高校档案室工作计划范文

导语：如何才能写好一篇高校档案室工作计划，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、加强人事档案管理基础工作的意义

高校人事档案管理工作是高校人事工作的重要组成部分，是一项集政治性、政策性、专业性、技术性为一体的工作，涉及集体和个人双重利益，在学校人事管理工作及学校发展中起着重要的作用。随着国家人事制度改革的深化，人才市场的不断扩展，对人事档案管理规范化要求更加迫切，人事档案基础工作规范化，是实现干部人事档案管理规范化、信息化的前提，能真正使档案在组织人事工作中达到“观其卷，知其人，用其长”之效果，为高校的人才选拔和人才交流提供祥实的信息，进而有利于高校干部人事管理工作的顺利进行。基础工作的规范能提升干部人事档案的价值，人事档案作为“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心，是“人”的历史和现状的一个真实反映，二十一世纪的竞争是人才的竞争，真实准确、完整系统的人事资源信息，有利于进一步与社会接轨，加快人才流动频率，提高人们的就业自由度。

二、做好高校人事档案基础工作的方法

1.健全和完善人事档案工作的各项规章制度

按照干部人事档案管理工作的条例、规定，结合实际制订和完善本校干部人事档案工作的规章制度，如《高校干部人事档案管理工作实施办法》、《高校干部人事档案材料收集归档规定》、《高校干部人事档案整理工作细则》，制定材料的审核、档案的保管和保护、查（借）阅、转递等工作的规定、办法、制度，实行依法治档，依法管档。

2.规范人事档案材料的收集工作

人事档案材料收集要做到完整、齐全。在具体收集工作中要明确人事档案材料的形成来源，理清收集渠道，这是做好档案材料收集工作的前提条件。材料形成来源有组织人事部门形成的，有个人形成的；基层单位形成的，上级机关形成的；本部门形成的，其他部门形成的。档案管理人员要根据《干部人事档案材料收集归档规定》，尽可能将各级层、各部门、社会群团组织等形成的材料，如：干部履历表、年度考核表、晋升工资审批表、干部调动审批表、干部转正定级审批表、职称评审呈报表、教师资格审批表、优秀教师、教育工作者登记表、（离）退休审批表、教师公开招聘录用、聘用干部、续聘解聘、辞职、干部任免、入党入团、政审、公派出国、出境、各类奖励、处分、学历学位、教育、教学、科研材料，以及记载干部个人德、能、勤、绩、廉等各方面材料。这些方面材料形成量大，有规律，时间性强，档案管理人员必须抓住时机，第一时间收集齐全，成套材料必须保持其完整性，不可缺头少尾，对于因历史原因而无法收集完整的材料要按规定写出书面说明。要建立人事档案材料收集工作网，确保档案材料收集的保障性，各部门在材料形成之日起一个月内及时归档，做到随办、随收、随审、随归。所收集的材料数量要精选，内容质量要好，有一定保存价值。

人事档案材料收集要真实准确。人事档案材料必须是由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合档案人的客观实际，材料内容没有涂改造假，没有模棱两可的语言。凡头尾不清、来源不明，又查不清或对象不明确的材料不能归档。

收集的人事档案材料要规范，手续要完备。收集的材料必须是办理完毕的正式材料，凡规定需由组织盖章的必须有组织盖章，审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议、年度考核和干部考察中形成的综合性材料，要求本人签署意见者，本人必须签署意见或由组织注明本人已阅知。任免、评审等之类的审批表须注明任免或评审职务的批准机关、批准时间及批准文号。出国出境审批表须注明出去的任务、目的和往返时间等。

3.做好人事档案的整理工作

首先，整理人事档案时要根据材料形成的历史条件、主要内容、用途，辩证唯物的甄别材料的真伪和保存价值，并确定其是否属于归档范围。其次，对鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订六个步骤，严格遵循《干部档案整理工作细则》，严格把关，既不能整“欠”也不可整“过”，做到严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。

档案材料审核鉴别工作必须以《干部档案工作条例》和《干部人事档案收集归档规定》等有关规定为依据。

一是审查档案材料是否齐全、完整。对原已归档且历史上形成的材料可维持原状，对新归档的材料属于成套的必须齐全，属于单份的必须完整。凡时间、来源和对象不明确或查不清的材料，一律不得归档。

二是审查材料手续是否完备。凡不符合归档要求或手续不完备的材料不可归档，要审核登记后统一到材料形成部门补办手续后方可归档。

三是要审查鉴定档案中的材料是否属于所管人员的材料及应归入人事档案的内容。有同名异人、张冠李戴者，及时纠正调整。有不属于归档范围的内容和重复的材料，要清理出去，并在《剔除档案材料登记表》中登记后，按照销毁规定集中销毁，不得擅自处理。

四是审查人事档案归档材料的载体和记录材料是否符合档案保护要求。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，归档材料必须统一使用16开规格的办公用纸，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，不采用喷墨打印件、传真件归档，应选用激光打印件或静电复印件归档，归档材料采用原件，一般不得使用复印件。对历史上形成的且已归档的有保存价值的材料，可在维持原貌下进行必要的裱糊或复制。

干部人事档案分为十大类，即：履历；自传；考核鉴定材料；学历学位、职称、职业资格、个人科研学术水平、培训材料；政审、三个时间认定；党、团组织材料；奖励；处分；工资待遇（转正定级、招聘、任免调动、退（离）休、、辞职、退职、出国（境）、党代会、人代会、政协、派、群团会议等形成的审批表、登记表）；其他材料。排列顺序为：干部（专业技术）职务变动表、目录、档案材料、备考表。而每类档案材料要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成的时间排列顺序。一般情况下第一、二、三、四、七、九、十类适用于按时间排序，但特殊情况可特殊处理，如第四、九类中含有不同性质的材料，采取二级分类法排序，先将性质相同的材料集中后，再按时间顺序排列。而第五、六、八类适用于按材料内容和材料之间内在联系排序。分类是档案整理工作的重要一步，要做到认真鉴别，准确归类。

技术加工即对一些字迹材料不符合要求或纸张破损，以及纸张不规则或卷角、折皱等的档案材料，在保持其原貌状态下采用复印、扫描、拍摄、拆剪、补粘、折叠的方法进行复制、加工。在技术加工过程中不得损毁文字、照片，不得涂改、圈划、污损、撤换。

4.规范高校人事档案的日常管理工作

人事档案的日常管理是档案基础工作的环节之一。如档案的传递、接收、保管和保护、查借阅、档案检索等，要严格按照干部人事档案管理八项制度操作，实行依法管档，科学管理。

档案归档入库后排架是一个重要环节，科学合理的排架有利于档案管理人员快速准确的查阅到档案，提高工作效率。目前高校人事档案均根据各自实际选择其排架方法，常用的有：部门+姓氏笔画排架法、籍贯+姓氏笔画排架法、姓氏拼音排架法、汉字结构排架法、新的拼音排架法五种方法。笔者单位总结各方法利弊后采用的方法是：部门+姓氏编码排架法，即以学校各学院或部门划分为类区，再采用四角号码对姓名进行编码，取每字四码中的任意码组成一组x位数的号码（依习惯而取），用阿拉伯数字表示，两字姓名用0补齐，从0—9的顺序往下排。重名重姓者可通过部门区分，另外可在档案盒脊附上标签，除编码、姓名外，再加上籍贯，查阅起来更加科学方便快捷，此方法简单明了，只要掌握四角号码编码口令即可，案卷间不必预留空余，易于随时增加或减少，便于Excel下操作。

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关键词 高职院校档案工作“两个体系”建设

中图分类号：G271.6文献标识码：A文章编号：1002-7661（2011）09-0023-03

高校档案资源的建设和利用是体现档案存在价值的重要途径，是档案事业发展的动力源泉，也是档案工作赖以存在的基本依据。加强“两个体系”建设，提升档案服务能力是当前建设和谐社会档案管理工作的必然要求。

一、建立覆盖全院师生的档案资源体系是提升高职院校档案工作服务能力的重要前提

档案资源具有客观性、真实性、有效性的特点，与其它信息资源相比，其主体优势不言而喻，在领导决策中往往占有非常重要的不可替代的地位。因此，建立科学合理的档案资源体系，全面开发档案资源，有利于学校组织层面和领导层面进行科学决策和管理。

1.注重信息收集，加强档案管理。一方面要根据学院档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学院活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。高职教育发展迅猛，一些新建或合并重组的高职院校，档案工作普遍不规范，档案馆藏结构又不尽合理，档案资源的现状远远不能满足广大教职员工的需求。因此，应当对那些没有多大利用价值的档案材料及时清理，同时及时丰富与学校教学、科研、管理等工作密切相关的档案信息资料，丰富与教职员工利益密切相关的档案信息资料，将这些档案资料优先整理编目，方便教职员工利用。

2.强化业务培训，提高档案管理能力。学院档案管理工作的好坏，关键在于档案工作人员的素质。因此，必须加强对档案工作人员的业务培训，尤其是对现代档案管理知识的学习。这就要求档案工作人员一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学院的档案工作跟上办公自动化步伐，为学院教学、科研和其他工作服务。

3.实施学院档案二级管理模式。学院档案室是档案管理的一级单位，各处、室、系、部为档案管理的二级单位。各系部因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系部档案室，院级档案室对档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各处室系部意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审订后正式实施，各处室系部要在规定期限内向学院档案室如数上缴档案，严格履行档案逐份交接手续。各处室系部根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本处室系部档案归案范围和归档目录（二级档案），建立相应的管理制度，处室系部档案要单独编号，将实际目录索引上缴学院档案室备案，二级档案以3年为周期，周期满后3个月整体移交院档案室，进行专区管理。各处室系部要设专兼职档案管理员，院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各处室系部的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料保全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的参考、借鉴作用。

4.推进档案资料的标准化、规范化。适当扩大院校文印室规模，增加必要的设备，对工作人员进行必要的培训，学院及各处室系部的文件经主管院领导或部门领导审核批准定稿后，向文印室提供电子稿，由文印室按照统一格式进行印刷，这样既可以实现文件资料的标准化和规范化，又可节约纸张等能源，符合国家和省倡行的节能降耗的要求，更为重要的，可使档案管理规范化，方便查阅。

