电子档案范文10篇

摘要：随着信息技术广泛普及，各行业发展随之产生大量的电子文件档案，针对数量庞大的电子文件归档及档案管理工作成为各行业所需做好的重要工作内容。重点是要确保海量电子档案的安全归档，并且可同步实现档案数据的在线访问效果，切实提升档案管理质量和效率的同时，实现对电子档案管理的自主可控。要想实现对电子文件档案管理的自主可控，就需要借助技术手段来实现，如运用集中式和分布式电子档案管理技术就是很好的实现手段，能够结合用户对电子档案归档及管理的实际需求来进行扩容、存储，确保电子档案的安全性，达成自主可控的效果。为此，本文基于自主可控这一目标，针对电子文件归档和电子档案管理的路径进行探究，以供参考。

关键词：自主可控；电子文件归档；电子档案；档案管理

信息技术迅猛发展，各领域产生的海量电子文件如何更好地归档与管理成为重点研究课题。经过档案行业多年的研究探索，针对电子文件归档和管理，形成了相对丰富和完善的管理形式，如音视频、DOC、PDF、CAD等，在实际管理上搭建出了一系列信息数据库进行存储与共享。电子文件的归档和管理获得解决，但文件信息的安全归档问题越来越突出，难以实现有效归档存储的同时，同步达成在线访问的效果。为此，就要求业内人员进一步采取技术手段，专攻电子文件归档和管理的安全、在线访问、共享及传输的方向，促使电子文件归档和管理的全过程实现自主可控的目标。

一、相关概念概述

1.电子文件归档方式电子档案的归档方式迥异于传统的纸质归档管理方式，其根源也大不相同。总的来说，信息的传递方式、信息构成的格式以及其他层次都有明显的不同。采用电子归档方式时，需要建立相应的工作模式，充分利用最新技术，促进文件整理和归档自动化和排序。同时，要建立比较完善的归档制度，对不同的文件设置不同的保存期限，对不同的文件进行编码，实现自动化管理，提高文件归档和存储的便利性。基于电子和纸质文档并存的管理和存储形式，极大提高了文档文件的可靠性和准确性。此外，电子档案归档需要确保信息安全，其使用计算机安全技术来协助文件归档和存储过程的机密性，并避免在传输或使用过程中出现泄漏、盗窃、篡改等问题。例如，可以设置相应的防火墙或设定严格的访问权限，以全面提高文件存档的真实可靠性。2.电子档案管理电子文件管理直接突破了传统的管理模式，具体在文件的发送、放置、保存、修改等方面与以往的管理方式有很大区别。具体流程如下：（1）有效改善电子档案管理系统。这使得不同部门可以在不同的网络环境中同步其电子文件管理任务，避免重复输入数据和高能耗。（2）注重提高电子网络资源的利用效率，利用网络对电子文件实行集中管理。对部分非电子档案存储内容进行综合数字化转换，形成综合性电子档案库，保证文件档案的规范管理，使电子档案信息能够顺利发布。

二、电子文件归档和档案管理的特点及作用优势

第一章总则

第一条为了加强对全区电子文件归档与管理工作，确保电子档案的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《广西壮族自治区档案管理条例》、《电子文件归档与管理规范》等法规制定本办法。

第二条本办法所称的电子档案是指按照一定归档要求，将整理好的具有保存价值的内容信息、结构信息、背景信息一并以数字形式存储在磁性载体或光学载体上保存的电子文件。

第三条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的文件。

第四条本办法适用于我区各级机关、团体。企事业单位和其他社会组织可参照执行。

第二章管理结构和职责

一、电子档案在现代档案管理中的重要作用

（一）电子档案管理能够有效的节省人力和物力与传统的档案管理相比较，传统的档案保存工作中，由于某些重要的档案资料，不但需要专门的人员进行管理，还需要投入大量的管理经费，但是还是不能确保档案的绝对安全性。随着计算机网络的广泛应用，给档案的归档提供了更加方便和快捷的手段，并且还为档案的提取和利用都提供了快捷的途径，此外还为档案的归档与检索等当面提供了相当的便利。也就说说电子档案不但加快了档案归档的速度与质量，还节约了大量的人力与物力。

