财务共享服务模式在财务管理的应用

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摘要：改进和加强高职院校财务管理工作，有利于降低办学成本，提高办学效率，促进决策科学化。目前，诸多企业已经成功实践财务共享服务模式，被证实可以运用于高职院校财务管理工作。通过阐述财务共享服务模式内涵及应用优势，结合J高职院校管理现状及存在的问题，深入研究该校实施财务共享服务模式的可行性及对应措施，探索改进高职院校财务管理制度和工作方法新路径。

关键词：高职院校；财务管理；财务共享服务模式

一、财务共享服务模式简述

大数据时代，财务共享服务模式作为一种较为先进的管理方法已被越来越多的企业广泛应用，一度掀起财务共享中心建设热潮。财务共享服务模式是通过信息技术手段，以财务流程处理为主要对象，通过重构部门协作、规范业务流程，提升工作效率，以数据快速流转为视角，为财务部门、部门与部门间乃至外部信息使用者提供专业化财务服务的创新性管理模式。该模式对计算机和网络的依赖性更强，能够在短时间迅速打破部门间因专业和业务内容不同造成的沟通壁垒，建立起接续性的业务处理模式，并且通过其共享服务中心发挥效能，将本应由人工才能完成的大量基础性工作通过信息化手段分列完成，且能在过程中实现统一化、精准化的流程再造，将财务人员从繁琐的基础核算、重复的数据加工业务中抽离出来，将更多精力用于研究如何提升管理工作，充分发挥财务部门参与企业整体决策部署上来。总之，目前企业广泛采用的财务共享服务模式已日臻成熟，并且逐步向其它领域和行业推广，其中不乏在各级各类行政事业单位的成功运用。本研究即是该模式与高职院校财务管理改革联系，运用相关理论及方法，结合实例进行深入分析。

二、高职院校财务管理现状分析（以J学院为例）

J学院是经山西省人民政府批准、国家教育部备案的一所地方全日制公办高职院校。作为该地区唯一一所高职院校，其对地方经济和社会发展的作用不言而喻。近年来，随着“双高计划”的不断推进，高职院校之间的竞争日益激烈，J学院在立项建设山西省优质校的同时，积极组织省级高水平高等职业学校和专业群申报工作。此外，随着新政府会计制度的出台，政府对财政预算资金的管理愈加规范、严格，使得J学院迫切需要提高财务管理的灵活性、降低办公办学成本、提高资金使用效率和效益、规范业务流程等。经过20年的发展，J学院的财务规章制度不断健全和完善，财务管理各项流程规范、有序运行，财管管理信息化水平不断提升，已基本实现学杂费扫码收取、票据电子化、预算管理一体化等，但对标新需求和新变化，现有财务管理模式的不足之处也日益凸显，具体表现为以下方面：

（一）现有财务职能仍以核算为主，决策支持能力偏弱

财务部门应是学校发展的重要参谋部门和数据中心，能够有效支持学院计划、分析、控制、决策、评价等前瞻性工作，而不仅仅满足于核算和监督的基本职能。而J学院目前的财务工作主要是审核报销、资金支付、会计记账、政府采购、资产管理、预决算编制、工资发放、学杂费收缴等常规性业务。财务人员过多精力被常规性业务占用，难以从事数据加工和分析工作，未能充分参与决策、评价等工作。

（二）财务队伍不稳定，人员流动性较大

随着优质校建设和“双高计划”的推行，J学院更倾向于引进教学科研型人才，导致教辅岗位编制紧缺。目前，J学院的财务队伍中，非正式编制人员约占1/3，这部分人员由于身份待遇问题，缺乏职业认同感，流动性较大。其余人员虽是正式编制人员，但均是教师岗，承担着教学和科研任务，流动性也偏高。

