业务档案范文10篇

城建档案业务指导工作是城建档案管理部门的一项重要职能，是依据城建档案工作的法律、法规、国家标准和技术规范，对城市建设活动中的档案业务活动进行的示范、引导、检查、督促和监督的过程。

作为一名城建档案工作的管理人员去进行建设工程档案业务指导时，正确处理好指导的对象、指导的方法、指导的时间，是形成准确的高质量的城建档案的必备条件。

业务指导人员要适应，学用结合，并注意以下几点:——城建档案业务指导的时效性，即掌握档案形成的最佳指导时间；

——城建档案业务指导的针对性，即去指导什么，要精于什么；

——城建档案业务指导的连续性，即不人为中断对某一档案形成的系统指导；

——城建档案业务指导与法规相并使用的必要性，即指导效果是柔性的，执行法律法规是强制性的。

摘要：文章对有关档案执法与档案业务指导结合理论的提出，以及在实践过程中的演进，进行了总结与述评。

关键词：档案执法；业务指导；结合

自《档案法》颁布实施以来，档案行政管理工作就开始了档案执法与档案业务指导双线并行的时代。20多年来，在档案行政管理一线，一直存在着如何对待与运用档案执法与档案业务指导的不同看法与做法。其中，将档案执法与档案业务指导结合在一起的观点与做法颇受欢迎与推崇。笔者对此观点的提出演进过程及在档案行政管理工作实践中的运用进行了总结。

首先，提出这一观点的是佘东选在《档案管理》1995年第3期的《提高〈规定〉的执法力度》一文。他认为，加强执法队伍要从两个方面着手。其中一个是：“在符合条件的前提下，尽可能多地把那些热爱档案事业、原则性强、素质较高的业务指导人员充实到执法检查队伍中，克服档案执法与业务指导相脱离的‘两张皮’现象……”[1]从佘东选先生的表述看，将执法与业务指导紧密结合起来只是加强执法队伍建设的一个措施，具体方法就是将“业务指导人员充实到执法检查队伍中”。这种结合实质上是人员素质上的一种结合。这在档案执法工作刚刚起步的时候，应该说不失为一种好办法。

到1997年，将档案执法与档案业务指导结合的认识与实践有了新内容。非常有代表性的是黄世铭先生，他认为：“为了把档案执法监督贯穿于档案工作的全过程，档案行政管理部门要逐步改进和完善档案执法监督手段，具体做好五个结合，即执法监督与开展文书立卷相结合，执法监督与开展达标升级、目标管理考评相结合，定期执法检查与不定期工作检查相结合，执法监督与业务指导相结合，执法监督与重点查处相结合。”[2]这就将档案执法与档案业务指导结合从人员素质上的结合，扩大到与业务指导及多项属于档案业务指导范围的具体档案业务：文书立卷、达标升级、目标管理考评、工作检查等的结合。

黄世铭先生的这“五个结合”代表了当时及之后许多档案工作者的认识，同时，这种“结合”具有很好的实际操作性，因此，得到了许多同志，特别是从事档案业务指导工作同志的广泛认同。比如，张满飙、刘世杰、管先海三位同志在《执法监督与业务指导要双管齐下》（《中国档案》1997年第7期）一文中就写到：“将执法监督与业务指导合并进行，业务指导科也是执法监督科，让搞业务指导的人员负责执法监督，使他们既当‘档案业务指导员’，又当‘档案执法监督检查员’，从而把执法监督与业务指导有机结合在一起，政出一门，保证了指导与监督步调一致，使两者相互补充、相得益彰。改变了过去单一指导成效力度不够的被动局面，在平时业务指导工作中若发现违法现象，就及时依法认真查处。”持相同或相近观点的还有不少。仅在文章中，直接使用“将档案执法与档案业务指导结合”句子的就有许多。下表是其中部分有代表性的作者及文献。

我国各级卫生防疫站承担着群体预防任务，在开展疾病控制、卫生监督监测、科研、教学及健康教育等业务活动中，形成了大量的业务技术档案。从全国来看，各地各级防疫站对这部分本应构成防疫站档案主体的卫生防疫业务档案采取的管理模式不尽相同，有的防疫站是采用科存档案站存目录，有的则分散在科室，或固定人员管理，或干脆分散在个人手中。本人认为，对卫生防疫业务档案采取分级管理的方法，这样既符合档案工作基本原则，又能满足卫生防疫站业务开展的需要。

