档案数字化工作计划范文

导语：如何才能写好一篇档案数字化工作计划，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：档案；管理；数字化

中图分类号：G27 文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2014）01-0114-01

企业档案是企业在科研、生产、经营与管理活动过程中形成并积累的对当前与未来具有重要参考价值与借鉴作用的信息记录，具有原始性、凭证性、权威性、广泛性、连续性和可扩充性等特点。尤其是科技档案在工程建设中的作用越来越大，不论是科研、设计，还是改建或扩建等都离不开它，并且已成为经济发展的巨大推动力量。社会各界对科技档案信息的需求与日俱增。

一、库存档案进行数字化面临的问题

随着社会信息数字化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式。档案管理电子数字化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。

档案管理电子数字化具有以下优点：一是可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；二是档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，实现网上传阅，既降低了原文纸质资料的磨损率，还可实现异地查询。

但将库存档案进行数字化还面临着许多问题：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、两页纸一文一卷，有的五、六百页纸一类一卷。总之，综合性档案馆建馆时间越长、馆藏量越大的，存在的类似问题就越严重。

只有实行标准化、规范化的程序和方法，提高档案管理基础工作水平，才能保证数字化建设的顺利进行。这需要从以下方面着手开展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新组合案卷实现案卷规范化；三是结合本馆实际规范著录工作；四是统一分类号保证检索查全率；五是规范题名保证检索查准率。

二、做好数字化建设中的管控，是取得著录工作多、快、好的必要条件

（一）精心组织，做好过程管控

为确保档案数字化工作顺利进行，公司应组织人员向完成数字化工作的兄弟单位学习管理经验，并提前与清华紫光公司沟通，估算工作量，协调工作现场，协商工作方式，合理安排人员配置，部署工作流程。建立档案出入库制度，做到出库有登记，归还有检查。做好人员进场前的培训工作，制定工作计划，做到出库、扫描、装订、检查一条龙，保证各个环节无堆积现象。

为保证项目进程科学合理，针对公司实际情况，按照文书档案——科技档案——照片档案的顺序合理安排扫描计划，并做到紧跟进程随时检查，将检查出的问题反馈给项目组及时整改，缩短工作环节。与项目组签订保密协议，对项目组人员及时登记备案，做到公司信息不外漏。

为保证回库纸质档案齐全完整无损坏，实行领取登记制度，并派专人负责回库档案的验收、检查、装订，对破损档案进行修补，有效预防档案遗失损坏问题。

（二）强化验收管理

对于扫描完成的数字化档案，执行三级验收方式。初步验收，做到随时录入随时跟踪，进入项目工作现场，检查录入数据是否与实际档案相符，对修整不到位的提出整改要求；挂接验收，为保证出库资料完整明确，文书档案按年度出库，科技档案按建设项目出库，要求纸质档案资料回库的同时，必须将相应的电子件挂接到系统上，档案人员在系统内及时检验，不积压；试运行验收，项目完成后，及时在公司网页发通知，开放相关人员使用权限，要求技术人员针对本单位实际情况查找问题，有效防止错挂漏挂现象。

（三）以档案数字化工作为契机，全面梳理核对已入库档案，提高档案准确率

档案数字化工作，是科技信息化提升的一种表现，检修公司通过本次电子化工作的深入开展，对公司档案进行了一次全面细致的检测排查，发现了一些档案遗留问题，比如条目录入错字、页码编写错误等进行了改正，公司档案准确率得到有效提高。

（四）密切配合，克服困难，保证挂接质量

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一、企业历史档案数字化的意义

第一，有利于避免原档案受到损害。企业的历史档案基本上都保留了较长的时间，纸质档案随着时间的流逝，极易造成损坏，出现字迹模糊、辨认不清、纸张发黄、虫子侵蚀等现象。实施数字化档案管理，能够将重要的历史资料以电子档的形式保存下来，从而避免原件档案的丢失，更好地保存好企业的历史资料。

第二，是适应社会信息发展的必然趋势。目前，人类的文明程度逐渐加深，信息化时代已经到来，档案的数字化管理是适应现代化技术发展的新形势。它能够实施自动化办公管理，实现无纸化资料管控，将大量的信息以电子化的样式保留下来，进而满足时代进步的新要求。

第三，有助于提高档案管理的水平，减小工作量。对企业的历史档案开展数字化管理，不仅能够更好地保留原件，避免信息的丢失，还可以减小工作量，提高工作效率。利用数字化管理系统，可以实现对信息的快速检索和查阅，精确地查找想要获取的信息，大大节约了工作时消耗的人力、物力和财力。

二、企业历史档案外包工作存在的风险

开展数字化档案信息管理是现代化技术发展的必然趋势，它能够极大地降低工作的强度和力度，提高工作效率。但是由于数字化对技术水平要求较高，使得很多企业不得不将一部分业务外包出去，这就存在着很大的工作风险，具体而言主要有以下几个方面：

（一）档案外包对档案管理部门造成的风险。档案管理部门承担着管理档案的艰巨任务，但是如若相关人员过份依赖外包公司，自身的档案数字化技术不过硬，就存在着受控于人的危害。将一定的工作外包出去，目的是要减小工作量，改变工作现状，提升工作效率。然而，当外包工作过大，企业自身的数字化水平不高的时候，往往会将企业最重要的信息资料和档案也外包出去，引起重要信息的丢失。与此同时，企业数字化设备落后，系统软件的升级也会受到阻碍，不利于日常工作的维护，使得档案管理部门成为摆设。

（二）外包企业的管理不力可能使得档案在外包中遭受损失。企业档案工作开展外包必须要选择合适的企业承接工作，但是目前市场上的外包公司数量过多，真正能够保证高质量、高水平服务的却较少。企业在将历史档案外包的过程中，如果没有选择好企业，只是草草地签了一个协议，不仅不利于保护好档案信息，还会造成外包工作的失败，引发工作风险。

三、历史档案数字化外包工作的应对措施

根据企业历史档案在外包过程中存在的风险，我国相关单位一定要做好严格的把控，以积极的态度完善工作质量。

首先，企业在选取外包公司的时候要慎重。外包商一定要具有承担工作的经验，技术水平要达标，且取得过工作资质。另外。档案资料在外包前还要组织团队进行分析，找专家听取意见，对外包商的能力、技术开展审核，选择信誉好的公司承接工作。

