机关档案范文10篇

一、机关单位档案文化建设的现状

我国各大小机关单位当中出现了各种各样的档案管理问题，不仅与时展的潮流相违背，而且对于机关单位本身的发展产生了很大的制约作用，具体表现在以下几个方面：（一）档案管理意识淡薄。从目前我国机关单位档案管理工作的现状来看，一般的机关单位存在完善的档案管理机构，有专人对这项工作全权负责，工作开展的过程也符合相关的规范。但是这些工作都停留在表面上，只能适应一般的档案管理工作，档案管理意识表现出淡薄的特点，使得对档案文化建设的思考严重不足。首先，相当一部分领导欠缺相应的法律知识，对于档案文化建设的重视力度不够。其次，普通的单位成员档案管理意识不够，不能积极配合档案管理部门的工作，比如没有及时将本部门的档案资料进行上交，对于档案管理部门工作的开展造成了不同程度的影响。最后，档案管理部门的工作缺乏细致性，不能做到完全符合相关规范。这些内容对于在全机关单位形成一种良好的档案管理风气相当不利。（二）档案管理制度参照标准不统一。目前，很多机关单位都按照既定的标准，对于档案的归档、保管、利用以及保密等工作制定了相关的制度，使得档案的目录相对比较完善。还有一些单位明确制定了档案的借阅、参考等标准，使得档案管理工作在开展的过程中阻力相对较小。但是这些管理制度具有个体性，不同的单位，或者是同一单位的不同部门难以形成全面的、统一的标准，间接加大了制度的随意性以及差异性，不利于今后统一化管理工作的开展，久而久之，也就会对档案管理文化建设的进程产生不同程度的制约。（三）档案资料的收集不全面。机关单位的不同部门都能按照相关规范上的细则要求开展相关的档案管理工作，对于档案收集、整理、分类以及后续其他方面的工作进行全面的管理，但是在工作当中仍然会出现资料收集不全面的问题，对于良好的档案文化建设造成了不同程度的影响。一般而言，档案管理工作中文书档案、会计档案以及相关人事档案资料都比较全面，但是设备、历史、庆典等方面的资料却十分欠缺，使得后续工作在进行的过程中会面临较大的难度，让文化建设面临着较大的阻碍。（四）档案管理当中硬件设施不足。目前，随着科技水平的不断提高，我国的档案不再仅仅依靠手写、纸质化的模式进行管理，而是相继引入相关的档案管理软件，将档案录入到系统当中，实现无纸化管理。这样的工作对于档案分类、管理以及查阅等工作都带来了很大的便利。但是从工作现状仍然可以看出不同机关单位档案管理的软件设施不健全，没有完善的防火机制，也没有做好备份工作，使得档案的安全性受到了很大的挑战，对于档案文化建设的发展步伐产生了很大的制约作用。

