文书档案年度工作计划范文

导语：如何才能写好一篇文书档案年度工作计划，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

我们所在办公室的工作人员是一支年轻的队伍。作为新人的我们有着满腔的热情与十足的干劲，恰如一只展翅欲飞的雏鹰。但是光凭一腔热血是不能做好工作的，只有在完善的计划指导下，我们这只雏鹰才能自由翱翔，才能直冲九霄。

这次我们办公室个人工作计划分为三部分：

一、新成员的部门教育，作好衔接工作

为了增强办公室的工作实力，在学期初我部已吸纳了一批踏实肯干，头脑灵活的新成员，在近期，我部将组织成员对本部职能的学习，使其明确并熟悉本部的基本工作任务。另外还将做好新成员能力的培养，多锻炼新人，为下一届分团委学生会培养好人才。

二、以提高效率为原则，科学的管理档案

上届办公室的文书档案以初具规模，这为我们今后的工作提供了参考。我们的办公室工作计划是在此基础上我们将加入科学的管理方法完善文书档案的管理，如在原有基础上加上目录，索引，以提高查阅的方便性。另外我们将开展文书档案与电子档案同步管理方法，利用电子档案的快捷性与便于修改的特点，提高管理效率。

三、突破传统，敢于创新

办公室给人的印象往往是做一些档案管理、文件的打印和发放等工作。在本学年我们将使大家改变这一看法。首先，我们将做好老师与分团委学生会的桥梁作用，使分团委学生会始终行驶在正确的航道上。其次，我们将在对活动组织上下功夫，结合各部的特点，以专部专用，以长补短，用最短的时间完成最多的任务为组织活动的原则，协助院、系举办一系列健康活泼的活动，以锻炼我部的组织能力。

以上就是我部在本年度工作计划，希望我们的工作能顺利开展，也希望在今后的工作中能得到不断的完善。

篇2

第一条为确保政令畅通，提高工作质量和效率，实现全市财政系统督促检查（以下简称督查）工作科学化、制度化、规范化，制定本办法。

第二条督查工作是确保党和国家的路线、方针、政策贯彻落实及上级机关作出的重大决策、重要工作部署以及各项工作顺利实现的重要措施，是转变机关工作作风，提高工作效率的重要手段。

第三条督查工作要紧紧围绕市委、市政府的工作部署和财政中心工作，坚持实事求是，注重实效，秉公办事，敢于负责的原则。

第四条督查工作在局党组的领导下，由税政条法科具体负责。

第五条各科室及局属各单位要把督办的各项工作列入重要议事日程，各科科长（主任）、局属各单位负责人是第一责任人，对本单位完成局里交办的各项督查工作负主要责任。

第六条本办法适用于本局各科室及局属各单位。（以下简称承办单位）

第二章督查范围

第七条督查工作范围主要包括：

（一）督促检查市委、市政府及财政厅重大决策、重要工作部署的贯彻落实情况；

（二）督促检查我局党组会、局务会、局长办公会、全局干部职工会有关议定事项的落实情况；

（三）督促检查全市财政工作会议以及局领导主持召开的各种专题会、协调会等议定事项的落实情况；

（四）督促检查上级机关领导及本局领导批示、交办事项的落实情况；

（五）督促检查上级机关来文、来电及交办重要事项的办理落实情况；

（六）督促检查各科室有关财政收支事项的请示报告办理情况及全省财政系统年度工作目标责任制完成情况；

（七）督促检查人大代表建议、政协委员提案办复情况以及群众来信、来访工作的落实情况；

（八）各项工作制度的贯彻执行情况；

（九）其他需要督查的事项。

第三章工作程序

第八条督查工作分日常督查和专项督查，日常督查为按照年度督查计划进行的督查，主要是对目标责任制、科室年度工作计划、各项工作制度的落实情况的督查。专项督查是未列入日常督查任务的督查，主要是对局党组、局务会等有关会议的决定落实情况、领导批文、阶段性中心工作的落实情况的督查。

