财务共享模式下科研经费管理初探

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摘要：近年来，我国高校科研激励不断增强，科研经费和种类猛增、会计处理流程日趋复杂。传统财务管理模式已不适应科研经费管理需要。本文以A高校科研经费预算、报销处理流程为例，探讨财务共享服务中心理论应用在科研经费管理的必要性、可行性以及提升管理效率、缩短预算报销时间、优化财务流程的各种路径，探索新形势下科研经费预算、报销的主要流程。

关键词：科研经费预算报销财务共享服务研究

1引言

1.1选题缘起。高校创新人才聚集，如何提升综合科研水平成为高校在教育市场中保持持续竞争力的一大法宝。为提升科研实力，多数高校设立了各类科研奖励、配套补贴，加大科研激励力度，提升教师科研积极性。同时，国家对高校科研经费越来越严格的管理使传统管理模式已不适应，不同学科科研经费处理各异，经费项目复杂。而财务人员对于科研项目的立项程序、预算要求及进展情况等很难全面把握，科研人员对会计报账流程、填写合理预算均较为陌生。这些因素直接导致财务部门效率低下，科研人员预算、报销耗费时间增加，削弱了提高经费额度、增加奖励种类所带来的激励效应。因此，将财务共享服务中心应用到高校科研经费管理，可以加快处理流程，最大化地利用资源，具有较好的实用价值。1.2研究现状。科研经济收益吸引了大批优秀人才投入科学研究，但当前科研经费预算编制和报销中存在的问题颇为突出。经费预算管理意识淡薄，预算编制缺乏科学性、准确性，预算执行效率低、监管较弱(高峰，2014)，报销内容与项目研究方向不匹配。正确判断票据，标准又不过于死板、生硬，对财务人员有一定难度。审核呆板，增加科研人员的时间成本，影响项目进度；审核松散，投机频发(李全旻，2019)。如何宽严相济，制度规范和积极性调动并举，成为当前研究的核心所在。1.3研究内容及主要观点。本文主要讨论当前大力度科研激励下高校科研经费管理现状、存在问题、原因及在财务共享中心模式下缓解财务、科研人员压力，增强科研激励的必要性和可能性。本文主要观点：加入财务共享服务中心平台，利用大数据，科研人员可在平台实现科学、合理预算编制和费用报销，科研、计财处负责人可在该平台处理审核程序，缩短财务办理周期，资源有效配置，实现科研资金管理，服务科研工作。

2财务共享服务的理论概述

1993年，西方国家部分跨国企业的创始人提出了一种新的管理模式，即“共享服务”，在此基础上，财务共享服务发展而来，研究对象是财务资源，本质是业务流程的整合优化和再造过程，目的在于降低企业财务核算成本，创造更多价值(张庆龙，2012)。利用大数据、云会计等现代信息技术，实现结构优化，流程标准、人员工作量饱和化的管理模式(程平、白沂，2016)。结构优化中，主要以客户需求为导向，提高各部门间的关联性，将重复性的基础业务整合到财务共享服务中心，根据市场价格提供专业化、模式化的共享服务。主要包括：一是整合企业各独立业务，增加相互关联性；二是提供增值服务；三是独立提供服务；四是节约成本、提高效率和创造价值。从模式上，它逐渐与云计算、大数据以及AI技术结合，实现对海量数据的分布式数据挖掘，快速完成数据处理与分析，提升效率、降低成本。从构建数量上，2010年起财务共享服务中心逐渐被企业管理所接受，2013年，财政部印发《企业会计信息化工作规范》，要求企业建立财务共享服务中心。2014年，已运行的财务服务中心超过450家(本数据引自陈虎，孙彦丛所著的《财务共享服务》一书)。从实施运作上，财务共享服务中心建设的提出，面临流程再造、财务人员转型和组织定位三大阻力。借助大数据、云计算等现代化技术，在财务共享服务中心模式下，整个预算流程实现高精准的管理。

3财务共享模式下科研经费管理的必要性和可行性

3.1必要性。财务共享服务中心模式在科研管理中极其必要。(1)预算流程更加科学。科学、自动化的财务共享服务中心能帮助科研人员自主完成合理预算编制，有效控制。(2)报销流程更加快捷、准确。财务共享服务中心模式下，科研人员、各部门负责人均可通过线上大数据平台实现操作，降低操作成本，大大减少因排队报销的时间。3.2可行性财务共享模式下科研经费管理不仅必要，且已可行。(1)ER系统基础应用已经成熟。作为财务共享服务中心建设的基础模块，ERP系统在高校早已使用，已趋成熟。建立更加高效的财务业务处理系统，具有较强可行性。(2)财务共享中心模式日趋成熟。财务共享服务中心模式具体应用在各类企业中已充分发展，高校可借鉴大型企业推进财务共享中心建设的有益经验，实现财务共享服务中心与高校科研经费管理的有效结合。

