档案学年个人总结范文
时间:2023-03-17 05:51:11
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篇1
在档案性质方面,高校档案具有综合多样性的特点;就档案内容来说,高校档案具有知识面广、专业性强的特点;而在档案价值方面,高校档案具有广泛性、独特性的特点。通过对高校档案本身特点的了解,我们可以对高校档案的文化价值产生初步的认识,并以此作为服务高效档案文化建设的基础。
一、高校档案的综合性和多样性
依据国家教育部和国家档案局2008年8月28日颁布的《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号,自2008年9月1日起施行)的规定,高校档案是指高等学校从事招生、教学、管理、科研等各类活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式、载体的历史记录。高校在培养学生的过程中,除了教学活动中产生的教学档案、教师进行科研活动产生的科研档案以及学校管理形成的文书档案外,一般还会有学生及教职工的人事档案、会计档案、基建档案、设备档案以及校办企业的相关档案等,涉及范围之广充分体现了高校档案的综合性。
而高校档案的多样性则与其综合息相关。《高等学校档案管理办法》中就明确规定了高校档案归档范围构成。既有党群、行政类档案、教学档案,又有科研、外事、出版、财会、设备、基建等档案,还包括学生档案等,内容非常丰富。由此不难看出高校档案门类繁多、涵盖面广,同时,档案本身的载体也不再局限于纸张,《高等学校档案管理办法》中规定:归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式,因此音像资料、光碟、磁盘、微缩资料等非纸质档案也越来越多,随着科学技术的进步和档案信息化进程的发展,可以想象未来肯定会有更多、更高新的技术被档案所接受,进一步增加高校档案的多样性。
二、高校档案的知识性和专业性
高等学校尤其是综合性的高等学校普遍具有学科齐全、专业广泛的特点,学科设置几乎涵盖了绝大多数的科学技术领域。每门学科的设置都包含了海量的知识信息,这些知识不可避免的在教学或科研档案的归档过程中被纳入到高校档案之中,尤其是那些具有前沿性或者取得突破性研究的学科或专业,更是高校归档工作中的重中之重。因此,高校档案的知识性特点不可谓不突出,而高校档案中的科研档案本身就是知识研究过程的记录。此外,高校档案作为档案的一种,本身天然含有档案信息,对这些档案信息的发掘、研究与利用,更是知识创造的过程,并且包含一定的知识信息,因此高校档案的知识性特点非常的明显。
同时,随着高校学科学术研究的深入,学科专业设置不可避免的细化,专业性逐渐增强,体现在高校档案中就使得高校档案内容的专业性也随之增强,不论是教学档案还是科研档案都具有强烈的专业性特点。但受学校向综合性方向发展的影响,各学科相互渗透的趋势也愈发明显,因此高校档案的内容不断丰富,尤其是研究型高校的档案,存储着科学技术、经济、文化等诸方面的信息,具有很强的知识性和专业性。此外,高校档案中的基建档案、财会档案、设备档案、外事档案等,也都包含有众多的专业性特征。
三、高校档案的广泛性和独特性
高校档案的来源是学校在各项工作、活动中形成的各种历史记录。它包括上级主管部门颁发的规定性文件、学校本身产生的各类文件、学校在教学实践活动中形成的材料,此外学校与外单位或校办产业等之间往来产生的材料都是高校档案的来源。同时,高等学校是教学与科研的结合体,它既是教学中心又是科研中心,无论教学还是科研都离不开教师,因此学校的档案也来自于每一位教师。不难看出,高校档案的源头众多,覆盖面甚广,与其综合多样的档案种类共同体现了高校档案的广泛性。此外,高校档案的利用主体也非常的广,不仅学校的相关部门会用到,全体教师或学生、甚至社会各界的人都有可能参与利用高校档案。
