烟草专业性公司会计电子档案管理现况

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【摘要】会计档案是记录经济活动的重要凭据，随着数据时代的到来和信息化的推进，传统的纸质档案已无法适应全新的管理环境和管理节奏，向电子化转变是大势所趋。本文聚焦烟草专业性公司，从其会计电子档案管理的现状入手，分析该项工作在推进过程中可能存在的问题，探讨解决路径。

【关键词】烟草专业性公司；会计电子档案；建设路径

烟草专业性公司是指中国烟草总公司直属的几家专业性公司，他们规模较小，但承担着行业销售、物流、投资等领域的重要管理职能。随着信息化和智能化的推进，几家烟草专业性公司的财务工作信息化水平不断提升，而会计档案管理仍处于手工管理阶段。会计档案管理是会计活动的末端环节，是企业内部控制的重要一环，对日后审计、巡察等工作的开展至关重要，加强烟草专业性公司的会计电子档案建设，对提升财务工作水平和效率具有重要意义。

一、烟草专业性公司会计电子档案管理的必要性

1.节约管理成本，提升管理效率。随着烟草行业的发展壮大，经济业务的多样化和复杂化不断提升，涉及的会计资料也越来越多，推动会计电子档案建设，把会计凭证、财务报表、合同等众多会计资料通过电子化形式归档保管，一方面可以精简传统纸质会计档案的数量，解放劳动力，降低管理成本；另一方面顺应了信息化时代经济大环境，方便日后的查找和使用，提升了管理效率。2.提高会计档案的安全性和持久性。与传统的纸质档案相比，会计电子档案的存储和管理十分便捷，查找和使用过程中也不会产生损耗，能够永久保存，而且电子档案管理可以跟随信息化的推进不断升级。此外，电子档案可以通过编码等方式统一管理，不会像纸质档案那样，因为工作失误等原因造成丢失或遗漏，提高了会计档案的安全性。

二、烟草专业性公司会计电子档案管理的现状

随着电子发票的应用，烟草专业性公司财务人员已经意识到会计电子档案管理的必要性和重要性，但在实施过程中还存在很多不足。1.与会计电子档案管理相关的配套制度不完善。目前，烟草专业性公司尚未形成一套完整的会计电子档案管理制度，对档案的内容、管理方式方法、管理流程、责任划分没有明确的规定，会计电子档案管理还处在无据可依的状态。随着烟草行业的业务边界不断拓宽，会计档案的形式和种类也在持续创新，档案管理工作的难度不断增加，如何制定一套一以贯之、行之有效的稳定制度，是一项不小的挑战。2.信息技术在会计电子档案管理中的应用不足。烟草专业性公司财务管理工作信息化水平不断提升，目前管控平台中会计核算、资产管理、报表管理等模块得到广泛应用，但尚未将会计电子档案管理纳入其中，各专业性公司也没有建立单独的会计电子档案管理系统，报销过程中电子发票仍是以打印件为准。3.相关人员对会计电子档案管理认识不到位。因烟草专业性公司一直以来都是以纸质档案为主，所以财务人员形成了重纸质、轻电子的惯性思维，公司领导和财务人员的观念也是把业务做好视为重点，经常忽略了事中和事后的档案管理。很多财务人员对会计档案管理的认识也仅仅停留在资料保存的完整性上，档案管理工作完全是为了应对各类检查、审计、巡视而做，并未将会计档案的价值充分发掘出来。档案之间的关联性、对日后工作的指导性也是会计档案管理要实现的重要目标之一，财务人员尚未意识到这一点，很难带动其他部门人员配合开展会计电子档案管理工作。4.财务人员实施会计电子档案管理的技能不足。会计档案从纸质向电子化过渡有一个缓慢的过程，财务人员也有一个适应的过程。目前，烟草专业性公司大部分财务人员对会计电子档案管理尚不熟悉，难以针对性地提出建设性的意见，在具体的实施过程中，也难以发现具体问题，甚至工作推进过程中可能还存在漏洞。

三、烟草专业性公司会计电子档案建设路径探析

1.建立健全配套制度，使工作开展有据可依。2015年12月，财政部联合国家档案局了新的《会计档案管理办法》，充分肯定了电子档案的法律效力，该办法明确了会计档案的获得和保管均可以电子化形式完成。作为推进会计电子档案建设的第一步，烟草专业性公司应制定符合本行业特点的会计档案管理办法。首先，要对现有的会计档案进行梳理，根据档案的类型和特点制定一套管理标准。其次，要明确会计电子档案管理流程以及不同岗位的管理职责，优化管理路径。最后，要加强权责落实，制定会计档案管理工作考核机制，定期对工作的开展情况进行核查。在制度建设过程中，要对新增管理工作进行科学合理的分配，明确业务人员和财务人员的职责分工，避免在业务部门和财务部门之间产生分歧、扯皮，影响工作的开展。2.完善硬件与软件条件，为工作开展提供良好的运营环境。烟草专业性公司的职能是对行业的某个领域进行管理，随着信息化和大数据时代的到来，计算机、扫描仪、打印机等硬件设备和ERP、管控平台等办公软件条件在职能发挥过程中起到了重要作用，决定着其能否融入信息时代的生态圈。相应地，会计档案管理也要顺势而为，步入电子化的轨道。首先，要构建稳定高效的会计电子档案管理系统，可以在现有的财务管控平台中增加档案管理模块，实现会计档案的电子化和一体化管理，并且建立电子档案和纸质档案之间的有效索引，便于查找某些重要文件的原件，毕竟电子化管理不是完全摒弃纸质档案。此外，有效索引可以帮助实现从纸质档案向电子档案的平稳过渡，避免交叉阶段的管理混乱。其次，会计电子档案管理系统要与其他模块实现互联互通，自动记录经济活动各个环节产生的会计信息以及相关的背景资料和原始数据来源，实现电子档案的自动生成。3.加强会计人才培训，为工作开展提供智力支撑。除了完备的硬件设备和准确高效的管理系统，还需要财务人员提高专业素养和岗位技能，既能在电子化全面推广后熟练管理和使用电子档案，也能在会计档案从纸质向电子化过渡的过程中提出具有针对性和实用性的建议，排查和控制可能出现的风险点，防止人为破坏和篡改电子档案。各烟草专业性公司应充分利用总公司以及国家会计学院等机构的师资力量，定期对财务人员进行档案管理培训，使其认识到档案管理工作的重要性和严肃性。档案管理培训要包含网络安全培训和操作技能培训，通过开展网络安全培训，提高财务人员的网络安全意识，使其适应全新的档案管理环境；通过操作技能培训，使其学习先进单位的电子档案管理经验，熟悉软件操作和操作流程，充分落实好岗位责任。随着科技进步，大数据、云存储不断普及，任何信息都可以以数据的形式存储和传输，会计档案管理也应顺应时展要求，逐渐向电子化过渡。会计电子档案建设能够推动烟草专业性公司的管理升级，提高财务信息查询和使用的效率，为公司战略规划和顶层设计提供更加高效的数据支撑，助力行业完成税利目标，实现高质量发展。各公司务必将会计电子档案建设提上日程，发挥应有的作用，促进财务工作有序、健康发展。

【参考文献】

［1］黄美玲.事业单位会计电子档案的管理研究［J］.卷宗，2020

［2］李琴.烟草企业会计档案电子化管理探讨［J］.经营者，2020

［3］刘晋伟.王子扬.浅析高校会计电子档案建设路径［J］.财务与会计，2021

［4］余景宇.王静.会计电子档案的管理［J］.环球市场，2017

作者：孙萍 单位：中烟商务物流有限责任公司