4A高校科研经费管理现状、问题和原因分析

4.1A高校科研经费管理现状。A高校是重庆市内一所由经济、管理等学科协调发展的地方综合性全日制普通本科院校。为响应国家创新驱动号召，A高校始终把科研激励放在首位，陆续出台了《科研经费管理办法》等文件。科研项目管理部门负责科研经费的过程管理和横向项目合同管理，财务部门负责科研经费的财务管理和会计核算工作，协助科研人员科学、合理地进行预算编制。为实现高层次人才引进和培育，地方政府、高校均建立了一系列科研激励机制，提高经费额度，增加种类，推出纳税优惠政策。一方面，高校科研政策激励性效果初显；另一方面，纷繁复杂的预算填报、报销流程使财会人员工作压力猛增，科研人员苦不堪言。预算管理方面，该高校采用科研经费审核系统和科研系统的结合。前者负责申报项目预算审核，后者负责项目立项后预算填写。项目正式立项后，项目负责人需要登陆该系统，严格按照既定的会计科目分类填写，进行校内预算填报。报销流程方面，该校运用费用报销系统，通过网上进行科研经费的报销。首先，科研项目负责人登录系统财务处首页下载各类报销所用表格，将原始凭证作为附件，按鱼鳞状粘贴在《票据粘贴单》上；其次，登录科研处首页，在经费报销处填写报销金额并打印；最后汇总各类报销票据先送科研处审核，再交财务处审核报销。若财务人员判断该报销内容或金额不合理，则无法报销；若审核无误，则由财务部门负责人向委托银行发出付款指令拨款给科研经费负责人。4.2科研经费管理存在的问题。4.2.1经费预算管理存在的问题。当前，科研经费预算管理存在以下几方面问题：(1)科研经费预算设置过细，涉及科目种类繁多，科研人员预算需要非常具体化。但预算计划过细可能会违背科研规律，存在较多不定因素；同时增加了科研人员编制预算的不便。(2)科研人员预算编制不科学，缺乏合理性。科研人员申报科研项目时所作的预测，在项目通过后，通常还需携带相关材料到计财处，或者将相关材料上传到信息门户里的预算填报栏目，根据批复的预算额度再次进行预算填报。由于科研人员大多缺乏相关财务管理、预算知识，对政策理解得不够，导致预算编制存在目标不相关、政策不相符及不合理三大问题。A高校为解决这些问题，采用了以下三种方法：(1)提供理论指导——《关于申报科研项目中经费预算的填报指导文件》。(2)由科研人员根据实际情况自行安排财务助理，相关费用计入间接费用中的管理费用科目。(3)财务人员提供专业指导。以上方法在一定程度上减小科研经费预算编制的不合理性，但却产生了新问题：(1)增大时间成本和错误率。项目负责人需要花大量时间与精力学习相关项目预算编制原则、支出项目科目分类以及间接费用的计算方法等，且理解偏差，从而导致预算编制不合理。(2)预算总额约束，聘请专业财务人员所耗费的资金会增加科研费用支出，不利于科研项目有效开展。(3)加重财务人员负担，影响其他会计事项的处理。4.2.2经费报销管理存在的问题。(1)部分费用报销要求过于死板、僵化。为保证会计信息准确，财会人员会严格审核教师所提供的一切原始凭证的正确性、合法性、合理性和完整性，而合理性通常是阻碍报销进程的最大要素。如在差旅费处理上，科研人员出差学术交流，主办方全程提供住宿、餐饮等，该科研人员在报销环节只能提供来回机票票据，并拟将该费用计入差旅费。而会计人员有可能会拒绝此次业务的报销，并要求科研人员提供出差期间无食、宿费的证明。根据合理性原则，差旅费应当包括来回机票、住宿和餐饮费，缺失内容，会计人员有理由怀疑该会计事项的真实性。(2)报销流程不简洁、效率低下，未完全信息化。为确保原始票据真实，高校选择增加审核程序来减小由于会计人员主观判断可能产生的误差。科研人员可能会在各部门领导签字环节上浪费很多时间，导致报账流程不畅。(3)线下审核的瓶颈现象。A高校选择网上填写预算申报、费用报销，但仍需线下各部门领导确认。各部门领导时间上的不确定性、顺序性使得报销过程无法优化。4.3原因分析。本文认为管理制度不完善、信息化不充分是导致以上问题的主要原因。(1)管理制度不完善。在预算管理上，A高校出台了相关政策文件以提供预算编制帮助，但描述过于繁琐和专业化，导致科研人员依然无法得到有效指导；在报销管理上，部分报销管理设置不健全、不合理，导致与实际科研活动脱节。首先，科研过程中部分事项无法取得具体发票或者出现连续性中断，从而导致发票无效的情况。固化、低弹性的报销制度不符合科研活动的内在规律和要求。其次，报销过程中，财务人员处理不及时导致部分科研人员大量发票的累积，甚至丢失。(2)科研经费预算编制的专业局限性。科研经费预算编制专业性强，科研人员通常对财务制度理解不充分，缺乏财务管理背景，科研经费预算的内容与会计科目的对应，在没有财务知识、成本预算等相关理论的帮助下，科研人员很难作出一份科学、合理的预算。财务人员对各项目研究内容了解不全面以及时间限制，只能从经费预算的合法性、报销票据的规范性等进行指导，这样会增加财会人员的压力。聘请专业的科研财务助理也会加大管理费用开支。(3)信息化不充分。A高校虽然应用了相关信息化系统来提高项目申请、预算填报、费用报销的处理，但仍保留线下各部门领导确认环节，导致各系统无法对接，相关信息在该系统上无法实时共享，条块分割，财务人员无法实现完整追踪和有效控制。