其次，企业要与外包商签订工作协议。在协议内部细化工作的具体方法和内容，并提前说明外包工作失败要承担的赔偿义务，使其具有法律效力，以更好地保管档案信息和资料。

最后，在外包工作开展过程中还要加强监督和管理。企业要健全符合档案数字化项目管理的实际规范，完善档案数字化项目安全保障体系，定期派人去监督外包工作的进展情况，进而做好安全防护管理，提高工作质量。

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国外早在20世纪80年代就开始了档案材料的数字化处理，我国开始于20世纪90年代末。目前，我国档案信息化管理正处于快速发展时期，全国各级各类档案馆大都进行过至少一次的全馆档案信息的数字化，但是效果却不尽如人意。

2 存在的主要问题

1、理解认识达不到一定的高度

许多人认为档案管理工作没有实质上的意义，它只是保管一类的工作，没有过多的技术含量，认为只要保管好资料即可，在需要的时候能查询的到相关资料就行，对档案管理不关心不重视，处理资料也带有一定的随意性。

2、档案管理工作方式单一滞后

在档案管理工作中，很多单位、部门的管理都没有一套完整而独立的档案管理软件，都还是依靠人工完成，效率比较低。在录入上，有时为了赶进度只是录入了最基本的信息或只机械地将档案信息进行数字化采集，这种情况很容易导致档案信息数据库不完整，造成档案归档不及时，档案漏?摺⒆柿弦怕┑任侍猓?从而不能有效利用。

3、缺乏档案数字化方面人才

我国的档案管理工作有着专业性、机密性等特点，需要专职人员去保管，但往往在实际操作中，单位领导对这方面的管理工作不是太重视，很少去培养这样一个专业人才，很多单位保管这些资料的人员还兼职着其他的工作。一旦出现档案问题，管理人员没有专业的知识和能力对问题进行及时的处理，无法充分发挥大数据库的应用，致使档案工作还停留在原始、粗放的工作层面，丝毫没有技术含量可言。

4、资源结构不合理

在档案信息化建设中，数字资源短缺且资源结构不合理的问题相当严重，受纸质版档案的限制，数字档案资源及其结构亟待丰富、优化，如不及时解决该问题，势必会对档案信息化建设质量及进程带来负面影响。

5、注重数据的存储与维护问题，确保电子文件真实性与安全性

档案管理信息化建设需做好其安全防范工作，对系统管理进行重点维护，最大程度上保障数据信息安全，确保档案信息资源的完整性、准确性、真实性和有效性。由于信息化档案管理存在一定风险，因此对于保护手段的要求较高，管理者需重点做好安全防范工作，比如可定期进行杀毒，安装防火墙进行预防等，确保电子档案安全可靠。

3 档案数字化建设的几点思考与建议

1、加强档案的信息化建设，加强人员队伍的建设

传统档案管理容易将工作重点集中于档案保存、检索与使用中，没能充分的利用大数据给我们带来的快捷，所以档案的数字化建设是目前工作的重要任务，档案管理工作人员要及时的录入人员的信息，做到实时更新，不断提高档案信息化水平和服务质量，提高档案管理的快捷性，这就需要提高档案人员的工作素质和业务素质，做好材料的归档、保存、传阅等工作。

2、强化管理意识，加大投入力度

第一、关心和支持档案管理现代化工作，投入资金和精力配置设备，弥补数字化建设经费不足带来的一系列问题，培养专职人员，把档案现代化管理纳入单位的工作计划；

第二、单位分管领导应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，及时解决工作中实际存在的困难和问题，从而提高档案的现代化管理工作。

第三、档案数字化建设应做好顶层设计。为让档案数字化建设在各部门得到切实推广，笔者认为各部门应立足实际做好档案数字化建设的顶层设计，避免贪大求全。

具体可从以下几点着手：1、注重档案数字化系统用户操作的实用性，简易性；2、规范档案数字化操作流程，档案数字化工作中，“补扫”现象时有发生，给该项工作造成重大压力，应根据实际，切实制定一整套规范化的操作流程，避免漏扫等情况的发生。

第四、要大力加强档案数字化管理人才培养。广大基层事业单位人员普遍年龄偏大，学历偏低，专业结构不合理，计算机操作水平一般。档案从业人员已经不能满足档案数字化建设需要，应着力培养一批既懂档案业务管理，又掌握计算机网络化技术的管理型和技术型人才。

第五、应积极争取领导重视与支持。只有得到领导高度重视，才能在人、财、物等多方面得以充分保障，才能让档案数字化工作得以有效落实。如果各职能部门都能通过档案管理系统查阅或利用所需要的电子文档原文信息，而不再受档案原文不能共享的限制，不仅有效地保护档案实体的安全，而且还能提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。

4 档案数字化管理优势

对机关事业单位来说，往往档案管理工作的对象均是数量庞大、内容繁杂，并且关系到单位方方面面。如若离开了信息化技术，单靠人力来进行整理与分析，无疑档案的整理与存档均是一项庞大的工程，然而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号、重新装订，而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了；二是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字，而使用计算机立卷归档，不仅降低了档案工作人员的工作量还提高了工作效率和工作质量，既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。

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规划局2017年上半年工作总结及下半年工作计划模板：

今年以来，XX市规划局在市委市政府的正确领导下，贯彻落实省市党代会及市委十三届二次全体(扩大)会议精神，围绕“两聚一高”目标任务，紧扣“五个牢牢把握”工作导向，按照“大城市”定位，以新一轮城市总体规划修编为重点，以深化改革为动力，积极发挥规划引领作用，加快转变城市发展方式，努力提升城市功能品质。

一、上半年工作总结

(一)在完善规划体系中强化发展导控

以总规修编为契机，加快完善《XX市规划管理体制改革实施方案》确立的“总体规划-单元规划-控制性详细规划-村庄规划”四级规划编制体系，加强对城市发展的引导和控制，努力实现全市空间管控“一张蓝图”。

1.初步完成新一轮城市总体规划修编。以“多规融合、存量盘活”为导向，以“生产、生活、生态”和谐互动为要求，划定了统一的城镇开发边界，确定了建设用地总量，形成市域范围内功能结构完备、要素配置合理、通勤就业均衡、生态环境良好的空间发展格局，并积极融入海绵城市、绿色建筑、特色小镇等发展理念。目前正在优化调整用地布局方案，预计6月份完成最终成果论证工作。

