渔船检验电子档案管理研究

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随着计算机技术日益普及，先进的信息技术越来越多地运用到了渔业实际工作中，在渔业船舶制造与检验、安全管理、项目科研等领域，渔船检验、应急救援、海事调查、海洋牧场建造等行业档案以电子文件形式保存下来，为后续利用、查询带来诸多便利，各类电子档案的管理也成为渔业研究新课题。以更高的着眼点和立足点，结合渔业办公自动化和信息管理快捷化，着力推进渔业高质量发展，特别是渔业船舶检验档案电子化发展，适应数字信息时代科技档案管理要求，是广大渔船检验人员越来越关注的话题。

一、渔船检验电子档案管理概况

渔船检验工作是事关渔船安全适航的重要保障，船检机构收到渔船所有人提交的渔船检验申报书，需3个工作日内出具书面审查，符合检验条件的验船师到现场检验渔船，就渔船船体、轮机、电气等三部分开展检验工作，现场填写验船师日志。对检验不合格的给予维修整改意见。根据渔船船厂证明，在渔业船检系统内输入检验合格的渔船检验数据信息，在生成电子文件后，提交证书签发人审核签发。最后，由船检档案员整理船检申报书、检修质量证明书、救生筏、压力释放器检修证明、测厚报告、渔船安全环保技术状况声明书、营运检验报告等船检材料，按照“一船一档”的要求整理纸质文件和电子文件，一同移交档案管理部门集中整理归档。

二、渔船检验档案电子化管理的优点

（一）电子档案管理逐步减少地域性限制

当前，网络技术使计算机应用领域越来越广泛，发挥的作用有了质的飞跃。渔船检验工作中普及应用了计算机数据处理、实时传输等功能，形成了大量渔船检验电子文件，整理归档后成为电子档案，与纸质档案并存。渔船检验电子档案具备操作便利、存储量大、远距离传递快、运用灵活等优点，呈现出数字化信息状态、与载体可分离的特性，让渔船检验电子档案管理与应用不受地域性限制，节约了大量时间、人力、物力成本。

（二）电子档案管理节约空间压缩成本，健全档案管理体系

传统船检档案存储主要有纸质、胶片等形式，保存周期长、存储空间量大，收集、整理、存储均需要较多人力物力，而渔船检验电子档案往往经过压缩、加密处理，利用先进存储载体保存相关参数，数字编码序列记录，密度大、容量多，可与纸质文件双套共同归档。两种管理方式互通，健全完善了渔业船舶检验档案管理体系，也增加了船检传统档案开发利用渠道。

（三）电子档案管理不断提高渔船检验档案利用率

加快渔船检验档案信息数字化进程，可以充分发挥出电子档案快捷、方便的优势，准确、安全、完整地为船检工作人员提供优质服务，提高相关人员工作积极性。船检工作人员可以便捷地对档案进行全面、反复分析、研究和利用，继而推动船检工作又好又快开展。

（四）电子档案管理持续推动渔船检验工作开展

电子档案的产生大大增强渔船检验档案的服务功能，让船检档案由“死”档变“活”档，由静态向动态转变，使原来密闭保存的档案能为船检工作提供更便捷、有效的服务，具体的船检档案管理人员也可以从传统的手工整理归档、编目查询及繁重的编研信息收集等工作中解放出来。电子档案有力支撑船检业务大数据集成，并推动渔业档案管理和开发利用水平再上新台阶。而运用计算机技术实现船检档案电子化，最终形成船检信息数据库，可以极大提高船检工作的效率。

三、渔业船检工作中存在的档案管理问题

山东省是渔业大省，全省拥有在检渔船约4万艘，渔民近10万人，渔船检验业务量巨大。但在省、市、县三级渔业安全管理机构中，实际从事渔船检验业务工作者仅约330人，专业渔船检验人员配备数量并不能满足业务工作需求。目前在山东省日常渔船检验工作中，由于人员配备、业务系统、体制机制等原因，船检档案管理中还存在一些问题。

（一）渔船检验申报与档案管理时间重叠

渔区渔民渔船检验申报多集中在春季3月份～4月份，渔船检验机构人手紧，忙于现场检验业务和证书打印，对船检电子档案整理入档不及时。

（二）机制体制矛盾没有得到解决

因机构改革，原农业部渔船检验局的渔船检验工作整体划转交通部海事局管理，渔船检验录入新系统过程中，会出现录入卡顿严重等问题，影响出证和档案整理工作。

（三）渔船检验工作标准和考核机制不统一

当前山东省渔船检验采取省、市、区三级分级管理模式，省级负责24m以上船体检验，市级负责12m～24m渔船检验工作，区级负责12m以下渔船检验工作。国家机构改革后，渔船检验档案管理尚未出台统一的标准和考核机制，三级管理水平有差异，导致区级渔船检验电子档案管理水平普遍较低。

（四）基层船检工作任务安排与人员设置不匹配

基层船检工作人手紧，很多区、县级船检工作人员只有2人～3人，却要负责500艘～1000艘渔船检验工作，船检电子档案只能粗放式管理。

四、促进船检业务和电子档案规范管理建议

在国家深化党政机关机构改革的形势下，渔船检验工作正面临着深刻变化，以渔船检验档案管理，特别是电子档案的规范化管理促进渔船检验工作更加科学规范发展，能够进一步提高验船师工作效率，及时制定新的工作思路和工作方法，全面提升电子档案立卷归档速度和查询利用水平，从容应对新形势、新挑战、新机遇。一是各级渔船检验机构提前制定船检计划，鉴于山东省渔民往往集中在春季天气转暖、伏季休渔期结束之前集中报检渔船，建议将往年集中在2个月申报船检的日期延伸至4个月，使渔船检验业务与电子档案整理归档错峰进行，完成船检业务后，工作人员能够及时将电子文件整理归档，便于数据查询利用，进而提高接下来的船检业务工作效率，相互促进，形成良性循环。二是渔业主管部门主动沟通协调主管渔船检验工作的交通海事部门，尽快根据国家规定共同推动开展船检业务系统升级，大力改进完善各模块功能，提升系统运行速度，提高船检数据录入效率。建议开发建设独立的船检电子档案管理系统平台，在验船师录入船检技术数据和参数时，后台自动生成电子档案，进一步提高电子档案开发和利用能力，服务船检业务工作，实现档案信息的利用价值。三是依托政府推行的“放管服”改革，进一步下放船检职能，将船检业务逐步下放至区县一级管理，统一管理标准，细化船检电子档案整理入档工作流程。四是加大渔船验船师培养力度，并注重培养基层船检档案管理人才，及时优化渔船检验业务规定，考虑引入第三方检验机制，逐步解决船检机构人手问题，完善船检业务和电子档案管理工作标准，全面推进渔船检验和电子档案管理良性发展。随着社会信息化发展，电子文件在船检工作中的普及应用，船检电子档案所具有的信息管理和信息服务属性日益增强，只有与时俱进，才能真正适应科技的高速发展，更好地做好新时代、新技术应用下的渔业船舶检验档案管理。

作者：王丽丽