二、建立方便全院师生的档案利用体系是提升高职院校档案工作服务能力的重要基础

构建新时期覆盖师生员工的高校档案利用体系是高校档案部门落实科学发展观的集中体现，是促进档案事业又好又快发展的必然要求。

1.一切以教职工为中心，加强教职工需求调研工作。档案工作人员要经常深入基层，密切联系全院师生，由于高职院校以教学育人为核心，以教师为主导，因而调研也要以教师为主，要充分了解教师群体的学术需求、实际需求和普遍需求，同时，也要区分学院不同类别的档案用户，需求也会有所不同，因此，调研要全面兼顾，而又不失针对性。

2.创新档案服务机制，深化档案资源的开发利用。学院档案管理部门应当通过设立公共查阅室和网上公开等方式，为全院师生利用档案创造便利条件。要加强档案信息化建设，依托数字档案馆、电子文件中心等平台，将不同部门的查卷档案信息进行整合利用。要稳步推进实施档案信息数据库建设工程，按照“突出重点、分步实施、统一格式、整合共享”的要求，为建立全院统一的档案资源体系打下扎实基础。

3.把握学校工作规律，超前做好档案信息收集整理工作。学校很多工作是有周期和规律性的，档案部门要善于把握学校工作的周期性和规律性，提前做好相关信息的收集整理工作，就会在方便广大教职员工利用方面取得较好成效。

三、完善档案工作“两个体系”建设的条件是提升高职院校档案工作服务能力的重要保证

笔者认为，高职院校要充分发挥“两个体系”建设在学院发展中的作用，关键是要强化档案管理制度建设、建立一支素质优良的档案工作队伍和加快档案工作信息化的进程。

1.加强档案管理制度建设。切实建立起档案管理“三纳入，四同步”有效监督和保障机制。“三纳入”即把档案管理工作纳入学院及各处室系部的工作计划，纳入管理制度，纳入专兼职档案人员的职责范围；“四同步”即学院及各处室系部在布置、检查、总结、验收工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案管理工作。

2.加强档案工作队伍建设。高校档案人员要在不断提高自身素质上下功夫，为做好档案利用工作夯实基础。首先要有超前意识，掌握新时期高校档案工作规律，把握高校档案工作动态，抓住时机，主动出击，为学校各类利用主体提供优质服务。其次，要强化学习，通过学术交流等方式，不断更新知识，提高自身分析问题和概括问题的能力，特别是档案编研能力，提高档案资源可利用的价值。再次，要与时俱进，特别是要掌握现代信息技术在档案开发利用中的应用技能，提高档案开发利用的本领。

3.加快档案工作信息化建设。随着计算机技术、网络技术、通讯技术等高新技术手段的广泛使用，高校各种信息逐步实现了网络化、数字化，电子档案与日俱增。高校档案部门应充分采用现代化技术手段，将现有馆藏档案进行数字化处理，加快档案局域网的建设进程；尽快做好与校园网和互联网的有效链接，使档案馆通过联机系统，实现档案信息资源收集和传递方式的网络化；通过多媒体技术改善利用电子档案的环境，解决目前档案信息提供少、传递慢、效率低的问题，进而提高服务速度和质量。

总之，高职院校档案管理工作是学院基础工作的重要组成部分，一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。因此，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现，使之在学校的发展中发挥出更大的作用。

参考文献

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第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章机构设置与人员配备

第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

（一）建校历史在50年以上；

（二）全日制在校生规模在1万人以上；

（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第八条高校档案机构的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。

第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。

馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：

（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；

（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

（三）年富力强，身体健康。

第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。

高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章档案管理

第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第十八条高校档案材料归档时间为：

（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；

（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。

第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章档案的利用与公布

第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十五条高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章条件保障

第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章奖励与处罚

第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一），造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章附则

第四十一条本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。

第四十二条高等学校可以根据本办法制订实施细则。

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【关键词】档案管理

随着我国医院的发展和医学院教学改革的深化，借鉴国外医院的成功经验，研究其历经百年，屡经战火的考验却能不断的丰富档案内容及形式。医学档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，为我国医学研究及实践工作者的医学水平提高提供了很大的帮助，在人类历史上也写下了浓墨重彩的一笔。同时医学档案与其他档案资料相比又有着极大的不同，所以医学档案管理的重要性及差别性也逐渐显现出来。

一、医院档案

具体来说，医学档案是指临床教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的，医学档案资料对于医院来说，如同一面镜子，它详细真实地反映了一所医院从建校初期到逐步发展的整个历史过程，它能完整、准确、真实地反映医院的全部面貌，直接为医生学者的看诊活动服务，是医院进行医学改革、提高医学质量的可靠依据，也是进行医学的必要条件，更是医院进行教学评估工作的基础和依据。从另一方面说医学档案始终是以人类的生存及健康联系在一起的。医学档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。医学档案是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。

二、医学档案管理现状

当下医院档案管理工作存在的问题主要为一下几点：

1.档案管理人员素质参差不齐，思维观念落后。目前从事医院档案管理的人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，认为只要立卷、归档、鉴定、保管等一系列环节完成后，基本上就“万事大吉”了。在工作中，习惯于“坐等待收”的服务方式，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求悬殊较大，难以适应并开创新形势下的档案事业发展。

2.对新型的电子档案的管理缺乏应用的专业技术能力。随着档案管理的数字化，电子文档应运而生，这些文档在归档过程上无论从载体形式、归档办法，还是从本质属性、来源等方面都与纸质文件有很多不同。档案管理者没有受过专业培训，不懂得电子文档的使用方式以及维护系统，严重制约了医院档案的发展。

3.管理制度不健全，缺乏信息资源整体性。目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。

三、应对方法

要实现思想观念上的一个大的转变，需要大力倡导开拓创新精神，进一步形成推进医学档案工作创新的浓厚氛围。要认真总结档案工作好的经验，准确把握医学档案工作特点和规律，用新观念新思路解决新情况新问题。

1.健全档案管理体制，规范档案管理行为

当前很多医院存在的问题，除少数高等医院设立了综合档案室或档案馆外，多数医院文书档案室（多隶属于党委办公室）和科技档案室（多隶属于院长办公室或科研处）并存。这种体制造成领导力量分散，不能合理使用人力、物力、财力，不利于档案的利用和现代化管理。

医学档案是医院的宝贵财富，为病人的康复和医院的发展发挥着越来越重要的作用。档案制度的建立是档案工作的生命线，随着档案的不断开发和利用，档案理应受到重视。医学院校的档案管理工作必须制定相应的制度，进一步明确工作职责，规范档案管理行为。

2.增强创新意识，强化服务观念

在管理好档案的基础上，医学档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的医学服务新途径，以提高医学档案利用的质量和水平，把“死”医档案变成“活”医档案，更好地发挥其档案的作用，在创造社会效益的同时，促进医学档案事业的发展。

3.做好医学档案的文件分理工作。俗话说的好“档案贵在活，而重在于用。”在实际中，一些医院对于档案管理工作的投入较小，许多大量有价值的档案被丢弃在偏远的角落，而无价值的档案却堆积如山，虽然如今的档案管理已打破了过去的概念，不是一个个简单的铁架子就能装的下一切的档案，各种新型的档案格式及款式，诸如电子制档案，卡片制档案，芯片式档案等大量的存在。但是无论是过去，如今还是未来的档案管理事业，都是一件长期重要的医学工作，做好档案的分理工作特别重要。

4.建立医学档案的网络信息管理模式。随着现代信息技术的高速发展和国际互联网络的建立，我们迈进了一个全新的网络时代，作为新时代的档案管理者，必须具备超前的意识，要熟练掌握计算机应用的基本知识，要学会建立各类档案数据库，提高计算机对档案信息的采集、著录、检索、传输、服务的工作力度。健全与完善医院人事档案信息管理系统，加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理，加强学习，建立一支高素质人事档案管理队伍。同时，借助于录放机、监视器、多媒体电脑技术等手段，可以使档案信息在现代化机器设备中快捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。

总结：综上所述，医院的档案管理工作是一门高深的学问。？科学规范的医学档案管理只有跟上时代的脚步，与时俱进，才能适应新教育形势的需要，开创医学档案管理工作的美好局面，为医疗经济发展和社会医学进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，这就要求我们必须把医院档案工作提高到历史的、战略的、基础的高度来认识。给予高度重视，积极做好档案工作。作为一名医院的档案工作者我们要把封闭保守的观念转换成为积极创新的观念;把被动利用医学档案资料的观念，转换成有目的地主动开发医学档案工作者的工作方式、思维方式和行为方式，这是深化医院档案工作的前提条件。其次，我们还应充分认识高校体制下档案管理工作的新特点，探索医院档案管理的新模式。

参考文献：

[1]王小菁.医院档案管理工作中存在的问题和改革思路.2008.（28）

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医院文书档案是包括基建项目资料、会议记录、人事调动资料、工作计划、年度总结及病人病历等在内的重要资料，是医院开展各类管理活动的重要历史凭证。文书档案管理作为医院档案管理工作的重要组成部分，担负着医院公文的收集、分类、传递、归档等重要的责任，其管理水平的高低会对于档案资料的完整性和质量都有很大的影响。为了提高医院档案资料的利用率加强文书档案管理，实现文书档案工作的科学化和规范化是必然的。做好医院的文书档案工作不仅能使医院各部门和患者能够及时方便的获取所需信息，还能够促进医院在新时期的和谐持续发展。

1 医院文书档案工作现状及面临的困境

1.1 文书档案管理人员综合素质偏低 随着信息化时代的发展，无论是企业、单位还是各类社会组织，其竞争力的高低归根结底取决于其人才综合素质水平如何。尤其是对于医院文书档案管理工作来说，专业化程度比较高，特别是在竞争日益加剧的知识经济时代，对档案管理人才更是提出了高要求，既要有专业的档案管理专业知识，又要熟练基本的计算机操作等。然而，从目前医院文书档案管理工作队伍来看，这种高素质、高水平、专业的复合型人才还比较缺乏，综合素质普遍偏低，这很不利于医院档案管理工作效率的提高。

1.2 部分单位不能有效地利用医院文书档案 目前，还有部分医院管理人员和相关工作人员缺乏档案意识，对于档案资料的保存和利用认识不到位，常常造成文书档案的毁坏与人力浪费。另外，有些医院由于对文书档案的管理工作不够重视，因此缺乏必要的档案管理部门，或者在档案管理的职责上分配较为混乱，档案存放和管理职责不明确，档案的传递是使用过程中缺乏规范性，甚至有些医疗档案不统一存放于综合档案室进行管理，而是存放于各个科室，很容易造成档案的混乱和丢失，为后期文书档案资料的使用带来障碍，影响医院各类工作的正常开展。

