技术文档管理范文10篇

1国有企业文档管理的演进

1.1传统国有企业文档管理

随着企业信息化的要求，国有企业的文档管理虽然实行了电子化、网络化，但是仍有许多纸质文档占用大量的存储库房、橱柜和文档架等空间。文档机构将文档转化为知识的能力严重不足，这使得原本步入半衰期的文档资源直接进入休眠期乃至死亡期，进而导致掌握着企业最有价值信息的文档机构在数字化时代不断边缘化。虽然文档机构所收藏资源实现了数字化储存，但这些资源长期处于休眠期，并没有实际价值意义。

1.2基于知识管理的国有企业文档管理

随着数字化、电子化，网络化时代的来临，文档管理的管理模式经历了实体管理、信息管理、知识管理过程，这演化过程实际是文档价值的升华与知识内涵的拓展过程。知识管理是指通过对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的运用,并且通过促进知识共享、鼓励知识创新、实现知识增值，从而来提高企业的应变能力和创新能力。基于文献的梳理，文档管理与知识管理的研究集中于构建知识管理的要求。笔者认为企业文档是企业重要的知识资源，是企业知识管理的基础；同时，文档管理是保护企业知识产权的有力武器。知识管理是实现隐性知识价值的途径，而文档管理是对显性知识的管理。从文档管理与知识管理的性质来看，文档管理是使归档文件的有序化和结构化，实现文档的利用价值；而知识管理是通过对文档的收集、加工、利用、编研和信息化管理等手段，将文档转化为知识资源。从文档管理与知识管理的共同性质来看，它们都是对信息资源进行加工，提取出有价值的信息，为企业提供服务。

1.2.1文档管理模式的转变

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

摘　要：文档一体化的管理模式将文件生成流转和档案保管利用有机融合，是电子文档管理发展的必然方向。本文从文档一体化管理的概念入手，对当前文档管理系统存在的普遍问题进行分析，并在文档一体化的安全思路指导下提出文档管理系统的建设策略，对构建安全高效的文档管理系统，提高文档管理水平具有一定的借鉴意义。

关键词：文档一体化；文档管理系统；业务策略；安全策略

一、引言

近年来，随着信息技术高速发展，文档工作不可避免的进入数字化时代，且在以绿色环保为主题的办公形式的要求下，海量电子资源的管理与传统落后管理手段的矛盾越来越突出，因此，安全高效的文档管理系统便成为了实现文档一体化的关键工具。指出：“档案工作确实要由封闭向开放、由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务。”这就要求文档管理系统建设应统筹考虑文件全生命周期，将文档产生一体化、管理一体化和利用一体化融入到文档管理系统的开发过程中，切实提高文档管理系统的便捷性、安全性和标准性，促进一体化文档管理水平不断提升。以下对实施文档一体化管理的理论基础、组成、优势及文档一体化管理系统的问题和构建策略进行相关说明。

二、实施文档一体化管理的理论基础

文件和档案是统一事物发展过程中不同阶段价值和形态变化的体现，前者是后者的源头，后者是前者的转化，实际上二者是具有内在联系的有机整体，仅存在运动阶段的差异，并无本质性的区别，因此对不同发展阶段的文件实施一体化管理是切实可行的。文件生命周期理论发源于欧美，该理论是以普遍联系和运动发展的眼光将文件从产生至作为文档保存或销毁的过程看作为一种整体的运动过程，是具有生命的现象和值得进行全方位研究的学说，认为文件管理和档案管理是相互渗透和水乳交融的，是文档一体化管理的理论基础。文件连续体理论是一种以目的为导向的系统理论，具有连贯性和一致性，该理论任务文件从形成到作为档案保存、并进行管理是一个连贯的过程，并倡导对文件的形成、保存和长久利用进行一体化管理，而其中的长久利用是对文件和档案进行管理的主要目的，文档一体化管理不仅可以保持文件之间的关系，还可以促进文档信息的共建和共享，可为社会提供更好的服务。

一、当前文档管理中存在的主要问题

1.上交文档不及时，文档质量不高。有的教师归档意识差，平时没有整理资料的习惯，到交文档的时候常常找不齐资料，甚至找不到该交的资料，总是一拖再拖，严重地影响了文档质量。

