文档一体化范文10篇

本文以文件生命周期理论为线索对文档一体化和文件中心进行分析指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时研究其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、方法。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

摘　要：文档一体化的管理模式将文件生成流转和档案保管利用有机融合，是电子文档管理发展的必然方向。本文从文档一体化管理的概念入手，对当前文档管理系统存在的普遍问题进行分析，并在文档一体化的安全思路指导下提出文档管理系统的建设策略，对构建安全高效的文档管理系统，提高文档管理水平具有一定的借鉴意义。

关键词：文档一体化；文档管理系统；业务策略；安全策略

一、引言

近年来，随着信息技术高速发展，文档工作不可避免的进入数字化时代，且在以绿色环保为主题的办公形式的要求下，海量电子资源的管理与传统落后管理手段的矛盾越来越突出，因此，安全高效的文档管理系统便成为了实现文档一体化的关键工具。指出：“档案工作确实要由封闭向开放、由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务。”这就要求文档管理系统建设应统筹考虑文件全生命周期，将文档产生一体化、管理一体化和利用一体化融入到文档管理系统的开发过程中，切实提高文档管理系统的便捷性、安全性和标准性，促进一体化文档管理水平不断提升。以下对实施文档一体化管理的理论基础、组成、优势及文档一体化管理系统的问题和构建策略进行相关说明。

二、实施文档一体化管理的理论基础

文件和档案是统一事物发展过程中不同阶段价值和形态变化的体现，前者是后者的源头，后者是前者的转化，实际上二者是具有内在联系的有机整体，仅存在运动阶段的差异，并无本质性的区别，因此对不同发展阶段的文件实施一体化管理是切实可行的。文件生命周期理论发源于欧美，该理论是以普遍联系和运动发展的眼光将文件从产生至作为文档保存或销毁的过程看作为一种整体的运动过程，是具有生命的现象和值得进行全方位研究的学说，认为文件管理和档案管理是相互渗透和水乳交融的，是文档一体化管理的理论基础。文件连续体理论是一种以目的为导向的系统理论，具有连贯性和一致性，该理论任务文件从形成到作为档案保存、并进行管理是一个连贯的过程，并倡导对文件的形成、保存和长久利用进行一体化管理，而其中的长久利用是对文件和档案进行管理的主要目的，文档一体化管理不仅可以保持文件之间的关系，还可以促进文档信息的共建和共享，可为社会提供更好的服务。

本文以文件生命周期理论为线索对文档一体化和文件中心进行分析指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时研究其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、方法。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

【摘要】近年来，信息技术高速发展，文书档案管理模式、管理内容朝着现代化、信息化以及科学化的方向变革。在这种背景下，如何做好文档一体化工作，推动单位文书档案管理工作进入有序发展的轨道，成为文书档案管理人员重点关注并思考的课题。文章立足于文书档案信息化建设的背景，就文档一体化工作进行概述，分析文档一体化工作的必要性，指出当前文档一体化工作中存在的不足，提出相应的优化建议。

【关键词】信息化；文档一体化；云共享；档案管理系统

文档一体化主要是一种基于“文书档案前端控制”“文书档案信息化建设论”以及“文件生命周期理论”为核心的档案管理理论，其体现了信息技术与文书档案管理工作相融合的趋势，是文书档案规范化、科学化以及现代化管理的必然要求。近年来，虽有很多单位开始着手文档案一体化建设工作，但并没有取得理想的成效。鉴于此，文章重点对该领域展开阐述，希望能够帮助相关单位改革文书档案管理工作，实现收益最大化。

一、文档一体化概述

所谓文档一体化主要是指从资源统筹、资源整合以及高效管理的角度出发，借助信息技术对文书资料进行全方位管理，使文书档案能够实现“一站式管理”与“一站式服务”目标的管理机制。文书档案信息化管理背景下文档一体化具有以下特点：第一，数字化。文档一体化需要借助档案管理系统以及其他数字化技术。这就意味着文书档案必须以数字化的形式呈现。第二，注重分工协调与整体控制。文档一体化是一项系统工程，不能单靠档案管理部门发力，也需要其他业务部门给予一定的配合与支持。只有各个部门相互配合，才能最大限度地发挥文档一体化的优势，使文书档案的整个生命周期都得到有效、安全、全面地管控。第三，文档一体化强调文书工作与档案工作的有效衔接。各种文书资料形成不同的档案后，能够打造不同的文书档案数据库，便于后期查询。因此，确保文书工作与档案工作的有效衔接，才能真正提升管理效能。

