养老保险档案管理的问题与对策

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摘要：笔者阐述了当前养老保险档案管理工作中存在的问题，提出了要做好养老保险档案的分类和整理工作；加强养老保险档案基础性管理工作；强化养老保险档案的数字化、网络化管理；建立完善的养老保险档案保管制度等建立健全养老保险档案的重要策略。

关键词：养老保险；档案管理；信息化

经济的快速发展推动了和谐社会的加速建设和完善，同时也推动了养老保险在全国范围内的覆盖率。而随着养老保险覆盖率的增加，养老保险档案管理也成为做好养老保险工作的重要内容之一。越来越多的人参加养老保险，使养老保险的档案管理面临着巨大的数量挑战和管理的改革。采用先进的管理技术，实现其信息化的管理是养老保险档案管理改革的必然途径。需要注意的是，改革养老保险档案管理模式，是一个系统化、具体化的过程，要在过程中逐渐完善和实现合理有效的信息化管理建设。

一、目前养老保险档案管理面临的问题

1.养老保险档案管理制度方面存在缺陷。目前，我国养老保险档案管理过程中存在着一些制度方面的缺陷，有些地方的管理制度略有不健全。虽然，在档案管理方面我国制定并出台了一些相关的法律法规，但是相对于养老保险而言仍显不足，不够规范化和具体化，尤其是在考核、检查和验收三方面的标准上，缺乏科学性和适用性，这些都是养老保险档案管理制度方面亟待解决的漏洞和问题，如果不加以有效的改进，就会成为养老保险事业持续发展的障碍。2.对养老保险档案管理的重视程度低。对养老保险档案管理重视度低，是养老保险负责单位的通病，上到领导干部，下到工作人员，都没有看到养老保险档案管理工作的重要性和不可或缺性，而这也严重的影响了养老保险档案管理的日常工作。工作人员在养老保险档案管理方面的服务观念差，使工作更加被动化和消极化，从而导致档案管理工作问题百出，诸如档案混乱、管理松散，网络化程度低等，这些都严重阻碍了养老保险档案管理时展的步伐。3.缺乏具有专业素养的养老保险档案管理人员。纵观我国各地从事养老保险档案管理工作的工作人员不难发现，这些工作人员既不是档案管理专业出身，也没有接受过任何关于档案管理方面的知识和技能的培训，他们基本上都是“半路出家”，对档案管理工作的内容认识模糊不清，对其管理的方式也是不了解，根本没有将档案管理作为资深工作的核心，更有甚者还是兼职负责。利用严重缺乏专业素养的人员进行档案管理，是导致档案归档不及时、保存不完善的重要原因。4.投入到养老保险档案管理方面的设备严重匮乏。在养老保险档案管理方面投入的设备严重匮乏，例如，在硬件设备方面，目前养老保险档案管理所使用的存储柜都还是老式的存储柜，不仅保密系数差，而且存储量低，有的还会遭到虫蛀和潮湿腐蚀，导致许多长期的养老保险档案在保存过程中受损，严重地破坏了其完整性；在软件设备方面，虽然有的地区在档案管理方面采用了电脑存档和检索的方式，但是电脑设备差，而且常常无法正常上网，或者电脑系统运行出现各种问题，都严重影响了档案管理工作的效率，造成档案管理工作的落后。

二、健全和完善养老保险档案管理工作

1.采用信息化管理，实现养老保险档案的有效整理和合理分类。在养老保险档案管理工作中，引进信息化的管理手段，更加高效、准确、便捷的实现档案管理的科学化和有序化。信息化管理对于养老保险档案的整理和分类，能起到非常有效的作用。例如，在整理养老保险档案的过程中，可以采用信息化管理，对养老保险档案按照一定的规律，设置相关的编号，按照对应的编号进行管理。编号的形式也是多种多样的，可以是个人身份证号，也可以是其养老保险的编号，或者社保登记证号等。此外，在对养老保险档案进行编号和整理的同时，还可以对养老保险的业务规律进行分析并掌握，从而细化出不同的业务阶段，例如日常业务有哪些，月度和年度业务又有哪些，在整理的过程中都可以对这些实行细致的划分，为今后的工作提供一个清晰明确的参考。在养老保险的分类方面，信息化管理可以为工作人员直观的呈现养老保险档案的不同点，例如有的养老保险是在某一政策下实行的，有的则是政府工作会议的内容体现等，这些都可以帮助工作人员对养老保险档案进行有效的归类，此外，参保人员的相关资料也可以成为归类的一个标准。信息化管理能对养老保险档案实行系统化的管理和归类，使养老保险档案清晰明了，这不仅是养老保险档案管理工作的基本要求，同时也是养老保险后续业务高效进行的基础和保障。2.有效的基础性数据化管理，是健全养老保险档案管理的重点。对养老保险档案实行数据化管理，是健全养老保险档案管理工作的重要内容。第一，要树立数据化概念开展养老保险档案的管理工作，利用数据化管理，对养老保险档案的进行收集、归档和整理，确保养老保险档案的完整性、真实性、可靠性，更好地发挥其在养老保险工作中的重要作用；第二，利用数据化管理实现养老保险档案的动态管理。所谓动态管理，就是对所有的养老保险业务进行实时跟进，对于手续齐全、办理完毕的档案，进行及时的归档和整理，对于还在进行中的养老保险业务，进行实时跟进，对于其办理的状态、需要的材料实时掌握。此外，对于养老保险档案的管理还要时常性，即定期对其进行整理、归档，查漏补缺，确保档案材料的完整性和关联性，确保档案保存的整体性。3.实现数字化和网络化管理，加强养老保险档案的管理。要充分利用计算机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，也是现代化养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。4.健全和完善管理制度，实现有效的养老保险档案管理。社保经办机构和企业应建立养老保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有较强的网络安全性，必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后续工作带来无法预计的困难。比如少数铁路单位就是在生产力布局调整中没有对养老保险档案的交接给予足够重视，造成单位几经变迁后，原有资料或不知所踪，或部分丢失，又或存放零乱，给继任者的工作开展带来了极大的困难，特别是农民合同工补缴花名册、精简职工花名册等资料都是特定历史条件下的特定产物，一旦损毁就无法弥补。所以一定要加强对养老保险档案交接环节的管理，可以结合建立考核奖惩机制，督促管理人员既要在在岗时认真履行好职责，又要在换岗时做好交接工作，以保证养老保险档案管理的延续性。

总之，建立健全完善的养老保险档案管理制度，实现养老保险档案有效管理，是社保档案管理工作的基本要求，也是维护好广大参保人员切身利益的必然要求，实现养老保险档案管理的信息化、数据化和网络化，是健全我国社会保障体系的内容和要求，也是利用好和发展好信息化技术的重要方式之一，同时也是提高我国社保经办机构的管理水平和服务水平的重要途径。

作者:王燕华 单位:冮苏淮安供电公司

参考文献：

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