员工档案管理工作计划范文

导语：如何才能写好一篇员工档案管理工作计划，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：信息化技术 医院 档案管理 优化

随着医疗制度改革的不断深入，细致化、透明化是医院工作的鲜明特征。同时，医院档案管理工作日趋规范化、工作内容繁杂、工作形式多样化。面对这种情况，医院档案管理部门需要与时俱进，以信息化为基点，在采用现代化设备、革新工作人员思想，提高综合素质的基础上，不断优化医院的档案管理工作。进而，提高其管理水平，为医院相关工作的开展提供有力的支撑力量。 信息化技术下医院档案管理工作概述

1.信息化技术下医院档案管理工作的特点

在信息化大背景下，医院档案管理工作也呈现出新的特点。首先，档案信息来源的多元化。随着医院内部信息化改造，各个部门紧密相连。档案管理部门能够采集到各个职能部门的档案信息，比如，医疗、财务、教学，充分体现了医院档案信息的多元化。其次，档案处理要求具有时效性。在医院日常工作中，档案信息管理部门在服务各个职能部门的同时，也要服务于对应的上级部门、病人。因而，档案管理部门在获取不同部门信息之后，需要在最短的时间内处理好数据信息，使其系统化、电子化，为以后的使用提供便利。同时，档案管理部门具有多种服务功能，比如，光盘储存服务、现代通信网络服务。服务对象能够迅速获取各方面的档案信息，提高了档案信息的利用价值，还节约了大量的时间。最后，档案储存方式的多样化。文本方式储存是传统型档案管理的主要形式。随着时代不断演变，档案管理工作的信息化不断普及。随之，它的储存方式变得丰富多彩，而文本储存只是其中的一种。主要以在给病人服务过程中，所产生的电子文件、视听档案为主，比如，图像、声音。档案储存方式的多样化在减少档案信息储存空间的同时，还扩大了储存的范围，增加了储存的内容。进而，在保证档案信息完整性的同时，也使它的使用寿命得以延长，更好地展现自身的价值。

2.医院档案信息管理信息化的意义

在新时代下，医院档案管理信息化有着非常深远的意义。它能够实现档案信息的整合共享，充分体现档案信息的有效性、共享性、系统性。在扩大档案信息资源使用范围的同时，也更加容易导航，为医院不同部门、医疗科室提供便利。它能够对珍贵的档案原件加以保护，避免档案原件遭到损坏，降低关键性资料外流、丢失的风险。此外，它有利于档案管理水平的提高。就医院档案来说，数量大、种类多是其鲜明的特征。因而，档案的管理也比较复杂。对于这方面，档案管理的信息化能够减少工作人员工作量的同时，提高数据信息的准确性，提高工作效率。

二、信息技术下医院档案管理工作的优化

1.提高医院档案管理人员的综合素质

首先，档案管理人员在提高专业理论知识的同时，还要加强相关方面的学习，比如，档案软件知识、计算机知识、医学常识。以此，具备现代化的信息管理理论，成为新时代需要的综合型人才。其次，要不断提高医院档案管理人员的业务水平。对于这方面，医院可以采取各种形式，比如，继续教育、专业技能培训、进修学习，提高其专业技能。最后，医院要不断引入外部优秀人才，比如，从各个高校中招聘优秀的专业人才，为医院档案管理工作的优化提供重要的人才资源，注入新鲜的血液。此外，要加大医院档案管理工作的宣传力度，转变工作人员的观念，具备一定的思想素养、职业道德，保证档案信息的保密性。

2.以计算机技术为纽带，构建医院档案管理信息系统

从某种意义上说，构建合理的医院档案管理信息系统已成为优化医院档案管理工作的首要前提。它是其核心组成元素，具有多样化的功能，比如，储存、查阅、利用。而在构建该系统的时候，需要以这几个方面为切入点。第一，相关的计算机技术是档案管理人员必须具备的能力，为实现档案管理的规范性操作，完善对应的信息管理系统做好铺垫。第二，要以医院的实际情况为基点，全面而系统地分析存在的问题，使所构建的信息系统具有一定的有效性。需要注意的是：在设计过程中，需要坚持客观、适用、简易的原则。第三，加强医院档案信息系统的内部控制、管理，避免医院档案资料外流、丢失。医院档案管理部门要具有一定的安全意识。在净化网络环境的同时，规范计算机操作，有效防止受到网络系统受到不法侵害，比如，病毒、木马。此外，由于各种客观因素影响，档案的原始数据、电子数据很容易出现偏差，使原始资料信息丢失、遗漏等。进而，使档案信息数据不完整，不具备一定的真实性。在构建档案信息的时候，一定要谨慎小心，查缺补漏，使档案信息真实、可靠，并具有一定的完整性。

3.以先进技术、设备为桥梁，提高档案管理工作效能

以往，人工作业是众多行业采取的方法，比如，医院档案管理，需要大量的人力资源，工作效率也不高。就医院档案管理来说，纸质化是文档处理的主要形式，附加一些图片，录音等。档案管理是一项复杂而系统的工作，需要进行一系列的操作，比如，收集、日常维护、封存。如果都采用人工操作，将会加大工作的难度，不利于工作效率的提高。对于这方面，医院需要顺应时展的规律，引进一些现代化的档案管理设备，比如，信息处理系统、网上管理平台。进而，在简化档案信息管理流程，丰富管理形式的同时，能够减少医院在档案管理方面的成本支出，减轻工作人员的工作压力，提高工作效率，保证档案信息资料的完整、准确，提高其使用价值，避免重复使用档案资料。

4.强化医院档案管理制度建设

在日常工作中，管理层人员要对档案管理工作引起重视，还要熟悉档案管理工作。要以《档案法》为基点，从医院的实际情况出发，对档案管理的各项规章制度予以健全，为相关工作的开展提供重要的理论依据。比如，以医院档案信息的辨认难度，需要建立标准化的管理体系。这样可以为档案管理各方面工作的开展提供重要的理论依据，比如，信息的采集、分类，为档案信息的真实性、规范性奠定坚实的基础。此外，需要明确档案管理部门职责，落实到具体的工作岗位上。以此，提高档案信息资料的使用价值，具有一定的完整性。

总而言之，对信息化技术下的医院档案管理工作进行优化具有一定的实践意义，它能够使医院档案管理工作更加简化，使资料信息更加准确。同时，它能够在减少医院支出，提高工作人员综合素质，具备各方面专业技能的同时，提高工作效率，更好地服务于其它部门与患者。此外，在新形势下，档案管理的信息化、网络化已成为现代化医院发展的必然趋势。医院需要对此引起重视，加大投入力度，不断顺应时展的客观要求。在提高档案管理安全防范意识的同时，不断加强电子档案的管理，提高自动化的运用水平。以此，不断促进自身的发展，拥有更好的发展前景。

