商务活动赞助会礼仪(3)

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第四，承诺的兑现。赞助活动一经正常决定，即应择机将其付诸实施。在实施过程之中，赞助单位特别有以下四件事要必须注意：

一是必须有约在先。为了确保赞助活动取得成功，并且防止其发生种种变故，一般而言，凡重大的赞助活动在正式实施以前，赞助单位与受赞助者双方均应正式签订赞助合同或赞助协议，并且经公证机关进行公证。这样一来，双方所自各自承担的权利与义务便被正式规定下来。任何一方如有违反，使可被依约追究其法律责任。

二是必须审慎行事。在赞助的实施过程中，赞助单位必须处处审慎而行。既要认真履约，又要争取社会的理解与被赞助者的支持。对于受赞助者一定要平等相待。不要为此而以“救世主”自居，时时趾高气扬，处处讨价还价，因而令对方产生逆反心理，好心办了坏事。必须明确的是，赞助绝非一种单方面的赏赐。在赞助活动中，双方往往都是有利可图的。

三是必须扩大影响。在可能的情况下，赞助单位在实施赞助计划的过程中，不仅要求得到社会各界的理解与支持，而且还要善于巧借良机，利用各种传播媒介，在法律、法规允许的前提下，对自己进行适度的宣传，以求扩大本单位的社会影响力，提高自己的知名度与美誉度。不过在宣传时必须讲究技巧，切勿自吹自擂，令人生厌。

四是必须严守承诺。进行赞助时，赞助单位务必要言而有信，兑现承诺，在指定的时间内，将自己拟赞助的财物如数全部到位。不论发生了什么情况，都不允许赞助单位拖延时间，取消赞助。削减数额、以次充好、以假充真、以物抵款等等，也是不许可的。赞助单位如果真的那么作了，不但是一种单位方面的毁约行为，而且还表明自己原先的承诺仅仅是为了沽名钓誉。

再次，需要搞好会务的安排。在赞助活动正式实施之际，往往需要正式举行一次聚会，将有关的事宜公告于社会。这种以赞助为主题的赞助会，在赞助活动中，尤其是大型的赞助中，大都必不可少。有时，人们亦称之为赞助仪式。它主要是为了向全社会公告赞助活动正式启动，是赞助活动中作用巨大的一项重要环节。

根据商务礼仪的规范，赞助会通常应由受赞助者出面承办，而由赞助单位给予其适当的支持。

赞助会的举行地点，一般可选择受赞助者所在单位的会议厅。亦可由其出面，租用社会上的会议厅。用以举行赞助会的会议厅，除了其面积的大小必须与出席者的人数成比例之外，还需打扫干净，并且略加装饰。

举行赞助会的会议厅之内，灯光应当亮度适宜。在主席台的正上方，或是面对会议厅正门之处的墙壁上，还需悬挂一条大红横幅。在其上面，应以金色或黑色的楷书书写着“某某单位赞助某某项目大会”，或者“某某赞助仪式”的字样。前一种写法，意在突出赞助单位；后一种写法，则主要是为了强调接受赞助的具体项目。

一般来讲，赞助会的会场不宜布置得美轮美奂。过度豪华张扬。否则，极有可能会使赞助单位产生不满，因为它由此可能产生受赞助单位不务正业华而不实的感觉。

参加赞助会的人士，既要有充分的代表性，又不必在数量上过多。除了赞助单位、受选购助者双方的主要负责人及员工代表之外，赞助会应当重点邀请政府代表、社区代表、群众代表以及新闻界人士参加。在邀请新闻界人士时，特别要注意邀请那些在全国或当地具有较大影响力的电视、报纸、广播等媒体人员与会。

所有参与赞助会的各界人士，在与会之时，皆须身着正装，修饰仪表，并且检点个人的举止动作。赞助会的整体风格是庄严而神圣的，因此任何与会者都不能与之唱反调。

依照常规，一次赞助会的全部时间，不应当长于一个小时。因此赞助会的具体会议过程，必须既周密，又紧凑。赞助会的具体会议过程，大致上共有如下六项：

第一项，宣布赞助会正式开始。赞助会的主持人，一般应由受赞助单位的负责人或公关人员担任。在宣布正式开会前，主持人应恭请全体与会者各就各位，保持肃静，并且邀请贵宾到主席台上就座。

第二项，奏国歌。此前，全体与会者须一致起立。在奏国歌之后，还可奏本单位标志性歌曲。有时，奏国歌、奏本单位标志性歌曲，可改为唱国歌、唱本单位标志性歌曲。

第三项，赞助单位正式实施赞助。其具体作法通常是赞助单位的代表首先出场，口头上宣布其赞助的具体方式或具体数额。随后，受赞助单位的代表上场。双方热情握手。接下来，由赞助单位的代表正式将标有一定金额的巨型支票或实物清单双手捧交给受赞助单位的代表。必要时，礼仪小姐应为双方提供帮助，若赞助的物资重量、体积不大时，亦可由双方在此刻当面交接。在此过程之中，全体与会者应热情鼓掌。