电力企业招标文件管理方法研究

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【摘要】随着电力企业不断建设和发展，电力企业招投标部门在招标过程中存在着前期准备时间短、汇总分析工作量大、招标文件编制规范性难以保证等问题。尽管电力企业领域发展态势良好，但是在这种不完善的招投标文件管理模式下，物资招标采购工作质量受到影响，急需在现有管理方案上优化管理模式。本文基于电力企业招投标文件管理中出现的问题进行研究，针对文件管理提出解决方案，旨在提升招投标文件质量。

【关键词】结构化思路；电力企业；招标文件；管理模式

招投标文件是招标采购过程中的重要依据。信息化时代背景下，电子化招投标更是得到了电力企业的认可。在招投标过程中，招标文件阐明出工程性质与要求，为招投标人提供指导。在逐年增加业务量的情况下，如何使招投标文件编制更为快捷，减少出错的现象是现阶段亟待解决的问题。本文基于结构化思路的招标文件管理模式研究，设计出符合电力企业现阶段状况的编制系统，旨在提升招投标文件管理效果。

1项目背景

随着“三集五大”体系建设深入推进，电力企业中招标采购等工作量逐渐增大，且编制过程中问题众多，如不解决，将给业务人员带来难以承受的工作压力，也影响着招标文件审查。基于这种现象进行招标文件结构化管理与研发服务，通过优化招标文件管理方法，以提升招标文件编制质量，解决招标文件管理难度大等问题，意在提升电力企业招标文件管理效果。

2招标文件标准化与结构化

2.1标准化招标文件的意义。招标文件涉及的环节十分烦琐，在编制招标文件的时候相当麻烦，快速地将招标文件内容编写出来，并且保证没有错误，就需要专业的编制人员耗费大把的时间来做这件事，还要保证不分心，避免出现错误，这也给了编制人员相当大的压力。为了保障招标文件编制的规范性和准确性，避免后期采购过程中因文件内容不规范，导致招标双方产生不必要的纠纷，减少双方的投标风险，需要针对编制招标文件进行强制性的规范，制定规范的示范样本，为编制人员提供参考，更好地服务于招标采购部门服务。目前电力行业并未出台与工程招标文件有关的“标准化样本”，所以不同的电力企业在编制文件也是千差万别。因此，在编制招标文件的同时，要先考虑文件格式的规范性，通过修订文件样式，规范编制文件样本，为其建立文件模板，为实现招标文件电子化编制操作提供前提条件。2.2标准化和结构化招标文件范本。基于现阶段社会工程服务项目中企业招投标的现状，招标文件标准化和结构化思路如下：2.2.1收集与分析典型样例。设计招标文件范本的格式，以国家发改委的招标文件模板为基础，结合电力行业招标文件范例，分析每一份文件范例的格式构成，设计出招标文件的初步格式。招标文件中包含公告、评标办法、合同等多种格式，其中招标公告是整个项目的概览，一般会采用单独编制的方法。投标人须知是关于采购环节的中的招标要求，需要投标人按照投标规定来进行编制。合同条款是国家电网公司等电力企业统一编制并强制使用的专用词。2.2.2整合与规范招标文件模板，结构化分解管理。在根据上述的格式，进行梳理后，明确了招标文件初步格式，在此基础上深入研究招标文件的详细内容样例，针对不同招标项目、招标内容之间的差异性和共性，进行归纳和整理分析。将不同类型招标项目、招标内容使用文件按照物资类与服务类、协议库存类与批次采购类、基建类与非基建类等内容建立九种招标文件范本，将招标采购所使用的各种类型的招标文件分解，按照固化部分、半固化部分、非固化部分等，结合角色和权限管理，与招标方案生成、投标响应、阅标记录等整合。对于固化的编制文件范例，在编制的时候内容就不能再做修改；非固化部分编制文件范例内容，可以通过计算机软件去进行修改。