2.教学日历马虎，没有创新意识。教学日历是课程文档中的一项重要内容，主要考察教师一周的教学任务安排，要求教师把每周所教的内容和要达到的教学效果简明扼要地用英文表达清楚。有的教师对教学日历不重视，在表中只是罗列了教材上的一些章节，而没有具体的教学内容、教学目标及具体的实施计划，从中根本看不出学生这个学期要学到什么和能做什么。

3.试卷雷同，不利于学生的进步。有的教师每年教同一门课，结果每一年出的试卷都雷同，顶多把题的次序改变一下。其实试题完全可以出得灵活些，除考察一些重要知识外，更要综合测试一下学生分析问题、解决问题的能力。每一年的形势都有发展和变化，所以教学内容和试卷也必须相应地变化。

4.成绩单评分随意，不符合管理的严肃性。成绩单的考核标准一般由管理人员根据教学大纲上的考核要求制订，由于教学大纲由国外合作院校制订，考试（Test）的次数相对频繁，这对中国学生来说并不合适，于是和外方商量，减少正式考试的次数而改为课堂测试（Quiz）或作业（Assignment）的形式来弥补，给学生更多的发挥空间。但有的教师图省事，取消原有的期中考试（Mid-termTest），把其占有比例增加到平时考勤分中；还有的甚至把所有考试包括期末考试（FinalExam）都取消，而全部以作业的形式来打分，使学生的成绩来得太容易，增加了管理工作的难度。

5.非讲座型课程及机房上课课程的资料匮乏。非讲座型课程，如口语课程、研讨会、技术论文等，往往文档不齐全，有的甚至没有建立文档，这时也要用尽可能多的资料说明如何完成目标和进行测试的。有的课程比如电子商务、电算会计系统、财务管理计算机应用等课程是在机房上的，通过在电脑上安装相应的软件指导学生完成所有的作业和考试，所以相应的文档资料就比较欠缺。

摘要:潞安机械公司成功开发的产品数据库管理系统，将产品的研究、开发等各方面的信息集中在一起，解决了目前技术管理中的薄弱环节，使机械公司的产品数据更加精确明了。

关键词:产品设计数据库;图文档管理;通用零件库

潞安机械公司根据本单位的产品结构和设计研发现状，开发出切合本单位实际的产品数据库管理系统，促进了机械公司向专业化、规模化、数字化方向发展。即在现用的CAXA软件基础上引进了CAXA图文档数据管理系统，用来管理所有与产品相关的信息和所有与产品设计相关的过程。

1CAXA图文档管理系统的功能特点

CAXA图文档管理系统主要具备以下功能:文档管理、产品结构管理、设计检索和零件库等功能。主要解决的是文档内容的快速浏览、快速索引和查询，文档的安全性、一致性和版本管理，文档组织结构定义和管理等方面的问题。利用这些功能特点对图纸设计进行管理。

2CAXA图文档管理系统在实际中的应用

一、文档管理工作

办公室作为一个单位的枢纽部门，头绪多，任务杂，许多人是在非常忙乱中度过自己的一天的，同仁们对此一定深有体会。在从事办公室工作的过程中，感觉合适的工具、良好的工作方法和工作习惯对办公室工作非常重要。

为了达到一个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，在现实的工作管理过程中也确实存在了大量的文档，每个人都认为文档是重要的，但是当真正文档到来的时候又开始困扰了，会不自觉的有些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的，更是麻烦的；而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高。真正想要的文档不知道哪里去找，不同的文档说法不统一等等，诸如此类的问题让人有点无从下手。

在管理文件、档案的整个过程中会形成很多的文档资料，包括工作文档和数据文档。文档管理是日常工作中非常重要的一部分工作；但在文档管理方面，目前还没有统一的标准。而在实践过程中，人们已经认识到了文档系统管理的重要意义，并且已开始体现在文档管理的工作中。

档案整理是档案管理工作的中心环节。科学优化的档案整理，可以促进档案管理的各个环节良性互动和协调发展，进而能为档案信息资源的开发利用奠定重要基础。因此，档案整理是职业经理人在档案管理过程中必须做好的一项基础性工作。

随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展，电子文件大量产生。对于电子文件的管理，需要注意以下几个方面。

