社会保险业务档案管理工作探讨

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摘要:经过不断的改革与发展，我国已经形成了一个较为完善的社会保障体系，同时也形成了一个庞大的社会保险业务档案库，对社保业务档案的管理工作将极大的影响社保工作的开展效率，因此必须对其展开深入研究。本文首先探究了社保档案管理工作的发展现状，指出了其存在的不足，然后重点对加强社保档案管理工作进行了深入的分析。希望本文的研究能够对社会保险业务档案管理工作的发展提供一定的参考意见。

关键词:社会保险业务;档案管理;策略分析

社会保险业务档案管理工作主要指对社保档案进行收集、整理、分类、装订，以及之后的移交、保管、坚定等一系列工作，社保档案的管理工作是社会保险经办管理工作中的基础部分，但却对社保工作的顺利展开有着重要影响作用。现阶段，我国具有较为庞大的社保档案库，这给档案的管理带来了极大的挑战，而我国社保档案管理工作存在较多不足，并已经影响到了社保工作的高效展开，因此必须对其展开深入研究，不断提高我国社会保险业务档案的管理水平。

一、社会保险业务档案管理工作的发展现状

(一)缺乏先进的档案管理手段

目前，大多数的社保档案仍然采用传统的管理方式，并没有采取电子信息化的管理手段，这给档案的查阅带来了极大困难。许多社保经办机构受到环境条件的限制，没有设立专门的档案存放室，许多档案资料被分开保存，不仅给档案的保存与查阅带来了极大的困难，同时也加大了档案泄露的风险。而具有专门档案室的机构，其档案管理手段也较为落后，软硬件设施极度缺乏，同时也缺少专业的管理人才，因此也无法达到较好的档案管理效果。

(二)社会保险业务档案管理缺乏科学性

社会保险在社会保障体系中占据着重要地位，而其包括养老保险、医疗保险等多个类别，这就造成一个人的保险资料被分别保存在不同的经办机构，这种分散管理方式给保险人的资料查询带来了极大困难，也极易出现管理纰漏，管理方式缺乏足够的科学性。

(三)社保档案管理人员业务水平相对较低

同时，社保档案管理工作中还存在专业人才缺乏的不足，管理人员的专业素质相对较低，无法满足档案管理工作的需求。许多社保经办机构缺少专业的管理人员，其管理员工缺少足够的专业知识与专业技术，因此也无法较好的进行档案管理工作。同时，经办机构也缺少足够的员工培训工作，没有充分意识到培养专业档案管理人员的重要性，这也极大的限制了档案管理工作的发展。

二、加强社会保险业务档案管理工作的策略分析

(一)促进社保档案管理工作标准化

在加强社保档案管理工作时，首先必须建立完善的管理制度与管理程序，促进档案管理工作的标准化发展。依据《档案法》、《保密法》等相关政策，加快档案管理工作相关制度、标准的建设，同时构建完善的档案管理体系，逐步促进档案管理工作的规范化、标准化发展。

(二)加强社保档案管理软硬件设施建设

加强社保档案管理软硬件设施建设主要是指对档案库“八防”建设与管理信息系统的建设。为了保障社保档案管理室的环境安全性，必须加强档案室防火、防光、防尘以及防高温等方面的管理，同时还应建立完善的档案管理信息系统，实现与业务信息系统的完全对接，从而达到对档案管理的全面控制。

(三)重视社保档案的动态化管理

保险人的社会保险业务将具有多个环节，因此必须重视对社保档案的动态化管理，从而实现对个人保险业务的全过程管理。为了达到对个人业务档案的全过程管理，必须要对保障对象的个人变动情况进行动态管理，定期进行档案信息的调查核实，从而保证档案信息的真实有效，从而能够充分发挥社保档案的证据价值。

(四)促进社保档案的信息化管理

社会保险业务的办理过程中将产生大量的纸质材料，而纸质材料在保存与移交过程中将极大的受到外界环境的影响，且将给工作人员带来极大的工作量，因此必须尽快促进社保档案的信息化管理，通过将纸质档案存录为数字档案、数据备份以及建立社会保障号码发放制度，从而实现对档案内容的信息化管理，从而极大的提高档案管理效率与安全性。

(五)加强社保档案管理人才培养

档案管理人员的对提高社保档案的管理水平有着重要影响，因此必须加强对专业管理人才的培养工作。在机构条件允许的情况下，社保经办机构可以成立专门的档案管理部门，并积极招聘专业档案管理人员、计算机人才以及法律人才，并定期展开对管理人员的培训与考核工作，从而确保工作人员的专业水平与素质水平。同时经办机构还必须重视提高管理人员的政策解读能力，确保工作人员能够依据法律政策，进行科学、合理、合法的档案管理工作，从而真正实现社保经办机构的档案管理目标。

(六)重视社保档案的保密性管理

社保档案含有参保人的大量私密信息，而个人信息的泄露将给参保人带来经济损失以及名誉损失的风险，因此必须重视社保档案的保密性管理工作。首先，档案管理人员必须具备足够的信息安全与防范意识，严格按照档案管理标准与流程进行操作，从而最大可能的降低信息泄露风险；同时社保经办机构也必须建立完善的档案保密管理制度，严格限制档案个人信息的使用，并对不规范、不合法的档案管理操作进行惩戒，从而确保参保人档案信息的保密性。

三、结束语

本文首先探究了我国社会保险业务档案管理工作的发展现状，指出了其存在的问题，包括缺乏先进的档案管理手段、社会保险业务档案管理缺乏科学性以及社保档案管理人员业务水平相对较低这三个方面的不足，并针对这些不足进行了加强档案管理工作的策略分析，认为政府部分必须从促进社保档案管理工作标准化、加强社保档案管理软硬件设施建设、重视社保档案的动态化管理、促进社保档案的信息化管理、加强社保档案管理人才培养以及重视社保档案的保密性管理这六个方面展开社保档案的管理工作。

作者:刘威 单位:松原市社会保险档案管理中心

参考文献:

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[2]付彧,李廷园,沈沉.刍议企业社会保险业务档案管理方式的创新[J].中国高新技术企业,2016,05:164-165

[3]王淑敏.如何做好新形势下社会保险档案的管理工作[J].企业改革与管理,2016,06:29-30