第九条日常督查按计划、审批、执行、考核、通报、归档的程序进行。

（一）计划：每年年初由税政条法科根据全年工作计划提出初步督查计划，报局务会审批。

（二）审批：经局务会审批后，形成正式的年度督查计划；

（三）执行：由税政条法科按督查计划进行督查；

（四）考核：各承办单位要将列入督查事项的工作进行专项总结抄送税政条法科，由税政条法科按督查计划进行考核，并将考核情况报局务会；

（五）通报：对督查情况进行定期通报；

（六）归档：有关督查资料，要按照文书档案的要求及时立卷归档。

第十条专项督查工作按照立项、计划、反馈、督办、审核、通报、归档的程序进行。

（一）立项：根据阶段性中心工作及局领导的批示及局务会等有关会议决定，由税政条法科填制督查任务表报请领导批准、立项、明确督查要点。

（二）计划：由监督科会商有关承办单位，由承办单位按督查要点，拟定落实计划。

（三）反馈：监督科及承办单位将落实计划报局领导审阅，根据局领导意见，修改落实计划。

（四）督办：监督科根据承办单位的落实计划进行跟踪督查。

（五）审核：监督科对承办科室报来的办理结果进行认真审核，对不符合督办要求的，予以退回；并及时向领导反馈落实情况。

（六）通报：对督查事项的贯彻落实情况进行定期不定期的通报。

（七）归档：督办事项办理结束后，相关督查资料要按照文书档案的要求及时立卷归档。

第十一条各承办单位对督查事项要制定相应的落实计划，严格按计划执行，认真办理，对落实中发现的问题要及时反馈，有关落实情况要形成相应记录和报告。在办复期限内提前1日送税政条法科审核。

第十二条各科室及局属各单位要进一步规范公文传递程序，各种发文应抄送税政条法科。

第四章工作制度

第十三条分级负责制。督查工作采取分级负责的原则，一级督查一级，一级对一级负责。

第十四条岗位责任制。各科室要把督查工作纳入岗位目标责任制，按有关规定进行年度考核。

第十五条督查时限制。督查事项必须有明确的时限要求，严格按照时限考核。

第十六条责任追究制。对督查中发现的各种问题，要严格按照有关规定进行处理，对不能按时按质完成督办任务的，要查明原因，分清责任，严格责任追究。

第五章附则

篇3

一、人事部分

1、进一步完善公司的组织架构，确定和区分每个职能部门的权责，争取做到组织架构科学适用，三年内不做大的调整，保证公司在科学的组织架构中高速运行。

2、完成公司各部门各职位的工作分析，为人才招募与评定薪资、绩效考核提供科学依据；

3、完成日常人力资源招聘与配置

4、推行薪酬管理，完善员工薪资结构，实行科学公平的薪酬制度；

5、充分考虑员工福利，做好员工激励工作，建立内部升迁制度，培养员工主人翁精神，增强企业凝聚力。

6、在现有绩效考核制度基础上，参考先进企业的绩效考评办法，实现绩效评价体系的完善与正常运行，并保证与薪资挂钩。从而提高绩效考核的权威性、有效性

7、大力加强员工岗位知识、技能和素质培训，加大内部人才开发力度。

8、弘扬优秀的企业文化和企业传统，用优秀的文化感染人；

9、建立内部纵向、横向沟通机制，调动公司所有员工的主观能动性，建立和谐、融洽的企业内部关系。集思广益，为企业发展服务。

10、做好人员流动率的控制与劳资关系、纠纷的预见与处理。既保障员工合法权益又维护公司的形象和根本利益。

人力资源工作对一个不断成长和发展的公司而言，是非常重要的基础工作，也是需要公司上下通力合作的工作。各部门配合共同做好工作的项目较多，因此需要公司领导予以重视和支持。自上而下转变观念与否，各部门提供支持与配合的程度如何，都是人力资源工作成败的关键。所以人力资源部在制定年度目标后，在完成过程中恳请公司领导与各部门予以协助。

二、行政部分

1、负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。

2、根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划和其他重要文稿。

3、负责全公司日常行政事务管理，协助总经理处理日常工作。

4、组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。

5、负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、传递、催办和检查。负责公司保密工作和法律事务以及重要文书档案资料的保管工作。