一、文档一体化的实施依据

文档一体化管理，包括文档实体的生成、文档信息的利用、文档的规范管理等方面。它不仅是打破文书与档案分界的大胆尝试，而且有许多理论作为支撑。要理顺一体化的工作体制与流程，就必须发挥各项理论依据的长处，借助信息化手段，顺应并提高文书档案工作的规律与效率。1.大文件与大档案：数字档案馆与电子文件中心的虚拟整合。传统档案学认为，文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件，文件与档案是同一事物在不同发展阶段的两个不同名称。大文件思想不仅肯定文件是档案的前身，而且认为档案也是文件，文件包括档案的范畴，归档只是文件运动的某个阶段。现代信息技术的发展使电子文件大量产生，构成丰富的档案信息资源。当文件在生命周期中起步，潜在的档案资源已经形成，而文件之“大”并不单单指数量，还包括不同档案门类之间的联系之广和文档处理环节的多样化。“大文件”不仅拓宽了文件的概念，也使得档案的外延随之扩展，一些档案的保存价值凸显，档案工作呈现出社会化、多元化、开放性等特点。“大文件”和“大档案”相互交叉，使文件与档案的联系更为紧密，文档管理必须体现文件运动的整体性和连续性特点。文档一体，统筹管理，不仅集中了技术力量，而且推进了文书档案工作的专业化，切实提高了文档管理水平。在信息化进程中，数字化大档案将档案信息资源推向虚拟，扩大配套档案的收集范围和资源共享，能够促进文件档案的大联通。数字档案馆是实现新环境下文档一体化的重要手段，其中就包括电子文件中心这个子系统。电子政务的建设，如公文流转、网上审批、政务公开等都在电子文件中心完成，保存即归档，成为数字档案的子目录。电子文件中心是数字档案馆的重要组成部分，能实现不同业务系统、不同类型电子文件的有效传输、交换和存储。为避免重复建设，应当运用兼容技术，做好系统的设计、形成与维护，理顺文档一体化的体制与流程，实现真正的文档一体的衔接。2.文件生命周期理论：全程管控与前端控制的协调统一。文件生命周期理论是文档一体化的理论基础之一，而且从实践的角度，也对文档的管理具有较好的指导意义。根据文件运动的规律，文件从生成、流转到归档、永久保存或销毁，是一个完整的生命过程，是一个自然流动、难以割裂的过程。为此，要以文档一体化为手段，把文件管理和档案管理作为一个整体，对文件运动的各个阶段进行全程掌控。而文件在归档以前，严格意义上说还处于文书的阶段，档案尚未成型，然而要确保文件归档的质量，就必须从文书阶段抓起。在文档一体化的全程管控过程中，文书管理便是档案管理的前端控制。由于存档的电子文件具有易流失、易更改等特点，因此确保前端控制是保证各电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略。只有把保障措施施加于文件形成过程，从源头上防止一些错误和隐患，才能确保归档文件的质量。“电子文件管理系统只有事先设定采集文件元数据的功能，才能支持文件的证据性、真实性和可靠性；只有事先确定文件的归档范围、采集时间和方式，才能保证归档文件的完整性；只有事先控制文件的利用权限，才能确保电子文件的信息安全；只有事先考虑文件的存储格式、软硬件环境以及相关参数，才能确保文件长期的顺利读取”[1]。前端控制是全程管控的重中之重，要转变观念、统筹综治、前后照应，才能保障电子文件整个生命过程的全面、有效管控，保障文件内容的完整性和元数据结构的一致性，保障文件从文书部门到档案部门的数据流安全、畅通。文档一体化不仅符合文件生命周期规律，而且是促进文书与档案工作标准化、规范化，提高办公效率和管理能力的有效手段。3.文件连续体理论：以目的为导向的系统连贯一致。连续体是一种以目的为导向的系统方法，注重文件从形成到作为档案存用的管理全过程的连贯一致，倡导文件形成、保存与长久利用的一体化管理。其中，利用是文件和档案管理的目的和宗旨，即面向单位内部和社会提供档案服务，这突出了档案信息化的实用优势，也为电子文件的优化管理提出了更高要求。连续体理论认为，文件的运动不是从出生到消亡的单向运转，文档处置的顺序没有必然的先后之分，处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能。文件的生命过程与物理实体毕竟有所不同，人在使用过程中是灵活的。文件生命周期理论指出了文件运动的普遍规律，而文件连续体理论则更适用于信息时代电子文件的运动特点。这种文档处置的灵活性，更有助于确保电子文件的确实生成、合理运转、安全保管和有效利用，使得文档一体化更能达到系统优化的效果。文件生命周期和连续体理论分别从文档整体性与连续性的角度，为文档一体化的有效实施奠定了坚实的理论基础。文件生命周期理论强调文档管理的前后照应和统筹综治，体现整体效应；文件连续体理论则突出了文件各个运动阶段的连续性，以便于利用为导向，对文件进行立体的处理，使文件的运转成为一个系统灵活的过程。前端控制将对档案的控制与管理提前到档案设计与形成的阶段，把好源头关；在此基础上，运用文件连续体理论，将一体化管理作为过程和手段，扩展档案经营服务范围，保持系统连贯一致，建立统一标准，实现信息共建共享。文档一体化运用现代信息系统，兼顾两大理论优势，体现了全局观与系统优化的辩证统一。