二、文档一体化的必要性

电子文件和电子档案作为数字化信息系统的重要组成部分，从生产管理、处理和信息传递等方面入手，提出新的实施要求。此外，电子档案的管理涉及的影响因素多，在一体化管理的过程中，需要进行认知度指导。如果系统化管理存在其他问题，则势必造成不良影响，因此，在实施阶段要凸显出优势和关键，发挥现有系统的最大化作用，以符合指标要求。

1企业行政机关文档一体化管理概述

文件和档案的管理一直是一体化管理的重点，如果不提前进行文档有序管理，则易造成异常影响。此外，档案文书管理也比较复杂，档案来源于文书，文书工作的质量决定档案工作质量，根据文件管理和档案的物质需求和要求等，结合行政机关文件以及管理系统的要求等，实现一体化操作。为了满足实施文件的需求，以系统化理论作为基础，从系统化的角度入手，借助计算机和网络技术进行操作，以符合理论指导要求。此外，机关文书的种类比较多，统筹规划和指导很重要。统筹规划、科学管理等符合要求，在系统化分析的阶段进行处理，一般情况下，采用计算机技术和网络技术等能凸显出优势[1]。企业行政机关在文书管理阶段如何最大限度开发文件是关键，在一体化的管理和实施后，符合自动化系统要求。根据现状和实施要求，需要了解现有的文件信息类型，结合档案信息的相关指标和共享程度等，最大限度进行文件和档案信息的管理。企业行政机关的一体化文档管理在现有基础上实施，必须提升工作效率，文档一体化管理体现了行政机关网络信息程度，整体优势明显[2]。

2企业行政机关文档一体化管理现状

根据当前行政机关文案管理的具体要求，在整个工程中必须凸显出管理的优势。企业行政管理有重要的意义，在实际文件落实的过程中，影响文档一体化管理的因素较多，具体如下。2.1电子文件内容变动大。电子文件是可以修改的，内容变动大。文件修改后识别难度大，因此，把握原有的状态难度比较大，根据文件类型和电子文件传递信息的类型等可知，需要做好元件的界定工作。电子文件在众多的电子计算机上显示后，便于进行保存。在操作过程中需要提前进行系统识别，此外，元件和复印件的种类多，在文件保存的过程中需要适应新的环境。文件的长期保存需要掌握固定类型，结构和格式等可能出现变动，电子文件不再是固定的形式，结合存储载体和文件类型模式等，提前进行分辨。2.2电子档案管理人才匮乏。对电子文件、电子文档以及归档后的文案进行管理，需要工作人员掌握系统的实际类型。电子档案管理需要人才支持，在信息收集、积累和整理的过程中，对企事业机关的具体管理有严格的要求，但是部分工作人员相关知识缺乏，导致整体管理现状不容乐观。2.3管理软件有局限性。当前在系统软件管理的过程中，可能存在手工文件，增加了难度。结合一体化管理系统和其他要求等，可能存在重复性或者档案不统一的现象。在智能性分析的基础上，如何进行安全评估很重要，软件本身有局限性，导致检索质量差。2.4缺少统一的标准。长期以来，文件工作和档案工作等采用的是分开管理模式，文件的类型比较多，在一体化实施中，需要掌握实际类型，如果存在管理难度大的情况，则发挥现有标准模式的标准作用，提升档案服务能力。但是在实施过程中存在缺少统一标准的现象，管理难度大。

3做好企业行政机关文档一体化管理系统工作的措施

编者按：文档一体化是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。公文又是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。本文通过分析文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性研究，并制定出提高案卷质量、实施“以我为主”的立卷归档原则以及以公文制发来达到档案工作的规范化和标准化。

论文摘要：本文以文件生命周期理论为线索对文档一体化和文件中心进行分析指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时研究其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、方法。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

编者按：本文主要从：文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性；公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提；实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证几个方面进行论述。其中，主要包括：国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词、文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程、文件中心这一机构便应运而生了、我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化等。具体材料请详见。

本文以文件生命周期理论为线索对文档一体化和文件中心进行分析指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时研究其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、方法。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

