信息流工作经验总结范文

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篇1

【关键词】架构效益信息系统和新技术利用成本动因单机成本精算标准成本提质增效

【中图分类号】F275

随着市场成熟度的提高，要求越来越精细化，市场竞争令毛利水平逐步降低，物流行业是为客户创造服务价值的行业，成本管理更是整个行业要走的一条路。持续提升服务质量，同时将服务成本降至社会平均成本以下，是提升企业生命力和竞争力的有力保证。“从作业链条环节提质增效，从成本效益提升中挖掘利润”，这些理念对作业环节多、固定成本杠杆效应显著的仓码业务尤为重要。本文以一家仓码单位为例，逐一从结构优化、新技术利用、生产流程优化、资源利用效率等方面探讨降本增效的空间，这也是响应总理号召的各行各业“提质增效”、“弘扬工匠精神”的实践和探讨。

一、改进组织架构设置，突显架构效益

从成本动因来讲，企业的管理成本、沟通成本、人力资源和办公资源配置成本，与它的组织架构设置有很大关系。一般而言，完整的组织架构包括操作部门、营销部门和管理部门，资源投入呈梯型分布。

对于仓码单位，操作部门无疑是资源投入最大的、与作业流程最密切的部门，进行部门设置时应充分考虑作业流程衔接，以及所需的资源调配权。随着业务流程标准化和仓码系统的推广实施，各仓码单位的作业流程已大致相同，而操作部门设置有两种不同的模式：

模式一：操作部门设置简明清晰，由商务部和操作中心两大主线统管操作流程。

以这家仓码单位为例，其围绕业务中心，逐步实施功能化组合，将原来分散在不同部门的计划功能、船舶调度、机械调度、集装箱管理等功能集中在操作中心，集中生产要素，缩短管理链条和沟通环节，从而形成生产合力，提高作业效率。现1.5万吨的散货钢材船最快可在25个小时内完成卸船作业，比上年提高了300%，而且管理扁平化、管理成本明显下降。

模式二：功能定位精细化，除商务部外，操作按作业流程细分为操作中心（计划控制）、理货箱管部、操作部、仓储部等不同功能定位的部门。

同一作业流程，切割出的部门越多，功能定位越精细化，这种模式有利于激发各部分形成更专业、细致的操作流程和规则，培养管理人才梯队。不足之处是作业信息流在部门间的衔接点增加，信息链条和管理链条变长，因而所需的管理控制点和沟通协调成本相应增加，为确保各部门功能完整，人力资源和办公资源需求也相应增加。

“管理没有绝对的正确与错误”，组织架构并非越精简越好或越精细越好，而是各有利弊。在公司发展的不同阶段，应评估选择不同的、合适的组织架构模式，此外，还应保持发展的眼光，持续分析、完善公司组织架构。

二、信息系统和新技术应用对成本效益的影响

近年来，行业内的仓码单位都在持续改进仓码板块信息系统和技术，例如：仓码系统、E-MIS系统、电子闸口、自动吊具等，但信息系统和新技术投入使用，不等于马上提高生产效率和成本效益，系统还需要人来开发运用。

实践中发现同样的系统资源，应用的程度不同，或者与作业流程、内部结构优化的相互配合、相互促进程度不同，则发挥的效用有很大差异。

1.仓码系统接受舱单信息的应用技术差异

为便于与外界信息的对接，信息系统大多预留了必要的信息输入/输出接口。在开始仓码装卸船作业前，仓码系统首先接收的是船舶舱单信息。目前行业内仓码单位接收模式分类如下：

模式一：与船公司沟通协调，要求船公司舱单信息以TXT文档格式形式Email对接，直接导入仓码系统；

模式二：与船公司业务系统对接，接收舱单信息仓码系统，或开放端口由船公司驻点人员直接输入舱单信息。

模式三：根据船公司的舱单信息（纸面或邮件），由文件中心专门人员录入到仓码系统。

这三种不同的模式对操作成本和人力需求自然不同。接收信息的模式值得探究，输出信息的模式同样有发挥的空间，如某仓码与某国际大型船公司建立了数据系统对接，将其当天的集装箱进场和装船等信息通过EDI系统直接导入国际大船公司信息系统，既避免了信息的重复录入，又提高了准确率。

可见，对同一系统的具体应用还有很大潜力，即可积极与外部机构沟通、协调，从系统和技术应用中挖掘更多有利于提升成本效益的方法。

2.通过技术改造和新技术应用，突破吞吐瓶颈

举一个比较形象的比喻，码头的生产能力主要取决于“口+喉咙+肚子”，“口”反映码头装卸船和闸口车流量的能力，“喉咙”反映码头前沿堆场周转的能力，“肚子”反映后方堆场/仓库存储、操作的能力。通过过往建设仓码的经验总结，会存在一部分资源投入后得到提升，但受限于另一部分资源而未能发挥协同效益，制约了产能。其中，“口”的限制是最常见的。