如果说学校的经验总结、教学计划还可以在上级相关的单位查到副本,那么学校档案中的学生学籍档案、记录学校发展进程的校发类文件等档案原件就多是孤本。这类档案是研究各种人才成长轨迹,反映高校建设发展进程以及研究我国教育发展史等原始研究的基础,比图书资料具有更重要的价值,这就是高校档案独特性的体现。其次,高校档案的归档时间也具有独特性。教学活动是一种按学年进行的周期性活动。由学期构成学年,再由学年构成一个完整的教学过程。因此教学活动中产生的教学文件材料,一般都具有明显的学年性或届次性。此外,高校档案目前还是由自己保管,不需要向档案馆移交,这就更加增强了高校档案价值的独特性。
高校档案的特点反映着高校的文化价值,对高校档案及其所包含的档案信息的开发和利用是建设、弘扬学校文化价值的必经之路。高校档案是学校文化价值传承的重要记录者和参与者,这种传承不能仅仅体现在档案的保管方面,更重要的是利用档案宣传高校文化、塑造高校精神,只有将传承与传播相结合才能真正塑造独特的学校形象、提高学校的文化竞争力。因此想要充分发挥高校档案的文化价值就必须注重传播高校档案的研究和利用成果,而作为高校档案研究利用基础的收集工作也离不开传播的宣传教育功能。所以,要将传播贯穿档案的收集和利用始终,充分发挥档案传播的影响力以此实现高校文化传承的目标。
(一)收集的完整性
收集是档案工作的起点,收集工作的好坏直接影响到档案工作的其他环节,尤其是利用环节。若对各种文件材料不进行及时收集归档处理,任其散失在各个部门和个人手中,不仅不能保证高校档案的有效利用,而且非常容易造成文件材料的损毁或丢失,最终的结果是导致高校档案量少质差,残缺不全,难以历史而全面地反映高校活动,也难以充分发挥高校档案工作应有的作用。因此,高校档案馆在工作中要着重宣传档案重要性,培养高校档案管理员的专业技能,提高档案管理效率。
此外,高校档案的特点不仅要求高校所属的专业档案员要具有良好的档案素质,更需要高校各部门、各学院的在职工作人员也要具有较好的档案意识。因为档案最直接的收集工作进行者是各部门、学院的相关工作人员,档案员无法做到对各业务部门的每一项活动都了如指掌,难免发生某一部门开展某项新的重要活动,而档案员却无从知晓,不能及时告知该部门相关兼职档案员要及时收集该活动的有关文件、照片等应该归档的材料。如果该部门相关兼职档案员又没有主动积极归档的意识,更没向学校档案馆进行咨询,结果就会导致该归档的材料没有归档,给日后的查询、利用造成不便,更可能会出现多年后需要查询该档案,倒追该活动相关档案的情况。而此时,即便追回档案,也一定不会如最初及时归档所能收集到的那样完整。这种情况在各高校并不罕见,因此,在收集过程中就必须要注重宣传、传播的作用,有意识的对各部门、各学院的兼职档案员进行档案意识培训,提高其对档案工作的认识,以保证其在收集过程中尽可能的实现档案的完整性。做好了档案的收集工作就能够更好的服务于档案的利用和研究工作。
(二)利用的开放式
以网络为载体、以数字内容为特征的新兴文化加速了文化行业间的融合,推动了传统文化产业的转型升级,同时也加剧了不同文化种类间的竞争。高校档案也要摒弃过去等待式的利用,积极发掘高校档案的价值,发挥其文化传播和推动科学研究创新的功能,在传播过程中促使文化增殖。因此,开放式的利用档案就要做到手段新颖、形式开放和内容丰富。
通过开放利用、展览、编研、学术交流、数字档案馆建设、网络信息交流传播等多种手段和途径,借助档案信息化的大趋势推动档案文化的传播,使档案的利用服务人本化、个性化,揭开档案的神秘面纱,在传播中体现高校档案的利用价值,在利用中展现档案的传播教育功能,这也是高校档案馆的重要工作内容之一。
高校是一个教育场所,培养合格的人才、塑造人文精神是高校教育的重要内容,作为学校文化组成部分的档案要积极参与其承担文化传承的使命。因此,高校档案馆要注重自身档案素养的提高,要积极参与高校文化精神的建设,只有这样才能得到更好的发展、肩负起文化宣传的重任。校史展览就是一种常见的档案利用形式,它能够反映学校的办学传统,宣传本校的著名教师、优秀学子。此外,还可以利用学校馆藏开展爱国爱校教育、革命传统教育,传播优秀的人文精神、科学精神,拓宽学生的知识和视野,这些都是高校档案馆需要努力参与的方面。
篇2
关键词:电子;会计档案;管理;安全;真实
中图分类号:F232 文献标识码:A 文章编号:1671-2064(2017)06-0244-01
