事业单位转正定级个人总结范文

导语：如何才能写好一篇事业单位转正定级个人总结，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、学校人事人才工作的基本任务

学校人事人才工作的基本任务是：认真贯彻执行《中华人民共和国教师法》及有关政策法规，加强教职工的思想政治教育和业务培训，不断改善教职工的工作和生活条件，保障教职工的合法权益，不断深化学校人事制度的改革，努力建设一支师德高尚、业务精良、结构合理的教师队伍，更好地为区教育事业的改革和发展服务。

1.全面、准确掌握本校教育人力资源基本情况，做好各项人事人才调查统计及人事人才资料管理。

2.按照核定编制和人员配备情况，做好岗位设置和聘任工作，制定和执行各项人事人才管理措施。

3.做好教职工调配、新进教职工的安排及转正定级工作。

4.做好教职工的考核、奖惩、专业技术（职员）职务（工人技术等级）资格申报、聘任等工作。

5.及时按政策规定调整工资标准。

6.做好教职工的退（离）休、解聘、死亡抚恤、遗属生活困难补助等的审核及呈报工作。

7.做好非在编用工的计划编制、合同签订及日常管理。

8.完成上级部门布置的其他人事人才工作。

二、主要人事人才工作规范

（一）教职工调配

教职工的调配原则上在每年暑假进行，区教委根据当年区编委下达的编制计划制定当年的具体调配工作意见，各学校按区教委当年教职工调配文件要求进行，主要程序为：

1.由申请人向学校提交阐述申请调动理由及调往单位书面申请。

2.申请人填写《教职工申请调动登记表》，调出学校在“调出单位意见栏”签注是否同意调出和是否需要补员的明确意见，按当年规定程序接受调入学校和区教委的考核。

调出教育系统和区外的人员由调出学校将书面申请和《教职工申请调动登记表》送区教委人事科，同时提交调入单位所在区县人事局或教育行政部门商调函。

3.调出教育系统及区外的人员，所在学校接到调动通知后，应及时作出本人现实表现鉴定、开具行政关系和工资介绍信等手续，会同业务考绩档案、区级医院以上体验表送区教委人事科。

4.区内学校间的调动在完成考核后，依据区教委调动通知，由调出学校及时转移业务考绩档案、开具行政关系和工资介绍信等手续到调入学校报到，由调入学校集中到区编办、区人事局、区教委完善编制、人事、工资审批手续。

5.区外人员的调入，由区教委依据区编委同意的计划下达到相应学校，按照规定程序接受调入学校和区教委的考核，报经区编办、区人事局同意并公示后，由区教委发函商调，完善相关人事调动手续。学校不得自行发函及接收拟调入人员的档案和人事调动手续。

6.对不同意调动人员和未落实接收单位人员，原学校要做好思想教育和稳定工作，并妥善安排工作，严禁“吃空饷”现象发生。

（二）专业技术职务资格申报、认定及聘任

1．专业技术职务资格申报

教师系列的专业技术职务资格申报原则上在每年下半年进行。

(1)本人按照对岗申报的原则，提出书面申请，并在教职工大会上述职。

(2)学校考评小组依据各级教师职务评审标准，结合本人述职，对申请人提供的各种原始材料进行审核，并在量化的基础上，作出是否同意推荐的明确意见，并予以公示。

(3)填写相应的技术职务资格审批表，撰写专业技术工作述职报告，提供任现职以来的教学论文（论著），各种有关证件、证书及成绩证明的复印件。

(4)学校考评小组完善相应推荐手续。

(5)以学校为单位，分科分类并连同有关申报材料上报区教委人事科。

2．专业技术职务初定

凡国家承认学历的大、中专毕业生，在专业技术岗位上从事与所学专业相同或相近的专业技术工作，达到规定的时间并经考核合格（含已在区人才交流中心或区人才交流中心教育分中心办理了正式人事关系手续的人员），可初定相应的专业技术职务：

