档案数字化范文10篇

摘要：在信息时代背景下，电子档案普及也成为了发展要点，很多单位以及企业对于数字化管理工作的重视程度也在不断提升，快捷的查询方式、完善的档案内容以及在线搜索等优势是数字化管理发展关键，所以文物档案管理工作数字化发展也成为了发展趋势。为了能够有效实现文物档案数字化管理，本文通过对文物档案数字化管理的意义、现状与措施的分析，探讨如何提高文物档案数字化管理的水平。

关键词：文物档案；数字化；管理

文物分为可移动文物和不可移动文物。根据《文物保护法》第十五条规定，不可移动文物保护单位要“划定必要的保护范围，做出标志说明，建立记录档案，并区别情况分别设立专门机构或者专人负责管理”，即“四有”要求。第三十六条规定，馆藏文物“必须区分文物等级，设置藏品档案，建立严格的管理制度”。不管是不可移动文物还是可移动文物，都对文物档案提出了很高的要求。在信息化时代背景之下，文物档案传统管理方式也出现了较多的问题，无法有效满足当今社会文物档案管理工作需求，所以对文物档案数字化管理进行研究有着十分重要的意义。目前，我国文物档案数字化管理明显还处在初步发展阶段，无法真正有效实现电子化管理。为了能够改善这一现状，笔者就文物档案的数字化管理工作进行了如下研究：

一、文物档案数字化管理意义

档案信息数字化就是将文物档案资料借助于纸质或者是机读的形式作为物质对象，其在实施过程中会借助于计算机来对档案资料进行收集、整理与加工，这样就能让其有效地转化为微机软件形式的二次文献信息，从而便于使用者利用。相比于传统方式，文物档案的数字化管理意义显著。首先，能够充分借助于计算机本身所具备的优势来有效提升档案使用效率。现今大多数文博单位的计算机应用模式都十分的单一，开发功能也较为简单，无法将现代化设备价值发挥到最佳，而数字化管理的落实则能有效改善这一情况，提高文物档案管理质量。其次，文物档案的数字化管理还能有效缩短文物档案信息加工时间，不管是快速加工还是检索，其需要花费的时间都十分的短，而且还能为使用者提供全面且准确的档案信息，提高文物档案的利用效率。最后，文物档案数字化管理拓展了文物保护的深度和广度，通过数字化管理构建文物大数据库，可以提高文物保护的联动性。总之，文物档案数字化管理不仅是新时展的重要趋势，也是提升文物档案管理质量的有效手段。

二、文物档案数字化管理现状

1数字化处理的优势体现

1.1平面图形数字化

在艺术档案中常常会遇到一些老照片随便着时间的推移而发生破损、缺失或者质量较差的情况，这就可以用到现代高科技手段，通过扫描仪、数码相机等硬件设备，将数据信号输入，再通过photoshop等图像处理软件来对照片进行校色、去斑、修补，使照片恢复到原来的面貌，这样就会使艺术档案中很多宝贵的照片得到修复和保留，而且还彻底解决了无底片和照片图像质量差的两个问题。

1.2视频图像数字化

在近几年的艺术档案工作中，视频元素已逐渐成为艺术档案中不可缺失的重要组成部分。因此，艺术档案管理人员如能掌握视频信息的修复技术，可以利用专业视频的采集卡录入，通过计算机将模拟信号转换成电子数字信号，并且能够采用premiere等软件来修补损害的视频片段，然后通过后期的编辑合成，最终刻录成为CD、VCD等等格式的光盘，这样就会使视频中的数据具备更大的价值，并且按照档案管理要求的格式将数据存储在脱机载体上，如此以便长期的存放，最终克服掉了录像不能长期保存的问题。

1.3文档档案数字化

所谓档案数字化管理，是指利用扫描、数字化录音录像、云存储和大数据技术，将不同载体档案资源向数字化信息转变，实现大数据存储、互联网连接、计算机统一管理的新模式。随着计算机、信息网络技术的发展及其与档案管理的深度融合，档案管理开启了数字化管理时代，提升了效率和质量。

