社会保险档案管理工作对策建议

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［摘要］现阶段，社会保险档案管理存在管理手段落后、相关人员不重视等问题。要想提升社会保险档案管理工作效率，就需要提高相关人员档案管理意识，实现档案管理的规范化和制度化，充分利用科技手段进行简化管理流程，加强对社保档案管理人员的职业培训工作，推进社会保险档案管理工作运行。

［关键词］社会保险;档案管理;管理手段落后

社会保险档案管理工作的意义不仅是管理工作本身，其意义更体现在每一名参保者的个人合法权益，关系到和谐社会建设与国家社会保障体系的构建。社会保险档案如果能够有更完善的应用方式，就可以发挥更大价值，使参保人的权益得到更妥善的保护。但长期以来，我国社会保险档案管理工作都不够规范，相关人员对此的重视程度也远远不够，导致社会保险档案的价值未得到充分体现。

1新形势对社会保险档案管理工作的新要求

1.1是对社会保险改革的有效推动。过去我国对于社会保险档案资料的应用很简单，主要是因为档案管理工作不够完善，这也是我国社会保险工作一直没有取得重大进步的一个重要原因。譬如，如果参保人保险记录中的某份信息被损坏或是丢失就很难找回，保险工作就无法进展到下一个环节。基于这一点，社会保险档案管理工作的要求是非常严格的。传统意义上的社会保险档案管理指的主要是纸质档案，不涉及信息技术的应用，而在当前信息时代，社会保险档案也应当实现信息化管理。1.2对规范社会保险工作有重要作用。社会保险的信息内容非常多，管理难度也很大，如果管理中出现疏漏，就会使得数据资料不完整，很有可能对社会保险工作造成不利。而且社会工作人员的岗位往往并不稳定，就更容易发生管理混乱问题。1.3有助于提升社会保险部门的工作效率。通过规范社会保险档案管理，可以全面提升社会保险工作质效。例如在改进档案管理时，就有可能发现社会保险工作中的问题，解决好这些问题，就是对社会保险工作整体的完善。且档案管理效率提升，必然也会使得社会保险部门工作效率得以提升。

2社会保险档案管理的问题

2.1社会保险档案管理方式比较混乱。社会保险档案管理工作的难点，在于社会保险类型多样，且内容繁杂。因为不同类型的社会保险归属于不同的部门，这样在进行管理时就容易发生混乱，档案数据资料获取途径不一，各部门信息传递也存在障碍，一旦出现问题，受到影响的还是参保人。还有就是各个部门的管理标准也有差异，出现问题之后，可能会发生责任推诿，很难找到准确的责任人。2.2社会保险档案管理标准缺乏一致性。对社会保险管理工作，我国目前都是各地方执行各地方的规定，没有一致性的标准，而由于各地方规定不同，因此在进行管理时难度也比较大。例如，投保人究竟需要提供哪些资料，每个地方列出的清单都不一样，这就不利于对社会保险档案的集中统一管理，导致管理单位工作量增加，而且工作质量也不理想。2.3社会保险档案管理手段滞后管理要求。近几年我国社保改革一直在进行中，相关制度不断完善，总体是进步的，但一些管理方法、管理模式仍然比较陈旧。例如，信息技术的应用可大大缩短管理时间，简化管理流程，但目前我国许多社保部门仍然是采用传统的管理方法，没有建立信息化管理系统，管理效率很低，也容易发生错误。2.4管理人员和领导对档案管理缺乏关注。承担社会保险档案管理职能的一些人员，其思想深处对于档案管理工作的认识不足，将档案管理工作等同于单一的资料收集整理，没有从社会保险工作层面认清这项工作的重要意义。思想上的不重视就体现在工作实际中，许多管理人员都没有严格按照制度规定和管理流程对档案资料进行收集和整理，专业能力方面也有很多不足。

