档案系统范文10篇

2012年，县档案局党支部以科学发展观统领全县档案工作，不断创新服务机制，不断拓展服务领域，不断更新服务手段，不断提高服务水平，档案宏观管理更加有力，资源结构更加优化，基础业务更加扎实，社会功能更加完善，创新动力更加强劲，服务成效更加明显。经过全体共同努力，2012年获得全市目标考评先进单位。

一、求真务实，廉洁高效，领导班子更加和谐

实现档案事业的科学发展、率先发展、和谐发展，关键在于能否创建团结干事、和谐共事、按章办事的“和谐班子”，党支部要充分发挥战斗堡垒作用，真正成为团结带领全县档案工作者奋勇前进的“火车头”。县档案局党支部不断强化自身建设，为开创档案事业新局面提供了坚强的政治保证和组织保证。

1、以坚定理想信念为重点加强思想建设。思想建设是党的根本建设，理论素养是领导干部素质的核心。档案局党支部按照建设学习型机关的要求争做学习的表率，紧密结合档案工作实际，深入学习贯彻十七大五中全会和县委常委（扩大）务虚会议精神。在学习安排上，突出抓好二个层面，第一层面是党支部中心组学习，着重政治理论素养、宏观战略思维、党性意识及驾驭复杂问题的能力提高；第二层面是干部的学习，着重抓好政策业务能力和行政管理水平的提高及办事能力、服务质量、工作效率的提高。制定出台干部学习实施方案，全年中心组集中学习12次，深入学习“和谐机关建设”专题1次及学习贯彻十七大五中全会和县委常委（扩大）务虚会议精神2次。通过学习，进一步加强了理想信念教育和思想道德建设，使全局干部成为科学发展观的忠实执行者，成为社会和谐的积极促进者。

2、以打造和谐党支部为重点加强组织建设。

团结干事、和谐共事、按章办事，是“和谐党支部”的基本标准。作为党员干部，不仅要有干事的精神和本领，也要有共事的意识和水平，懂团结是大智慧，会团结是大本事，真团结是大境界。近年来，局馆工作任务十分繁重，压力也很大，我们始终把班子建设放在首位，一方面加强学习教育，提高整体素质；另一方面认真执行集体领导下的个人分工负责制，在党组集体领导下，明确班子成员各自所承担的行政分工和党风廉政建设职责，做到事事有人管，人人有责任。同时努力营造讲实话、办实事、求实效的工作环境，增强班子协调合拍程度。“班长”与班子成员之间，班子成员互相之间在工作上互相通气、互相补台、互相协作，有问题摆在桌面上，通过思想交流，消除隔阂，对不宜简单摆在桌面上的问题，个别谈心、个别消化。班长信任放手，班子成员也能自觉维护“班长”的威信和班子的团结，正确处理好集体领导和分工负责的关系，想大局、办大事。班子成员在推动档案工作发展中统一思想、增强合力、加深感情、坦诚相见，形成了清新和谐的政治氛围和工作环境。

2011年，档案局党风廉政建设和反腐败工作在市委、市政府和市纪委的领导下，按照党的十七大和十七届六中全会精神，深入学习实践科学发展观，认真贯彻落实中央、省、市纪检监察工作会议精神，根据市委办公室《关于认真做好市直党群口2011年党风廉政建设和反腐败工作的安排意见》和市纪委《关于认真做好2010年党风廉政建设和反腐败总结的通知》精神，紧紧围绕中心工作，扎实推进党建工作责任制和党风廉政建设责任制，取得了良好成效。现将我局2011年开展党风廉政建设和反腐败工作情况报告如下：

一、认真落实党风廉政建设和反腐败工作责任制

1、统一思想认识。我局党支部高度重视党风廉政建设和反腐败工作，切实增强对落实党风廉政建设和反腐败责任制重要性和必要性的认识。年初制定《2011年市档案局党风廉政建设工作要点》，将其列入党支部工作重要议事日程。在部署全年档案工作时，把落实党风廉政建设责任制与业务工作同布置、同落实；在局党支部中心组学习时，把加强思想政治工作与党风廉政建设工作有机结合，把思想教育与制度建设有机结合，从而统一了党员领导干部的党风廉政思想认识。