二、文档一体化的策略手段

文档一体化有利于文档信息的共建共享，有利于保持文件之间的有机联系，有利于保持电子文件、元数据、背景信息三者系统周全。为延伸相关部门职能，融合管理体系，同时简化工作程序，使文档一体化整个流程更加科学、合理，在信息化大背景下，应从本单位办公自动化和信息管理工作的大局出发，做好责任延伸与理念培养、组织建设与质量监控、标准制订与功能设计、流转适用与系统更替等方面工作，构建文档一体化高效运转的组织模式。1.责任延伸与理念培养。工作人员对档案的重视程度决定了档案工作的质量。在文书与档案业务分立的情况下，不管是前端控制，还是后端保管，都是一种责任延伸。目前，许多单位对档案的重视程度不够，对于信息时代出现的新特点、新变化认识不够，对于文档一体化的全程管理更缺少了解。即便是一些档案专家，也对“文档一体化”持以不同的观点，对于文件和档案的关系以及一体化的合理性存在争议，使得文档一体化的推行悬而未决。除了专兼职档案员的工作态度和水平，领导的重视程度也影响了相关先进理念的落实。在单位内部，文件与档案工作可能都在办公室的主管之下，但从业务分工来看，还是有很大的区别。文秘是办公室的本职工作，而档案更多地是接受上级档案部门的业务指导，站在不同的角度，遇到具体事情难免意见不合，往往缺乏一体化协同共进的意识。为此，在文档一体化项目实施之前，将是长期的理念培养的阶段。首先，要促进相互了解，增加业务往来。文书工作人员要逐渐关注档案的要求、动态，档案工作人员要关注文书工作的要求、动态。只有对对方的工作有清晰了解，才能明确文件与档案物理形态的同一性，以及双方工作的内在继承性，为文与档的高度合作埋下伏笔。其次，要扩展业务素养，延伸责任范围。文书人员要有延伸管理的意识和能力，档案人员要有超前控制的意识和能力。文书人员要学习档案规范以前瞻，档案人员要学习文件规范以把关。通过培训，开阔部门视野，增强责任意识，提高服务于文档全局的本领。再次，由部门领导牵头，组织一体化的大讨论。文档一体化不仅要在专家层面征求意见，而且要在单位内部结合具体实际，探讨是否适合施行、从哪个方面入手等，在讨论中促进沟通，培养理念。甚至可以申报为课题项目，作为课题来研究，让学术先行，来指导实践。理念培养，既要培养双方工作人员的学习意识、合作意识、责任意识，确立新型的广义的文档管理理念，又要培养对于文档一体化的工作进取心和正确认识，进而掌握文档一体化的方式方法乃至技术手段，在研究中思考摸索，在尝试中逐渐掌握，在熟练中推向规范。2.组织建设与质量监控。组织建设就是要加强顶层设计和统筹协调，通过统一规划、统一标准、统一管理，更好地推动文档一体化的实施。两大理论分别从整体性和连续性的角度，证明了文档一体化的合理性，而组织建设是整体与连续的重要保障。通过上层领导、部门协调、成员自觉，抓好文档全局，做好过程对接，监控运行质量，才能确保文档一体化的切实有效。组织建设在于集中人员力量，发挥文档一体化的优势，避免文档分治的不足。比如在档案信息录入过程中，文件办理者最为清楚地掌握文件入档信息。为避免文件信息采集失误，由文件办理者负责将文件或案卷的有关信息录入管理系统，更能确保录入信息的完整、规范和准确。同时，档案保管者也不再是被动等待，在档案形成后才管理文件，而是针对传统归档时间滞后、档案资料不全的弊病，主动、超前地同文件办理者一起，共同确定机构活动需要保管的文件，然后纳入事务活动体系进行管理。组织建设也在于集中技术优势，将数字档案馆与电子文件中心的建设纳入正轨。电子文件中心才是文档一体化的核心机构，数字档案馆为电子文件中心提供文件环境和技术支持。电子文件中心是新型的文档管理专业化、服务综合化的管理实体，维护文件效力，管理文件信息，保障文件安全，统一实行国家文件与档案管理业务标准和规范，同时也对文档一体化进行质量监控。文件中心在文件运动过程中，相应地进行全过程踪迹保全，便于工作人员对档案质量进行鉴定和处置，确保长久保存价值，从而真正顾及数字时代的档案管理需求。电子文件中心的建设是质量监控的重要途径，↑兰台世界LANTAIWORLD“不是文件机构或档案机构的改良，而是政务流程再造后，在新的文档管理体制下催生的新型文档一体化管理机构，它在电子文件全程管理中起着核心机构的作用”[2]。质量监控必须借助人力物力，良好的组织建设是质量监控的前提条件。