事业单位电子档案归档问题分析

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摘要：科技的持续创新与信息技术的不断发展，对传统的档案管理工作产生了深远的影响，包括文件文书、音频视频、文献资料等在内的各类档案都能够依靠计算机和互联网进行传输和存储，并且更有利于工作效率的提升。当前事业单位档案管理工作正趋向于电子信息化发展，但仍存在一些问题亟待解决。因此，本文聚焦事业单位电子档案归档问题并展开分析，以期为相关工作提供参考借鉴。

关键词：事业单位；电子档案归档

作为一项重要凭据，档案资料记载着不同主体在不同阶段的各类型信息，具有不可替代的作用。事业单位是我国社会经济发展中的一类重要主体，在运行过程中产生了大量的档案资源，随着信息化时代的全面到来，事业单位档案管理必然走向电子化发展道路。就目前而言，事业单位急需做好电子档案的归档工作，不断强化档案的信息化建设并及时优化调整，在提高档案管理工作效率的同时确保档案信息资源的合理配置。

一、事业单位电子档案归档工作中的问题

（一）缺乏明确的归档程序

考虑到事业单位的特殊性质，在实施电子档案归档管理时务必要保证档案资源能够精准到位地进行归档。而当前事业单位电子档案归档管理工作中最普遍的问题就是归档程序不明确，导致具有重要价值的档案信息不能被正确归档。事实上，借助计算机对电子档案进行归档是建立在对档案信息进行严格筛查以及合理分类的基础上，如果没有明确的归档程序，计算机在搜索档案信息时必然会陷入低效的状态，同时也影响到档案信息的准确性，这样就违背了建立电子档案的初衷。良好的归档程序还要考虑存储载体的问题，这是因为电子档案归档管理工作所涉及的档案信息大都是需要保密的文件资料，普通的计算机硬盘在安全性上无法保障，很容易出现信息泄露，为此一定要具备安全高效的存储载体。

（二）缺乏对归档信息真伪的甄别

事业单位电子档案归档管理工作中的另一个问题是如何对档案资源进行鉴定，从而辨别信息的真伪。众所周知，事业单位所拥有的档案量极大，需要进行归档处理的信息也很多，对这些信息进行准确鉴别是电子档案归档管理工作的核心之一。鉴于此，事业单位电子档案管理工作者在进行电子档案归档时，必须要先对相关信息进行仔细鉴定，这样才能保证档案工作质量。而从现阶段实际情况来看，事业单位电子档案归档管理工作在信息真伪的鉴别上还存在很大的疏忽，往往尚未进行仔细鉴别就全部存储到载体上，使得后续搜索信息的效率降低。当这些真伪不定的信息资料被大量存储进档案载体之后，一方面造成了档案资料价值混乱且无法被有效应用，另一方面也加大了计算机操作的难度，使得与电子档案管理相关的工作更加复杂。

（三）缺乏足够的专业人员

对电子档案的管理最终还是要落实到具体的人身上，即需要专门的操作人员来完成电子档案资料的整理、录入、存储、提取等工作。当前事业单位的电子档案归档管理工作还未发展至成熟阶段，众多机构对电子档案的认知不够深刻，再加上意识上的忽视，导致现如今真正具备电子档案管理资质的专业人员严重不足。综合来说，事业单位负责电子档案归档管理工作的员工普遍学历较低且综合素质较差，难以胜任电子档案归档管理工作的全部要求。对于事业单位而言，真正需要的是既掌握熟练的计算机信息技术，又具备档案管理工作专业知识的综合性人才，并在此基础上能够认识到事业单位的特殊性，从而在工作过程中认真负责。然而这样的专业性人才严重匮乏，导致事业单位电子档案归档管理工作的落实与发展举步维艰。这需要国家和相关部门加大重视，加强对电子档案管理专业人才的培养，切实提高其综合素质。

二、加强事业单位电子档案归档管理的策略

（一）制定并遵守归档程序，落实电子档案归档工作

要想确保事业单位电子档案归档管理工作的准确到位，就必须科学制定明确的归档程序，并严格遵守所制定的程序对档案资料进行合理归档。在这个过程中，务必要仔细甄别档案信息的正确性和有效性，判断档案信息的价值大小，然后按照价值分类将部分信息进行归档，而不是全部都存储进计算机硬盘。同时，档案信息的存储一定要依托安全可靠的载体，且在文件保存格式上紧跟时代主流，比如当前多为DOC和DBF的文件格式。另外，对于事业单位电子档案的管理，应当借助虚拟的电子档案管理室进行统一化管理，这就需要做好事前布局规划。为确保档案信息的安全性，应当做好重要档案资料的备份工作，以防在遭遇文档丢失的情况下无法开展相关工作。除此之外，事业单位电子档案归档管理工作还需要时间限制，过长的归档时间势必会影响到相关工作的开展，这些都依赖于明确的归档程序。

（二）重视并实施真伪鉴别，做好电子档案信息鉴定

基于上文提到的档案信息鉴别的重要性分析，事业单位应当高度重视对档案信息价值的判断以及真伪的甄别，杜绝未经检查就将全部档案资料进行归档的操作，否则必然会影响到相关工作的开展。事业单位在进行电子档案归档管理时，应事先成立专门的审查小组，对即将要进行归档操作的档案信息进行仔细审查，判断其是否具有归档的价值。对审核小组而言，应当秉承严谨的态度审核档案信息的内容是否准确真实，以及内容是否完整。如果发现部分档案信息所包含的内容有缺陷或者所反映的价值意义不大，就应当及时进行标注，并将其排除于归档操作之外。如此一来，可以极大地提升电子档案归档的有效性，同时也便于后续档案资料的查询和利用，方便事业单位其他工作的开展。

（三）坚持并强化人才培训，保证归档工作的高效

事业单位应准确认知电子档案的价值作用，它不仅是信息技术发展下的产物，更是当今时代各项工作开展的重要基石。将这种新型的存储技术应用在事业单位的档案管理工作中，可以显著提升工作质量和工作效率。因此，事业单位电子档案归档管理工作为确保其高效开展，应当拥有充足的专业化人才。具体而言，一方面需要对现有的档案管理人员进行持续的专项培训，并不断加大培训力度，保证其掌握熟练的计算机操作技能和全面的档案管理知识。另一方面需要从思想上进行教育引导，让其意识到事业单位电子档案归档管理工作的价值意义，从而在日常工作中时刻保持严谨专业的态度和积极健康的服务热情。毫无疑问，对于现代化的档案管理工作来说，电子档案的出现提供了一条更高效、更安全的发展道路。事业单位作为拥有海量档案信息的特殊机构，应当紧跟时展，全面推进电子档案归档管理，采取针对性措施解决工作中存在的问题，切实做好电子档案的归档操作，最大程度地发挥档案资料的价值。

参考文献：

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[2]刘百玲.完善电子档案归档工作提高档案信息化建设水平[J].吉林农业，2018(22).

[3]杨玲.事业单位电子档案归档管理中的问题与对策[J].办公室业务，2018(17).

[4]黄莹.当前事业单位电子档案归档工作研究浅谈[J].中外企业家，2019(01).

作者：陈建英 单位：漳州市东山县谷文昌廉政文化教育中心