（三）财务管理信息化水平偏低

1.J学院部分系统如薪酬管理系统、人事管理系统普遍陈旧，已无法满足学校内部管理和服务的要求一些基础性、重复性工作仍然靠手工完成，工资、人事等数据统计工作仍停留在纸质化阶段，缺乏统一的数据管理平台。各部门用电子表格录入、储存数据，然后以纸质媒介进行传递，最后提交到财务部门。由于缺乏相对统一、标准的格式，导致数据质量参差不齐，其溯源性和信息透明度也较难保证。2.信息系统自动化程度不高首先，作为业务量最大的费用审核报销业务，仍未实现电子报销。目前，该校的费用报销仍是财务人员辅助填写并粘贴报销单据，经办人员将粘贴好的报销单据根据相关审批权限逐个找领导面签，最后由出纳人员逐单付款。繁冗低效的手续产生了各种负面效应。其次，各类统计报表难以通过系统直接生成，仍依靠财务人员手动整理、二次加工，财务数据信息的利用度有待提高。学校也没有建立统一便捷的平台，帮助其他业务部门查询和分析与其相关的财务信息。3.信息集成困难大、共享性低J学院目前已具备预算、决算、支付、账务、薪酬管理、资产、政府采购、人事、招生、学生管理、教学科研等信息管理系统，但各系统自成体系，无法做到数据的有效衔接，导致信息集成困难大，共享性差。多个信息孤岛的存在，一方面给各部门的工作带来不便，特别是给处于后端的财务工作带来很大挑战。为了保证数据的准确性，必须浪费大量的精力反复沟通和确认；另一方面使得管理者无法及时获取整合信息，难以宏观把握资金使用和资源配置情况，难以及时发现预算执行过程中出现的偏离计划、执行不及时等问题，进而难以实现高校优化资源配置和资金使用效益最大化。

（四）内部控制机制不完善，财务监管滞后

J学院目前已基本实现职责分工控制、授权控制、审批控制、预算控制、会计系统控制，但内部控制制度尚未健全，特别是随着新的会计业务类型、新的支付手段不断出现，现有的内部控制制度不能及时予以补充与修订。由于缺乏与学校业务相适应的信息化控制流程，难以避免人为因素的干扰，使得内部控制的效果大打折扣。另外，由于大量的数据录入和审核工作多集中于财务部门，且服务群体数量庞大、业务种类繁多，财务人员在审核及录入过程中难免出现疏漏，无形中加大了学校所面临的财务风险。科学的财务监管应体现在事前、事中、事后全过程，而J学院多是事后监督，加之学校资金性质种类偏多，使得资金管控的难度进一步加大。

三、财务共享模式在高职院校中的运用基础分析

（一）高职院校财务具有采用财务共享服务的内生动力

为了加强学校的管理工作，管理者需要更加及时、快捷地掌握学校实时信息，比如资金使用情况、预算执行情况、各项目进展情况等，从而及时发现管理中的漏洞和问题，作出科学、精准、有效的决策。财务共享服务模式不但可以实现将业务从线下迁移至线上，将大量、重复的业务通过流程梳理、再造、标准化处理等方式实现集中处理，而且可以将财务业务端口前移，实现业务驱动财务、财务指导业务、业财一体的良性循环。这种模式一方面将财务管理和财务服务的职能分割开来，可以适当降低财务服务人员的比例，优化财务部门人员结构。另一方面，由于业务、财务系统的互联互通和数据共享，可以大大减少业务当事人与财务人员的面对面接触，提升财务服务效率和满意度。

（二）外部监管倒逼高职院校财务部门提高信息化水平，为财务共享服务提供外在动力

《国务院关于进一步深化预算管理制度改革的意见》指出，用信息化手段支撑中央和地方预算管理。各预算单位应当充分运用规范的预算管理系统加强资金管理和内部控制，对信息系统建设实施归口管理，将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统，减少或消除人为操纵因素。可以看出，从中央到地方都高度重视规范工作流程、统一数据标准、推动信息互联共享。高职院校要加强自身信息化建设，以适应外部监管要求，也为借鉴财务共享服务实现财务管理转型提供了良好的机遇和动力。

（三）高职院校财务业务集中度高，便于进行标准化、流程化改造

据统计，J学院财务工作中排在前几位的常规核算业务分别是：费用报销业务、学杂费收缴、招标采购、资产管理、往来款管理、会计记账和报表。其中费用报销业务不仅工作量大、重复度高，且涉及的人员也最多。通过梳理不同类型费用报销业务，发现其流程大同小异。因此，费用报销业务最有必要也最适合进行标准化、流程化操作。如果采用财务共享服务模式，费用报销系统上线是最可行的切入点。

四、高职院校推行财务共享服务模式的影响因素分析

（一）传统管理理念的制约

J学院目前组织架构界限较为分散，各业务处室工作人员也习惯了自有系统的简单操作和内部沟通方式的延续。而构建财务共享服务中心，必须重新研究改变现有组织架构，梳理旧的规章制度，重造业务流程，势必会打破现有业务生态平衡。这是一场全局性的变革，已不是简单的财务部门内部改革。变革则意味着岗位分工调整，学习新业务、新知识、新技能，可能在一定程度上引起部分教职工不适情绪产生。此外，任何变革必然会面临一定的困难和风险，会对领导层最终做出决策带来一定压力。