再配合以标准制订与功能设计、流转适用与系统更替等手段，可逐步构建符合标准规范的质量保障体系。3.标准制订与功能设计。文档一体化在实际操作过程中要有章可循，文件与档案管理要有一套统一的业务标准和规范，要有相应的法律法规。建国以来，尤其是党的十一届三中全会以来，档案的法制建设已见成效，法律规范相对完善。然而要推进文档一体化管理，就必须在文、档各自国家标准的基础上，建立一套统一的制度和标准。为此，要构建文档一体化严密的论证体系，使补充修订后的文档一体化不仅有一套完整的理论架构，而且具有行之有效的实践指南，成为文档工作人员的学习文件，成为档案信息化建设的重要蓝本。除了针对“文档一体化”本身的论述，还要明确人员与技术的标准。在人员方面，要明确文书人员与档案人员新的职责和工作范围。要协调归档前后，有清晰的组织业务的划分，尤其是需要密切合作的项目内容，促进积极有效的配合。要明确相关职责的法律规范，使人员不仅分配到位，而且责任落实到位。在技术方面，要明确文档一体化背景下操作系统应具备的复杂功能。为研发出既以电子公文又以电子档案为管理中心的兼容性操作系统，提高文件覆盖范围和管理系统的利用水平，系统的功能设计是标准制订最重要的环节要素。制订出的技术标准既要符合一体化的流程设计，涵盖数据库技术、信息存储技术、网络技术等全过程需要的技术，又要在安全性、通用性、智能性、沟通性上把好关。功能设计是技术标准的具体内容和前提条件，也是标准制订的难点所在。目前，文档一体化通用的管理软件主要是半自动或全自动化的电子文件管理软件，具有良好的用户界面。半自动化模拟手工操作，“在一定意义上能实现档案的自动编目、自动存储、多样化检索、辅助立卷等功能”[3]，操作方便，录入、查询、检索简单明了。全自动化的一体化管理系统，“主要包括文件管理、归卷管理、档案管理、维护四个子系统，一般具有收文处理、发文处理、公文管理、归档组卷、档案管理等功能”[3]。4.流转适用与系统更替。文档管理系统的广泛应用，使文件制作与处理进入传统纸质所无可比拟的时代。即便是在“双套制”管理中，电子文件也体现出纸质文件所不可替代的优势。然而系统最大的问题还是在于兼容性，不仅在于不同文件格式的兼容，而且在于不同子系统之间相互传导的兼容性。传输、存储、检索、复制，不管在文件处理阶段，还是在档案管理阶段，都是系统必备的功能。不兼容不仅导致文档一体化受阻，而且存在功能重复建设的问题。为便于公文流转和档案存用，就必须通过并联、串联、互联等方式，提高文档管理的适用性与系统更替，满足一对多的用户信息需求，建立整体运作体系。公文流转系统即OA系统，与档案系统、文档一体化管理系统存在递进关系。公文流转系统与档案系统都是办公自动化的子系统，而文档一体化的设计就是要将两大系统整合起来，做到过程统一和体制合一。为此，文档一体化系统首先要具备OA系统的功能，即在信息和流转上起到文件管理应有的作用。文件管理不只局限于文件的制作与生成，在信息时代，还包括在线传输和检索，具有动态化、灵活性等特点。根据连续体理论，电子文件的流转不仅发生在文书管理阶段，乃至在档案形成之后，档案服务与利用的过程中，同样存在流转的可能需求。流转适用应贯彻文档一体化始终，在其任意一个子系统中都是必须具备的功能。文档一体化管理系统软件繁多，其核心是利用数据库技术，将反映文件与档案内容与形式特征的信息，以“记录”的方式写进数据库中，完成文件管理与档案管理的衔接。“随着实践发展，适用于文档管理的系统，呈现从单点功能到整体功能、从单机到网络、从专用到通用的发展趋势。另外，通过这些系统的开发与运用，档案部门不断扩大其合作领域，越来越融于社会。”[4]未来新型文档一体化管理机构应当在整合当前传统档案馆、数字档案馆、信息中心和电子文件中心等机构基础之上完善功能，兼具管理、技术与服务功能于一体，建立统一、严密、高效的运转体系。在数字化时代中，文件与档案、电子文件与电子档案的界限不再显而易见，文书人员与档案人员的界限也不再泾渭分明，全程管理的电子文件管理理念得到了充分显现。文档一体化打破了文档分散的管理格局，将电子文件从形成起就纳入档案管理视野，把电子文件形部、档案机构之间、文件与档案机构之间，电子文件的及时流动与管理。通过文件管理的责任延伸和档案部门的超前控制，实现整个文档生命周期的控制与管理，以未雨绸缪和通力协作的工作方式，保障了电子档案的真实性、完整性和有效性。