2、加强组织领导。局党支部把健全组织作为落实党风廉政建设责任制的一项基础工作，实行由支部书记为组长，支委为副组长，科室负责人为成员的党风廉政建设工作领导小组，坚持一把手负总责，班子成员分工负责，切实加强对党风廉政建设工作的领导，具体工作由秘书科协调组织实施，在全局形成了党风廉政建设工作有人抓、有人管的工作局面。

3、分解落实责任。根据落实党风廉政建设责任制的目标和要求，本着“谁分管，谁负责”的原则，班子成员按工作分工与分管科室签订党风廉政建设责任书，局长履行“第一责任人”职责，领导班子其他成员根据工作分工，对职责范围内的党风廉政建设负“直接领导责任”。同时，按照“集体领导与个人分工负责相结合的原则”，实施“一岗双责”，规定班子成员既要抓好分管的业务工作，又要抓好分管范围内的党风廉政建设工作。

二、深入开展党风廉政建设教育活动

全国每所高校都有自己独特的发展历史，都有凝聚着全校广大师生集体智慧和努力奋斗的成果。档案，就是对学校历史的真实记载与传承，包括了学校在教学、科研、党政管理、教辅、后勤保障和其他重大活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等档案门类和载体。高校后勤系统作为全校的后勤保障部门，承担着学校的基础建设、住房管理、餐饮服务、水电暖供应、节能管理、修缮改造、校园绿化、教室环境、医疗保障、幼儿教育及物业托管等服务保障职能，档案门类涉及党政、人事、物资、资产、财务等内容。其中包括：党群类、行政类、产品类、基建类、仪器设备类和财会类以及声像档案和照片档案。作为全校档案管理的基础部门，后勤系统负责本部门各类档案的收集、整理、分类、立卷和移交工作，确保归档文件的齐全和完整，其中包括：后勤系统各服务单位规章制度、各岗位职责、重大事件和重要活动的会议记录、年度职工考核、校内外往来收发的文件公函等；工程建设的图纸、图表等工程技术类档案；基建或维修项目的审批手续、工程施工合同、人员聘用合同以及涉及到聘用人员保险等合同类档案；财务报表、报账单据、财务账册等财务类档案；食堂食材、维修材料的进出库单据、领取单据、维修派工记录等凭证类档案。这些档案为高校后勤系统保存了最基础的凭证，为学校的项目建设、维修服务和科学管理的规范有序提供了重要的依据。

一、高校后勤系统档案信息化管理的概念

档案信息化管理是一项具有复杂性、综合性和科学性的新技术，涵盖档案信息数字化、档案信息化管理系统以及数字档案馆。计算机和网络技术（传输技术、多媒体技术、数据库技术和网络技术）在档案信息化建设中被广泛应用。作为高校后勤系统，与学校档案部门计算机档案管理系统和办公自动化系统相衔接，做好本部门的传统档案资料和电子档案的收集、立卷、归档等工作，提升档案管理的工作效率。

二、构建高校后勤系统档案信息化模式的必要性

（一）保证档案的完整性

在高校后勤系统的档案管理中，以传统纸质档案居多，存在着易破损、老化和变质的特性，需要利用特殊的档案保护技术进行保管，防止档案破损、褪色、霉变和散失。在做好人工防护的同时，可以利用先进的扫描和复印等技术手段，完成纸质档案的数字化，并以电子格式对纸质档案进行保存和备份，从而实现电子文件与纸质文件共同归档、传统档案与电子档案并存的目标，确保档案的完整性。

摘要

电子档案管理系统已成为目前最流行的一种档案管理系统，它结构简单、操作方便，适合各层管理人士使用，受到各级管理层人士的青睐。档案管理由电子管理模式替代了传统的纸质管理模式.ASP是一个Web服务器端的开发环境,它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的应用程序。本系统对档案管理系统的体系结构、模块功能进行了分析与设计，系统在ASP的开发环境下,使用Access数据库,实现了企业职员档案信息的录入、查询、修改、删除、还原等功能。本系统从需求分析、系统的设计、具体功能的实现都严格遵循了软件设计工程的思想。