（二）财务共享服务建设成本较高

财务共享模式的建立和推进是一项系统性工程，需要依托一定数量的硬件设施和运行人员。为了保证财务共享中心顺利运行，需要电子影像系统、电子报账系统、财务核算系统、资金管理系统、银企直联系统、电子档案系统等信息系统的支持。不论是购买还是自行研发，都需要大量的人力、物力，特别是近几年财政紧缩，可能得不到足够的资金支持，将成为推行财务共享服务的一大障碍。

五、高职院校推行财务共享服务模式的对策分析

（一）加强宣传和沟通，促进观念转变

建立财务共享服务中心，对任何企事业单位而言，都是一项涉及面较广泛的改革。为了保证财务共享中心能够成功建立并运行，上到高层决策者，下到广大基层教职工，必须清楚认识到该项改革带来的冲击和红利。要加强宣传和沟通，让观念先行。比如学院可以充分利用各种有影响力的新媒体渠道，如：微信公众号、微博、政府网站等，辅以图文、短视频，使内容更加有趣生动，易于理解。财务共享中心建成后，要继续加强对财务共享组织架构、业务流程、系统操作、财务制度等方面的宣传和培训，保证财务共享服务能够持续有效运行。

（二）整体布局，统一规划财务共享服务模式

财务共享是个全局性概念，需要学院领导层站在战略角度，打破现有管理模式，充分调动全院教职工的参与积极性，对全院的组织结构、业务流程、规章制度等进行全面梳理。一是重新思考各业务部门职能，界定各部门的权限和责任，做到数据有出处、可追溯、易对接、能共享。二是对各项业务流程重新梳理，区分常规性业务和非常规性业务。对常规性业务进行标准化、规范化、流程化，并通过信息系统进行流程固化、规则内嵌，减少人为干预。三是不断完善部门规章制度、内控制度等相关制度，做到有据可依、有章可循、宽严有度。

（三）善于利用现有资源，以低成本实现财务共享

就财务共享与信息系统二者关系而言，前者是目的，后者是手段。一直以来存在一个误区，就是要实现财务共享必须依托高信息化的工具才能实现，过于强调手段的重要性。其实，如果善于利用现有的技术手段和人力资源，也可以实现以较低成本实现财务共享。技术手段方面，比如可以利用钉钉软件现有的设置审批流程、上传发票附件等免费的基础业务功能，低成本实现财务报销、付款等业务。再比如扫描全能王软件可以替代扫描仪，帮助学院减少固定资产开支。人力资源方面，信息系作为J院校最大的院系，开设有大数据技术与应用、计算机应用技术、软件与信息服务等专业，该系教师不仅有丰富的教学经验，还具备丰富的实践经验，对学院的了解远远比校外信息技术公司更透彻，在搭建财务共享中心时更具有针对性。如果能够充分调动这些教师的积极性，将本院财务共享中心作为应用平台，以期达到既为学校做了贡献，又促进了自身成长的双赢目的。总之，在预算不断缩紧的情况下，J院校要搭建财务共享中心，一方面要充分挖掘现有的技术手段和资源，一方面不可操之过急，先搭建简易共享中心，随着条件的逐渐成熟再不断完善。

六、结语

财务工作智能化的时代已然到来，财务共享服务模式突破了传统财务管理模式的界限和弊端，是对管理模式的创新和变革，从根本上能够提高包括高等职业院校在内的企事业单位的管理效率。因此，财务共享服务模式必然是未来趋势。高职院校作为人员和资金密集型单位，应敢于突破，与时俱进，充分利用企业探索出来的先进经验，在财务管理改革的道路上率先蹚出一条成功的道路，不仅为了提升自身管理水平和效率，也可为本地区本行业其他行政事业单位提供借鉴。

参考文献：

［1］程平，王文怡.基于RPA的财务共享服务中心费用报销优化研究［J］.会计之友，2018（13）.

［2］陈虎，赵旖旎，党梅梅.中兴通讯全球财务共享的信息化实践［J］.财务与会计，2015（15）

作者：刘容 单位：晋城职业技术学院