二、推进机关单位档案文化建设的策略

改革开放对于档案文化建设工作也提出了新的要求，它希望档案文化建设应该秉承开放、包容以及辩证的态度，从而使得本机关的档案文化对于全社会的影响力大大提升，进而使得档案在促进单位本身发展上真正发挥出它应有的价值。（一）转变观念，增强机关档案文化的传播力。在新时代的今天，机关档案文化的建设需要不断创新，才能适应时代的要求，单位本身也才能更加具有核心竞争力。首先，各级领导应该进行思想观念的转变，使得档案管理工作实现常态化。要在为全单位灌输新型档案管理理念的前提下实现档案管理工作的专业化，实现档案文化传播力度的大大提升。其次，应该实现档案管理工作的数字化。在创新型理念的制约下，不断利用数字化的档案管理模式进行文化和资源的整合，使得相关的档案数据库能够形成，为档案文化的共享奠定坚实的基础。最后，要不断丰富档案文化的内涵，从而使得档（下转第69页）案文化的底蕴真正发挥出其自身的价值，在机关单位形成一种良好的档案管理氛围，为后续工作的开展奠定坚实的基础。（二）加强宣传，提高档案文化的服务力。长期以来，机关的档案管理工作都停留在自身狭小的范围内，使得其他非档案管理部门的人员对于这一管理工作的认识相当片面，意识不到这项工作的重要性，因此档案管理工作就很难发挥出其自身的价值。这主要是由于缺乏对于这项工作的宣传而造成的。因此档案管理部门要改变自己的工作姿态，以一种全新的机制开展档案文化宣传工作，提升档案文化的服务能力。首先，可以通过编制一些档案的精品资料，扩大档案的影响力。其次，也可以成立一个档案服务平台，形成多品种、成系列的档案文化，为后续工作的开展奠定坚实的基础。（三）培养人才，建立专业化的档案管理队伍。档案管理人才在档案文化建设当中发挥出来的作用是巨大的，是基础性的，管理人员的专业化水平对于档案文化建设进程起着极大的影响作用。因此机关单位首先应该加大对于档案管理人员的培养力度，不断提升这些人的文化意识以及专业修养，从而为档案文化建设取得实效打下坚实的基础。其次，应该保障档案管理人员工作的连续性。最后，要对档案管理人员进行定期的培训，让他们及时更新自己的头脑，跟上时代的需求，不断完善档案文化建设工作机制。（四）加强机关档案管理信息化建设。电子档案的引进对于提高档案管理水平、加快工作效率具有十分重要的作用，但是一旦没有做好后续保障工作，那么对档案文化建设造成的影响将是深远的。因此首先应该做好电子档案的引进工作，将传统的资料录入到系统当中，为实现文化建设打下基础。其次，应该积极引进相关的档案管理软件，使得电子化的档案管理更加规范化、科学化。最后，要积极发挥档案管理工作的引领作用，使得机关单位的档案文化建设在整个地区政治文明建设当中都能发挥出实际的价值，为实现文化强国而不断努力，这对于整个中华民族的意义都将是深远的。

【参考文献】

[1]中国人民银行银川中心支行课题组,徐梅.浅析当前基层央行档案管理中的问题——以宁夏辖区为例[J].黑龙江金融,2016(11).

根据《中共市纪委市监察局关于印发<市直党政机关、事业单位党政正职“四个不直接分管”实施办法>的通知》和《关于对<市直党政机关、事业单位党政正职“四个不直接分管”实施办法>贯彻执行情况开展专项检查的通知》文件精神，市档案局高度重视，认真贯彻执行文件精神。现将我局自查有关情况报告如下：

一、加强学习，提高认识

为提高领导干部特别是主要领导对党政正职“四个不直接分管”工作的认识，切实把领导干部的思想认识统一到省、市纪委的工作部署上来，进一步建立健全惩治和预防腐败体系，加强对权利运行的监督制约，特别是加强对党政主要领导干部的监督，从源头上预防腐败现象的发生。我局利用局长办公会、局务交办会和全体干部会，以及学习会等多种形式，对《中共市纪委市监察局关于印发<市直党政机关、事业单位党政正职“四个不直接分管”实施办法>的通知》等文件进行了学习，并结合开展腐败风险预警防控活动，召开民主生活会，强化对领导干部尤其是单位主要领导的监督，增强领导干部尤其是单位主要领导腐败风险预警防控意识。要求全体干部特别是领导干部务必做到立党为公，执政为民，坚持在是非面前有辨别能力、在诱惑面前有自控能力、在警示面前有自省能力，清清白白做人，干干净净做事，坚持自重、自警、自省、自励，筑牢党性原则、思想道德和法律法规三道防线，坚持做到不正之风不染、不法之事不为、不义之财不贪、不德之事不干。任何时候耐得住寂寞，守得住清贫，顶得住诱惑，经得起考验；任何时候，以身作则、率先垂范，谨言慎行，珍惜党和人民的信任。珍惜自己的政治荣誉，永葆共产党员的高尚情操和革命气节。