关键词：档案管理；ASP；Web技术；管理系统

1引言

作为计算机应用的一部分，使用计算机对人事档案进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高人事档案信息的管理效率。档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多企业、部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前，针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求，众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面:

(1)价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小型档案馆来说还是难以接受的，也因此而制约其向更广范围的中小型档案馆和基层部门推广。

摘要：本文将就医院档案管理信息系统集成研究展开讨论，阐述医院档案建立的要素，分析医院档案建立中自动化、智能化带来的全新便利效果。提升档案工作人员的工作效率，确保档案数字化信息能够实现转化。依托于电子标签以及二维码技术，实现医院档案系统的集成优化。

关键词：医院档案管理；信息系统；集成研究

随着我国科学水准的不断提升，信息化管理系统在医疗领域已然发挥出自身的优势。基于互联网发展，在医院档案管理中，其形成了互联网+网络管理的组合模式，对医院档案管理产生了非常深远的影响。因此，本文在研究中，主要就医院档案管理信息系统的概念以及方法入手，对我国医院档案管理系统建设过程中出现的问题展开积极分析，随后就提高信息化建设水准提供自己的可行性建议。档案管理对医院具有非常重要的引导作用，可以借助现代数字化技术方法，呈现管理信息建设标准，以完成信息化建设的萌芽。现代化医院需要融合档案管理模式，尽快建立起医疗档案管理的发展趋势，认清发展形势以及目前在发展中出现的制约问题，以便更好的促进医疗档案管理以及信息化管理的融合。

1医院档案管理信息系统集成

在建立医疗档案中，为了确保医疗档案能够就医院的内部组织、架构进行融合。在构建时，需要与医院自身的数据库进行衔接，以保障医院数据库能够成为后续信息化建设的基础平台提供全新的保障。在建设中，确保对档案进行数字化操作。在建立档案部门中，明确档案部门的基本职能，利用数字化模式将纸质档案进行数字转换，以完成终端扫描设备的应用。例如，针对于目前常见的扫描仪、计算机等建立一系列的转换体系，使其能够对数字档案进行精准存档，建立专属数据库，以便后续数据共享以及配置。此外，则是医院档案的多元化储存方法，可以实现数据信息的有效储存，坚决杜绝其出现数据冗余、混乱等负面情况。

2针对于档案的数字化提取方法

摘要：本文通过对档案管理系统的用户历史行为数据进行抽取、分析、预处理，设计了基于物品的协同过滤算法模型的档案智能推荐系统，可以在用户无法准确描述其需求时根据系统其他用户的历史行为数据智能推荐相关档案，从而在一定程度上解决了无法精准描述需求时的档案查询问题。

关键词：用户行为；协同过滤；智能推荐

一、引言

随着数字档案室建设项目的推进，以电子文件为对象，基于OCR识别、语音识别、数据挖掘、机器学习等技术实现的电子档案管理模式正在逐步取代传统纸质档案管理模式。在电子档案管理模式下，档案信息量爆炸式增加导致信息量过载和人们需求量的严重不平衡[1]529。用户要从海量电子档案中检索自己需要的档案信息变得越来越困难了。传统的搜索引擎可以通过用户输入的关键字返回与输入关键字相关的档案信息，在一定程度上缓解了档案信息过载问题，但是当用户无法精准描述档案需求的关键字时，传统搜索引擎就无能为力了。与传统的搜索引擎不同，智能推荐系统并不需要用户提供精准的用档需求，而是通过分析档案用户行为信息（档案用户行为信息是指用户在档案管理系统中进行检索、浏览、下载、打印等操作所留下的数据痕迹[2]58），采用协同过滤算法，向用户推荐能够满足他们需求的档案信息。