1.3 缺乏硬件设施，信息化程度低 很多医院由于缺乏对文书档案管理工作的重视，而缺乏对档案管理相关硬件设施的建设，导致医院档案室硬件设施达不到相应标准，比如缺少档案存放位置或档案管理条件差等，大大降低了医院文书档案管理工作的效果。并且，目前还有很大一部分医院的文书档案工作仍然为传统手工操作，使文书档案资料不能及时整理归档，更容易造成档案的损坏和丢失，影响档案资料的真实性和完整性。如今，我国大部分医院还没有意识到档案管理信息化建设工作的重要性，缺乏对于信息化建设的人力、物力、财力等各方面的投入，导致文书档案信息资料搜集不全面、更新不及时等问题，最终导致文书档案管理工作的混乱，降低工作效率和文书档案的使用效率。

2 做好医院文书档案管理工作的对策

2.1 提高对医院文书档案工作的重视 首先，医院要想切实提高文书档案工作的效率，档案管理部门就必须取得领导的理解与支持，让领导意识到档案管理工作对于医院现代化建设发展的重要性。档案管理工作人员要多多汇报工作，以此来提高领导的档案意识，使档案工作更好的为领导的决策提供帮助。其次，要不断提高档案工作人员的自我觉悟，选配专业对口、工作认真负责、职业道德良好的员工担任文书档案管理工作人员，要求档案工作人员认真务实，能够自觉学习不断提高综合素质水平与档案管理水平，从而更好地为医院工作服务。然后，医院应该加大资金投入，为文书档案管理工作提供必要的经费和物质保障。比如对档案室进行装修改造，配备铁质档案密集柜、计算机、打印机等现代档案管理需要的硬件设施，进而保证医院文书档案的安全性和保密性。另外，医院档案部门要积极争取各方面支持与协助，最为重要的是要获得其他科室同事的支持，加强他们对档案工作的了解，使他们积极配合文书档案工作的顺利开展。

2.2 提高医院文书档案管理人员的综合素质 新的社会形势对医院文书档案工作人员提出了更高的要求，要切实做好档案管理工作，需要相关工作人员不仅要有丰富的档案管理专业知识，还需要熟悉现代计算机技术，即要具有较高的综合素质。因此，首先医院必须加强对文书档案管理人员的专业培训，也可以通过加强职业教育的方式，丰富其档案管理专业知识，提高档案管理的技能水平和信息素质。其次，医院要建立和完善档案管理工作体制，建立一套规范的、系统的文书档案管理程序，实现医院文书档案的科学化管理，进而方便切实解决档案管理中出现的各类问题。此外，医院档案部门还要积极引进高水平的文书档案管理人才，特别提高对那些掌握现代档案管理专业知识和操作技能的高校档案专业人才的重视，为医院档案现代化建设工作储备人才。

2.3 加强文书档案管理设施建设，实现信息化 基于信息时代大众的要求，医院文书档案管理工作迫切需要进行信息化建设。文书档案信息化建设工作是一项具体的管理工作，需要严格的技术和完备的软硬件设施作为支撑，对医院文书档案资料内容定期进行管理和维护。因此，医院必须加大对文书档案信息化管理的投入力度，配备档案信息资源建设所需的完善的软硬件设施。只有完善了与档案信息资源建设相配套的设备仪器和软件系统，才能为实现档案管理的信息化提供很好的基础保障设施，才能实现科学化、规范化、现代化的档案管理，保证医院文书档案的真实性、完整性和保密性，进而更好的为医院和患者提供优质方便的档案服务，在很大程度上提升医院的工作效率。

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关键词： 高校档案管理 标准化 规范化

随着现代化社会信息技术的飞速发展，高校的各项管理已走向现代化，档案管理也面临着新的发展方向。档案工作规范化、标准化是实现管理现代化的重要环节，高校档案管理作为档案事业与为教学服务工作的一部分，更应加快现代化进程。高校档案管理工作多年来由于没有一个统一的归档标准，导致档案整理过程比较混乱。《高校档案实体分类法》给高校档案管理注入了生机和活力，解决了长期以来没有一个适合高校档案工作特点的科学分类标准问题，打破了传统档案管理工作的模式，提出了科学、规范、标准的操作方式。国家教委办公厅编著的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》自推行以来，对高校档案工作确实起到了一定的推动作用。实践证明，它具有明显的可操作性，使档案工作步入了一个标准化、规范化的轨道，将档案事业引入了社会进步和发展的轨道，促进了高校档案的科学管理。

一、实行高校档案工作标准化、规范化的目的和意义

以实施《高校学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》为主要内容的高等学校档案标准化、规范化的主要目的是：

（一）为了适应高等学校档案工作发展的需要。多年来，特别是改革开放以来，高等学校档案工作有了很大的发展，档案工作规范化、标准化也越来越为档案界所认识和重视，档案门类由单一发展到多门类，数量越来越多，档案干部队伍素质越来越高，工作范围越来越大，越来越复杂。总之，无论在速度规模方面，还是在档案工作内涵、质量、效益、方法、管理的科学程度等方面都上了新台阶。但是，由于没有一个统一的标准和规范，在高等学校档案工作的概念、原则、技术方法、工程、程序、操作模式、档号编制标识等方面基本上还是各行其是，各搞一套。

（二）为了适用科学管理和档案工作现代化的需要。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是现代化的重要手段，是科学管理的重要组成部分。没有标准化，就没有专业化，就没有现代化，就没有高质量，搞速度。”

高校档案工作的发展，组织由分散到综合，结构由单一向多重，由封闭向开放，功能由保管向利用转变，检索由收购向计算机过渡，要实现现代办公自动化，就必须有相应的基础。没有标准、规范化的实施，就不能实现现代化和自动化，也难以实现真正的科学管理。

(三)为了便于对档案部门进行监督，提高档案干部队伍素质的需要。过去，高校档案工作在培训、指导、检查监督方面没有一个统一的要求，大都按照国家地方或者其他行业的要求去做，要么比较原则，要么主要从地方机关、企事业单位的实际出发所拟定，不完全符合高校的实际情况，而实行“高等学校档案工作规范”的目的，就是要克服上述不足，使之有一个客观的可供使用和操作性较强的统一标准规范，从而不断提高档案干部队伍的素质。

二、标准化、规范化是实现档案工作现代化的前提

建立完善的档案管理工作制度，是档案管理的有力措施和可靠保证，我校根据学校的现状和需要，建立了档案管理制度，完善了档案管理规章制度，制定了《档案管理人员守则》、《档案保密制度》、《借阅档案守则》、《档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案室安全制度》，此外还编制了档案分类方案和保管期限表，使学校的档案工作有章可循，保证了档案的质量。

在标准化与规范化的管理过程中，档案管理要有目标、有程序、有措施，资料要完整，档案要落实，档案工作现代化就必须建立在先进技术、严密分工和广泛协作的基础上。档案的形成必须由收集、整理、归档、登记、移交、传递等一系列环节组成。如果检索工具各搞一套，符号、代码混乱，标引著录方法格式不一，内容平行重复，使用计算机联网是无法实现的，那么计算机也好，缩微设备也好，其优越性就难以发挥出来，所以，现代化必须以标准化、规范化为基础。现代化程度越高，越要标准化、规范化，反过来又会促进档案管理的现代化。

（一）标准化和规范化是提高高校档案工作科学管理水平的重要手段。科学管理包括档案机构的高效化、管理工作计划性、管理方法科学化、管理技术现代化，而这些都是以标准化、规范化为基础的。为使学校档案工作在共同语言、衡量准则、比较的基础、评估依据等方面有一个统一的要求，避免无规可循，克服各行其是的弊端，国家教委制定了《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，从而结束了长期以来高校在档案实体分类和业务建设诸环节不规范、不标准、各行其是的局面。《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》一书把高校档案划分成党群、行政、教学、科研、财会、基建、设备、产品、外事、出版十大门类，拟定了永久、长期和短期等，解决了很长时间没有一个适合高校工作特点的科学分类标准和业务建设规范的问题，促进了高校档案工作特点的科学分类标准和业务建设规范，促进了高校档案工作的科学管理，加强了整体业务建设的深化。

（二）标准化和规范化还要求档案管理人员的业务素质的提高。面对二十一世纪档案工作的未来，为适当档案岗位发展的需要，就必须拓宽知识面。传统的档案管理对档案人员素质的要求是掌握档案学基础理论和档案工作技能为主，掌握扎实的理论知识。随着科学技术的迅猛发展，传统档案管理人员还必须不断更新观念，更新知识，掌握现代管理水平和现代化技术，不断提高自身的综合素质，以适应新的信息环境。我校专职档案员有综合档案两名、人事档案一名、学术档案一名、财会档案一名、基建档案一名等，另外，我校每个系、处、室还有二十几名兼职档案员。高校档案现代化管理需要学校领导的重视，在改善档案管理条件和工作的同时，我们更应强化业务，提高能力。为此，应培养一专多能的人才，要有计算机应用能力及网络知识，同时还应掌握相应的建设知识及信息存储技术。标准化、规范化对档案人员的素质要求要比传统档案管理高得多，因此，目前，就应有目的、有计划地培养复合型人才，使其既有管理知识，也有科学知识。随着社会的进步，科技的创新，每一个档案管理人员都必须努力培养自身具有更深层次、更改的综合素质，这也是信息时代标准化、规范化的要求赋予档案人员的历史使命。

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一、电大人事档案管理中的突出问题

1.学校对人事档案管理投入少，重视不够

这种情况由来已久，在学校领导看来，人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，人事档案管理只要做到不丢失、不泄密，能应付外调、查档就可以了。这种错误的意识导致档案管理无计划、不规范、制度不健全，经常出现档案管理设备短缺、经费不足、人员缺位现象。

2.学校人事档案管理技术方法落后

墨守成规是电大人事档案管理上的一个突出问题。目前，我们学校人事档案管理还停留在用原始方法收集、纸质存档和内部查阅上。

3.学校人事档案信息量少，缺乏个性

学校人事档案一般包括履历、自传及鉴定、考核、政审、入党入团、奖励处分、职务职称、工资级别等十大类材料，内容信息量小、实用性差。在利用人事档案时，只能提供一些简单的个人情况，这远远不能满足现代培养、选拔、使用人才的需要。

