基层档案管理工作计划范文

导语：如何才能写好一篇基层档案管理工作计划，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、基层计划生育档案管理存在的问题

（一）档案意识不强，档案利用率不高

在基层计划生育档案工作实际开展中，部门工作人员对国家计生工作缺乏正确的思想认识，意识不到档案管理工作对我国的人口控制战略计划部署的重要作用性。对档案管理工作缺乏积极和热忱的工作态度，对档案资源的开发利用不足，没有挖掘档案的实际价值性，不利于上级部门决策的修正和制定。

（二）管理制度不健全，档案收集效率较低，管理分散

目前我国绝大部分乡镇和社区都制定了符合当地实际发展情况的计划生育管理制度，并具体分配了档案管理人员。但是，对档案管理工作的具体工作章程、具体负责内容、考核评价方式等管理细节上的内容缺乏统一、科学、规范化的管理准则。管理制度的不完善势必导致档案资料录用、搜集、开发利用等工作的效率偏低，档案资料的完整性与信息资料的整合度不足，档案管理工作的开展方式与时代科学技术的发展脱节，没有发挥档案管理工作在国家计生工作中的实际价值。此外，基层计划生育档案管理缺乏科学、严谨的绩效评价体系，部门基层单位甚至没有将档案管理纳入考核范围之内，这就造成档案管理部门纪律涣散，服务意识性不强，降低了档案管理工作的整体质量。

（三）重管轻用，档案开发利用率低，档案工作硬件投入不足

首先，由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍停留在“重管轻用”的观念上，档案收集了、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了很多不必要的损失。其次，档案现代化管理水平不高。有些计生档案管理不符合档案保管的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后，虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在计生管理中被广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。

（四）档案管理人员素质参差不齐

目前从事计生档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、工会等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求相差较大，难以适应新形势下的档案事业发展。另外，在行政人才培训中，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。

二、基层计划生育档案管理实现现代化的具体对策

（一）提高档案管理意识

基层计划生育档案管理工作关系到国家发展战略，更密切的关系到人民的实际利益。因此，基层档案管理工作的科学性、准确性和完整性是管理工作的重点内容，档案所呈现的内容应客观、全面的放映地方实际计生情况。因此，这就要求管理人员必须具有科学、严谨、服务国家、服务于民的管理意识。此外，还必须要求基层档案管理人员的法律意识，不能以位牟利，应以认真负责的工作态度来开展档案管理工作。要提高档案管理人员的思想意识水平，就要做好计划生育工作的宣传和教育培训工作，地方应建立人口计生宣传与教育专栏，包括基层宣传栏、广播、手册以及网上教育宣传平台的建立。采取现场教学、经验交流、法律知识宣传教育、网络在线教育、技能竞赛、业务能力评价等板块实际的提高档案管理人员和基层工作人员的思想意识和业务操作能力，使基层计划生育部门更好地服务于国家、服务于人民。

（二）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围

建立并健全科学、现代化的基层计划生育档案管理体系，以规范化、法制化的管理理念来做好档案管理工作。随着现代科学技术水平的不断提高，基层档案管理工作应与时俱进，创新档案管理措施，更新管理手段，将先进的科学技术和管理手段融入现代管理体系之中。同时，要结合我国计划生育管理战略规划的实际部署，适应的拓展档案的归档范围，加强相关内容的收集与考证是基层档案管理工作的新内容。

（三）实现管理技能的现代化

基层计划生育档案管理实现数字化、现代化、网络化将是发展的新趋势。基层计划生育档案管理采用现代的计算机软件管理系统、信息共享技术、网络平台交互系统势必成为其发展的新方向，从而档案管理的无纸化、数字化、高效化运行。这就要求基层档案管理工作人员必须掌握计算机操作技术、信息处理技术和网络平台信息和业务操作技术，努力使自己成为具备掌握计生档案管理专业技能和计算机信息网络技术的复合型人才。基层计生部分应做好对工作人员的计算机技能培训工作，全面提高档案管理人员的现代管理技能和水平。

（四）加强档案信息化管理

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XX分公司档案管理工作在2021年将以“夯实基础工作，规范档案管理、提高服务水平”为主导思想，全面强化档案管理各项工作，使档案管理进一步科学化、规范化、标准化。为进一步提升档案管理水平，有效使档案管理工作顺应公司内外形势要求，特制订2021年XX公司档案管理工作计划。

一、年度目标：

增强档案管理工作相关人员的责任感，有序推动档案管理人员素质和业务水平的提升，规范流程，重视保密，不出遗漏，加快编制分类大纲工作和相关配套设施的补充完善工作，要超前主动工作，将创建省档案室AA级标准工作提上日程，坚持相关标准化工作的开展，全面适应公司在新形势下的各项工作需要。

二、工作计划：

（一）细化领导分公司，健全规章制度

调整档案管理工作领导小组，负责解决档案工作的人员配备、档案室等基础设施建设和经费保障等问题，特别是明确基层一名科级以上领导对口负责档案工作，进一步明确基层档案责任人，切实将建设省级档案室AA级标准相关档案工作提上日程。

（二）对标省级档案室AA级管理要求查漏补缺

1、切实将建设省级AA级档案室标准列入年度主要工作计划。切实做到“三专”“八防”“十不准”。“三专”：专柜和专室；“八防”指防盗、防火、防潮、防虫、防暑、防尘、防高温、防光；“十不准”即不准档案手续不全者查档，不准借阅手续不全者借阅，不准翻看与查阅范围无关的内容，不准私自抄写档案内容，不准在明码电话上传递档案内容，不准与无关人员谈论档案内容，不准公开邮寄档案或档案材料，不准涂改档案材料，不准携带档案进入公共场所，不准把档案柜钥匙交给非管档案人员。

2、对照省AA级档案室管理标准，进一步完善档案工作的基础设施，在上半年努力完成各级短板查找整改工作，要在落实组织领导、人员设置“八防”设施各项配套设备是否符合省级档案室AA级标准上一一查看，进行整改完善、档案密集架、除湿机、扫描仪、打印机、复印机、移动硬盘、烟雾报警器等设施要提前申请配备，密集架不能使用的要及时更换。

（三）继续加强档案信息化、标准化建设

1、发挥公司内网的作用，以发供电分公司一站式办公系统为依托，加强公司档案专栏网页的建设，丰富网页内容，逐步实现内部目录信息档案资源共享、方便各单位无纸化检索作用。

2、做好档案信息系统及档案数据库保密、安全、备份工作，确保档案信息安全、可靠。

3、按照集团公司档案工作要求，利用好现有档案软件，做好电子文件收集、归档和管理工作，建立和完善电子公文归档工作办法，探索电子档案保存、保密、保真的技术方法和手段，逐步实现电子公实时归档，科学保管和有效利用。

（四）做好年度综合开发利用提升工作

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关键词：可持续发展;基层林业;档案管理问题

Abstract: In order to ensure the construction of our country forestry sustainable development in our country, the town to establish a lot of basic level forestry station, they play an important role in forestry building. Forestry Station archives management work for each forestry project effective operation and implementation of security provided strong basis, this paper focuses on the station of basic level forestry archives management problems were explained, and how to do a good job of basic level forestry to text file management, undertook deep thought.

