档案查阅范文10篇

为维护档案资料的完整与安全，使本馆保管的档案资料有效地为社会主义经济建设和改革开放服务，为四方区发展服务，特制定本制度：

一、凡利用本馆一般档案资料者，须持单位介绍信，说明利用档案资料的目的、内容、范围和时间，经接待人员审查符合要求后方可查阅；利用已向社会开放的档案资料，持本人身份证即可查阅。

二、查阅者所持介绍信上的姓名与工作证或身份证必须一致，不得更换、顶替，否则不予查阅。

三、凡查阅区委常委会议记录、区政府办公会议记录，须经区委办公室主任批准；查阅受党纪、政纪处分的档案，必须持纪委、监察部门的批件；利用死亡干部的档案，必须持组织、人事部门的批件。

四、凡利用档案资料者，只准在本馆阅览室内阅览，不准带出馆外，查阅重要档案资料或需摘抄复制时，要由馆长批准。

五、本馆档案资料一般不外借，如有特殊需要，必须由馆长批准，经办人员办理借出手续，限期归还，归还时要认真进行清点，如发生丢失或损坏严重者，按《档案法》有关规定处理。

干部档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案的重要组成部分。同时又是考察了解干部的重要依据。因此，查阅和借用干部档案必须遵守下列规定：

一、查阅单位

因工作需要，可直接向我档案室查阅干部档案的单位市直各部门、委、办、局及有关单位党组（党委）及人事（干部）科。

二、利有范围

1、凡涉及干部考察、任免、调动、政审、组织处理、入党、入团、出国、福

利待遇、治丧的需要查阅本人档案的。

干部档案是干部个人经历和社会实践的记录，是干部思想、品德、业务能力和工作情况的反映，是历史地、全面地考察了解干部和正确使用干部的重要依据，是党的核心机密之一。为了进一步加强干部档案管理工作，使干部档案管理更加适应新时期组织工作的需要，根据中央组织部查阅干部档案的有关规定精神，结合我省的具体情况，现对查阅干部档案作如下暂行规定：

一、查阅干部档案的原则

l、干部档案主要是供各级党委和组织、人事部门在培养、提拔、任免和政审干部时使用，其他一般不予查阅。干部亲属人党、入团、升学、参军等政审，应由干部所在单位根据中央组织部组通字（79）6号文件第一条第三款规定的内容，写出证明材料，不得查阅干部档案。写党史、革命斗争史、地方志，可直接找当事人调查了解，一般不予查阅干部档案。如当事人已去世或不能提供，也只应查阅干部档案中的履历和自传的有关部分。

凡因了解干部的入党、人伍时间和政治历史问题确实需要查阅他人档案的，要从严掌握，经批准后，只能查阅有关材料。

2、查阅干部档案，必须履行审批手续。凡未办理审批手续或手续不完备的，不准查阅。

3、任何个人不得查阅、借用上级或同级干部的档案。

干部档案是干部个人经历和社会实践的记录，是干部思想、品德、业务能力和工作情况的反映，是历史地、全面地考察了解干部和正确使用干部的重要依据，是党的核心机密之一。为了进一步加强干部档案管理工作，使干部档案管理更加适应新时期组织工作的需要，根据中央组织部查阅干部档案的有关规定精神，结合我省的具体情况，现对查阅干部档案作如下暂行规定：

一、查阅干部档案的原则

l、干部档案主要是供各级党委和组织、人事部门在培养、提拔、任免和政审干部时使用，其他一般不予查阅。干部亲属人党、入团、升学、参军等政审，应由干部所在单位根据中央组织部组通字（79）6号文件第一条第三款规定的内容，写出证明材料，不得查阅干部档案。写党史、革命斗争史、地方志，可直接找当事人调查了解，一般不予查阅干部档案。如当事人已去世或不能提供，也只应查阅干部档案中的履历和自传的有关部分。

凡因了解干部的入党、人伍时间和政治历史问题确实需要查阅他人档案的，要从严掌握，经批准后，只能查阅有关材料。

2、查阅干部档案，必须履行审批手续。凡未办理审批手续或手续不完备的，不准查阅。

3、任何个人不得查阅、借用上级或同级干部的档案。

干部人事档案是按照干部管理权限确定的范围进行管理的，因此，对查阅、借阅不同层次干部的档案都规定了相应审批制度。最基本的规定是，因工作需要才能查阅和借阅干部人事档案，并且必须遵守下列规定：

（1）查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照有关规定办理审批手续。不能仅凭调查证明材料、介绍信直接查阅干部档案。

（2）档案管理单位有权根据规定，确定是否提供和提供哪些材料。

（3）凡查阅干部人事档案，利用单位应根据有关部门具体规定，派可靠人员到保管单位查阅室查阅。

（4）档案一般不借出使用。如有特殊情况借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，借阅单位不得擅自转借他人。