2015年12月,财政部、档案局令第79号新修订的《会计档案管理办法》,明确提出电子会计档案可以单轨制存档,肯定了电子会计档案的合法性,为各单位节省成本,节约资源,提高工作效率。
1 高校会计档案管理现状
高校会计结算以自然年度为周期,主要来源于教学、科研、日常管理及建设等项目,由于高校的教学是以学年为周期,每到学期末、科研结题的时候财务部门最繁忙,财务报账大厅好像春运排队购买火车票一样,报账人员需要跑几天才能完成全部签字并耗费大量时间排队报账,财务人员每天面对大量报账人员连喝水的时间都没有,每一个人都或多或少有些烦躁情绪,报账已经严重影响教职工的正常工作。可见原有的会计管理模式已经不能适应校园的高速发展,随着高校教学、科研等数字化的发展,后勤集团产业化,财务电算化软件的更新,急需实现会计管理电子化。
会计档案在财务部门保存一年后(特殊情况除外),移交到校档案馆,由于财务部门没有专门的档案库房,不具备档案保管条件,导致财务档案受潮、虫蛀、损坏、缺失等状况的发生;查阅人员在档案馆查阅、借阅档案时,基本上是查阅人员自己到库房翻找,再自行复印,在查找、复印过程中经常出现档案丢失、损坏现象,耗时几天甚至几周时间才能完成查询工作,严重影响审计等各项工作效率,也违反档案管理工作条例,给档案造成无法挽回的损失。因此会计档案需实行电子化管理,进行网上查阅,保护会计档案,提高各部门的工作效率。
2 电子会计档案管理
2.1 电子会计档案管理的必要性及制度完善
电子商务平台推进了电子合同、电子发票的利用,各合作单位利用网络实现无纸化办公,信息的网上传递交流节省工作人员的查验时间,查阅人员通过输入关键词就能检索到相关的会计档案信息,提高档案馆的工作效率、服务水平,档案人员有更多的时间用于档案编研。
通过编研为利用者提炼出有价值的信息,为学校管理决策服务。在校园各办公区域内设置会计系统的终端设备,实现会计信息的资源共享。
规范电子会计档案的管理制度,财务部门配有专门的兼职档案管理人员,规范会计资料的立卷归档及移交前的日常管理利用,维护电子会计档案的真实、完整、安全,财务部门在电子会计档案移交时制作填写《电子会计档案移交归档登记表》一式三份,一份财务备查,一份档案馆存档,一份档案馆日常利用查找。档案馆制定详细的电子档案归档范围、保管、保密制度,严格履行审批手续,查阅、利用、归还制度。归档电子档案必须有电子签名,配有专门的防磁柜保管会计电子档案;电子源文件的元数据及背景信息存档。完善电子会计档案查询系统,提高财务、审计人员查档效率。
2.2 电子会计档案的真实性完整性
归档电子会计档案应有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的第三方认证的电子签名,特殊格式的电子会计档案应联同背景信息及元数据一同归档,保证电子会计档案的完整读取;所有数据均备份并异地保存,确保自然灾害不影响电子会计档案的利用。电子发票的归档保存要进行网上比对,保证接收电子发票的真实、准确、完整。
2.3 电子会计档案的安全性
电子会计档案通过网络传输,大量的会计信息在网上公开,如何保护电子档案的存储、利用安全尤为重要。档案馆提供的在线浏览查阅的电子档案应为只读文件,利用者只能看不能修改,与电子会计档案原件分开存储,管理人员定期检查电子原件以防篡改;档案管理人员赋予查阅人员不同的权限,对于重要档案只能到馆后查阅;设置防火墙,保证系统安全运行,只有系统安全才能保证电子档案的真实完整。
2.4 电子会计档案人员素质要求
定期组织会计人员参加档案专业知R的培训教育,提高会计电子档案的案卷质量,会计档案管理人员参加会计培训、继续教育,熟练掌握会计软件的操作技能,会计及档案人员之间经常沟通交流,增强专业素质和水平。
电子会计档案是新生事物,档案管理者适应会计档案电子化的管理过程中,要不断总结经验,形成有效的管理方法,创新管理思路;将来的会计软件应包含会计办公系统和会计档案系统,会计业务办理完毕,系统自动生成电子会计档案,并能提供档案的利用、统计等工作。
参考文献
[1]韩丰.论高校财务档案的优化管理[J].科技创新导报,2010,(16).