归档范文10篇

●文件材料的归档范围：

1、上级机关的文件材料

(l)中央、国务院、总行顾发的金融方针、政策、法律法规、命令、决定、决议、指示、通知等文件材料；

(2)上级机关印发的属于中支主管业务并要执行的文件，以及普发的、非中支主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

(3)党和国家领导人、上级机关领导视察、检查中支工作时的重要指示、讲话、题词等材料；

(4)代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

一、企业档案归档难的缘由剖析

1、档案管理认识单薄，由于员工档案认识不强，对企业档案的不注重，所以形成归档的文件材料不能及时地归档立卷、以至丧失、损毁。企业指导者无视档案管理工作，错误地以为它关于公司的业绩没有奉献，档案管理人员的薪酬待遇程度锐减，少数人收入不升反降，远远低于其他部门工作人员，这大大伤害了档案管理人员的职业盲目性和工作积极性。另外由于各个部门搜集移交给档案室的材料比拟滞后，不能及时完成材料的及时归档。这必然招致档案管理工作持续滑坡，整体工作逐渐弱化以至恶化。再加上档案管理部门由于特殊的位置经常处于默默无闻的境地，历来不与人争名利，也不擅长宣传本人，因而，对企业的奉献就这样被掩盖起来了。其实，档案管理机构是企业效益链环上不可替代的一个环节，档案管理产生的效益在潜移默化中必将表现出来。而无视档案管理工作的重要性，必然对公司的开展形成障碍。

2、档案管理紊乱，归档不标准。大局部企业的管理层或决策者由于对档案工作不够注重，这就招致大量档案未停止审定、分类、归档、编目、组卷，没有构成整套的档案管理流程。由于档案归档的紊乱，招致档案的查找率十分低，存在着查找费事、应用艰难的问题。实践工作中，有些制度还不够科学，可操作性不强，再加上有关的内部职能部门不熟习或不恪守文书及档案管理方面的操作规程和办法，想入非非，只凭经历或想当然办事，文件的搜集递送工作不及时、不标准，结果只能使许多重要的有存档价值的文件失去归案的时机。另外，文件归档前的管理方式不标准并且归档技术落后，使文件管理归档前的电子文件只能手工整理，对日后文件的多途径应用与数据长期保管形成很大艰难。总之，档案搜集的不标准，立卷的不标准，档案应用的不标准以及档案整理的不标准是目前在档案管理归档中存在的普遍问题。

3、纸质档案的电子网络化不尽人意。传统档案是以纸质文件为主要载体的一种档案保管方式。但这一主要保管方式存在着保管、查阅效率低，归档工作量大等局限性。所以注重历史档案库存的纸质档案的电子网络的应用是必要的。但是目前各个企业关于纸质档案的电子网络的应用仍不尽人意。在现往常数字化办公的大环境下，产生大量业务管理系统及相关电子数据，这些数据包含了纸质归档资料所对应的目录信息与全文信息，又应该共享归档。但在纸质归档资料的电子网络化过程中，前端搜集、后期应用各环节以及与各部门业务系统的衔接过程都存在问题，这使得历史档案库存的历史纸质档案的电子网络的应用达不到理想效果。

二、处理企业档案归档难的详细措施

1、增强企业档案的队伍建立。首先，增强组织档案人员停止档案专业学问和业务的培训，实在进步企业工作人员对档案工作的重要性认识。培训对象应包括各部门担任文书工作的管理干部及普通的工作人员，要做到培训目的明白，培训办法得当，培训内容详细，并将理论与理论上分离起来停止指导。随着现代化技术在档案部门的应用和提高，对档案工作者的请求也越来越高。所以，除了请求工作人员控制纯熟的专业学问之外，还要不时进步现代化管理的技艺。

关键字：工作文件信息管理部门档案形成信息纸质归档电子文件

与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

我们在第一讲中介绍了什么是电子文件，知道了电子文件的范围很广，那么，什么样的电子文件需要归档呢？严格来讲，需要归档的电子文件应该是一份完整的，经历了从产生到成为定式文本的全过程的电子文件。如果单位没有启用电子公章，也应该是经历了从产生到成为定稿的全过程的电子文件才有必要归档。因此，只是利用计算机起草，工作中仍然采用纸质文件流转的单位形成的电子文件的草稿和历次修改稿都不必归档保存。

