浅析电力企业会计档案的运用

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摘要：会计档案是电力企业中专门档案的重要组成部分。会计档案是在企业日常财务工作中累积形成的，是记录和反映各项经济活动的重要历史凭证。但在电力企业中，对于会计档案的利用仍存在一些亟待解决的问题，笔者将以此展开讨论。首先对会计档案的含义、分类进行简要概述，然后再分析企业会计档案所能起到的作用与价值，最后再对如何更好地利用企业会计档案提出相关的建议与措施。

关键词：电力企业；会计档案；问题；措施

一、概述

（一）企业会计档案的含义。在2016年1月1日的国家档案局第79号--《会计档案管理办法》中明确了企业会计档案的相关含义与规定。通过相关的法律法规，我们能够看出企业会计档案是一种以文件形式存在的档案，包含了纸质以及电子档案等类型。其中的内容包括会计资料分析、核算以及检查等事项，而会计核算又是会计工作中的关键要素，会计档案能够准确清晰地反映出企业整体的经济状况。会计档案一般具备两种功能，其一是能够对各类会计信息进行储备与保存，其二则是提供各项经济活动的依据。另外，会计档案还具备自身独特的属性，一般包括了历史记录性、原始性、关联性、凭证性以及参考性，其中尤以专业性与独立性作为核心要素。（二）企业会计档案的分类。在企业中会计档案的类型是多样化的，为了能够更好地做出划分，对其进行有效的整理与分类是极有必要的。一般情况下，从整体上来讲，企业在根据内容进行分类的过程中，包括了以下几种类型：其一，会计凭证。会计凭证主要是企业中在各项经济活动中所产生的原始凭证、记账凭证以及记账凭证汇总表；其二，会计账薄。会计账簿在企业中一般是指总账、明细账、固定资产卡片以及日记账等；其三，财务会计报告。财务会计报告是会计档案中的重要组成内容，其包含了年度决算报表、月度报表、季度报表以及半年度报表等，在报表中一般还存在报表附注以及相关情况的说明书等内容。企业中会计档案还可以按照不同的载体进行分类，较为常规的为纸质档案，一些电子档案在当前的技术支持下可存储在U盘等工具中。另外对会计档案按照年限进行分类的过程中，一般分为永久与定期两种类型。对于定期的会计档案管理，在《会计档案管理办法中》亦有相关的明确规定。

二、企业会计档案的作用

在我们思考与探讨企业会计档案如何有效利用的过程中，对其所发挥的作用进行相关的表述，能使我们更好地以其价值体现来发现合理运用的途径。笔者将针对会计档案的参考作用、史料价值、监督作用以及管理作用方面进行重点讨论。（一）企业会计档案的参考作用。会计档案对企业中发生的各项业务与经济活动进行了真实的记录，进而反映出企业在发展过程中诸多成功或失败的经验与教训，为企业在今后的战略规划中提供宝贵的数据与资料，通过对会计档案的审阅与利用，参考其中所包含的高质量信息，保障企业今后顺利有序地发展与经营。（二）会计档案的史料价值。企业在探寻经营管理的有效途径时，通过会计档案能够充分发挥其应有的史料价值。企业中所包含的诸多原始凭证，能够为企业提供客观、真实的历史证据。（三）企业会计档案的监督作用。会计档案的存在能够使得企业在开展相关的监督工作时，通过对各项资料的调查来查验是否严格遵循国家相关法律法规以及政策规定，进而有效保护企业财产，防止违规行为的发生。在企业经营发展的过程中，以全面的会计档案来维护企业自我监督、政府监督以及社会监督。（四）会计档案的管理作用。在企业中，会计档案对各项经济活动与业务进行了准确的会计信息记录，并明确了相关责任，其是企业在开展各项管理工作必不可少的依据。对各项经济活动的收支状况、经济指标以及经济数据进行分析，以相关的评价结论对企业各项管理工作提出建议与措施。会计档案对企业中会计行为的分析、预测以及规划亦能起到一定的引导作用。