(1）由本人按德、能、勤、绩四个方面进行总结，并填写《初定专业技术职务任职资格呈报表》。

(2）由本人提供学历、教师资格证原件和复印件一份，继续教育、计算机合格证原件，交学校审核。

(3)由学校考评小组进行考核评议，在《初定专业技术职务任职资格呈报表》相应栏目中签注是否同意初定的明确意见。

(4）由学校完善手续后，会同《初定专业技术职务任职资格呈报表》一式二份、《企事业单位大、中专院校毕业生初定专业技术职务任职资格花名册》一式三份及学历、教师资格证原件和复印件一份，继续教育、计算机合格证原件，送区教委人事科。

3.专业技术职务资格确认

从省外、市外、区外调入的高级、中级、初级专业技术人员（含区内同一评委会评审的不同系列同级职务岗位发生变化的人员），从事与专业技术职务资格对口工作的，试用期满后，办理专业技术职务资格的确认。

(1)由本人总结调入后从事专业技术工作情况，写出书面总结材料，并提出确认原专业技术职务资格的申请。

(2)由单位对申请人调入后的工作表现、能力水平进行考核评议，出具是否同意确认的明确意见。

(3)填写《确认专业技术职务任职资格审批表》及《企事业单位确认专业技术职务任职资格花名册》各一式三份。

(4)提供原《专业技术资格证书》和《专业技术职务任职资格评审表》原件及复印件，学校审核，并签注意见后报区教委人事科。

(5)经区、市职改部门审核批准后发给新的专业技术资格证书，并由学校在岗位内按规定程序完善相应专业技术岗位聘任手续。

调入后不再从事原专业技术工作或经考核不合格的不予办理专业技术职务资格的确认，从事新的专业技术工作的应由相应的评委会按现岗位工作情况进行同级别的资格评审。

4、专业技术职务聘任

专业技术人员取得相应专业技术职务资格后，学校根据下达或设定的岗位和有关政策及工作需要，经本人申请，学校考评后聘任相应专业技术职务。

(1)由本人填写《专业技术职务聘任呈报表》一式二份。

(2)提供取得职称任职资格的文件复印件或《专业技术职务任职资格评审表》原件，相应职称外语、计算机考试合格成绩原件。

(3)学校审核后签注同意聘任的意见，会同《专业技术职务聘任呈报表》一式二份和《专业技术职务聘任花名册》（高级、中级一式三份，初级一式二份）及职称任职资格的文件复印件或《专业技术职务任职资格评审表》原件，相应职称外语、计算机考试合格成绩原件，报区教委人事科。

(4)届满续聘由本人填写《专业技术职务聘任呈报表》一式二份、学校填报《专业技术职务聘任花名册》一式二份，提供相关续聘人员毕业证、相应及以上教师资格证、继续教育、普通话等级证原件和原聘任专业技术职务文件或《聘任呈报表》原件，报区教委人事科。

（三）解聘

1、协商一致解聘

依据渝府发〔〕37号《市人民政府关于印发事业单位试行人员聘用制度实施办法的通知》第三十三条规定，聘用单位、受聘人员双方经协商一致解除聘用合同的，受聘人员提交书面解聘申请，聘用单位出具解除被聘用人员通知书会同受聘人员书面解聘申请存入本人档案，并同时送达本人，抄送区教委人事科及人事、编制部门备案。

2、聘用单位解聘

依据渝府发〔〕37号《市人民政府关于印发事业单位试行人员聘用制度实施办法的通知》第三十四条、第三十五条聘用单位解除聘用合同，除第三十五条规定的时限外，按下列程序办理：