参考文献

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[2]李晓丽.信息技术条件下的医院档案管理优化[J].经营管理者，2011（15）：213

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档案管理工作是企业的基础工作，入职以来我深深地感受到了公司各级领导对档案管理工作的重视。在公司的全年第二次工作会议中，把档案管理工作纳入了公司下半年工作任务中，也使我这名新入职的档案管理员感到了自己下半年的工作任务的严峻性。我将努力在最短的时间内完成领导提出的工作目标。使公司档案管理工作向规范化、专业化方向再迈上一步，做到档案管理工作与公司的发展同步。

现将档案管理做如下工作计划，请领导指正。

一、对公司档案室现存档案进行了解

作为一名新入职的员工，我先从对公司的了解及对现存档案的了解而渐渐展开今后的档案管理工作。所以，入职以来我先学习了公司的档案管理办法，及档案归档目录指引，并对公司的组织架构、部门设置等进行了了解，之后对档案室现存档案进行了逐一查阅。目前此项工作已基本完成。

二、对公司档案室现存档案进行分类、整理。

通过对公司档案室档案的查阅，了解了现存档案的大致内容，同时结合公司的档案管理办法、档案归档目录指引、滨海新区城建档案2012年工程档案归档细则及自己以往工作经验对档案室现存档案进行分类、整理，做好卷内目录的编制工作，使得公司档案的分类在符合国家档案管理规定前提下，根据公司实际情况进行分类。保证档案工作能够为企业的经营管理和各项工作服务。由于现存档案基本没有卷内目录，需要逐一分类、编码，并建立电子版的资料索引目录，使档案室所有档案能够更加方便、快捷的被查阅和有效利用。所以将此项工作的完成时间暂定在8月底。

三、跟领导及同事探讨、修订公司档案管理办法。

具体工作计划为以公司现有档案管理办法为基础，征求各部门兼职档案管理员意见进行修订，对于档案管理办法的修订暂时计划从以下几方面进行补充修订，大致提纲为：1总则；2工作职责；3档案类目设置及分类；4档案管理实施细则；5档案借阅规定；6档案保密规定；7纪律与处分；修订完成后报部门领导进行审批，之后将根据部门领导的审批意见修改后的修订版报分管领导审批。(此项工作预计在9月下旬完成)。

    四、根据新版档案管理办法进行档案室的二次整理及档案收集

       在档案管理制度修订完毕后，对初步整理的档案进行系统整理。同时希望能使各个部门都真正参与到档案管理工作中，将各自手头档案进行分类、整理、制定电子版卷内目录，并将部分重要档案移交档案室，使得每一份档案都具有可查性。保证公司各类档案的完成性。此项工作计划在十月完成。

五、  档案管理办法试行、修改

在 10月、11月进行档案管办法的试行工作，希望能够通过两个月的短暂试行，发现一些档案管理方面存在的问题，进而为下一轮的修订工作做准备。

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办公室文员个人工作计划

初到公司，无论从业务能力，还是从思想上都存在许多的不足，感觉上是每天疲于应付工作。尽管如此，但是我在很多方面得到了公司领导、部门领导的正确引导和帮助，所以我在较短的时间内适应了新的工作。

20xx年有新的气象，面对新的任务新的压力，本人也应该以新的面貌，更加积极主动的态度去迎接新的挑战，在工作上发挥更大的作用，取得更大的进步。因此我做出20xx年工作计划来要求自己：

1、服从，一切工作要听从领导的吩咐和安排。

2、领会，要完全理解、遵照领导的意图办事。

3、执行，要坚决地落实贯彻领导意志，强化执行力。

4、加强创新精神。积极主动地发挥自身聪明才智，适应工作需要。领导交办的事情基本上都能完成，加强主动性。认真钻研、开拓进取的精神，工作上升到一定高度。

5、工作扎实，要与时俱进。作为青年人应有的朝气，学习新知识、掌握新东西。

服从工作并不是被动，很多工作可以提前预测、积极主动地开展，及时准确地掌握各方面的工作动态，及时向领导反馈各方面的信息，注重调查分析，为领导提供决策参考;同时，办公室工作还要讲策略，讲工作艺术，认真、科学地搞好领导与领导、同事与同事、部门与部门之间的沟通协调工作，不能扯皮、推委、出现工作空档。

其次，办公室文员工作相当于集团的小管家，办公室日常的物品采购、发放;各子公司常用物品的登记、备案等都由办公室完成，因此办公室文秘一定要有足够的耐心并热爱本职工作。

办公室文员的个人工作计划

20xx年公司办公室继续以提高素质，强化服务为宗旨，紧紧围绕公司的工作中心，狠抓工作作风和工作质量，努力争创学习型部门、服务型部门。为保证年度各项工作顺利完成，制定本计划如下：