先看码头装卸船的能力：如很多内河私人小型码头单位，不仅受岸线资源制约，而且设备比较老旧，机械操作人员熟练度不高，岸吊装卸效率仅为每小时8～10个自然柜，种种因素令市场有货量却难以接收、消化，对于这种岸线资源非常有限的情况下私人码头，提高岸边作业效率是突破吞吐瓶颈的关键，一方面可以通过机械改造或优化、另一方面培养或外聘熟练的技术人员，最大限度地减少船舶候港、装卸时间。又如一些时间较久的中型仓码单位，主要是对旧的机械设备进行更新改造，例如将旧门座机人力挂钩改造为电子自动吊具后，装卸效率提升到每小时20～30个自然柜（平均2～3分钟/自然柜），比人工挂钩每柜节约1分钟的操作时间，作业效率约提升30%，而且节约了人力挂钩成本，加强了作业安全。最后再看看近年新投资建设的大型沿海仓码单位，一般均使用更先进的码头岸桥装卸船，每桥每小时最高可装卸105个自然柜，是中、小型码的5倍以上。可见技术应用不一样，作业效率和产出效益大有不同。

再看闸口车流量的能力：比较理想的闸口设置是进出车辆分流、行政车辆和操作车辆分流。如果个别运作成熟的码头难以拓展道路、取得相应的资源条件，则可依靠先进技术提升闸口通过能力。比如有很多仓码单位，通过投入资金对原有闸口实施改造，建成现用的大门闸口与集装箱号、车牌号采集系统，每套设备都有专属的计算机终端连接到公司的中心服务器，与仓码系统进行对接，使集装箱、堆场等信息迅速传输到码头各环节，加强了各部门各环节间的配合。出入口处安装的地磅，可以利用车辆交接单的空隙完成过磅工作，前方指示屏幕能方便司机查看。闸口改造后，运输车辆进出闸时间由原来约2分钟/车大幅缩短为约1分钟/车。随着拖车司机对闸口操作的进一步熟悉，效率有望提高到30秒/车。

这些例子启发了通过分析瓶颈在哪里，找到突破口，将信息系统和新技术运用好、运用到位，提升作业效率、提升效益还是有空间的。

3.挖掘系统信息隐藏的功能，为优化流程、分析决策提供数据支持

仓码各个环节的操作人员在仓码系统中记录了所负责的信息，信息衔接后形成整个作业流程，积累成一个很有价值的、庞大的信息库。例如，无功作业翻箱率这个数据，是安排堆位计划、进行作业效率分析、计算仓码标准成本时非常重要的信息。操作中心利用仓码系统信息找到了统计方法：系统中记录了每一项移箱动作（目标是移动哪一个箱，中间牵动了多少个无功的翻箱动作），通过系统信息输出、加工就可以得出无功翻箱率，而不需要在堆场旁人工抽样统计。

这启示不能仅满足于用仓码系统处理作业，更要从细节中发现系统隐藏的功能，有意识地积累有分析参考价值的信息，总结形成规律、指导实践，从而提升计划的科学性和企业的成本效益。

三、优化作业流程，从作业链中挖掘成本效益

本着提质增效和“弘扬工匠精神”，目前行业内仓码单位都持续实施对作业流程进行优化改造，增加计划环节，加上视频监控系统的应用，改变了过去码头作业的随机模式和现场计划控制模式，提高了码头资源调配的能力和效率：

装/卸船：提前（约1天）接收船舶舱单信息――提前进行泊位计划、大堆位计划和机械准备――船舶到位――舱单最终锁定――信息对碰，系统显示从指定的堆位提柜（装船）/按输入系统的计划方法派堆位（卸船）――调度机械作业――堆位核销――走船离场

实际工作中，上述环节还可以再细分为许多作业细节，仓码单位也结合工作经验提炼规律、持续改进，体现出优化的亮点：

1.加强和客户、船公司的沟通，在提箱时尽量安排提取翻箱量少的箱号；了解箱的安排，对即将装船的箱做好堆位安排，减少移箱、翻箱动作。比如通过与客户、船公司的沟通，尽可能岸吊上拖车，直接离场到工厂装货，减少了“场内拖车――吉柜入堆――机械作业上外拖车”的作业环节，降低堆场和机械压力。

2.紧密衔接内部作业流程，缩短信息流。如龙门吊上设置系统终端，龙门吊操作手作业后直接核销集装箱堆位，与同行相比，较少了操作手用对讲机反馈到操作中心核销堆位的环节，也提高准确率。

3.对质量高、信誉好的大客户或拖车公司，通过特定的单证流转和信息传递方法来加快作业效率。如对大客户的卸船重箱，凭客户提供的卸船清单，按提单号直接办理“重出吉回”，费用由客户托收。业务完成的提货单，全交由客户统一发放给客户和司机。这种操作流程一方面减少了排队办单的时间和车辆进场后的作业环节，提高作业效率；另一方面也有利于舒缓码头区内外的交通压力，减少仓码公司承担的货物提货风险。

