集中报销系统与财务共享系统探讨

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摘要:随着中油集团财务共享系统的应用推进，原本应用的集中报销系统已逐步被取代。文章从系统架构、流程配置、核算效率、功能扩展等方面对中油集团集中报销系统与财务共享系统进行比较研究，对比两个系统的优缺点，总结出完善财务共享系统应用的建议，以更好地应用财务共享系统。

关键词:集中报销系统;财务共享系统;财务管理

一、集中报销系统与财务共享系统概述

(一)集中报销系统概述

集中报销系统是中油集团为提高财务管理工作水平，在借鉴同行先进管理理念和方法后开发的非生产性支出的报销信息管理系统。该系统由主数据管理系统、集中报销预算系统、集中报销管理系统、影像管理系统、资金平台(大司库)接口集成系统、公司卡系统、银企直联系统等几个子系统组成。集中报销系统在中油集团应用已有8年，目前集团各公司已逐步应用财务共享系统，该系统已逐渐停用。

(二)财务共享系统概述

财务共享系统是中油集团为提高效率、促进规范化和标准化、推动集团公司管理转型、管理提升而建设的财务管理系统。该系统运用现代化信息技术，以业务流程为基础，对财务处理流程进行规范化，从而提高核算效率，节约运营成本。财务共享系统有三大业务板块，分别是销售收款(OTC)、采购付款(PTP)和总账报表(GTR)，这三部分基本覆盖了财务全业务。财务共享系统在中油集团推广应用已有两年，提升了集团公司运营水平，降本增效成效显著。

二、集中报销系统与财务共享系统对比研究

(一)系统架构

集中报销系统以集中报销管理系统为主，集中报销预算系统、影像管理系统、大司库接口集成系统作为主要支持子系统，实现了与中油财务管理系统(以下简称FMIS系统)的集成，可以实现影像信息、报销信息、预算信息、付款信息等数据的准确、及时传递。其中，预算系统、影像系统都独立于集中报销管理系统，需要分别进行登录操作。财务共享系统是以中石油现有IT架构为基础，适应共享模式搭建的服务系统，对专业系统的功能进行重新编排、调度、提升以满足共享模式下业务开展的需要。共享服务系统由前台业务服务、中台共享运营和后台系统构成。前台业务服务接收客户提交的服务请求;中台共享运营完成服务办理;后台集成多个内外部专业职能系统如ERP、HR、合同系统等，为共享运营提供功能服务。集中报销系统与财务共享系统都实现了多个系统的融合，集中报销系统的缺点在于各个子系统互相独立，需要接口集成实现信息传递，在实际应用中，已多次出现两种情况:一是影像系统服务故障，影像信息无法传递到报销系统;二是大司库接口故障，报销单据无法推送到司库平台形成付款单据。财务共享系统已将影像功能融入，作为前台业务服务，中台共享运营与大司库接口进行升级，已解决影像信息、支付信息受子系统限制不能传递的问题。

(二)流程配置

集中报销系统的报销业务单据基于业务流程进行单据的流转驱动，完成单据的线上审批。业务审批流程由中油集团总部设定，固定为员工提单—影像扫描—业务审核—业务审批—财务签收，下级公司无法变更或者增加审批节点。由系统管理员在主数据子系统进行流程配置与指定审批后，该流程可以使用。财务共享系统的前台业务服务可提供业务审批流程配置功能，中油集团总部统一定义业务单据的标准审批流程(主流程)，即业务单据必须要走的审批节点，下级公司可以在总部标准审批流的基础上增加本单位的个性化审批节点(子流程)，满足各下级公司内部管理审批的需求。以中油集团下属公司为例，蓝色部分为总部定义标准审批流程(主流程)，绿色部分为增加的审批节点(子流程)。子流程可以设定审批条件，极大地满足了下级公司的个性化管理需求。集中报销系统与财务共享系统的业务单据都基于业务流程进行流转驱动，集中报销系统的缺点在于流程配置过于单一，仅有的两个审批节点无法满足不同公司管理的内部控制要求。财务共享系统已经很好地解决了流程配置的个性化需求，但是流程设计、审批条件设置有一定难度，财务人员需要一定的学习经验才能画出流程图，流程设计完毕后需要进行测试以验证流程的正确性。

(三)核算效率

集中报销系统增加了单据扫描环节，线上审批可以看到发票信息，但流程设置过于单一，无法满足管理要求。中油集团很多下属公司仍不能取消线下纸质审批环节，造成审批工作量大且内容重叠。在财务管理过程中，一笔业务根据流程往往需要在业务审批与会计之间加以重复的审核与传递，集中报销内容和纸质的报销内容重叠，致使扫描单据的作用与意义不大。集中报销系统单据错误需修改时只能退回首节点由业务人员进行修改，造成中间审批环节全部作废，需要重新审批，这在一定程度上增加了财务人员及业务人员的工作量。单据成功推送FMIS系统后，后续的生成付款单、凭证制证、资金支付全部由财务人员完成，凭证质量取决于财务人员的业务水平，核算效率并没有显著提高。财务共享系统的流程配置可以满足不同类型子公司、分公司的管理需求，同时形成标准化的业务处理流程。通过对业务的标准化、科学化、精细化管理，将下属公司的财务基础核算业务整合到共享服务中心进行集中处理，可以减少人为因素产生的误判，加快业务处理速度，提高核算效率。财务共享系统真正使会计凭证数据化、电子化，而不是可有可无的影像内容，业务人员和财务人员可以随时查阅相关电子单据，提高工作效率，节省时间成本和人工成本。财务共享系统单据错误可以由业务人员修改，也可以由财务人员修改，很大程度减少了退单量，提高了单据审批速度。但是单据专业性较强，很多财务名词术语给业务人员设置了不少障碍，业务人员难以理解会计科目，也分不清业务类型，单据准确性不高。