Key words: sustainable development; forestry; archives management

中图分类号：G270 文献标识码A 文章编号

前言：

林业在我国经济发展中具有重要位置，它是集社会经济与生态经济为一体的基础性行业。在新形势下国家赋予了它“优化环境，促进发展”的重要使命。近年来，为提高林业的发展水平，国家非常重视基层的林业文字档案管理工作。因为基层林业站承担着植树造林、林业资源保护、病除害防治、生态公益林建设和林业统计等功能，而乡镇林业文字档案管理就是根据目前林业资源的变化情况，做好科学的统计与分析，及时为上级提供比较准确数据。本文主要对林业档案管理的深刻意义以及存在的问题进行了分析，并在提高认识的基础上对如何加强文字档案管理工作进行了深刻的探讨。

一、基层档案管理对林业生态建设的意义

森林资源是我国的重要资源，我国地域辽阔，森林资源覆盖面积广，可利用资源丰富，森利资源作为一种基础性资源，直接关系到国家经济建设的发展。加强对林业基层文字档案的管理对于国家对基础资源的了解与科学应用具有意义，在总体上可以归纳为五个方面。

（一）加强对基层林业的档案管理有益于国家法规和方针政策在基层林站的贯彻于执行，使国家的法规和政策的权威性得到进一步提升。

（二）加强对基层林业的档案管理有益于上级的具体领导与直接指导，避免林场出现无组织、无纪律的蛮干行为，大幅度提高工作质量与工作效率。

（三）加强对基层林业的档案管理能促进林业总场和其它企事业单位和机关的沟通与联系，不至于使林业工作与其它的工作产生不协调。

（四）加强对基层林业的档案管理有益于基层林区职工干部的学习，把当和国家的方针政策宣传好，促进林区的和谐与安全。

（五）加强对基层林业的档案管理能把林区生态建设情况和发展情况真实地反映出来，为下一步林业工作的实施准备比较真实的依据和凭证。

二、林业文书档案管理工作的主要问题

（一）文件档案资料载体单一

我国各行业的档案资料的载体形式主要有纸质载体、缩微品载体、光盘载体以及磁性载体等，我国基层林业档案资料目前还主要以纸质载体的形式进行保存。随着科学技术的突飞猛进和信息化的逐步普及，纸质载体的缺陷也日益突出，它不能实现异地共享；信息传递的速度远远不能满足目前的需求；纸张的消耗量比较大；储存空间需求也比较大；查阅起来比较苦难，不能在第一时间查找出所需内容；不易于保存，资料的易损坏程度比较高等。随着我国对基层林业管理方式的逐步进步，粗放式的管理方式已经不能满足林业的发展需求。信息现代化应当渗透到基层林业档案管理中，加强对计算机技术的应用。计算机技术具有高效快捷，检索灵活的特点，即易于保存又能实现共享，而且还节省空间有益于环保。

（二）文档管理混乱

结合本人的一次实际经验，文档保存混乱主要表现在文档管理人员没有严格按照国家档案局颁发的《归档文件整理规则》进行管理。有的林业档案摆放在办公桌子上、办公椅子上、地板上和简易的档案柜上等杂乱现象。严重影响了档案的使用效能。加强对基层林业档案的管理应注重以下几个原则，即稳定性原则、兼容性原则、可扩展性原则和逻辑性原则等。另外还要建立专门用于工程档案存放的资料室，对战上的资料进行比较科学与合理的分类，对工程档案资料进行检索，建立文件档案查询系统，改善资料管理混乱的状况。

（三）档案管理人员业务素质不高

由于档案管理工作本身就是一项比较枯燥而繁琐的工作，负责档案管理的人员要必须要提高责任心，详细、仔细的对文件档案进行管理，管理人员对管理资料的内容要有比较全面而细致的了解。通过实践发现基层的林业管理人员在对资料的分类、资料的加工处理分发、检索和存放等具体环节还存在大大小小的问题。有的问题是对信息的收集还不全面；有的是虽然进行了收集，但是时效性比较差；有的是在对信息的加工与处理上还不是很规范；有的是信息的检索与查询系统还没有建立好等问题。这些问题的出现与档案管理人员的素质有着重要的关系。提高档案管理人员的素质，要从加强对管理人员的教育与培训，定期组织人员进行系统学习，比如《机关档案工作业务建设规范》、《文书学》、《档案法》和《档案管理学》等知识对基础理论知识和档案管理规则有比较系统地掌握,坚持岗位实践,熟悉业务技能,适应新时期文书档案管理工作需要。 （四）缺乏专职管理人员

通过对基层林业档案管理人员的调查发现，目前大多的管理人员存在许多兼职的，兼职人员的业务水平、工作素质以及责任心等方面都与专职人员存在着较大的差距，导致基层办事效率不高，甚至在某些档案管理环节还出现差错，所以基层林业的档案管理必须由专职人员负责。

三、做好基层林业档案工作的几点认识

（一）深刻认识到基层林业档案管理的重要性

基层林业档案是最原始的档案资料，是基层林业生产活动真实性比较的记录。上级林业部门对基层的林业实际情况了解比较少，掌握也不够全面。这些资料对上层林业决策的制定起着关键性作用。另外，这些档案资料可以对基层林业单位的日常工作起到查考作用，比如近年来的退耕还林政策就关系到农民的切实利益，林业档案就是比较重要的查考凭证；这些档案资料还可以帮助基层林业单位制定可行性工作计划和工作性总结。所以基层档案管理人员要充分认识到档案资料的重要性，林业系统工作必须要以基层第一手资料为重点，把资料收集、归档与保存工作做好，把好档案资料管理关

（二）做好基层林业档案管理工作的重要途径

1、建立档案管理工作责任制

基层林业站要明确档案管理工作具体由那位领导负责，设立专职的档案管理人员，做到档案管理工作的每一个环节都有人负责和落实。负责档案管理的主管领导要加强对档案管理人员的管理，尤其是关于林业工程的立项、报告、批复和合同等资料，必须要进行认真的收集整理与归档，确保“要时能拿，拿则能用”。确保档案资料的系统性、完整性和连续性。

2、加强档案管理，灵活应用储存档案，切实发挥档案的作用

基层林业档案管理人员要把档案检索工具的编制、档案文献汇编以及对档案信息的优化等工作做好。切实按照我国对档案管理的要求把档案的主体汇编好，使档案内容能从繁杂的资料中汇编成参考资料和档案文献，以便于满足基层和上级对资料的查阅、参考和利用的需求，把档案管理部门的服务功能发挥好需要在服务中收集与完善。基层林业档案管理要摆脱封闭的管理方式逐步向开放型转化，通过对档案的利用与服务来体现档案管理的本身价值。

（三）基层档案管理人员要树立责任意识和服务意识

基层林业档案管理的重要性不言而喻，所以对管理人员也提出了比较高的要求，他们必须要有较高的责任心与事业心，真心的热爱档案管理工作，时刻认识到第一手资料与林业工作的重要关系，在对资料收集的没一个环节都要认真、细心对待；时刻提高责任心，工作中存在怠慢与消极的思想都可会导致林业资源的重大损失。随着我国对林业发展重视度的提高，我国现阶段主要把对西部林业资源的管理作为重点。基层林业站是林业工作的最前沿，基层收集的档案资料有相当高的利用价值，所以基层档案管理人员要不断提高责任意识和服务意识，为林业工程的建设做出重大贡献。

结语：

基层林业档案管理直接服务于基层林站的生态建设与管理，是林业工作的重要基石。虽然我国基层林业档案管理还存在一些问题，但是通过对这些问题的分析有利于基层林业档案的科学化管理对基层林站逐步朝着标准化、制度化和规范化的发展具有重要意义。

参考文献：

[1] 程正英.林业档案管理亟等加强[J].新疆林业,2005(3):22.