一、日常工作内容

1、处理来函文件，登记、归档、统计资料、打印、复印函件资料。

2、编制每月办公用品，做好领用发放工作。

3、办理工作餐卡、药费报销及其它日用品的发放工作。

4、协助编制部门工资、奖金发放表格。协助做好工程部月材料、资金消耗表，水电、煤月度能耗表。

5、保证工程部办公室的清洁卫生和接传电话。

6、负责登记员工考勤表。

7、协助工程部对所有图纸、技术资料、图书进行分类，编号、建卡、存档、建帐和保持资料的完整性。

8、完成部门安排的其他工作任务。

二、宣传工作计划

1、 理顺公司宣传报道网络，加强领导和管理，使宣传内容更加丰富，贴近员工，提高工作的水平。

2、通过专业协会和其他媒体等渠道做好产品、企业形象宣传工作。

3、结合公司实际，强化公司形象宣传工作。重点理顺公司内部的标语、宣传口号、标牌、宣传栏、公告栏等使用公司统一色、统一尺寸等。

4、配合公司其他部门做好宣传报道工作。如：公司重大活动、题材的新闻报道策划;联络、接洽公司外新闻单位来公司采访、选材;归口管理各部门对外宣传报道的宣传口径等。

三、治安保卫工作计划

1、从进一步完善公司安全保卫工作制度入手，结合公司实际，在组织好研究、探讨的基础上，成立公司治安保卫大队，健全、完善公司安全保卫系统。

2、做好安全保卫人员的培训工作，提高思想、业务素质，维护好公司办公秩序、生产秩序。

3、完善社会治安综合治理工作制度，健全组织，开展好工作，加强综合治理目标管理，防止意外事故的发生。

4、做好重点要害部位、治安复杂场所的管理工作，定期检查，注意发现治安隐患，要求有关部门限期整改。

5、认真做好消防安全工作，制定消防器材的配备计划，定期检查、落实消防器材的使用、更新工作。

四、档案管理工作计划

1、统一管理公司的文书、科技、会计等各类档案，并督促、指导各归档部门按规定进行立卷归档。

2、对档案室及档案管理工作进行整顿，完善档案管理系统，健全档案管理制度，使档案管理工作更好地服务于生产经营管理工作。

办公室文员个人工作计划

办公室文秘一职，对我而言是一次机会，它能够充分展现自己的理想和抱负。我非常珍惜也非常感谢领导能给我这样一个发挥自己才能的机会。我将把这份感激之情化为工作的热情，扎实苦干，一丝不苟地完成领导交给我的任务。下面是本人20xx年具体的工作计划：

一、加强对工作岗位的认识

首先，办公室文秘这一职位是中介性的职位，整个集团的上传下达都是由办公室承接代办的，因此文秘工作一定要做到以下几点：

1、服从，一切工作要听从领导的吩咐和安排。

2、办公室文员工作计划及打算办公室文员工作计划及打算。领会，要完全理解、遵照领导的意图办事。

3、执行，要坚决地落实贯彻领导意志，强化执行力，做好办公室文员。

4、协助人力资源部做好各项工作。

5、协助财务部、物业部、项目部做好相应工作。

二、端正工作态度，认真做好每一件小事

细节决定成败。做好每一份细节性的工作是我对自己工作态度的要求，在工作中，领导交给的每一份工作我都能够把它当重要的事情去做，全力以赴，尽自己最大的努力高质量高标准完成，让每一份小事情都能够成为公司信誉和文化的展示窗口。比如说做好每一份文件的拟写和打印;做好每一份邮件的及时接收与回复;做好每一个通知的告知与转达;做好项目每一件物资的购买与送达等。这些其实都是小事杂事，但是每一个小事杂事又都是一件件大事，传达不准，处理不好就会影响外界对公司的整体认知与评价，因此在此方面，我一直在不断进步，尽力做到最好，努力提升自我，用自身得体的言行举止为公司塑造一个良好的公众形象。

三、提高工作效率，及时有效地完成领导交予的工作任务

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行政部是公司的关键部门之一，对内管理水平要求不断提升，对外要应对工商、社保等机关的各项检查。20__年上半年，行政工作紧紧围绕公司的经营方针、目标展开工作，紧跟公司各项工作部署。现将20__年上半年的工作做如下简要总结。20__年上半年行政部工作大体上可分为以下三个方面：一、人事管理方面1、根据各市场部人员的实际需要，有针对性、合理地招聘一批员工，配备到各岗位。目前，已在重点市场广东、云南、某、成都、武汉、南京等地招聘员工共计90余人，已转正员工50多人。2、较好完成各市场部人员的入职、转正、离职、调岗等人事审批工作，并即时上报集团公司人力资源部；3、规范了各部门的人员档案并建立电子档案，严格审查全体员工档案，对资料不齐全的一律补齐。4、强化内部管理与考核：完善公司员工绩效考核办法，为每个员工建立了员工绩效考核管理档案；5、岗位职责：对各岗位职责进行了明确分工，编写了公司员工职位说明书，使每位员工明确自己的岗位职责；6、与集团总部沟通，确定员工劳动合同签定及社保办理事宜。二、行政工作方面1、成功组织营销中心开业庆典：根据工作情况的需要，营销中心拟订将于12月底开业。行本文政部打好提前战,打扫新办公区卫生,开通新办公区的电脑、电话、网线，采购办公用品等，使营销中心顺利开业。2、证照办理工作：集团公司驻广州办事处证照的办理如期完成，保证营销中心工作的正常开展；并与各市场部沟通协调，各市场的证照办理工作正在进行。3、和相关职能机关如工商做好沟通工作，以使公司对外工作通畅。4、对内严格审查各部门的办公用品的使用情况，并做好物品领用登记，合理地采购办公用品。5、严格控制各项办公费用开支，以节约降低成本为第一原则。6、做好公司各部门后勤管理保障工作：机车票预定、食宿安排等，及时、主动的完成日常管理工作中的各项工作。三、公司管理运作方面1、根据市场发展情况及结合集团公司相关制度，制定相应的管理制度，使各项工作有章可寻，为强化内部管理提供了制度保证。行政部出台了《行政部管理手册》，内含《固定资产管理办法》、《办公用品管理办法》、《传真收发管理》、《电子文件管理》、《档案管理》、《打印复印管理》等，并制定《公司假日值班制度》、《卫生轮值制》等多项规章制度,通过落实各项规章制度,规范了工作程序。

2、逐步完善公司监督机制，加强了对员工的监督管理力度。3、充分引导员工勇于承担责任。逐步理清各部门工作职责，并要求各人主动承担责任。4、加强对全国各市场部的管理：统一实施各项制度管理制度，统一使用日常工作表格，要求各市场部每月上报有关统计数据。20__年上半年工作尚存不足之处：1、作为公司的综合管理部门，在对各市场部的管理、协调方面还有很多的欠缺，对各市场部工作情况、人员纪律的检查力度还不够；2、对公司内部的监督、管理（如环境、卫生的检查等）不力；3、缺乏对公司企业文化及工作氛围的建设；4、员工培训机制有待完善和加强；5、人事工作还处于传统的劳动人事管理，应从传统的劳动人事管理逐步向现代人力资源管理过渡。下半年，行政部的工作重点将从以下几个方面着手工作：1、继续完善公司制度建设。特别是在日常行政管理和劳动人事管理方面加大制度建设的力度。修订和完善奖惩规定、激励机制等制度。2、加强培训力度，完善培训机制。企业的竞争，最终归于人才的竞争。目前公司各市场部人员的综合素质普遍有待提高，尤其是各市场部负责人，需根据实际情况制定培训 计划，使培训工作能起到切实的效果。3、协助各市场工作，加强与员工沟通，加强团结，迅速营造良好办公环境4、加强公司档案的管理，强化保密管理工作。行政部将着重加强档案现代化管理，对档案进行计算机管理，争取早日实现档案管理电子化；强化保密文件管理工作，加强机要文件的取送、传阅和保管工作。5、加强劳动人事管理工作：劳动人事管理工作实现规范化管理方面仍有待加强，提升管理水平，完善人事档案管理，从单纯的事务性工作向现代人力资源管理过渡。6、推行网络，提高公司办公效率水平，逐步向无纸化办公目标迈进。7、组织员工活动，加强企业文化建设工作，让员工对企业有良好的认同感和归属感。行政部在20__年上半年的工作中虽取得了一定成绩，但还要努力工作、加强学习、积极配合各市场部工作，尽最大的努力使公司的整体形象、工作水平上升到一个新的台阶。《行政部20__年终工作总结及20__年工作计划》行政部20__年终工作