当今世界已步入信息网络时代，科学与技术革命深刻地改变着整个人类社会的生存方式和思维方式。计算机硬件和软件的不断更新，信息网络的开通，为新世纪的办公自动化发展提供了极好的环境和机遇。为适应这一新的形势，档案界提出了“文档一体化”的管理模式。

1文档一体化是机关实现行政管理信息网络化的内在要求文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段，文件与档案同源一体。文书工作是档案工作的基础，文书工作的质量关系着档案工作的质量，没有文书工作就没有档案管理工作。档案产生于文书部门，是将具有保存价值的文件资料经过立卷归档转化来的，它们是档案的前身和源泉。档案是文书的变体、精华和归宿。所以，文件管理和档案管理的物质对象是一致和统一的，二者具有内在的密切联系，是文件与档案实现一体化管理的理论基础。

文档一体化历来是档案界改革的热门话题，特别是八十年代以来，档案工作者立足于系统理论的应用，借鉴西方文件与档案一体管理的模式，从理论上明确提出了文档一体化的可行性发展思路，并且断言:文档一体化是机关行政管理信息网络化的发展趋势。这种预言正随着二十世纪九十年代中期以来迅猛发展的机关行政管理信息网络化逐步成为现实，不断为人们所接受。这是因为以往的文件管理与档案管理的分流，已不能适应机关信息共享和管理信息网络化的要求。比较而言，文档一体化的管理方法更具有科学性和可操作性，同时，机构改革后机关在减员增效的要求下，人们只能去寻求科学的管理方法，以提高工作效率。今天，人们正从机关网络信息共享和效能建设的视角，再次关注文档一体化和机关行政管理信息网络化的发展趋势。

2文档一体化与机关行政管理信息网络化互为条件互为补充

所谓“文档一体化”就是将文件管理与档案管理纳入一个网络化办公系统，特别是计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每个环节上，尤其是在公文向档案转化的关键环节上，都能体现档案工作的要求，使文档实体一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化，实现文秘工作与档案工作规范化衔接和信息共亡当毛矜。

2.1文秘工作与档案工作规范街接是提高档案质量的基础

本文以文件生命周期理论为线索对文档一体化和文件中心进行分析指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时研究其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、方法。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