1档案数字化意义

1.1实现信息资源共享。档案数字化管理使档案管理从传统的重实体向重内容转变，由纸质型向电子型资料管理转变，从到档案室查询利用向借助互联网平台检索转变。在此大背景或模式下，档案数字化管理成为实现信息资源共享的必然举措和现实要求。1.2提升档案利用效率。据国家档案局1994—2003年的统计数据显示，我国仅有不足10%的馆藏档案得到了利用。档案数字化管理，深刻地改变了档案信息的载体及形态；互联网技术的应用，突破了档案利用的时空限制，极大地提升了档案利用效率。1.3利于档案自身保护。实体档案的保护对外在环境有着严格要求，每一次的查询、复印都会对档案原件产生不可逆的影响。档案数字化管理后，利用查询的档案不受查阅次数影响，有利于档案自身的安全。此外，档案数字化管理也是适应办公自动化和电子政务建设的需要，能够满足用户的个性化需求。

2档案数字化步骤

2.1数字化输入。利用计算机、扫描仪、数码相机等先进设备仪器将纸质或实物档案输入计算机管理系统中，建立专门的档案数据库。2.2数字化压缩。档案信息数字化输入后，需要对静态图像、动态图像、视音频信息以及其他类型的数字档案信息进行数字化压缩，以便于档案数字信息的传输、管理和利用。2.3档案信息上网。将档案信息进行数字化输入、压缩后，通过WebServer数据服务器，将各种档案数字信息传输上网。档案利用者通过浏览器实现查询和浏览，通过USBKEY、网络防火墙、数字证书等确保数字档案安全。2.4格式标准化。档案数字化后的格式有图像文件格式，有文档格式，还有视音频格式等，要统一每一类型的标准和格式，实现数字化档案管理或利用。

3档案数字化管理对策

1现代档案数字化管理的主要特征

现代化档案数字化管理的特征主要表现为：①以网络化为基础的特征。档案数字化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大的优势。②数字化管理模式的特征。对档案进行数字化的管理就是指基于数字化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。③档案高效使用的特征。档案管理最终目的是合理应用档案信息。采用数字化管理模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。上文已经对档案数字化管理的含义有了一定的了解，而结合我国档案管理的现状来看，档案数字化管理的推进有一定的现实意义，不仅能够将管理者从繁琐的管理工作中解放出来，还能促进整个社会的档案意识的形成。

2现代档案数字化管理存在的主要问题

结合笔者实践工作经验，认为现代档案数字化管理存在的问题主要有：①档案数字化建设缺乏有力的支持。a.缺乏国家与政府的有力支持。我国当前的档案数字化建设无论是在技术上还是在组织都缺乏政府的支持，没有明确的技术性与管理性标准，处于自我探索的阶段，影响了档案数字化建设。b.硬件环境问题。我国当前档案馆所开发的计算机软件，实用性与通用性还比较滞后，且设备的性能不能满足档案数字化建设对硬件设备的要求。②档案数字化建设缺乏统一的标准与规范。片面重视高档的计算机系统以及先进通信设备的购置，忽视了档案信息的规范化与标准化建设，这是当前我国档案数字化建设普遍存在的问题。这不仅增加了档案数字化建设中的资金投入，还没能体现出档案数字化的服务功能。

3加强现代档案数字化管理的措施

（1）建立健全现代档案数字化管理制度。①现代档案数字化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此，档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案数字化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案数字化管理有制度的保障，实现档案数字化管理的规范化与标准化。②树立安全保密意识。档案数字化建设中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案数字化建设过程中，要加强安全防范意识，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。（2）科学利用相关资源。①保证资源的准确性与完备性。对于档案资源的扫描、入库以及整理环节一定要注意资源的准确性，不要出现一些过失性的错误。档案资源数字化系统建设之前仍需要一部分人力劳动，而人力劳动难免出现疏忽，因此需要避免资源遗漏现象的出现。②统一配备软硬件设施。相关软件硬件设施是档案数字化管理建设正常进行的基础保障，其直接决定着档案资源入库后一系列工作的正常开展，因此对于软件硬件设施的统一配备也是建设开始之前必不可少的准备工作，它不仅有利于提高信息资源的使用率，对于一些网络技术的支持上，同样也发挥着重要的作用。③定期检查和更新。社会的快速发展，对于档案管理工作的更新速度方面有了新要求，对于档案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在档案管理数字化建设当中，对于档案的更新也应得到一定的技术支持，同时还应配备相关的专门部门开展档案的更新工作。（3）强化现代档案数字化管理标准化建设。现代档案管理数字建设并不是一项容易的工作，其涉及的环节诸多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此在具体数字化建设过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案数字化管理系统进行科学合理的构建。