4.学校人事档案管理分散化和非专业化

在电大，系统人事档案管理大都分散在学校的多个职能部门进行，如教务处管理反映教师业务水平、教学能力、教学任务完成情况、教学奖惩情况的教学业务档案材料，科研部管理教师教材开发、、科研立项的档案材料，人事处管理反映教职工社会经历、政治面貌、奖惩与薪酬等情况的人事档案。人事档案的这种分散化、非专业管理不仅易造成档案材料的损坏、遗失，而且造成人事管理体制混乱，破坏了人事档案的完整性。

二、解决电大人事档案管理问题的对策

1.更新观念，加强对人事档案工作的组织领导

随着科学技术的发展，电子储存与检索、档案管理科学化、信息化、系统化已经成为很多高校人事档案管理的基本手段。因此，广播电视大学从领导到员工，必须改变传统的人事档案管理工作中的陈旧观念，强化现代人事档案管理意识，以发展的眼光和时代要求对待档案管理工作。在基础建设、人员配备、基本设备上要结合发展的需要加以计划安排，资金投入、设备更新、人员培训都要认真组织好，做到设施规范化，人员专业化，管理科学化。收集好、管理好、使用好、开发好全体师生的人事档案，才能充分体现人事档案管理的价值，才能充分发挥广播电视大学的社会教育功能。

2.实施学校人事档案的规范化和信息化管理

对学校人事档案实施科学化管理，主要体现在档案管理的信息化和系统化上。要依靠现代科技手段实现档案的科学化管理，将人事档案的管理重心从实体管理转移到信息化管理上来。利用计算机建立人事档案不同类型的数据库，通过信息统计，对个人政绩、业绩的评价提供量化依据，形成计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系。在此基础上，建立人事档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解人事档案信息，在一定范围内实现人事档案信息公开。这样不仅可以使人事档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确、更有效地为教育管理工作提供全方位的服务。由于电大历届毕业生较多，为了支持管理目标的实现，要在校内建立档案数字化信息网站，实现档案信息网上咨询、查找和电子文件的实时归档及有效使用，以网页形式给教务、招生、办证、就业、财务等部门提供人事档案信息服务。

3.建立具有个性的学校人事档案材料

针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，在人事档案材料内容建设上注意补充反映当事人个性的档案材料。以教师档案为例，应补充的材料包括：（l）教师登记表，可反映教师专业方面的基本情况。（2）教师教育教学情况资料，反映教师的教育教学态度、水平、工作量和业绩。（3）科学研究和学术活动情况资料，反映出教师的学术水平、学术地位和学术研究履历。（4）业务进修情况资料，反映教师参加继续教育的状况。（5）获奖和荣誉情况，反映出教师在社会和学术界的影响和地位。如果教师档案在原有基础上能及时地补充上述材料，就能较全面、动态地反映教师的教学、科研水平。这些对于教师工作量化与考核，对于师资队伍建设的科学决策，对于提高教师评价的客观性和公正性，对于在教职员工中形成良好的竞争激励机制都有极好的帮助。而建立学生个性化档案，对发掘人才、培养人才、使用人才以有力支持，更能提升电大人事档案管理的价值和意义。

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努力学习关于人事方面的知识，提高自身工作技能，使自己的工作更加专业性。严格要求自己，及时的去了解各部门需求信息，多听多问多沟通，对每一项工作都要以保质保量、保证效率的态度去完成，遇到解决不了的问题及时反馈。亲爱的读者，小编为您准备了一些人事部门月度工作计划，请笑纳!

人事部门月度工作计划1一、负责本部的行政管理和日常事务

协助总经理搞好各部门之间的综合协调，落实公司规章制度，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订。

二、人力资源管理与开发。

三、负责公司各项规章制度的修订，制定及检查监督。

运用刚柔并济的管理模式，制定一套符合企业自身的管理制度，运用权利和组织系统，强行进行指挥、控制、命令、硬性管理来达到目的。

四、负责总务管理

没有后勤的保障，就保证不了生产稳定正常的进行。首先要制定相关制度，加强对宿舍、食堂、水电、办公用品、零星修缮、部分固定资产、卫生、环境、车辆的管理。

五、安全保卫

加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理，同时对员工进行安全教育，贯彻“安全第一”“预防为主”的指导思想，创造一个安宁祥和的工作、生活环境，保证公司员工的生命财产安全。

六、强调企业精神，创建公司的企业文化

企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归属感、积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文化还具有两种约束力，一种是硬的约束力、制度，一种是软的约束力、无形的，就是活跃企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活。

人事部门月度工作计划2一、行政人事制度、流程、手续、表格类

在日常工作中行政人事类的制度、流程、手续、表格没有统一规整，些许制度、表格只是遇到时在临时制作，通知的下发拟定日后会严格按照统一的格式，给自身及其他部门的工作带来诸多不便，办事效率折半，14中希望在行政人事两个阿米巴小组协作下创建一套规整的手续并向各部门推广实施。

二、人事信息的及时更新

很多时候入职、离职人员信息掌握不及时，造成手续签订的不顺畅，手续办理的时效性差。后续多加与各部门主管沟通，及时了解人员变动情况，更新人员信息。

三、活动统筹

参加了公司一年内的多次活动统筹安排，从构想到实施些许细节之处没有考虑周全，希望日后在岳总的带领下，策划更多有创意的活动。

四、其他

无论是领导临时交代的事务或是基本的文案处理，需要多加细心严谨，能够有条不紊的进行各项工作。

五、20__计划

努力学习关于人事方面的知识，提高自身工作技能，使自己的工作更加专业性。严格要求自己，及时的去了解各部门需求信息，多听多问多沟通，对每一项工作都要以保质保量、保证效率的态度去完成，遇到解决不了的问题及时反馈。

正所谓“天下难事始于易，天下大事始于细”。只要我们工作更加细致点、沟通多一点、责任心强一点，我相信行政人事部会越做越强。20__的猪年将会是腾飞的一年，我将带着良好的心态去迎接这崭新的一年，为__献上自己的力量!

人事部门月度工作计划3一、加强学习研究，提升能力素质

增强政治意识、大局意识和责任意识，使自己的政治素质得到了明显提高。同时，人事工作涉及面广，政策性强，只有通过不断地学习业务知识，增强自己的业务水平，才能把握好人事工作的各项政策、规定，才能更好地服务于别人，服务于中心和大局。在调资过程中，能切实领会每次调资的政策、规定，及时主动地为符合调资人员进行调资，做到一个不错，一个不漏。同时，对有人提出疑问的或不太清楚的，能耐心解释，做到对人人负责。另外，还积极配合市人事局做好了镇属事业单位内部分配制度改革的调研工作。根据市局统一安排，认真组织镇机关公务员参加《行政许可法》的培训，培训、及格率均达100%，使他们增强了依法行政的能力。另外，还认真组织了部分规模骨干企业参加了市人才中心举办的系列培训和讲座，使企业家们的思想观念得到了更新，视野拓宽了，发展的压力增强了。

二、改进工作作风，增强服务本领

为了进一步提高人事工作的服务水平，提高服务效率，本人经常深入企业，调查了解各单位的人才需求信息，为他们提供及时、准确的人才服务。一是做好企业和高校的桥梁和纽带，组织3家企业和安徽工学院等高等院校进行双向交流。同时，还积极做好冬、夏两季大中专毕业生专场招聘会的各项准备工作，通过对企业的调查、摸底，了解人才需求信息，积极动员他们参加人才集市，以便他们引进合适的人才，为企业的发展提供智力支持。二是积极做好我镇各类技术人员的职称申报工作。在调查摸底的基础上，凡符合条件申报的都能及时申报。另外，今年四月份积极做好了扬中市专业技术带头人选拔工作，我镇按要求选拔并申报了专业技术带头人5人。三是对机关事业单位人员进行人事管理。在核实的基础上，对18名合同到期的招聘干部进行了续聘，及时对镇属法人事业单位进行了年检，同时还认真做好了机关事业单位技术工人的定级考核和继续教育的报名工作以及培训工作，此外，还认真做好国家公务员的考核录用工作，今年我镇考核寻用了1名国家公务员。同时，为了解决我镇的后勤人员后顾之忧，多次到市劳动局了解和咨询有关劳动保险情况，根据他们不同情况办理劳动保险。另外，及时做好干部年报、工资年报、编制年报以及党员年报工作，按时完成机关事业单位工作人员的年度考核工作等。

三、服从组织分工，完成中心工作

在做好人事工作的同时，紧密围绕党委、政府的中心工作，不折不扣地按要求完成各项任务。一是切实协助做好铁本的善后处理工作，在分房安置、装修、分配等多个环节中协调各种关系，处理各种矛盾，做好稳定工作。二是紧密配合镇“双清双美”主题活动，深入所分工的村及路段，做好思想宣传发动工作，和村干部一道清理整治杂草、垃圾及河道里的漂浮物，营造整洁、优美的环境。三是协助组织口工作，积极发挥参谋助手作用。配合组织委员继续做好农村干部“三制”管理工作、农村后备干部培训工作、举办入党积极分子培训班和发展党员工作、村干部人事考察工作以及支部换届选举工作等，四是积极做好分工定村工作，与村干部一起为村里的三个文明建设出谋划策，出力流汗。同时，还认真做好了村组合并前的各项协调和宣传解释工作，为南旺桥村和双三村的顺利合并做了应有的工作。

四、做到严于律己，树立良好形象

平时能认真学习党纪、党规，发扬艰苦奋斗的优良传统，生活上不追求享乐，特别是对两个条例的系统学习，酚对党的纪律有了更深了解，时刻做到自重、自省、自警、自励，在各种诱惑和考验面前把握好自己。作为一名入事干部，更应该做到对党负责，对事业负责，对个人前途负责，对家庭负责，严格要求自已，时刻不忘廉洁自律：一是要有坚定的理想信念。树立正确的人生观、价值观和世界观。二是要约束、克制自己的欲望，克服拜金主义和享乐主义，不义之财，断不可取。三是要自觉遵守廉洁从政的各项规定，在工作圈、生活圈、社交圈都能做到一尘不染，一身正气，从而提高自已的拒腐防变的能力。