从电子文件的内容上看，其归档范围可以参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定，各单位一般应将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定主要指《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号，2006年12月制发）。之后，北京市档案局根据此规定，结合北京市的实际情况，制发了《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》（京档发〔2007〕11号）（以下简称实施细则）。《实施细则》是目前北京市各单位制定电子文件归档范围的一个重要依据。电子文件的归档范围并不等同于纸质文件的归档范围，而是远远大于文书档案的归档范围。从电子文件的内容上看，它涵盖了本单位工作的各个领域。凡是反映本单位主要职能，记载了本单位承办的主要工作，具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围；从电子文件的形式上看，它是多种多样的，各种门类和载体的档案都会产生相应的电子文件。例如，在会计核算工作中，如果使用了电算化管理软件，就会形成会计核算电子文件；使用数码相机、数码摄像机拍摄，会形成图像文件和影像文件……所以，电子文件包含了文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型。

文本文件指用文字处理技术形成的文件，例如用word、wps等软件形成的各种公文都是文本文件；图像文件既包括纸质文件在数字化处理后得到的扫描图像文件，也包括数码照片采集来的图像文件；图形文件指用计算机辅助设计或绘图等软件获得的电子文件，如使用CAD制图软件形成的CAD图纸；影像文件指用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，如数码摄像机拍摄的图像等；声音文件指用音频设备获得的声音文件，如录音笔等数字录音设备录制的声音；数据库文件指对业务系统中生成的数据进行采集和保存的数据库。在确定电子文件归档范围时，应特别注意五种类型电子文件的归档工作。一是记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；二是本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；三是本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；四是本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；五是与电子文件相对应的元数据和背景信息。这五种类型的电子文件具体包含的内容有：一是图像和影像文件。数码照片、音视频文件经常会由拍摄部门自行留存，凡是记录本单位主要职能活动、重要工作成果、重要人物的数码照片、音视频文件材料，都应该归档。如：领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动，本单位组织或参加的重要外事活动，本单位召开的各种会议、举办的各种活动，本单位考察、调研，记录本单位重大事件、重大事故、驻地变化、基建工程等的数码照片、音视频文件均应纳入归档范围。二是数据库文件，具体包括内部管理数据库和政务信息数据库。内部管理数据库主要包括内部机构、人员管理、会计电算化等反映了本单位内部管理的重要数据库文件。政务信息数据库主要包括人口、法人、空间与自然资源、宏观经济与社会发展等基础信息数据库文件；各机关依据职能对社会事务、公共事务进行监督、管理形成的业务应用系统、信息管理系统的数据库文件，如经济、科技、教育、司法、卫生、社会保障、城市规划管理等基础数据库文件；为领导决策、为公民服务提供的各类信息的公共服务数据库文件；对本地区、本系统、本行业开展的综合统计工作形成的数据库文件。三是电子邮件。

确定其归档范围时要考虑电子邮件内容的重要程度，体现了工作的处理过程，反映了与上下级单位或其他不相隶属单位洽商工作、签署协议等内容的电子邮件应该归档，只是用于沟通信息的电子邮件则不需要归档。四是软件。《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004〕14号）明确要求：“对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”所以，当电子文件是在通用软件环境中形成时，就不用将相关软件归档，而在专业系统中形成的电子文件，在相关软件更新后应将旧版软件及时归档。例如，各单位普遍使用的MicrosoftOfficeWord、WPS文字等软件现阶段在北京市属于通用软件，就不需归档。五是元数据和背景信息。它们反映了电子文件产生的环境及其形成、运转的全过程，对于保证电子文件的真实、完整、有效有着重要的意义。根据现阶段的研究成果，有19项元数据和背景信息项是必须采集和记录的，即：硬件环境，软件环境，记录字符、图形、音频、视频文件格式，文件类别，载体编号，载体型号，载体类型，文件归档号（全宗号、目录号、案卷号或文件号等），主题或题名，文件形成部门，文件形成时间，收文时间，责任者，主送者，抄送者，密级，保管期限，填表人，审核人。其中硬件环境包括主机、网络服务器型号和制造厂商等，软件环境包括操作系统，数据库系统和相关软件等。

这19项元数据和背景信息分别记录了电子文件赖以生存的环境，电子文件自身的特征、形成过程，电子文件归档后对其归档载体的管理、信息管理的方式和管理人员，包含了电子文件从产生到归档到脱机保存全过程的信息，能够基本满足系统发生变化时电子文件恢复、数据迁移的需要，是每个单位在电子文件归档时必须考虑的基本项、必备项。确定归档范围之后还要明确电子文件的保管期限。各单位可以依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，可以将电子文件的保管期限划分为永久和定期，定期可分为30年和10年。