3具体措施

3.1强化宣传培训，加强对档案管理工作的认识。社会保险体系的顺利构建，与社会保险档案管理有密不可分的关系，但许多参保人对此并没有充分的认识，而要实现对社会保险档案的规范管理，就先要解决参保人的思想认识问题，这样参保人才会主动配合档案管理部门的工作要求。如果能够争取到参保人的支持，即便是在工作中出现了一些问题，只要及时核对，一般都能够顺利过关。还需要注意的就是，除了投保人之外，档案管理人员的意识培养也非常重要，例如要对档案管理工作有正确认识，以及个人档案管理能力也要不断提升。单位应当制定相应的激励措施，激发档案管理人员的工作热情，并在物力财力方面给予积极支持，例如更换陈旧的设备、配备更多的高素质管理人员等，对档案管理工作进行定期检查，尽早消除问题。要广泛开展与档案管理相关的宣传教育活动，让广大人民群众充分认识到档案资料的价值，在全社会营造良好氛围。例如应当将《档案法》作为宣传重点，对关系到公民切身利益的法律条文进行重点宣传，例如如果发生刑事诉讼问题，社保电子档案也是具有法律层面的证据效力的。在《档案法》中明确提出，我国所有的国家机关、武装力量、政党、社会团体、社会事业单位和公民等，都负有保护档案的义务，所有单位都不能忽视档案管理工作。3.2建立健全档案管理的规章制度。要结合社会保险档案管理实际中的不足，制定并完善相关制度，通过制度的保障更好地整合档案资源，并将先进的信息技术应用到社会保险档案管理中，充分发挥档案资料的价值。对于社会保险档案管理人员，要开展法律教育培训，使其从法律层面了解档案管理的重要意义和要求，能够按照法律规定开展好档案管理工作。任何一项管理工作，都需要有相关的制度、规章作为保障。进行社会保险档案管理时，也必须通过各种制度来实现规范管理，国家的法律法规和相关的管理制度，就是确保投保人权益完整的最强保障。而且管理制度的建立健全，也有助于理顺档案管理的整个流程，从而提高管理效率。对于已提交档案，要有明确的管理要求;对于同一参保人，要采用集中管理方法，这样就不容易发生档案资料丢失或是档案资料被篡改的问题。要通过制度规定各相关部门的职能、责任，同时要求各相关部门积极协调，合力完成档案管理工作，为社会保险工作的顺利开展提供支持。当前信息时代，社会保险档案的价值也得到了更充分的体现，而为了提高档案利用率，我国档案管理相关部门应当就社会保险档案的管理工作制定专项制度，在制度中详细说明社会保险经办机构应当如何开展档案管理工作，应当在哪些方面提供扶持，还要就不同档案资料的收集内容、范围、归档标准、时间等作出要求，确保档案资料准确、数据完整、信息反馈及时，这样才能体现档案信息的价值。为了确保责任落实，还要建立相应的考核制度，对社会保险档案管理工作进行分解，确定各相关主体的具体责任，并按照制度规定进行考核。3.3借助先进的科技信息手段管理档案，简化流程。在当前科学技术迅速发展的新时代，网络和信息技术在各个行业都得到充分应用，而信息技术在社会保险档案管理中的应用也是非常有必要的。通过社会保险档案的信息化管理，不仅可以提高管理时效，也可简化管理流程，同时减少数据误差。对于档案管理人员来说，信息技术的应用可大大减少工作量。此外，如果能够实现社会保险档案的信息化管理，在搜寻相关档案信息时就会非常方便，只需要输入相关关键字就可以。之前的档案都是纸质档案，保存难度较大，而且查找也很不方便，而信息技术的应用，就有效解决了这些问题，将纸质档案转化为电子档案，只需要保存好电子载体即可，占用地方少，成本低，也无损于档案资料的完整，而且调取方便。不过需要注意的是，如果采用信息化管理方式，需要在信息安全防护上制定相关措施，避免病毒侵犯和黑客入侵等问题，要定期对电子档案和信息管理系统进行检查，排查风险，保证信息数据库的完整性、安全性和稳定性。3.4提升档案管理人员的综合业务能力。档案人员的个人工作能力，直接关系着社会保险档案管理工作质量，目前对于我国社会保险档案管理人员的重点要求是要强化业务培训，除了档案管理专业能力方面的培训外，还要重点进行信息管理培训，使档案管理人员熟练掌握电脑知识，为实现档案的信息化管理奠定基础。当前我国部分社会保险档案管理人员业务能力较低，滞后于管理工作要求。合格的档案管理人员，不仅要有专业背景，接受过系统培训，还要了解计算机等方面的知识。要提升档案管理人员的综合业务能力，可参考以下方法:其一，经常性地开展培训活动，以档案管理专业知识和国家相关法律法规为主要培训内容，同时结合档案管理工作的实际要求，及时补充最新的管理知识;其二次，多开展一些计算机应用、信息化管理方面的培训，社会保险档案的信息化管理是大趋势，因此档案管理人员要早做准备，积极学习信息操作知识，并从档案管理工作实际出发加以应用，提高工作成效。

4结论

社会保险档案的价值体现在许多方面，社会保险经办机构要高度重视档案信息的管理工作，因为档案信息中可以体现社会发展和经济进步，是制定地方发展规划的重要依据，也是社会保险体系构建的一项重要内容，关系到参保人的切身利息，也关系到整个社会的稳定发展。社会保险档案管理机构要充分认识到保险档案管理工作的价值和意义，厘清岗位职责要求，不断提升管理能力，形成良好的服务意识。目前我国社会保险档案管理存在许多问题，已经滞后于社会保险工作的开展要求，应当从问题本质入手，找准症结，逐一解决。

参考文献:

［1］贺莉.新形势下社会保险档案管理工作的创新思考［J］．中外企业家，2020(11):142.

［2］张妍.新形势下社会保险档案管理工作的思考［J］．财经界(学术版)，2019(17):253.

［3］郭强.浅析如何做好社会保险业务档案管理工作［J］．中国市场，2014(30):187－188.

作者:王炜 单位:烟台市芝罘区社会保险服务中心