人事部门月度工作计划4一、建立合法、创新的人力资源管理制度

当今的信息是开放的，市场是开放的，人才竞争也同样是开放的。在信息开放和人才竞争时代，谁拥有合法、开放、创新的人力资源管理观念和管理制度，谁就拥有核心的竞争力。2020年的实业公司是经营发展的关键一年，本阶段企业将拉动人力资源管理制度的变革。

第一、对照2020年《劳动合同法》梳理实业公司现行人力资源管理制度中相关内容;

第二、调研、分析廊坊地区同行业人力资源管理制度，结合实业公司现行制度在执行过程中遇到的问题，对本公司制度进行梳理，建立简明的工作流程、便于落地的政策措施;

第三、预测的几年廊坊地区消费水平，调研同行业关键岗位薪酬水平、薪酬变动频率及幅度、年终奖数额及兑现和增长方式等因素，结合实业公司阶段性特点和发展规划，创建开放、合法、创新式薪酬和奖金管理办法;

二、建立员工招聘渠道

2020年实业及所属公司各部门人员已基本到位，2020年公司侧重招聘专业技术人员，由于廊坊市场的专业技术人员数量不多、质量不高、流动性不强，所以需要调研并开辟人员信息更新率高、专业技术人员多、费用低、功能全的招聘渠道，为实业公司人员招聘打好基础。具体措施如下：

第一、分析2020年招聘过程中的得失，与各兄弟公司分享招聘经验;

第二、对正在使用的招聘渠道进行分析，开发可利用但未使用功能，发挥每一种招聘渠道特有优势;

第三、根据近几年实业公司发展规划，确定未来几年人员需求状况，针对需求员工专业性特点，选择适合实业公司的专业招聘网站进行调研、开发，同时与兄弟公司沟通，共享招聘渠道，提高招聘渠道使用率;

第四、预测实业门窗及装饰外埠项目部的人员需求，考察项目所在地招聘途径、招聘成效、招聘费用等因素，针对项目特点梳理招聘渠道，使招聘工作做到成本低、效果好。

三、合法用工

新的一年实现全员聘任制、全员劳动合同制，规范用工制度，保障企业和员工的双方利益，并逐步增加保障性激励，建立完善的福利制度，切实为员工在保险、健康以及衣食住行等各方面解除后顾之忧。

四、结合企业战略规划的培训

2020年实业公司进入快速发展阶段，竞争加剧，公司需要反映敏捷、技术能力强的员工以及能培养出这种人才的领导班子。本年进行针对性培训：着重管理人员的管理理念及技能培训。同时采取多样化的培训方式，例如外派学习、通过管理光碟学习、读书活动、互联网学习、外聘讲师授课、聘请集团讲师授课等。普通员工的培训，结合人力资源部建立的员工职业生涯发展档案，通过集团培训讲师队伍，针对专业技术人员着重技能培训，一般员工着重执行力、企业文化和职业化素质培训。

五、建立持续激励的管理制度

管理需要不断完善，人才需要持续激励，只有持续的激励才能持续地调动员工的积极性与创造性，使企业充满活力与激情。从员工层面，随着员工素质、员工水平的不断提高，员工的需求不断提高，随之配套的激励水准也需相应提高。

人事部门月度工作计划5(一)充分深入地了解公司情况。

我要了解的公司信息主要包括公司的愿景、发展战略、管理理念、企业文化等，公司的主营业务、各项工作流程、组织结构等。获取信息的方式如下：

1、在征得人力资源部经理批准的前提下，从文件档案室调阅有关公司愿景、发展战略、管理理念、企业文化、公司的主营业务、内部管理流程、组织结构等的文件资料。

2、在征得人力资源部经理同意的前提下，到企业内刊主管部门查阅企业重要内刊及最近一段时间的内刊文章，进一步了解企业的愿景、发展战略、管理理念、企业文化、公司的主营业务等。

3、查阅公司所在行业协会的重点刊物和外界相关主要媒体对公司的报道，来了解行业发展情况、企业在行业中所处的地位以及媒体公众对企业的看法等。

4、通过公司的新员工入职培训等培训活动来获取信息。

通过公司的新员工入职培训，我可以对公司的企业文化、管理制度等有初步的了解。

5、请教老员工，与老员工交流。

通过和老员工的交流，可以了解公司的发展背景、发展路径等，熟悉公司的发展脉络。

(二)深入认识和领会自己的工作职责。

了解了公司的基本情况后，我还需要了解人事主管这个职位在公司的职位序列中所处的位置。

1、在征得人力资源部经理同意的前提下，查阅人事主管的职位说明书，并就其中载明的相关职责、权力、工作汇报关系、沟通方式等和人力资源部经理进行沟通。

2、同时，还需要了解下属的职位说明书，并就下属职位说明书中载明的相关要求和其日常工作方面进行充分的沟通。

3、查阅人力资源管理的相关制度和工作流程，进一步明确自己在工作中的主要职责。

(三)在以上两方面的基础上，找准自己的工作定位，进而制定工作目标和工作重点。

在了解了公司的愿景和发展战略等基本情况、深入领会了自己的工作职责的基础上，对自己的工作进行定位，按照人事主管职位对公司的重要程度来明确工作重点，并就这些工作重点制定工作计划方案和备选方案。

(四)具体业务开展。

1、在征得人力资源部经理同意的前提下，找文件档案室领取人事主管的职位说明书和前任人事主管的离任工作交接清单，对照职位说明书对人事主管的日常性工作进行熟悉，对前任人事主管已经完成的各项工作计划进行了解，对其未完成的工作计划按照其工作计划方案来进行完成。

2、对照人事主管的职位说明书，就人事主管工作范围内人力资源管理工作中某些环节发现的问题，按照轻重缓急进行分等，对最重要的、需要迅速解决的问题拟定提案，和人力资源部经理进行沟通，征得人力资源部经理的同意。

3、根据上述提案制定多项工作计划方案，包括计划目标、计划对象、计划的参与人员及各人员的工作分配、计划时间表、计划中可能出现的问题及其解决办法、计划是否达到目标的评估标准等。

4、和下属沟通这些工作计划方案，对这些工作计划方案的各个环节进行讲解并征取下属的意见，修改完善这些工作计划方案，获取下属的支持。

5、和人力资源部经理就提案涉及的多项工作计划方案进行讨论，并征求其意见，征得人力资源部经理对其中某一方案的批准。

6、召集下属开会，在了解其各自职位说明书的前提下，明确各自的工作任务，及其在人力资源部经理已批准工作计划方案中所扮演的重要角色、工作的时间表等，共同推进工作计划的实施。

7、对该工作计划方案的实施过程中出现的各种问题进行反馈，及时调整修改工作计划，记录下属员工在工作计划实施中的工作表现，并向人力资源部经理汇报工作进度。

8、对该工作计划方案的实施成果按照事先制定的评估标准进行评估，并将评估报告上报给人力资源部经理审阅。

9、对该工作计划方案进行总结并形成书面报告提交给人力资源部经理审阅，批准通过。

10、进行下一个工作计划。

注意：在实施上述工作计划的过程中，该人事主管所负责的各项日常工作以及其下属负责的日常工作都要照常进行。

(五)定期总结和改进工作。

1、对上述的各项工作计划按照先后顺许进行工作总结，并提交给人力资源部经理审阅，充分听取其对工作的各项指导意见。

2、按各项工作计划的具体进度审阅下属的工作计划，审阅报告报备人力资源部经理，听取其对报告的指导意见。

(六)注重与上级、其他部门以及员工的沟通。

人力资源工作在公司内部属于一项服务支援性工作，对主要的业务流程提供人力资源规划、招聘配置、培训开发、薪酬管理、绩效管理、员工关系管理等方面的支持，保障主要业务流程顺利进行，实现公司的保值增值。

1、注重和上级领导的沟通，深入了解上级领导对自己各项工作的看法，让上级领导对自己的工作多多提出意见，让自身工作中尽量少范错误、不范错误。

2、注重和公司内部其他部门的沟通，充分听取各部门对人力资源部门各项工作的意见，有则改之，无则加勉。

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1.1高校基本建设的现状

落实科教兴国战略和人才强国战略，优先发展教育，推动了教育事业的发展。我国高校从“精英教育”向“大众化教育的过渡”，从计划体制向市场体制转换，各类高校普遍扩招，使得众多的学子圆了大学梦。我国高校已由1978年的598所发展到2011年的2429所，在校学生由1998年的341万人发展到2011年近3000万人。然而，教育资源严重不足，基础设施老化，教学、实验用房，学生公寓严重不足。许多高校都面临着扩大、调整、改建、新建等各项任务。高等院校基本建设、修缮改造成为高校发展的保障。高等教育走向市场的今天，拥有足够的办学空间，先进的教学设施，就能吸纳足够多的生源，其规模效益凸显。《十二五教育规划纲要》明确提出，加大教育投入，提高国家财政性教育经费支出占国内生产总值的比例，2012年达到GDP的4%（约13万亿元）。这也为高等院校基探讨高校基建修缮工程管理本建设、修缮改造提供了资金保证。

1.2高校基建维修工程的范畴

高校基建工程是指教学基础设施如教学楼、实验楼等建筑物的建设。高校基建维修工程是指零星土建、装修、场地硬化、道路铺设、庭院绿化、教学或生活用房水、暖、电的改造、抢修、拆除工程以及一些基建工程的配套附属工程。

1.3高校基建修缮工程的特点

（1）高校基建修缮工程项目多数为修缮改造，涉及的工种多、施工地点多分布零散、工期短，多的一、二个月，少则一半天，单个工程金额不大；工程施工随意性较强，大多数没有正规的专业设计；工程多采用定额计价，不使用清单计价方式；较大的改造项目，工程时间相对集中，常利用寒、暑假突击施工；工程管理面宽。（2）高校基建工程管理目标涉及工程项目的全过程。对其规划、质量、投资、进度等进行全方位跟踪式管理，不能由监理单位完全替代。