总结及20__年工作计划。

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关键词：档案管理；质量评估；问题；提高

中图分类号：G279.27 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2012）29-0060-02

质量是组织和个人关注的焦点，没有质量就没有效益。随着我国人事档案工作的不断发展，档案工作质量日益受到人们的重视。档案工作质量评估是依据一定的标准，对人事档案的管理工作的过程和结果进行审核，审核其是否到达预期的工作目标。关注档案质量，对档案工作质量进行评估既是档案工作自身的需要，也是社会发展的需要。

1 企业人事档案管理工作的作用

1.1 促进企业的发展

当今社会，国际之间的竞争是综合国力的竞争，归根结底是科技和人才竞争。在科学技术高速发展的今天，人才在国际竞争、国内竞争、企业之间的竞争显得尤为重要。人事档案管理工作是人才工作的重要组成部分，做好企业人事档案工作，可以极大的促进企业人力资源管理工作。人事档案工作管理的好，档案能够反映人才的客观情况，有助于企业根据每个人才的不同特点合理安排工作，有助于企业开发人才资源，极大发挥人才的聪明才智，调动员工的积极性，贡献自己的力量，促进企业的发展。如果人事档案残缺不全，人事档案管理工作混乱不堪，不能使各类人才得到充分的使用，影响甚至阻碍企业的发展。

1.2 促进企业人才的选拔

由于人事档案真实、客观地反映了员工的个人经历、业绩等情况，所以对企业录用新的人才提供了重要的依据。做好人事档案管理工作，可以有效的提供系统、全面的人事档案信息，促进了企业人才的选拔。同时，做好人事档案管理工作利于对员工的情况全面了解，利于制定出科学合理的人才培训、培养计划，为企业培养优秀人才。

1.3 利于对人才进行人性化管理

企业根据员工的档案可以有针对性的对员工提供帮助，解决员工困难；可以分析员工的发展潜力，以人为本，帮助员工制定科学、合理的职业规划；可以使员工在工作合理的工作岗位上，最大发挥自身的潜力，实现员工的自身价值；可以根据员工不同的特点，选择最恰当的激励方式，提高员工的积极性，提供员工的忠诚度，减少离职率。

1.4 保障个人利益

由于人事档案具有真实性、客观性、历史性，随着个人的成长，不断加入新的内容，是人生的一面镜子，伴随着每个人的一生，所以人事档案具有不可代替的凭证作用。当个人工作调动、入党政审、职称评审等必须经过档案的审核。如果人事档案管理工作没有做好，档案遗失或档案材料残缺不全，就可能不能进行有关的活动，损害其合法权益，影响个人利益。

2 档案工作质量评估原则

2.1 客观性

档案管理工作本身是一件客观性的工作，对此进行的质量评价也应该客观的，档案管理工作评估的指标和评价内容也应该具有客观性，排除主观因素的干扰。通过档案工作质量评估来客观反映档案管理工作的问题和内容，符合档案管理管理工作的实际和需求。

2.2 实用性

档案的质量影响档案价值的实现。档案质量高，档案的开发价值也就高。档案工作质量之所以可以得到越来好的发展，其中档案工作质量评估功不可没，档案工作质量评估具有一定的实用性，能够切实的对档案工作质量进行评估，经得住时间的检验。当然档案管理工作还可以在实用性方面取得更大的进展，使评估标准和内容更易于被工作人员接受，使用更方便，进一步督促档案工作的发展。

2.3 导向性

档案工作质量评估应该遵循档案事业的发展方向，通过具体的评估指标来体现国家对于档案工作的具体要求；档案质量评估工作为各档案管理部门制定各自档案工作计划的依据，体现日常档案工作中的主要工作环节和工作重点，指出各级档案部门和各类档案机构的工作重点。

2.4 科学性

档案质量评估工作能够科学的、合理的、规范的反映档案工作中的各项规律和档案事业的发展规律，这就要求对档案工作质量有科学规范的评价体系，有科学的评价标准及程序，带动档案管理工作的发展。

2.5 程序性

档案管理工作评估必须遵循一定的程序。评估工作基本分为自评摸底、核实公示、实地测评、结果反馈、总结评议五个步骤。自评摸底按照文件精神及评估标准进行自查、整改、自评，形成自评报告。核实公示是对自评材料准备情况进行核实，并在国家档案局网站上予以公示。实地测评是将评估委员会组成若干评估小组，分别到各地进行实地测评。结果反馈是评估小组向被评估单位及当地分管档案工作的领导反馈评估情况。总结评议是对评估工作情况进行分析、总结，形成书面综合评估报告报国家档案局。

3 档案工作质量评估存在的问题

3.1 目标不明确

首先，档案工作质量评估机构目的不明确，单纯为了评估而评估，对于为企业和个人提供便利方面则不注重。有时评估只是象征性的工作，没有真正去做好评估工作，不能及时发现档案管理工作中存在的问题。档案管理部门应付评估，一切工作都是为评估做准备，没有真正从为企业提供人才、为人才服务出发，甚至有的档案管理工作部门只是在评估期间做档案管理工作，临时抱佛脚，只追求数量，不要求质量，评估工作一旦结束，档案管理工作也随之结束，评估工作也没有在这方面进行评估。

3.2 准备过程不规范

准备过程不规范主要体现下面两个方面：其一，过分追求形式统一。做好档案质量评估工作，进行档案工作标准化、规范化是必要的，但是要有个度，过分追求形式统一，不仅会给企业带来经济负担，也会档案本身造成损害。其二，评估准备工作没有分清主次。很多企业在档案质量评估投入很大较大的资金用于先进设备的购买，完善硬件条件，硬件条件建设很好，但是却忽视了档案本身的质量更为重要，材料用笔不规范书写不规范，字迹不耐久等。

3.3 评估整改工作没有做好

档案工作质量评估目的是发现档案管理工作中的问题，指出后进行整好，使档案管理工作做得更好。但是如果指出问题后，档案管理部门没有去改正，评估工作也就没有意义。很多档案管理部门对于评估给出的意见没有及时整改，等到下次评估工作时才进行突击更改，甚至有些企业根本不进行整改，这样使档案质量评估工作的效果大打折扣。