一、文档一体化的实施依据

文档一体化管理，包括文档实体的生成、文档信息的利用、文档的规范管理等方面。它不仅是打破文书与档案分界的大胆尝试，而且有许多理论作为支撑。要理顺一体化的工作体制与流程，就必须发挥各项理论依据的长处，借助信息化手段，顺应并提高文书档案工作的规律与效率。1.大文件与大档案：数字档案馆与电子文件中心的虚拟整合。传统档案学认为，文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件，文件与档案是同一事物在不同发展阶段的两个不同名称。大文件思想不仅肯定文件是档案的前身，而且认为档案也是文件，文件包括档案的范畴，归档只是文件运动的某个阶段。现代信息技术的发展使电子文件大量产生，构成丰富的档案信息资源。当文件在生命周期中起步，潜在的档案资源已经形成，而文件之“大”并不单单指数量，还包括不同档案门类之间的联系之广和文档处理环节的多样化。“大文件”不仅拓宽了文件的概念，也使得档案的外延随之扩展，一些档案的保存价值凸显，档案工作呈现出社会化、多元化、开放性等特点。“大文件”和“大档案”相互交叉，使文件与档案的联系更为紧密，文档管理必须体现文件运动的整体性和连续性特点。文档一体，统筹管理，不仅集中了技术力量，而且推进了文书档案工作的专业化，切实提高了文档管理水平。在信息化进程中，数字化大档案将档案信息资源推向虚拟，扩大配套档案的收集范围和资源共享，能够促进文件档案的大联通。数字档案馆是实现新环境下文档一体化的重要手段，其中就包括电子文件中心这个子系统。电子政务的建设，如公文流转、网上审批、政务公开等都在电子文件中心完成，保存即归档，成为数字档案的子目录。电子文件中心是数字档案馆的重要组成部分，能实现不同业务系统、不同类型电子文件的有效传输、交换和存储。为避免重复建设，应当运用兼容技术，做好系统的设计、形成与维护，理顺文档一体化的体制与流程，实现真正的文档一体的衔接。2.文件生命周期理论：全程管控与前端控制的协调统一。文件生命周期理论是文档一体化的理论基础之一，而且从实践的角度，也对文档的管理具有较好的指导意义。根据文件运动的规律，文件从生成、流转到归档、永久保存或销毁，是一个完整的生命过程，是一个自然流动、难以割裂的过程。为此，要以文档一体化为手段，把文件管理和档案管理作为一个整体，对文件运动的各个阶段进行全程掌控。而文件在归档以前，严格意义上说还处于文书的阶段，档案尚未成型，然而要确保文件归档的质量，就必须从文书阶段抓起。在文档一体化的全程管控过程中，文书管理便是档案管理的前端控制。由于存档的电子文件具有易流失、易更改等特点，因此确保前端控制是保证各电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略。只有把保障措施施加于文件形成过程，从源头上防止一些错误和隐患，才能确保归档文件的质量。“电子文件管理系统只有事先设定采集文件元数据的功能，才能支持文件的证据性、真实性和可靠性；只有事先确定文件的归档范围、采集时间和方式，才能保证归档文件的完整性；只有事先控制文件的利用权限，才能确保电子文件的信息安全；只有事先考虑文件的存储格式、软硬件环境以及相关参数，才能确保文件长期的顺利读取”[1]。前端控制是全程管控的重中之重，要转变观念、统筹综治、前后照应，才能保障电子文件整个生命过程的全面、有效管控，保障文件内容的完整性和元数据结构的一致性，保障文件从文书部门到档案部门的数据流安全、畅通。文档一体化不仅符合文件生命周期规律，而且是促进文书与档案工作标准化、规范化，提高办公效率和管理能力的有效手段。3.文件连续体理论：以目的为导向的系统连贯一致。连续体是一种以目的为导向的系统方法，注重文件从形成到作为档案存用的管理全过程的连贯一致，倡导文件形成、保存与长久利用的一体化管理。其中，利用是文件和档案管理的目的和宗旨，即面向单位内部和社会提供档案服务，这突出了档案信息化的实用优势，也为电子文件的优化管理提出了更高要求。连续体理论认为，文件的运动不是从出生到消亡的单向运转，文档处置的顺序没有必然的先后之分，处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能。文件的生命过程与物理实体毕竟有所不同，人在使用过程中是灵活的。文件生命周期理论指出了文件运动的普遍规律，而文件连续体理论则更适用于信息时代电子文件的运动特点。这种文档处置的灵活性，更有助于确保电子文件的确实生成、合理运转、安全保管和有效利用，使得文档一体化更能达到系统优化的效果。文件生命周期和连续体理论分别从文档整体性与连续性的角度，为文档一体化的有效实施奠定了坚实的理论基础。文件生命周期理论强调文档管理的前后照应和统筹综治，体现整体效应；文件连续体理论则突出了文件各个运动阶段的连续性，以便于利用为导向，对文件进行立体的处理，使文件的运转成为一个系统灵活的过程。前端控制将对档案的控制与管理提前到档案设计与形成的阶段，把好源头关；在此基础上，运用文件连续体理论，将一体化管理作为过程和手段，扩展档案经营服务范围，保持系统连贯一致，建立统一标准，实现信息共建共享。文档一体化运用现代信息系统，兼顾两大理论优势，体现了全局观与系统优化的辩证统一。

