电子文件范文10篇

我们在第一讲中介绍了什么是电子文件，知道了电子文件的范围很广，那么，什么样的电子文件需要归档呢？严格来讲，需要归档的电子文件应该是一份完整的，经历了从产生到成为定式文本的全过程的电子文件。如果单位没有启用电子公章，也应该是经历了从产生到成为定稿的全过程的电子文件才有必要归档。因此，只是利用计算机起草，工作中仍然采用纸质文件流转的单位形成的电子文件的草稿和历次修改稿都不必归档保存。

从电子文件的内容上看，其归档范围可以参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定，各单位一般应将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定主要指《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号，2006年12月制发）。之后，北京市档案局根据此规定，结合北京市的实际情况，制发了《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》（京档发〔2007〕11号）（以下简称实施细则）。《实施细则》是目前北京市各单位制定电子文件归档范围的一个重要依据。电子文件的归档范围并不等同于纸质文件的归档范围，而是远远大于文书档案的归档范围。从电子文件的内容上看，它涵盖了本单位工作的各个领域。凡是反映本单位主要职能，记载了本单位承办的主要工作，具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围；从电子文件的形式上看，它是多种多样的，各种门类和载体的档案都会产生相应的电子文件。例如，在会计核算工作中，如果使用了电算化管理软件，就会形成会计核算电子文件；使用数码相机、数码摄像机拍摄，会形成图像文件和影像文件……所以，电子文件包含了文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型。

文本文件指用文字处理技术形成的文件，例如用word、wps等软件形成的各种公文都是文本文件；图像文件既包括纸质文件在数字化处理后得到的扫描图像文件，也包括数码照片采集来的图像文件；图形文件指用计算机辅助设计或绘图等软件获得的电子文件，如使用CAD制图软件形成的CAD图纸；影像文件指用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，如数码摄像机拍摄的图像等；声音文件指用音频设备获得的声音文件，如录音笔等数字录音设备录制的声音；数据库文件指对业务系统中生成的数据进行采集和保存的数据库。在确定电子文件归档范围时，应特别注意五种类型电子文件的归档工作。一是记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；二是本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；三是本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；四是本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；五是与电子文件相对应的元数据和背景信息。这五种类型的电子文件具体包含的内容有：一是图像和影像文件。数码照片、音视频文件经常会由拍摄部门自行留存，凡是记录本单位主要职能活动、重要工作成果、重要人物的数码照片、音视频文件材料，都应该归档。如：领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动，本单位组织或参加的重要外事活动，本单位召开的各种会议、举办的各种活动，本单位考察、调研，记录本单位重大事件、重大事故、驻地变化、基建工程等的数码照片、音视频文件均应纳入归档范围。二是数据库文件，具体包括内部管理数据库和政务信息数据库。内部管理数据库主要包括内部机构、人员管理、会计电算化等反映了本单位内部管理的重要数据库文件。政务信息数据库主要包括人口、法人、空间与自然资源、宏观经济与社会发展等基础信息数据库文件；各机关依据职能对社会事务、公共事务进行监督、管理形成的业务应用系统、信息管理系统的数据库文件，如经济、科技、教育、司法、卫生、社会保障、城市规划管理等基础数据库文件；为领导决策、为公民服务提供的各类信息的公共服务数据库文件；对本地区、本系统、本行业开展的综合统计工作形成的数据库文件。三是电子邮件。

确定其归档范围时要考虑电子邮件内容的重要程度，体现了工作的处理过程，反映了与上下级单位或其他不相隶属单位洽商工作、签署协议等内容的电子邮件应该归档，只是用于沟通信息的电子邮件则不需要归档。四是软件。《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004〕14号）明确要求：“对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”所以，当电子文件是在通用软件环境中形成时，就不用将相关软件归档，而在专业系统中形成的电子文件，在相关软件更新后应将旧版软件及时归档。例如，各单位普遍使用的MicrosoftOfficeWord、WPS文字等软件现阶段在北京市属于通用软件，就不需归档。五是元数据和背景信息。它们反映了电子文件产生的环境及其形成、运转的全过程，对于保证电子文件的真实、完整、有效有着重要的意义。根据现阶段的研究成果，有19项元数据和背景信息项是必须采集和记录的，即：硬件环境，软件环境，记录字符、图形、音频、视频文件格式，文件类别，载体编号，载体型号，载体类型，文件归档号（全宗号、目录号、案卷号或文件号等），主题或题名，文件形成部门，文件形成时间，收文时间，责任者，主送者，抄送者，密级，保管期限，填表人，审核人。其中硬件环境包括主机、网络服务器型号和制造厂商等，软件环境包括操作系统，数据库系统和相关软件等。