三、强化电力企业会计档案利用的建议与措施

（一）完善企业会计档案管理制度。当前，在部分电力企业中，仍存在未建立健全会计档案管理制度的问题，或是存有制度，但过于形式化。此种现象会严重地阻碍会计档案的有效利用。电力企业应结合自身的工作特点，对会计档案管理制度方面存在的漏洞进行完善。以制度来保障会计档案管理工作的开展，保证各项资料内容不会产生丢失、损毁及泄密等行为。以制度来明确管理过程中的职责所属，对企业中使用档案的方法、人员进行严格的规范，在符合相关档案保密工作的需求下，还能够更为便捷地提供使用。（二）强化会计档案的信息化管理。在信息技术快速发展的今天，将会计档案进行信息化管理是大势所趋。以扫描、数字成像、数据库、多媒体等高新技术进行会计档案管理，不仅在效率上能获得大大的提升，还能在管理与存储质量方面有所保障。电力企业根据各项业务所需，建立科学的会计档案数据库，形成有序的管理结构，在提供使用的过程中，能够实现高效的资源共享。以信息化手段进行会计档案的管理不仅能节省保存空间，提高经营效益，还能使档案的归档更为迅速、使用更为便捷、原件更为安全。因此，强化会计档案的信息化管理是电力企业在处理诸多繁冗信息数据的必要途径。（三）优化会计档案保密机制。在电力企业中，对于各类会计档案的保密工作是极为重要的，但如果存在过分保密的现象，在一定程度上会削弱会计档案的使用效率。因此，要对各类会计信息做好相应的保密等级划分，一些保密要求较高的会计信息采取严谨的保密机制，但一些利用率较高且无需过于强调保密等级的信息内容则需适当公开。过于严格的限制，会导致会计档案的利用率低下，在借阅相关档案时，需经过层层审批，给使用者造成了较多的不便与阻碍。因此，在会计档案管理的过程中，要充分做好会计档案资源利用与会计档案保密工作的辩证关系，充分发挥会计档案的利用价值。（四）加强会计档案管理人才队伍建设。在电力企业中，其所需处理的会计档案内容是相对复杂的，由于电力企业自身业务数量庞大，会计档案管理的工作也就存在了一定难度性。这也进一步要求档案管理人员需具备较高的综合素质。首先在专业性方面要进一步强化。当各项会计资料从财务部门转移到档案管理部门时，档案管理人员要熟知各项操作流程，对档案的细化与分类亦需相关的知识体系作为支持。其次，会计档案管理人员要具备一定的法律知识与法律意识。严格遵守相关法规与政策要求进行会计档案的管理，要极力避免违法行为的产生。最后，会计档案管理人员要具备高度的责任感。档案管理工作复杂且存有一定的难度。面对繁琐的工作必须以高度的耐心与责任心完成相关的工作要求。（五）优化管理与服务模式，提高会计档案利用效率。在电力企业中，较为传统的会计档案使用方式一般是通过口头、电话或书面等形式来进行。但当前，在各类信息管理工具愈加成熟的状况下，通过网络信息的检索等方式进行相关档案的查询能极高地促进使用效率。在电力企业中，选择适合自身的财务软件，对各类电子文档进行细化分类，利用者通过网络来获取相关信息，在地域与时间方面都能有效减少限制，使得档案的利用更为高效与便捷，进而大大提高利用率。

四、结语

在电力企业中，会计档案的管理工作综合性较强，且涉及范围较广。会计档案的有效利用要对客体的需求以及信息技术的变革方面进行重点研究与探索，结合电力企业自身特点，进一步规范会计档案的管理与利用，使其能为企业的健康稳定发展发挥出应有价值。

参考文献：

[1]谢瑶华.财务共享模式下企业会计电子档案管理研究[J].浙江档案，2019（03）.

[2]王春飞，刘婷.重要性原则在会计实务中的应用:基于档案研究的经验证据[J].会计研究,2019（01）.

作者:王朝 单位:宿州创元发电有限责任公司