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1、树立重视档案的观念档案是国家宝贵历史文化财富，党和国家历来重视档案工作，对档案工作都做出过重要指示。同志指出：“档案是全党、全国人民各方面活动的真实记录，是各项事业持续发展的依据，它不仅对深化改革、发展经济、推动科学进步以及提高国民素质有促进作用，而且对维护祖国统一、加强民族团结和保持社会稳定具有重要作用”。档案工作是管理工作中不可或缺的部分，为企事业单位管理、科研和生产服务。各农业科研单位应重视档案工作，为档案工作创造必要的工作条件。档案管理人员要做档案法制建设的义务宣传员，加强档案法治宣传，及时向领导反馈档案工作存在的问题。

2、落实行业标准，完善文书档案管理在农业科研类单位档案员培训工作中，对《归档文件整理规则》等行业标准进行详细讲解，并下发到各科研单位学习，要求按标准完成文书档案整理工作；组织基层单位档案员到标准档案室参观，直观地领会行业标准；以黑龙江省档案局执法检查为契机，发现问题，及时整改，完善农业科研单位档案标准化建设。

3、加强法制管理，加大农业科技档案收集力度文书档案的管理在院机关、基层单位均比较重视，而农业科技档案在制度建设、规范整理及流向处置方面显得相对滞后。加强法制管理，使科技档案工作法规化、制度化是科技档案事业顺利发展的基本保障。作为从事农业基础研究的科研院所，农业科技档案管理是科研单位档案管理最重要的工作内容。目前，基层单位科研档案断档情况比较严重的原因主要有两点：一是档案管理人员工作热情不够、责任心不强；二是科研人员法律意识淡漠，视科研档案为私有财产，或有顾虑、担心知识产权得不得到保护等。基于此，应要求档案工作人员具有高于他人的档案观念、高度的责任心和使命感，加强档案收集力度，熟悉农业科研业务及立项情况；针对农业科研档案周期性长的特点要做到跟踪服务，使档案收集工作贯穿整个科研活动的始终。开展以《档案法》为中心的农业科技档案法规体系的宣传教育，提升工作人员的档案法制观念，培养农业类科研人员的法律意识和档案意识，真正做到依法治档。在科技档案管理工作中，管理制度是必须遵循的规定和准则，制定农业科技档案管理制度，特别是科技档案保管和保密制度，科技档案借阅及利用制度等还要把这些制度落到实处，使科研人员理解并支持科技档案归档工作。

4、建设高素质档案工作队伍工作岗位培养对于农业科技类单位从事档案管理工作的人员至关重要，掌握专业知识的同时，在实际工作中锻炼并提高业务能力。

4．1自主学习档案管理人员要有积极的学习态度，进一步掌握与档案管理有关的法律、法规、条例以及各项业务知识及行业标准，使各项工作在法治的框架内进行，同时也用法律的武器为档案管理工作保驾护航按照档案管理的行业标准完成农业科研类单位的基础业务工作；积极参加档案局组织的业务培训，不断接收新信息。

4．2后备人才培养农业科研单位应重视后备人才的培养，特别是从事档案管理工作的新员工，对于个人素质高、能力强的年轻一代，经过工作岗位的锻炼，很快会成为档案管理工作的能手。言传身教是最好的岗位培训，起到“传、帮、带”的良好作用，实现岗位新老交替。

4．3参观学习档案管理先进单位档案管理工作具有一定的封闭性，通常局限在自己的工作环境中搞业务，通过参观学习，和档案工作走在前列的单位进行横向比较，能够提高档案管理水平。

5、推进档案管理信息化建设档案管理信息化不仅是管理工作的需要，更是时展的必然。目前农业科研类单位档案管理程度与现代化水平的要求差距很大，这就需要档案工作人员做到3点。

5．1树立现代化档案管理意识档案管理信息化是一项长期而艰巨的任务，其实质是档案管理模式从以档案实体保管为重心向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务为重心转变的过程，更是从管理向服务转变的过程。这个转变要求档案工作者必须更新思想认识，彻底摒弃整理加保管的传统观念，将封闭式管理转化为开放式服务，满足农业科研工作者及广大农民对档案信息资源开发利用的需求。

5．2掌握信息技术技能信息技术的迅猛发展和广泛应用为档案资源的科学保管和开发利用提供了条件。“三分技术，七分管理”，先进的技术需要懂技术的人去管理，缺乏既懂信息技术又懂档案专业的人才，这是许多单位信息化水平徘徊不前的根源所在。从事档案管理的工作人员应与时俱进，掌握并熟练运用先进的科技手段，通过计算机技术、信息开发技术和网络技术等方面的业务培训，促进管理效率和服务水平的提升，加快档案工作融入信息社会的步伐。

5．3加大档案管理的投入基层单位要把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列入预算，增加投入，建立必要的软硬件设备环境，为逐步实现档案管理现代化创造条件。

二、结论

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【关键词】基层工作；档案管理；行政执法；挑战

一、新形势下基层档案工作执行《档案法》的基本情况

（一）加强法制宣传，档案依法监管工作不断推进

认真履行档案行政监督指导职权，把握好工作的重点和实情，推动档案管理工作上新台阶、创新业绩。

1、充分利用馆藏档案资源优势，开展档案法宣传活动。

2、开展档案专项执法检查，高度重视档案工作，切实加强对档案工作的领导。积极组织开展基层档案年检工作，对机关、企业和中小学档案室进行检查。通过档案年检工作的开展，使全县档案工作逐步步入规范化、制度化、法制化轨道，提升了档案工作依法管理水平。

3、认真做好乡镇行政区划调整档案管理工作，严防档案资源的流失。

（二）夯实基础建设，档案馆功能发挥不断提高

基层档案工作者应认真履行岗位职责，充分发挥档案优势，在围绕中心服务大局、围绕民生服务社会中起到了积极的作用。

1、档案查询利用服务能力有效提升。

2、稳步推进档案管理规范化建设，开展行政村示范档案室和基层机关规范化数字档案室创建活动。

3、为保护和传承本地方言，积极开展“闽南话”语音建档工作，积极选定闽南话语言建档区域，完成闽南语录音录像及建档工作。

（三）全面开展电子文件和数字档案登记备份工作

按照上级文件精神，结合基层档案工作实际，按计划有序地推进各项工作的开展，不断深化档案登记备份工作，努力构建档案安全监管体系。

1、设立县级档案与电子文件登记备份中心，专门负责全县档案与电子文件登记备份的指导、协调工作。配置中心机房，采购专用设备。建立了登记备份管理信息系统平台。

2、结合基层档案工作实际，加大指导力度，确保各单位登记备份数据完整、质量可靠、程序规范，重点民生领域档案登记备份工作有序开展。积极完成基层民政局、环保局及人力保障局等重要涉民单位的电子业务数据登记备份工作。并开展了县人民医院病历档案登记备份工作。