（1）聘用单位提出拟解聘意见以书面形式通知本人或其亲属，如无法直接通知本人或其亲属，可采用公告送达。

（2）被解聘人员或其亲属在接到拟解聘通知书15日或公告见报1个月内，有权提出申辩意见，聘用单位应认真听取本人申辩意见，并记录在案。

（3）聘用单位在进一步核实的基础上作出是否解除聘用合同的决定，正式通知拟被解聘人员。

（4）拟被解聘人员超过申辩时限未提出申辩意见，聘用单位即可解聘，出具解除被聘用人员通知书。

（5）聘用单位解除被聘用人员的通知书存入本人档案，并同时送达本人和抄送区教委人事科及人事、编制部门备案。

3、受聘人员提出解聘

依据渝府发〔〕37号《市人民政府关于印发事业单位试行人员聘用制度实施办法的通知》第三十七条规定，受聘人员提出解除聘用合同的，应提前15日向聘用单位提出书面申请，聘用单位在接到申请的15日内作出答复并处理相关事宜。聘用单位出具的解除被聘用人员通知书会同受聘人员书面解聘申请存入本人档案，并同时送达本人和抄送区教委人事科及人事、编制部门备案。在聘用单位处理相关事宜期间，受聘人员不得擅离职守。

（四）退休手续的办理

1.达到国家规定退休年龄的，到龄当月办理退休手续，有关学校应将本人签字的《退休审批表》和独生子女证书等提高退休待遇相关材料在每月10日报送区教委人事科。

2.因病丧失劳动能力办理提前退休手续的，由本人提出要求进行劳动能力鉴定的书面申请，阐述理由，填写《劳动能力鉴定表》，学校签注是否同意的明确意见，会同县级以上医院出具的疾病证明报区教委人事科审核后，送区劳动能力鉴定委员会进行劳动能力鉴定；经鉴定符合提前退休条件者，本人提出提前退休的书面申请，填写《退休审批表》，学校书面请示，并在《退休审批表》签注是否同意的明确意见，会同区劳动能力鉴定委员会的书面材料送区教委人事科，完善审批手续。

3.经审批同意退休后，按照管理权限办理退休证书，并从办理退休的次月起享受退休待遇。

（五）转正定级的办理

凡新招聘的大、中专毕业生，工作满一年（含已在区人才交流中心或区人才交流中心教育分中心办理了正式人事关系手续的新招聘人员）即可申请办理转正定级。

1．由本人提出书面申请，提交一年来的工作总结，填写《转正定级审批表》。

2．由所在学校组织教职工进行评议，，写出考核意见，填写转正定级花名册，会同本人工作总结及《事业单位新参加工作人员工资定级报批名册》及个人审批表送区教委人事科。

3.在办理转正定级的同时，根据渝府发〔2006〕133号文精神，大中专以上毕业生可高定两档薪级工资，手续按第（六）项日常增资的程序办理。

（六）日常增资的办理

1．初聘专业技术职务或晋升专业技术职务，其现行工资未达到所聘任的专业技术职务岗位工资标准的均可套入新职务岗位工资，并从聘任新职务的次月起执行。

由学校填写《区机关事业单位工作人员工资变动报批花名册》及个人审批表送区教委人事科审核、区人事局审批后执行，“审批表”存人其本人档案。

2.凡达到增加教龄津贴时间年限的（满五年、十年、二十年），均应完善增加教龄津贴审批手续。

按规定时间由学校填写《教护龄津贴报批名册》及个人审批表送区教委人事科审批，从当年1月1日起执行。

3．学校管理人员职务变动、技术工人职务变动，均应随职务变动进行岗位工资调整，并从聘任新职务的次月起执行。工资变动的审批与技术职务工资变动的审批相同。

4．在职人员取得国家承认的相应学历（学位）后，原薪级工资低于国家规定相应学历（学位）转正定级工资标准的，从取得国家承认的大中专及以上学历（学位）毕业证书的次月起，执行新参加工作人员工资定级相同学历（学位）转正定级的薪级工资标准。学校应按规定程序及时报批。