2.积极推进控制性详细规划编制及调整。一是结合城市总体规划修编，以全市单元规划确定的边界逐步开展各单元控制性详细规划修编。已完成F06单元控制性详细规划，C12、E05单元控规初步成果，B11单元正在开展前期调研工作。二是落实水乡古镇发展要求，基本完成千灯、锦溪、周庄老镇区控制性详细规划，正在对重点地块进行修建性详细设计。三是协助相关区镇按照法定程序推进控规编制、调整、报批工作。报批完成张浦镇城东工业区控制性详细规划，编制完成花桥国际商务城南部生活区、北部片区控制性详细规划。调整完成花桥经济开发区、陆家镇、锦溪镇等相关区域控规调整方案。

3.组织开展重点地区城市设计。一是组织开展杜克科创小镇概念规划及城市设计方案征集工作，以“XX智谷”为总定位，征选国内外6家设计机构开展方案设计，现已全部提交最终成果。二是组织开展前进路、长江路道路沿线景观提升设计。根据城市公共空间设计导则，以前进路、长江路为试点进行深化研究，着力提升城市形象品质，现已完成初步方案,正在进行深化设计，计划6月份形成最终成果。三是进一步完善苏州市域轨道交通S1线(XX段)沿线城市设计，以交通引导理念优化城市功能品质，已基本形成成果。

4.不断优化镇村规划。加强对历史文化资源的保护传承，编制完成《XX市锦溪历史文化名镇保护规划》，由省住建厅组织论证通过，报省政府批准实施。会同市文物部门开展第八批省级历史文化名镇、名村申报工作，经省住建厅、文物局组织审核并报省政府批准，巴城镇成功入选“江苏省历史文化名镇”。根据《XX市镇村布局规划》，我市所有31个特色村、189个重点村和218一般村(除高新区22个一般村无编制计划外)已全部形成规划成果，今年上半年，按计划继续推进村庄规划成果的公示、论证及审批，完成千灯镇歇马桥村村庄规划公示、锦溪镇计家墩新乡村生活项目规划报批工作，以及周市镇26个自然村、淀山湖镇6个自然村村庄规划的审查、论证工作。

(二)在狠抓专项规划中增强城市功能

1.增强城市民生功能。进一步推进《社区服务设施规划》，确定中心城区核心区范围内社区、街道的行政边界。并以亭林片区为试点，完成深化设计方案，构建社区服务设施配置模型，正在开展青阳片区深化设计，计划6月份形成详细方案。

2.优化城市生态功能。继续推进《XX市海绵城市专项规划》，现已完成草案，基本形成市域各片区海绵设施建设管控原则及技术指引。加强区镇对接，进一步深化《XX市城市“六线”控制规划》，涉及道路红线、河湖水系蓝线、绿化绿线、重大市政设施黄线、历史文化保护紫线、轨道交通橙线，并将道路红线、河湖水系蓝线录入规划综合信息平台，便于日常审批管控。

3.提升城市交通功能。继续积极推进苏州市域轨道S1线XX段规划建设，完成《苏州市域轨道S1线XX段沿线交通一体化交通详细规划设计》、《苏州市域轨道S1线施工期间交通疏解方案》中期成果。及时启动XX市综合交通规划、中心城区停车系统规划等。

4.升级城市市政功能。按照适度超前原则，编制完善《XX市地下综合管廊专项规划》成果，并报请市政府审批通过。为规范地下综合管廊规划建设管理，加快建设步伐，配套起草了《XX市地下综合管廊管理办法(草案)》。为降低建设成本，提高综合管廊建设可行性，向市轨道办呈报了《关于与苏州市域轨道交通S1线同步建设综合管廊的请示》。目前，XX市中心湖二号路地下综合管廊已开工建设。为合理布局电动汽车充电设施，有效指导我市电动汽车充电设施建设，进一步完善《XX市新能源汽车充电设施布局规划(2017-2030)》成果，并报请市政府审批通过。

5.完善城市文化功能。为提升我市文化软实力，丰富人民群众文化生活，高质量完成市博物馆、美术馆方案设计。根据《XX市城市雕塑规划》和《XX市雕塑规划管理意见》，开展了第一批雕塑设计方案的征集活动。第一批公开招标的2个点位已经完成方案招标相关工作;另外7个点位海选工作也已完成专家评审。

(三)在推进改革创新中优化审批管理

1.不断深化管理体制改革。进一步完善规划管理体制改革方案，并报城建例会讨论。完善规划编制制度建设，拟定《关于进一步规范控制性详细规划编制的通知》，从协调机制、成果入库、动态维护、调整程序等方面进一步规范我市控制性详细规划的编制。为规范工业项目规划方案设计，加强对方案的审查指导，结合XX市规划管理实际，制定了《XX市工业项目规划设计方案技术审查导则》。为全面推进我市海绵城市建设，与市住建局、交通局、水利局联合印发《关于印发在工程项目中运用海绵城市建设技术的审批管理办法(暂行)的通知》，并在建设工程的各个环节实施运用。

2.努力推进审批服务创新。为提高审批效率，降低企业成本，方便群众办事，打破传统审批的固化模式，创新推出“容缺受理”弹性审批流程。对主要条件具备，次要条件或手续欠缺的审批事项，放宽受理门槛，提前进入审查，予以“容缺受理”。并通过跟踪服务，主动沟通，确保缺项及时补正，实现依法服务、特色服务、高效服务的同步到位。为进一步简化审批手续、方便基层办事，在“表单整合、项目申报、网上审批”三个环节创新推出“嵌入式”服务。通过“三表合一”建立嵌入式申请、标准格式落实嵌入式管理、共享数据实行嵌入式审批，非工业建设项目申请材料由原16项缩减为9项;工业建设项目申请材料由原10项缩减为6项，切实方便了项目报建，提升了服务效能。上半年(截至2017年5月16日)共完成规划设计方案审查59件;核发建设用地规划许可证28张，用地面积75.34万平方米;建设工程规划许可证408张，建筑面积177.86万平方米;核发验线证明68张;核发建设项目规划核实证73张，建筑面积189.24万平方米;受理及审查店招店牌、户外广告21件。

3.着力加强规划执法监察。建立在建项目双随机抽查工作机制，对管辖范围内181项在建项目进行全覆盖监管。通过区域联动，开展拉网式违法建设排查认定工作。积极参与“263”专项行动，联合各区镇规建部门对全市538家重点监管工业企业的规划建设情况开展专项检查，已完成排查372家。对《2017年苏州市列入省第十三批清洁生产审核重点企业名单》中我市涉及企业(46家)规划建设情况进行专项排查，完成排查35家。对《XX市化工企业联合执法检查工作方案》中涉及企业(143家)规划建设情况进行排查，完成120家。上半年(截至2017年5月16日)共立案处罚违法建设案件6起，做出违法建设认定移交291件，切实维护了规划严肃性。