二、基于协同过滤算法的推荐系统

文献研究发现：学术界认定的第一个推荐系统是1992年xeroxPARC（施乐实验室）推出的Tapestry系统（垃圾邮件过滤并电子新闻推荐系统）。该系统需要事先了解和熟悉系统用户的兴趣和爱好，只能适用于系统用户数比较少的场景。1997年，明尼苏达大学的研究小组开发了Movielens系统（电影智能推荐系统），拉开了推荐系统蓬勃发展的序幕。该系统根据用户对电影的评分，预测用户可能感兴趣的电影类型、风格、演员、导演等，向用户推荐合适的电影[3]201。Netflix（美国奈飞公司）为期三年的百万美金大赛是推荐系统领域的标志性事件之一，它将推荐算法的研究推向高潮，吸引了全世界186个国家4万多位专业人士开始投身于推荐系统领域的研究，并将这项技术从学术圈真正转向商业领域。随着Amazon（美国亚马逊公司）开始在网站上根据用户的浏览购买行为对用户进行个性化推荐，并成功提升网站35%的销售额，个性化推荐系统在图书、音乐、视频、新闻、电影、购物等领域的应用越来越广泛[4]182。国内推荐算法研究起步较晚，但也取得了可喜的成果，在门户网站、电子商务等领域开展了广泛应用，比较著名的包括：今日头条新闻、淘宝、京东、豆瓣影视推荐等。推荐算法发展至今，其技术路线大致可以划分为三类：基于内容模型的推荐算法、基于协同过滤模型的推荐算法、基于混合模型的推荐算法。协同过滤模型算法是推荐系统中较为著名和常用的一种方法。它依据“人以类聚，物以群分”的聚类特点进行预测和推荐，可以将大部分看起来无交集的人或物品，通过大数据分析、数据挖掘等技术挖掘出相似的个别群体，实现根据和你有共同喜好的人给你推荐物品或者根据你喜欢的物品给你推荐相似的物品[5]1433。常用的协同过滤算法包括基于用户的协同过滤算法和基于物品的协同过滤算法。

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

近年来，国家政务信息化进程不断加快，各机关政务信息化成效显著。电子档案作为档案信息化的重要组成部分，是管档治档能力的首要体现，是机关办公效率的重要影响因素，因而电子档案管理也被推上了快车道。笔者通过对粮食和物资储备系统各机关、单位电子档案管理现状进行调查研究，综合分析电子档案管理方面存在的问题，结合问题对症下药，提出解决措施及建议。

粮食和物资储备系统电子档案管理情况

随着无纸化办公的大力推进，各单位线上办文进度显著加快。但有的线上办文，因客观原因被中断，使得公文由线上转为线下继续运转，导致线上流程不能形成闭合链条，无法形成完整的电子文件，最终也就不能形成电子档案。此外，粮食和物资储备系统利用办公内网工作而产生的电子邮件，政府网站中的网页信息、公务邮箱以及政务微博、微信客户端等产生的电子文件尚未进行规范整理、归档。1.电子档案来源少。一是有的单位电子公文流程不完整，不能形成闭合口，受其完整性影响，不能形成电子档案；二是电子档案种类较少，收集不齐全，目前多数单位室存电子档案只有部分会议活动产生的录音、录像、照片等音像档案；三是公务邮箱产生的邮件、政府网站的网页信息、微博、微信等社交媒体产生的电子文件未进行归档。2.电子档案整理有待规范。各单位能够参照档案主管部门制定的电子档案管理制度中的相关要求进行简单整理、归档，但各单位还没有制定专门的电子档案管理制度，对电子档案的“收、管、存、用”尚未提出具体要求，致使电子文件存储格式不一，严重影响电子档案管理水平。3.电子档案保存环境有待改善。一是电子档案存储设备不达标。有的单位原有光盘柜老旧，安全性能减弱；有的单位没有光盘柜等音像档案装具，仅使用五节保密柜进行保存。二是电子档案未进行异地异质备份。如发生突发事件危及电子档案安全，电子档案极有可能被完全损坏，极大威胁电子档案安全。三是档案库房管理水平待提高。因办公用房紧张等因素，各类档案只能存放在同一库房内，无法进行分类管理；另外，库房内温湿度测量等配套设施设备不健全，无法掌握电子档案保存的适宜温湿度，不利于电子档案的安全保管。4.电子档案管理系统建设进程需加快推进。目前只有国家局等少数单位建设了电子档案管理系统，运行情况较好，但电子档案管理系统只具备纸质档案数字化数据的管理功能，尚未畅通电子公文归档渠道，与电子公文系统的有效衔接还需进一步加强。