二、理清职责，细化分工

根据文件要求，我局以腐败风险预警防控为契机，对领导班子成员进行了分工，建立岗位责任制，规范单位财务、人事、工程招标和物资采购等程序，定期召开局长办公会对单位财务、人事、工程招标和物资采购等工作进行研究。党政“一把手”在领导班子分工中，不直接分管财务、人事、工程建设招标和物资采购事项，而由班子其他成员分管。凡涉及财务、干部人事、工程招标和物资采购的工作事项，由职能科室提出意见建议，经分管副职审核，报局长办公会集体研究后，按程序运行。物资采购统一由办公室负责，发票需有经手人、审核人、证明人签字后，再由分管领导“一支笔”签字报销。工作用车由办公室主任统一调度，个人特殊情况需要用车须经主要领导同意。形成了“副职分管、正职监管、集体领导、民主决策”的工作机制，有效预防了“一把手”腐败行为的发生。

三、建章立制，规范管理

为加强本局档案库房管理，确保库存档案的安全，根据《中华人民共和国档案法》和自治区档案工作有关规定，制定本管理制度。

一、档案库房是保存档案的重要场所，由局办公室负责管理。除档案管理工作人员外，其他人员不能随意进入档案库房，如工作确实需要，由档案管理工作人员陪同进出。

二、档案进出库房，要履行登记手续，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

三、做好库房的防虫、防蛀、防霉和防鼠工作。新接收入库的档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经技术处理后方可入库。

四、库房内安置温湿度计，每天定时测记。库房的温度控制在14-24℃之间，相对湿度控制在45-60％之间。超出标准范围时，要及时采取自然通风或机械除湿、降温等措施进行调控。

五、定期清点库存案卷，核实帐、物是否相符，发现案卷短缺或长期借出未归还的，及时追查。

2011年局社会治安综合治理工作要紧紧围绕党的十七大精神，以邓小平理论和“三个代表”为指导，深入贯彻落实《中共中央、国务院关于进一步加强社会治安综合治理的意见》，按照市政法委社会治安综合治理工作具体部署，围绕花园街道2011年目标管理要求，扎实做好今年的综治工作，全面完成责任书的各项任务，确保档案安全，营造稳定和谐的社会治安环境。

一、增强领导责任意识，全力维护社会稳定

1、要牢固树立“稳定压倒一切”的思想，实行“一把手负总责”的原则，建立和落实维护稳定工作机制和领导责任制；稳定形势分析会制度；重特大案（事）件报告制度。定期分析我局社会稳定和社会治安形势，研究部署维护稳定工作，化解矛盾，解决问题切实负起“保一方平安”的政治责任。

2、全面落实综治领导工作责任。健全完善矛盾纠纷排查调处工作机制、信息报送、督促检查等制度，开展经常和集中相结合的排调工作，确保问题及时解决。认真制订处置各种突发事件的预案。发生影响稳定的重大矛盾纠纷和群体事件，局主要领导要在第一时间亲临现场，靠前指挥，依法妥善处置。

3、严密防范危害国家安全的境内外敌对势力的渗透破坏，打击“”、“东方闪电”等邪教组织的非法活动。

二、采取有力措施，狠抓综治各项措施的落实

摘要：推进数字档案建设是网络环境下机关档案管理的必然要求，但同时也面临着新的安全风险。文章分析了网络环境下机关数字档案安全管理的重要性，阐述了机关数字档案安全管理内容，并提出了机关数字档案安全管理具体策略与路径。

关键词：网络环境；机关档案管理；数字档案；安全管理；大数据技术

在网络环境下，现代信息技术的快速发展和广泛应用对机关档案管理产生重要影响，特别是机关数字档案安全管理，更是面临着巨大挑战[1]。因此，要对网络环境下的机关数字档案安全风险进行系统研究，根据机关数字档案安全风险特点与问题，制定和实施有针对性的解决措施。机关档案数字化带来新的问题，涉及新的载体安全、内容安全、过程安全等诸多问题，是机关档案管理传统模式所不曾遇到的，必须以新的思想、技术、方法与路径，对机关数字档案管理系统开展安全管理[2]。特别是在网络环境下，数字档案存储和查询利用时空分离，更要对机关数字档案的安全性进行实时动态管理，避免机关数字档案在查询利用各个环节中受到外在侵害。加强机关数字档案安全管理，可以有效保障机关档案信息的安全。