（5）任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。

摘要：查档接待室是档案部门的“窗口”,查档利用接待工作是档案馆服务民生、服务和谐社会建设最直接、最具体的工作体现。笔者在档案馆保管利用部门工作十余年,在日常的接待查阅工作中,曾尝试了一些新型的方法与模式,也做了一些具体实际的调研,借鉴了同行的一些好的做法,现归纳之,以求鉴于同行。

一、做好导查工作

所谓导查就是档案馆工作人员利用其本身职业的熟知度、对档案馆馆藏内容的了解,引导利用者查阅到所需的档案信息。众所周知,当一个人第一次来到一个极不熟悉的环境,自己置身于很陌生的领域中时,如有人为其引导,那当然是利用者求之不得的好事情。需要导查的对象常常是以下几种类型:1、是从来没有到档案馆查过档案的利用者;2、是对其查档线索掌握不够全面的利用者;3、是所查的内容需要跨越多个全宗才能查找到的利用者;4、是按档案馆通常查阅方法,即查阅了全引目录后,没有查到所需档案的利用者;5、是在档案馆查阅了相关的档案全引目录和资料目录后,都无法找到所需档案的利用者。

接待室导查的方法通常是:1、主动询问式,即主动询问利用者的查档目的、已掌握所查档案内容的线索,如所查档案内容的时间、人物、单位、事件等等。2、主动介绍式,主要包括本馆现有查档检索工具介绍,其次是本馆以往至当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用方法、查档应注意事项等的介绍。3、主动告知式,即主动告知利用者所查档案所在的全宗名称、目录号和检索工具存放位置、查阅注意事项等。4、主动引导式,也就是当利用者自己不能顺利地查找所需档案内容时,作为接待人员,就应主动为利用者提供查找所需档案资料的途径和线索。如本馆相关档案的全宗名称及目录的情况或别的检索工具,还有可能保存该档案资料的别的档案馆等。

二、做好排查工作

在档案馆查档接待室,当一个利用者自己不能顺利地找到所需档案时,作为档案馆接待工作者,不能简单地宣判该档案资料查不到或没有,而是要认真分析档案可能存在的位置,从而为利用者提供查找该档案资料的途径、线索和方法。这一过程就是排查。首先,分析利用者所查档案文件之间的有机联系,包括文件之间的流转关系,如请示与批复、收文与发文的关系等;各文件之间的包含关系,如工作总结、会议讲话稿、年报等包括全年很多的单个信息内容;文件之间的办理程序关系,如会议记录与发文,一般是先研究后发文的程序;信息不同载体之间的互补关系,如档案、资料、报纸、文件汇集、馆藏录像带、录音带等不同载体材料之间的重叠与互补等。其次,梳理利用者所需档案所在机构的历史沿革情况,如过去与现在隶属关系的变更,内部机构的设置、分立、改组、合并、撤消等。第三,掌握各级各类档案馆(室)的保管内容、范围、功能与区别。这就要求档案馆的查档接待人员:一要自己熟知馆藏信息和档案业务;二要有为利用者着想的工作激情、热心与高度的工作责任感;三是在档案馆阅览室的接待工作者,对待每一位查档利用者应一视同仁,要有足够的耐心与细心,尽职尽责的做好本职工作。

干部档案是党和国家的重要机密，是历史地、全面地考察了解和正确使用干部的重要依据，为进一步加强干部档案管理，充分发挥干部档案的作用，使干部档案工作更好地为党的干部工作服务，根据省、市委组织部有关规定，结合我县实际，特制定查、（借）阅干部档案的有关规定：

一、查阅手续。

1.查阅干部档案。查阅单位必须填写《查阅干部档案审批表》，查阅时须持《审批表》、干部介绍信或本人工作证、身份证。不得凭借公函及调查证明材料介绍信查阅干部档案；

2.查阅干部档案，查阅单位应派具有中共党员身分的两名干部共同查阅。

二、查阅事由。

1.凡因干部考察任免、调动、政治审查、组织处理、入党入团、出国政治审查、干部福利待遇等，需要查阅本人档案。

编者按：本文主要从利用缩微品的方法；创建良好的阅读环境；提供便捷的检索工具三个方面进行论述。其中，主要包括：首先将利用者提供的线索输入计算机进行查询、向利用者耐心讲解注意事项，并进行实际操作演示、这样即扩大了缩微复制工作的影响，方便了利用者，也减轻了提供利用人员的工作负担、创建一个良好的阅读环境，不但需要有高质量的缩微品和检索手段、放置阅读器还要预留下足够的书写空间、开展缩微品的利用工作，需要建立多种形式的检索方法、编码法是将全盘缩微品的影像用大流水号编排等。具体材料请详见。

一、利用缩微品的方法

对于查阅档案的利用者，我们首先将利用者提供的线索输入计算机进行查询。如果利用者需要调阅的档案已缩微复制，我们将向利用者提供档案缩微品。通过计算机检索，获知利用者所需信息的缩微号，调阅缩微品提供利用。在单位条件允许的情况下，可以通过缩微品计算机辅助检索系统(CAR系统)查询所需信息，从而提高查阅档案的效率。

