商务谈判准备礼仪

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俗话说：“不打无准备之仗，不打无把握之仗。”战场如此，商战亦

如此。商务谈判开始以前，必须作好充分的准备。在准备过程中，洽

谈的目标、策略固然重要，但礼仪方面的准备也不可忽视。

谈判班子

作为一般的商务谈判班子，大多需配备三个方面的人员，即技术

人员、商务人员和法律人员。从我国的实际情况出发，一般还应再有

一名领导干部来领导和协调整个谈判班子，也可以从上述三个方面

的专家中委任一人兼职担任领导工作。谈判班子的构成，要遵循对

等性原则，选与对方谈判班子职务相近的人员参加谈判。一个精干

的谈判班子，不仅能给洽谈创造有利的条件，同时也是对对方的尊

重。

有关资料

“知己知彼，百战不殆”，这是众所周知的古训。在商务谈判中，

也必须了解对手的情况，这些情况一般至少应包括以下几个方面：

1．对方企业的情况

如：公司的发展历史、公司资信、产品性能、产品特点、市场占有

率、产品的市场潜力、技术力量、工艺水平、产品价格和结算方式等。

2．谈判对手的情况

如：谈判人员的年龄、资历、地位、性格特点、谈判风格，以及对我

方的态度、与我方交往的历史等。

3．对方的文化背景和礼仪习惯

“入国问禁，入境问俗。”这些方面虽然似乎与谈判没有直接关

系，但有时却可能起到意想不到的作用。在商务谈判中，如果了解并

尊重对方礼俗，则双方容易沟通感情，增加信任，对谈判有积极的作

用；反之，如果不了解对方的文化背景和礼仪习惯，那么哪怕不经意

的一句话、一个动作，都有可能导致谈判破裂。

物质准备

在商务谈判中，观念化的“礼”要通过名物化的“仪”来体现。谈

判必须有一定的物质准备：谈判场所的选择和布置，办公和通讯工具

的准备，休息场所的安排，礼品的档次和数量，宴请的规格等等，无不

体现着礼仪。

谈判场所

谈判场所一般有主场、客场、中立地点三种情况。三种谈判场地

各有利弊，因此选择谈判场地不是一件轻而易举的事情。大型谈判，

其礼仪要求相对高一些，可在双方所在地轮流进行，以示平等，也可

在第三地举行，以示公允。小型谈判，往往只有三两个人参加，则不

甚重视地点，一般来说，在自己熟悉的场所谈判要比在生疏的地方更

得心应手，但必须征得对方同意才行。

正式谈判往往需要两个房间甚至更多，其中包括主谈室和密谈

室。主谈室应当舒适、光线充分，具备良好的灯光、冷暖调节、通风、

隔音等条件，并配有一定的装饰、摆设、色调、烟茶用具等。谈判室内

的桌子既可以是长方形的，也可以是圆型或椭圆形的，一般以长方形

为佳。在席位上要放一小牌，注有入席者的名字或职务，以便导引入

座。

会谈的坐席安排有几种方法：若是双边会谈，通常使用长桌或椭

圆桌。宾主相对而坐以正门为标准，客人面向正门，主人背对正门而

坐。双方主谈人居中坐，其他人则按职位顺序左右排列，记录员安排

在后排就座。双方参加会谈的人数少，也可安排记录员坐到前边来，

有时也坐在长桌两端。如果正门在会议桌的一侧，那么就以进门面

对的右手一方为客方的座位，左手一侧为主方的座位。多边会谈的

座位可以安排成圆形或方形的。小范围会谈可以不要桌子，只需摆几

个沙发就可以了，此时主人右手一侧为客人的座位，也可以穿插而坐。

食宿安排

如果是在本公司所在地谈判，作为东道主，则应为对方安排食

宿。食宿安排的基本要求是：舒适、安全、卫生、方便，使对方有宾至

如归之感，以体现出本公司的诚意。住宿安排，应事先了解对方人员

情况，并可征求对方对住宿的要求，据此，选择一家档次高的宾馆，同

时可准备一家中档饭店以备变化之需。切勿把饭店档次定低了，以

免给人造成轻视的感觉。宴请对方是礼尚往来之举，宴前一定要搞

清楚对方的风俗习惯和口味，并视客人情况决定丰俭。设宴地点，不

要安排在客人下塌的饭店，这样会造成一种在客人家里招待他们自

己的感觉。一般选择一家有特色、有档次，并能代表本地餐饮水平的

饭店或餐馆招待客人，使之产生礼遇有加之感。

礼品的选择与赠送

谈判中，双方可相互赠送礼物，以增进情感与友谊，巩固交易伙

伴关系。赠礼以前，要搞清对方的喜好与习惯，一件虽然价值不高但

富于象征意义、充满地方特色的礼物总能备受欢迎。礼物价值不可

过高，否则有行贿之嫌。另外，赠送或接受礼物均应符合有关法律与

政策的规定。最后，凡接受他方礼物必须回赠相当礼品，或以适当方

式表示谢意，并要注意选择送礼的时间，彼此关系不熟时不要送礼。

互赠礼物只有遵循这些原则，才能符合礼节。