2．高校基建修缮工程管理的内容

高校基建修缮工程管理与高校基建工程管理均可按工程项目的实施阶段分为项目前期管理；项目中期管理；项目后期管理；具体内容见框图2-1和框图2-2。

2.1高校基建修缮工程的计划管理

高校基建修缮管理部门应根据学校的资金投入情况，结合各院、系部的修缮改造要求，深入调查情况，按轻重缓急、预算资金，将基建修缮工程分为零星工程、抢修工程、专项工程。强化修缮计划和决策的严肃性，减少盲目性。要求施工单位按设计要求，定目标、定计划、定落实、合理安排工期，确保工期目标的实现；按现行的规范、标准进行施工，并在确保质量、进度、安全的前提下，控制造价。做到事前、事中、事后控制。

2.2高校基建修缮工程的施工管理

大、中型的基本建设、装修、改造工程的管理，按设计要求、合同条款、施工规范，认真调查中标的或外委的施工单位资质情况、技术力量情况、注册资金情况，选择合适的施工单位。并在合同中明确质量、结算、进度、安全、保修及违约责任。对本校的施工单位也要加强“三控一管”。并对修缮工程的施工技术、工艺、材料进行监控，抓好施工过程的每一环节，在确保工程质量的前提下，达到投资的预期效果。对施工项目改造情况说明、图纸等竣工资料留档备查。

3．高校基建修缮工程管理中存在的主要问题

针对高校基建修缮工程的特点，各高校都制定了自己的基建修缮或小型工程管理规定和办法。但在修缮工程的管理中仍存在不少问题：

3.1修缮管理程序制度不健全

从工程立项、施工到竣工验收、结算，就宏观方面，国家对零星修缮工程具体的约束性很少；就微观方面，大多数高校零星修缮工程管理制度或措施，操作性不强。后勤社会化进展不完全的高校采取后勤处牵头、审计处、财务处、基建处协助粗放型管理模式。

3.2修缮工作量大、项目多

随着高校校区的新建项目逐年累计增多，由于每个单体从立项、设计到竣工投入使用的周期短，经常有年初开工建设暑假结束就要使用的工程，建设单位及监理部门在确保主体结构安全的基础上赶进度，特别在工程后期阶段对一些细部问题管理不够，给以后的修缮工作带来了一些问题，建筑上的主要通病以显现出来，加之各个单体工程即将或已过保修期，后勤部门将面临着大量的修缮工作。

3.3施工监督管理力度低

高校修缮工程主要包括自行决定的改造、修缮、装修、绿化、道路、上下水以及一些基建工程的配套附属工程等。工程的特点是种类繁多、分布零散、施工点多、单个工程金额不大，同时，工程施工随意性较强，通常无正规的专业设计，修缮时间相对集中。对于其管理，是由后勤安排施工单位根据工程量的多少，对工程施工要求进行安排。如果工期要求的短，施工单位可能直接进入施工阶段甚至省去了设计阶段，或者利用寒、暑假突击施工，使得其监督管理较为困难。工程实施过程中的管理由施工部门的技术人员进行现场管理，部分工程建设单位的施工人员或管理人员对于修缮工程的施工技术、工艺、材料、设备等了解不深，在工程方案确定及施工过程中，缺乏有效的监管。个别施工人员为一已之私，修缮材料以次充好。比如，明明应用三级钢筋而使用二级钢筋，基础梁和圈梁砼标号分别为C30和C25，施工中进商品砼时都用了C25。监管力度低，致使工程质量下降，返工，浪费现象较多。工程质量不能满足需要。

3.4缺乏计划管理意识，缺乏整体规划意识

目前高校建筑、旧有基础设施多数已超过设计合理使用年限的一半时间以上。原有设施破损、老化严重，超负荷运转，已不能满足现实需求，需要更新、修缮或重建。但是项目布局选址及修建先后次序、修缮档次、标准上没有一个整体规划和设计。如何修缮，工程管理缺乏严格论证和整体规划,高校每年都将修缮工程项目列入年度财务预算，但由于资金紧张等原因，有些领导对小型修缮工程重视不够，后勤管理部门和使用部门仅凭现实急需和个人意志办事或领导意见办事，一遇建设任务就临时设计，仓促上马，急于求成，往往造成布局混乱，使用不便，导致校园道路、管沟反复开挖，当年修缮次年拆除等重复建设现象屡屡发生。修缮程序不规范，缺乏计划管理意识。与学校的整体规划不统一。修缮质量无法保证，有些修缮工程几经反复也没有达到预期理想的效果，造成资金浪费。

3.5校外施工单位预结算高估冒算，虚报工程造价

高校修缮工程项目的预算和结算一般采用定额计价，由施工单位编制，建设单位认可，基建审计部门审核。建设单位管理人员调查研究工作不细不实，对预算、结算中量价组合了解不够精确，对虚报工程量、增大材料单价、重复计算工程量等了解不透。被校外施工单位钻了空子，在一定程度上虚报工程造价，结果使工程造价提高，学校蒙受损失。

3.6审计、核算造价人员知识结构不尽合理

高校非常重视修缮工程审计工作，每一项修缮工程必须经过学校审计部门审计监督。但随着新建和修缮项目增多，审计任务重与审计力量不足的矛盾越来越突出，审计的重点往往放在新建大型项目上，小型修缮项目的审计仅放在程序上，缺少工程修缮的全程跟踪，高校的内部审计人员大部分会计出身，业务水平有限。工程审计对其来说专业性强，要深入掌握基建修缮工程各相关专业知识存在着一定的难度。全过程监督力度不够，工程审计存在风险。

4.高校基建修缮工程管理中的工作难点

4.1修缮工程项目立项审批难

各院、系、部修缮项目多，涉及面广，由于修缮资金的限制，在修缮项目的选择上不可能做到有求必应，对修缮项目必须做到有选择性地进行立项审批和施工。这就要求后勤基建修缮管理人员必须按照一定的轻重缓急原则来确定修缮项目，在众多项目中选择并排列最急需施工的项目。在修缮工程项目的确定和选择工作中，需要对众多信息进行分析、比较、排除和优选。但当面对信息量比较大、需要选择的修缮工程项目较多的情况时，负责具体工作的管理人员不具备相当水准的专业知识，缺乏掌握学校有关方面工作的能力；不能对主管领导提供准确的信息，使该立项的没立，不该立项的立了。人为造成资金浪费，审批困难。

4.2修缮工程项目的经费控制难

高校基建修缮工程具有工程量小、报修部门对专业知识不了解，施工内容不确定的因素多，增减弹性大，施工过程中窝工现象十分普遍。施工效率低下，造成人工费在工程项目中的所占比重居高不下。另外，修缮工程使用的原材料数量相对较少，采购成本较高，也造成了修缮项目成本较高，从而在修缮工程项目结束时的决算中给造价审计工作带来一定的困难。

4.3修缮工程项目的质量控制难

高校基建修缮工程存在单项工程量及修缮金额较小的特点，修缮工程的种类与数量较多，施工地点变换频繁。使修缮工程的管理无法像大型新建工程一样采用委托监理的方式进行质量管理。同时，上级修缮管理人员分身乏术，无法或干脆缺乏对工程进行全过程的监督管理。因此，针对基建修缮工程的特点，如何采取有效措施，确保修缮工程质量是高校基建修缮工作面临的一大难题。

4.4修缮工程项目的工期控制难

高校基建修缮工程的施工过程往往与教学办公同时进行，施工受影响较大。同时，室外作业受天气的影响，施工工期无法得到保证，因此，修缮工程的工期伸缩性很大，给施工管理造成很大困难。后勤社会化程度高的高校修缮施工队伍多来自校外，受自身资质和管理水平制约，具体施工人员是从社会上招募的“散兵游勇”,技术水平参差不齐。教学单位，节、假、双休日多不上班，人员联系通道不畅，工程进度难以保证。

4.5修缮工程项目的资料收集管理重视得不够

由于高校的基本建设的大型新建工程及大型装修工程施工由基建处负责，其工程主体都有竣工图和工程管理及保证资料存档。但其配套的水、暖、电外网附属工程多没有竣工图存档。后勤社会化程度高的高校修缮施工队伍多来自校外，由其施工的电气增容改造，给、排水，直埋的暖气管线和道路雨水管道，过路预埋管、沟，在施工后多没有施工图，更不要说竣工图存档了。出现跑水、连阀门都找不到的现象和施工中造成地下光缆、电缆、管线挖断破坏的事件时常发生。

5．高校基建修缮工程管理措施

5.1有计划地确立修缮项目

基于修缮资金的限制，无论是高校整个修缮工作或者是某一建筑物的修缮任务，均应确立明确的计划目标。目标的确定，应既有超前性又有实现的可能性，要对各系部申报的拟实施的基建修缮改造工程逐项进行可行性研究，并深入实地调研、精心设计，确定修缮工程方案，从学校实际情况出发，在满足使用单位使用功能的前提下，编制项目概算。按轻重缓急，做到有选择性地进行立项审批。确定年度资金使用计划，并为突发的临时抢修工程项目留出一定预备费用。在确定项目的同时，要进行目标控制，如进度控制（定出开竣工时间）、质量控制（制定目标）、投资控制（年终结算不可超出概算）等，以达到强化修缮工作计划与决策严肃性的目的，减少进而杜绝修缮工作中的盲目性。

5.2基建修缮工程进行可行性论证

高校基建修缮工程涉及资金较大的如教学楼、学生公寓等的装修改造，达到公开招标所规定额度，关系到学校的整体发展和师生日常生活、科研、教学的需要，应经过科学的论证。首先由使用部门提出修缮要求和目的，基建、后勤、财务、审计管理部门制定建设规模、投资额度、资金来源、工程预算等项目可行性报告，再由校办公会讨论通过，最后由主管校领导审批，形成决议，主管部门才可招标选定施工单位。

5.3落实相关部门的责任

实行使用部门与管理部门两者共同管理、监督工程，使用部门负责工程的使用要求，管理部门监管施工质量和工程造价，分工合作责任明确。

5.4严格规范招标行为，确定施工队伍

修缮工程规模达不到公开招标所规定额度，高校又没有自己的施工队伍，应根据项目特点，邀请建筑市场上信誉好、技术力量雄厚，适合的3-5家施工单位。较小的项目由后勤处牵头、使用单位、纪检相关部门组成议标小组。达到公开招标所规定额度的项目，由主管校领导牵头聘请专家组成招标领导小组，公开招标。择优选定施工单位。对于高校自有施工队伍的，其有能力施工的小型工程、抢修项目及基建工程的配套附属工程应由其施工，以确保工程质量，节约资金。且有利于使用修缮。对于自有队伍的施工材料，单笔金额超过5万元的应宜采用招标采购方式进行，以做到材料采购透明。