（七）死亡人员丧葬费和一次性抚恤费、遗属生活困难补助费手续的办理

1.学校写出发放死亡人员丧葬费和一次性抚恤金、享受遗属生活困难定期补助的报告。

2.学校填写《享受遗属生活困难定期补助审批表》一式三份。

3.将学校报告、《享受遗属生活困难定期补助审批表》（一式三份）会同死者生前月工资发放名册、“殡葬服务收费单”或死亡证明书、符合享受遗属生活困难定期补助条件人员的身份证（户口簿）、丧失劳动能力的鉴定材料原件及复印件送区教委人事科。

根据区府办〔1993〕1号文的规定，凡属火葬区必须实行火化，方能发放丧葬费和一次性抚恤金。

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全年工作回顾

一、严格国家公务员制度，全面加强公务员队伍建设

一是着力强化考核，促进作风转变。全面完成了2006年度1569名国家机关工作人员、7685名事业单位工作人员的年度考核评奖工作，共评出优秀1266人、称职7973人、基本称职3人、不称职10人、不定等次2人，报市政府审批记二等功20人，县政府审批记三等功164人，受嘉奖奖励1074人。二世界秘书网版权所有,是围绕重点工作，实行奖优罚劣。组织完成了经济工作会议大会表彰工作，对评选出的全县60个计育、综治、重点项目建设、农业产业化建设、工业建设等方面的先进单位，评选出的21名招商引资、种养大户等方面的先进个人，进行了表彰并颁发荣誉证书和奖金。通过表彰对发挥考核奖惩机制，促进作风转变，推进全县重点工作起到了积极作用。三是强化公务员综合管理。完成了2006年度选拨的5名高校毕业生到农村基层煅炼的工作安排，44名依（参）照公务员管理事业单位中工人考试录用公务员的转正定级工作，1名干部家属安置任务，24名公安“两校”生的录用审批、转正报批、档案整理移交等工作。四是认真按照桑发（2006）10号文件规定，严把人员调配关。配合县财政、计生部门完成了乡镇站所人员的整工作，共办理106人次的人员调配，5批次县人民政府任免干部和县人民政府提交县人大任免议案的行文工作，完成了35名退伍军人和1名干部安置工作。五是认真梳理情况，积极推进改革。我们把处理好上轮机构改革人员定岗分流工作遗留问题作为推进机构改革工作的重点，通过对全县学历教育对象进行全面的清理，积极处理好上轮机构改革遗留问题。同时还积极围绕新一轮政府机构改革做好人员定岗工作，既保持了新机构运行的稳定，又进一步理顺了工作关系。六是大张旗鼓营造氛围，开展《公务员法》学习宣传。《公务员法》已颁布并将于明年1月1日起实施，对此我们围绕贯彻落实该法狠抓学习宣传。通过采取自学与集中培训相结合、专题讲座、交流会等形式，认真组织全县2132名国家公务员开展了《公务员法》培训考试工作；通过网站、媒体等渠道对《公务员法》的核心条款进行了解疑释惑，为明年1月1日实施《公务员法》打好了基础。

二、强化综合管理，全面加强专业技术人员队伍建设

一是狠抓考试培训工作，加大人才培养力度。积极推行专业技术职务任职资格考试制度，组织开展了各类专业技术职务任职资格考试报名工作，共完成17人的经济系列任职资格考试报名工作。加强能力建设，认真组织开展专业技术人员计算机应用能力考试，共完成了120名专业技术人员的计算机培训考试工作。根据湘人发（2006）40号文件精神，组织全县4862名专业技术人员开展了“权益保护”和“职业道德”两门公共知识的培训考试工作。二是强化岗位设置，推行合同管理。积极推行评聘分开，认真开展了中小学专业技术职务岗位职数清理工作，完成了121人次的聘任合同鉴证工作。三是积极推进职称改革。行文转发了省职称改革领导小组、省人事厅《关于进一步完善我省职称工作有关政策的通知》的文件，组织召开了战线政工人事干部会议，传达贯彻了省、市有关职称改革工作的精神。四是坚持证书制度，强化资格管理。我们坚持专业技术人员资格证书管理制度，完成了2006年度、2006年度评审通过的496人的资格证书发证工作。五是认真实施“科技平台规划”项目。积极开展实用人才工程培训工作，紧紧围绕加快我县农业产业化建设的需要共推荐我县4名人员参加了2期省人事厅、省扶贫办组织的农业产业化龙头企业高层管理人员、农业新技术培训班。六是认真做好2006年度职称评审工作。通过审核，共推荐上报参评高级职称51人，参评中级职称150人，评审通过初级职称73人，初定任职78人。