直接查阅缩微品，对于大多数利用者来说比较陌生、不习惯。这就需要我们向利用者耐心讲解注意事项，并进行实际操作演示，直到利用者可以独立操作为止。如果遇到机密性强的缩微品或利用者急需的情况，我们可以帮助他们查找所需文件。对于不能很快独立操作的利用者，也可以先帮助查询，逐步使利用者掌握操作方法。而对那些经常或长期的缩微品利用者，可以专门为他们预留阅读品，以方便使用。这样即扩大了缩微复制工作的影响，方便了利用者，也减轻了提供利用人员的工作负担。

对于未开放档案的利用，可以将拍摄的卷片制成封套片，向利用者提供经编辑的封套片，从而防止未开放档案的泄密，也使其中已开放的档案提供利用。如果未开放档案经审定开放，可以对封套片重新进行编辑后，再提供利用。如果该全宗档案经审定全部开放，则既可以提供卷式缩微品，也可以提供片式缩微品。从而解决了方便利用与保证机密安全的矛盾。

我们还可以根据利用者提供的信息，向兄弟档案馆或其他单位、个人通过购买或交换缩微品的方式丰富馆藏，从而解决了利用者多地查询的不便，而且价格也比较便宜。如果利用者在外地或不便到档案馆来使用，在条件允许的情况下，可以通过邮寄或从网络上传输的方式提供利用。

●查（借）阅人事档案必须按照《人事档案工作条例》规定，填写《查阅人事档案审批表》，经人事部门盖章和负责人签字同意后，方可到档案管理部门办理查（借）阅手续。

●人事档案未经主管领导批准，不得外借，如有特殊需要借阅人事档案，借阅人员必须在（查阅人事档案审批表）上说明理由，并经批准方可借出。借出时间最长不得超过15天，若需延长使用时间，应办理续借手续。

●查（借）阅人事档案人员，不得查闰本人及其直系亲属的档案。

●查（借）阔人事档案人员，应严格遵守保密制度和阅档规定，不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。

●查（借）阅人事档案人员，查（借）档案时严禁涂改、圈画、抽取、撤换、添加档案材料，未经批准，不得摘抄、复制、拍摄档案内容。

●查阅人事档案时，查阅人员应在档案室或管档人员指定地方进行查阅，严禁吸烟，防止档案材料被破坏。

编者按：本文主要从利用缩微品的方法；创建良好的阅读环境；提供便捷的检索工具进行论述。其中，主要包括：通过计算机检索，获知利用者所需信息的缩微号、直接查阅缩微品，对于大多数利用者来说比较陌生、不习惯、先帮助查询，逐步使利用者掌握操作方法、防止未开放档案的泄密，也使其中已开放的档案提供利用、创建一个良好的阅读环境、一个良好的阅读环境，需要缩微品阅览室内灯光亮度要合适、来回卷片最容易出现问题、建立多种形式的检索方法、闪现法就是拍摄时在案卷与案卷之间利用空格及案卷号标识分隔指示、视具体情况编制新的检索工具等，具体请详见。

一、利用缩微品的方法

对于查阅档案的利用者，我们首先将利用者提供的线索输入计算机进行查询。如果利用者需要调阅的档案已缩微复制，我们将向利用者提供档案缩微品。通过计算机检索，获知利用者所需信息的缩微号，调阅缩微品提供利用。在单位条件允许的情况下，可以通过缩微品计算机辅助检索系统(CAR系统)查询所需信息，从而提高查阅档案的效率。

直接查阅缩微品，对于大多数利用者来说比较陌生、不习惯。这就需要我们向利用者耐心讲解注意事项，并进行实际操作演示，直到利用者可以独立操作为止。如果遇到机密性强的缩微品或利用者急需的情况，我们可以帮助他们查找所需文件。对于不能很快独立操作的利用者，也可以先帮助查询，逐步使利用者掌握操作方法。而对那些经常或长期的缩微品利用者，可以专门为他们预留阅读品，以方便使用。这样即扩大了缩微复制工作的影响，方便了利用者，也减轻了提供利用人员的工作负担。

对于未开放档案的利用，可以将拍摄的卷片制成封套片，向利用者提供经编辑的封套片，从而防止未开放档案的泄密，也使其中已开放的档案提供利用。如果未开放档案经审定开放，可以对封套片重新进行编辑后，再提供利用。如果该全宗档案经审定全部开放，则既可以提供卷式缩微品，也可以提供片式缩微品。从而解决了方便利用与保证机密安全的矛盾。

我们还可以根据利用者提供的信息，向兄弟档案馆或其他单位、个人通过购买或交换缩微品的方式丰富馆藏，从而解决了利用者多地查询的不便，而且价格也比较便宜。如果利用者在外地或不便到档案馆来使用，在条件允许的情况下，可以通过邮寄或从网络上传输的方式提供利用。