二、文档一体化的策略手段

文档一体化有利于文档信息的共建共享，有利于保持文件之间的有机联系，有利于保持电子文件、元数据、背景信息三者系统周全。为延伸相关部门职能，融合管理体系，同时简化工作程序，使文档一体化整个流程更加科学、合理，在信息化大背景下，应从本单位办公自动化和信息管理工作的大局出发，做好责任延伸与理念培养、组织建设与质量监控、标准制订与功能设计、流转适用与系统更替等方面工作，构建文档一体化高效运转的组织模式。1.责任延伸与理念培养。工作人员对档案的重视程度决定了档案工作的质量。在文书与档案业务分立的情况下，不管是前端控制，还是后端保管，都是一种责任延伸。目前，许多单位对档案的重视程度不够，对于信息时代出现的新特点、新变化认识不够，对于文档一体化的全程管理更缺少了解。即便是一些档案专家，也对“文档一体化”持以不同的观点，对于文件和档案的关系以及一体化的合理性存在争议，使得文档一体化的推行悬而未决。除了专兼职档案员的工作态度和水平，领导的重视程度也影响了相关先进理念的落实。在单位内部，文件与档案工作可能都在办公室的主管之下，但从业务分工来看，还是有很大的区别。文秘是办公室的本职工作，而档案更多地是接受上级档案部门的业务指导，站在不同的角度，遇到具体事情难免意见不合，往往缺乏一体化协同共进的意识。为此，在文档一体化项目实施之前，将是长期的理念培养的阶段。首先，要促进相互了解，增加业务往来。文书工作人员要逐渐关注档案的要求、动态，档案工作人员要关注文书工作的要求、动态。只有对对方的工作有清晰了解，才能明确文件与档案物理形态的同一性，以及双方工作的内在继承性，为文与档的高度合作埋下伏笔。其次，要扩展业务素养，延伸责任范围。文书人员要有延伸管理的意识和能力，档案人员要有超前控制的意识和能力。文书人员要学习档案规范以前瞻，档案人员要学习文件规范以把关。通过培训，开阔部门视野，增强责任意识，提高服务于文档全局的本领。再次，由部门领导牵头，组织一体化的大讨论。文档一体化不仅要在专家层面征求意见，而且要在单位内部结合具体实际，探讨是否适合施行、从哪个方面入手等，在讨论中促进沟通，培养理念。甚至可以申报为课题项目，作为课题来研究，让学术先行，来指导实践。理念培养，既要培养双方工作人员的学习意识、合作意识、责任意识，确立新型的广义的文档管理理念，又要培养对于文档一体化的工作进取心和正确认识，进而掌握文档一体化的方式方法乃至技术手段，在研究中思考摸索，在尝试中逐渐掌握，在熟练中推向规范。2.组织建设与质量监控。组织建设就是要加强顶层设计和统筹协调，通过统一规划、统一标准、统一管理，更好地推动文档一体化的实施。两大理论分别从整体性和连续性的角度，证明了文档一体化的合理性，而组织建设是整体与连续的重要保障。通过上层领导、部门协调、成员自觉，抓好文档全局，做好过程对接，监控运行质量，才能确保文档一体化的切实有效。组织建设在于集中人员力量，发挥文档一体化的优势，避免文档分治的不足。比如在档案信息录入过程中，文件办理者最为清楚地掌握文件入档信息。为避免文件信息采集失误，由文件办理者负责将文件或案卷的有关信息录入管理系统，更能确保录入信息的完整、规范和准确。同时，档案保管者也不再是被动等待，在档案形成后才管理文件，而是针对传统归档时间滞后、档案资料不全的弊病，主动、超前地同文件办理者一起，共同确定机构活动需要保管的文件，然后纳入事务活动体系进行管理。组织建设也在于集中技术优势，将数字档案馆与电子文件中心的建设纳入正轨。电子文件中心才是文档一体化的核心机构，数字档案馆为电子文件中心提供文件环境和技术支持。电子文件中心是新型的文档管理专业化、服务综合化的管理实体，维护文件效力，管理文件信息，保障文件安全，统一实行国家文件与档案管理业务标准和规范，同时也对文档一体化进行质量监控。文件中心在文件运动过程中，相应地进行全过程踪迹保全，便于工作人员对档案质量进行鉴定和处置，确保长久保存价值，从而真正顾及数字时代的档案管理需求。电子文件中心的建设是质量监控的重要途径，↑兰台世界LANTAIWORLD“不是文件机构或档案机构的改良，而是政务流程再造后，在新的文档管理体制下催生的新型文档一体化管理机构，它在电子文件全程管理中起着核心机构的作用”[2]。质量监控必须借助人力物力，良好的组织建设是质量监控的前提条件。再配合以标准制订与功能设计、流转适用与系统更替等手段，可逐步构建符合标准规范的质量保障体系。