【摘要】随着数字化、信息化和数据库技术的不断发展和成熟，交通工程科技档案管理数字化正成为主流方向之一。建立交通工程科技档案数字化管理，能提高管理效率和管理质量，从而为交通工程改扩建和维护提供全面高效的档案依据及优质服务。

【关键词】交通工程科技档案；数字化；管理

当前正处于交通工程科技档案管理技术改革的关键时期，伴随着交通工程建设不断发展，数字化、信息化和数据库技术的成熟，有必要对传统的交通工程科技档案管理模式和管理向数字化进行探讨，利用现代数字技术建立数字档案并进行科学化管理和深层次的开发。采用数字化与传统纸质档案并存管理相结合的手段，提高交通工程设计、施工、监理建设全过程和维护等方面的信息收集建档，提高档案管理效率和利用水平。

一、交通工程科技档案数字化管理的意义

（一）有利于促进档案管理工作良性循环。数字化管理是今后档案管理的必然趋势，在针对交通工程科技档案进行管理的过程中，利用数字技术和数据库可以促进档案管理工作良性循环。同时，在交通工程科技档案管理过程中采用科技手段建立数字档案，不仅可以为档案管理工作提供便利条件和提高档案管理质量，而且可以有效提升档案查询的快捷服务和增加档案查阅者的满意度。此外，交通工程科技档案数字化更有利于档案的永久保存，档案管理工作良性循环有显效。（二）有利于档案信息管理系统的开发和充分利用。交通工程科技档案数字化建设，利用科技手段促进档案资料信息管理系统的开发和充分利用，同时提高档案管理水平和推动档案管理趋向市场化创造条件，可以把档案数据库保存到云端服务商，部分不涉密的档案可以向社会公众开放，这样交通工程科技档案不仅仅是项目工程的重要组成部分，同时也是社会信息的重要组成部分。交通工程科技档案数据化的发展可以在一定程度上促进数字技术的进步，相关的档案管理部门也可以借助交通工程科技档案数字化进行深度开发。但是值得注意的是，在对交通工程科技档案进行市场化推广的过程中，一定要注意知识产权保护，相关责任单位和部门始终要秉承和遵守我国的知识产权规定和重要机密资料保密规定。严禁将一些属于机密范畴的档案资料纳入市场推广范畴。

二、交通工程科技档案数字化发展存在的问题

一、数字档案馆建设中几个具体的版权问题

版权制度自诞生以来始终追随着新技术的前进步伐，数字技术的应用并没有改变版权因新技术的应用而不断扩张的趋势，这使得靠相关法律理念得以延续及其补充修正架构形成的版权制度捉襟见肘，许多传统的法律规范需要重新认识和界定。由干本文篇幅所限，下面仅就数字档案馆建设中涉及的众多版权问题中的几个重要问题进行阐述。

（一）传统档案作品的数字化权

数字档案馆不再是孤立分散的物理存在。是相互联合、协作、整体化的，充分实现资源共享的服务网络体系，数字技术与网络环境则提供了实现广泛的档案信息资源共享的条件和可能性。传统的以印刷，胶片等载体形式存在的档案作品上网传播的起始步骤是对其进行数字化，使其具备二进制数字状态，这就必须明确数字化权的权利归属问题.

依照版权法原理，权利人的财产权与作品利用方式是对应的，作品数字化的实质是增加了作品的利用方式，这甚至是网络环境中利用作品的惟一方式和必要条件，所以从保护权利人合法权益的角度出发，就应将数字化确定为权利人的一项专有权，1999年12月9日，国家版权局了《关于制作数字化作品的著作权规定》（以下简称《规定》），其第二条规定：“将已有作品制成数字化作品，无论已有作品以任何形式表现与固定，都属于《中华人民共和国著作权法实施条例》第五条第1款所指的复制行为。《规定》第三条规定：“除著作权法另有规定外，利用受著作权保护的他人作品制作数字化制品，应事先取得著作权人的许可，可以直接向被利用作品的著作权人取得许可，也可以通过著作权集体管理组织取得许可。”

无论是我国旧《著作权法》还是新《著作权法》，都没有明确规定权利人享有的数字化权，但是按照《规定》的解释，数字化权被包括在了复制权当中，按照《著作权法》第二十二条第8款的规定，档案馆为了陈列或保存的目的，将以传统载体形式存在的档案作品数字化无需取得授权，亦无需支付报酬，但除此之外其它目的的对传统档案作品的数字化，都要事先取得权利人的授权。