这19项元数据和背景信息分别记录了电子文件赖以生存的环境，电子文件自身的特征、形成过程，电子文件归档后对其归档载体的管理、信息管理的方式和管理人员，包含了电子文件从产生到归档到脱机保存全过程的信息，能够基本满足系统发生变化时电子文件恢复、数据迁移的需要，是每个单位在电子文件归档时必须考虑的基本项、必备项。确定归档范围之后还要明确电子文件的保管期限。各单位可以依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，可以将电子文件的保管期限划分为永久和定期，定期可分为30年和10年。

电子文件是计算机技术的伴生物。我国档案行业标准《档案工作基本术语》中明确，电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，在计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。电子文件作为科技发展的产物，具有以下几个特点：

1、使用简单，便于检索。传统档案的检索是在各种文件归档后经过整理、编目、造册、编制检索工作，查找人员根据目录一卷一卷地进行有形的查找。而应用计算机可实现智能化检索，完成人丁短时间无法完成的T作。它还可以根据使用者不同的需要，从多种角度、按照不同条件全方位检索、查找，直到检索者满意为止。另外，通过运用电子文件扫描技术，不仅可以检索各种目录，而且还可以检索到档案的全文内容。特别是近些年来，随着多媒体技术的广泛应用，各种图像、音频、视频资料的加入，使检索档案变得更加生动、直观，不再像过去查档案那样枯燥无味。

2、存储容量大，占用空间小。电子文件是在现代信息技术基础的数字形式进行信息整合的技术。它的存储介质是磁盘、磁带、光盘等新型材质，这些材质的优点是存储容量大，占用空间小。一张普通的光盘所容纳的信息量可以大到惊人的数字。这些数字信息压缩存储于高科技的介质材料上，可以最大程度的减少存储空间的使用。

3、有利于资源共享、互联网是20世纪网络技术和计算机结合的产物，通过互联网技术可以扩大信息交换，实现资源共享。在目前条件下，档案馆(室)网站是电子文件及其档案信息网络传播和利用的一个重要的信息交流平台。当前，中央和地方政府的上网行动很大程度上推动和吸引了企业、事业单位和个人在网上交流和获取信息。档案部门也应以此为契机，在互联网上建立自己的网站，广泛地开展档案信息咨询服务。

4、存储条件要求较高。电子文件存储载体是磁盘、磁带、光盘等载体。因为新型载体档案的制成材料与纸质文件不同，所以在存放这些新型载体档案时，原有的保管条件发生了变化。存放电子文件的库房除了应具备防高温、防光、防尘、防盗等设备外，还必须具备防磁、放电的要求，否则磁盘、磁带上的信息就会遭到破坏。因此说，电子文件对设备的依赖性较高。

5、档案的原始性和真实性受到质疑。在当代的科学技术条件下，电子文件的凭证作用正经受着考验专家指出，电子文件的出现，打破了档案孤本的格局，档案的原始性就难以得到确认。特别是从法律角度出发，对电子文件法律地位的确立受到争论，这样在现实利用中对电子文件的凭证作用无疑是一个很大的冲击，值得我们去深思和探讨。

关键字：工作文件信息管理部门档案形成信息纸质归档电子文件

与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

摘要：随着信息技术广泛普及，各行业发展随之产生大量的电子文件档案，针对数量庞大的电子文件归档及档案管理工作成为各行业所需做好的重要工作内容。重点是要确保海量电子档案的安全归档，并且可同步实现档案数据的在线访问效果，切实提升档案管理质量和效率的同时，实现对电子档案管理的自主可控。要想实现对电子文件档案管理的自主可控，就需要借助技术手段来实现，如运用集中式和分布式电子档案管理技术就是很好的实现手段，能够结合用户对电子档案归档及管理的实际需求来进行扩容、存储，确保电子档案的安全性，达成自主可控的效果。为此，本文基于自主可控这一目标，针对电子文件归档和电子档案管理的路径进行探究，以供参考。