一、网络环境下的机关数字档案安全管理内容

网络环境下的机关数字档案安全管理，内容涵盖了数字档案管理各个环节，主要包含了机关数字档案基础设施和运行环境安全管理、机关数字档案数据安全管理、机关数字档案的网络安全管理、机关数字档案应用安全管理、机关数字档案系统安全管理、机关数字档案的人员安全管理、机关数字档案的授权和审计安全管理等方面内容[3]。1.机关数字档案的基础设施和运行环境安全管理。机关档案数字化建设，需要投入大量资金，购置专门档案管理设备和专业档案管理系统。由于资金投入的限制，一定程度上导致机关数字档案主机系统安全等级较低问题，供电条件、防火防盗、温度和湿度等必备条件难以保障，甚至把机关数字档案简单地存储在一台未加密、未备份的普通电脑中，给机关数字档案带来很大的安全隐患。2.机关数字档案的数据安全管理。载体与介质安全、档案数据访问安全、档案数据完整性和可用性、档案数据存储备份等，都是机关数字档案的数据安全管理主要内容[4]。在机关数字档案的数据安全管理中，介质损坏、电脑病毒、硬盘损坏等，都可能导致机关数字档案资源被破坏或者被非法使用、被恶意篡改等。数据是机关数字档案的核心，机关档案数据一旦发生上述问题，将给机关数字档案带来无法估量的损失。3.机关数字档案的网络安全管理。机关数字档案的网络安全管理，主要是对网络窃取、网络非法接入、网络故障、网络ARP攻击（地址解析协议）和DDOS攻击（分布式拒绝服务）等进行安全防护。这些网络安全问题，不仅可能导致机关数字档案系统无法正常使用，甚至可能导致档案数据外泄问题，特别是网络ARP攻击，会导致数字档案管理系统被非法侵入和非法控制。4.机关数字档案系统安全管理。档案管理系统的稳定运行，是机关数字档案管理的重要支撑保障。由于技术本身的不完善，系统在运行过程中存在各种安全隐患，如数字档案的平台故障、网络故障和设备故障等。这些故障的出现将会直接影响机关数字档案的安全和机关数字档案系统正常运行。因此，机关数字档案系统安全管理，主要承担了降低运行安全隐患，快速解决运行安全问题，以最快速度恢复档案管理系统运行的责任。5.机关数字档案的应用安全管理。由于机关数字档案自身价值较高，从而引发许多非法用户以各种非正常手段入侵机关数字档案管理系统，非法获取系统操作权限，导致档案管理系统数据外泄、数据损毁、非法篡改等；或者合法用户以不合法手段实施了超越权限的操作，非法获取机关档案信息、篡改档案数据等；档案管理系统设计缺陷，导致查询利用不规范或不合理等。这些都可能导致机关数字档案应用安全风险，只有加强机关数字档案的应用安全管理，才能为用户提供稳定的档案信息服务。6.机关数字档案的人员安全管理。在机关档案管理中，由于编制紧张，未能配备专门档案管理人员，无法有效保障机关数字档案的运行维护工作；或者是由于人员培训不足，导致机关档案管理人员专业技能缺乏，很难胜任新形势下的机关数字档案安全管理工作；档案安全意识薄弱，甚至个别机关档案管理人员在外在诱惑之下，对机关档案数据进行非法篡改或窃取，产生机关档案数据的“安全风险”；机关数字档案管理中，缺乏规范性操作流程和要求，导致管理漏洞。人是机关数字档案安全管理最为活跃的影响因素，应加强对机关数字档案工作人员的安全管理，形成安全风险防范第一道防线。7.机关数字档案的授权和审计安全管理。主要对机关数字档案管理中的授权和审计过程进行管理。由于机关数字档案管理中的授权机制不完善，导致权限混乱、乱授权和过度授权等问题；由于系统审计日志缺失，从而导致无法对非法入侵及时阻止、有效跟踪、快速追查等问题。机关档案的授权和审计管理，需要建立完善的授权管理机制和系统的审计日志，对非法入侵进行提前防控。