3、为确保基层重点建设项目档案的齐全、完整和安全，根据上级文件精神，完成污水处理厂及配套管网工程的档案登记备份工作。目前，逐步开展基层重点项目档案登记备份工作。

4、开展重要档案数据异地备份工作，加强与其他档案馆馆际间的合作，建立了合作档案备份基地。

二、存在的主要问题

（一）档案馆建设亟待进一步重视

近年来，基层掀起了新一轮档案馆建设热潮，一大批现代化的档案馆相继建成。但是多数基层档案馆由于建成时间早，馆藏面积小，当前基层档案馆在档案保管硬件、软件方面已十分落后，不能适应新时期对档案管理与利用的要求。一是库房面积小，馆藏档案饱和，部分档案只能堆放在基层档案馆的走廊里。很多单位档案室长期漏水，导致档案生虫、破损霉变、字迹扩散，有的字迹甚至无法辨认。有的档案资料没有密闭保存，纸张严重氧化，一触即成碎片。二是档案库房存在自然灾害和消防隐患。库房内电线老化，缺少消防设施和安全保卫设备。对于地处东南沿海的基层档案馆而言，易遭受台风和暴雨等自然灾害的侵害。档案是一种不可再生资源，档案材料一旦遭受台风和暴雨等侵害，将是无可换回的损失。三是库房硬件设施陈旧，档案保管条件差。库房防潮、防尘等设施不全，档案保管质量堪忧，严重制约了档案工作的正常开展。四是难以适应档案信息化建设的步伐，当前档案工作的对象已从传统的纸质档案转移到新型的电子文档上来，目前基层档案馆已不适应这种变化。因此，基层新档案馆建设迫在眉睫。

（二）各机关档案室的建立和完善存在严重问题

1、档案工作的重视程度还不够平衡。机关档案工作的重视很不平衡，个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓方面还存在缺陷。从目前档案执法检查中发现，有的部门重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，移交综合档案室，而是放置在职能各科室。客观上讲，行政执法档案、重要业务档案放置在职能科室可以方便查阅利用，归入档案室保管给调阅利用确实造成不便，但按照档案管理要求，不符合档案法规定。

2、档案室保管条件还比较差。多数基层单位还达不到档案管理“八防”要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，甚至连人都进不去，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位综合档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。甚至有些机关单位达到70%左右没有档案室现象，对档案整理、归档或保管利用，都存在很大完整性和安全隐患，这些都亟待解决的问题。档案室保管条件差的原因，从客观因素上看，有些单位办公用房比较紧张，单独拿出一间房子作为档案室的确存在困难，而有些相对有条件的部门设置的综合档案室整体上也不规范。甚至有极个别的单位根本没有对档案进行保管，档案资料像垃圾一样堆放在某一角落，势将造成档案资料的严重毁坏和遗失，这些问题的产生，最根本原因还是对档案工作认识不足，档案管理制度落实不够。

（三）档案管理现代化和信息化建设有待进一步加快

随着电子政务建设的迅猛发展，电子政务建设产生了大量的电子文件。为适应社会信息化的高速发展，档案管理必须采用现代化的信息手段。目前，基层档案部门及部分单位仍停留在原始的管理水平，档案查阅利用还停留在手工操作和条目注录阶段，档案管理和档案信息化建设严重滞后，影响着档案的查阅利用和快捷服务。同时，档案数字化基础薄弱，数字档案馆（室）建设滞后。档案数字化硬件严重不足，很少有单位配备符合数字化要求的档案信息采集、存储、利用等设备。各单位档案数字化管理软件标准不同，功能各异，共享性差，在一定程度上制约了基层档案数字化工作的整体推进。

（四）依法监管的力度有待进一步提高

一是《档案法》宣传还不够深入，档案工作还没有引起全社会的足够重视，档案工作有法不依的现象仍有存在。如不按规定进行立卷归档、移交档案，而造成档案丢失损毁事件时有发生，有些重点建设项目档案未按规定进行专项验收，重大活动档案不及时整理归档并按规定移交等。二是农村档案工作薄弱。不少村居、办事处、社区无档案室，对档案的整理只是通过简单的绳捆、箱装，有很多档案资料关系基层广大干部人民群众的根本利益。三是档案服务中介机构在发展中也存在一些问题，诸如管理水平低、人员结构不合理、技术水平低等情况。四是一些单位档案意识薄弱，重视不够，档案执法存在一定难度，一些违法案件没有得到及时有效查处。

（五）档案经费投入不足

档案的征集、整理、保护、抢救和开发利用需要大量人力物力投入，基层每年预算的档案办公经费与实际需求相比有较大缺口。各乡镇、各单位也要重视档案工作，保证必需的工作经费，配置符合规范要求的设备设施。同时，基层政府应在预算内，考虑增拨村级和社区建档的部分经费。

（六）档案队伍建设还需进一步加强

档案工作是技术性非常强的工作，面对档案服务领域的不断拓展，现代化管理要求的不断提高，馆藏量的成倍增加等一系列现实要求。不仅需要更多的人员从事档案相关工作，而且也决定了相关人员需时时刻刻保持同时代的同步性，需要不断补充自己的知识，学习新的技能。

三、问题应对策略分析

档案工作是记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的一项重要事业，档案工作从来没有像今天这样，在经济和社会生活中起着如此重要的基础性作用，而且一个国家、一个地区，经济愈是发展，文明愈是发达，档案工作的这种基础性作用就愈加明显。为发挥好档案工作对我县发展的基础性作用，基层档案馆应做好以下几方面工作：

（一）进一步加大宣传力度，强化档案法制意识

以档案管理为契机，加强档案工作领导。基层县府及相关部门要切实加强对档案工作的领导，加大《档案法》的宣传力度，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，树立全社会的档案意识和档案法制观念。要进一步抓好档案室的建设和管理工作，档案工作应列入绩效目标考核。同时，要将《档案法》的学习纳入领导干部学习培训内容，强化档案法制意识，提高依法管理水平，让领导干部理解档案工作，支持档案工作，重视档案工作。

（二）以档案新馆建设为载体，加强基础设施建设

按照档案事业发展的要求，加大投入力度，成立新档案馆建设领导班子，加快新档案馆建设步伐。新档案馆的建设要从文化建设的高度出发，坚持高起点、高标准和适度超前的原则，体现文化性、开放性、多功能性、现代性和标志性。要真正将档案馆的专项经费、档案信息化建设经费列入年度预算，并逐年增加档案事业经费的投入。

（三）以档案队伍建设为手段，提高综合服务水平

要根据国家和省有关档案馆人员配置要求，加强档案队伍建设，优化队伍结构，提高档案管理人员素质。加快档案信息化建设速度，积极转变档案管理模式，充分发挥档案的“四位一体”功能作用，进一步提高综合服务水平。继续加大档案执法力度，加强对机关、乡镇、行政村、企事业单位的档案业务检查、指导，加大督促力度，纠正档案管理中的违法行为，保证档案资源完整、安全入库，推进依法治档。

（四）进一步加大工作力度，强化档案业务建设

要进一步加强档案资料的收集、整理。要规范文书档案整理归档工作，加强科技档案、专业档案、声像档案、电子档案以及实物档案的收集。在重点工程、科研和设备更新改造项目验收前，依法做好档案验收工作。特别是加大对重大工程、重大社会活动及农业农村档案、社区档案、企业档案的收集整理规范工作。新设置机构要依法办理档案登记，机构撤、并、减要依法做好档案移交。对一些有价值的档案资料，要采取有力措施，尽可能抢救和补救，广泛进行征集。同时，正确实施对档案中介机构的依法管理，规范业务活动，保证其在规范化、法制化轨道上顺畅地运行。

四、结论

通过本文的分析可知，在新形势下，档案管理工作具有重要作用。为了保证基层档案工作行政执法能够取得积极效果，我们应认真分析基层档案工作面临的问题，并制定具体对策，促进基层档案工作发展，满足基层档案工作需要。

【参考文献】

[1]倪慧敏.“十二五”时期区县档案行政执法[J].档案与建设，2011（08）.

