档案利用范文10篇

作为区（县）级档案馆，其档案利用更多的是与广大人民群众的生活相联系着的，那么，近几年来其档案利用的现状又如何呢？笔者试图以所在××区档案馆近几年来的档案利用现状为例，作一分析，通过分析、思考，提出问题，并以期解决问题。

一、本馆基本状况

本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的区级综合档案馆。馆藏档案从2000年的3万余卷（件）增加到2007年5.6万余卷（件），馆藏结构在近几年来的变化情况见下二表：

表一2000年初区档案馆馆藏档案结构比例一览表

表二2007年区档案馆馆藏档案结构比例一览表

从以上二表的比较中可以看出，馆藏档案的数量以年平均9.95%增加；其中文书档案所占比例下降，专门档案和科技档案所占比例均有所上升。馆藏结构发生变化，得到改善，趋于合理。特别是关连着人民群众生活方方面面的婚姻、城建执照、房屋拆迁、独生子女等内容的档案，即一部分民生档案的种类与数量都增加了。随之而来的是档案利用的人数、范围、目的等也相应发生了变化。见本馆从2000至2006年档案利用状况综合统计表。

作为区（县）级档案馆，其档案利用更多的是与广大人民群众的生活相联系着的，那么，近几年来其档案利用的现状又如何呢？笔者试图以所在××区档案馆近几年来的档案利用现状为例，作一分析，通过分析、思考，提出问题，并以期解决问题。

一、本馆基本状况

本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的区级综合档案馆。馆藏档案从*年的3万余卷（件）增加到20*年*.6万余卷（件），馆藏结构在近几年来的变化情况见下二表：

表一*年初区档案馆馆藏档案结构比例一览表

表二20*年区档案馆馆藏档案结构比例一览表

从以上二表的比较中可以看出，馆藏档案的数量以年平均9.9*%增加；其中文书档案所占比例下降，专门档案和科技档案所占比例均有所上升。馆藏结构发生变化，得到改善，趋于合理。特别是关连着人民群众生活方方面面的婚姻、城建执照、房屋拆迁、独生子女等内容的档案，即一部分民生档案的种类与数量都增加了。随之而来的是档案利用的人数、范围、目的等也相应发生了变化。见本馆从*至20*年档案利用状况综合统计表。

关键字：使用工作档案利用检索需要提供阅读利用者

一、利用缩微品的方法

对于查阅档案的利用者，我们首先将利用者提供的线索输入计算机进行查询。如果利用者需要调阅的档案已缩微复制，我们将向利用者提供档案缩微品。通过计算机检索，获知利用者所需信息的缩微号，调阅缩微品提供利用。在单位条件允许的情况下，可以通过缩微品计算机辅助检索系统(CAR系统)查询所需信息，从而提高查阅档案的效率。

直接查阅缩微品，对于大多数利用者来说比较陌生、不习惯。这就需要我们向利用者耐心讲解注意事项，并进行实际操作演示，直到利用者可以独立操作为止。如果遇到机密性强的缩微品或利用者急需的情况，我们可以帮助他们查找所需文件。对于不能很快独立操作的利用者，也可以先帮助查询，逐步使利用者掌握操作方法。而对那些经常或长期的缩微品利用者，可以专门为他们预留阅读品，以方便使用。这样即扩大了缩微复制工作的影响，方便了利用者，也减轻了提供利用人员的工作负担。

对于未开放档案的利用，可以将拍摄的卷片制成封套片，向利用者提供经编辑的封套片，从而防止未开放档案的泄密，也使其中已开放的档案提供利用。如果未开放档案经审定开放，可以对封套片重新进行编辑后，再提供利用。如果该全宗档案经审定全部开放，则既可以提供卷式缩微品，也可以提供片式缩微品。从而解决了方便利用与保证机密安全的矛盾。

我们还可以根据利用者提供的信息，向兄弟档案馆或其他单位、个人通过购买或交换缩微品的方式丰富馆藏，从而解决了利用者多地查询的不便，而且价格也比较便宜。如果利用者在外地或不便到档案馆来使用，在条件允许的情况下，可以通过邮寄或从网络上传输的方式提供利用。

1、凡查阅和借用干部人事档案，利用单位必须派中共党员干部持《查阅干部档案审批表》和工作证到保管档案单位办理查阅借用手续，不得凭借调查证明材料介绍信和行政介绍信查阅和借用干部人事档案。

