需要采取合理的档案信息价值评估策略，对档案进行分类管理，同时及时地进行档案的整合工作，精简高校中电子档案的管理数量。其次，高校工作中不同类型的档案其作用是有所区别的，需要进行档案的评级，并且根据应用的需求进行档案的存储与编辑，方便更新与应用。为了提升电子档案的安全性，不同等级档案的应用权限要进行严格地限制，避免档案泄露的发生。（四）提升组织管理水平。在档案管理部门的决策中，技术人员的意见有时未能受到重视，进而导致决策存在问题。为此，要关注档案管理部门决策人员的专业技术背景，确保档案管理的审核工作能够充分考虑技术的问题。技术的更新速度快，这就要求高校需要选择具有高素质能够适应发展需求的技术人才。这一类型的人才数量稀缺，而高校档案管理工作对高素质人才的吸引力有限，导致人才应用的缺口，影响了管理效率。因此，要关注人才的引进与持续性的人才培养，及时更新其技术知识，确保技术人才与工作需求相适应。另外，需要关注技术人员的待遇，积极提升待遇并且建立起合理的晋升机制，以吸引人才[4]。在高校工作中，档案管理工作具有重要的作用。通过档案管理的方式，能够确认不同人员的具体状况，满足不同类型的档案应用需求。当前，电子档案在我国高校中的应用已经较为普遍，通过电子化的档案管理能够及时进行新信息的收集并完成档案内容的补充与更新，也能够减少管理者的压力，提升工作效率。可以说，技术的发展促进了档案管理工作模式产生变化，因此需要对技术的发展以及技术的应用给予全面的重视。

参考文献：

[1]卢运利.大数据时代的高校档案管理创新分析[J].中国新通信,2021(01):141-142.

[2]龙宛苡.大数据时代高校电子档案管理创新研究[J].城建档案,2020(12):21-22.

[3]陈青娇.大数据时代高校档案管理工作创新[J].中国管理信息化,2020(12):178-179.

[4]李爱华.大数据时代高校电子档案管理创新研究[J].档案管理,2020(02):82-83.

作者：呼俊迪 单位：西安医学院