[2]于雅萍.浅析新形势下如何做好档案管理工作[J].才智，2011（19）.

[3]王文斌.新形势下加强城建档案管理的对策与建议[J].城建档案，2011（07）.

[4]姜燕.浅谈新形势下如何提高人事档案管理工作[J].科技创新导报，2011（20）.

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关键词：社区档案管理；功能定位；工作对策

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1006-8937（2012）08-0049-02

人民平时生活中，社区是一个不可缺少的综合性基础机构，它承担着人民群众方方面面的生活需求，同时又承担着党和国家制定的政策法规的落实重任，而档案的管理工作是一项重要的社区基础性工作，它不仅真实地记录着社区的发展历程，而且还见证着社区各方面建设，更在社区建设和谐社会的历史进程中有着异常重要作用。

1当前社区档案管理工作的基本情况

社区虽然是最基层的群众组织机构，但也 “麻雀虽小、五脏俱全”，“上面千条线，下面一根针”，方方面面的工作都需要社区来给予落实。这些客观情况决定了，作为日常基础性的社区档案管理工作也有着一些鲜明的特点：

一是社区档案管理工作存在兼职多、缺人手、变动频等特点，导致履行日常档案管理工作职责较难。总体上看，一个社区普遍不过十余人的规模，加之日常繁杂事务多，这就决定了档案管理工作人员有三个特点：缺人手，绝大多数社区没有安排专门的工作人员进行档案管理，一般都是由相对清闲的人员兼任；身兼多职，有些档案员还身兼妇联主任、文书等职；人员的变动经常，一般档案工作1～2年的居多，而且还有的社区一年人员要变动好几次，有的基层单位考虑岗位时选择一些待退休、待生小孩人员、身体多病的人员在岗，普遍将档案管理岗位作为“临时岗”。因为岗位变动频繁，还有的工作人员甚至没有经过专业培训就上岗，有的业务刚入门后就被调整了工作岗位，档案管理水平普遍不高。

二是社区档案工作制度建设存在弱化现象，从而导致档案管理规范化难以落实。各个社区都根据社区工作的自身特点，档案室基本建立健全了从档案储存、保密、鉴定、借阅以及销毁等各项管理制度，但这一系列制度的执行范围不出档案室，其它工作人员大多知之不清或执行不力，社区档案机构如此进行制度建设，容易造成社区档案规范化管理工作难以开展。

三是一些领导对社区档案管理工作存有模糊认识，导致社区档案工作存在着先天不足的现象。在基层有一些管理者对档案管理工作缺乏应有的认识，往往说起来重要、做起来次要、忙起来不要。加之受编制体制等方面制约，大多数的社区没设立独立的档案管理机构，一般档案室都挂靠在上级单位办公室进行管理，这就容易形成档案管理职责不明、责任不清等现象。

四是社区档案周边服务功能开发不足，以致现有档案难以发挥应有作用。社区档案管理机构应该在上级部门的指导下，不但应该要开展社区档案规划、监督、协调和指导工作，而且还应当开展社区综合信息的沟通交流和利用的工作。同时社区档案部门还应该是档案服务机关、服务社会、服务群众的重要场所，但当前档案管理人员对社区档案机构重保管、轻利用的思想以及对档案资源开发利用下功夫不深。放弃了档案信息服务保障功能的开发，也就放弃了档案与档案工作“更上一层楼”的机会，从而会间接导致社区档案机构工作地位的下降。

2新时期社区档案管理工作新的认识和定位

随着各地加快推进和谐社会建设的进程，档案管理工作也要不断地适应新的历史任务，加快推进服务形式与内容的多样化，不仅要使档案机构发展成为社区档案安全保管基地，还要成为社区文化宣传、社区文化休闲场所、乡情教育园地和工作的管理中枢、社区档案利用服务中心。

①新时期社区档案工作任务以及要求。负责制定和实施相关的社区档案工作的规划和操作标准，负责管理范围内的各种组织工作人员的专业培训。要做好档案法律、法规的普及和宣传，增强社会的档案意识。负责社区档案的收集管理和开发。要做好对社区的国有企业、事业单位、行政村的档案工作的监督与指导，还应督促管理辖区内居民服务工作的收集，指导其规范整理，从而成为社区档案工作管理的中枢机构。

②社区档案机构要在建设和谐社会进程中占有一席之地。作为社区档案信息资源库，档案管理工作从领导决策、政策出台、经验总结、文化教育、文件公开等方面服务途径多，服务范围宽泛，能够展现社区档案价值的最大化，特别是在推进社会主义和谐社会建设进程中，社区档案机构占有重要的一席之地。

③社区档案机构要建设成为社区文化宣传的教育园地。在社区档案保存有众多的档案，它们载体多样化、内容也十分丰富，许多珍贵的革命遗址遗迹、重要的历史事件、众多反应社会进步以及经济发展的史实都保存在档案室，社区档案管理相关部门有责任对这些宝贵的历史遗产以及精神文化财富进行开发，使其真正发挥出传承文明、资政育人的作用，把档案管理工作看作建设社区文化宣传教育园地的重要组成部分。

④社区档案机构要建设成为社区文化休闲的场所。应该把在社区档案工作中记录重大历史事件或者反映本地区风土人情的档案进行开发，对有关家族文化的家谱或者有关本地名人的档案进行整理，特别是一些让人感兴趣的声像、多媒体档案，可以进一步丰富基层百姓的业务文化生活。

3当前加强社区档案管理工作的几点意见

档案管理工作同其它工作一样，需要多方面的支持。从目前情况看，基层社区应尽力将档案工作单列出来，在列入社区发展总体规划的同时，成立功能完善的档案管理机构，建立健全档案管理规章制度，形成档案管理工作的良好机制，推进社区档案管理工作健康有序发展。

①社区档案管理工作要列入社区发展总体规划中，形成“一盘棋”思想。现行的《基层档案工作试行办法》中也有规定：“各级党委、人民政府应切实加强领导，把档案工作列入工作计划和发展规划，纳入分管领导目标管理责任制，切实解决档案库房、设备和工作人员等实际问题”。于此同时，在档案建设的经费上应该加大投入，需要把档案建设开支也加入到财政预算，还要使考核奖励机制更加完善，要使档案建设加入到社会的发展目标层面来评价、考核，从而为社区档案事业又好又快的发展提供保障。

②在社区的工作议事日程中应该加入档案管理工作的内容，并且档案管理机构应该相对独立。档案管理机构在建设的过程中，应该依托上一级主管部门建设的档案管理机构，并安排一名社区负责人担任档案管理工作负责人，同时根据情况从社区人员中选配1～2名人员，做到专职专责。

③要在构建和谐外部大环境的基础上，营造良好的社区档案管理工作小环境。要使档案管理工作开展的更好，应该在最大程度上保持相对稳定的工作人员岗位，可以通过晋升机会和优厚薪金的方法，加强对人员的岗位吸引力。于此同时，对工作人员应该定期进行相关的业务培训，并且要具体岗位和职责对档案人员进行考核，使工作人员每天都保持着高度的热情度入到工作中。

④要以制度建设为抓手，加快推进社区档案的管理向正规化轨道发展。由于社区的档案工作牵扯到方方面面，涉及面广泛，因此要正常规范开展社区的档案工作，就应该要有健全的规章、制度，要对平时工作中的各个细节都需要做出规定，从而使档案的日常管理过程中实现规范化和制度化。