(四)在现代技术运用中夯实规划基础

1.启动全市用地信息普查(重点单元)。拟在测绘XX市大比例尺“全要素”地形图基础上，通过对用地信息和建筑信息的普查，生成带有多种属性信息的标准化地形图，并引入三维实景技术，构建具有实景可视信息和丰富用地、建筑信息的地理信息数据库，为XX统筹规划、科学管理、合理利用土地提供技术支撑。目前已完成项目招投标。

2.完善规划综合信息平台。继续根据实际需要扩充平台功能，完成了规划监察系统建设工作，开发了在建项目“双随机”监察系统，实现了建设项目规划批后监管及违建入图入库的信息化、智能化管理。完成了全市城镇未治理D级危房档案信息化入库工作。配合经信委核对了全市工业企业信息。下一步，还将完成网上报建系统建设及应用拓展项目建设。

3.推进2017年XX电子地图更新、地下管线数据更新测绘。

(五)在“六个一”大走访中密切联系群众

制定了《XX市规划局常态化推进“六个一”基层走访调研工作实施方案》，第一时间召开“六个一”基层走访调研工作动员大会，对全局常态化开展走访调研目标、任务、要求、组织工作作了全面部署。领导干部带头，全员参与，紧扣“两聚一高”，强化政治责任，突出问题导向，全局19个走访调研小组对所挂钩的周庄镇高勇村、双庙村村民家庭已全部走访一遍以上，仔细了解家庭情况，深入收集村民反映的困难和问题，并作了详细记录。对能当场能解决的给予反馈解决，对不能解决或需转办的，做好解释工作或给予转办。

二、下半年工作计划

在积极延续、加快推进、全面完成上半年正在开展的工作的同时，下半年，我局还将注重抓好以下几方面的工作：

1.抓总规落实

在完成总规成果论证、报批的基础上，加快总规的实施步伐。根据总规要求，及时指导各镇开展镇总体规划的修编。根据《关于推进规划管理体制改革的实施方案》及《XX市单元规划》，逐步对城市核心区所涉及的单元及跨区镇行政界线的单元组织控制性详细规划编制工作，下半年重点完成B11、C12、E05单元控制性详细规划的编制。对市域其它发展单元，指导各区镇根据单元定位，明确编制要点和内容，力争于年底前完成控规编制。

2.抓城市设计

适时开展城市总体设计，强化地域特色、建筑风貌、城市文化的“基因”传承，提升城市品质品位。积极推行全市拟出让地块必须预先开展城市设计工作。

3.抓存量更新

结合危房治理，开展城市更新规划研究，计划完成老城区及城北地区6个片区的更新规划研究工作。突出民生改善，推进被撤并乡镇更新研究，重点完成张浦镇大市地区和千灯镇石浦地区更新研究。立足产业特色，围绕打造全市10个特色小镇目标，因地制宜做好规划引导和方案设计工作。

4.抓空间拓展

城市地下空间作为空间延伸拓展的一个重要方向，应予积极利用。按照建设紧凑型城市要求，大力开展XX市城市地下空间利用规划修编，结合轨道交通S1线沿线站点地下空间规划设计、城市地下人防规划等，推进轨道、管廊、人防等多规合一，重点研究地下空间的横向连通开发及竖向分层立体综合开发，进一步提升城市地下空间开发利用的整体性和系统性。

5.抓生态控制

结合规划工作实际，继续全力配合及推进“两减六治三提升”专项行动，加快完成海绵城市、六线控制、绿道网等专项规划，切实在引导和保障全市生态环境质量提升方面贡献规划力量。

6.抓交通引导

结合新一轮总规及控规编制，根据新的城市发展战略布局及方向，高标准、高起点开展新一轮《XX市综合交通规划(2017-2030)》修编，进一步优化城市现代化交通体系。完善轨交S1线配套规划的同时，适时开展XX轨道K1线预可行性研究，为XX进入轨道交通时代奠定坚实基础。继续开展“自愿停驶，绿色出行”实施方案及运营管理平台建设，引导城市交通方式转型。

6.抓体制改革

继续完善城市规划管理体制改革方案，推进完善城市规划委员会制度。继续推进“容缺受理”流程，将服务固化为制度。由规划综合信息平台支持，增设“容缺受理弹性流程(试运行)”，同步进行电子审批，实质性提速增效。促进全市统一运作规划综合信息管理平台，统筹规划智慧政务建设，强化对规划管理体制改革的支撑作用。

7.抓执法监察

继续完善、实质运用规划移动监察系统，推进违法建设认定情况入图入库，提升执法监察效率效能。运用双随机抽查工作机制，切实做好在建项目定期检查、抽查工作，力争早发现、早制止，减少未报先建、批建不一现象发生，切实履行好事中事后监管职能。

8.抓调研走访

扎实开展、圆满完成“六个一”基层走访调研，倾听搜集基层、百姓心声，切实解决基层、百姓的重点难点热点问题，以实际行动践行党的群众路线。

档案局2017年上半年工作总结及下半年工作计划模板：

上半年，我县档案局新一届领导班子紧紧围绕县委、县政府“五大”发展理念，紧扣项目落地年，聚焦“一路二水三项目”中心工作，以面向社会，服务民生为重点，以拓宽档案发展领域、深挖档案文化资源、提高档案利用价值为抓手，树立“科技强档、依法治档、服务活档”的新理念，各项重点工作有序推进，基本做到时间过半，目标任务完成过半。

一、强化项目建设

一是启动爱国主义教育基地项目建设。今年县上安排我局爱教基地建设专项资金x万元，主要用于多媒体报告厅建设。目前正在实施过程中，主要包括基础装修工程、视频器材、桌椅采购，项目将6月底前全面完成。

二是开展门禁系统项目建设。安排落实项目资金x万元，通过招标，配备馆内24小时温湿度监控设施和档案馆(库)门禁系统。项目正在施工中，6月底前将全面完成了各项设施的安装工作，届时将使我县档案馆库现代化、规范化建设大步向前迈进。

三是启动数字化项目建设。落实数字化项目资金50万元。近段时间以来，我局对多家档案数字化机构进行了调研，参观学习了遂宁市、市中区等档案局数字化工作先进经验，对比了我县档案工作和项目经费情况，研究确定了我县今年数字化工作的具体实施方案。目前，该项目正开展需求论证，拟于6月份完成项目招标，年内完成今年的数字化目标任务。