【摘要】在当今大数据时代的背景下，建立维护档案管理系统成为了每个现代企业必不可少的行政措施。该种智力劳动维护模式由于其信息公开透明化的优势特点，逐渐受到了更多人的重视和青睐，也成为了目前档案管理的必然趋势。但目前为止，在数字化档案规范管理的道路上还存在着诸多阻碍和误区，数字化档案规范管理的途径也并不明晰。因此，本文将结合自身的实践体会，对此进行深入探究，希望提出几点可行性建议。

【关键词】数字化档案；规范管理；途径探究

1引言

数字化档案需要通过各项数字化技术将传统档案记录转化为数字化信息并且进行存储，该项技术目前为止已经在许多企业进行了拓展。实行数字化档案规范管理，既可以降低档案的管理成本，简化了繁琐的档案流程，也可以提高档案的安全性。另外在进行查询的时候也较传统档案管理更高效省力。但在拓展数字化档案管理的进程中，依旧存在一些问题，我们需要更好的思路和形式去进行途径的拓展，力争让数字化档案规范管理真正惠及千万企业，畅通无阻的为企业提供更便利的档案管理。

2数字档案管理现存问题

2.1防火墙设计疏漏

摘要：随着信息时代的到来，医院档案数字化建设不仅有助于信息资源集约化管理，还能为医院决策提供支持，同时也是医院管理水平的体现。但是长期以来医院对档案管理工作不够重视，现有制度、设施、信息系统、人才方面的建设还有待完善。因此，医院应当重新审视档案数字化建设的重要性，及时健全档案管理制度，及时完善相关基础设施，加强信息管理系统开发，提高档案管理人员队伍的素质。基于此，笔者针对医院综合档案室档案数字化建设存在的问题，提出了针对性的对策。

关键词：医院；档案；数字化

0引言

医院综合档案室管理的档案包括病案、实物、照片、声像、人事、会计和文书等多种类型，这些档案资源不仅记载了医院的发展历程，还能为临床治疗工作提供重要的参考，同时也是医院的无形资产。随着信息时代的到来，及时开展档案数字化建设工作对于资源的保存、利用具有积极的意义。新时期，医院应当重视创新档案管理工作模式，采用信息化管理手段提高档案资源的价值。

1医院综合档案室档案数字化建设的重要性

近年来，我国大力推进医疗卫生事业改革，医院不但在临床治疗、科研工作中取得进步，而且在基础设施建设、人力资源培育等方面也迈上新台阶。在此过程中，医院档案资源不断积累，综合档案室应当及时开展档案数字化建设工作。1.1有助于信息资源的集约化管理。医院在发展过程中会持续积累档案资源，尤其在我国医疗卫生体制改革进程中，无论是临床治疗领域还是运营管理方面，医院存储的档案资源越来越多，并且为满足患者的治疗需求，一些医院已开设分院，档案处于相对分散状态。成立综合档案室可以打破传统的档案分散管理，使工作向集约化方向发展，而档案数字化发挥着不可或缺的作用。例如，医院每个分院的档案有其自身特色，将各个分院或科室的档案以数字化的方式进行统一管理，更加便于医院科室人员查阅和使用。1.2有助于为医院决策提供依据。综合档案室管理的档案包含大量前人在临床治疗、科研、教育等方面记录的资料，以及医院历史沿革。这些档案资料不仅需要妥善保存，而且具有重要的使用价值，在制定决策时及时回顾和分析档案资料，可以帮助论证决策的可行性。参考以往的临床治疗及医院运营经验，有助于规避决策风险。档案数字化建设能够提高信息查阅效率，便于决策人员查找，避免在查询传统档案资料时遇到字迹不清、资料不全的问题。1.3有助于提升医院管理水平。档案数字化建设需要医院从基础设施、技术、人员、方法等多方面实施部署，不仅要引入档案数字化所需的硬件设备，建立信息管理系统，同时还应配备专业人才对综合档案室的资料进行识别、归类、建档，推动档案信息的合理共享，所以综合档案室数字化建设的成果能够体现出医院的管理理念和管理水平[1]。

