电子发票对中小企业财务共享的作用

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［提要］目前，许多大型企业从使用电子发票到建设财务共享中心，实现财务处理高度自动化。然而，部分中小企业还没有意识到建设财务共享中心的必要性。电子发票的应用与普及是必然性的，纸质发票到电子发票的演化是中小企业迈向财务共享至关重要的一步。在未来中小企业财务发展中，电子发票在降低企业经营成本、合理有效地利用企业资源、帮助企业建立对财务共享平台的信心方面具有重要意义。

关键词：电子发票；财务共享；中小企业

一、中小企业电子发票应用现状

（一）目前中小企业电子发票应用现状。发票是在企业经济活动中的交易的书面信息载体，是会计账务的重要凭证。无论是大型企业还是中小企业甚至微型企业，只要企业发生经济业务，有经济往来，那么就一定会用到发票。会计准则规定，除了预付款以外，发票必须写明企业交易的付款信息、日期和数量。为了方便内部审计及核对数量，企业开具的任何一张发票必须有独特的流水账号码，每张发票都是独一无二的，以便企业进行财务风险防控。在完善的会计体系中，发票的地位举足轻重，对于企业来讲，发票主要是做账的依据，也是缴纳企业税款凭证；而对于员工来讲，发票是报销凭证。随着会计活动的不断丰富和发展，发票作为会计信息的载体之一，也由简入繁，在形式与内容上更加规范。然而，目前电子发票在国内中小企业中的推行还不够广泛，许多中小企业对电子发票相关政策和规定不够了解。虽然电子发票的使用流程及技术已经成熟，但是技术上的难度和费用昂贵等问题导致电子发票并未在企业中大规模推广开来。特别是中小企业，电子发票使用率低之又低。由于中小企业中部分财务人员习惯了传统纸质发票的报销模式，对计算机和会计信息化流程不熟悉，没有跟上变革的脚步，许多中小企业仍采用传统的纸质发票。这不仅使企业财务工作日渐繁杂，机构臃肿，也降低了中小企业与大型企业合作的可能性，在一定程度上限制了中小企业的发展。（二）电子发票的优势。电子发票，顾名思义，是将传统的纸质发票放到电子信息化平台上使用。由于电子发票是销售方财务人员直接对接购买方财务人员，不经过他人之手，且数据的传输和发票的生成都是实时的，发票的真伪易查，数据不可篡改，大大减少了别有用心之人伪造、变造发票的可能性，一定程度上保证了企业财务信息的安全。传统会计重要性原则的提出是基于财务人员没有精力全面有效地反映企业的每一笔经济业务。在当今大数据背景下，电子发票可以将企业会计信息去中心化，表现为分布式记账。既连接了企业与消费者，又连接了纳税人与税务机关，降低了国家和纳税人的成本，提高了社会工作效率，避免了因发票丢失、错误等问题造成的时间成本。电子发票曾经是财务领域的新兴事物，作用和纸质发票相同，税务局将电子发票的样式统一，号码全国统一编码，全国统一防伪技术，同时在电子发票上附有税务局的电子签名机制。自2021年开始，国家大力推广电子发票，上线“金税四期”工程并实行电子发票区域税务局征税试点，由此可见国家的重视程度和电子发票使用的必然性。电子发票承载着企业每一项经济活动的全部信息。与传统纸质发票相比，电子发票的信息更全面、更细节化，能够随时追踪经济业务。在信息化时代中，电子发票满足了时代的需求，具有较高的安全性和便携性，管理成本低，节约了企业资源。最为重要的是，电子发票录入财务共享中心，被整合到报账系统，业务层面信息被整合在一起数字化，为财务共享服务中心的数据和分析的作用发挥提供了基础。

二、中小企业财务共享平台建设现状及存在的问题

财务共享服务是大型企业对集团内部的财务进行管理的一种新模式，利用信息化技术，通过流程再造，将企业会计业务集中处理。财务共享服务是会计史上一次重要的技术进步，是会计核算工作从单一转向多元化的里程碑。虽然财务共享平台的建设是企业发展的必然，对中小企业来说却是个难题。首先，财务共享平台建设初期投入高。大多数小型企业都是小规模纳税人，其所报的报表和账务相对简单，税款几乎全额减免，企业财务大多由老板或其他负责人兼任，没有财务人员团队。这种企业不重视财务工作，对财务工作上的投资意愿不强。从小型企业成长上来的中型企业也有这一固有思维。与之相对应的是财务共享平台的建设周期较长，系统较复杂，使很多着眼于眼前利益的中小企业没有认识到财务共享平台建设的重要性。特别是一些前期运营需要大量资金的企业，资金回收慢、回报率低等问题都使得企业没有财力建设财务共享服务中心。另一些对自己经营能力不自信的企业管理者也会犹豫，认为财务共享服务中心的建设是企业达到一定规模，有一定的财务工作量时才需要考虑的事情。市场经济的发展使各行业涌现出了许多龙头企业，随着时间的推移和技术的发展，中小企业对行业市场的占有率本就不高，长期发展下去技术上的支持是必不可少的。正因为以上原因，很都中小企业在处于成长期时没有考虑建设财务共享平台。但是，随着企业的发展，生产规模不断壮大，随之而来的是财务工作更加繁多，处理难度加大。这时候构建财务共享平台往往要付出更多的精力、时间和金钱。在这个阶段，企业一方面纠结于建设财务共享平台所耗费大量人力物力；另一方面则要面临财务人工成本增加的问题，这使很多资金不充足的中小企业难以抉择。其次，大部分中小企业财务人员操作信息化平台的经验不足，难以迅速掌握财务共享平台的应用。对很多小规模企业来说，没有给财务人员配备相应的财务软件，缺乏财务共享意识和软件工具。我国中小企业的会计人员构成以两大群体为主：代账会计和聘用会计。对代账会计人员来说，在业务高峰期，一个人要同时处理十几家甚至几十家的会计业务，时间上不允许他们认真细致地钻研某一中小企业的财务共享平台使用。而且代账会计兼职费用较低，与企业之间只是兼职关系，没有责任和义务帮助企业使用财务共享平台。对于企业聘用的固定会计来说，他们已经习惯了传统的财务处理方式，复杂单一的工作之下很难有热情去学习财务共享平台相关知识。人员的能力和态度是中小企业建设财务共享平台的又一难题。最后，财务共享的信息安全问题。财务共享中心将企业的数据都放在平台上，信息透明的同时安全性却没有得到保证。虽然财务共享服务平台的使用避免了他人随意伪造、变造会计凭证，也为互联网黑客提供了可乘之机。例如，一些大企业尽管有较为强硬的硬件环境支持，但是如果总部一旦出现网络故障和网络“黑客”攻击，财务共享服务中心的运行就会被打断，正在共享的信息会面临着泄露的风险。对于相互之间竞争不大的小企业来说，财务共享服务中心自然有其安全性优势，而对于部分行业竞争较大的企业来说，信息泄露无疑是灭顶打击。随着信息化时代的发展，信息泄露与网络诈骗报道层出不穷，对财务共享平台没有清晰认识的决策者自然会怀疑其安全性，中小企业对出现安全问题的解决能力也弱于大型企业。因此，财务共享平台拥有便捷高效、财务处理高度自动化、便于企业进行风险规避和预算管理等优势的同时也具有一定的局限性。