作者:任沁 单位:江阴职业技术学院

参考文献

国务院及国务院办公厅、中共山东省委及办公厅自今年7月1日以后全部取消了纸质红头文件，并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编等形式对外权威。我国发达地区比如深圳、重庆等地早在2002年2月前就取消了纸制文件，开创了我国文档管理新理念的先河。

电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。

电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。

一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。

（一）电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。

一是电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要加以转换。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。①

一、档案（文档）生命周期与连续体理论

1.文档生命周期理论及其局限性。文档生命周期已经被视为一种理论，其概念是以提供操作纸质文档管理程序为框架和模型。该理论认为，文档不是静态的，而是有自己的生命，它的生命类似生物有机体的成长阶段与“年龄”之限。它们经历从出生（文档创建或收集），成长为青年（记录使用和维护），进入老年（转移到档案库记录），然后死亡（到期销毁）的演变。文档的生命周期包括其当前使用和最终的命运，从产生到销毁的全过程。根据文档的内容和价值不同，档案会采取不同的保存期限，即寿命时间。而文档是档案的初始形式、生命之源，这是目前国内外专家注重文档管理的原因之一，即在档案的生成阶段就把好关。紧接着，它历经创建、维护、储存、使用和处置等五种形式，形成一个完整的生命过程。同时在不同阶段又表现出不同的作用和工作要求，这是一个通过分阶段管理提升档案整体质量的过程。所以，每位档案管理者必须首先了解文档生命周期理论，以提高自己的有效管理能力。然而，文档生命周期描述的并非文件运动规律的全部[1]。近年来，生命周期的概念，一直受到很多负面的评论。首先，批评者指出，销毁不一定是文档的全部归宿，有文档不“死”现象，即无限期保留，因为有持续的价值存在。其次，在“三种年龄”的生命周期阶段之间划分，极容易凭借主观判断。其实文档的生命周期不是单向的从幼变老，而是根据实际使用的需要、价值的转变，会发生逆转和反复，生命形式可能会打乱。文档好比货币，可储存，也可重复循环使用，他们会产生恢复活动期，使用与存档可能会多次交替。生命周期模型不存在重复阶段，或者人为地省略某一阶段。再者，文档生命周期概念延续和记录之间存在人为的区分，由于单位经营宗旨和文档保存文化等原因，专业视角之间档案和记录管理会发生区别。此外，生命周期概念的批评者也认为，它过于集中记录物理实体的操作任务，特别是那些纸质文档的保管。纸质文档依靠逻辑结构，与纸质的物理存储相关联，很大程度上局限于传统的管理模式，缺乏现代创新。

