事业单位电子档案管理的优势

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摘要：信息时代的到来使得电子技术运用到大众生活的方方面面，并且使得人们的生产生活模式发生了翻天覆地的变化。与此同时，电子档案管理模式也给事业单位的档案管理带来了巨大的变化。但由于网络技术、计算机技术的特性所致，电子档案管理中还存在很多漏洞，也导致档案管理工作产生了诸多问题。本文从传统档案管理模式存在的问题入手，提出对事业单档案管理进行电子化改革的措施，以供参考。

关键词：事业单位；现代化；电子化

在新的时代背景下，计算机技术与网络技术的快速发展使得各行各业的工作模式发生了巨大的变化，档案管理工作引入信息技术能够解决传统档案管理效率低、准确率低以及信息传递不及时等问题，使得档案管理工作更加现代化，并向自动化与智能化模式迈进。

一、事业单位档案管理存在的问题

（一）档案管理制度不完善。当前的事业单位档案管理工作中存在诸多问题，一些基本的业务问题例如案卷标题、档案序号不完善，组卷不统一等，这些基础问题的出现体现了档案管理制度还不完善。另外，在进行档案的收集、保护、保密以及借阅时也存在制度上的缺陷，虽然事业单位制定了一系列制度，但是并未具备规范现阶段档案管理工作的能力。一些工作人员虽然知晓制度的存在，但执行起来仅仅停留于表面，因此并未真正提升档案管理工作的效率，并且消解了档案工作本身的价值。（二）档案检索效率低下。计算机检索与手工检索是目前进行档案管理工作的主要检索方式，检索的速度与档案管理的硬件设施有直接的关系。虽然步入了信息化时代，计算机成为当下最便捷且快速的检索工具，但是还有很多基层事业单位坚持采用手工检索。究其原因，主要是上级领导不舍得投入资金购入计算机及相关设备，而是盲目相信只要人多检索速度就快，仅仅投入大量人力，但是实际检索的效率在于检索设备的精密程度，而不是人员的多少。（三）档案管理人员意识薄弱。虽然基层档案管理部门对事业单位的发展具有较为重要的作用，但是由于单位没有对档案管理人员进行严格的管理，久而久之导致工作人员管理意识薄弱，不能按照工作要求圆满完成任务，对工作热情不高。甚至有的档案管理人员安全意识不强，不注意档案信息的安全，随意向外人泄露档案信息，不利于档案管理工作的安全性。（四）缺乏相关方面的人才。在社会主义市场经济背景下，生活节奏大大加快，一些人员对工作缺乏耐心与激情，在一个岗位上坚持不了多久就离职了，尤其是一些工资不高、工作体验较为平淡的岗位，对人才的吸引力不足，档案管理工作就缺少实践经验丰富且能长时间坚持岗位的工作人员。此外，由于工作人员的不断更换，直接导致在档案管理工作交接时不能按照规定对下一任工作者进行比较明确的说明，从而造成重要文件丢失、工作混乱等后果。

二、事业单位进行电子档案管理的优势

（一）提高档案管理工作的效率。事业单位进行档案管理工作的电子化可将计算机快捷、高效的优势融合到档案工作当中，充分利用计算机对音频、图像、视频等资源的储存功能，将传统的纸质档案通过信息化的形式向社会提供服务，极大地降低了档案管理人员的工作量，让档案信息更加集中且易操作。在进行信息查询时也不必依赖人工费时费力地查询，只需通过计算机检索便能够快速获得所需信息。档案电子化有效地提高了管理工作的效率，有助于为公众提供更好的服务体验。（二）降低成本。传统的档案管理工作进行档案信息的采集、编制会产生较高的成本费用，而将档案电子化之后能够实现一次性成本投入，并获得多次产出的成果。另外，电子档案无需像纸质档案那样固定地储存在某个空间当中，而是能够储存在计算机本地也可以储存到云端，其复制、传输与调阅都很便捷。（三）利于对遗漏文件进行增补。传统的档案管理工作中，如果工作中出现档案信息不齐全或者漏交归档等情况时，只能通过抄卷重做才能够完成补漏增缺。而在档案管理电子化之后，便不用如此繁琐的方法解决此类问题，当档案信息缺失时只需通过电子网络处理系统，就可以按“件”对缺失档案进行归档。档案管理人员只需要掌握利用计算机进行归档的操作方法就能够节省大量时间、人力、物力，提高办公效率。（四）利于档案信息的保密。传统的档案管理模式下进行档案查阅时，必须对提供的整卷资料进行查阅，不但难度较高，还向查阅者泄露了其他人的档案信息，保密工作不够严谨。在将档案管理电子化之后，向查阅者提供的信息是具有针对性的档案信息，档案管理人员通过计算机调用档案更加方便，查阅者也不需要从整卷档案中寻找自己所需的信息，在降低查阅难度的同时还保证了档案信息数据的安全性。

三、事业单位档案管理电子化的有效措施

（一）对档案进行无纸化保存。无纸化是进行档案管理电子化与现代化的前提。传统的纸质档案模式在进行档案资料的保存时会占用很多空间，并且成本也很高，需要专门的密闭的保存空间，而现代化的档案管理模式采用全新的电子载体，将过去纸质化的档案信息以及新的档案信息都转化为电子档案，通过数字化的形式解析保存。（二）加强信息化基础设施建设。进行档案管理的电子化改革需要基础设备的支持，首先应提供足够的资金支持用于配备计算机、网络，并控制好储存环境，做好对温度、湿度以及通风等条件的控制。事业单位可以聘用具备专业知识的人才借助大数据技术建立信息化的档案管理平台，保证档案管理的独立性，并做好对档案信息的备份工作。此外，事业单位要做好数据库的建设工作，借助信息技术加强对档案资料的开发工作，合理地分析不同资料的价值，挖掘潜在价值，进行充分利用。（三）完善管理制度建设。根据档案管理工作的实际情况，事业单位要做好管理部门的建设工作，并负责对业务信息进行监督、归档和管理。为提高档案管理人员的工作积极性，事业单位要把档案资料的记录与归档也列为绩效考核的一部分，对工作情况进行严格地检查与考核。此外，还需要加强各个部门的合作，使档案信息的储存规范且全面。综上所述，利用电子化的管理方法与手段，将信息技术作为媒介对事业单位档案管理工作的改革创新具有推动作用，对实现档案管理工作现代化具有不可替代的促进作用。因此，利用好计算机、互联网、大数据等现代科技对传统的档案管理模式进行优化，改变传统的档案管理体制，建立更加完善的事业单位档案管理制度，才能使档案管理跟上信息时代的进程，跟上社会发展的步伐。

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作者：缪永绥 单位：葫芦岛市绥中县就业和社会保障服务中心