3.标准制订与功能设计。文档一体化在实际操作过程中要有章可循，文件与档案管理要有一套统一的业务标准和规范，要有相应的法律法规。建国以来，尤其是党的十一届三中全会以来，档案的法制建设已见成效，法律规范相对完善。然而要推进文档一体化管理，就必须在文、档各自国家标准的基础上，建立一套统一的制度和标准。为此，要构建文档一体化严密的论证体系，使补充修订后的文档一体化不仅有一套完整的理论架构，而且具有行之有效的实践指南，成为文档工作人员的学习文件，成为档案信息化建设的重要蓝本。除了针对“文档一体化”本身的论述，还要明确人员与技术的标准。在人员方面，要明确文书人员与档案人员新的职责和工作范围。要协调归档前后，有清晰的组织业务的划分，尤其是需要密切合作的项目内容，促进积极有效的配合。要明确相关职责的法律规范，使人员不仅分配到位，而且责任落实到位。在技术方面，要明确文档一体化背景下操作系统应具备的复杂功能。为研发出既以电子公文又以电子档案为管理中心的兼容性操作系统，提高文件覆盖范围和管理系统的利用水平，系统的功能设计是标准制订最重要的环节要素。制订出的技术标准既要符合一体化的流程设计，涵盖数据库技术、信息存储技术、网络技术等全过程需要的技术，又要在安全性、通用性、智能性、沟通性上把好关。功能设计是技术标准的具体内容和前提条件，也是标准制订的难点所在。目前，文档一体化通用的管理软件主要是半自动或全自动化的电子文件管理软件，具有良好的用户界面。半自动化模拟手工操作，“在一定意义上能实现档案的自动编目、自动存储、多样化检索、辅助立卷等功能”[3]，操作方便，录入、查询、检索简单明了。全自动化的一体化管理系统，“主要包括文件管理、归卷管理、档案管理、维护四个子系统，一般具有收文处理、发文处理、公文管理、归档组卷、档案管理等功能”[3]。4.流转适用与系统更替。文档管理系统的广泛应用，使文件制作与处理进入传统纸质所无可比拟的时代。即便是在“双套制”管理中，电子文件也体现出纸质文件所不可替代的优势。然而系统最大的问题还是在于兼容性，不仅在于不同文件格式的兼容，而且在于不同子系统之间相互传导的兼容性。传输、存储、检索、复制，不管在文件处理阶段，还是在档案管理阶段，都是系统必备的功能。不兼容不仅导致文档一体化受阻，而且存在功能重复建设的问题。为便于公文流转和档案存用，就必须通过并联、串联、互联等方式，提高文档管理的适用性与系统更替，满足一对多的用户信息需求，建立整体运作体系。公文流转系统即OA系统，与档案系统、文档一体化管理系统存在递进关系。公文流转系统与档案系统都是办公自动化的子系统，而文档一体化的设计就是要将两大系统整合起来，做到过程统一和体制合一。为此，文档一体化系统首先要具备OA系统的功能，即在信息和流转上起到文件管理应有的作用。文件管理不只局限于文件的制作与生成，在信息时代，还包括在线传输和检索，具有动态化、灵活性等特点。根据连续体理论，电子文件的流转不仅发生在文书管理阶段，乃至在档案形成之后，档案服务与利用的过程中，同样存在流转的可能需求。流转适用应贯彻文档一体化始终，在其任意一个子系统中都是必须具备的功能。文档一体化管理系统软件繁多，其核心是利用数据库技术，将反映文件与档案内容与形式特征的信息，以“记录”的方式写进数据库中，完成文件管理与档案管理的衔接。“随着实践发展，适用于文档管理的系统，呈现从单点功能到整体功能、从单机到网络、从专用到通用的发展趋势。另外，通过这些系统的开发与运用，档案部门不断扩大其合作领域，越来越融于社会。”[4]未来新型文档一体化管理机构应当在整合当前传统档案馆、数字档案馆、信息中心和电子文件中心等机构基础之上完善功能，兼具管理、技术与服务功能于一体，建立统一、严密、高效的运转体系。在数字化时代中，文件与档案、电子文件与电子档案的界限不再显而易见，文书人员与档案人员的界限也不再泾渭分明，全程管理的电子文件管理理念得到了充分显现。文档一体化打破了文档分散的管理格局，将电子文件从形成起就纳入档案管理视野，把电子文件形部、档案机构之间、文件与档案机构之间，电子文件的及时流动与管理。通过文件管理的责任延伸和档案部门的超前控制，实现整个文档生命周期的控制与管理，以未雨绸缪和通力协作的工作方式，保障了电子档案的真实性、完整性和有效性。

作者:任沁 单位:江阴职业技术学院

参考文献