2.连续体理论与信息通信技术的引入。而文档管理早在20世纪80年代已快速引入信息和通信技术（ICT），档案管理进入了一个全新的实践层面，产生了灵活辩证的生命周期模型。这种新模型的发明，被称为连续体理论。该理论认为，档案和文档管理责任之间没有严格的界限。文档有创建、修改、归档、使用等任意处理的权限，不局限于不同环节和先后顺序，也不是被动等待最终处理决定的文本。20世纪90年代通过LanMachean开发了记录连续模型的可操作框架电子记录管理程序。学者指出，电子环境能达到单凭理论和基于纸张的方法所无法实现的档案管理模式，使档案工作对象从静态到动态，能融会贯通，得到立体化处理。在行之有效的生命周期来看，文档和档案管理过程分明，有章有序，明确定义了文档在每个阶段的管理责任。在连续体理论中，通过记录连续模型，文档和档案总是在被创建或编辑的状态，即文档管理被描述为交互式过程，贯穿于整个文档的寿命。文档生命周期和连续体模型的发展是档案信息化的重要驱动力，同时档案信息技术的发展也为生命周期和连续体理论提供了先进的技术条件。两大模型的互补配合提供了一个积极合理的保存记录的结构，体现了电子文档环境安全、有效、便捷的必然趋势。它超越时间和空间，逐渐满足企业、法律、社会、文化等需求管理。作为更为先进的档案管理办法，通过现代模型构建科学组织框架，对于档案现代化与信息通信的融合发展具有重要的意义。

二、现代信息通信技术（ICT）应用现状

1.信息技术的创建、存储、检索与数字化趋势。信息技术与通信技术相融合环境下，电子文档的处理有着极高的要求。每一份文档可分为三个端结，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理是中端，永久保存或到期销毁是末端。无论是图案表格的绘制，还是文字的写作修订，文档处理都脱离不了计算机。在此基础上，利用网络技术创建电子数据库、编发电子邮件、远程检索与构建移动通信平台、管理ICT基础设施信息系统等，通过多措并举，产生更有效的利用与管理。由于不同机构保存和使用的主要数据和信息系统存在差异，信息系统（IS）集成部署系统的数据管理则更有利于实现无缝传递和信息共享，从而打破不同档案部门“信息不对称”的局面，改善“信息孤岛”现象。同时，该系统是由多个电子文档组织路线，以不同的部门和个人根据具体工作需求进行查询和使用，这种积分式工作流程有效节约了财务和人力资源方面的成本。虽然针对庞大数据，计算机系统可能会导致冗余，但它可以消除员工对大批量物理文档的恐惧。在数字化档案管理中，尽管试图改善信息通信能力，但关键基础设施与目标还是存在一定差距。这些差距和弱点与信息部门的推进力度有关，也与档案工作人员对新技术的运用程度有关。尤其是研发和使用过程中未能解决数字档案中的DRM数字版权管理，因此ICT技术的应用实则依赖于基础设施的存在，而相对高端设施的建设尚未熟练普及。随着互联网的发展，现代电子政务、OA系统的运用，QQ群、微信圈及电子商务建设的开展，各部门相应建立了系统办公网络平台，不仅最大限度地证明了信息和通信技术优点，而且也在不断探索与实践中，将现代信息技术的功能推向优化。2.有效的档案管理方式在实践中改进。在ICT的支持下，档案管理已经从基本的纸张文件的存储向众多电子、计算机的数字化管理过渡。“云计算”的引入将全面丰富现代文档管理模式，以其提供速度快、精准度高、查询灵活、呈现方式多样等优势，在世界范围内被迅速接受并作为关键信息管理与沟通工具。此外，在档案管理中使用电子系统，可以节省文件存储空间，利用电子方式查询也可减少纸质文档的物理磨损。计算机中的档案管理，以强大的存储、检索、访问、使用功能，增强了安全性和便捷度，也便于人档沟通和信息交流。尽管如此，他们也面临一些挑战。如由于技术的飞速变化，档案记录越来越依靠计算机及网络，增强了软硬件故障所造成的数据失真或丢失风险。而在处理文件时人为的改写、剪切和粘贴、发送到另一端等，操作失误也会影响数据的真实性和系统的完整性。尽管如此，这些缺点并不会贬低信息与通信技术在档案领域已发挥的显著作用。在电子档案的时代，传统的档案实体服务已不能满足人们复杂的用档需求，任何一种有意义的文档都无法忽略信息和通信技术所带来的有效记录管理。三、当前信息技术环境下文档运用与服务1.信息通信推送技术成为服务的主功能。当前信息技术的飞速发展拉近了人与人之间信息的交流，传递方式的嬗变，也进一步完善与提升了档案信息服务中技术体系的应用水平。信息通信推送技术成为服务的主功能，比如“云计算”文档存储功能与数字化对接，OA系统、电子邮箱等文档信息传递对接，网络平台信息咨询、留言，电子政务与公文流转，网站信息查询、文件下载、转移链接、用户对话等推送与互动功能。网络信息沟通工具具有集成化和开放性等特点。为了提供高速、快捷，不受地理、时空限制的服务，各种信息技术资源必须加以整合，才能达到系统优化的效果。但是在实际操作中，由于网站服务平台和服务体系的更新周期较长，服务还是以被动的信息咨询反馈为主，缺乏主动的信息推送服务。总的来说，还是存在先进信息技术研发滞后、技术应用不全面、兼容不够等问题。因此，在未来除注重终端信息技术的研发和使用外，一些网络平台和智能服务平台的新生技术也是应关注的方向。