加强粮食和物资储备系统电子档案管理的几点措施

1.制定电子档案管理制度，确保收集齐全完整、整理规范有序。按照《电子文件管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等文件要求，结合自身工作实际，制定电子档案分类方案，确保各类电子档案应交尽交、应收尽收；制定电子档案管理制度，对电子档案的收集、整理、保管、利用提出具体要求，切实保障电子档案的真实性、可靠性、完整性和可用性。2.改善电子档案保管环境，确保存储安全可靠。按照《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）要求，配备符合要求的光盘柜、监控设备、防火防盗设备、温湿度测量设备等设备，有条件的单位还可以配备电子档案独立用房，切实改善电子档案存储环境；做好电子档案异地异质备份，确保电子档案安全。3.完善电子档案管理系统功能，确保利用高效便捷。一是已建设电子档案管理系统的单位，应继续完善电子档案管理系统的各项功能，便利电子文件归档，便于线上利用电子档案；同时应持续做好纸质档案数字化数据的挂接，确保电子档案管理系统运行流畅，数据更新及时，做到电子档案管理系统利用的高效便捷。二是未建设电子档案系统的单位，应争取一切资源，加快建设进度，确保电子公文及时归档；同时还需加快纸质档案数字化进程以及相关数据挂接到电子档案管理系统的进度。4.加快电子公文全流程办理进程，确保电子公文归档无缝衔接。应继续加快推动办公自动化进程，各单位文档部门应结合工作实际，建立健全电子公文管理制度，提出保障措施，切实加快电子公文归档。5.加强人才队伍建设，确保电子档案管理水平稳步提升。国家局方面，建立完备的“专职+兼职”档案工作体系，配备具有较高理论知识水平和较强实践能力的工作人员负责档案工作，通过参加国家档案局组织的电子档案管理培训、档案协作组的业务交流等形式，不断提高档案人员业务素养。垂直管理局方面，应建立“专职+兼职”档案工作体系，对基层处负有档案监督、指导和检查职责的单位还应建立“专职+专职”的档案工作体系，按照垂直管理机构档案管理体制，积极参加地方档案局和国家局组织的档案业务培训，多渠道学习交流，切实提升粮食和物资储备系统电子档案管理水平。

作者：张丹丹

随着互联网时代的到来，信息化技术被广泛应用到各项工作之中。随着人事档案查阅利用需求的不断增长，在人事档案工作中引入基于计算机与网络技术的人事档案信息化管理系统，也成为客观需要。笔者所在的金华市检验检疫局，人员分为在编行政编制人员、在编事业编制人员、编外合同工、编外地方事业人员等4类。按人员属性分为在岗人员、试用期人员、离退休人员等3类，按职务性质分为公务员、行政工勤人员、事业单位管理人员、事业单位专业技术人员、事业单位工人、聘用人员等7类。目前市检验检疫局档案利用内容包括为组织人事工作提供凭证，以及为职工办理落户、社保、公证等出具相关证明。可以说，人员组成十分非常复杂，档案利用工作十分繁重。然而，一直以来市检验检疫局人事档案管理工作沿用传统的工作方式方法，工作效率十分低下，难以满足当前对人事档案利用的需求。因此开发人事档案信息化系统，提高人事档案管理工作的效率、实现档案资源的共享、探索符合本单位实际需求的档案信息化建设之路，具有很强的现实意义。