虽然这仅仅是作业流程细节的一些改进，但对资源使用效率、成本效益、服务质量影响深远，只要以成本管理为主线进行细致梳理和总结，减少重复操作环节，为每一项操作提供精确的作业标准，同样可以帮助企业合理控制成本、提升服务质量和运营效益。

四、利用单机成本精算和技术应用，提升资源运用效益

机械成本是仓码业务的关键成本因素，单机产值与能耗直接影响企业发展的规模与收益。经过各类机械常见费用的研究，设计出单机核算表格（如表1）。

这样就可以从单机成本入手，逐步积累数据，分析异动情况，加强机械成本的控制，制定单机的标准能耗与标准产值。在单机成本数据采集和应用中，还有以下思路：

1.利用系统信息，提高单机成本核算效率

在现阶段，我们可以借助仓码系统、E-MIS系统、BIS系统功能，改变手工统计单机产值与能耗的现状，提高信息效率。好的系统还有赖于我们规范、应用，才能发挥更大的效益。

2.加强作业记录，辅助统计、分析、评价

优化装卸船作业记录表、龙门吊工作表等辅助工具，对每台岸吊/龙门吊及其操作手的作业进行有效统计，得到单船单机效率，对成本效益分析和对机械使用、操作手的评价有很大作用。这说明如操作部门有意识地做好生产运作记录，可以更好为制定标准定额消耗指标积累原始数据，从而推动成本管理工作。

3.结合单机成本效益信息，为日后机械选购、分析评价提供依据

举一个例子，目前码头修理维护费用主要在吊具钢丝绳、电缆、轮胎等方面，而这些修理维护费用与设备本身有很大关联。同类的门座机，采用电缆供电还是采用集电器供电，在维修费用方面就有很大差异：电缆价格高（约800元/米），易遭盗窃，监管成本高，而且损坏时很难修补，如置换则花费数万元；而集电器只需1 000多元/个，一般使用寿命1～2年，相关维修费用可大大节约。

五、对成本管理工作的进一步思考

成本控制不仅仅是财务部门和操作部门的事情，而是需要各个部门甚至外界机构的协调和努力。在企业内部，成本管理理念需要加以宣传、推广，还需要定期分析、考评和激励等管理机制的配合，同时需要全员成本管理意识有所增强。例如在作业安排和操作时，需要操作管理人员主动考虑到成本因素，主动提出对标杆成本、操作可行性分析等信息的需求。

外部机构对我们的成本管理也有很大的影响力，如客户、供应商、相关政府部门等。我们可以从“双赢”的角度寻找方法，如优惠政策、社会影响力等，引导外部机构配合我们的成本管理工作。例如给予适当的优惠鼓励客户重出重回，减少吉进、卸柜、堆存、装柜、吉出一系列环节，从而减轻堆场、闸口压力以及装卸成本。“众人拾柴火焰高”，调动每个机构、每个人的积极性，提升成本效益就有更多的可能性。

因此，最终需要建立标准成本管理的构想，首先要夯实和采集数据，即：一要建立《账务核算管理办法》、《三项费用账务处理规范》等来规范成本费用数据的开支范围和核算，采集对成本数据进行细致的口径规范，进行核算、统计管理；二要有比较先进的系统和工具来做实际数的采集和比较分析；三要建立在流程比较标准、比较优化合理的基础上，否则测算出来的标准成本并不标准，反而误导了操作和评价。

然而这只是成本管理工作的第一步――夯实和采集基础数据准。第二步是准确核算每一项业务的标准成本，为客户制定跨板块的、低成本的物流方案提供依据。而这又回到作业成本法备注下的标准成本管理问题上，因为首先要求各个板块能正确细分、清晰界定每一个业务环节的成本，进而界定单一产品的成本，认清成本水平在同行业中所处位置，以及它存在的合理性和必然性。没有这个基础，根本无法计算整体物流方案这类一体化产品的成本是多少、报价应该是多少、利润是多少，更无从谈内部交易价格是按成本水平结算还是按市场水平结算、利润如何分享这些问题。

因此成本管理是一个长期的、需要多方共同努力的课题，需要分阶段、有计划地研究解决。在流程优化的基础上，逐个切入每一个业务环节，进行成本细分和环节的标准成本界定工作，进而清晰界定单一板块产品的成本；接下来再从线到面、从板块内到板块间，逐步清晰一体化产品成本的构成。通过有计划的、持续推进的工作，逐步实现板块标准成本管理、一体化产品成本管理的构想。持续提质增效、提升成本效益，就是从成本动因管理开始、从细节和基础管理开始、从“每个人”参与成本管理开始，贯穿于企业经营整个过程，细分目标、分阶段去积累和突破，建立各板块标准成本管理体系的构想。

主要参考文献：

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