三、电子发票对中小企业财务共享平台建设的推动作用

（一）电子发票在财务共享平台上的相关操作简单易懂。发票是企业开展经济业务最基础的凭证之一。无论是哪个行业，无论企业规模大小，其账务处理都离不开发票。从电子发票的推广应用开始，企业财务处理环境就发生了翻天覆地的变化。对于中小企业来说，电子发票相关业务在其财务处理工作中所占的比重远高于大型企业。同时，发票票样和填写方式固定，电子发票的填写只是将纸质发票的填写流程转变为计算机操作，核算和报销则仅仅是将纸质版核对流程变成了电子版。对财务人员来说工作形式和内容改变不大，不会打击年龄较大财务人员的工作热情，学习难度小且省时省力，又符合当代年轻人处理数据信息的习惯，很适合作为企业踏入财务共享门槛的媒介。中小企业应用电子发票可以在一定程度上实现对费用数据的实时管控与预警；使业务费用的报销时间大大缩短，既保证和提高了业务处理细节的准确程度，又节约了业务处理时间，提高了业务、财务核算工作效率。将费用的报销和日常资金的支付作为重点，通过固定的标准化报销流程，实现中小企业财务处理流程的统一化、规范化、透明化和自动化。在这个过程中对财务制度与流程进行了梳理，为构建财务共享服务中心奠定基础。因此，电子发票是中小企业迈向财务共享的第一步，也是中小企业财务处理迈向共享最重要的一步。电子发票的应用，促进了中小企业对财务共享的理解与认知，推动了中小企业财务共享平台的建设。（二）电子发票被各行各业广泛使用。一方面国家自2019年颁布了《企业自建和第三方电子发票服务平台建设标准规范》，对电子发票的服务平台做了进一步的标准要求。之后，全面升级发票管理系统，为纳税人提供了增值税发票的网上抵扣、退税勾选、发票查询等服务，纳税人可以在平台上免费使用电子发票相关功能服务。2020年，税务局对电子发票平台的优化进一步满足了新营商环境下企业对电子发票个性化管理的诉求。解决了异地开票的难题后，企业开具业务所需的发票更加便捷。相应的，不适用电子发票的企业在税务处理上将会有更多的问题，电子发票的使用也将成为税务系统对纳税企业的新要求。在新的税务政策下，无论是达到税务门槛的中型企业还是小规模纳税人，电子发票的使用都是势在必行的。另一方面市场经济下，中小企业想要谋求发展，势必会选择和实力更强的企业进行合作。在信息化背景下，企业的生存发展模式较以往大不相同。目前，实力雄厚的行业带头企业拥有更先进的技术，企业资金充足，资源利用率高，这些企业的财务信息高度自动化，建立财务共享中心使发票的管理地位上升，成为了财务管理的新工具。中小企业想要和已经应用电子发票的企业建立商业合作关系，势必要跟上对方财务处理的步伐，应用电子发票完成会计信息的传递。特别是双方企业异地的情况下，中小企业不得不使用电子发票完成业务。如果中小企业仍采用传统纸质发票，二者财务信息不对等，合作也就难以达成。比起提高企业的工作效率和节约时间成本，寻求更多的合作机会是中小企业应用电子发票进而建立财务共享平台最为迫切的理由。

四、结论

综上所述，电子发票的应用对中小企业的发展具有重大意义。电子发票则作为降低企业经营成本、合理高效利用企业资源、促进企业财务转型的基础，在企业发展中的作用不言而喻。中小企业财务共享平台的构建整合了企业各方面的资源，避免企业会计信息失真。无论从哪个方面，企业财务共享平台的建设都是必然性的。因此，中小企业不妨从电子发票的应用入手，逐步与信息化时代财务处理方式接轨。

主要参考文献：

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［2］蒲彦池.关于中小企业财务共享服务的可行性分析［J］.商讯，2020（36）.

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［4］杨为琛，薛方，伺彦伟.电子发票推动“互联网+财税”［J］.财会学习，2021（06）.

作者：王胜男 单位：沈阳大学