关键词：自主可控；电子文件归档；电子档案；档案管理

信息技术迅猛发展，各领域产生的海量电子文件如何更好地归档与管理成为重点研究课题。经过档案行业多年的研究探索，针对电子文件归档和管理，形成了相对丰富和完善的管理形式，如音视频、DOC、PDF、CAD等，在实际管理上搭建出了一系列信息数据库进行存储与共享。电子文件的归档和管理获得解决，但文件信息的安全归档问题越来越突出，难以实现有效归档存储的同时，同步达成在线访问的效果。为此，就要求业内人员进一步采取技术手段，专攻电子文件归档和管理的安全、在线访问、共享及传输的方向，促使电子文件归档和管理的全过程实现自主可控的目标。

一、相关概念概述

1.电子文件归档方式电子档案的归档方式迥异于传统的纸质归档管理方式，其根源也大不相同。总的来说，信息的传递方式、信息构成的格式以及其他层次都有明显的不同。采用电子归档方式时，需要建立相应的工作模式，充分利用最新技术，促进文件整理和归档自动化和排序。同时，要建立比较完善的归档制度，对不同的文件设置不同的保存期限，对不同的文件进行编码，实现自动化管理，提高文件归档和存储的便利性。基于电子和纸质文档并存的管理和存储形式，极大提高了文档文件的可靠性和准确性。此外，电子档案归档需要确保信息安全，其使用计算机安全技术来协助文件归档和存储过程的机密性，并避免在传输或使用过程中出现泄漏、盗窃、篡改等问题。例如，可以设置相应的防火墙或设定严格的访问权限，以全面提高文件存档的真实可靠性。2.电子档案管理电子文件管理直接突破了传统的管理模式，具体在文件的发送、放置、保存、修改等方面与以往的管理方式有很大区别。具体流程如下：（1）有效改善电子档案管理系统。这使得不同部门可以在不同的网络环境中同步其电子文件管理任务，避免重复输入数据和高能耗。（2）注重提高电子网络资源的利用效率，利用网络对电子文件实行集中管理。对部分非电子档案存储内容进行综合数字化转换，形成综合性电子档案库，保证文件档案的规范管理，使电子档案信息能够顺利发布。

二、电子文件归档和档案管理的特点及作用优势

摘要：高校电子文件和电子档案记录了高校教学、科研、日常管理以及学生个人成绩、基本信息，真实反映了高校不同阶段的办学理念和历史面貌。随着计算机信息技术的发展，高校逐渐实现了自动化办公，在教学、科研、管理过程中，形成了大量的电子文件，这些电子文件和电子档案的内容十分丰富，是高校开展教学、科研以及管理的前提和基础。随着计算机信息技术在高校的广泛应用，高校产生的各类电子文件和电子档案数量越来越多，由于高校财务、学生信息管理体系、教务系统等缺乏有效的沟通与共享机制，从而导致高校的电子文件和电子档案无法进行统一管理，造成严重的资源浪费。本文阐述了当前高校电子文件归档和电子档案管理现状，高校还需要制定统一的归档技术标准和要求，完善电子档案归档相关管理制度，各系统共享的身份认证、数字签名等使用规范，才能实现单轨制电子档案在线归档目标。

关键词：高校；电子文档；电子档案管理

随着教育信息化发展，高校的办公自动化、网络化逐渐完善，为高校电子校务的开展创造了有利的条件，自动化办公系统逐渐取代过去的办公行文和来往函件，电子文件逐渐取代了过去的纸质文件。电子文件指在数字设备环境下产生，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等介质，并依靠计算机、手机等数字设备进行阅读，在网络进行传输的文件，包括电子报表、电子文档、电子信件、电子文书等。与纸质文件相比，电子文件具有容易存储、不容易损坏、可复制、可利用价值高等优点。然而，由于高校的电子文件存储主要保存在相应的载体，存储随意性比较大，没有进行统一管理，一旦存储介质出现问题，则可能导致电子文件遗失、破坏等问题。电子档案作为电子文件的一部分，主要存储高校师生信息、学校发展历史相关资料，是信息时代高校教学、科研以及日常管理的原始记录。随着高校信息化建设，电子文件归档和电子管理问题严重影响到高校的发展。因此，必须做好高校电子文件归档和电子档案管理工作。