2、干部人事档案管理单位，要根据有关规定确定是否提供或提供什么材料，查档人只能根据查卷用途查阅有关部分，任何个人不得查阅和借用本人及其直系亲属的档案。

3、查阅借用干部人事档案的单位或个人，不得擅自复制档案内容。因工作需要利用档案材料取证的必须请示主管干部档案工作的同志批准后才能复制拍摄。

4、查阅借用干部人事档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取和撤换档案材料。要注意保护档案不得弄脏弄湿，阅档时严禁吸烟，查阅借用档案一定要登记。

5、干部人事档案一般不外错，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门批准，并严格履行借用手续，期限为半个月，如需延长需办续借手续，不得擅自转借他人。

一、利用缩微品的方法

对于查阅档案的利用者，我们首先将利用者提供的线索输入计算机进行查询。如果利用者需要调阅的档案已缩微复制，我们将向利用者提供档案缩微品。通过计算机检索，获知利用者所需信息的缩微号，调阅缩微品提供利用。在单位条件允许的情况下，可以通过缩微品计算机辅助检索系统(CAR系统)查询所需信息，从而提高查阅档案的效率。

直接查阅缩微品，对于大多数利用者来说比较陌生、不习惯。这就需要我们向利用者耐心讲解注意事项，并进行实际操作演示，直到利用者可以独立操作为止。如果遇到机密性强的缩微品或利用者急需的情况，我们可以帮助他们查找所需文件。对于不能很快独立操作的利用者，也可以先帮助查询，逐步使利用者掌握操作方法。而对那些经常或长期的缩微品利用者，可以专门为他们预留阅读品，以方便使用。这样即扩大了缩微复制工作的影响，方便了利用者，也减轻了提供利用人员的工作负担。

对于未开放档案的利用，可以将拍摄的卷片制成封套片，向利用者提供经编辑的封套片，从而防止未开放档案的泄密，也使其中已开放的档案提供利用。如果未开放档案经审定开放，可以对封套片重新进行编辑后，再提供利用。如果该全宗档案经审定全部开放，则既可以提供卷式缩微品，也可以提供片式缩微品。从而解决了方便利用与保证机密安全的矛盾。

我们还可以根据利用者提供的信息，向兄弟档案馆或其他单位、个人通过购买或交换缩微品的方式丰富馆藏，从而解决了利用者多地查询的不便，而且价格也比较便宜。如果利用者在外地或不便到档案馆来使用，在条件允许的情况下，可以通过邮寄或从网络上传输的方式提供利用。

二、创建良好的阅读环境

直接查阅缩微品，对于大多数利用者来说比较陌生、不习惯。这就需要我们向利用者耐心讲解注意事项，并进行实际操作演示，直到利用者可以独立操作为止。如果遇到机密性强的缩微品或利用者急需的情况，我们可以帮助他们查找所需文件。对于不能很快独立操作的利用者，也可以先帮助查询，逐步使利用者掌握操作方法。而对那些经常或长期的缩微品利用者，可以专门为他们预留阅读品，以方便使用。这样即扩大了缩微复制工作的影响，方便了利用者，也减轻了提供利用人员的工作负担。

对于未开放档案的利用，可以将拍摄的卷片制成封套片，向利用者提供经编辑的封套片，从而防止未开放档案的泄密，也使其中已开放的档案提供利用。如果未开放档案经审定开放，可以对封套片重新进行编辑后，再提供利用。如果该全宗档案经审定全部开放，则既可以提供卷式缩微品，也可以提供片式缩微品。从而解决了方便利用与保证机密安全的矛盾。

我们还可以根据利用者提供的信息，向兄弟档案馆或其他单位、个人通过购买或交换缩微品的方式丰富馆藏，从而解决了利用者多地查询的不便，而且价格也比较便宜。如果利用者在外地或不便到档案馆来使用，在条件允许的情况下，可以通过邮寄或从网络上传输的方式提供利用。

二、创建良好的阅读环境

创建一个良好的阅读环境，不但需要有高质量的缩微品和检索手段，还需要合适的阅读和复印还原设备及精干的工作人员，这样可以最大限度的降低利用者使用缩微品的抵触情绪。

一个良好的阅读环境，需要缩微品阅览室内灯光亮度要合适，其灯光亮度与阅读器屏幕亮度之比为1：3。缩微品阅览室内阅读器应按“口”字排列或在四周放置，阅读复印机要放在角落里，避免互相干扰。放置阅读器还要预留下足够的书写空间。提供可调节高度且有后背的椅子，使不同高矮的利用者均能平视阅读器屏幕三分之二高度，这样可以部分减轻阅读疲劳。工作人员必须耐心地向新利用者教授缩微阅读设备的使用方法，各种缩微品和阅读设备的指示信号和每台机器的图示都能帮助利用者掌握操作方法。其中来回卷片最容易出现问题，乎没有一个利用者第一次取片的方法是正确的。现在，利用片一般提供的是负片。虽然正片符合人们的阅读习惯，但由于缩微品是灯光投影阅读，长时间阅读正片比负片易疲劳，而且考虑到尘土、损伤及高缩率的影响，一般以提供负片为好。