5财务共享模式下科研经费管理模式探究

5.1充分利用大数据与FSSC科研经费管理的相关性。研究机构Gartner认为大数据是一种新处理模式下实现更强的决策力、洞察力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。高校科研经费规模不断扩大，科研人员填报预算、报销费用过程中产生的数据量随之增多，形成了数据量大、数据种类多的科研经费数据库。高校科研经费大数据包括科研人员个人科研项目所产生的历史预算数据、同研究领域科研人员的相关历史预算数据以及供应商数据等，大数据经分析处理后能够为预算编制提供精确的数据参考，并为高校科研处审核项目预算、平衡预算提供决策支持。基于此，借助大数据背景下的财务共享中心平台，科研项目组在编制项目预算时可根据以往经费实际发生、使用情况，以及同一类科研项目涉及的会计处理方法存在较小差异性这一特点，在财务共享服务中心找出不同类型的科研活动中各科目所需经费的大致比例，并遵循该比例填写预算。在报销费用时，科研人员将报销发票扫描上传入系统后，系统自动分类和审核，经初始化确认后，再移交到财务票据岗，可大大缩短票据审核时间。运用大数据和财务共享服务中心模式，使整个科研经费预算填报、报销流程真正实现“网上一体化”，有效缓解传统分支式管理中预算编制、费用报销工作效率低下的痛点。5.2大数据时代基于财务共享服务中心的科研经费预算管理流程的优化。传统科研经费预算管理模式下，易产生预算编制时间长、精细程度低、费用预算实施过程缺乏有效监督与控制等问题。财务共享服务模式下，企业费用预算管理系统(程平，白沂，2016)充分考虑高校科研经费的特殊性，提出财务共享服务中心科研经费预算管理流程。(1)预算目标。项目组负责人只需完成各项费用的预算编制。科研项目立项后，科研人员直接登录预算填报系统即可找到该项目批准的预算目标。(2)预算编制。系统根据科研人员填报项目的所属学科分类自动生成相关会计科目，科研人员可以从财务共享服务中心查询该类学科项目的费用大数据，即自己以前完成项目的费用数据、同专业其他科研人员完成项目的费用数据、各类费用预算上限值和平均费用预算建议。在大数据支持下，编制出较为合理、科学的预算计划。(3)预算执行。主要包括预算审核和预算控制：第一，预算审核。预算执行前，科研部门和财务部门相关负责人需要登录预算处理系统，针对科研人员编制的总预算、各业务预算进行预算审批和指导。第二，预算控制(报销)。在执行预算时，科研人员需将各类原始凭证扫描上传到财务共享服务中心，财务共享服务中心票据岗采用一些人工智能的方法，比如RPA技术(程平，王文怡，2018)，进行票据自动化审核。票据归类、票据内容和格式审核，预算指标与实际业务数据比对、合理误差的预警、相关负责人审核通过或允许规定金额内预算调整，实现预算有效控制。财务共享服务中心可根据科研人员个人以往预算评价和项目完成情况优先处理，中心稽核组根据审批结果，再次稽核相关原始凭证扫描件和科研经费报销申请单，确认无误后，向银行发送付款指令，完成资金结算。(4)预算评价。报销流程结束后，财务部门根据财务共享服务中心生成的支付凭证进行相关账务处理，财务共享服务中心根据该科研人员产生的预算相关数据对科研经费预算管理进行评价，并将结果保留在数据库，为下次预算管理提供数据支持。

6结语

财务共享服务模式下，科研人员运用大数据在科研经费预算编制、费用报销过程中更科学、流程更优化，资源配置更有效，科研经费在管理上就会收到事半功倍的效果。财务共享服务中心与科研经费管理的结合在实践中还会遇到新的问题，希望本文能为相关领域的进一步研究起到抛砖引玉的作用。

参考文献

[1]程平,白沂.大数据时代基于财务共享服务模式的费用预算管理[J].会计之友,2016(22).

[2]程平,王文怡.基于RPA的财务共享服务中心费用报销优化研究[J].会计之友,2018(13).

[3]高峰.高校科研经费预算管理问题探讨[J].职业时空,2014,10(12).

[4]王娟.大数据时代基于财务共享服务模式的费用预算管理[J].财经界(学术版),2018(20).

[5]翟姣姣,季云瑞,米文红.大数据时代高校财务共享服务平台创建研究[J].中国管理信息化,2018,21(09).

[6]赵丹.大数据时代基于云会计的集团企业全面预算管理[J].商场现代化,2018(01).

作者:唐鑫媛 单位:英国兰卡斯特大学管理学院