三、严格执行政策，确保各项待遇落实世界秘书网版权所有,

一是认真落实退休干部职工生活补和误餐费待遇。完成了全县机关事业单位2310名退休干部职工生活补和误餐费纳入财政统发的审批工作，全县财政月增资525502元，其中全额拨款单位2076人，月增资428012元，差额拨款单位234人，月增资48745元。二是继续做好企业干部维稳工作。完成了全县72名企业干部的信息采集工作，同时积极配合相关部门落实各项待遇，先后通过县财政解决349062元用于解困工作，其中用于解决医疗保险116880元；用于解决各项补助160600元，其中生活困难补助65人、达不到本市退休人员最低养老金标准的6人，53年12月以前入伍养老金不足700元的16人；用于支付企业干部医药费7人18885元；用于补缴养老保险费6人8969元；用于补发工资7人43728元。在工作中，我们热情接待来访的企业干部，认真做好政策解答和待遇落实，突出集体问题和个案问题的解决，先后5次参加答复企业干部问题的专题会议，我县企业干部工作比较稳定。三是认真组织开展工人技术等级考核工作。完成了47名工人报考技师的报名和理论考试工作，143名机关事业单位新聘用的工人技术等级定级考试工作。四是做好工资日常管理。共完成了332人的级别工资调整，162人的工资转移审核，113人的工资定级审批，8020人的职务工资晋档审批，2314名离退休人员增加离退休费，134人的浮动工资审批工作。五是认真开展津补贴的清理工作。按照上级的有关要求，会同县财政局对全县机关事业单位的津补贴进行了认真的清理，并完成了汇总上报工作。六是认真做好其他工资福利工作。共办理了正常退休手续167人次，死亡抚恤补助手续65人次，2100户行政机关家财保险手续。

四、完善争议仲裁工作，完善人才市场建设

一是认真围绕人事人才工作的难点、热点问题，加强仲裁员政策法规学习。同时做好来访人员的政策解释工作，力争把矛盾化解在萌芽状态，一年来共接待、回复来信来访20余人次。二是完成了2006年度全县人事统计的各项工作任务。三是积极配合推进事业单位人事制度改革，积极开展和推行人事工作，为新聘用的29人实行了人事。四是认真做好高校毕业生就业服务工作，接管学生档案400余份，累计共接管档案1100余份。

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目前出境、计算工龄、工作调动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

1 人事档案特点

1.1 全面性

人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

1.2 现实性

由于员工仍在工作，其人事档案则成为人力资源管理部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

1.3 真实性

这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

1.4 动态性

人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

1.5 流动性

人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

1.6 机密性

人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。

2 合理开发运用人事档案资源

现代企业一般将人力资源管理分为几个功能不同的模块，人事档案在人力资源管理的各个环节都起到了无法替代的作用。

2.1 人力资源规划

人力资源规划强调基于组织战略确定人力资源需求的数量、质量和结构。当战略转移时，组织内部会出现职位更替、工作职责变化或人员需求变化。通过查阅相关档案资料，可以准确地掌握组织发展情况，如各阶段的组织规模、组织机构设置、人员变化情况等并进行分析，在研究历史数据的基础上，可以对未来部门职责、岗位职责以及任职者要求等进行预测。

2.2 招聘筛选

人事档案对每位员工的知识、技能、能力、个性品质乃至籍贯家庭等方面都做了详细记录，有利于招聘时做到“为事择人、任人唯贤、专业对口、事得其人”。

2.3 员工培训与开发

人事档案中记录了员工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等信息，这些培训信息可以为员工的进一步培训提供信息支持与指导。