二、强化档案资源体系建设

档案资源体系建设是档案“三大”体系建设之本，是服务经济、服务民生、服务中心工作之本，是档案工作的基础。围绕档案资源体系建设，上半年，我局主要做了以下四个方面的工作。

一是制定我县档案工作纲领性文件。为切实贯彻落实中央国务院、省市《关于加强和改进新形势下档案工作的意见的通知》精神，通过积极主动向县领导汇报，与县委办、县政府办等相关部门协调，由县委、县政府两办印发了《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见的通知》(x委办发﹝2017﹞x号)，对我县今后较长一段时期的档案工作提出了明确的要求和工作目标。

二是加大我县档案移交力度。根据我县新馆建设的情况，由县政府办下发了《关于做好全县机关团体事业单位到期档案移交工作的通知》，对全县近二十年应移交的到期档案制定了接收计划，明确了应移交进馆档案的范围、质量要求、移交程序、组织领导作出明确规定。今年底前，我局将对全县56个单位2006年前整理规范后的档案全部接收进馆。

三是创新档案工作，引入中介服务档案工作。自今年以来，县档案局大胆探索，立足单位工作实际和新形势下档案管理服务的要求，支持和规范社会力量参与档案事务。在确保档案保密的前提下，推广政府购买档案事务服务。规范并支持档案中介机构、有关专业机构提供档案管理技术、设施、劳务等服务，激活社会资源、节约成本、规范服务、统一标准，通过政府采购，选出了两家质量可靠、服务优良的档案中介机构供各单位选择，作为我县各单位专业档案服务机构，促进了我县档案整理规范化上档升级。

四是加大档案管理人员培训力度。根据我县档案移交工作实际和档案整理新规则的出台，今年4月11日，我局和县行政学校联合举办了全县档案工作人业务培训班，专门聘请乐山市档案局业务专家实地授课，全县各机关、企事业单位、档案服务中介机构等100余名档案工作人员参加了培训。通过培训，提高了我县基层档案管理人员的理论水平和业务素质为全县档案工作的健康持续发展奠定了良好基础。

五是规范整理遗留档案。对十年前移交到我馆的转制破产企业共22个单位未整理的档案约x卷，积极组织人力、物力进行规范性整理，于6月中旬整理完成进馆。

三、下半年工作打算：

一是进一步加快档案数字化工作。数字化项目将是我局今后几年持续的一项重点工作，要制定和完善数字化三年规划和实施方案，力争于2020年我县馆藏档案全部实现数字化。

二是加快档案数字化进程和档案移交进馆工作力度。对列入今年移交进馆的56个单位，加强档案规范化整理的指导和监督检查力度，增添新措施，确保在年底前全面完成工作目标任务。

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关键词：数字档案；档案管理；发展前景

随着计算机技术、通信技术以及多媒体网络技术的快速发展，数字档案管理应运而生，它将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，通过网络连接，利于资源共享，另外它还有方便携带与信息交流的优点。数字档案管理的建立作为网络信息高速发展的重要标志，被广泛应用于学校、企事业单位、档案馆中，其未来发展前景十分可观。

一、档案管理数字化存在的问题分析

1.1数字档案管理中存在诸多问题

数字档案缺乏真实性。网络信息环境的不安全性，对档案管理的数字化发展造成极大的不良影响，相比于传统档案的管理，数字档案缺乏纸质文件所具有的真实性，在储存过程中，数字文件受周围环境和人为因素的影响，个人会在某种利益的驱使下对档案进行改动，并且不易被察觉，造成文件的储存很困难并且缺乏真实性。

数字档案缺乏永久性。在真实记录了档案文件后，数字档案的储存永久性面临着技术的挑战，存储介质易于氧化和受到磁场的影响，极易破坏数字文件的保存内容，另外随着互联网技术的发展及多媒体的普遍应用下，对于图像、声音及各类插件的存储，保存的介质变得复杂化，要求的技术也更高，而全球甚至国内不同地方的技术发展不一致，没有一致的标准化管理，导致数字档案的内容不便流通分享。

数字档案缺乏安全性。在数字时代里，由于计算机病毒、网络黑客和系统不稳定等因素存在，数字档案管理的发展受到了严重的威胁。对于一些需要保密的档案文件，在传输的过程中受到病毒的侵蚀或者网络黑客的攻击，被他人截取、窃听以及盗用，致使档案文件的保密性丢失。

1.2数字档案的管理工作相对滞后

传统的档案管理的只注重保管而不加以充分利用的旧工作意识已经制约了数字档案管理的发展，管理者对数字文件的管理意识比较淡薄，重视度较低，一些声像资料往往忽视归档，致使资源流失，需要利用时就会采取临时补录、补拍的措施，使得档案丧失真实性。另外，数字档案在构成、存储的过程中，缺乏系统规划的管理标准，所以档案文件在运用及管理中存在较大的随意性。

二、数学档案中存在的问题对策探析

2.1完善数字档案管理的发展弊端

任何事物的发展都需要在时间的累积中逐渐修改和完善，由于数字档案管理是近些年新兴起来的，发展时间尚短，相关管理条案都不成熟，所以存在一定的问题在所难免，重要的是找到解决办法，使其更好地发展成熟。建立相关的管理条例显得十分必要，明确数字档案同样具有法律效力，结合现有《档案法》，颁布更加具体的法律条例，确保数字档案的法律效力，并且可以借鉴国际上成功的数字档案管理案例，结合国内具体实情发展具有中国特色的高标准档案管理执行法则。

2.2运用相关技术确保数字档案的真实性、永久性和安全性

建立完整全面的规章制度，严格要求管理人员在整理数字档案的过程中认真整理，并严格监控周围环境，确保档案文件的真实性和完整性。在排除人为因素的情况下，还可合理运用相关的技术措施来解决，比如周期性的鉴别和验收档案文件，及时整理，并且使用分组密码来确保档案数据的完整，运用不可逆存储介质来最大程度的防范数据文件被修改，保证档案信息的真实性。

建立数字档案信息系统，及时备份新收集、新归纳的数字档案信息，以方便在需要的时候进行有效利用，组织人员定期对档案数据库进行必要的维护，防止信息泄露或丢失。另外可以通过建立数字图书馆，方便信息交流，资源共享，同时能够保证档案信息的完整性。建立完善的档案分类标准是保证档案信息安全永久性的重要手段，可以根据信息内容、收集时间、数据类型等不同对档案信息进行分类保存，方便查找所需信息，保证数据信息的永久性。