一、卫生防疫一务档案两级管理的原则

防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面：

1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导，由站档案室负责具体组织实施。

2将业务档案分为站科两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。

3站级业务档案管理：凡划归的站级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷，定期向站档案室归档，交由站档案室统一保管和提供利用。

1维护社会保险档案，保护职工权益

随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。

我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。

随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。

1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。

2社会保险业务规范化管理

业务指导中常见的问题

一是有的文书档案保管期限划分不够准确；二是规范化管理电子文档录入不规范和错漏；三是照片档案题名和文字说明模糊；四是资料收集不够完整。针对上述问题：就如何开展建档工作，为各项惠民工作提供更好的档案服务等作出了具体部署：要求工作人员要以档案工作信息化建设为重点，加强资源建设，开拓工作领域，创新服务机制，推动各项档案工作顺利开展，使档案工作更好地为社区管理的规范化、标准化、科学化及社区建设的长远发展提供服务，充分发挥档案为社会两个文明建设服务。

调动档案管理人员工作积极性

上级档案局有职责对下极档案局进行业务指导，各级档案局有职责对当地的所有机关、企事业单位、群众团体等单位档案室的档案工作进行业务指导。各单位档案室工作人员有职责指导内部各部门做好档案工作。主管部门办公室有职责指导其下属单位做好档案工作。各乡镇综合办有职责指导机关各部门以及行政村做好档案工作。我认为，档案业务指导由谁指导其实并不重要，领导可以不懂档案业务方面的工作，只要他懂得怎么用人就可以。而档案业务工作能否取得理想成绩，关键在业务指导人员的专业素质。我认为档案业务指导“对谁指导、由谁指导”不必一定要泾渭分明，只要对档案业务的顺利开展有建设性和操作性的建议和想法，只要有人提出了，不管是领导，或者是各行各业的人士，都可以称作指导者，因为他们的建议对业务有帮助！再者，有些领导到处视察，而被视察的单位多挂出“欢迎XX领导莅临指导工作”的横幅，其实这些领导中应该有些是外行的，个人认为这些领导视察也许是被邀请的，也许只是例行的工作需要吧。毕竟有些领导的业务与行业属性还是有一定差别的。“由谁指导”，更应该摒弃习惯性思维就是“上级”对“下级”，“主管部门”对“下级部门”，“领导”对“下属成员”等等的指导。“对谁指导”，也理所当然应该摒弃“上级”对“下级”，“主管部门”对“下级部门”，“领导”对“下属成员”等等的指导这种指向性对象的习惯性思维了。因为，如果下级的建议和想法，若对档案业务工作的顺利开展有利，被领导采用，这种做法，肯定不被称作指导，而是建议。

总之，业务指导工作是一项非常细致的工作，不但需要业务指导人员熟悉档案方针、政策及业务知识，还要有高度的责任心，及时总结各单位存在的问题，针对各单位的实际情况，采取不同的指导方法督促、检查，才能保质完成指导任务，工作效果才能显著，为档案进馆奠定坚实基础。

本文作者：王亚锋工作单位：吉林省梨树县财政局农业综合开发办公室

药检业务档案是药品检验机构在药品检验活动中直接形成的第一手原始资料。其内容主要包括药品标准、检验(检测)原始数据、检验报告书等。它反映了药检机构的检验实力和检验水平，是指导、促进和发展药检事业，保障服务民生，为药监工作提供坚强有力技术支撑的宝贵财富。它不仅真实体现本单位科技活动现状，而且还说明了整个科技工作的历史过程，是珍贵的科技资源和科技储备，有工作查考、科学研究、经验总结等作用。因此，搞好药检档案工作不仅具有现实意义,而且还有深远的历史意义。下面，我就如何加强药检业务档案管理工作谈一点粗浅的看法：

一、加强学习，增强档案管理意识

（一）加强档案管理法律法规的学习、宣传，增强全员档案法制意识，特别是领导干部的档案管理意识。档案管理是药检业务管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，与药检业务建设同规划、同发展。要大力宣传档案工作，使全体干部职工都能充分认识到档案管理的重要性，更好地支持档案管理工作。