（二）强化电子档案管理，能够有效的提高档案服务的质量档案的电子化，其目的就是为人们提供简单快捷的档案管理服务。电子档案的特点就是信息化程度高，所有的原始档案都通过数字化的信息形式储存在计算机中，并且经过互联网的传播，方便世界各地网络在线的用户查阅和筛选自己需要的信息。所以，强化对电子档案的管理，不断的利用新技术，完善电子档案的管理模式和途径。随着时代的发展，许多的档案使用者对电子档案的要求越来越高，他们不但要求电子档案提供原始的文字档案，甚至有的还需要查看原始档案的图像以及相关的视频资料等，由于传统档案的种种限制，导致是在电子档案迅速发展的今天，已经远远的不能满足人类的需求。电子档案因为其自身的特殊性，能够为人们提供更全面的信息服务，随着档案需求的多样性与社会科学的不断发展，档案管理工作的服务对象以及档案的管理方法都在不断的变化中。但是电子档案因为其动态、全面的服务特点，在很大程度上能够满足人们逐渐多样化的需求。

二、加强电子档案管理的方法

（一）利用风险管理方法，提升电子档案管理的水平

电子档案管理由于利用的计算计算机网络平台，致使其在存储的过程中具有很大的危险，所以采用风险管理的方法，对电子档案的存储中可能遇到的危险进行分别、估计、防护并且采取相应的措施进行应对，通过这些手段的应用，将电子档案的管理风险降低到用户可接受的范围内，进一步的达到电子档案管理的安全系数。

一、电子档案的整理

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

、电子档案的整理

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

档案管理工作在社会生活的各个工作领域都必不可少，真正做好档案管理工作对其他工作的顺利开展具有促进作用。与纸质档案有所不同，电子档案更加注重对计算机技术的应用，在医院的相关档案管理工作中，电子档案的采用是与时俱进的表现。

一、档案管理工作的电子化趋势

随着社会的进步与科技的发展，我国大多企事业单位中，无纸化办公和自动化办公的趋势已经形成。在档案管理领域，普遍实施的是电子档案管理的模式，在社会发展的新时期，电子化趋势是档案管理工作发展的必然趋势。该领域还存在一些不足，比如在档案软件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相应法律、法规的约束与规范的作用；在档案分类方法的采用上缺乏适应性等。

二、实现档案管理电子化的诸多益处

（一）充分利用最新技术，与时展相结合。档案管理工作实现电子化趋势，是科学技术发展的产物，唯有充分利用这种趋势，才能实现本职工作的良好开展。通过对档案资料的收集与整理，采用计算机技术，使之转化为微机软件的形式，以便更方便人们的查阅与档案的管理。

（二）有益于工作效率的提高。与之前的纸质档案相比，电子档案的优势在于其更容易书写，更容易保存、也更易于人们查阅。电子档案实现里对计算机技术的合理利用，发挥了计算机技术的诸多优势，实现了对人力、物力、财力与时间的大量节约，也更大程度上提高了工作效率。

所谓电子政务，就是政府机构应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。电子政务并不是简单的“政府上网工程”，更不是为数不多的网页型网站系统。自徐康英2003年在《改革与开放》杂志上发表《电子政务与档案信息化》一文后，档案界有关档案工作电子政务的研究就一直没有中断过。为全面了解档案工作电子政务的研究情况，我们以知网数据库为样本来源，以“档案”和“电子政务”为检索词，以“标题”为检索项，检索到的，运用文献分析的方法，对这167篇文献进行计量研究分析。下面的具体分析结果。

