电子公文范文10篇

八大关系之一：电子公文与纸质公文

电子公文是通过电脑进行操作、传输、存储等处理的数字化产物，与纸质公文相比，电子公文具有存储体积小、检索速度快、远距离快速传递及同时满足多用户共享等优点。随着电脑和网络信息技术的应用普及，越来越多的公文直接在电脑上产生和传输，电子公文也将越来越多。但与纸质公文相比，电子公文也存在自身无法克服的局限性，如信息与载体分离、不能直接阅读，必须依赖于软件和硬件才能识别和利用；电子公文容易被人修改、复制，修改之后几乎不留痕迹，在真实性、完整性、凭证性方面比较难认可。因此，目前甚至今后相当一段时间内，不可能抛开纸质公文而以电子公文取而代之，电子公文将和纸质公文并存。

我们应正确认识公文的本质功能——传递信息，理解电子公文与纸质公文的关系，破除对公文物理介质的习惯心理，建立数字化的公文新概念。对于电子公文，应根据其特点，制定适合的管理办法，使之与纸质公文实现优势互补。

八大关系之二：电子印章与电子认证

对于纸质公文来说，印章是公文生效的重要标志。而对于电子公文，是否也需要印章作为生效标志，值得商榷。电子印章是通过专用软件生成的，并且需要较为昂贵的彩色激光打印机，才能印出红章。一方面，由于色彩和印制等原因，打印出的电子印章与纸质公文所用的印章并不完全相同，这样，就会出现同一发文机关有两种印章。如果发送电子公文的同时，又印制纸质公文，便会出现同一件公文使用两种印章的现象。另一方面，电子印章是通过技术手段生成的，因而易于被人通过技术手段窃取或仿制。

实际上，问题的关键在于如何认证电子公文的真实有效性，即收文机关如何确认收到的电子公文是否是真实的发文机关所发，如果电子身份认证做好了，电子印章的作用无非是满足人们对红章、红头文件的习惯心理要求。电子公文并不一定非要那种刻意生成的带红色的电子印章不可，而应该有电子认证标志。

第一条为加强电子政务和电子公文管理，进一步规范电子政务和电子公文流程应用，特制订本办法。

第二条电子政务用户要严格遵守国家有关保密法律、法规，凡涉密内容严禁。

第三条机关各部门要将电子政务设为计算机网页的首页，并坚持每天上班后，以个人名义登录电子政务，以便随时查看有关通知、公告。公务员之家版权所有!

第四条办公室安排专门人员接收新乡河务局的通知、公告，并将所接收到的内容按正式文件运转方式运转。

第五条各部门要及时更新电子政务工作动态栏目。

第六条电子公文运转要严格按照收、发文流程运转，各环节操作人员要对所经手的公文进行严格把关，避免发生纰漏。

第一条为加强电子政务和电子公文管理，进一步规范电子政务和电子公文流程应用，特制订本办法。

第二条电子政务用户要严格遵守国家有关保密法律、法规，凡涉密内容严禁。

第三条机关各部门要将电子政务设为计算机网页的首页，并坚持每天上班后，以个人名义登录电子政务，以便随时查看有关通知、公告。

第四条办公室安排专门人员接收新乡河务局的通知、公告，并将所接收到的内容按正式文件运转方式运转。

第五条各部门要及时更新电子政务工作动态栏目。

第六条电子公文运转要严格按照收、发文流程运转，各环节操作人员要对所经手的公文进行严格把关，避免发生纰漏。

电子公文文档一体化业务流程包括电子公文的交换（收发文）、归档和移交三个节点，是电子公文文档一体化业务流程中的三个关键点，涉及到不同的办公系统（OA）之间、办公系统和档案室档案管理系统之间、档案室档案管理系统和档案馆档案管理系统之间的数据交换，三者之间能否正常交换数据，直接影响电子公文全程管理的业务数据流的是否畅通。笔者根据张家港市数字档案馆建设过程中的经验，提出以下解决方案：

一、电子公文归档解决方案

在项目建设过程中提供电子公文归档接口，实现集中式档案室管理系统和分布式档案管理系统，两个档案管理系统与市集中式OA系统的对接，可以对OA系统产生的归档数据实时进行采集、归档和管理。张家港市现有的“张家港市政府集中式OA系统部署在党政网上。集中式档案室管理系统预留和现有的“张家港市政府集中式OA系统”的接口，通过“推”和“拉”两种方式解决OA系统中生成的电子文件的归档问题。