一、数字化鉴定的目的

馆藏档案数字化，是近年来随着信息技术的飞速发展，档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出，主要在馆藏档案数量具有一定规模，其档案利用具有较大发展空间，物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆，以及一些发达地区区、县一级档案馆进行。这是一部分国家综合性档案馆顺应社会信息化的发展趋势，在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施，其意义十分深远，它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实，也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能，由此根本性地改变传统的档案查阅方式，为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。由于数字化档案从实体档案经过数字化处理到能够以数字方式提供利用，特别是远程利用，其中包含较高的制作和运营成本，因此要求提供利用的数字化档案具有相当的“质量”，也就是说被提供的数字化档案不能停留在原始和粗框状态。为了解决提供利用的数字化档案的“质量”问题，档案在进行数字化之前需要进行鉴定的问题很自然地被提上议事日程。与此同时，公开和通过网络远程提供利用的数字化档案，要求其内容必须是适合向社会公开的，因此在档案进行数字化前进行划控鉴定也是必然之题（已经经过开放鉴定的例外）。一般来说，国家综合档案馆馆藏档案的基础状况，包括每个全宗内档案构成的合理程度，每个案卷的组合质量，参差不齐，有一部分档案组卷质量很高，十分精练简洁，卷内每份文件都具有实质性内容，很说明问题，如果从中剔除任何一份文件，都会感到整个案卷会产生缺陷，对于具有这样质量的档案，除了是否适合向社会开放的因素需要考虑外，显然对其进行数字化是无需再进行鉴定的，但实际上在馆藏档案中能够达到这种标准的档案很少，特别是上个世纪70年代以前形成的档案，由于历史的原因，这些档案的基础状况多数很不理想，常常是“鱼龙混杂”，有价值的文件和毫无价值的文件夹杂在一起，对于这样的档案进行数字化，必须在事前进行鉴定，通过鉴定，剔除那些无关紧要或毫无价值的文件，留下反映历史过程本质的材料，从而使数字化的档案是“货真价实”，真正具有参考和研究价值，能够派用处的档案，

从数字化档案主要着眼于提供“精品”档案的要求出发，档案在数字化之前进行的鉴定有别于传统的档案价值鉴定。也不是单纯为了解决开放而进行的开放与否的划控鉴定，它是一种综合性鉴定，既包含对开放鉴定做拾遗补缺的工作，更承担着“去粗取精”、存真留实的责任，其目的就是通过鉴定，提供组合精练、内容充实、没有“水分”的原始档案进行数字化，从而保证了对档案进行数字化处理的高投入能够得到高效率的应用。

二、数字化鉴定的原则

为了确保能够将容量密集、基础状况良好、组合科学的馆藏档案进行数字化，必须对馆藏原始档案进行鉴定，在此基础上筛选出可以和应该进行数字化的档案，根据目前已经开展的数字化鉴定的实践，一般而言，在具体进行档案数字化鉴定时应该遵循以下几个原则：

1.精炼原则数字化档案从档案的原始状态到能够远程提供查阅的数码状态，期间要经过数字化扫描、数据存储整理和相应检索关系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技术支撑，在此情况下，为了使这些工作更具有价值和体现效益，要求提供数字化的档案必须有比较密集的容量，精炼原则即从这一目标出发，要求鉴定人员在进行鉴定时贯彻精炼思想，剔除重复件和无价值的文件，挤掉案卷的水分，特别是对于那些原来臃肿庞杂的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些无关紧要和可有可无的文件，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，最集中地反映历史活动的真貌。从挤掉案卷的水分来说，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最为典型的例子。当然如果从深层次的专题研究需要出发，某些利用者会认为一个文本的草稿、修改稿、打印稿和正式颁发稿虽然主体内容相同，但在细节上存在差异，因而都具有重要的价值，因为它们从不同的侧面记录和反映了某份文件的最后形成过程。我们并不完全否认这样的看法，但是认为在通常的档案利用群体中，像这样很专业的利用者毕竟是少数，如果都按照这样的要求来进行数字化，则数字化档案的数据库容量将因此扩大几倍，其制作和运营成本也相应提高，而在大多数情况下，仅仅利用正本即能满足利用者的需要，因为文件的正本反映了最基本最主要的历史状况。从进行数字化投入产出的策略考虑，我们显然不能为了个别利用者的特别需求而作几倍的投入，何况原始实体档案依然存在，如果确有需要，利用者还可以专门查阅原始实体档案，以解决其特殊的问题。由此可见，精炼原则主要是从减少数字化成本出发，同时也是从绝大多数利用者的利用需求出发，并不包括满足个别利用者的特殊需求，

信息技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。人们积极应对信息化，不仅要关注档案的载体形式变化，寻找适宜稳妥的管理方法，更为重要的是，要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动新规律，探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法。

一、信息化发展的背景

1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高

自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。

仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①

2、基于网络平台化的信息共享和业务协同