通过将员工人事档案中的历年参加培训情况与职位说明书所规定的职位要求进行对比，可以找出二者之间的差距，进而确定是否需要对此员工继续进行培训，以及在哪些方面进行培训；在培训实施过程中，将员工培训过程的表现加以记录；培训结束后，相关成绩及时在人事资料中予以记录，从而确保了人事资料的及时性、完整性，确保了下次使用时人事档案信息的准确性。

2.4 薪酬福利

员工薪酬福利自员工入职之日起就与员工个人档案信息相联系。例如，新员工入职定薪，需要考虑员工学历、专业、能力、素质等各方面因素是否符合岗位需求，这就与员工薪酬密切相关。又如，员工社会保险的参保、调转、以及保险待遇的申请等事项更是需要以人事档案为前提，缺少人事档案直接无法办理相关业务。

2.5 绩效考核

人事档案对于绩效考核的意义更为重要，考绩效核是对员工工作的一种评价，并且将直接与员工个人利益挂钩，人事档案记录是否完整将影响绩效考核是否公平公正。在考核实施前要设计一套相对完善的考核表格；考核实施过程要确保各类表格填写完整且有负责人签字；考核结束后要及时整理考核材料，并将考核结果及时纳入员工人事档案。确保绩效考核结果有据可查，从而避免不必要的争议，确保绩效考核工作的公平性、公正性。

2.6 职业生涯规划

通过进行人事档案分析，可以根据各员工的不同特点将其进行划分，根据需要行成不同的人员分类，如按从事岗位分类、按学历分类、按专业分类、按性别分类等，为建立各类人才库提供基础。各类人才库与职业发展H通道相联系，明确每个员工现有的业绩与知识能力与职业晋升所要求的标准之间的差距，从而可以实现职业发展途径的激励性，实现员工的职业生涯规划。

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1.1 人事档案类型

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。

大中专毕业生档案则是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。

目前出境、计算工龄、工作调动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案,特别是在国有企业、事业单位,人事档案相当重要。

1.2 人事档案特点

(1)全面性

人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料,因此,它能记录员工个人成长、思想发展的历史,能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容,总之,人事档案是员工个人信息的储存库,它概括地反映员工个人全貌。

(2)现实性

由于员工仍在工作,其人事档案则成为人力资源管理部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

(3)真实性

这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全,个体材料客观真实,才能为用人部门提供优质服务。

(4)动态性

人事档案立卷后,其内容不是一成不变的,随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此,人事档案必须注意做好新材料的收集补充,力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”,这就要求人事档案必须打孔装订,以便随时补充新材料。

(5)流动性

人事档案的管理与员工的人事管理相统一,才便于发挥人事档案的作用,如果人、档脱节,保管人事档案而不知当事人已调往何处,即“有档无人”,这样的无头档案,保管得再好也无意义。因此,在工作中必须坚持“档随人走”,在员工调走后的一周以内,必须将其人事档案转往新的管理部门。

(6)机密性

人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况,有的从侧面反映了一些重大历史事件,有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等等,因此,人事档案属于党和国家的机密,任何人不得泄露和私自保存人事档案材料,不能向社会无条件地提供服务。

2 合理开发运用人事档案对人力资源管理工作的重要性

现代企业一般将人力资源管理分为几个功能不同的模块,人事档案在人力资源管理的各个环节都起到了无法替代的作用。

2.1 人力资源规划

人力资源规划强调基于组织战略确定人力资源需求的数量、质量和结构。当战略转移时,组织内部会出现职位更替、工作职责变化或人员需求变化。通过查阅相关档案资料,可以准确地掌握组织发展情况,如各阶段的组织规模、组织机构设置、人员变化情况等并进行分析,在研究历史数据的基础上,可以对未来部门职责、岗位职责以及任职者要求等进行预测。