一、高校电子文件归档和电子档案管理现状

高校电子文件主要来自于三个方面：第一，高校财务部门、党务部门、教务部门、后勤部门等日常工作总，通过OA系统、人力资源管理系统、财务系统、教务系统等办公软件工作生产的电子文件。第二，高校在实行双轨制期间，将纸质文件档案资料进行电子备份，并将纸质文档同时归档的电子文件。第三，高校信息化过程中，将纸质文件进行处理后形成的图像或者图形文件。目前，高校大部分的电子文件主要是通过第二种途径和第三种途径产生的文件。高校的0A系统运行过程中产生的电子文件归档的数量比较少，大部分0A系统运行过程中产生的数据资料，往往只是用来打印文件，或者用来发送、接收公文，并没有将OA系统产生的电子文件进行保存，并进行归档。1.高校不重视电子文件归档和档案管理工作随着高校信息化建设步伐加快，大部分高校基本实现了办公自动化，但是由于高校缺乏电子文件统一管理理念，由于电子文件是电子信息媒体的载体，由文字、图片、视频、声音等多种媒体信息构成，形式比较多样，增加了电子文件管理归档的难度。首先，电子文件涉及的内容比较多，分布在各个部门不同的电脑系统，增加了统一归档的难度。其次，由于电子文件在传输保存过程中容易被改动，改动之后没有留下任何痕迹，复制后的文件和原始文件一模一样，没有固定的载体，无法像纸质文件一样，通过字迹、内容、格式、印章等外部特征判断其原始性，并像纸质文件一样进行统一管理。因此，高校办公自动化产生的文件大多数分散在各个部门、使用者的电脑中，没有进行统一的管理。2.缺乏完善的电子文件归档和电子档案管理制度首先，电子文件的归档和电子档案的管理是一项综合性、系统性的工作，需要专人负责对其进行处理。随着信息化进程的不断加快，国家越来越重视电子文件和电子档案的管理，并先后颁布了《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等相关电子文件管理政策，并不断加强电子文件和电子档案管理的研究。但是十多年过去了，高校并没有形成电子文件与电子档案管理相关管理制度，无法真正将国家电子文件归档和管理各项政策落到实处。其次，OA系统在使用过程中，高校管理者、老师往往考虑到电子文件实时传递和便捷性，忽视了电子文件最后的归属，从而导致这些文件没有有效的保管。且电子文件与电子文档系统相互独立，电子文件与档案管理没有进行有效的连接。电子文件的归档管理远远落后学校电子校务发展需求，档案管理部门无法将电子档案进行有效的处理。如果无法将电子文件归档，电子档案存储管理，电子文件生成设备和载体逐渐淘汰更新，那么大量的电子文件将会遗失，给高校造成无法弥补的损失。3.缺乏电子文件归档和电子档案管理人才电子文件归档和电子档案管理比传统的纸质文件和纸质档案管理更难，由于电子文件和电子档案是计算机信息技术发展的产物，电子文件包括文字、图片、视频、音频等各种介质的文件，并在计算机等设备支持进行存储管理，电子文件的归档和电子档案的管理对存储设备具有一定的依赖性，电子文件的信息与载体具有一定的分离性，增加了电子文件和电子档案管理难度。高校的电子档案管理与政府职能部门、事业单位的档案管理不同，电子文件的归档只是文件的转移，也就是业务部门将文件转移到档案部门进行归档管理，在转移过程中，不仅要实现信息管理权限的转移，而且还要实现数据的物理转移。但是，目前高校的电子文件归档和电子档案管理人员缺乏这方面的意识，大部分电子文件在归档的时候，只是从各个部门将电子文件和档案拷贝到档案馆的计算机设备，或者通过网络直接传输到计算机，实现电子文件的归档，没有确认和审核电子文件和档案数据信息的真实性、完整性。