4 提高档案工作质量评估的对策建议

4.1 转变观念，加强教育

加强评估人员及档案管理人员的教育，使改善评估工作，加强档案管理工作质量的重要条件。让评估人员及档案管理人员参见培训、交流学习、学术讲座，进行继续教育，加强思想政治学习，真正做到以评促建、以评促改。

4.2 加强日常评估，注重整改

讲评估工作量化的日常的工作中去，从档案日常管理工作入手，完善细节。在评估工作中注重档案质量，以提高质量为主，追求质量与形式共同提高。在评估工作提出的意见，要督促档案管理部门进行整改，真正促进档案管理工作的发展。

4.3 加强监督

为完善评估工作，加强档案工作质量，需加强档案质量评估工作的监督。

①主管部门进行定期考核。主管部门进行定期对评估工作、评估整改工作进行考核。

②中介机构测评。引入中介机构进行测评不仅能激励评估部门做好评估工作、档案管理部门高质高效的管理人事档案，同时使档案评估、管理更加全民化、透明化，提高全社会的档案意识。

③个人监督。员工本着对自己负责的态度，进行对档案评估工作、档案管理工作进行监督。

5 结 语

进行档案工作质量的评估可以提高档案质量，促进档案管理工作的发展，使档案科学规范的同时，更好的为企业和个人服务。为此，要加强对档案评估工作的研究，发现问题并加以改正，真正达到评估促进档案管理工作整改、提高和发展的目的。

参考文献：

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关键词：档案管理；难点；对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2012年8月30日

为促进办学资源的整合，许多地方的中专学校进行了合并。但是，合并后不少学校的档案工作却出现了管理混乱、人浮于事、效率低下等诸多问题。这些问题如果不能得到尽快解决，档案部门将无法做到为教学、科研服务，影响学校的健康有序发展。

一、合并中专学校档案工作中的难点

1、有制度，缺管理，没有做到依法治档。一般来说，所有的学校包括中专学校都会制定档案管理工作规范（如档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等）、档案工作人员岗位职责等规章制度，每年也例行撰写工作计划和工作总结。但是，在不少中专学校中，这些规章制度往往是写在纸上、挂在墙上，往往是为应付上级的检查，真正得到贯彻落实的并不多。工作计划和工作总结也往往是说一套，做一套。

2、档案排序不统一，重新理顺问题明显。合并中专学校大多由两个或两个以上规模相当、类别相近的学校并建而成，原各学校的办学宗旨及基本职能差异很大。相应的，各学校的档案类目设置、类别排列及档案号的编制也各有不同，导致合并后档案排列顺序及管理的重新理顺问题。另外，合并前各学校档案管理体制不统一，有的学校实行档案集中管理，而有的学校实行职能部门管理，人事、科研、教学等部门各管自己的档案；有的学校实行专人管理，而有的学校由兼职档案员管理。这些问题导致了工作效率低下，对合并中专学校的管理工作带来了不小的负面影响。

3、专业档案人员缺乏，队伍不稳定现象突出。在中专学校，档案部门属于教学辅助部门，档案管理人员属于教学辅助人员，这一机构往往不受重视，再加上档案工作本身枯燥、乏味，不易出成绩，需要有较强的工作耐心。因此，这一岗位对年轻人缺乏吸引力。所以，很多学校的档案管理人员大多由其他部门人员兼职，缺乏专业背景，而且许多人年龄偏大，学历低，知识比较单一。再加上日常工作的忙碌，造成他们没有更多的时间和精力钻研业务，缺乏必备的专业技能。这种状况直接导致了档案管理人员结构老化，甚至档案队伍不稳定的局面。

4、基础设施建设滞后，信息技术利用有限。由于经费投入不足，不少中专学校的档案管理信息化程度严重不足。收集的档案材料仍以纸质为主，电子文件的收集整理步伐缓慢，查询起来非常不便；此外，一些年龄偏大的档案管理人员对信息技术的应用不够主动，对计算机网络技术、信息化管理的方法掌握程度较低，有的甚至不想了解，更不想接触，要想掌握更是无从谈起，这种得过且过，不求进取的想法对提高档案管理水平是非常不利的。

二、合并中专学校档案管理应当把握的几个方面

针对合并中专学校档案管理中存在的上述主要问题，应主要采取以下措施：

1、建立并落实档案管理制度，依法治档。档案工作是学校工作的基础和依据，建立健全档案管理工作制度，是合并中专学校搞好档案工作的关键。要在《中华人民共和国档案法实施办法》的指导下，制定并完善学校的《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《教学档案管理规范》、《科研档案管理规范》、《档案鉴定、销毁制度》、《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列配套管理制度，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，使中专学校档案工作按科学化、程序化、规范化的轨道运行。

2、提高档案意识，加强档案管理人员队伍建设。合并中专学校应该增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使大家充分认识到档案工作是学校的宝贵财富，是学校发展不可替代的资源。要从学校长远发展的目标出发，制定出统一的档案管理方法，便于档案的集中统一保管、利用，以形成档案工作的良性循环。同时，还要建立一支稳定的档案管理人员队伍，注重对他们的培训，依照学以致用的原则，结合他们的年龄、文化程度、业务熟悉程度来进行培训，使他们掌握有关档案的新知识、新技术、新技能，了解档案界的研究动态、档案工作发展趋势及现代科学技术在档案工作中的运用等内容。

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现阶段，我国国民经济快速发展，日益改善了人民生活条件，提高其生活水准，面对此，人们对信息需求量也逐渐增加。为适应人们对信息的需要，亟待有效解决好事业单位档案管理工作的相关问题。但是，有关部门与工作人员做好档案管理工作具有一定难度，由于事业单位档案管理这项工作同时具有专业性与事业性，因而对工作人员良好的耐心要求较高。

1 事业单位档案管理工作的现状

1.1 档案管理工作的重视度不够

在事业单位档案中存在的重要信息量较大，和事业单位工作发展具有紧密的关联。主要包括单位员工的身份背景、工作流程的详细记录等，如果漏掉了档案管理工作，则可能带来泄露数据、侵犯个人隐私权等问题。因此，对事业单位而言，档案管理是一项重要的工作，应当引起相关成员的高度重视。然而现实中对该问题的重视程度远远不够，无论档案管理工作如何完美，都很难给事业单位带来显著的效益，因此，大多数事业单位的领导者都对档案管理工作不够重视，因而对档案管理工作的直接实施者，即档案管理人员等下级员工的积极性也产生影响。许多档案管理人员还没有认识到档案管理工作对事业单位的重要意义，将档案管理工作单纯的看成一份对档案文件进行整理与保管的工作，再加上受上级领导的消极态度影响，档案管理人员很难对工作付出努力，导致档案管理工作始终处于一种得过且过的状态，员工们不能按时进行相关档案记录工作，拖延工作时间，最后越积越多，只能一带而过，致使档案不完整，影响他人查阅档案的查阅效果。