6、妥善保管和正确使用公司印章（公司行政章）和介绍信。

7、负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。

8、负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护工作。

9、协助信息部门做好信息系统总体开发工作，提高行政办公效率。

10、负责公司总务工作，做好后勤保障。主要是员膳食、卫生保洁、电话总机服务、宿舍管理工作

篇4

一、人事管理方面

草拟单位机构改革和部门调整的方案，1人力资源的管理和调配。做好人事年度工作计划和制定并落实相关人事管理制度。制定了各部门和岗位的职责，单位领导的领导下，组织实施双向选择上岗，一定程序调动职工的积极性和创造性。为了实现高效率、高品质、高成绩的生产规模，部门在严格讨论和策划后，重新调整核定临时岗位的设置，使原来多人的临时工队伍减少，并与之签订了劳动合同；为了充实加强单位的综合档案室管理。还完善了工作合同制度，负责职工劳动合同的签订，保证了单位对玩具高质量、高产量、高流向生产的正常工作。

管理人才、社保及公积金帐户。过去的一年，2管理工资制度。为员工缴纳社保费及住房公积金。部门较好地完成了单位职工年度工资标准的调整和年-年度职工正常晋升工资的工作，完成了年增加职工生活补贴的调整工作。及时做好了单位职工的社会养老保险、住房公积金的年度调整审核工作，职工的社会养老保险金、住房公积金等一系列国家规定的福利保险。

一年来，3.管理会议制度。按照规定完成了单位的党务、廉政、干部、工资、财务、职工教育人员变动等一系列的月度、季度、年度统计报表。严肃认真过细地做好文书工作。收文、送办、催办的文件份。完成生产、销售等大大小小方面的会议记录、会议纪要。严格执行公司用印批务的规定，为公司把好各种印章使用的关。

部门人员认真做好单位干部职工的考核工作。单位领导的带领下，4考核工作。这一年的工作考核中。参加了每个部门的工作小结，解掌握部门干部对职工的考核意见和对下一季度的工作要求，促进了各部门的工作开展。结合自身环境制定了与公司发展及执行相匹配的一系列人事管理制度，部门负责公司的考勤统计工作。执行过程中，部门员工能够尽快适应公司的政策安排，尽可能做到实事求是地统计考勤，每月初以统计数据为依据，及时为员工饭卡进行充值，为大家做好后勤保障工作。

因此去过的一年工作中，5归档人事档案。更新单位以及各相关商家相关往来单位的通讯资料对于单位的生产产品业务发展有着至关重要的作用。部门把人事档案详尽、准确的归档整理工作当成一般的人事工作来对待。做到分别以纸板和电子版备份，严格审查全体员工档案，对资料不齐全的一律补齐，并及时将最新的信息复印并分发领导及办事员备查使用。

所以根据生产的实际需要，6招聘新员工。本单位是做玩具生产的人员流动量特别大。人事部在年初就开始有针对性地、合理地进行了员工招聘工作。分别以临时工和全职人员的方式进行招聘。招聘过程中，尊重每一位求职者，以单位和员工的利益和需要为出发点，以公开、公平、公正为选拔原则，对每一位应聘者的简历进行认真的筛选。

二、行政工作方面

以及单位领导出差、参加会议、接待贵客等等一切相关事宜。如结算、订房、订机票、办理员工报销、与装修公司就办公家具协商价格、协助领导为希望工程捐款、采购办公用品及对其领用情况进行备案等等。处理行政方面的工作中，1大的方面。办理单位营业执照年审及工商备案资料变更等相关事宜。部门在这一年里，本着踏实、严肃、高效的工作态度，顺利完成了所有行政工作，使单位的行政事务为单位的生产发展提供了良好的后盾。

每一项工作的完成都是对责任心和工作能力的考验。部门在进行这些工作的时候，2小的方面。行政工作是繁琐的小到复印、扫描、传真、订餐、租花、发快件、印制名片、续订网站、订阅报刊杂志、车辆文件的保管、简单的计算机维护。一直勤勤恳恳，总结方法和经验，把这一系列行政事务处理的有条不紊。

三、过去一年的不足和经验

员工人数也不是特别多，由于我单位是以生产玩具为主的生产企业。而且工人的流行性也特别频繁。年整个单位的生产过程中，经常出现员工或者临时工的离职。流动特别大。下面是今年对今年离职人员和流动人员的一个简单的表格分析：