5.5严格施工合同管理

施工合同是明确双方当事人权利义务的有效依据，也是确保工程质量、进度、造价的关键性文件。修缮项目的施工有别于新建工程，不可预见因素较多，必须签订书面合同，对定额套用、费用计取、材料供应、质量标准、工期进度、安全施工、结算方式、质保期限、违约责任等方面一一明确，并对承包方擅自转包、违规操作等明确处罚措施及相应的责任追究办法，必要时，应建立修缮工程项目保证金制度。从而为工程项目的顺利实施提供保证。

5.6加强修缮工程施工管理

修缮项目的施工与新建工程不同，存在较多的不可预见性因素，施工全过程的监督管理十分重要，应该尽可能委派有经验、懂技术的专业工程师或聘请专业的工程监理人员进行工程监督管理。(1)控制修缮项目的变更修缮改造工程的工期短，工程变更多。应聘请或指派有经验的工程管理人员对施工现场全程跟踪监督管理，确保工程方案落到实处，处理好突况，严格控制工程变更，对施工过程中的结构工程，以及暗埋的管道工程等隐蔽工程必须严格验收，认真做好验收记录、签证工作，并附以变更图纸，为竣工后的工程结算和今后的修缮、改造提供真实可靠的技术资料。（2）控制修缮项目的工期高校修缮工程的施工进度有效控制，必须做好与有关单位的协调、联络、调和工作。组织协调是实现有效进度控制的关键。加快工程进度，缩短建设周期，是促使工程项目尽快投入使用，充分发挥投资效益的关键。高校的重点建设工程，大都是确保招生或教学急需的项目，工期短、工程质量要求高。工程项目进度管理的依据是施工进度计划。对具体项目编制工程进度计划，画出横道图或网络图。管理者按预定的项目计划定期审定实施进度情况，分析并确定进度拖延的根本原因，及时采取纠偏措施，确保工程项目按预定的工期竣工。（3）控制修缮项目的质量1）影响工程质量的因素主要有人、材、机、方法、环境五个方面。是全方位，全过程的。通过分析、研究、对比的方法，在确定可行的基础上采用优化方案、工艺、设计和措施的控制，通过指导、督促、检查建立良好的技术环境、管理环境和劳动环境。在项目实施过程中通过旁站检查、测量和试验的方法进行控制。项目管理人员要提高自身素质和专业水平，还要审查施工人员的技术资质，要求必须持证上岗。让“对的人”干“对的事”。对材料要做好检查验收，严把材料检验关。混凝土配合比应按国家现行标准的规定，通过设计计算和试配确定，在施工过程中，不得随意改变配合比；对商品混凝土的运输距离也要考察，运输距离太远，造成到达施工工地时间超过混凝土初凝时间的混凝土搅拌站的混凝土不得使用。对无生产厂名、无质量合格证明文件、无产品说明书的“三无”产品，坚决不得用于施工项目中，做好材料的收、发、储、运管理工作。对机械要了解其工艺和性能，选用合适的机械设备，建立各种管理制度。采取平行检验、中间验收、竣工验收，对质量问题及时发现及时纠正。2）对工程实行定期回访，后评价。将其施工质量情况列入绩效考核，与其收入挂勾。从而促使施工单位加快施工进度，节省工期，保证工程质量。对于必须实行监理的项目，委托监理工程师进行质量控制。修缮改造工程项目的质量由基建、后勤工程师控制，项目竣工由使用单位、纪检、审计、财务、施工单位共同验收。同时对工程重要部位要做好技术备案。

5.7加强高校修缮工程项目的安全文明管理

注意安全、文明施工，保持校区清洁、安静。在抓工程质量的同时，我们也不忘把安全施工、文明施工作为重要内容来抓。如遇考试期间，尽量安排低噪音工种，除必须连续施工作业的工种，如浇筑混凝土之外，一般晚上施工不允许超过规定时间等等，以此来降低噪音，尽可能地减少施工对校园日常工作的影响。

5.8加强修缮项目投资经费的全过程控制，降低工程造价

（1）修缮施工工程成本的影响因素①施工阶段的现场管理、现场签证、工期与质量控制均直接影响着工程成本。2）高校修缮工程工程量小、施工内容增减弹性大。施工过程中受教学时间的限制，窝工现象时有发生，使得施工效率低下，大大增加人工费在工程项目中所占的份额。而且，修缮工程使用的原材料数量相对较少，采购成本较高，导致修缮项目成本较高，从而在修缮工程项目结束时的决算中给造价审计工作带来一定的困难。对于高校没有自己的施工队伍或自己的队伍不能胜任的修缮工程，采用招标方式选择优秀的施工单位，可以降低建设成本和提高建筑质量。（2）修缮施工过程的经费控制措施①对于金额较大的基建修缮项目进行公开招标十分必要。目前，因修缮工程项目的特点决定了高校修缮工程的招标多数为邀请招标，利用工程定额总造价下浮点数作为标底，按照招标程序进行招标产生施工单位。②在招标过程中，一方面要注意招标领导小组人员的配备，要有熟悉工程行业、具有一定业务知识的人员参加，保证招标工作质量；另一方面，作为修缮工程管理的后勤部门，除了利用招标制度挑选施工单位外，要在平时的管理过程中，尽量熟悉了解各施工单位的技术实力和管理水平，多方面衡量工程施工方案，结合工程定额、取费标准、材料差价等因素，认真评定工程投标价的组成是否客观、合理。

5.9工程价款结算管理

（1）工程价款结算的原则工程结算应本着依据合同、实事求是真正做到：(1)使用部门的满意原则；(2)施工现场签证资料真实性原则；(3)审计严格、公正合理原则；(4)财务依据审计部门审核付款的原则；(5)竣工结算资料完整及时归档的原则。（2）工程竣工结算施工单位按修缮计划方案或合同规定的内容完成所施工的工程，经验收合格，向学校基建、审计部门报送竣工结算书及完整的结算资料，审计部门在规定的时限内审核并提出审查意见，主管领导签字后，校财务处按双方认可的经审定的结算书结清工程款。（3）工程审计监督工程审计是建设单位对工程进行全过程监督的重要环节，一方面监督了施工单位，另一方面又监督了建设单位，在修缮工程管理过程中的作用尤为突出。审计部门在注重结算审计的同时，应注重项目的过程审计，全程参与项目的立项论证、招标投标、合同签订、现场管理和竣工验收等过程，对高校修缮工程重点放在结算审计工作上，对招标项目，严格按照合同、招标文件、竣工图纸、经工程师签证的变更洽商、工程量清单细则审核工程量，对采用定额计价的还应重点审核套价、取费等是否合理，实事求是做出修缮工程决算。在保证质量的同时，将工程价款控制在制定的资金使有计划内的最低标准，从而达到控制修缮工程资金投入，降低工程造价、节约投资、提高经济效益的目的。

6．基建修缮工程的档案管理

6.1基建档案管理的重要性

（1）高校的基建档案是保障学校教学、科研和师生生活正常进行的重要科学依据。其中竣工图纸管理在基建工程项目档案中占有很大比重。从归档的利用情况看,学校对竣工图纸利用需求较频繁。因此，只有做到图纸与实物完全相符，才能真实、准确地反映工程项目竣工后的实际情况。随着时间的推移，即使是建设者也很难永久地记述清楚整个工程全部详细的运作过程，特别是不能直接观察到的隐蔽工程和工程建设的管理过程无法重现在人们面前。只有将工程建设和管理工程中形成的竣工图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音档案及时归档，才能为后人合理使用与管理建筑物、构筑物提供科学的依据。更可通过基建资料了解学校的发展历史、发展规模和办学理念。（2）在新校区新设施的建设，老校区的扩、改建、修缮、增容改造中发挥独有的作用。一所相当规模的学校不仅地上的建筑物、构筑物林立，而且地下各种管线和各类工程纵横交错，密如蛛网，这些建设和设施是学校教学、科研、生产和师生生活的必需，一旦受到破坏，可以根据档案所提供的依据，尽快组织抢修，争取在最短的时间内使之恢复正常。（3）在实际工作中利用基建档案，不仅减少了重复劳动，而且可以加快施工进度。

6.2基建档案管理的作法

（1）注重新建工程的竣工图、工程管理、工程保证资料的收集和存档对于高校基建处负责的新建单位工程，从工程报建到竣工验收及结算的全部资料应由专人整理，收集，提交一整套合格的工程竣工资料给学校档案室存档。特别是竣工图，应由施工单位根据工程实际编制提交。在工程竣工验收时应由学校档案或基建处专人对施工单位进行监督和指导做好室外配套管网综合图纸的编制工作。有条件的可向后勤部门提供一套完整的竣工图已备修缮改造急需。（2）注重小型工程、改造工程的竣工图纸的收集和存档对于规模较小的工程或修缮改造工程，往往设计单位不设计室外水、暖、电、消防管线图纸，而这些恰恰是高校内施工利用率最高的图纸。有能力的施工单位自行设计施工或根本没有设计按建设方的现场要求施工。工程竣工后，校外的施工单位离开学校，没有人说清地下的具体情况，致使给后续的修缮改造带来不必要的麻烦。因此，高校应充分重视这类图纸的收集和归档。（3）注重电子数码信息收集随着现代信息技术的发展，电子数码存储技术日臻成熟，U盘、光盘、移动硬盘用于竣工图的存储管理，不但存储空间大，便于保存，而且便于查找利用。目前建筑设计已实现CAD化，施工中的变更可以方便的修改。(4)注重学校地下总图的修订绘制高校建校多在二十几年以上，随着新建筑的不断建设，旧建筑的修缮改造，地下管线不断增加，即使有图也大都是单体竣工图，而建校时的校区地下管线图已远远表达不了校区地下管线的全貌，在校区的建设中不能发挥其独有的作用。因而，学校地下管线总图的补充修订绘制是高校基建档案的重要工作。应引起高校的高度重视。