1.2 档案管理模式落后且设备老旧

大部分档案管理部门仍旧以账目记录、书本记载为主要方法，以传统的档案管理模式低效运营。随着科技的进步与信息化时代的发展，传统的档案管理模式无法将如此巨大的信息量快捷、有效地存入档案库中。同时，由于事业单位的领导者对档案管理工作不够重视，不能及时更换档案管理工作需要的新设备，很大程度上限制了档案管理员的档案数据记录速度以及档案查阅的效率。

1.3 人员的专业知识与职业素养不够

档案管理工作表面上是一项简单的工作，然而在实际工作中难度较大，对档案管理人员的专业知识与职业素养有较高要求。然而大部分档案管理部门对一问题不够重视，以为仅仅端正工作态度、提高工作效率则能有效完成该项工作，造成大多数员工对专业知识的研究、职业素养的培养都难以达到信息化档案管理工作的标准。实际工作中，一些员工缺乏专业知识，没能掌握专业的档案管理技术，甚至不能很好地完成一些基础工作项目，致使档案管理工作效率低下，工作业绩也不尽如人意；还有一些员工缺乏职业素养，工作稳定性差，以至于出现员工突然辞职甚至是档案数据泄露的现象，对事业单位来讲是一个不小的安全隐患。

2 事业单位档案管理工作的有效对策

根据当前事业单位档案管理的现状，事业单位领导者应完善档案管理工作，着重抓好针对档案管理工作现状的以下几点对策：

2.1 树立法制意识并完善制度

树立法制意识是做好档案管理工作的必要条件。首先，应该让每一个档案管理工作人员对《档案法》有一个大致的了解，这样，档案管理人员在以后的工作中，也会有法可依。而且，《档案法》对档案管理工作人员会产生一个约束，在这种情况下，档案管理人员的工作行为就会变得更加规范。其次，事业单位应该完善自身的档案管理制度，档案的管理者可以进行网络管理，在网络的帮助下，管理者对档案工作会有一个整体的掌握，管理者一旦发现工作人员的不足之处，一定要及时告知该工作人员，并督促他改正。除此之外，相关领导应该将档案管理工作纳入到年度重点工作计划中，这样，在改善档案管理工作时，工作人员就会有章可循。

2.2 加大资金投入

因为传统的档案管理模式难以满足当前信息化时代的发展需求，因而必须改变传统模式，运用新型信息化档案管理模式完成该项工作。作为社会信息化的一项重要工具，计算机日益发展为新型档案管理模式的重要角色。相关记录软件的合理运用，有利于档案管理人员在电脑中方便快捷、合理有序地输入完整的数据信息。档案管理人员可构建一个档案查阅网，将数据传输到网站上，以便人们浏览和查阅，无论是档案管理人员还是查阅人员，时间精力都大大减少。与此同时，档案管理人员必须对网络安全给予重视，避免侵入计算机病毒，防止非档案拥有着盗用档案信息。另外，新的档案管理模式的运行必须引进先进的设备，创造良好的办公环境，因此需要耗费大量的资金，然而很多地区缺乏充足的经济基础。这时，档案管理部门可以向地方政府申请资金补助，利用这些资金购进新的相关档案管理设备，并且置办优越的档案管理办公环境，有助于新型管理模式的运行和档案管理工作的完善。

2.3 加强档案管理工作人员培训

由于档案管理工作具有极强的专业性、技术性和系统性，因此，有必要强化档案管理工作人员的培训。首先，培训管理人员应当增强其对该项工作给予重视的意识，积极展开对管理专业技术的培训。目前，社会发展需要巨大的信息量，因此对档案管理人员的素质要求也较高，促进培训的积极开展，适应社会发展需求，进而推动事业单位健康可持续发展。

2.4 开发档案信息资源

从开发档案管理信息资源的角度上来讲，首要任务就是根据传统档案管理理念做出管理方法上的优化，关键在于树立端正积极的档案管理工作理念，加强事业单位档案信息资源的开发在档案管理工作中的重视程度，进而在保证档案管理价值的前提下发挥档案信息资源的重要作用。另一方面，在优化档案管理的过程中，应体现出事业单位的主动性与自觉性，根据各事业单位的实际情况，为事业单位管理层提供必要的参考依据进行决策。同时，事业单位可以通过网络途径进行传播，宣传事业单位面向社会的服务政策，改善民生的同时为事业单位树立优良公众形象，从而营造出有利于档案管理工作发展的社会环境。

3 事业单位档案管理工作的趋势

现阶段，我国事业单位的文件管理制度相对滞后，缺乏健全的保护档案管理工作的机制。由此可见，我国事业单位的档案管理工作仍有较大发展和进步空间。目前我国必须对这一问题给予关注，重视其在将来发展中的作用，积极有效解决相关问题。在档案管理上，我们可以利用互联网储存档案，这样既可以降低档案管理人员的工作量，又可以防止人为泄露档案事件的发生，但是，我们一定要加强网上安全的管理，防止黑客的侵入以及存储文件的破损。总而言之，事业单位档案管理的未来发展趋势一定是以科学技术为核心的，所以，在现在，相关的部门和工作人员就应该不断努力、不断探究，提升在档案管理方面的科学技术水平，使档案管理工作的发展速度越来越快，完成质量越来越高。

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1、缺乏档案管理的意识。

社会保障制度相关体系的完善，使得相关部门加强了对合同制工人养老保险相关工作的认识，加大了资金和人员的投入力度。但我国很多企业大多重视养老保险业务的工作，忽略了对其档案管理的重要性，缺乏一定的宣传，从而导致对合同制工人养老保险档案进行管理的意识仍然薄弱。再加上我国目前企业缺乏专门的保险管理部门，管理人员也缺乏一定的专业知识，没有全面掌握养老保险档案管理的相关知识和技能，对档案管理的质量和工作效率造成了严重的影响。