一、学科类别分布

从学科类别看，档案及博物馆131篇，占78.44%；计算机软件及计算机应用54篇，占32.34%；行政学及国家行政管理30篇，占17.96%；高等教育7篇，占4.19%；政治学5篇，占2.99%；图书情报与数字图书馆、企业经济各4篇，各占2.40%；中国政治与国际政治、行政法及地方法制各2篇，各占1.20%；互联网技、职业教育、信息经济与邮政经济、投资、金融、宏观经济管理与可持续发展各1篇，各占0.60%。

二、期刊分布

从期刊分布看：共涉及各种期刊69种，刊均2.7篇。具体情况如下：兰台世界19篇，占11.38%；兰台内外、黑龙江档案、中国档案各9篇，各占5.39%；档案学研究8篇，占4.79%；黑龙江史志7篇，占4.19%；湖北档案5篇，占2.99%；档案管理、档案学通讯、浙江档案、北京档案、档案与建设、云南档案、档案时空各4篇，各占2.40%；城建档案、机电兵船档案、才智、山东档案、图书情报工作各3篇，各占1.80%；科技情报开发与经济、档案天地、山西档案、科技信息学术研究、办公自动化、档案、现代图书情报技术各2篇，各占1.20%；图书情报知识、喀什师范学院学报、网络安全技术与应用、今日科技、中国房地产业、安徽农业大学学报、中国外汇、淮南师范学院学报、改革与开放、理论观察、科教文汇、陕西档案、南京工业职业技术学院学报、河北工业大学学报等各1篇，各占0.60%。

三、研究资助基金

1电子档案信息的特点及存在的风险

1.1对软硬件系统的依赖性

电子文件是按照确定的某种标准规则，记录在特定载体上的编码信息集合，需要特定的软硬件系统环境才能翻译阅读。脱离了这种特定环境，就根本无法看到电子文件的存在和记录的信息内容，所以电子文件对产生的标准规则及软硬件系统环境有极强的依赖性。随着信息技术的发展，原标准规则及计算机软硬件技术发展更新，就有可能导致原有电子档案信息无法读识。电子档案信息对软硬件系统的过度依赖性给今后的安全问题带来了很大的困难。

1.2存储的高密度性

电子信息的发展和数量，呈几何倍数增涨，海量的数据需要大容量的存储介质，随着记录技术的快速发展，数字信息由早期的纸带打孔到后来的磁带、磁盘再到现在的光盘等，存储密度不断提高。目前一块硬盘容量已达数个TB，一张蓝光光盘通过纳米级波长的蓝光激光光源及多层记录技术的应用，可以记录数百GB数据。光盘上构成0和1数据刻痕直径小于0.15μm，1张光盘可存数百万张打印在纸上的文字信息。电子档案的高密度，一方面对节约空间、拓展应用带来有利条件，另一方面却对电子档案的保护提出了严格的要求，任何一个小的失误或一条轻微的划痕都有可能导致数量巨大的档案信息遭到破坏。

1.3信息与载体之间的可分离性

一、档案信息电子化的发展势不可挡

办公自动化、无纸化的提出是最近几年出现的，这也说明了档案事业的发展方向。档案过去都是纸质的，而且生成方式也是起草、签发、催办、归档，过去都是纸质和手工处理，而现在都是使用计算机来实现这些功能，在通过通讯线路进行传送。所以档案就需要能够被计算机所识别，这样档案的存在形式以及利用方式就会有了很大的改变。作为档案信息使用者，专注的是信息的内容，这些内容可能处于各种机读形式的档案，那么如何将这些档案进行系统的提取就是档案工作者所要完成的事情。