编者按：本文主要从档案需求动机实用性的缘起；档案需要动机实用性的表现；档案需求动机实用性的影响进行论述。其中，主要包括：档案利用者一般是指为了满足自身某种特定需要或某种特定目的而实际参与档案利用活动、档案利用者参与档案利用活动,主要是为了满足自身某种特定需要或某种特定目的、需求是在一定条件下个人对客观事物的“欲望”与“要求”的具体反映、人的需求通常是以人的意向、愿望、动机等形式表现出来的、档案利用者吸收与获取档案信息的根本目的、档案利用需求与作为档案利用者对档案信息的一种“获得满足的要求与欲望”、档案利用需求的“满足”、档案利用动机的“产生”等，具体请详见。

在社会实践活动中,档案利用者一般是指为了满足自身某种特定需要或某种特定目的而实际参与档案利用活动,并与档案管理者形成特定对应关系的社会群体或个人。档案利用者是构成档案利用活动的“双主体”之一,也是整个档案管理工作赖以存在和发展的根本因素所在。探讨研究档案利用者需求动机的实用性,有助于使档案利用服务工作更具针对性和实效性,是完善档案管理工作不可回避的实质内容。

一、档案需求动机实用性的缘起

档案利用者参与档案利用活动,主要是为了满足自身某种特定需要或某种特定目的。因此,其必然要求通过实际参与档案利用活动,达到吸收与获取具有一定数量、质量及“专指度”的档案信息,解决其在社会活动中所遇到的各种难题。

心理学理论认为:需求是在一定条件下个人对客观事物的“欲望”与“要求”的具体反映。在一个人的内心深处,需求表现为一种因缺乏某种“东西”而具有的不足之感或者因期望得到某种“东西”而产生的有求之感。也正是不足之感、有求之感两种状态的有机统一,共同形成了一个人主、客观有机统一的心理现象——人的需求。

人的需求通常是以人的意向、愿望、动机等形式表现出来的。而档案利用需求则是档案利用者在社会实践活动中产生的、出自内心渴求的、对档案信息的不足之感与有求之感两种状态的有机统一,并聚合成为档案利用者的意向、愿望与实际动机。正是档案利用需求成为档案利用者实际参与档案利用活动的“动因”与行为支撑。每当档案利用需求降低或消失之后,其实际参与档案利用的行为就会变得“似有还无,甚至不被”档案利用者自身所认可;反之,档案利用需求一旦受到某方面刺激而高涨之时,其实际参与档案利用活动的行为则会表现得“难以遏制”,成为其产生吸收与获取档案信息行为的重要推动力量。

现今档案使用过程中，档案寿命越来越受到重视。通过新档案法的颁布，提出了现代各类档案管理保护办法。在实际工作中，只有坚持“以防为主，防治结台”的原则来管理档案才能更好延长档案寿命。凡是档案保管条件好的，档案的变化就慢,档案的“寿命”就会延长。所以说寻求科学的保管档案的技术方法，是安全保管档案的关键所在。目前比较通行的档案保护技术学定义是：“档案保护技术学是研究档案制成材料损坏规律及科学保护档案技术方法的一门学科。它的任务是最大限度地延长档案的寿命。”在档案管理过程中影响档案寿命因素种类繁多，那么如何针对影响档案寿命因素，采取何种措施解决问题。在此，本文就科学管理纸质档案、电子档案、磁盘档案延长使用寿命作课题探讨。

关键词：种类繁多；影响因素；寿命延长

在21世纪到来之际，我国档案现代化工作有很好的外部环境和内部环境，面临一次发展的大好机遇。然而在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，说明档案管理已朝信息化发展。如今众多档案管理办法比比皆是，如纸质档案、电子档案、磁盘档案等，然而影响它们使用寿命的因素也很多。

