金正昆谈商务礼仪(5)

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那么在日常工作和交往中，电话的礼仪非常重要。第一我来讲讲接电话。那么接电话有什么地方要注意呢？大体上来讲，这么几个点要注意。第一接听电话要及时。我们专业讲法叫做铃响不过三声。为什么要及时接听电话呢？表示对客人的重视。说实话现在市场上讲究竞争，比如我要买个东西，我打张三电话，电话拨不通，我找李四去了，我干嘛死吊在你一棵树上？所以接听电话要及时，铃响不过三声。管理严格的企业，这个电话如果连响了六声才来得及接，第一句话要说，抱歉，让您久等了，也是表示一种歉意。当然你也别做过了，别铃响一声你就接，铃响一声你就接，那边还没做好准备，你把人家吓一个半死。第二呢，通话语言要规范。拿起电话之后第一句话就是要问候对方，你好，第二句话自报家门。比如你好中国人民大学国际学院金正昆。自报家门。我们有同志这点不注意，拿起话筒第一句话，喂喂，噗噗，再问，有人吗？那你说我接电话的不是人吗？不合适，大老粗，这个通话语言要规范。第三，万一遇到掉线的情况，手机、座机都有经常会有掉线的情况，如果遇到掉线的情况，要及时拨回去，另外这个电话再次接通之后要说明歉意，别让人家觉得你有意不听他电话，那么这个接听电话要注意这么几个点。

第二个问题，打电话你要注意什么呢？打电话有这么几个点要注意。第一择时通话。打电话选择通话时间非常重要，公事公办，非公务交往别打电话。当然我也说个不该说的话，我也当过学生，我当学生也傻过，想跟导师谈事，半夜三更给人家敲一个电话，现在才知道真招人恨。我现在说的什么意思呢，你要讲内外有别，你和你妈打电话，和你爸打电话，老爸、老妈爱你，随时打没事。和外人要注意，不要影响人家个人空间。一般来讲周末啊，假日啊，晚上八点以后，早上七点之前，别因为公事把电话打到人家里去，骚扰人家不是。同样道理跟海外人士通话避免时差的问题，你白天十点钟给美国打电话，没准人刚睡，不合适。择时。同样道理呢，在工作中你要有经验的话，你还得明白，有些时间打电话，通话效果受影响。昨天有一个学生要求职，要到一个单位去要了解情况。我问他在哪儿，他说外地的。我说外地你就得打电话，或者网上了。他说那你说什么时候打电话？我说我告诉你，礼拜一刚上班那个时间最好别打，周末综合症，还没缓过劲呢。同样的道理，礼拜五还差半个小时下班了，也别打，心不在了。明白我讲的意思吗？各位。要选一个接听电话那一方心平气和，聚精会神，专心致志的时间打电话效果才容易实现。择时。第二，打电话你要注意第二点什么？通话三分钟原则。通话时间要简短，长话短说，废话不说，没话别说。我们有些同志这点不大注意，拿起话筒之后口才颇佳。喂，你猜我是谁？听不出来了？不够朋友。慢慢地猜嘛。你猜嘛。你再猜嘛。你使劲猜嘛。你烦不烦。您家的电话机不值钱，您的时间不值钱，人家的时间值钱。这个一定要注意，打电话。一般来讲我们讲的通话三分钟原则，就是让你长话短说、废话不说、主次分明。第三拨错电话要道歉。我想我们在座的观众和电视机前的观众很多人是有手机的，遇没遇到这样的事？有人电话给你拨错了，花了你的钱，还不跟你道歉，搞你挺撮火的。

接下来我们再讲一个代接电话。有的时候我们经常会遇到这样的事，找您家的人，或者找您的同事，他们不在，你替他接。代接电话。一人为大家，大家为一人。同事、朋友、家人，该代还是得代。但是你得会说话。下面大家听听这话是不是有问题？假定你的电话打到我家去了，我们家人替我接电话。你好，请问金教授家吗？对。下面就是我们家人说的那话了。你找金教授什么事？什么什么事。那你是谁？你是谁。然后再跟你说，金教授不在。听了我这个模拟的问题了吗？如果打电话那一方，他要找的人不在的话，比如金教授或者张三李四，一定要告诉对方他不在。先说不在，才能问来系何人？所为何事？明白吗？谁都不傻，你可别吊人家的胃口，你要像我刚才的模拟，我就怀疑这老金在边上埋伏着呢，一看电话号码不认识，告诉老婆或者孩子，上，问谁。你的学生，叫刘峰。问什么事？要想来看你。问什么时候来？马上来。告诉他我不在。听懂我的意思了吧。所以这一点非常重要。人家找的人不在，先说不在，才能问来系何人，所谓何事。

最后就是关于移动电话的使用。那么使用移动电话，有这么四个点要注意。第一不要借用别人的手机。那么现代人都有个人空间，一般来讲，讲究的人名片上是不印手机号码的，所以不要问别人手机号，也别借人家手机。人家要愿意告诉你是另外一回事，告诉你是信任你，别自己找上门去，这是一种教养。一般我们工作场合提供的全是座机号码，而且是办公室电话号码。别拿出小孩那套，您家电话，告诉我吧，手机也跟我说吧。不合适。这是第一你要注意的。不要去了解别人手机号码，不要去借用人家手机。第二使用手机要注意安全。驾驶车辆乘坐飞机按照有关规则不要去用。第三使用手机不要制造噪音。开会也好，观看演出也好，工作场合也好，不要让手机发出铃声。要养成习惯，进入公共场合手机改为振动或者关机。最后一点要注意，就是手机放置的位置有讲究。一般手机别别在腰上，不要挂在脖子上，正常情况下，手机放在自己公文包里是比较合适的，这个说一下电话。