2.电子信息转化成为运用与服务的基本途径。当前信息技术下文档运用与服务，主要有两大类方式。一类是对档案室（馆）藏传统档案，以方便利用为目的，运用专用设备进行信息技术加工处理；另一类是对直接以数字化形式产生的电子图档进行数字化管理，包括电子图档和文件的接收与安全保管，以及科学合理利用。档案信息的利用包括信息检索、信息传递以及信息反馈等，而档案的编研活动实质是对档案信息进行改编重组的过程。虽然档案信息化中并不完全是信息理论与技术利用的内容，但是所有的标准化、网络化、数字化及其他工作都围绕着信息技术展开。信息技术应用成为实现档案信息化的基本途径[2]。在档案资源运用过程中，人们获取信息的需求呈现快餐式又精细化、多样化的特点，信息服务的给取已转变为以网络服务、虚拟服务为主的电子高科技服务。当前信息社会中，档案信息服务更多的是基于互联网，利用现代信息技术向公众提供档案信息查询、咨询等服务方式。现代信息技术的发展，在影响人们信息获取方式和社会形态的同时，也改变着人们的生活和学习面貌。因此，信息公开背景下的档案在线服务必须以用户为出发点，创新理念，更新现代信息技术手段，积极开展信息推送、站点链接、网页聚合等多功能服务。借助ICT的推动力，实现信息与通信环境下的档案信息公开、共享与利用，不断提升档案服务质量和管理水平。

摘要：随着互联网和信息技术的迅速发展，互联网信息数据处理成为档案文件管理业务中最常见的应用技术，现代文件管理方法不仅逻辑清晰，而且比传统的纸质文件管理方法更高效。目前国内多数高校的档案文件管理业务相对薄弱，归档文件管理复杂性相对高、管理业务人员需求相对大，文件存档业务也存在较多问题。为创新和改革档案文件管理方式，本文通过对高校档案管理信息化方面存在问题进行分析，找出各单位文件管理业务高效率的组合状况，提出管理对策，以适应新时代高校档案管理需求、提高管理业务效率。

关键词：档案管理；高校；信息化；建设研究

一、绪论

传统的高校档案管理和审核方式都是线下完成的——即档案管理员线下通知相关老师和部门整理、准备好档案信息，将整理好的档案打印出来上交给档案管理员，档案管理员再对档案进行审核。审核结束后，管理员将档案入库保存。这种线下提交和审批的方式已经维持了很久，而且管理员已经习惯于这样的档案管理和审批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的传播，基本上所有的学校都延时开学。一切的活动都转到线上进行，档案的提交和审核作为高校管理工作的一个环节自然也必须通过线上完成。经过一年的尝试和使用，人们越来越感觉到线上将档案管理提交和审核进行数字化后的好处[1]。在信息化的时代下，存储文档要求能够快速、准确地找到，要可以极大地提高业务单元的业务效率[2]。然而，在档案管理的过程中，有许多问题，高校必须面对问题并加以解决。如果这些问题没有及时发现和解决，可能会对高校管理产生非常负面的影响，因此对高校档案管理的研究发展有着非常大的必要性，进而使得各高校适应新时代管理系统的变化趋势[3]。

二、高校档案管理信息化的意义

（一）减轻工作人员工作强度