二、档案信息电子化有其不可替代的优势

档案信息电子化，其益处有：1.能够对现有的微机进行利用，提高其使用效率。现在很多的档案馆里面的计算机设备使用范围比较窄，软件功能也比较简单，不能满足很多的需求，并且很多的档案馆只是用计算机来进行档案著录和打字的工作，物不能尽其用。2.提高了档案文献的加工效率，保证了其时效性。手工加工的工作模式，存在了这么多年一方面是当时的科技不发达，另一方面也是有其可取之处，但是就当前的情况来说，档案信息电子化，在效率和准确性上要高出手工加工不是一点半点，而档案信息的利用非常注重其时效性，采用计算机加工，能够缩短大量的加工时间，提升档案信息的时效性。3.档案信息电子化属于一次投入多次产出的模式，能够节约信息加工成本，手工编研信息成果出版所需要的经费比较多，而且不能够多次产出，国家对档案部门的拨款毕竟有限，不能够完全依赖于此，所以，使用档案信息电子化可以解决这一问题。4.档案信息电子化容易进行拷贝和传输，这样便于将拷贝送给领导和需要的部门，拓宽了服务范围，让社会对于档案部门的重要性给予重视。

三、解决好电子文件归档工作才能真正实现档案电子化

1.忠于文件归档方式和途径的选择。纸质档案比较稳定，没有电子档案那样容易出现损坏的情况，电子档案的损坏往往是不可逆的。所以归档方式需要慎重选择。磁盘和脱机采集数据的介质移交很容易出现数据丢失的情况，特别是磁盘和载体的质量有问题的时候。其实归档工作可以采取多种方式来完成，但是必须是在电子文件进行统一格式编目后，由产生电子文件的单位传送给档案部门，尽量不要让档案部门自己去网上下载，以免破坏档案信息的真实性和完整性。并且档案部门收到电子文件后最好使用光盘来存储，磁盘容易造成数据丢失和损坏。2.做好原纸质档案立卷工作与电子文件归档的有力衔接。过去我们都是采用纸质档案归档，因此在此基础上积累了很多经验和骨干队伍，要想做好电子文件归档工作，也必须从这些骨干入手，以人为本。因此，借助原有档案立卷骨干队伍的经验，按比例重新建设归档工作队伍，在队伍中安插现代信息计算机管理人员，形成一支综合性的档案归档队伍。这样能够平缓的从手工归档过度到电子文件归档。3.“双轨制”归档法有其现实操作意义。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

摘要：高校电子文件和电子档案记录了高校教学、科研、日常管理以及学生个人成绩、基本信息，真实反映了高校不同阶段的办学理念和历史面貌。随着计算机信息技术的发展，高校逐渐实现了自动化办公，在教学、科研、管理过程中，形成了大量的电子文件，这些电子文件和电子档案的内容十分丰富，是高校开展教学、科研以及管理的前提和基础。随着计算机信息技术在高校的广泛应用，高校产生的各类电子文件和电子档案数量越来越多，由于高校财务、学生信息管理体系、教务系统等缺乏有效的沟通与共享机制，从而导致高校的电子文件和电子档案无法进行统一管理，造成严重的资源浪费。本文阐述了当前高校电子文件归档和电子档案管理现状，高校还需要制定统一的归档技术标准和要求，完善电子档案归档相关管理制度，各系统共享的身份认证、数字签名等使用规范，才能实现单轨制电子档案在线归档目标。

关键词：高校；电子文档；电子档案管理

随着教育信息化发展，高校的办公自动化、网络化逐渐完善，为高校电子校务的开展创造了有利的条件，自动化办公系统逐渐取代过去的办公行文和来往函件，电子文件逐渐取代了过去的纸质文件。电子文件指在数字设备环境下产生，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等介质，并依靠计算机、手机等数字设备进行阅读，在网络进行传输的文件，包括电子报表、电子文档、电子信件、电子文书等。与纸质文件相比，电子文件具有容易存储、不容易损坏、可复制、可利用价值高等优点。然而，由于高校的电子文件存储主要保存在相应的载体，存储随意性比较大，没有进行统一管理，一旦存储介质出现问题，则可能导致电子文件遗失、破坏等问题。电子档案作为电子文件的一部分，主要存储高校师生信息、学校发展历史相关资料，是信息时代高校教学、科研以及日常管理的原始记录。随着高校信息化建设，电子文件归档和电子管理问题严重影响到高校的发展。因此，必须做好高校电子文件归档和电子档案管理工作。