加强硬件设施的建设，采用高质量的介质存储数字档案，同时对数字档案管理系统安装安全防护措施，如建立防火墙。定期清理计算机垃圾，查、杀病毒，定期更新相关系统软件。及时对数字档案信息进行备份，定期检查，如果发现问题要及时恢复，将储存数字档案的介质妥善保管到安全处。及时升级防护软件，如有需要，将数据格式转换为不可逆的只读格式，防止档案信息被盗用或者篡改，保证档案信息的安全性。

2.3强化档案管理人员的工作意识

将档案管理工作纳入工作计划中，组织档案管理人员进行培训，培养管理人员的职责意识和法律意识。对于一些重要的声像资料，必须强化工作人员的管理意识，使其正视档案的储备价值及利用价值。全面提升档案管理人员的文化素质，加强其知识储备量，并制定适宜的奖罚政策，促使管理人员更好地进行管理工作。

参考文献：

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（一）加强领导，尽快全面完成档案馆基础设施建设。首先，要加强领导。我们要将档案工作纳入了主管领导和相关人员的岗位责任制，落实了职责范围，从而为档案工作的规范、有序开展提供了保证。要充分认识档案工作对行业改革发展的重要作用，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的工作计划和发展规划，列入领导的议事日程，确保开展档案工作所需人员、经费的落实，为行业档案事业的发展提供人才支撑和物质保证。其次，强化档案基础建设。基础业务建设规范化、标准化是档案现代化管理的基础。基础业务建设水平的高低也是档案馆考评定级的主要条件。做好档案年度立卷接续工作，彻底消除室藏积存零散档案未整理现象，及时纠正档案整理质量问题。要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

（二）抓好馆库建设、健全实体管理。档案馆是国家档案事业的主体，也是文化强国建设的一项重要内容。建立健全了各项档案管理制度和管理网络，设置了专门库房，初步实现了三室分离，较好地满足了档案管理的需要。严格按照《档案库房管理制度》、《档案员工作职责制度》、《档案保管保密制度》、《档案借阅制度》等相关制度，将档案保管工作落实到人，切实加强对档案保管保护等规章制度的落实。对档案馆设施设备进行全面检查，做到防火、防盗、防光、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫等八防措施，确保档案保管安全，做好温湿度记录，库房整洁，无安全隐患。另外，对档案库房配备设施，如灭火器、除湿机、电源电线等进行了完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，严格落实档案管理安全责任制。

（三）加强档案干部队伍建设。当前，档案事业发展处于关键时期，大量的新情况、新问题需要我们去探讨，去解决，在这种新形势、新任务面前，加强档案干部队伍建设，提高档案干部队伍素质尤为重要。因此，我们要提高其政治素质、文化素质和业务能力。强化档案培训。开展多角度、多方位、多层次的业务培训活动，强化档案管理人员的基本功训练。同时，加强业务学习，提高工作水平。认真学习档案业务基本知识，做到精益求精；虚心学习发达地区的先进经验和好的做法，做到相得益彰；以开拓创新的精神探索适应新形势新任务需要的档案工作的新举措，做到与时俱进。档案管理人员要学习与掌握现代科学技术知识，学习现代化设备的实践技术、电子计算机技术、网络技术、多媒体技术等，运用科学的方法和技术管理档案，以实现档案管理的现代化，促进档案工作的发展跟上当今时代的节拍。

二、不断促进档案信息化建设

（一）在思想上提高认识。随着社会经济的不断进步和档案事业的不断发展，社会各方面对档案的需求加大，需要我们档案干部及时适应新形势发展的客观要求，进一步提高政治理论和业务水平、增强现代化意识、提高自身综合素质。因此，在现代的信息化社会里，档案馆要想提高整体素质和服务水平，就必须进行综合治理和整体改革。档案馆综合素质及服务水平的提高需要提高档案馆领导的综合素质，从事档案管理人员档案的管理水平、档案馆的软硬件设施设备的管理操控能力及馆藏档案资源收集开发整理利用的能力。同时，要在心中构筑坚固的思想防线。档案安全体系建设作为系统工程，在首先提高认识的同时，还必须要做到执着认真、坚持标准，要有盯住不放、抓住不松的精神。特别是在档案管理中的基础建设过程中，更来不得半点的马虎。要树立“安全第一”的思想，强化责任与防范意识，确保档案数字化工作的安全性、保密性。并要求大家督促各单位在档案数字化过程中健全制度、查堵漏洞、杜绝隐患，确保档案安全万无一失。

（二）加强档案信息化建设。档案数字化是档案资源信息化的基础，也是分布式档案基础数据库的重要环节。档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、分步实施、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设。建立数字化系统就是利用数字化技术手段，将纸质、照片、录音、录像等不同载体的模拟档案信息转换成电子信息，形成计算机网络环境下可利用和共享的各类档案数据库，实现档案资源的社会共享。积极开展编研工作。档案编研工作要“立足馆藏，服务社会”，最大限度挖掘馆藏档案信息资源，紧紧围绕党和政府的需要、群众的需要和社会需要，为领导服务、为基层服务、为社会服务。加强电子文件归档管理。加强对本地区机关和企业、事业单位的电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档管理。逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。

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一、主要成效

（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。

（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。

（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。

（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。

二、存在的问题

在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：

一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。

二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。

三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。

四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。

三、几点要求

针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：

（一） 要加速档案管理现代化的进程。

档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。

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关键词：企业档案；管理信息化；建设

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）09-0-01

信息技术飞速发展的今天，管理信息化是企业提高竞争力的必然选择。企业档案作为企业重要信息资源，在企业信息化建设中具有重要作用，对提高工作效率，提升管理质量具有积极的意义。本文结合多年工作经验，对企业档案管理信息化建设谈一些粗浅的认识。

一、企业档案管理信息化建设的重要意义

1.更好的收集和管理档案。企业每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了企业的发展历史，对企业的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这种信息资源。同时，企业档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到全安控制、档案利用方式更加简单方便，也从整体上提升了企业信息化。在这样的条件下，能促进档案信息进行合理的开发和利用，是企业生存与发展的重要保障。

2.可用详实的档案信息支持企业决策和管理。决策及时正确，管理措施得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。对此，档案信息有着独特的优势，可以发挥重要作用。企业只有做到与时俱进，并高效地开发与利用档案信息，才能为企业的发展提供科学决策依据。