1电子档案文件及保护

电子档案文件是通过电子计算机来阅读和处理的信息，从其载体的形式来看，它不再是传统的纸张和字迹，而是新型的载体材料即磁性载体和光盘载体。

1.1电子档案文件损毁的主要原因

一、编写服务中的档案利用

（一）人员的组织与辅导、减少损伤和重复劳动

对档案利用人员（参予校史编写的人员）进行科学组织与精心辅导。许多档案文献经历了久远的历史岁月，不采用一定的科学保护措施来利用档案，在利用过程中随时有可能将其损坏。上海海洋大学档案馆保存了大量具有重要价值的纸质档案，这些档案文件已成为重要的稀有文史资料。有的正在申请作为上海市档案文献遗产保护项目，而许多重要的历史纸质档案保护和使用存在许多技术上急需解决而又难于解决的问题。许多纸质档案原材料质量比较差。其档案自身的强度和韧性具有先天的不足。这些纸材由于当时的造纸技术及原材料相对落后，也没有征对性的研究专门用于档案保存的纸质，所使用的纸张其强度、耐折度、挺折度、挺度、密度等性能普遍较差，特别是50年乃至近百年前的纸张，性能更差，因此作为档案载体给保护保存增加了难度。而经过几十年的存放，受到各种环境及有害物质的侵蚀，使得延续保护难上加难。针对这些情况，便对校史编写参加人员进行精心组织和耐心辅导，使之具有档案利用的基本知识。如轻拿轻放、减少冲击（折叠、重压等），减少不必要的磨擦和挤压、消除多次重复翻阅等。

（二）工作内容合理分工、利用有序进行

为减少重复劳动，提高利用的准确性，加快编写的速度，特对利用工作对其内容进行分工。具体分成学科、专业、课程三个方面。先列出提纲、然后按题纲进行梳理和编排，才开始进行档案利用。1）学科内容的梳理与档案收集。主要包括学科创办沿革，所取得的研究成果，学科建设手段（实验室、研究所、重要仪器），人才培养等。另外还包括一些学科建设的相关措施文件。具体包括内容为：学校关于教学大纲制定与实施的规定；教学大纲、实训大纲和考试大纲；学科基础课、学科教材；实验实训指导书；CAI课件；学科课程建设情况（含规划和总结）；精品课件建设情况（含规划、总结、教案、课件、课堂教学录相等相关资料）；学科课程成果及原始资料。2）专业内容梳理与档案收集。主要是专业的种类、专业背景和专业培养目标及过程。具体包括：专业概况（含专业沿变、专业背景、人才培养情况等）；专业目录；新增专业、特色专业申报材料；相关行业、企业对专业人才需求现状分析及未来需调研报告等原始材料；专业设置论证报告与培养目标调研报告；专业培养目标（含知识、能力、素质要求）；专业实施性教学计划；专业建设年度计划、中长期建设规划、年度总结；用人单位对专业毕业生的反馈信息。3）课程内容梳理与档案收集。主要包括课程体系、课程分布、课程要求及结构等。具体包括：专业教学计划的课程建设原则性意见；教学计划修订的有关规定；专业培养方案与实施性课程教学计划；专业建设与各项课程教学改革的思想与措施；专业课教学计划执行情况（含各学期进程表、教学任务书、课程表）；课程体系与结构改革情况课程实践教学情况等。

（三）专题档案文献分类，准确提供原件

一个没有高速信息网络的国家，算不上一个现代化国家；一个没有校园网的大学，称不上一个现代化大学；那么一个游离于校园网之外的大学档案馆，也很难说得上是一个现代化的大学档案馆。

人类正进入信息化社会，计算机网络已成为一项促进社会发展的重要“基础设施”。它的迅速发展和广泛应用，正深刻地改变人类工作方式和生活方式。如今，一个没有自己的高速信息网络的国家，算不上一个现代化国家；一个没有校园网的大学，就根本谈不上是一个现代化大学。校园网是旨在将一所学校内的各种PC机、工作站和终端，通过高性能网络，连接到各种服务器上，组成分布式的计算环境，使其成为提高教学、科研和管理水平的重要基础设施。国内一些一流大学的档案馆如南京大学、上海交通大学、复旦大学、清华大学等校档案馆也陆续在校园网上开通自己的主页。他们充分利用Internet提供的万维网WWW、3W或Web技术，宣传高校档案工作，树立新形象，建立高校档案工作新模式。

一、几所大学档案馆上网内容简介及网址

清华大学档案馆提供上网的信息有“档案馆概况、馆藏情况、档案利用效益、档案自动化管理、对外交往等”。

南京大学档案馆提供上网的信息有档案馆简介，其主要内容有“南京大学档案馆的职能、档案馆机构设置、档案馆学术研究成果、可供网上查询的数据库使用介绍”。档案信息检索的主要内容有“南京大学、院士简介、中青年专家简介、南大学籍、中大学籍、教授简介、校友档案、职称评聘、研究生论文、科研成果”，1979－1997年南京大学文科成果包括专著、论文、获奖情况统计，江苏省高校档案信息通过南大档案馆提供的江苏高校名录链接点可直接访问该校档案部门，网上档案馆主页信息站点等。

复旦大学档案馆提供上网的信息有“多媒体档案编研、学校历届获奖科研成果、研究生论文摘要、档案工作基本情况”。