（二）加强培训，不断提高档案管理人员的专业知识水平、业务能力和管理水平。一要组织档案人员认真学习《档案法》及其《实施办法》和《管理条例》等法律法规；二要积极输送档案工作人员走出去参加培训和学习，学习一些实验机构或发达先进药检所的档案管理工作经验，拓宽工作思路，促进管理科学化，不断提升档案管理水平，适应档案工作特别是新形势下药检档案工作发展需要。

二、科学发展，建立健全档案管理制度

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。在档案管理工作中，档案工作人员要明确档案管理范围、管理原则和管理方法，使档案管理工作做到有章可循。一是制定归档制度。归档制度应明确规定各种文件材料的归档原则、归档范围、文件的要求及归档时间，使其能够全面地反映档案管理情况，以便提供利用。二是安全保管制度。档案保管工作是实现维护档案完整和安全的重要环节和主要手段，安全保管制度必须充分考虑现有客观条件，制定与之相适应的安全保管措施。三是建立档案保密制度。保密制度主要是利用档案的保密措施及对档案人员的保密要求。四是建立档案借阅制度。借阅制度应明确规定借阅档案时所应具备的各种手续及借阅时对档案保护等的要求以及复制、抄录、反馈登记等制度。从而使药检档案从形成、收集到整理、编目、归档、保管、借阅、保密、利用等各个环节都得到保障，确保药检业务档案文书资料的完整性和系统性，进而提高档案对药检、药监事业发展服务的效能。

教师业务档案是学校档案的重要组成部分，同时也是学校尊重知识、尊重人才的表现。把教师业务档案保存起来不仅是学校的历史财富，也是教师个人的财富，通过业务档案，教师能看到自己在从事教学与教育科研中的成绩，从而进行更高层次的探索，激发工作热情。因此，档案工作人员也应该认识到教师业务档案的重要价值，更好地为教学第一线服务。

一、原始材料的搜集

（一）历次专业技术职务评审的本人申报材料是基本材料，它比较全面地反映了该教师一定时期内的专业技术水平。几年来多数教师已积累了3次，有的已达到4次。

（二）每年度的教育、教学工作考核表及师德评价，综合技能评价、公开课评价、教学反思、一帮一、谈话记录等。

（三）学历证明复印件。教师是终身学习制的，因此，继续教育是教师学习的主要途径。不少教师通过在职或离职进修获得新的学历应及时充实。有的由本科达到硕士再达到博士学位。

（四）各类荣誉证书复印件。包括各级各类的优秀、先进；论文获奖及指导学生参加各种竞赛获指导教师奖等。

本人年参加工作年从事档案管理工作。年月评聘为助理馆员以来，在局领导和同志们的关心支持帮助下，经过自己的努力，较好地履行了助理馆员的职责，圆满地完成了各项工作任务。现将五年来的工作总结如下：

一、政治思想、职业道德

能够坚持四项基本原则，思想上与党中央保持高度一致。能够认真学习我国三代领导人特别是总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同志。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案管理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。

二、档案管理工作

（一）档案资料的收集

⒈参与了对各科室档案的接收进库工作。共参与接收文书档案卷，会计档案卷，用地档案卷，地籍档案卷，土地利用总体规划档案卷，监察档案卷规划档案卷交易档案卷人事档案卷评估档案卷矿管档案卷底图档案卷基建档案卷照片档案张，录像、光盘盘，图书资料册。

为进一步做好档案业务指导工作，根据局党组会议精神和局务工作部署，2015年局档案业务指导工作实行定岗定责、分组实施。现将人员分组及档案业务指导工作实施方案制定如下：

一、人员分组情况

一组组长：

成员：

二组组长：

成员：

为进一步加强我馆工作人员业务水平及部门A、B岗制度的落实，更好的围绕推进和谐建设，为区经济建设和社会发展提供优质服务，现对我馆2015年档案学习做了一下安排：

一、学习目的：

在2014年组织部门工作人员学习各岗位基本知识的基础上，更深层次的认识各岗位职责及知识，将达到档案局所有的工作人员对每个岗位有深刻的了解并能熟练操作。

二、学习形式：

学习形式有一下几种方式：

1、对区直属各单位专兼职档案员采取集中培训、分层次培训和一对一上门指导等培训方式；