1）“推”式：由张家港市政府集中式OA系统按照电子文件归档接口标准的规范导出归档数据，集中式档案室管理系统应当具备接收、导入、检查和信息反馈等功能。

2）“拉”式：由张家港市政府集中式OA系统提供开放的数据结构、访问接口，集中式档案室管理系统应当具备从OA系统中抓取拟归档电子文件数据的功能。这种方式适合OA系统的开发商还在，并且能够提供技术支持的情况。我们采用了“接口调用”的方式，即由OA开发商提供本系统调用的数据归档接口（比如WebService接口），本系统通过调用该接口获取归档数据。示意图如图二所示（以WebService接口为例）。

二、异构系统的数据交换解决方案

［摘要］本文从行政法角度，探讨了行政机关的电子公文在生效要件上与纸质公文的差异。文章认为，电子公文与纸质公文的差异主要体现在对公文作者身份的确认，公文形成程序的合法性、信息内容的真实性、形式与格式的合法性等方面的审查。并得出电子公文在现实中产生合法有效性的障碍是由于以下问题没有解决：电子签章的法律地位、电子公文管理的统一规范、电子公文的真实性保障与认证、网络公布和电子送达方式的效力等。

［关键词］电子公文纸质公文行政行为生效要件

在今年1月召开的国务院信息化工作领导小组工作会议上，朱基总理提出将电子政务确定为2002年信息化工作的重点。至此，我国将从政府上网向电子政务迈进，越来越多的政府机关将通过网络实现无纸化办公，政府机关之间、政府机关与企业之间通过网络交换信息、下达文件将更加频繁，作为电子政务活动的必然产物———电子公文，将在国家行政管理中发挥日益重要的作用。目前我国立法尚未对电子公文的效力作出明确规定，电子公文是否具有行政法上的合法有效性？从行政行为的角度看，电子公文与纸质公文在成立要件与效力要上有什么不同？笔者拟对此问题作一粗浅的研究，以就教于同仁。

（一）行政行为与公文

行政行为是行政法学中一个重要的概念，它是指行政主体在实施行政管理活动中，代表国家行使行政职权所作出的单方的，能直接或间接引起法律效果的公务行为①。行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具②。并非行政机关的所有公文都是一种行政行为，只有能直接或间接产生行政法律效果的公文才是行政行为。并非所有的行政行为都是用公文来表示的，公文仅是行政行为的一种意思表示③。

依据行政行为的适用范围可以分为抽象行政行为与具体行政行为，抽象行政行为指行政机关制订的具有普遍约束力的行政法规、规章和其他行政规范性文件，具体行政行为指行政主体针对特定的对象，就特定的事项作出的处理决定。④从这个意义上说，行政机关的公文构成了全部的抽象行政行为和部分具体行政行为（表现为各类处理决定书），这也是本文论述的公文范围。

第一条为了加强电子公文管理，实现电子公文的规范化、制度化和科学化，提高办公效率，制定本制度。

第二条本制度所称的电子公文，是指应用计算机系统制作形成的，存储于磁盘、光盘等介质，通过计算机系统阅读、处理并可通过党政网电子公文交换系统传输的、具有规范格式的公文；是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请求和答复问题，报告和交流情况的工具。

第三条本制度所称的电子公文交换，是指电子公文和信息通过党政网电子公文交换系统进行发送、签收、归档等过程。

第四条电子公文的种类、格式、行文规则、文件、阅读和管理与纸质公文相同，依照《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》等规定执行。

第五条通过电子公文交换系统交换的电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。

第六条局办公室是电子公文的管理与工作机构，负责本单位的电子公文工作。建立健全电子公文办理制度和管理岗位责任制。管理人员要有高度的责任感，认真负责，切实做到不错不漏，不迟不误，确保电子公文及时传输和办理。

公文是政府机关处理公务和行政管理的重要工具，在各级机关、单位中，“办公”的一个重要内容就是办理和制发文件，即“办文”，办文是每个机关、单位大量的,日常的工作。依靠网络信息技术对公文进行高效有序的电子化处理，是电子政府建设的重要组成部分，是关系到电子政府建设全局的基础性工程。

据调查，现在政府机关使用电脑进行文字处理已非常普遍，一些单位还不同程度地实现了公文运转电子化管理，对收文办理、发文办理的登记、审核、拟办、运转等环节进行管理，实现了公文查询、统计、存储、流转的电子化及内部网络互联；部分单位对公文数据库中的公文由标题、来文单位等基本要素和运转过程管理，扩展为部分公文的全文入库管理;一些部门已经实现特定网络，如政府专网、专业部门网上的部分公文上报、下发的无纸化传输;少数单位实现全部公文的网络传输和电子化管理。