1明确系统整体架构

构建人事档案信息化管理系统，必须明确系统的整体架构。市检验检疫局在经过调研的基础上，明确在目前通用的人事工作系统与薪酬软件开发的平台基础上开发人事档案信息管理系统，并明确系统设计采用模块化形式，包括档案浏览、档案更新、档案查询、档案维护、档案统计、档案输出及其他自定义操作等模块；系统应能够实现多种功能，如档案更新模块应实现对资料的修改、删除、添加等功能，档案查询模块应实现精准查询和模糊查询功能，档案统计模块应实现按照职工文化程度、技术职称、政治面貌、工资收入等条件进行相关设置的功能，档案输出应实现输出个人档案、集体档案、人事卡片、单位名册等的功能；实现自动生成符合国家质检总局、金华市统计局等部门要求的各类报表功能，等等。

2建立人事档案数据库

首先，系统审核人事档案。审核内容包括职工的出生日期、职务、籍贯、参加工作时间、政治面貌、工作经历、学历、职称、资质等信息，确保上述信息准确无误。其次，将经过审核的电子人事档案上传至系统之中，据此建立起人事档案数据库。需要注意的是，在日常工作中，职工很可能因职务变动、工资调整、入党等情况使得人事档案内容发生变化，这时候就要及时将最新的人事档案材料上传至数据库之中，动态更新数据库中的档案信息，确保数据库中档案信息的准确性。

3人事档案信息化管理系统的应用成效

摘要：首先针对智慧档案管理系统的层次进行分析，其管理层级共为三层，分别是机构档案信息管理层、机构档案信息传播管理层和机构档案信息能力管理层。其次对智慧档案管理系统的资源进行分析，包括原存纸质档案、原存数字档案和新归档档案三个方面。最后对智慧的档案管理系统安全认证、档案信息的存储、档案信息的组织、档案信息的简缩语传播、用户评介与互操作服务等几个功能设计进行分析。

关键词：智慧档案；管理系统；层次分析；功能设计

智慧档案是一个具有层次管理模式的档案管理系统，从层次分析中可以清楚地了解到每一个管理层面所负责的内容，这样就能够使得档案管理人员根据各自职位级别进行相应的管理，以保证各层级管理质量，做到环环相扣，相互监督。结合智慧档案管理系统的资源掌握更全面的管理内容，明确管理方向，并不断优化现代档案管理功能，实现智能化、科学化的管理模式，智慧档案管理系统中各项功能对管理水平提升有着良好的促进作用，值得进一步研究与推广。

1智慧档案管理系统的层次

1.1机构档案信息管理层。机构档案信息管理层主要是针对本单位的生产、销售等活动资料进行集中、处理、使用以及保存等工作，属于档案工作中的基础工作，而这一道工作的质量直接影响后续工作的真实性、有效性以及意义价值。1.2机构档案信息传播管理层。是以基础管理层为铺垫，对档案信息实施传播的工作，将知识信息以及有使用价值的信息通过传播渠道转换成具有生产力的可利用信息，进而发挥档案信息的价值，提高档案工作的重要性，这一层次管理对捕捉信息、审核信息以及信息归档具有及时性的特点，并对机构以及相关部门中应用档案信息给予最大化的支持。1.3机构档案信息能力管理层。这一层次的档案管理主要是针对信息资源全面分析，如：信息收集的需求、信息应用价值、信息管理方法、相关信息、竞争发展等多方面的分析，通过这个层级的管理能够让档案信息充分的深入到现实生活、生产中，体现价值，为实现某一目标而做出相应的信息决策、信息指导以及参考建议等。同时档案信息能力管理层级还需要负责解决实际问题，如现实生活生产中对信息种类的需要，各类信息之间蕴藏的关联与影响，存在信息不能满足需要信息的原因，各机构信息对照以及信息应用价值判断等多方面的分析，将信息正确的投入到使用中，发挥应有的价值与作用。档案信息管理系统的功能设计实际上可以根据各机构的应用需求而合理设计，以保证档案信息在机构中能够以有利用价值的地位出现，进而提高档案管理人员对自身工作岗位重要性的意识，承担结构有保存价值的信息收集、归档、使用等工作，并有效的将档案信息传播与开发，充分的提高档案管理工作的有效性与作用意义。

2智慧档案管理系统的资源