每月离职人数

项目十一十九八七六五四三二一

辞职9451614108282314

自离2814712750000

辞退00000000000

解雇00001000000

每月人员流失情况

项目一二三四五六七八九十十一

本月底正式工总人数：7211011012010959010088929995

当月正式工流失人数：1428213172723191211

当月正式工流失率：19.4%1.8%7.3%1.8%13.7%18.9%27.0%26.1%20.7%12.1%11.6%

几乎每个月都有员工离职流失情况，从表中可以看到单位的员工流失特别严重。而且数量比较多，平均每个月流失率都在15%以上。对于员工不断的循环流失，主要是因为市场经济大环境下的经济情况不乐观。单位有正式员工和临时员工，临时员工多为民工。如今的市场经济环境下，现代工业部门不断迅速壮大的同时，农民工也开始出现了流失潮。由于农民工的工资待遇偏低、工作强度大、工作条件差。为降低生产成本，多数企业都以最低工资标准来发放职工工资，但最低工资一般只够维持农民工在当地的基本生活保障，很难有所剩余。

部门会积极配合领导做详细的分析调查，对于今年出现的大量员工离职流失情况。采取有效措施，制定新的计划方案、完善薪酬制度。同时做好新的招聘工作，争取在未来一年单位的生产工作中，这一严重的员工流失现象得到很好的缓解！

四、年度计划

计划在年取长补短，年的工作总结中。优势上，继续保持良好的工作效率，一些经验方面，尽力改进方式方法，使工作更加完善。

1人事部分

向实现管理规范化迈进。进一步完善单位的组织架构，1完善单位总体工作管理制度。确定和区分每个职能部门的权责；完成各部门各职位的工作分析，为人才招募与评定薪资、绩效考核提供科学依据；完成日常人力资源招聘与配置；完善员工薪资结构，实行科学公平的薪酬制度；充分考虑员工福利，做好员工激励工作，建立内部升迁制度，培养员工主人翁精神，增强企业凝聚力；协助部门工作，加强团队建议，继续配合各部门工作，协助处理各种突发事件。

完成更有效的避免员工大量流失的员工管理制度。2做好人员流动率的控制与劳资关系、纠纷的预见与处理。既保障员工合法权益又维护公司的形象和根本利益。认真研究和分析。

2行政部分

协助领导处理日常工作。根据领导意图和发展战略，1负责全单位日常行政事务管理。负责起草年度工作计划和其他重要文稿

做好公文的拟订、审核、传递、催办和检查。负责单位保密工作和法律事务以及重要文书档案资料的保管工作。2负责来往信函的收发、登记、传阅、批示。

负责办公设施的管理。包括办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护工作。3实行责任分配制度。

及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。4做好上下联络沟通工作。

篇5

[关键词] 档案管理；评审；作用；探讨

[中图分类号] R197.322[文献标识码] B[文章编号] 1674-4721（2014）04（c）-0135-04

Effect discussion of archives management review for the promotion of hospital archives management

FENG Zhen-yu LIU Wei-de

The Office,Affiliated Hospital of Weifang Medical University in Shandong Province,Weifang 261031,China

[Abstract] At present,the rapid development of cause of Chinese medical health and archives puts forward new and higher requirements for the level of hospital archives management.Because the file management level of our hospital is lagging behind,there is not enough,it has problems and shortcomings,such as the leadership do not pay enough attention,lack of effective and unified management,and the overall level is not high in staff and so on.In combination with the practice of archives management review job in the Affiliated Hospital of Weifang Medical University,this paper explores archives management review promoting the improvement of archives management level from 5 aspects of the organization and the system construction,team construction and business training,software and hardware construction in record room,basic business archives construction and archives compilation,exploitation and utilization of archives resource.

[Key words] Archives management;Review;Effect;Discussion

随着我国新医改方案及配套政策的陆续出台，医疗改革日益深化，对医院临床及管理工作提出了新的要求和挑战[1]。档案管理是医院各项工作的重要组成部分之一，是医院建设与发展历史最真实面貌的反映，对于提高医院的医疗、教学、科研、预防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用[2]，但是由于多方面的原因，当前的医院档案管理水平还不能满足医疗卫生事业快速发展的需要。档案管理考核是档案主管部门按照档案管理科学化、规范化、现代化的要求，对医院档案管理工作进行的全面考核和评价，对于规范医院档案管理，提升医院档案管理水平具有十分重要的意义和价值。