2、管理方法和手段较为滞后。

目前合同制养老保险档案管理中面临的最大难题就是多头管理。多头管理的形成主要是由于档案管理涉及内容较为繁杂，环节较多，例如：合同制工人的养老保险资料保存在多个部门中，工人要想全面查询自己档案信息，必须查找多个部门，非常麻烦。再加上我国现在企业保险部门大多采用纸质来管理档案，这样使档案查询工作更加困难。近些年来，随着计算机技术的不断发展，电子化的计算机档案管理系统越来越受到相关机构的青睐，但目前由于专业技术人员和设备的短缺，在实际工作中仍无法充分发挥出现代化技术的优势。

3、管理工作人员整体素质不高。

档案管理人员整体素质的高低直接影响着档案信息的质量，目前很多企业为了节约成本，很少聘用具有较高专业技能的管理人才。很多档案管理人员往往身兼数职，一方面缺乏足够的档案管理知识，没有熟练保险业务；另一方面企业对合同制工人养老保险管理的投入力度不够，无法及时整理和归档工人的保险资料，从而很大程度上损害了工人的利益，并大大降低了企业档案管理的整体水平。

4、执行力度不足，缺乏制约。

一是由于保险经办部门没有投足足够的力度来管理档案，落实不力。一些控制制度逐渐趋于形式化，仅为了应付相关部门的抽查，当遇到实际问题时无法灵活、有效地解决。与此同时，企业内部监管部门受多方面因素的影响，无法充分发挥其重要职能，所以使内部控制制度更加流于形式化。

二、几点建议

1、健全完善制度，树立牢固的档案意识。

养老保险在我国经过多年发展，已积累了大量的业务资料，例如参保职工的个人账户、参保企业的历年缴费资料等，这些资料不仅表现了合同制工人养老保险的发展过程，还是用于处理各种保险关系的现实依据和历史依据，直接影响着参保职工、参保单位等的切身利益。因此，无论是企业的领导还是普通工作人员，都应重视档案管理的工作，并将其纳入企业全体员工的岗位职责和全局工作计划的范围内

2、更新管理观念。

在对合同制工人的养老保险档案信息进行收集过程中，要抛弃传统陈旧、单一的被动观念，主动与相关渠道建立联系，全面、真实、准确地对工人各项信息进行记录。

3、科学归档，理清条理，提高档案质量的整体水平。

对合同制工人的养老保险档案进行管理时，必须注意其条理性。由于企业养老保险档案管理信息众多，管理工作较为复杂，所以必须确保分门别类工作的科学性，并据此来进行归档，以便于为日后利用和管理工作提供更多便利。

4、提高管理人员的整体素质。

由于养老保险内容具有较高的变动性、广泛性、规范性及权益性的特征，所以对管理人员提出了更高的要求。所以，企业必须加强对已有员工的培养和提升，高度重视企业人才的引进。可以参照一下几点：一是建立完善用人机制，聘用专业技能强的档案管理员工；二是加强对已有员工的培训力度，从而为提高企业工作效率和质量提供更多便利；三是提高档案管理员工的职业道德，从而培养他们爱岗敬业、乐于奉献的工作精神，从而为参保员工提供更加优质的服务。如果管理人员具有精湛的业务又掌握计算机技术，那么会使档案管理工作更加智能化。

5、运用科学化的管理手段。

随着社会信息化和科技化的不断发展，企业档案管理动态化、数字化及网络化的实现势在必行，也是社会发展对企业提出的要求。企业养老保险档案管理硬件设施环境的改善，计算机先进设备的引进及专业管理人员对程序软件的开发，使养老保险档案管理工作更加信息化和科学化。而档案库的建立，使管理人员能够利用计算机软件归档参保人的资料，从而为准确查找资料信息提供了更多便利，可随时将变动后的参保人信息归入档案中。并且该管理手段的运用能够使各级养老保险的管理机构和相关企业逐渐实现联网目标，从而很大程度上节省了时间，提高整体工作效率。

6、加强内部基金财务的管理。

加强企业内部保险经办部门管理的关键工作就是建立完善企业基金财务管理。企业内部保险经办部门的管理工作需要内部相关制度的保障，该制度应让所有参与工作的人员遵守。必须以职务的分享原则、审批业务经办的分享原则、资金财务的分离原则为基础，来明确财务工作人员的具体责任。有关基金财务管理的决策应由全体工作人员来做出，严格根据职责权限进行分级审核，完善授权批准的手续，杜绝各种越权行为的出现。

7、加强企业内部组织结构的管理。

加强企业内部组织结构的管理使企业层次顺序足够明确，协调及合作体系足够有效。企业办理养老保险的部门根据养老保险的业务流程、企业内职能部门的实际情况、内控管理的基本要求设计出相应的组织体系，划分出合理的管理层次，从而为企业监督管理工作提供了更多便利。

三、结语

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关键词：电子档案；管理系统；农机安全监理

1当前农机安全监理中存在的问题

1.1没有及时开展宣传教育工作

农机安全监理工作的落实，能够促进农机设备使用的安全性得到提升，但工作在具体落实阶段却受到很大的阻碍影响，工作开展形式缺乏规范性。农机监理宣传达不到预期的目标，大部分基层群众都不理解这一工作存在的意义，因此安全监理人员也并不能为群众解决农机应用期间遇到的问题。农民对农机养护缺乏专业知识，受自身文化水平限制，很难理解农机安全宣传知识，仍然按照自身理解对设备进行操作使用，留下了安全隐患。现阶段的农机安全监理工作，存在（三差一低）现象[1]。这些问题为农业生产带来了隐患，农机监理工作开始阶段没有及时开展教育宣传活动，因此风险问题迟迟得不到解决。

1.2没有严格规范档案管理制度

农机监理工作开展期间，会产生大量的档案信息，如果不对这部分信息进行保存管理，丢失后很难再次补充，增大了日后管理工作开展的难度；工作任务落实期间，基层工作人员对岗位责任认识不够，存在基础工作不规范的现象；在工作期间，农机监理不能起到监管作用，不明确农机使用阶段的详细安全准则，对不规范的操作更正，农机设备发生故障的几率也增大。

1.3没有意识到档案管理工作的重要性

档案是后续农机安全监理工作开展的依据，意义重大。电子档案管理理念虽然已经提出，但并没有落实。目前，档案管理工作并没有得到重视，甚至存在专业性不足的现象。个人责任意识不足档案管理是服务性工作，但目前大部分在岗人员重视管理轻视服务，造成档案不能在农机监理中发挥作用。

1.4没有完善的电子档案管理系统

电子档案的制作需要专业设备，通过扫描处理等工序将档案存储在计算机设备中。农机安全监理单位缺乏专业设备，计算机办公系统得不到更新，很难完成档案的制作与存储任务。电子档案可以基于网络环境下使用，减少信息传递所用时间，但在网络环境中也存在一些病毒风险，一旦入侵到计算机系统中，必然会造成严重的信息丢失问题。现有系统的防御能力并没有达到安全标准，因此电子档案制作计划仍不能快速开展。