⑤要通过:管用结合”、“宣教并举”，要在最大程度上实现实现档案的价值。在平时工作中应开展多样档案法律、法规的宣传教育活动，使广大人民群众在平时生活中养成良好的档案意识，形成档案工作的社会共识。

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档案是人类文明进步的阶梯，也是世界文化遗产的重要组成部分。档案工作要为社会管理体制的建立提供资政决策服务，促使建立健全和完善社会管理制度，使之符合建立和谐社会的要求。构建和谐社会，是我们党适应时代要求而做出的新决策，它必将成为我们做好各项工作的根本指导原则和终极目标。在基层行政机关日常办公中，文书是最常见通用的档案载体，作为事务工作的联系纽带和领导的决策依据，经过日积月累，大量的文书记录了机关单位的历史发展过程，档案管理工作也成为工作作风、办事效率、管理水平的直接体现，成为机关工作中不可缺少的重要环节。面对日益变化的新形势，对如何做好基层行政机关档案工作提出一些浅见。

首先，加大力度宣传，提高各级行政机关领导干部从历史的高度认识档案管理的重要性，重视档案是做好档案管理工作的前提和条件，只有保证了这一点才能保证档案工作有序的进行下去。同志早在1990年10月7日会见全国档案工作表彰先进会议的全体代表时就做了重要讲话：“档案工作是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的主要依据。借助档案我们能够更好地了解过去，把握现在，预知未来，档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。希望各级党委和政府要加强对断案工作的领导，帮助档案部门解决各种实际问题，使档案工作在现代化建设中发挥更大的作用。”档案这门管理科学，是经常性的系统工程，此项工程建设的好环，能否坚持持久，与单位领导的工作安排有直接关系。不能把档案认证工作当作临时性任务来抓，而要树立长远作战的观点、统观全局，长期作战，必须建设一支事业心强，安心于本职工作，业务熟练的管理队伍，才能真正地履行档案工作目标认证。

其次，搞好基础建设，加强基层档案管理队伍建设。加强基层对行政机关专兼职档案工作人员的培训工作，提高档案工作人员的工作能力，树立起热爱档案工作、干好档案工作的决心。人是生产力诸要素中最重要的要素，是各项事业发展的基础。面对竞争日益加剧、科学技术迅猛发展的现实，人们清醒地认识到：未来世界的竞争归根结底是国民综合素质的竞争。要保持社会的可持续发展，就必须全面提高国民的综合素质，把经济建设转移到依靠知识和劳动者素质，依靠内涵扩大再生产的轨道上来。同样道理，在实现档案事业可持续发展战略时，我们必须重视档案工作者队伍的建设，这里不仅有数量的概念，更有质量的概念，把提高档案工作者的素质作为可持续发展的关键。只要有了人才作保证，档案事业的发展就有持续的后劲和张力。

第三，稳定档案人员队伍。档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。档案人员的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案干部的思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们安心本职工作。另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，促进档案工作的持续稳定发展。档案工作人员作为国家财富的保存者、守护者，档案部门的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务开展深层次的研究工作发挥档案的价值为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。

新的时代要求档案馆工作者必须投身于社会把自己的知识、才学奉献给社会同时将新的形象展示给社会。各单位档案资源建设与档案管理工作要真正纳入各单位的工作计划与发展计划，成为各单位着力加强管理的一项基础性建设工作，使档案人员能工安心稳定的连续的工作，才能真正体现出档案工作者的新形象，真正反映出档案工作人员是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。

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关键词：电子档案；管理系统；农机安全监理

1当前农机安全监理中存在的问题

1.1没有及时开展宣传教育工作

农机安全监理工作的落实，能够促进农机设备使用的安全性得到提升，但工作在具体落实阶段却受到很大的阻碍影响，工作开展形式缺乏规范性。农机监理宣传达不到预期的目标，大部分基层群众都不理解这一工作存在的意义，因此安全监理人员也并不能为群众解决农机应用期间遇到的问题。农民对农机养护缺乏专业知识，受自身文化水平限制，很难理解农机安全宣传知识，仍然按照自身理解对设备进行操作使用，留下了安全隐患。现阶段的农机安全监理工作，存在（三差一低）现象[1]。这些问题为农业生产带来了隐患，农机监理工作开始阶段没有及时开展教育宣传活动，因此风险问题迟迟得不到解决。

1.2没有严格规范档案管理制度

农机监理工作开展期间，会产生大量的档案信息，如果不对这部分信息进行保存管理，丢失后很难再次补充，增大了日后管理工作开展的难度；工作任务落实期间，基层工作人员对岗位责任认识不够，存在基础工作不规范的现象；在工作期间，农机监理不能起到监管作用，不明确农机使用阶段的详细安全准则，对不规范的操作更正，农机设备发生故障的几率也增大。

1.3没有意识到档案管理工作的重要性

档案是后续农机安全监理工作开展的依据，意义重大。电子档案管理理念虽然已经提出，但并没有落实。目前，档案管理工作并没有得到重视，甚至存在专业性不足的现象。个人责任意识不足档案管理是服务性工作，但目前大部分在岗人员重视管理轻视服务，造成档案不能在农机监理中发挥作用。

1.4没有完善的电子档案管理系统

电子档案的制作需要专业设备，通过扫描处理等工序将档案存储在计算机设备中。农机安全监理单位缺乏专业设备，计算机办公系统得不到更新，很难完成档案的制作与存储任务。电子档案可以基于网络环境下使用，减少信息传递所用时间，但在网络环境中也存在一些病毒风险，一旦入侵到计算机系统中，必然会造成严重的信息丢失问题。现有系统的防御能力并没有达到安全标准，因此电子档案制作计划仍不能快速开展。

2电子档案管理系统在农机安全监理中的应用意义

1）全面落实电子档案管理工作，加强基础设施建设，可为农机安全管理工作任务的开展提供保障。农业机械是不断发展进步的，安全监理应当做出调整，随着农机设备进步。电子档案据需求对内容进行补充以及调整，符合农机监理工作需求。

2）加强农机电子档案管理为农机监理工作人员制定工作计划、进行日常执法活动以及规范安全监理提供了重要的参考资料，其中所记载的机手肇事与事故处理案例使其成为农机安全宣传的重要教材，电子档案管理系统在农机安全监理中的应用，提高了农机安全监理的效率和质量，促进了农机安全理的科学化、规范化和标准化[2]。

3）加强农机电子档案管理是现代社会发展的需要，实现信息资源的有效整合，符合科学发展观的要求，有利于促进农机档案资料整理、保管及其规范化和标准化，有利于农机安全监理信息资源的共享，有利于促进我国农业机械化事业快速发展。

3加强农机安全监理电子档案管理的措施

1）完善电子档案管理系统。传统管理理念中存在的弊端问题来进行改进，提升管理制度的落实程度。纸质档案管理要在完善的体系下来进行，针对常见的损坏丢失问题，可以作为管理任务开展的重要内容，做好档案防火防潮处理。电子档案制作期间要对信息完善程度做出检验，避免出现内容的遗漏。

2）应对电子档案制作以及应用技术的普及。由于档案管理人员在固定模式下工作，很难在信息化模式下工作。所以，必须通过培训讲座的方式来提升员工适应能力，更高效的完成农机安全监理档案管理任务。电子档案与传统的档案相比较，更安全便于使用，可以根据使用者的需求进行信息共享以及备份，即使办公计算机系统受到病毒的攻击，通过备份恢复保障档案管理系统的正常使用，这一特征是传统管理模式不具备的。

3）农机安全监理工作开展期间应当对信息资料及时保存，并随着产生录入到计算机设备中。完善电子档案管理体系，培养高素质人才关键，档案管理应当与农机安全监理得到同等的重视，培养档案管理人员的计算机操作能力，解决电子档案系统运行期间问题。档案管理人员的服务态度需要提升，可以定期开展交流会议，员工之间交换提升工作质量的有效建议。

4结束语

我们应当注意加强对农机电子档案管理基础设施的建设与管理，有效利用信息技术来加强农机安全监理档案管理工作，促进农机安全监理档案管理的现代化、提高农机安全监理档案管理工作人员的素质，促进农业机械化事业的快速发展。

参考文献：

[1]王伟.电子档案管理系统在农机安全监理中的应用[J].农民致富之友，2014，(10)：16-18.