2.2 招聘筛选

人事档案对每位员工的知识、技能、能力、个性品质乃至籍贯家庭等方面都做了详细记录,有利于招聘时做到“为事择人、任人唯贤、专业对口、事得其人”。

例如在公司内部岗位出现空缺,需要在公司内部进行招聘时,人力资源管理部门在公布岗位需求,接到应聘申请之后,可以根据需求查阅相关员工档案,直接剔除不符合基本条件人员,如年龄、学历、专业等,对于符合基本条件人员则进一步核实其各类工作资料的真实性。合理运用人事档案从而节省了内部招聘成本,筛除虚假信息,使招聘筛选工作更高效、准确。

1.3 员工培训与开发

人事档案中记录了员工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等信息,这些培训信息可以为员工的进一步培训提供信息支持与指导。

通过将员工人事档案中的历年参加培训情况与职位说明书所规定的职位要求进行对比,可以找出二者之间的差距,进而确定是否需要对此员工继续进行培训,以及在哪些方面进行培训;在培训实施过程中,将员工培训过程的表现加以记录;培训结束后,相关成绩及时在人事资料中予以记录,从而确保了人事资料的及时性、完整性,确保了下次使用时人事档案信息的准确性。

1.4 薪酬福利

员工薪酬福利自员工入职之日起就与员工个人档案信息相联系。例如,新员工入职定薪,需要考虑员工学历、专业、能力、素质等各方面因素是否符合岗位需求,这就与员工薪酬密切相关。又如,员工社会保险的参保、调转、以及保险待遇的申请等事项更是需要以人事档案为前提,缺少人事档案直接无法办理相关业务。

1.5 绩效考核

人事档案对于绩效考核的意义更为重要,考绩效核是对员工工作的一种评价,并且将直接与员工个人利益挂钩,人事档案记录是否完整将影响绩效考核是否公平公正。在考核实施前要设计一套相对完善的考核表格;考核实施过程要确保各类表格填写完整且有负责人签字;考核结束后要及时整理考核材料,并将考核结果及时纳入员工人事档案。确保绩效考核结果有据可查,从而避免不必要的争议,确保绩效考核工作的公平性、公正性。

1.6 职业生涯规划

通过进行人事档案分析,可以根据各员工的不同特点将其进行划分,根据需要行成不同的人员分类,如按从事岗位分类、按学历分类、按专业分类、按性别分类等,为建立各类人才库提供基础。各类人才库与职业发展h通道相联系,明确每个员工现有的业绩与知识能力与职业晋升所要求的标准之间的差距,从而可以实现职业发展途径的激励性,实现员工的职业生涯规划。

3 人事档案的开发运用方法

3.1 运用五个“w”、一个“h”的工作方法

why:明确人事档案的开发运用的宗旨和目标

what:做什么,明确人事档案的开发运用的重点和中心任务。

when:规定人事档案的开发运用的各项工作的时间进度。

where:规定人事档案的开发运用的地点及空间安排。

who: 规定人事档案的开发运用由哪些部门承担、由那些人员负责。

how:制定完成人事档案的开发运用的措施和方法。

3.2 运用pdca循环工作法

p:计划,必须明确目标,确立实现目标的手段以及时间、质量等要求等。

d:实施计划。

c:检查,对实施过程加以控制,观察形势或结果,看它们是否朝着目标前进。

a:修正,当它们没有朝着目标发展时,进行必要的矫正。

3.2 横向比较与纵向比较相合

开发运用人事档案时,要注意横向比较与纵向比较的结合。横向比较是针对于部门与部门之间、同年龄、同学历、同职务级别人员相关资料的对比分析;纵向比较着眼于员工本人现状与员工本人历史数据的对比分析。

3.3 定量与定性分析相结合

开发运用人事档案时,可以从定量与定性两方面进行分析。可以将员工收入、保险费用、年龄结构等可以数字化或者可以运用工具将其数字化的部分进行定量分析;可以将员工学历层次、专业结构、性别结构等进行定性分析。