纸质档案范文10篇

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

摘要：在如今社会不断发展的背景下，城建档案管理模式出现了翻天覆地的变化，纸质档案已经无法满足人们对于档案管理的需求。所以，亟需对城建纸质档案和电子档案开展并行管理，以期为城建档案管理起到抛砖引玉的作用。本文主要阐述了纸质档案和电子档案并行管理的必然性，并分析了城建纸质档案与电子档案并行管理的相关举措，以供管理人员参考。

关键词：城建纸质档案；电子档案；并行管理；必然性

电子信息网络技术在新形势发展中取得了很好的成绩，而城建管理档案更是因为其无与伦比的重要性得到了越来越多人的关注。在电子信息网络技术的不断推动下，怎么把电子和纸质档案开展合理的档案并行管理举措已经变成了目前人们亟待处理的一个问题。

1纸质档案和电子档案并行管理的必然性

在二十一世纪中，电子档案与纸质档案均有着自身的优点，两者都很重要。在造纸术发明以后，纸质档案始终是重要的信息载体，给人们广泛运用，和电子档案比较，纸质档案具备了载体的依附性。档案的出现属于社会现象，其通过固定的物质形式存在着，形成档案信息和载体，变成了十分重要的信息资源。纸质档案客观记录了过去的历史情况，有着让人信服的凭证功能，这样的凭证效用连电子档案也比不上。长时间以来，档案界始终使用纸质档案，对于电子档案运用较少，原因是电子档案虽然具备了信息量大与检索快速等优点，可是因为其本身有着不能攻克的缺陷，对档案稳定性与可靠性的影响较大，所以需要及时处理该问题。纸质档案和电子档案比较，虽承载信息处理优势不明显，可是其原始特性比电子档案更好。在未能全面掌控电子档案证据性与持续性以前，还是需要使用纸质档案进行管理。基于纸质档案和电子档案各自的特征，根据现阶段城建档案管理实况看来，还需要将纸质档案与电子档案开展并行管理，此乃社会发展的必然趋势。

2城建纸质档案与电子档案并行管理举措

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

1载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。

2环境条件影响的差异

2.1温湿度影响的差异

不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃，相对湿度为45％-60％，而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

摘要：本文简明扼要地阐述了纸质档案的概念及特点，深入分析了纸质档案的优势与劣势，归纳总结档案信息化管理背景下纸质档案的重要性，从四个方面提出了发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的对策，能够对彰显纸质档案的重要作用提供有效参考。

关键词：纸质档案；档案信息化；管理；重要作用

随着计算机技术的广泛应用，档案信息化管理已经势不可挡。但是，在电子档案和纸质档案并存的背景下，纸质档案的重要性依然不能忽视。纸质档案具有自身独特的优势，认真研究纸质档案的特点和重要性，制定科学的对策与措施，充分发挥纸质档案的重要作用，对提高档案信息化管理建设的实效具有非常重要的现实意义。

一、纸质档案综述

1.纸质档案的概念及特点。顾名思义，纸质档案就是以纸张为载体记录下来的人类活动的信息，包括信札、电报、户籍、账册、契约、日记、书稿、证书、笔记和家谱等等，记录的方式包括图表或文字等，其目的是方便日后查阅。纸质档案管理和使用比较方便，具有三个特点：一是原始性，也即记录的信息是原始凭证；二是可靠性，也即记录的信息一般来讲都比较可靠；三是耐久性，也即信息存储介质用起来时间较长。2.纸质档案的优势。纸质档案从产生至今已经有近两千年的历史，它之所以能够有这么长久的历史生命就在于其具有电子档案不能替代的优势。其一，档案的信息和载体具有不可分离性。这种不可分离性又称依附性，也即纸质档案所记录的信息和纸张这一载体有着稳定的依附性，既不可分离，也难以被修改，使档案所记录的信息具有很大的稳定性。纸质档案把信息和载体有效地结合在一起，使用档案时只能通过记录的文字或图表来获得信息。其二，纸质档案能够体现信息的原始性。纸质档案是用纸和笔记录的信息，都是历史发生的事件，里面的文字或图表能比较清楚地表达出时间和事件的基本脉络，能够让大众认同和信服，也容易让人接受。此外，纸质档案都有专业的档案工作人员进行保管，具有非常高的安全性。其三，纸质档案的载体具有良好的耐久性。纸质档案保存的时间很长，加之有专业的保管人员，因此，一般不会轻易被损坏。诚然，在保存过程中纸质档案也会受到氧化、水解等难题，但只要加以注意，并采取有效的针对性措施，这类问题都能得到有效的规避，从而使纸质档案的寿命更长。3.纸质档案的劣势。在漫长的发展过程中，纸质档案虽然具有一定的优势，但随着时间的推移和科学技术的不断发展同样也表现出自身的劣势。其一，纸质档案的收集、保存需要大量的人力和物力，成本高、浪费大。纸质档案的记录、整理、归档和保存，不但需要大量的人力、物力，还需要很长的时间，这造成了成本高、浪费大的不良现象。其二，纸质档案检索量大，利用效率低下，容易造成资源浪费。一是纸质档案具有独占性，只能一人阅读，难以实现多人同时共享；二是纸质档案检索起来工作量很大，检索所需要的信息比较困难，造成效率不高；三是由于纸质档案使用不便，很多深层次的档案信息难以开发和利用。其三，纸质档案的收集、整理、储存和管理非常不便，难以满足社会需求。纸质档案收集、整理、归档比较原始，整理需要大量的人力，储存需要大量的空间，管理手段也非常落后，根本就无法满足社会快速发展的要求。