2电子档案管理系统在农机安全监理中的应用意义

1）全面落实电子档案管理工作，加强基础设施建设，可为农机安全管理工作任务的开展提供保障。农业机械是不断发展进步的，安全监理应当做出调整，随着农机设备进步。电子档案据需求对内容进行补充以及调整，符合农机监理工作需求。

2）加强农机电子档案管理为农机监理工作人员制定工作计划、进行日常执法活动以及规范安全监理提供了重要的参考资料，其中所记载的机手肇事与事故处理案例使其成为农机安全宣传的重要教材，电子档案管理系统在农机安全监理中的应用，提高了农机安全监理的效率和质量，促进了农机安全理的科学化、规范化和标准化[2]。

3）加强农机电子档案管理是现代社会发展的需要，实现信息资源的有效整合，符合科学发展观的要求，有利于促进农机档案资料整理、保管及其规范化和标准化，有利于农机安全监理信息资源的共享，有利于促进我国农业机械化事业快速发展。

3加强农机安全监理电子档案管理的措施

1）完善电子档案管理系统。传统管理理念中存在的弊端问题来进行改进，提升管理制度的落实程度。纸质档案管理要在完善的体系下来进行，针对常见的损坏丢失问题，可以作为管理任务开展的重要内容，做好档案防火防潮处理。电子档案制作期间要对信息完善程度做出检验，避免出现内容的遗漏。

2）应对电子档案制作以及应用技术的普及。由于档案管理人员在固定模式下工作，很难在信息化模式下工作。所以，必须通过培训讲座的方式来提升员工适应能力，更高效的完成农机安全监理档案管理任务。电子档案与传统的档案相比较，更安全便于使用，可以根据使用者的需求进行信息共享以及备份，即使办公计算机系统受到病毒的攻击，通过备份恢复保障档案管理系统的正常使用，这一特征是传统管理模式不具备的。

3）农机安全监理工作开展期间应当对信息资料及时保存，并随着产生录入到计算机设备中。完善电子档案管理体系，培养高素质人才关键，档案管理应当与农机安全监理得到同等的重视，培养档案管理人员的计算机操作能力，解决电子档案系统运行期间问题。档案管理人员的服务态度需要提升，可以定期开展交流会议，员工之间交换提升工作质量的有效建议。

4结束语

我们应当注意加强对农机电子档案管理基础设施的建设与管理，有效利用信息技术来加强农机安全监理档案管理工作，促进农机安全监理档案管理的现代化、提高农机安全监理档案管理工作人员的素质，促进农业机械化事业的快速发展。

参考文献：

[1]王伟.电子档案管理系统在农机安全监理中的应用[J].农民致富之友，2014，(10)：16-18.

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一、办公自动化文书档案管理的现存问题

（一）受到传统观念的影响

现代化社会收到了信息技术的影响，因此人们也有了高效开发信息的意识。在企业具体工作中，传统的文书档案管理工作基本都是人工、纸质的工作形式，同时档案一旦存档都是处于封闭和半封闭的状态，费时费力并且不容易查阅。自动化档案管理工作思想出现之后，档案管理工作人员并没有引起足够的重视，同时也没有丰富的实践工作经验，同时还受到一定的经费影响，导致文书档案管理工作一直得不到应有的重视，文书档案管理工作质量也一直无法提升。

（二）自动化信息技术掌握不全面

自动化信息技术能够有效地实现电子档案管理工作的电子化管理模式，但是自动化办公环境下的文书档案管理工作对于计算机信息处理技术要求较高，需要具备专业系统的计算机技术作保障，除了信息处理工作之外，还要对计算机领域的只是涉及面广、技术密集和更新发展速度需要全面掌握。文书档案管理工作还需要保证电子文书档案的内容真实性，但是我国关于文书档案管理的法律法规还不够健全，所以一旦出现电子档案中个人隐私和公共信息侵害问题，不能够及时的按照法律规定来进行处理，影响了自动化电子文书档案管理的发展。

二、办公自动化工作环境下的文书档案管理策略

（一）提升文书档案管理工作人员工作观念

社会信息化发展迅速，文书档案管理工作也要跟上发展脚步，改变传统的纸质档案人工整理档案工作方式，使用现代化多媒体技术、数据库和图片等数字档案来代替，同时工作人员需要提起重视，充分地意识到文书档案管理工作信息化的重要性，树立企业文书档案管理的信息化管理观念，促进管理工作的技术创新。

（二）制定文书档案管理工作标准

自动化办公能够帮助文书档案管理工作逐渐提升工作效率，但是由于文书档案载体发展多样化，因此也需要?对文书档案管理工作制定完善的档案管理制度。首先要严格文书档案自动化建立的全过程，让文书档案管理工作变得更加标准和规范，建立完成之后需要进行相应的调整，让文书档案管理和相关的工作管理制度相符合，保证后期的文书档案管理工作更加规范化、程序化和制度化。

（三）完善文书档案管理工作基础设施建设

想要实现自动化的文书档案管理，需要相应的建立自动化工作设施环境，配备专业的计算机设备和多媒体工具，完善自动化文书档案管理工作应用系统，才能够实现文书档案管理工作的自动化建设。

（四）确定好管理工作重点

自动化办公室工作环境下的文书档案管理工作人员需要首先确定好自己的管理重点，结合现有的档案工作内容来合理的制定工作计划，能够很大程度上提升档案管理工作效率。管理工作人员在确定了文书档案管理工作重点之后需要根据实际情况随时进行调解，从而能够在提升工作效率和质量的基础上，降低工作量。档案管理工作不管事管理，还需要进行档案信息核实工作，只有档案信息正确，才能够利用和保存价值，无用的信息需要及时排出，重要信息需要记录在案。文档管理工作人员需要把工作重心全部放在档案价值的鉴定和文档流程的跟踪控制上去。

（五）管理工作规范化

首先，文书档案管理自动化需要选择性能好、兼容性较强、存储空间大的软件系统进行操作，统一的规范操作步骤和流程，实现文书档案管理工作的高效进行。同时由于信息化技术涉及到了网络安全，文书档案管理系统也要做好一定的安全防范措施，提升系统运行效率的同时，保证数据的安全。管理工作要积极的引进网络安全技术，社会防火墙，安装杀毒软件，维护好文书档案管理工作的安全有效进行。