(四)功能扩展

集中报销系统实现了与预算系统、影像系统、司库系统、FMIS系统的融合。与预算系统融合，实现预算数据自动获取，业务申请、业务报销环节进行预算控制;与影像系统融合，利用影像采集、传输、调阅等技术，实现提供影像技术服务支撑;利用BIS集成服务平台，与FMIS、资金管理平台、营运资金平台融合，实现报销信息、付款信息等数据传递。由于各子系统互相独立应用，集成接口不稳定，各系统都有独立的服务器，一旦发生服务故障，数据信息难以实现及时传递。集中报销系统与HR系统的融合，仅能调用员工HR职级信息，用途过于单一;与合同系统的融合因接口问题难以解决，一直未能实现应用;与公司卡系统的融合因使用风险问题，很多下属公司并未启用。集中报销系统功能扩展十分受限，难以适应公司创新发展管理，伴随着财务共享的兴起，已逐步退出使用。财务共享系统可完成财务基本业务、专项业务、运营性管控业务和增值服务业务四大类服务，因采用一体化融合系统，在功能扩展方面有较大的优势。财务共享系统与ERP系统集成，实现对ERP主数据的远程访问;与加管系统集成，实现加油站点多模式销售对账，油品销售、非油商品进销存、加油卡、储值卡会计核算自动化;与FMIS系统集成，实现调用FMIS提供的凭证形成、月末结转、会计资料查询、报表编制等服务;与司库系统集成，实现调用司库平台提供的直联通道和服务功能，由财务共享中心完成资金收付、电子票据、上收下拨等业务会计凭证处理;与合同系统集成，调用合同信息，实现共享系统对合同付款的审核控制;与发票服务集成，依赖税务信息供应商提供的集成通道服务，自动采集进项税发票结构化数据，集成发票认证和验真服务，实现发票全过程管理、发票影像信息和结构化数据的自动匹配，提高共享运营效率，为纳税申报和税务分析提供数据支持;与HR系统集成，实现工资及各项补贴的计提及发放。对于境外中油企业，财务共享系统提供的境外财务共享服务业务范围可以不受法律法规限制、可异地处理、主要包括本地和调整账的核算及中方报表编制。对于商旅服务，财务共享系统与第三方商旅系统集成，可实现自动预定，集中对账、集中支付，内部清算，简化员工商旅预订手续，也可减少员工的资金占用，为员工出差创造便利条件。财务共享系统的智能运营，利用开发的凭证自动审核机器人、凭证自动生成机器人、影像识别机器人等实现了业务流程管理，解决了业务流程中高度重复的手工操作，可以以更快的速度完成工作，极大的减少成本。财务共享系统与各应用系统集成，充分调用了各系统的服务功能，使财务共享系统能供处理采购报销、资金结算、销售业务、总账业务、存货业务、税务业务、预算业务、基础服务和商旅服务，实现了“一个共享+多个职能”服务，为财务、HR、经营等多业务领域提供支持。

三、完善财务共享系统应用的建议

(一)增强财务共享意识

财务共享是中油集团持续深化管理体制改革，推动集团公司高质量发展的必然选择。财务共享系统是推动财务转型的重要基础，由决策执行转向决策支撑，由价值核算转向价值提升，由指标预算转向指标引领，由职能管理转向一体化协同管理，由分散财务转向共享财务，由集权管理转向分级授权，由眼睛向内转向内外联动，由事后监督转向源头治理。互联网、云计算、大数据、人工智能加速了企业的业财融合，推动管控型财务向价值创造型财务转变。增强财务共享意识，以正确积极的态度配合完成推广和使用工作，可以提高公司整体运营效率和服务水平。

(二)加强全员培训

财务共享系统采购报销单据出现了较多的财务术语，普通员工难以理解。俗话说“隔行如隔山”，财务人员应对基层单位员工就财务基础知识、会计科目内容等进行培训，对培训深度及广度加以拓展，加深员工对财务核算的理解，增强员工的工作能力与学习能力，提高财务系统应用效率。

参考文献:

［1］赵郭磊．集中报销平台在中油集团公司的应用探讨［J］．环球市场，2016(5):78．

［2］刘娜．浅议财务共享系统应用中的若干问题与对策［J］．经营者，2020，34(5):201－202．

［3］任旭东．中石油“集中报销平台”体系研究［D］．长春:吉林大学，2013．

作者：安然 单位：天津中油渤星工程科技有限公司