七大问题之一：对电子公文的性质和作用认识不足

长期以来，一些人将公文处理电子化误认为就是办公室内的文字处理电脑化，不少领导干部习惯于传统的办公方式，至今不会使用或不愿意使用电脑和网络，认为这是办事人员的事情，不能从根本上认知信息化、电子化给传统政府办公方式带来的革命性转变，造成机关办公自动化、公文电子化链路的中断，使无纸化办公无法推进。

七大问题之二：系统功能单一，层次不高

电子公文处理系统就是利用电脑网络功能，实现从公文的起草、审核、批示、分发及来文登记、归档、承办、传阅等一系列综合性的公文流转全程管理。在办公自动化系统中，公文处理是较为复杂的一个子系统，其复杂度体现在两个方面：首先公文系统是一个纵向、横向交错的综合结构的系统，从纵向看，公文系统被多级组织共同使用，从横向看，公文系统被同级的多个职能部门共同使用，不同组织级别的公文系统具有不同特点;其次公文处理流程具有多样化特性，一般来说，不同组织级别的公文处理流程不同，由于受到多方面因素的影响而变得复杂多样。

一、子公文及其特点电子公文是指以电子形式表现的并通过网络传送的,用于政府机关相互之间联系事务的专用文件。电子公文的特点是基于电脑和互联网联网的特性而产生的,因为电子公文的制作、发送及接收都需要通过电脑和互联网这两种媒介来进行。首先是电脑,它的最大作用是将政府公文中所有具体的信息都进行了数字化的改变,这里所说的数字化是指电脑将输入的具体信息以“1”和“0”来进行存储和运作,这不像传统的政府公文是以具体的书面形式来表示的。其次是互联网,互联网将电脑里的数字化信息在各个政府机关之间迅速地传送。互联网本身有其特殊性,即公开性和全球性。所谓公开性是指任何人都可以自由地进出互联网,而全球性是指信息在互联网上的传递是没有边界障碍的。根据上述,较之传统的政府公文,电子公文有以下几个方面的特点：(1)电子公文是一种数字化的、虚拟化的文件形式;(2)电子公文的传送是在公开环境下,通过互联网进行的;(3)电子公文的传送可以在各个地区、国家乃至全球范围内的政府之间进行;(4)电子公文的广泛能够极大地提高政府的办事效率。显然,信息技术的给政府机构带来了一场深刻的变革。传统的公文传送方式使政府机构背负着沉重的时间负担和负担。传统公文在这一场变革中受到了电子公文这一新生事物的强有力的冲击。电子公文的制作、发送和接收可以突破时间和空间的限制,给人们以快速和便捷。可是电子公文毕竟是近年来才开始出现的新生事物,很多技术上的问题还有待解决。特别是,由于电子公文刚刚开始启用,有关电子公文的法律纷争还颇为鲜见。就世界范围来说,还没有专门的法律规范,也无强制性的原则可以遵循。可以说,其中还有很多值得的问题摆在我们的面前。二、电子公文应用中存在的安全问题,电子公文应用中出现的安全问题主要有：1.黑客问题。黑客入侵网站的消息在近年被频频报道。以前黑客们往往挑选美国国防部和雅虎这些安全防范体系堪称一流的硬骨头啃。而随着各种应用工具的传播,黑客已经大众化了,不像过去那样非电脑高手不能成为黑客。如果安全体系不过硬的话,黑客便可以肆意截留、毁灭、修改或伪造电子公文,给政府部门带来混乱。2.电脑病毒问题。自电脑病毒问世几十年来,各种新型病毒及其变种迅速增加,而互联网的出现又为病毒的传播提供了最好的媒介。不少新病毒直接利用网络作为自己的传播途径。试想一个完整的电子政府体系中某个环节受到病毒感染而又没有被及时发现,电子公文系统全面瘫痪,那将会产生怎样的后果?病毒的感染会使一些电子公文毁灭或送达延误,整个电子政府将会指挥失灵、机构运作不畅。3.信息泄漏问题。目前,各大软件公司生成的网管软件使网络管理员拥有至高无上的权利,可以方便地对网上每个政府用户的各种使用情况进行详细的监测。此外,网络中存在不少木马程序,如果使用不慎,就会把公文中的重要信息泄漏给他人。而某些大公司生产的软件或硬件产品所带的后门程序更可以使这些公司对政府用户在网上的所作所为了如指掌。对政府而言,信息泄漏将会给其工作带来麻烦,甚至会危及到国家的、经济及国防利益,有关的政府工作人员会因此被追究法律责任,这是绝对不能接受的。而对这些大公司的法律管制,对于在信息产业中处于弱势地位的国家来说是根本无法解决的难题,但光靠处于优势地位的国家也是不行的,必须在国际范围内形成管制的合力。