二、档案信息化管理背景下纸质档案的重要性

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

一、载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

档案管理既是专业性很强的业务管理体系，也是以服务性为主的日常管理工作。为保证档案管理工作的顺利进行，特作以下规定：

1、凡是部内工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种材料，均应归档。应保证归档的材料能全面地反映工作的基本情况。办理完毕的工作材料，一般应在第二年上半年归档。应归档的文件材料要齐全完整，根据分类立卷，卷内文件应按一定次序排列，编页号，填写卷内目录，注明保管期限，并编制案卷目录。

2、人事档案应严格按中央、市委组织部有关规定管理，查阅人事档案须持党委(党组、总支)以上单位的介绍信，在部内指定地点查阅。未经部领导同意，不得外借。

3、干部考核材料由干部科分类整理立档，查阅干部考核材料须得到部领导的同意，一般情况下不得摘录和外借。

4、部长办公会议、部务会记录由办公室保存，未经领导同意，不得对外提供查阅。

5、凡部内专项性工作应形成专题文书档案材料，专项工作结束时，负责该项工作的同志应把有关材料汇总到办公室，由有关科、室和办公室分管的同志一起负责归档。

一、纸质档案数字化管理

1、资管建设，资源开发，应加大对档案目录数据库的建设力度，做好相关重要文件档案的收集与整理工作，将其以图片、音频或视频文件等方式保存。数字文件具有许多显著优势，除了可对原始档案起到优良的保护之外，使用起来也极为方便。将纸质档案进行数字化处理，可有效保护原始档案。

2.易于电子归档及电子档案管理，电子归档实现了传统纸质档案向数字化的飞跃，不再受到传统文档管理局限性的束缚，而最大程度上为图书馆藏增加了存储空间。不管档案的类型以及层次，尽管现如今还在研究它的组成、自主以及管理模式，但数字化的趋势是势不可挡的。

二、纸质档案管理工作存在不足

1.学历结构年龄结构的单一性和低层次性，随着计算机网络技术得到广泛的使用，在纸质档案也应得到响应和应用，然而，由于图书馆档案管理工作人员的综合素质并不高，许多单位也并未意识到图书馆工作的重要性，在他们看来纸质档案的管理工作并元重要性可言无关高校发展大局。

2.缺乏专业技能培训，由于高校中的档案管理工作人员一般没有经过专业的培训，档案管理与信息化建设方面的知识较为薄弱，因此在管理档案上具有较大的主观性，缺乏合理科学的管理理念。而又因并未对档案管理工作人员进行再教育，因此在很大程度上影响了档案信息化的进一步发展。

【摘要】目前，纸质档案和数字化档案管理存在一些问题，制约着二者实现规范化统一管理，应该采取针对性的解决办法。本文从统一纸质档案与数字化档案管理渠道、构建纸质档案和数字化档案管理机制、统一纸质档案和数字化档案管理制度三个方面进行分析。

【关键词】纸质档案；数字化档案；规范化；统一；管理

档案，是在实践活动中形成的记录各类主体行为的数据。档案管理是管理性、政治性、服务性的工作。档案管理不会直接产生物质财富，是负责管理各部门形成的历史文件的一个专业，档案管理是管理性的工作。档案管理系统是国家文献信息系统的重要组成部分，档案管理对局部单位的生产，对整个社会都有重要的意义。同时，也有着长远的历史意义。随着互联网的出现，“互联网+档案”管理成立档案管理发展的新趋势、新方向，数字化档案应运而生，如何实现纸质档案和数字化档案的规范化统一管理，是本文研究的重要内容。

一、纸质档案与数字化档案规范统一管理的意义

档案管理，是国家、单位、组织行政管理的重要组成部分，档案为国家、单位、组织的发展提供了决策的依据，档案对各项事业的发展、重要业务往来都起着记录和参考的作用，同时也与文化息息相关，档案见证了一个组织的发展，是文化、价值观的一种体现，在组织文化形成过程中，发挥着不可替代的作用。纸质档案和数字化档案二者具有优势互补的特点，纸质档案有自己的特点，如纸质档案的安全性更有保障，例如一些关系国家秘密的绝密档案，数字化档案的安全性不如纸质档案。纸质档案不容易丢失，也不容易被篡改。纸质档案时间越久越珍贵。在互联网信息化时代，数字化档案是时代发展的必然趋势。数字化档案有自己的优势，例如数字化档案具有可分享性，具有不易失真性、更加经济环保，更加多样化，具有趣味性。纸质档案与数字化档案各有自己的优势，二者有效结合，能够充分发挥档案的作用，对不同的档案采取不同的管理方式，意义重大。

二、新时代数字化档案技术的价值分析