二、单轨制电子档案在线归档实现路径

【摘要】随着信息技术的飞速发展，档案的整理和归纳工作变得越来越信息化。其中，电子文件的规范性是保障档案信息化建设的前提条件。而电子文件的前端控制可以在保障电子文件规范性的基础上，有效提高其安全性和可靠性，对电子文件的整理和归纳等操作有着极为重要的作用。因此，本文就档案信息化时代电子文件前端控制的重要性展开分析和讨论。

【关键词】档案信息化；电子文件；前端控制

一、前端控制概念及档案信息管理的特点

（一）前端控制概述。所谓“前端控制”，就是为适应新时代背景而提出的一种文档管理理念，同时也是用于指导实践操作的管理办法。实质上就是对电子文件从产生到归档的一个整体过程，并在此基础上，对文件和档案两者的工作流程进行重组和监督，进而达到对电子文件进行超前控制和全程管理的目的。对于前端控制，有很多学者对其进行了分析和研究。2007年付双双发表的《高效电子文件的前端控制》中重点指出了自动办公系统与档案电子管理系统两者间是相互独立的，这也就导致各个部门在办公中对于电子文件的管理、保存以及利用等阶段很容易出现问题。因此，为了能够有效解决这一现象，进行高效率的档案管理，就需要实施前端控制。石玉、李肖军于2009年发表的《电子文件前端控制理论浅析》主要对电子文件实施前端控制的必要性进行了分析，并重点强调了电子文件前端控制的重要性。2012年赵屹所发表的《基于前端控制思想的电子文件形成过程研究》中则对前端控制下电子文件管理的各环节都进行了分析，充分阐述了电子文件的具体管理过程。（二）档案信息管理的特点。1.非直读性。电子文件信息记录在磁盘等载体上，它的非直读性主要是源于电子文件的内容以数字编码的方式，其信息具有不可见的磁畴极性，这一特性是信息记录载体的固有属性，是无法观察到的。除此之外，电子文件的信息内容也可通过压缩编码或加密技术处理，因此，即使有相应的设备，如果不解压、解密是不能读取其存储内容的。2.依赖性。电子文件对元数据和背景信息有着依赖性，这主要是取决于两方面：其一，为了保障电子文件可以恢复到原始状态，必须确保电子文件元数据与文件信息两者之间的连接。其二，电子文件主要是通过网络技术进行传输的，但在文件传输的过程中有可能会出现文件内容丢失的现象，若在此情况之下没有采取积极措施及时对丢失的信息内容加以补充，将会直接影响到今后文件的使用。3.变化性。由于电子文件的储存方式较多，决定了它具有一定的变化性。传统的档案管理一般都是靠档案管理人员来完成，工作效率低下，因受传统归档方式的限制，不便于查阅与检索，很难充分发挥管理档案的作用。但电子文件的出现改变了信息载体，使电子文件可以方便快捷地使用计算机进行储存。

二、电子文件管理存在的问题

（一）电子文件缺乏完整性。双轨制是指在文件生成和运转的过程中，文件的电子版和纸质版与业务流程同时运行。内部文件一经接收、输出并进入流程，各单位就能够实施本文件管理的系统，双轨制电子版和纸质版均可进行使用。而随着信息技术的普及与发展，文件工作者与使用者使用双轨制的越来越多，并以此为依托，逐渐转向电子文件。存档时，电子文件以纸质版本打印并一起提交，并通过相关的信息技术扫描纸质文档形成电子文档，这不仅浪费了纸张和硬盘的空间，也难以确保文件的真实性和完整性。（二）真实性问题明显。所谓真实性，就是保证电子文件内容的真实性。电子文件真实性问题主要出现在以下几点：一是档案部门无法确定电子文件在格式转化的过程中是否被破坏，只能保证归档后的电子文件不受篡改。二是电子文件内容与客观事实是否相符，如果文件制作部门无法证明电子文件符合客观事实和工作条件，档案的真实性就无法保证。（三）网络环境对电子文件安全管理带来挑战。在信息技术不断发展的背景下，档案信息化工作有了新的发展空间。为了保障办公业务的便利，对于电子文件的管理更是运用了横跨于多种网络环境而形成的一套适合不同网络环境的档案管理系统，以便于电子文件的收集、管理和使用。另外，电子文件的管理能够将不同网络平台的用户作为一个整体连接起来，通过统一的标准提高工作效率，同时网络还能提供高效的管理和更便利的电子文档使用方式，但同时，文件数据的丢失或故意篡改问题也严重威胁着电子文件信息的安全。随着网络技术的不断发展，当前不管是国外还是国内关于档案安全的事件频繁出现，电子文件的安全传输已经成为制约电子文件安全管理发展的关键因素。