笔者所在的上海市园林设计院成立于1946年，1993年由事业单位改为企业。我院现存的上世纪八九十年代的设计项目覆盖各区县的公园改扩建、道路、广场绿地规划设计，颇具代表性的项目有上海大观园、共青森林公园、上海植物园、上海野生动物园、东方绿舟、人民广场改建、北外滩公共开放景观设计等等。期间档案的构成多为手绘底图。上世纪九十年代末至21世纪初，代表性设计项目有崇明东滩湿地公园、上海滨江森林公园、辰山植物园以及2010年上海世博会绿地系统总体规划、世博公园等等，期间档案的构成主体大部分是CAD绘制的底图。截止到今年上半年，我院主持参与设计的项目共有一万多个，其中有三十五万多张底图．一千多张光盘。本文试就加强工程设计底图和设计电子文件归档管理做一些初步的探讨。

一、园林工程设计图纸文件的归档管理

1、严格底图更改管理制度．维护园林工程设计档案的准确性按图纸管理规定．设计图纸盖完章后设计人员不得再经手，如果要对底图进行修改、调换，设计人员应到档案室修改、调换或由指定人员填写借用单，做好借用登记，再借出修改。如果图纸修改部位复杂，须另绘新图。底图的修改须由项目使用部门提出申请，档案部门对底图修改工作负监督检查的责任。然而实际情况是．经营室有时为图方便，会让归档人自己把图纸交给文印室．有些设计人员会利用管理上的漏洞。私下对已盖“出图章”的设计图纸(尤其是外协项目)进行修改。由于有些图纸在归档前就已经被修改图替换，库存底图与散布在各施工单位的蓝图往往不一致。档案部门最后收到的图纸从文字说明到图形尺寸，往往有相当一部分都是经过修改的。有些修改图备注栏内不写明本图作废的原因，图纸目录上不标明“原图作废”字样和修改图的出图日期。有的修改图单独编图号，与原图编号不一致。有的图不断地出修改版．但每次修改图的当前版本都标识不清。设计修改充通知单上往往只有修改或补充的内容，而不具体注明涉及的专业、针对哪些图进行修改、修改原因。同一个项目，同一个专业中设计修改／补充通知单本身的编号也不统一等等。由于很多修改图、修改通知单上的标识、说明等都不明确，也不够准确，时间一长，设计人自己往往也不记得出修改图的原因，甚至连有没有按要求出过修改图、什么时候出的修改图都记不清了。这就给图纸的整理和最终的查找利用工作都带来一定困难。针对上述现实中存在的问题．除严格执行已有的管理规定外，对现有的图纸更改管理制度需进一步加以完善，在更改制度中应该增加相关规定，如“修改已归档的设计图纸要以有关专业主管领导和有关专业主管部门审核批准的修改通知单为准”、“修改通知单一式两份．其中正件由档案部门保存、副件由专业主管部门留存”等等。

2、认真履行归档手续．维护园林工程设计档案的完整性园林工程设计档案的完整性包括归档项目成套性与归档项目完整性方面的内容。首先看归档项目的成套性。经营室收到底图后会在底图流转单上对图幅、数量等进行统计，但碰到归档图纸数量多的情况，他们往往就不仔细核对，而是直接根据图目上的数量进行简单统计，很多时候归档人往往也不仔细核对归档数量、不保留归档依据。等图纸流转到档案部门时，才发现本次归档图纸数量与统计数量不符或归档内容与图目标识不符。其原因大致有三种：一是归档图纸中有很多为已出图，不在本次归档范围内。二是归档人漏归．需办理补归手续。三是由于归档人不是出图人，办完手续后也没有留归档凭证，已不记得缺少部分的图纸是否归档。因此，在归档管理中，档案部门应严格执行归档制度中的有关规定，认真核查，维护项目档案的成套性。其次，看归档项目的完整性。由于档案部门不了解项目的进展情况．使得接收归档工作处于盲目、被动的地位。为此，建议在归档制度与相关的科技管理制度中对项目的归档予以制约，比如建议规定，由经营室每年度汇总一张“园林工程设计项目一览表”。使档案部门能掌握每年承接设计项目的概况，以掌握项目归档的进度，并将项目归档情况列入设计人员的考核指标，以保证归档项目的完整性。