二、加强网络环境下机关数字档案安全管理策略与路径

摘要：数字化建设，是机关档案管理更好地适应信息化建设，提升档案管理能力和服务水平的现实要求。文章分析了新时期开展机关档案室数字化建设的现实意义，针对机关档案室数字化建设中存在规范标准不统一、专业人才缺乏、软硬件设施不足、安全防护缺失等问题，提出了加强机关档案室数字化建设的对策建议。

关键词：机关档案；管理；信息化档案；数字化

数字化已经成为机关档案室建设的必然趋势，可以有效提高机关档案信息资源开发水平和利用效率[1]。但是，机关档案室数字化建设是一项系统性工程，涉及建设规划、信息化技术、档案管理等诸多环节与内容。因此，机关档案管理人员必须要充分认识档案室数字化建设的重要性，针对机关档案室数字化建设特点和规律，探索建设新路径。

一、机关档案室数字化建设现实意义

随着各类信息技术、多媒体技术、网络技术的快速发展与应用，数字档案这种新型的档案信息形态出现。因此，机关档案数字化主要是指通过对数据库技术、高速扫描技术、数据压缩技术的应用，把机关各类档案资料电子化处理，使其成为系统组织，形成有序结构的机关数字档案信息库[2]。机关档案数字化主要包含了两个方面内容：第一，对传统介质的档案资料，使用高速扫描技术进行数字化转化；第二，对以电子文件形式存储的机关各类档案资料进行结构化转化。机关档案数字化包含了两个阶段：第一，为了对机关档案信息著录标引加以规范，需要建立机关档案目录数据库结构；第二，将机关档案资料全文转化成为数字档案资料。机关档案数字化包含了数字化档案资料的收集与转化、机关数字档案的存储、机关数字档案的检索利用三个过程。从机关档案数字化内涵、内容和阶段的分析可以发现，机关档案数字化的现实意义主要体现在以下三个方面。1.机关档案数字化是提升机关档案管理水平的现实需要。当前，各类信息技术、网络技术、多媒体技术层出不穷，并在社会方方面面广泛应用，推动了人类社会向网络化、信息化和数字化的迈进。机关档案数字化更是把机关在服务社会发展、经济建设中形成的各类档案资料，更加完整、系统、高效地呈现给社会，也是建设阳光政府、提高行政效能的重要内容。因此，机关档案数字化是行政机关适应新形势下档案管理工作的必然要求。2.机关档案数字化是机关创新社会治理的现实要求。当前，为了提高行政服务效能，行政机关中大量的行政许可业务和行政审批业务都是在网络中完成的。公共权力网络化运行、公共资源市场化交易等过程，都数字化建设，是机关档案管理更好地适应信息化建设，提升档案管理能力和服务水平的现实要求。文章分析了新时期开展机关档案室数字化建设的现实意义，针对机关档案室数字化建设中存在规范标准不统一、专业人才缺乏、软硬件设施不足、安全防护缺失等问题，提出了加强机关档案室数字化建设的对策建议。3.机关档案数字化是提供优质公共服务的现实要求。

二、机关档案数字化建设现状和存在的问题

摘要：推进档案数字化管理是机关档案管理发展必然趋势。在共享视域下推进机关档案数字化管理，必须牢固树立共享服务理念，建立共享服务标准，整合共享服务资源，强化共享服务安全，提升人员素质能力。

关键词：共享视域；机关档案；数字化管理；共享

随着现代信息技术在机关档案管理中的深度融合和应用，机关数字档案建设已成为时代潮流。机关数字档案建设主要目的是提高档案服务的效率，共享是提高档案服务效率的重要途径[1]。机关档案数字化管理共享服务，可以更好地实现机关档案资源的社会价值和经济价值。