3.提高档案利用效率，降低企业管理成本。从企业来讲，档案信息化管理是企业管理信息化的重要部分。企业档案信息化的建设将为企业培养各类人才打下很好的基础，也为企业积累推进整体管理信息化的经验，有利于企业推进信息化管理提供了科学的参照方法。从而降低企业的管理成本，企业整体管理成本的降低，将为企业创造新的利润增长空间。通过对企业生产流程和管理流程中所必需的纸质材料和档案进行电子化，有效节省了日常管理工作中的纸张等购买材料成本，也节省了库房和文档保管设备成本开支，更可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本，也提高了档案信息利用效率，省去了许多麻烦。

二、企业档案管理信息化建设的基本内容

1.制定企业的档案管理信息化建设总体规划。企业档案管理信息化建设的总体规划制定之时，应服从服务于企业发展的战略。在分析企业自身的特点与发展目标的基础上，深入调查和科学论证，制定出切实可行的档案管理信息化长远规划及近期计划，形成一个规模较大的网络管理模式，推动档案信息化协调发展。另外，还应注重系统实际应用的效果，重视系统对企业信息服务的目标支持，强调系统的可扩展性和灵活性，给未来发展留下扩展空间。

2.逐渐实现档案管理的信息资源的数字化。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其它环节都建立在此基础之上。传统介质档案的管理是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息。即一方面要把以前形成的传统档案通过电子扫描转化为数字形式，以便通过计算机直接管理。另一方面要在日常工作中全面推行无纸化办公，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。

3.建立科学高效的数据库管理系统。数据库是档案管理信息化建设最基础也是最重要的工作，数据库是系统数据的集合，其中既有档案本身的数据信息，也有档案管理过程中新生成的信息，所以数据库的设计应确保将档案管理中所涉及的环节全面体现，以使用便捷、管理严谨作为原则，防止信息化管理的漏洞出现。档案生成后应及时和数据库建立关联，档案管理人员要对新档案的主要内容、生成时间、保密级别、维护要求进行详细的登记，生成序列号。当数据库建立后，档案管理人员应当变革保存方式，形成以传统档案保存和数字化保存并举的管理方式，对档案实行扫描和著录，完成数字化存储，方便日后查阅。企业档案信息化建设，不仅要重视档案本身反映的信息知识，还应该就档案信息所包含的关于档案产生组织、档案作者的隐性知识进行收集、归纳、提取。通过分析、研究、积累以及系统的自我学习，形成一个完善的档案知识库。

4.档案信息资源利用的网络化。档案网站是企业的档案部门在网上建设的信息站点，一般以网页形式给企业员工提供相关的档案信息和服务，进行档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。实现以网络为基础的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交申请，管理人员通过网络审核后即可按规定借阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大的方便，对异地和出差在外的人尤其如此。这样必然也会大大提高档案室的工作效率和档案的利用率。

三、推进企业档案管理信息化建设的一些建议

1.企业最高领导要高度重视和大力推动。首先企业最高领导应投入大量的精力关心和支持档案信息化建设工作，在资金、设备、人员等方面予以大力支持，并把档案信息化管理纳入本企业的综合工作计划范围内，从各方面关心档案信息化工作的进程。其次，各级领导，尤其主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中出现的困难和存在和问题。只有这样，才能提高全员意识，从而把档案信息化建设各方面的工作真正落到实处。

2.要加大对企业档案工作信息化的投入。投资是企业档案管理信息化建设的关键，资金可以帮助企业添设新型的机械设备，建立和完善档案信息管理系统，加快实现企业信息化建设。逐步完善档案信息安全管理体制，这也是完成档案信息化建设的保证。

3.要加大对档案管理人员的技术培训。档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。要做好档案信息化建设工作，档案管理人员的素质是最重要的因素之一。必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。档案信息化管理的核心是计算机技术的在档案领域的应用。因此，档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技术，还必须熟练掌握电子计算机技术，必须学会把现代化手段应用于档案信息管理的技能。

4.建立健全各项规章制度和标准规范。信息化建设的进程中，企业传统的档案管理制度已经不能适应改革和发展的需求。在数据库设计以外，信息化建设还应从标准化制度的层面改革现有的管理工作，对数据库的类别、与企业信息化管理系统对接、新档案必须具备的内容、数字化档案的保存等确立明确的标准，使档案的收集、保存、使用应从信息化的角度获得制度保障。在标准化的支持下，档案管理工作能够减少不必要的工作程序，使企业上下协同一致，共同在新的管理标准下开展工作。

5.注意新旧管理方式的转变。推行档案信息化管理必然会存在一个由传统模式向电子化模式转变的过程，在此过程中必须确保日常档案管理工作的正常运转，不出现因为过渡影响档案的保存和利用。较为妥当的方法是在过渡阶段采取双轨制，即两种管理模式在一定时间内同时存在，直到新的模式能正常运行为止。这样做无疑会增加档案室的工作量，但为了保证过渡的顺利进行这个过程是必要的。

6.保证档案信息的安全。实行档案信息化管理必然存在各种安全问题。首先是软、硬件的安全，比如记录档案存贮介质（光盘）的安全性、软件系统的可靠性等。还有档案信息管理方面的安全，即档案信息通过不同方式被外界获取等。前一种问题主要通过技术手段来解决，例如设计档案管理系统时充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标，光盘备份异地存放等。后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度和档案管理人员的责任心和防范意识，严格执行企业的规章制度，避免因档案管理人员失误而导致机密信息的泄漏。

四、结束语

总之，在科技技术不断进步的今天，信息化建设是现代社会档案管理发展的主题，而档案作为重要的信息资料，其信息化的建设也成当今社会发展的必然趋势。因此，我们既要认识到企业档案信息数字化、网络化的紧迫性，还要认真面对她的复杂性、系统性。企业应积极创造条件，采取有力措施适时逐步推进档案信息化管理，适应时代前进的步伐。

参考文献：

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关键词 浅谈 电子档案 问题

中图分类号：G276 文献标识码：A

1电子档案管理建设存在的主要问题

1.1档案事业经费投入不足，长期欠账

由于塔城地区所处地理环境特殊，经济发展与区内地州相比十分滞后，地区间发展不平衡，财力严重不足，用于开展档案事业建设的专项经费没有列入当地财政预算，只是人头经费，加之领导对档案工作的重视度不够，在档案工作上长期欠账，开展档案工作所需经费常常是用一点要一点，绝大部分单位档案经费仅限用于购买每年归档所需档案盒等一些档案装具。