一、高校电子文件归档和电子档案管理现状

高校电子文件主要来自于三个方面：第一，高校财务部门、党务部门、教务部门、后勤部门等日常工作总，通过OA系统、人力资源管理系统、财务系统、教务系统等办公软件工作生产的电子文件。第二，高校在实行双轨制期间，将纸质文件档案资料进行电子备份，并将纸质文档同时归档的电子文件。第三，高校信息化过程中，将纸质文件进行处理后形成的图像或者图形文件。目前，高校大部分的电子文件主要是通过第二种途径和第三种途径产生的文件。高校的0A系统运行过程中产生的电子文件归档的数量比较少，大部分0A系统运行过程中产生的数据资料，往往只是用来打印文件，或者用来发送、接收公文，并没有将OA系统产生的电子文件进行保存，并进行归档。1.高校不重视电子文件归档和档案管理工作随着高校信息化建设步伐加快，大部分高校基本实现了办公自动化，但是由于高校缺乏电子文件统一管理理念，由于电子文件是电子信息媒体的载体，由文字、图片、视频、声音等多种媒体信息构成，形式比较多样，增加了电子文件管理归档的难度。首先，电子文件涉及的内容比较多，分布在各个部门不同的电脑系统，增加了统一归档的难度。其次，由于电子文件在传输保存过程中容易被改动，改动之后没有留下任何痕迹，复制后的文件和原始文件一模一样，没有固定的载体，无法像纸质文件一样，通过字迹、内容、格式、印章等外部特征判断其原始性，并像纸质文件一样进行统一管理。因此，高校办公自动化产生的文件大多数分散在各个部门、使用者的电脑中，没有进行统一的管理。2.缺乏完善的电子文件归档和电子档案管理制度首先，电子文件的归档和电子档案的管理是一项综合性、系统性的工作，需要专人负责对其进行处理。随着信息化进程的不断加快，国家越来越重视电子文件和电子档案的管理，并先后颁布了《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等相关电子文件管理政策，并不断加强电子文件和电子档案管理的研究。但是十多年过去了，高校并没有形成电子文件与电子档案管理相关管理制度，无法真正将国家电子文件归档和管理各项政策落到实处。其次，OA系统在使用过程中，高校管理者、老师往往考虑到电子文件实时传递和便捷性，忽视了电子文件最后的归属，从而导致这些文件没有有效的保管。且电子文件与电子文档系统相互独立，电子文件与档案管理没有进行有效的连接。电子文件的归档管理远远落后学校电子校务发展需求，档案管理部门无法将电子档案进行有效的处理。如果无法将电子文件归档，电子档案存储管理，电子文件生成设备和载体逐渐淘汰更新，那么大量的电子文件将会遗失，给高校造成无法弥补的损失。3.缺乏电子文件归档和电子档案管理人才电子文件归档和电子档案管理比传统的纸质文件和纸质档案管理更难，由于电子文件和电子档案是计算机信息技术发展的产物，电子文件包括文字、图片、视频、音频等各种介质的文件，并在计算机等设备支持进行存储管理，电子文件的归档和电子档案的管理对存储设备具有一定的依赖性，电子文件的信息与载体具有一定的分离性，增加了电子文件和电子档案管理难度。高校的电子档案管理与政府职能部门、事业单位的档案管理不同，电子文件的归档只是文件的转移，也就是业务部门将文件转移到档案部门进行归档管理，在转移过程中，不仅要实现信息管理权限的转移，而且还要实现数据的物理转移。但是，目前高校的电子文件归档和电子档案管理人员缺乏这方面的意识，大部分电子文件在归档的时候，只是从各个部门将电子文件和档案拷贝到档案馆的计算机设备，或者通过网络直接传输到计算机，实现电子文件的归档，没有确认和审核电子文件和档案数据信息的真实性、完整性。

二、单轨制电子档案在线归档实现路径