一、共享视域下机关档案数字化管理的意义

机关档案数字化管理的意义主要体现在以下几个方面[2]。1.机关档案数字化管理，有助于提高档案管理效率。在机关传统档案管理模式中，档案管理工作程序烦琐、流程冗长、效率低下，特别是在档案资料利用过程中，仅对于档案信息资料的收集就可能会耗费大量的人力、物力和财力，如果档案资料归档不规范、不完整、不准确，还会降低档案信息查询准确性，影响档案管理人员的工作积极性。机关档案数字化管理的实施可以优化档案信息查询流程，简化档案信息利用程序，减少档案资料丢失损毁，明显提高机关档案管理人员工作积极性。因此，机关档案数字化管理具备档案管理的高效性、便捷性、准确性等优势，有助于提高机关档案管理效率。2.机关档案数字化管理有助于提高档案利用率。机关单位在开展业务工作过程中积累了大量档案资料。这些档案资料对于不同阶段的业务开展具有很强的参考借鉴价值。如果机关档案管理还是继续采用传统的管理模式，需要档案资料的时候还要到档案管理部门调取信息，不仅利用程序烦琐、效率低下，还可能造成档案资料的丢失。机关档案数字化管理，可以把档案信息储存在档案管理系统中，需要调取相关档案的时候，可以直接通过档案管理系统查阅，大大提高了机关档案利用效率。由此可见，机关档案数字化管理可以为档案用户共享使用创造条件，档案用户可以多人异地同时查阅，快速查找档案信息，减少档案查询时间，提高机关档案利用效率。3.机关档案数字化管理有助于提高档案管理效益。机关档案管理，社会性应该是要放在第一位的，但是在确保机关档案管理社会性的基础上，还要提高机关档案管理的经济性，尽可能减少档案管理的人力、物力与财力投入[3]。在机关档案传统管理模式下，档案管理人员所从事的档案工作挑战性较小，以重复性劳动为主，长此以往导致他们在工作中存在一定的反感心理，可能导致工作质量和工作效率、机关档案服务水平的下降，甚至对机关社会形象产生负面影响。因此，推进机关档案数字化管理可以提高档案管理人员工作积极性。电子档案存储节约了大量办公用房，减少了实体档案存储维护费用，不仅提高了机关档案管理效率和服务水平，还可以大大降低机关的资源投入，提高机关档案管理效益。

二、共享视域下机关档案数字化管理现状与问题

摘要：档案工作作为机关真实样貌的客观记录，其目的大多是为了提高机关单位的工作质量和效率，借助机关档案有效地预测机关单位的未来工作任务情况。而伴随机关单位的日益发展，其中档案管理工作逐步暴露出一些问题，需要进一步加以改革与创新，建立规范化的管理体系和制度，才有助于促进机关单位的整体全面发展。本文基于机关档案管理的现状研究，探讨提高档案管理规范化的策略。

关键词：机关档案；工作规范化；管理措施

1引言

在机关单位工作过程中形成的历史记录，即为机关档案，它具有重要的保存价值，并对领导决策、职能履行与正确贯彻执行国家方针政策、强化内部管理具有决定性的意义。所以，实现机关档案管理工作的规范化非常关键。鉴于目前我国部分机关档案管理工作仍旧欠缺规范化，管理水平难以满足实际需要，还影响到机关单位的正常运转，因此需要对加强机关档案规范化管理进行深入思考。

2机关档案工作规范化管理的作用与意义

档案是机关单位在业务工作、队伍建设与管理任务等实践活动中形成的书面文件、电子媒介或影像资料等原始记录的统称，它详细记录了机关单位的发展历程。面对机关单位的新形势与新要求，应当进一步提高档案工作规范化的管理水平，有助于促进机关单位工作的进步和发展。第一，机关档案忠实反映了机关单位工作中获得的工作成果与艰辛劳动，是机关单位的一笔可贵财富，有利于推动机关单位工作科学发展的步伐。近些年来国家高度重视档案管理工作，相继出台了一系列措施和制度来改进与加强档案管理工作的规范化。完善的机关档案能够引导人们了解机关单位发展的主要历史脉络，及时跟进工作当中出现的问题，并且总结有关经验教训，属于丰富的信息资源。第二，机关档案是指导单位工作的必要依据，档案的价值在于挖掘并利用信息资料的效益，充分有效地发挥档案的作用，推动各项机关工作的顺利开展。同时具体的单位工作能够进一步丰富档案的种类，提高档案质量，有助于档案工作更好地建设发展。伴随我国法治建设的提高与完善，各级机关单位的档案意识不断增强，档案的综合利用率也在逐年提升，在机关单位的各项工作任务中具有举足轻重的影响作用，在预防职务犯罪和行政监察监督等业务内容中，机关单位各部门利用档案信息资源及时归纳和总结经验，获取了突出的工作业绩。第三，规范化的机关单位档案管理是提高其工作水平的关键保障。随着我国法律法规的日益完善，机关单位的工作任务也逐渐变得繁重起来，档案资料的内容大幅度增加。档案工作还会出现资料收集不够齐全，制度执行没有到位，档案安全存在隐患以及规范化水平有待提升的状况与现象。这些问题在为机关单位的档案管理任务施加压力、带来挑战的同时，也为其进一步发展带来了机遇。所以提高档案管理规范化水平，充分发挥机关单位服务任务的作用要求，必须实现档案的规范化管理，为机关单位各项工作的健康有序发展提供有力保障。