档案在法律上的凭证作用基于它的原始性。因此，认定电子文件的原始性，是保证其具有凭证作用的关键。

一、电子文件原始性的认定

对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面：

（一）、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

（二）、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别，无法区别其中哪个是“原件”，哪个是“复制件”。

（三）、电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。

档案在法律上的凭证作用基于它的原始性。因此，认定电子文件的原始性，是保证其具有凭证作用的关键。

一、电子文件原始性的认定

对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面：

（一）、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

（二）、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别，无法区别其中哪个是“原件”，哪个是“复制件”。

（三）、电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。

【内容提要】本文在对国际电子文件管理代表性研究项目进行综合分析的基础上，从电子文件管理的顶层设计、管理理念、保管模式、管理走向、保证电子文件证据价值的关键、电子文件管理问题的解决之道等方面，总结了国际电子文件管理的研究热点及其给我们的启示。希望借鉴国际同行的成功经验，推进我国电子文件管理的进程。

【关键词】电子文件管理/国际电子文件管理/研究热点

在信息技术飞速发展的今天，世界各国比以往任何时候都面临着电子文件的共同挑战，建立在信息技术应用平台上的电子文件管理理念、方法、技术、模式等更具趋同性。因此，聚焦电子文件管理前沿，借鉴国际同行的成功经验，有助于推进我国电子文件管理的进程。

国际上有关电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，据笔者不完全统计，世界主要国家、地区和相关机构的代表性研究项目的主要内容如下页表所示。

这些电子文件项目研究周期长、涉及问题多、参与机构广，形成的研究报告、相关标准、工作手册往往多达数十页乃至百余页，在理论与实践方面取得了可喜的进展，在电子文件的管理思想与管理模式、管理方法与技术、管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验。其中最值得关注的项目包括：国际档案理事会出版的《电子文件管理工作手册》、美国国家档案与文件管理署的电子文件档案馆项目(ERA)、澳大利亚的电子文件管理战略及元数据标准(VERS)、欧盟的电子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护国际研究项目(InterPARES)以及ISO关于文件管理的相关标准等。经过分析，可以看出国际电子文件管理的研究热点及其给我们的启示主要集中在以下几个方面：

一、电子文件管理的顶层设计——国家战略的提出

摘要：数据转型时代已经到来，信息技术飞速发展。电子文件数量指数级增长，电子文件管理模式成为档案界近年来持续关注的问题。对电子文件单套制管理模式的优势进行阐述，对单套制推行过程中面临的问题进行分析，并提出几点建议。

关键词：数字转型；电子文件；单套制；双套制

随着大数据、云计算、区块链、物联网等前沿技术日益成熟，信息化发展取得了历史性成就，对各行各业发生了广泛而深远的影响。基础设施、新动能产业和生态平台之间的互动融合，迸发出了以“万物感知、万物互联、万物智能”为特征的数字转型时代。物理世界与数字世界深度融合，政务、公安、医疗、教育、物联、消防等实现了互联互通。放眼档案界，原生电子文件数量陡增，面对数字转型时代提供的机遇和挑战，电子文件双套制向单套制管理模式的转变势在必行。

一、电子文件双套制与单套制管理模式的定义

2002年国家发布《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），明确指出“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。”电子文件双套制管理模式自此开启，运行已近二十年。与之对应的则是电子文件单套制管理模式，即由电子设备生成的电子文件仅以电子方式进行归档、管理、利用与保存，不再生成和保存纸质档案的管理方式[1]。

二、电子文件单套制管理的必要性