7．结语

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【关键词】OA；工作流；协同办公；办公效率

一、概述

贵阳供电局办公自动化系统自2003年投入运行以来，经过8年的运用推广，已成功实现了全局统一的公文管理和行政办公管理，使办公自动化系统全面覆盖15家分县局，覆盖率达100%，实现了省公司、地区局、分（县）局三级联网。局本部以及各分县局各自拥有独立的应用及WEB服务器，建立了一套独立的基于Domino数据库服务器的办公自动化系统。各个相互独立的Domino服务器之间进行文件传输的交叉验证，可以通过上下级文件流转直接实现公文的上报及下发，也可以以Lotus的邮件形式通过HTTP协议将排好版的红头文件从一个系统发至对方的Domino服务器的指定单位文书的个人邮箱里以达到局本部与各分县局的文件网上交流，各分县局通过办公自动化邮件系统与北局对口部门及人员进行数据传输及共享。

二、系统主要功能

采用Lotus Domino群件建立办公系统，为单位用户提供Web、Mail和文件管理及工作流服务。单位内部用户通过IE浏览器与Domino服务器连接，参与工作流，进行公文流转、办公信息查询、检索和邮件收发，与同事进行网上协作办公；进行信息检索，并通过Web将处理信息反馈给Domino服务器，还可进行流程监控。具体功能描述如下：

1.文件权限控制

公文在流转的过程中，有严格的权限控制。在办理过程中只有办理过的人员才有权限查看，办理后根据需要自行决定该文件的浏览范围为所有人员或部分人员，本局职工或分县局人员。系统通过提供多层权限控制保证用户只能操作和查阅本职范围内的数据信息，不能越职操作任何数据。

2.与MS Word高度集成，实现文稿痕迹保留

与MS Word字处理软件高度集成，可以自动判断系统所装Office版本，选择相应的文稿模板，实现领导办文过程中的文稿痕迹保留。根据国家行政机关公文格式标准预定义成文格式，使文书成文时系统能够自动套入文件红头、自动追加印章等公文要素。

3.流程灵活配置

提供流程维护平台，由系统管理人员根据单位实际情况定义通用工作流程，也可以根据本单位的实际情况由拟稿人、文书或指定流程人员自行定义流程，提供灵活的流程监控手段；构件化设计，模块组装方便灵活，能很好地适应组织机构调整、人员变动等情况。所有流程以及流程中的任何环节所设计的人员、意见、操作都可以灵活、自由地进行配置，不受流程步数的限制，同时还可以对包括主流程及各流程环节的权限进行设置。可以定义各流程发文稿纸和排版格式，支持文件格式之间的转换。

4.先进的档案管理

档案管理实现公文流转结束后电子文件的归档和纸质文件的归档，实现对各类型档案的全面管理。档案数据库中文件按照指定的条件进行移交、组卷、归类、分级、归档打印、查询和借阅等功能，实现档案资料从采集、日常管理直至移交整个过程的档案一体化；提供档案的借阅管理功能，提供档案管理所需要得各种统计报表。

5.邮件系统

电子邮件系统实现单位内部人员之间信息交流畅通无阻。

6.即时提示

在客户机打开并通过浏览器登入办公自动化系统后，系统对当前用户进行验证，即时提醒用户有新的待办公文、待办事务、批示、通知、公告、邮件等各种信息。

三、系统设计

1.应用软件体系结构设计

贵州电力全WEB办公自动化（OA）系统，采用了分布式的三层应用软件体系结构。在三层结构中，表现部分、应用逻辑部分及数据部分各占一层。表现层管理与用户之间的交互并通过调用中间层来完成客户端提出的请求。应用逻辑层（中间层）上运行商业逻辑及访问数据库和其它资源.。客户端可以调用多个基于服务器的部分用以完成一个请求。三层结构通常被称为服务器为中心结构，它使得应用逻辑可以独立于表现层接口及对数据库的执行而运行在中间层的服务器上。如果没有请求，则各部分各自运行于不同的机器上。应用逻辑独立于表现层及数据层有许多益处：

（1）开发者可以使用功能强大的开发工具，如：Visual Basic、Visual J++来开发可移植的应用，而不必使用局限性较强的存储过程语言。

（2）管理程序可以将应用组件复制以同时运行在多台机器上。这样可以将客户端负载分配到多台机器上以获得高运行性能。应用组件复制在二层及二层半结构中是不可能实现的，因为存储过程必须运行在单一的数据库中。

（3）应用组件可以分享数据库联接，而二层结构及二层半结构系统中，数据库必须为每一个用户建立一个联接。

图1

（4）访问大型主机及其它数据库是通过本地协议及应用接口，而不是通过数据网关，这将提高运行性能，并且允许应用控制对其数据的访问。

2.应用软件技术结构设计

贵州电力全Web办公自动化系统采用Lotus Domino/NotesR6作为应用系统平台，结合Java、J2EE、Javascript、XML、WebServ-rice等先进的网络编程技术，实现客户端用户的WEB访问；通过XML、JDBC等数据库接口技术，实现与其他综合业务系统的信息和数据集成；以及通过工作流平台引擎实现与其他综合业务系统的业务集成。

系统的信息结构如图1所示。信息结构内容说明如下：

（1）采用Lotus Domino群件建立办公系统，为单位内部和外部用户提供Web、Mail和文件管理及工作流服务。

（2）企事业单位内部用户通过IE或Net-Scape浏览器与Domino服务器连接，参与工作流，进行办公信息查询、检索和邮件收发，与同事进行网上协作办公；进行信息检索，并通过Web将处理信息反馈给Domino服务器，还可进行流程监控。

（3）单位外部的公众用户也可通过浏览器访问Domino提供的外部Web服务，进行信息检索、浏览和邮件收发，还可将反馈信息返回给Web服务器，并查看信息处理情况。

（4）Domino/Notes还可以通过ODBC、Notes SQL、DECS、LEI、ESB与Oracle、Sybase等关系数据库互相访问，实现与单位内部其他事务处理系统相集成，并可将事务系统中的信息在Domino Web服务器上。

图1 系统信息结构

四、系统效益分析

办公自动化系统自2003年9月在原贵阳市北供电局进行系统推广、建设以来，目前已经在我局局本部、下属15个分县局以及部分供电所全面推广成功，“省网公司――市局――分县局”自上而下网络化的现代化办公管理体系全面形成。

系统的实用化明显提高了我局行政办公工作效率，规范了行政办公管理，有效节约了办公成本，实现了全局行政办公的高效管理。流程化的办公管理增强了组织的执行力，对提高企业管理水平起到了非常重要的作用。

1.开源节流，节约办公成本，提高办公效率

（1）办公自动化系统无纸化办公的实现，节约了办公成本。在办公自动化系统建成并实用化以前，我局公文全部以纸质方式流转，所有文件必须打印出来，送各分管领导批示，送各分县局办理，送上级部门以及送兄弟单位，最后送档案室分类、存档、保管。这一系列的繁琐的工作，每个步骤都需要人工处理，耗费大量的人力、物力和财力。系统成功运用后，我局公文全部实现网络流转，规章制度、电话号码全部实现网络共享查询。全局内部办公无纸化达到100%，办公成本大量缩减。

（2）办公自动化系统标准化、规范化的运行模式显著提高了员工工作效率。

1）办公自动化系统的应用有效解决了各个分县局、边远农村供电所经常需派专人、专车长途拿文件、送报表的问题。系统运行前，分县局需派专人到市局拿文件，送报表。从局发文到分县局拿回文件到本局，平均至少需要5小时以上。系统投运后，所有文件、报表全部实现网络流转，无需派人取送。从局发文到分县局收到文件，最多只需要2分钟。

2）办公自动化系统中“公文管理”模块在提高工作效率上最为突出和明显，收、发文管理电子化流程的实现，把文书人员从大量的复印工作和文件分发工作中解放出来，工作效率大大提高。

3）办公自动化系统建设前，所有文件和档案均是纸质形式，保存、存储及查阅都相当不便，办公自动化系统建成后，采用数据库存储方式，长期以来困扰管理干部的资料保管和查阅问题全部迎刃而解。

4）档案管理流程合理，以公文管理为基础，实现档案的接收、整理、归档和提供利用同步，实现工程档案的电子文件形成、整理、立卷、归档工作与工程建设同步，保证了档案的齐全、完整性，提高了档案管理工作效率。

5）办公自动化系统通过信息共享，使不同部门的人员可同时查询同一份档案，这对设备抢修工作显得尤为重要，可使设计、施工、运行、安监等各部门同时掌握相关信息，加快施工进度，节省了大量宝贵的抢修处理时间。

2.转变观念，规范行政办公管理，促进企业内部管理现代化

办公自动化系统设计基于工作流的概念，并溶入了“企业办公闭环过程化管理”的现代化管理理念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，彻底改变了过去复杂、低效的手工办公方式，改变了企业员工的工作理念，实现了迅速、全方位的信息采集、信息处理，同时还为企业的管理和决策提供了科学的依据，给企业带来了巨大的管理效率。

（1）在办公自动化系统规范的流程引导下，我局建立起了科学和优化的现代化办公管理体系，实现了办公观念的彻底转变，不再是简单的“一支笔、一张纸”的传统工作方法、方式，而是全面高效的“无纸化”办公。

（2）通过办公自动化系统的建设，我局公文管理、会议管理、工作计划、车辆管理、档案管理全部实现了流程化、模块化的闭环管理并实现了全过程的流程追踪。将过去凌乱的工作全部有序化、规范化，做到了凡事有据可查、有始有终。杜绝了口头交待工作容易出现的因错误领会意图，而导致的工作失误，解决了以往公文处理催办困难，流转时间过长的问题。

（3）全过程的闭环、透明的工作监督机制加大了办公执行力度。同时系统为管理部门监督考核提供了准确的数据依据。

（4）我局的办公自动化系统不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是实现了群体协同工作。协同工作意味着信息的交流以及工作的协调与合作。依托办公自动化系统平台，这种交流与协调几乎可以瞬时完成。

五、结束语

办公自动化系统在我局的建设和全面应用，大大提高了我局企业内部管理的现代化水平。对一个现代化企业而言，为了追求企业的经济效益和管理效益，必须做到整体优化。而办公自动化系统的成功应用，将是实现企业信息化以及实现企业整体优化的必经之路。

参考文献

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[2]王广宇，吴锦辉.OA期刊的经费支持问题――借鉴TV广告运行模式的探讨[J].图书情报工作，2006.

[3]唐泽霜.浅析OA（开放存取）环境下的图书馆[J].高校图书馆工作，2007（03）.

[4]陈烨雷.基于Lotus Domino群件系统的政府办公自动化系统的设计与应用[J].绍兴文理学院学报，2003，07.

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