1.2人员少，机构设置不完善，办公场所拥挤

一是定编少，没有相应的岗位，现有的人员无法正常开展业务工作；二是基层单位办公场所拥挤，档案室和办公室同在一室的现象普遍存在。

1.3电子档案管理困难

由于电子文件具有较多的格式和依托众多的软件这一特点，目前产生的电子文件种类复杂、文件格式多样，高达数十种。因不同背景和作用生成的电子文件，在收集、保管和利用方面与纸质文件的收集、保管和利用方法迥然不同。

1.4档案工作队伍不稳定，人员更换频繁

从历年统计数据看，在工作中所需的既懂信息技术又懂档案专业的人才十分缺乏，从事档案工作满5年以上的不足一半，有的单位甚至一年一换。从专业结构上看，现有的档案专业人员中档案专业毕业且从事档案专业工作的不足5人。

2解决电子档案管理建设中存在问题的对策

2.1争取领导支持是落实档案工作所需经费的根本

塔城地区电子档案工作如何开展，经费投入是关键性因素。决策经费投入的权利集中于各级工作部门的领导，要使电子档案工作得到一个适宜的经费保证，各级主管部门领导的决策无疑是关键性因素。因此，如何影响领导的决策，这是我们搞好电子档案工作必须面对的课题。

影响决策的关键因素是决策者对决策对象的认知和意识，因此，要影响领导对档案工作的决策，从影响领导对档案工作的各项法律、规定、要求等内容的认知和对档案工作具体情况的了解方面入手应发是可行的和有效的。由此笔者认为应该从一下两方面去做工作：

首先，各级档案部门、各单位要紧紧抓住2015年自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（以下简称《意见》），要通过向领导宣传和沟通让领导明确推进电子文件管理工作是《意见》中档案工作的要求，是必须要贯彻落实的、要纳入当地国民经济发展规划的一项长期的工作，资金投入必须纳入全盘体制管理，是长远的、持续的投入；其次，人事系统档案部门主动要求、及时地向领导汇报电子文件管理工作的具体情况、进展、所遇到的问题和困难，让领导掌握目前电子文件管理工作的实际情况，尤其是急需解决的问题，由此才能够使领导在经费安排决策时，能够将可能的经费安排到电子文件管理工作最需要的地方，避免决策的不准确而造成的工作被动和资金的浪费，从而使电子文件管理工作的开展达到高效、优质、科学的预期目标。

另外，不容忽视的是，作为档案工作部门还要用勤奋和创造性的工作和优良的工作业绩赢得领导的信任与支持。

2.2完善机构才能让电子文件管理工作纳入正轨，保证该项工作所需的人、财、物

建设数字化档案室已是今后信息化发展的必然趋势，电子文件管理工作应该是一个长期的常规化的行为，只有将电子管理工作纳入工作管理机制，建立必要的工作机构，完善工作运行机制，把电子文件管理装进工作机构这只“笼子”里，纳入例行的工作计划，步入正常的工作程序，才能使开展电子文件管理工作所需的人、财、物有保障。

2.3发挥档案行政主管部门的主导作用，做好电子文件管理的顶层设计，以根本上解决电子档案格式混乱和难以管理的技术问题

作为全地区档案主管部门的地区档案局应充分发挥主导作用，承担起作为全地区电子文件管理整体规划和统一规范顶层设计这一责任。通过制定和推行地区电子档案技术规范和电子文件格式标准，让新产生的电子文件达到规范化的目标，纠正目前电子文件格式混乱的现状。

2.4通过把好人员入口关、加强人员培训工作、落实人员相应待遇等来解决人员不稳定问题

一是把好干部的“入口关”、“使用关”。电子档案管理是一项专业性很强的工作，不是随便任何人都可以胜任的。因此，把好干部入口关既是电子档案工作的需要，也是稳定档案干部的必须；二是应注重档案干部的继续教育。电子档案管理不仅是一项全新工作，而且是一项技术发展和进步速度较快的工作。档案干部要持续胜任工作要求，必须不断补充新知识和学习新技能，这一过程是持续的，不间断的。因此，档案部门重视和加强档案干部的继续教育不仅是必须的，也是必要的，而且这项工作应该是一个长期的，持续性的工作，不可能是一劳永逸的；三是落实干部适宜的待遇。让付出和待遇相匹配，用适当的待遇留住人。

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【关键词】档案管理；更新理念；信息化

随着科学技术发展的日新月异，信息化技术被运用到越来越广泛的领域中去，档案管理人员也应顺应高科技时代的需求，更新档案管理理念，尽快实现档案管理的信息化，以适应新时期的工作需要。

一、当前档案管理工作的现状

当前的档案管理仍存在着“为保管而保管,重保管轻利用” 的思想,存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“ 不讲求社会效益和经济效益”的旧观念,还存在着“闭架借阅”、 “你查我调”的做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得档案管理领域不断出现新情况、新问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,缺乏开放和创新意识,成为制约档案信息化建设的重要因素。其次，以前纸张是主要的存储介质，辅助的有照片、磁带等，而纸质文件的缺点是难于永久保存，容易受到外界环境的影响而损坏，而且占用大量的空间，不言而喻，管理成本也比较大。要从纸质管理改变成电子化、无纸化，越来越多的归档文件资料是光盘、磁盘等介质，更需要相对专业的管理人才。专业管理人才的缺乏，将是制约档案管理信息化的一个最大障碍。档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因，馆室档案业务基础差，案卷质量不高，共享性差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一的标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理工作的信息化。

二、档案信息化管理的优势

档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，以便在运用时显示出其社会价值和经济效益。它与传统档案管理相比较，其优势主要表现在以下三点：一是传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，若数量庞大，需要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现，这些存储介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而易见的；二是在传统档案管理方式下，每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电子文档后定期或随时归档，并按事由进行分类，便于查找利用，既可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高了档案管理的维护性；三是在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。

三、实现档案管理信息化的主要措施

1、提高对档案管理信息化重大意义的认识

人事档案工作向来以默默无闻，无私奉献著称，档案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。

2、提高档案管理人员的信息化素质

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

档案管理者除了有较强的事业心之外，还需要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务。目前的电子档案，各种数字化档案管理系统被开发并被应用，利用计算机网络技术，建立完整的信息资料档案，可以便捷地实现统计、查询、检索等各类信息，能实时的对工作计划、措施进行适度的调控，档案信息化把档案工作从过去的手工操作中解放出来、增强了管理工作的科学性和时效性。

3、强化档案管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，目前，在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，造成档案信息的丢失和泄密，从而带巨大的损失，在档案管理中一定要对档案管理的相关政策进行认真的研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。