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关键词：自来水公司；档案管理；问题；措施

1 对于自来水公司档案管理的现状的分析

自来水总公司主要经营供水业务，承担着为城市居民供给自来水的重要任务，为城市经济的发展提供着重要的供水保障。由于业务量巨大，要求自来水公司能对自己的业务有效地进行管理，因此自来水公司的档案资料管理工作必须做到周全，以方便管理人员随时核查所记录的公司业务。公司档案立卷的主要内容一般包括：第一，上级机关颁发的相应的法规命令、指示决定、决议通知、任免计划、统计年报表、预决算方案以及其它规章制度等；第二，公司给上级部门的请示报告、工作计划和对下级部门的批复；第三，公司同相应单位的业务来往信件、协议合同等；第四，公司党政会议的实时记录、纪要、决定以及相应的规章制度；第五，公司制定的计划方案、统计报表、预决算记录以及工作总结；第六，公司各种专业会议的记录、文件、会议总结纪要以及相应的与会材料；第七，其它具有信息价值的公司材料。当前随着自来水总公司文书档案管理信息化建设的加快，公司档案信息逐步实现数字化和网络化，引入了计算机检索，工作效率大幅度提升。

2 当前自来水总公司档案管理存在的主要问题

2.1 档案资料信息缺乏全面性

档案资料必须做到严谨、规范和准确，然而许多基层部门并不重视档案资料的搜集和整理，提供的档案资料以图方便为原则，业务记录填写准确度低，原始文书档案的数据有很多缺失，档案资料信息很不全面。

2.2 档案管理信息化水平亟待进一步发展，缺少统一管理

自来水公司业务范围大，完整的档案信息能记录下公司负责的地下管网信息、设备信息、用户信息，为公司业务的顺利展开提供准确的信息参考，所以档案管理必须提高效率和服务水平。然而公司的档案管理信息化水平相对较低，很多档案管理仍然依靠传统的纸质档案和手工管理，档案收集整理、档案保管编研以及档案的统计利用过程出现步骤繁琐、人工失误率高等效率低下等问题，而且许多宝贵的公司工程设计图纸等由于保管条件有限而逐步老化遗失。这些问题都必须通过提高档案管理信息化水平来解决。另外，许多自来水公司之间的档案缺乏统一管理，很多档案资料只集中于行政部门，工程文件主要在施工部门，这些部门之间档案信息的共享处于闭塞状态，公司需要对档案信息进行统一集中管理，形成生产、运行、收费以及用户服务一体的专业系统。

3 如何进一步提高自来水公司档案管理水平

3.1 加强对自来水公司档案管理工作的重视程度

自来水公司管理层要高度重视档案管理工作。档案管理要实现责任制，管理有明确的步骤、有清晰的任务划分、有合理的责任分配。档案管理的软硬件投入也需要得到保障，软件的保障主要是档案管理的电子档案管理系统的建设要得到保障，硬件的保障主要是公司档案管理设备要及时更新换代，配备扫描仪、计算机、防磁柜等先进的管理设备。档案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。档案载体要及时更新换代，引入先进的档案载体，如档案盒、光盘档案、优质纸等。

3.2 提高档案管理信息化水平

信息化时代要求公司的档案管理工作要提高信息化水平。自来水公司档案管理系统要引入先进的信息化管理系统，设计思路先进、管理功能齐全、管理性能稳定、管理界面友好、管理操作方便，实现档案资料的数字化和网络化，从而提高档案管理的信息化水平和工作效率。如自来水总公司可为每一台供水机电设备设立相应的电子档案，其运行中的各个参数都能通过电子档案实时查询核对，公司对该设备的运行情况就有全面的了解。

3.3 提高档案管理的使用效率

随着城市供水规模的不断扩大，自来水公司的档案管理所记录的信息可以为城市供水规模扩大再生产提供信息参考，例如某些供水工程积累下了相对全面的施工设计档案资料，这些可靠的技术参数档案能为再次供水工程的施工设计提供准确参考，从而节约设计工期，提高工效，从而提高了档案管理的使用效率。

3.4 加强自来水公司的档案安全管理

由于自来水公司开始加快了文书档案管理的信息化建设，在这个过程中需要我们注意提高档案网络管理的安全性。在信息化管理过程中，涉及的公司设备参数、方案信息、预决算、流程图、用户信息等数据都必须按照内部文件信息进行权限归档，公司涉及的业务相关信息部的在移交清理后不能泄露给第三方，引进先关计算机安全技术保障档案信息系统的安全性，提高档案管理的安全性。

4 结语

随着时代的不断发展，档案管理工作也应当跟上时展要求，进一步提高自来水公司档案管理水平，高度重视自来水公司的档案管理工作，使自来水公司档案管理信息化水平再上一个新的台阶，提高档案管理的使用效率，加强自来水公司的档案安全管理。在国家的高度重视，在行业人士的不断努力下，自来水公司档案管理工作必定会与时俱进、不断创新，卓有成效，更好地服务于经济建设和历史文化研究，这也是信息时代自来水公司档案人所努力的方向。

参考文献

[1]陈素军.试谈学校档案管理与工作效率的提高[J].高教论坛，2011，32.（11）：801-802.

[2]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2012，15.（03）：505-506.

[3] 孙靖靖，冯瑜，马亮.高校档案管理系统的网络安全设计与实现[J].辽宁医学院学报：社会科学版，2014，23.（02）：137-138.

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[关键词]机关单位；文书档案；收集问题；措施

中图分类号：F433 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）20-0201-02

前言

随着我国经济的快速发展，档案管理工作日益受到单位领导的重视。文书档案收集作为档案管理工作的首要环节，起点工作必须要做好，只有这样，后续的档案管理工作才有质量可言，才有可能形成良好、健全的档案管理体系。从而保证档案管理效率和质量的提高，进而促进我国档案事业的繁荣发展，满足社会进步和人类发展的需求。

一、文书档案收集工作存在的问题

（1）文书档案的归档分类不齐全

文书档案的收集工作是现阶段很多单位基层档案室的首要工作内容，往往忽视了科技档案和专门档案的收集，特别是新型档案的收集和归档工作，例如电子档案和声像档案的重视层度普遍不高。这样一来，单位基层档案室中的文书档案材料较为单一，没有有效的管理具有较大利用价值的档案，满足不了单位内部对档案的需求，从而对单位档案管理工作质量的提高造成不利的影响。