3招标文件结构化管理系统设计

就招标文件管理存在的问题，进行招标文件结构化管理与设计，“基于结构化思路的招标文件管理模式研究”科技项目的部分内容，通过研究招标文件的结构化管理方法，按照结构化思路，将招标采购所使用的各种类型的招标文件分解，按照固化部分、半固化部分、非固化部分等，结合角色和权限管理，与招标方案生成、投标响应、阅标记录等整合，解决招标文件管理难度大、管理成本高、招标文件编制易遗漏或出错问题，达到招标文件质量和管理效益提升效果。3.1功能描述。系统应用功能主要是以采购需求计划为基础，利用信息化手段，包含基础文件配置、招标方案生成等功能模块，将投标响应、阅标记录等进行整合。将物资招标、非物资招标、非物资非招标、物资非招标的招标文件，按照半结构化思路进行分解，从模板中获取相关的数据，结合角色和权限管理，采用网络与信息化手段，自动生成不同分标或项目的招标文件，实现招标管理部门、招标机构等部门对招标文件的编制与管理。3.1.1基础文件设置。招标文件中的合同条款，按照固化部分、半固化部分、非固化部分进行划分，结合角色和权限管理，因不同的项目会选择不同的条款，而需求计算中涉及的项目与合同样式已经有明确规定。在此基础上建立与合同相应的模板，用详评合同模板与合同模板对应，将其作为基础配置表格导入至系统中。3.1.2模板导入。合同模板、详评打分细则模板的电子文件，需要在详评之前导入到系统中，以此作为合同、详评打分内容的依据。如果合同中的内容或者详评打分细则发生变化，只需要将文件的内容进行调整，在此将其导入系统中，进行文件更新，从而实现模板内容的灵活变化。3.1.3需求计划导入。需求计划中详细地会规定每一次招标采购的基本需求，而负责编制招标文件的工作人员编制招标文件时，也是基于需求计划表中详细的招标采购需求信息来编制的。因此，在系统中建立批次项目，并在批次项目下导入需求计划表，系统会依据需求计划表中的信息，来获取生成招标文件或者与其相关内容文件的信息。3.1.4招标文件生成。依照标准编制招标文件范本的规定，除了合同部分和详评部分，大部分数据是需要经过系统进行自动填充的，如招标文件封面信息（招标编号、项目名称等）报价方式、评分权重、价格分计算公式等。这些内容同样依据需求计划表，获取计划内容并自动填充至相应章节。将招标文件分解为招标公告、通用部分（常规情况下每批次无须更改的部分）、专用部分（招标方案各部分、合同范本等），在系统中部署好后，每批次只需按照类别，结合角色权限管理功能，批次经理维护公告和通用部分中需要更新的内容、项目经理维护专用部分，导入合同范本和技术规范书后，自动整合生成完整的招标文件，传输给大厅、招标主管、物资部等各审核方，实现在线针对性审核，以解决非物资招标文件范本多、管理难、制作精细度和制作质量因人而异、字体和文档结构差异大等问题，并提高招标文件审核效率[1]。3.2应用成效。通过开展招标文件结构化管理与研发设计工作，实现了招标电子文件自动生成，在为编制招标文件提供便利的同时，也促进了信息化技术与采购部门之间的融合。招标文件自动编制系统立足于招标文件和企业实际采购需求，在编制过程中利用计算机技术可以自动套用模板，实现了电子招标文件自动编制。改变了以往的编制方式，用电子设备代替了人工，减轻了大量的重复性工作，以及管理难度大、管理成本高的问题，极大地缓解了人工编制的压力[2]。另外采用自动编制招标文件，能进一步规范招标文件的规范性，保障内容的准确性，避免了招标文件编制出现遗漏或出错的现象，减少采购风险发生的概率，提升电力企业管理效益。

4结论

综上所述，招投标文件是电力企业在实施工作中用到的指导性文件，文件内容的完整性和准确性是电力企业采购活动能继续开展的前提。随着工程招标量提升，招投标文件管理难度大、招投标文件编制易遗漏等弊端逐渐暴露，针对招投标过程中出现的问题进行规范，采用信息化手段实现自动编制文件，结构化的管理方法提升编制效率。电子化的招投标更符合现阶段社会发展趋势，能推动电力企业更好发展[3]。

参考文献

[1]乔薇.国家电网河北省电力公司招投标采购过程管理改进研究[D].石家庄：石家庄铁道大学，2018.

[2]张明.电力物资采购项目招标风险及其预防[J].企业改革与管理，2018（8）：13-14.

[3]程剑筠.省级电力企业电子化招标模式探索[J].企业改革与管理，2018（4）：201，209.

作者:马红斌 张迪 徐世阳 熊国宏 刘珮 敖翔 陈博能 傅盈 单位:国网重庆招标有限公司