三、公文安全体系制度建构1.的密钥使用制度规范。密钥是一种信息安全技术,又称加密技术,该技术被广泛于电子商务和电子政务中。它包括两种技术类型,即秘密密钥加密技术和公开密钥加密技术。其中秘密密钥加密技术又称对称加密技术。倘利用此技术,电子公文的加密和解密将使用一个相同的秘密密钥,也叫会话密钥,并且其算法是公开的。接收方在得到发送的加密公文后需要用发送方秘密密钥解密公文。如果进行公文往来的两个政府能够确保秘密密钥交换阶段未曾泄漏,那幺,公文的机密性和完整性是可以保证的。这种加密算法的速度快,已被广泛地应用于电子商务活动过程中。公开密钥加密技术又称为非对称加密技术。这一技术需要两个密钥,即公开密钥和私有密钥。私有密钥只能由生成密钥对的一方政府掌握,而公开密钥却可以公开。用公开密钥对公文进行加密,只有用对应的私有密钥才能解密。用私有密钥对数据进行加密,只有用对应的公开密钥才能解密。此二种技术相比,显然第二种技术的安全系数更大一些,但这种技术算法速度较慢。我们可以根据各种公文的秘密等级,采用不同的加密技术。对于一般的公文往来数量大且频繁,不宜采用非对称加密技术,还有秘密等级较低的公文亦可采用对称加密技术。而对那些重大的通知及秘密等级较高的公文则必须采用非对称加密技术。凡违反上述技术性规范的要求造成公文泄密或是公文的完整性受到损害的,需追究其法律责任。2.完善的政府证书管理制度。公文传送过程中数据的保密性通过加密和数字签名得到了保证,但每个用户都有一个甚至两个密钥对,不同的用户之间要用公开密钥体系来传送公文,必须先知道对方的公开密钥。公文传送中有可能发生以下情况:用户从公钥簿中查到的不是对方的公钥,而是某个攻击者冒充对方的假冒公钥;或者公文互换的双方在通讯前互换公钥时,被夹在中间的第三者暗中改变。这样的加密或签名就失去了安全性。为了防范上述风险,我们可以仿效电子商务中的做法,引入数据化证书和证书管理机构,建立完善的政府证书管理制度。这里所说的证书是指一份特殊文档,它记录了各政府机关的公开密钥和相关的信息以及证书管理机构的数字签名。证书的管理机构是个深受大家信任的第三方机构。考虑到电子政务的特殊性,电子政务系统中的根目录证书管理机构最好由一国的最高政策机关设立的专门机构出任,其它各级目录分别由地方各级政府设立的专门机构去管理。在我国,根目录的管理工作可由国务院信息办来承担,其它各级目录分别由地方各级人民政府设立的专门机构进行管理。各政府机关须向相应的证书管理机构提交自己的公开密钥和其它代表自己法律地位的信息,证书管理机构在验证之后,向其颁发一个经过证书管理机构私有密钥签名的证书。政府出面作为证书的管理机构,其颁发的证书信用度极高。这样一来将使电子公文的发送方和接收方都相信可以互相交换证书来得到对方的公钥,自己所得到的公钥是真实的。显然,电子公文系统的安全有效运转离不开完善的政府证书管理制度的确立。3.有效的数字签名制度。在电子公文的传送过程中可能出现下列:(1)假冒,第三方丙有可能假冒甲机关给乙机关发送虚假公文;(2)否认,甲机关可能否认向乙机关发送过公文;(3)伪造,乙机关工作人员可能伪造或修改从甲机关发来的消息,以对自己有利。这些问题要靠数字签名来解决。数字签名在电子公文传送中的应用过程是这样的:公文的发送方将公文文本带入到哈希函数生成一个消息摘要。消息摘要代表着文件的特征,其值将随着文件的变化而变化。也就是说,不同的公文将得到不同的消息摘要。哈希函数对于发送数据的双方都是公开的。发送方用自己的专用密钥对这个散列值进行加密来形成发送方的数字签名。然后,这个数字签名将作为公文附件和公文一起发送到该公文的接收方。公文的接收方首先从接收到的原始公文中计算出消息摘要,接着再用发送方的公开密钥来对公文的附加的数字签名进行解密。如果两个消息摘要相同,那幺接收方就能确认该数字签名是发送方的。通过数字签名能够实现对原始公文的鉴别和不可抵赖性。数字签名在电子商务中已得到了广泛的应用,日本等国政府已通过专门的立法对数字签名的法律效力予以确认。在电子公文传送中引入数字签名也是必然的选择,只是我们要从法律上确认数字签名的效力,建立相应的制度规范,努力设法从技术和制度规范入手不断提高安全系数。以数字签名只有相对的安全性来作为反对其应具有法律效力的理由是站不住脚的,因为任何所谓安全保障都是相对的,橡皮图章就经常被不法之徒伪造。4.有力的刑法保障。刑法对关系的保护是最强有力的保障,离开刑法的保护,其它制度规范的保护极有可能会落空。对计算机法律关系的调整也不例外。鉴于信息技术越来越多地被应用于国家生活各个方面,1997年《刑法》中特增加了计算机网络犯罪方面的。根据《刑法》第285条和第286条的规定,对下列行为将追究刑事责任:(1)违反《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机软件保护条例》、《保密法》、《标准化法》等有关法律规定,出于好奇或为窃取机密的动机非法侵入电子政务系统的;(2)违反《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机软件保护条例》等有关法律规定对电子政务系统功能进行删除、修改、增加和干扰,造成系统不能正常运行,后果严重的;(3)违反前述有关法律规定对电子政务系统中存储、处理或者传输的公文数据进行删除、修改、增加的操作,后果严重的;(4)违反前述有关法律规定故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序,电子政务系统正常运行,后果严重的。而对于那些利用计算机网络破坏电子公文或伪造电子公文的,则可以根据《刑法》第280条的规定以毁灭公文罪或伪造公文罪论处。可以说政府信息化是社会信息化的基础,在各国所积极倡导的“信息高速公路”的几个运用领域中,电子政府被列为第一位。从全球范围来看,推进政府部门办公自动化、网络化、电子化已是大势所趋,电子公文等信息手段将会被广泛地应用于各种政务活动中。法律必须克服其自身固有的保守性,尽快在立法上取得突破,以应对的进步和社会生活的巨变。