（2）收集工作人员缺乏工作意识

在收集文书档案的过程中，单位内部各部门工作人员的档案意识普遍不高，对于日常工作中形成的档案文件并不是很注意，更别说是积累和保管了，这样一来，很多的文书档案原始材料就会不知去向，到年终整理档案的时候，有多少文书档案就整理多少。一些重要的工作环节，因为对于原始文书材料的积累不注重，从而使文书档案的归档工作造成不利的影响。此外，对于单位内部的业务部门开展的工作，档案管理部门是不了解的，因此，监督和知道工作只是一种表面形式，从而导致文书档案收集工作的开展难度较大，而收集的原始档案材料并不齐全，也不完整。

（3）文书档案收集工作考核标准太笼统

在档案工作规范化的管理过程中，文书档案收集工作在形式上是存在考核的，但是考核的标准过于笼统。没有设置硬性的标准进行文书档案的收集工作，而知识对文书档案材料是否收集齐全完整进行笼统的检查。文书档案的归档率也不是很真实，只是为了应对检查也做出来的，存在自欺欺人的现状，将实际的归档数看作是已经完成的归档数，所以说，这种考核的标准不具有任何的现实意义。

（4）文书档案部门培训力度不足会影响档案的收集归档

机关单位的档案管理部门在收集文书档案时，会通过电话的形式通知给单位的各个部门，并告知其文书档案收集的范围和具体的收集时间，但是档案收集的针对性并不是很强，因此，文书档案收集工作的重要性在这个过程中并没有得到充分的体现。单位内部各个部门的工作职能和工作性质存在较大的差异，文书档案也会呈现多元化的情态，并且各个部门的文书档案材料的个性也比较强。因此，在文书档案的收集工作开展之前，档案管理部门进行专业的培训工作，并进行细致的知道，从而提高工作人员的文书档案收集工作的水平。然而在实际的收集工作中，单位的档案管理部门并没有有效的开展这项活动，从而影响到了文书档案收集工作的质量。

（5）档案管理制度不规范

目前我国几乎所有的机关单位都建立了档案管理制度，但仍然有个别机关单位文书档案管理缺乏完善的规章制度，存在各部门分工不明确，职责不清晰，操作流程不规范，主观随意性较强等问题。比如，很多事业单位尽管制定了档案管理制度，但并没有将档案管理制度融入到机关单位的所有部门和人员，导致档案管理工作缺乏合力；个别事业单位尽管制定了完善的档案管理制度，却不能遵照制度执行，由于档案管理制度缺乏执行力，直接导致档案管理制度形同虚设。

（6）资料整合能力不强

文书档案的收集工作，除了要求工作人员应该对相关资料及时收集之外，对工作人员的整合能力也有较高的要求。根据相关调查表明，目前我国文档的收集工作中，工作人员经常因为对资料的分类整理不明确导致一些资料的遗失和工作效率的下降，从而影响整个档案管理效率，造成办事效率和工作能力的降低，在很大程度上影响了企业的发展。例如：如果档案资料没有进行明确的分类整理，当工作中需要一些资料时，相关人员很难快速、准确的将资料找出，我们都知道“时间就是金钱”，很有可能就是因为在资料的整理时工作人员没有进行合理的分类整理，耽误了会议的时间，失去一些机会，从而降低了机关单位的办事效率。

（7）对材料的真伪辨别不明

一般来说，文书档案收集工作应该按照一定的工作流程进行，在档案的收集时应该认真仔细的对相关资料进行真伪鉴定。如果收集的资料失去了真实性，那么整个收集、归档等工作都属于无用功，没有实际的工作意义，也失去了档案的利用价值。在进行文档的收集工作中需要注意的是，应当对文档资料的原件和复印件分开存放，以避免资料的遗失造成企业工作无法正常的运行。

二、解决文书档案收集工作问题的有效措施

（1）加强宣传教育，强化全员档案意识

档案部门可以通过单位内部网络、刊物、报纸等媒介宣传档案收集工作，将档案收集工作的重要意义、档案工作违纪违法的规定渗透各个业务部门，引起各业务部门领导对单位档案工作的重视，增强全员的档案积累、保护和收集归档意识。另外，档案工作人员也要经常向上级领导汇报单位档案工作动态及面临的困境，争取得到有关领导的支持。同时做好档案的利用服务工作，以利用的高效性进行宣传，引起领导的重视。

（2）完善收集归档制度，确保材料齐全完整

档案部门工作人员由于不熟悉各部门业务工作，所以要在国家有关归档范围指导性文件的参考下，和各业务部门工作人员沟通协商，共同制定和完善本单位详尽的归档范围和保管期限表，使其具有操作性和明确性，并建立健全切实可行的收集归档制度，将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”等要求贯穿其中。

（3）增强档案人员主动收集意识

长期以来，档案收集工作一直处于被动收集的局面，你来交我就收，你交多少我收多少，到时候如果查找不到，就说材料没有归档，似乎与档案人员毫无责任。这种思想一定要改变，观念一定要更新，档案人员要正确认清自己的角色。做到“脑勤、嘴勤、脚勤”，可以通过办公部门或年初召开单位专兼职档案人员会议，了解各业务部门年度工作计划，掌握主要工作项目和时间安排，便于及时督促相关人员做好材料的积累、保管和定期归档，变过去的被动收集为主动收集，让部门工作人员时刻感受到档案的重要性，赢得大家的支持。

（4）文书档案收集工作考核标准要有明确性，不可笼统无操作性

在收集工作考核时，要抽样检查某个工作项目，并结合业务部门针对此项工作的工作安排、步骤及完成情况，逐步检查材料是否齐全完整，而不是简单地用一个归档率来说明收集材料的齐全完整性。对于表现优异的工作人员 ，应当给予适当的表扬和嘉奖，反之，对于在工作中的工作人员，必须给予严厉的惩处，例如：适当的扣除部分工资，通报批评或者进行再学习教育等等。这样可以避免一些自欺欺人现象的发生，使档案部门和业务部门工作人员都能从思想上高度重视起来，更好地在日常工作中做好材料的积累和收集归档，也能促进档案人员对部门相关工作的关注及材料收集工作的督查。

（5）加大培训指导力度，强化收集归档工作

档案部门每年在年初和年末都要召集单位内专兼职档案人员分别开一次碰头会。年初就各单位年度重点工作计划进行调查摸底，并反复强调材料形成、积累、收集、归档工作的重要性和相关要求，落实好各单位责任人员；年末归档前要再次强调档案归档工作的要求，便于大家及时整改，对于各部门提出的问题，要共同交流，加以解决。

（6）建立健全事业单位档案管理制度

各单位应完善细化单位档案管理规定，对现有档案管理制度进行清理和完善，对于那些已经过时的档案管理制度要进行清理，严格规范档案的收集、整理、归档、统计、移交、销毁等规定，有效地保护和利用档案。同时，还要加强档案管理制度的执行力建设，加强档案管理人员教育和培训，建立档案管理激励约束机制，确保档案管理制度规范化。

三、结束语

综上所述，在整个档案管理的过程中，文书档案收集工作是一个极为重要的工作环节，与档案管理中其它的环节相比，其具有较强的特殊性，其是进行档案管理的首要环节和起点，只有做好文书档案的收集工作，档案管理后续环节的开展才能够顺利。其是档案资源体系建设中的重要组成部分，因此在档案三大体系建设中具有重要的地位。如果文书档案的收集工作没有做好的话，完整的档案管理是不能够形成，健全完善的档案管理制度也谈不上了，所以说，做好档案管理的前提是做好文书档案的收集工作。

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