3、规范图纸整理方法．维护园林工程设计档案的系统性一些大型的工程项目．参与设计的人员数量很多，大部分设计人员都不知道图纸前期管理工作的要求。每位设计人员都会按照自己的习惯对图纸进行整理，导致同一个项目设计图纸的组卷方法不相同。比如其中一部分图纸按子项(区块)——专业分，一部分按专业——子项(区块)分，不管按照哪一种方法进行立卷都会遇到需要重新为图纸编号、编目和排列图纸的问题，而一旦拆分又会使得图号不连续。有时由于设计任务繁重，加上设计进度又很紧．设计人员常常不注重图纸编号的连续性、准确性．出图后不仔细校对导致重号、漏号、跳号，图名、项目编号有误，图号、图名与目录不对应等情况时有发生。为维护园林工程设计档案的系统性．建议一要规范图纸整理方法，二要加强图纸的编号管理，对底图图号的编制方法作出规定．比如“各部门自行设计的成套性图纸在项目批准后即应向公司档案部门申请图号”、“图号由总图号和分图号两部分组成．总图号由档案室供给、分图号由各设计部门按照规定的编制方法和要求自行编写，最后由档案部门审核”、“底图顺序号和图纸名称要和底图目录上的保持一致”、“增补底图必须保持与原套底图的连贯性”等等。

二、园林工程设计CAD文件的归档管理

为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制度。

一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。

二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专(兼)职档案人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

三、文件材料的收集管理

1．坚持部门收集、管理档案材料制度。各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知公司档案室。

2．凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

为进一步规范住房公积金档案资料收集整理工作，提高住房公积金档案管理水平。我部结合实际工作，制定2016年文件材料归档月活动计划：

一、活动时间

2016年4月1日至2016年4月30日。

二、归档范围

2014年形成并已办理完毕的各种门类及不同载体的文件材料。分为文书类、业务类（含提取资料、贷款资料，其中归集资料作为会计凭证附件归类）、财务类、科技类、电子类、声像类等，统称综合档案。

三、归档要求

1、干部人事档案管理部门应根据《干部档案管理工作条例》等有关规定，随时或定期对收集上来的干部人事档案材料，进行认真审查和鉴别，符合归档要求的才能归档。

2、未经鉴别，任何人不得擅自销毁干部档案材料，不得私自将不属于归档的材料归入档案或从干部档案中撤出材料。如有类似情况发生应查清原因，追究责任，严肃处理。

3、经鉴别，属于内容不完整、来源、时间不明、手续不完备或字迹扩散的材料，应登记注明暂不归档，待查清原因，补办完手续或复制后再归档。

4、凡涉及干部琡历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料，交有关党组织审查处理，在未做出结论之前不得归档。

5、凡是干部人事档案材料归档或从干部人事档案中撤出材料，必须由专人把关。经鉴别应销毁或应转给有关单位和部门的材料必须登记造册。

一、鉴定

（一）归档鉴定

即鉴定所接收的档案是否符合归档要求。鉴定时，存在下列情形之一的，不予归档：

1.该案卷业务未办理完毕的。这里的业务办理指独立审批、办理的单项业务，如规划预审、土地使用权初始登记等；

2.资料不齐全的。即缺少该类案卷应包含的必要资料。如土地登记案卷缺少登记审批表、规划预审案卷无预审意见书，并且无任何有效说明文件等情况。

3.无保存价值的文档资料；

一、干部人事档案管理部门应根据《干部档案工作条例》等人关规定，随时或定期对收集上来的干部人事档案材料，进行认真审查和鉴别，符合归档要求的才能归档。

二、未经鉴别，任何人不得擅自销毁干部档案材料，不得私自将不属于归档的材料归入档案或从干部档案中撤出材料。如有类似情况发生应查清原因，追究责任，严肃处理。

三、经鉴别，属于内容不完整，来源、时间不明，手续不完备或字迹扩散的材料，应登记注明暂不归档，待查清原因，补办完手续或复制后再归档。

四、凡涉及干部政治历史历史问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材料，交有关党组织审查处理，在未做出结论之前不得归档。

五、凡是干部人事档案材料或从干部人事档案中撤出材料，必须由专人把关。经鉴别应销毁或应转给有关单位和部门的材料必须登记选册。