第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、

安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条

本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条

电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

内容摘要：电子公文是通过网络传送的。用于政府机关相互之间联系事务的专用电子文件,其传送和接收是在高度自由的网络环境中进行的,自然会涉及到信息遗漏、电脑病毒以及黑客等安全问题。为此,有必要建立包括密钥使用规范、数字签名制度、政府证书管理制度等相关法律制度,以确保电子公文系统安全有效地运作。

关键词：电子公文电子政务互联网

一、子公文及其特点

电子公文是指以电子形式表现的并通过网络传送的,用于政府机关相互之间联系事务的专用文件。电子公文的特点是基于电脑和互联网联网的特性而产生的,因为电子公文的制作、发送及接收都需要通过电脑和互联网这两种媒介来进行。首先是电脑,它的最大作用是将政府公文中所有具体的信息都进行了数字化的改变,这里所说的数字化是指电脑将输入的具体信息以“1”和“0”来进行存储和运作,这不像传统的政府公文是以具体的书面形式来表示的。其次是互联网,互联网将电脑里的数字化信息在各个政府机关之间迅速地传送。互联网本身有其特殊性,即公开性和全球性。所谓公开性是指任何人都可以自由地进出互联网,而全球性是指信息在互联网上的传递是没有边界障碍的。根据上述分析,较之传统的政府公文,电子公文有以下几个方面的特点：

(1)电子公文是一种数字化的、虚拟化的文件形式;(2)电子公文的传送是在公开环境下,通过互联网进行的;(3)电子公文的传送可以在各个地区、国家乃至全球范围内的政府之间进行;(4)电子公文的广泛应用能够极大地提高政府的办事效率。

显然,信息技术的发展给政府机构带来了一场深刻的变革。传统的公文传送方式使政府机构背负着沉重的时间负担和经济负担。传统公文在这一场变革中受到了电子公文这一新生事物的强有力的冲击。电子公文的制作、发送和接收可以突破时间和空间的限制,给人们以快速和便捷。可是电子公文毕竟是近年来才开始出现的新生事物,很多技术上的问题还有待解决。特别是,由于电子公文刚刚开始启用,有关电子公文的法律纷争还颇为鲜见。就世界范围来说,还没有专门的法律规范,也无强制性的原则可以遵循。可以说,其中还有很多值得研究的问题摆在我们的面前。