摘要：档案管理是机关工作的一项重要内容，涉及事项很多，工作较为繁杂，需要不断提升规范化水平。对此，档案管理人员应尽快转变思想理念，跟上时展步伐，创新机关档案管理工作方法，加快信息技术、网络技术、数字化技术的应用，提升机关档案管理工作效率，为今后的查询与利用提供便利，确保真正发挥出机关档案的应有价值。

关键词：机关；档案管理；规范化

机关档案具有较高的保存价值，需要不断提升管理工作的标准化、规范化和科学化水平。但是从现阶段情况来看，很多单位仍然采取手工方式管理机关档案，在档案存储过程中，也以手工摆放为主，查找时会浪费大量时间与精力，甚至部分单位对一些业务性档案的管理，基本上由相应科室负责，这样不利于机关档案的集中保存。对此，我们要充分认识到机关档案管理工作的重要性，积极探索更加有效的方法，让机关档案得到规范化管理，为机关单位的发展作出贡献。

一、机关档案管理工作现状及存在的问题

当前很多机关档案主要通过手工操作的方式来管理，除了要做大量的整理、归档工作以外，也为今后的检索带来不便。一些单位为让重要档案得到有效保护，会实行两套档案管理制度，导致在财力、人力和物力上的浪费。随着时代的快速发展，传统档案管理模式已经不能满足新时期要求，机关档案管理工作也更加注重速度与效率，这点需要尽快改进。对档案管理人员而言，必须具备较高专业能力，才能将机关档案管理做好。但是很多档案管理人员一般身兼数职，在机关档案管理工作上投入的时间与精力不足，加之人员变动比较频繁，也让这项工作无法稳定、持续开展。档案管理人员素质参差不齐，导致归档文件发生各种各样的问题，不能让机关档案得到规范化管理。个别档案管理人员对机关档案认识还停留在保密层面上，认为只有管理好机关档案即可，从而忽视了整理与分类工作。这使机关档案管理工作非常混乱，既不利于今后的查询与利用，也很难真正体现出机关档案的价值。

二、加强机关档案规范化管理的策略

机关档案室在我国普遍地存在，其基本任务是集中管理本机关各部门形成的档案，但是其档案利用一直是封闭的，如何转变其利用模式适应电子政府和政务公开的需要，是我们面临的现实问题。

一、传统机关档案利用模式及其成因分析

我国机关档案室长期以来处于封闭状态，只是对机关内部提供利用。尽管在档案法规中，也规定了经过本级或者上级机关的同意，机关档案室可以向外提供利用，但是实际上由于手续的繁琐和保密观念的根深蒂固，很少有单位向外提供利用，对本单位提供的利用也是数量有限。

这种传统机关档案利用模式可以用下列图表来表示：

相关单位（文件形成者）→←机关档案室→档案馆

如图所示，各机关把办理完毕的文件通过“归档”这个环节直接转变成档案，保存在档案室：机关档案只对机关内部提供利用，保管一定期限后向档案馆移交。文件所针对的对象(文件接受者，有的称文件内容针对者)或公众几乎没有被考虑在内。由“归档”这个环节转换来的档案，有许多仍然是现行和半现行文件，但也被看成非现行文件尘封起来。整个图表显示的文件运动是线形的、简单的运动。