1 当前医院档案管理工作中存在的问题和不足

1.1 医院领导对档案工作的重视程度不够

个别医院的领导对档案工作认识不到位，认为档案工作可有可无，经常是“说起来重要，用起来必要，忙起来不要”[3]。在医院长期规划和短期计划中，一般只对规模效益、科学技术、人才队伍和仪器设备等进行了较为详细的规划和设计，而对档案的科学管理、设备投入和业务培训等涉及较少或未纳入规划计划中，从而导致档案管理缺乏顶层设计，档案管理制度不够完善[4]，软硬件设施经费投入不足，档案管理水平明显滞后于医疗业务发展水平。

1.2 档案多头管理，缺乏统一的管理机构

医院档案管理一般是由办公室下设的综合档案室负责，但是由于整体档案意识欠缺和部门“各自为战”等历史原因，综合档案室一般只管理文书档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等[5]，而医疗文书档案、人事档案、科研档案、基建档案等则分属相应的职能部门管理，从而形成多部门分头管理档案的格局，影响了医院档案管理的总体效能。

1.3 档案专业人员整体水平不高，难以适应档案事业发展的新要求

随着我国医疗卫生事业的快速发展，医院档案管理的专业化、信息化以及档案资源的编研和开发利用都离不开一支高素质的档案人才队伍。我国医院从事档案工作的人员大部分是从医护人员转岗而来，其没有经过系统地档案管理培训，专业知识缺乏，年龄老化，学历偏低，人员结构不合理，甚至出现档案人员不会整理、立卷、不懂档案编研的现象[6]。除专职档案管理员外，各科室的兼职档案员常身兼数职，几乎没有更多的时间和精力从事档案管理工作以及参加档案专业知识的学习和培训。

2 我院档案管理考核评审工作开展情况

我院是山东省卫生厅直属的集医疗、教学、科研、预防和保健等功能为一体的大型综合性三级大学医院。目前医院现有职工1490名，有临床科室48个，医技科室13个，曾获“全国卫生系统先进集体”“山东省医院管理先进集体”“全省卫生行业文明单位、诚信建设先进单位”等荣誉称号。1975年建院，1985年起开始了比较规范的文件收集和整理归档工作，1993年建立综合档案室，隶属院长办公室管理，现有专职档案员4人，专职分管副主任1人。现存文书档案469卷，财务档案1644卷（册），基建档案214卷，招标档案95卷，党群类档案56卷，人事档案760多卷，教学档案20卷，科研档案13卷，设备档案29卷，各类声像档案26269件。

2011年，我院按照山东省卫生厅下发的卫生档案工作要点和档案管理考核书的各项考核内容，坚持高起点、高标准、严要求，认真研究学习考核标准，加强组织领导，完善规章制度，强化软硬件建设，通过逐项逐条对照检查、贯彻落实和补充完善，使我院档案管理工作更加规范化、科学化。12月，我院在山东省卫生厅组织的档案管理考核评审中成绩优秀，综合档案室达到省一级水平。近两年来，以档案达标评审为契机，我院档案管理水平不断提高，对医教研等主要业务工作的开展发挥着越来越重要的作用，也得到了上级主管部门的充分认可和肯定。实践证明，开展档案管理考核评审不失为一种推动医院档案规范化和现代化建设行之有效的办法。

3 以档案管理考核评审促进和改善医院档案管理工作

3.1 医院档案管理的组织领导和制度建设进一步加强

医院领导高度重视档案管理工作，把档案管理工作列入领导工作的议事日程[7]，纳入医院“十二五”发展规划和年度工作计划，纳入职能科室质量考核标准，与医院重点工作同部署、同检查、同考核、同落实，使全院上下进一步统一了思想，保证了档案管理各项工作落实到位。成立了档案管理工作领导小组，由分管院领导任组长，办公室主任任副组长，形成了分管院领导亲自抓，办公室具体抓，各职能科室、临床医技科室配合抓的良好格局，为做好档案管理工作提供了有力的组织保证。档案管理领导小组还定期召开专题会议，听取档案工作汇报，实地检查指导工作，给档案工作以必要的财力、物力和人力支持，切实解决了档案工作中出现的困难和问题，为做好档案管理工作打下了坚实的基础。根据《山东省卫生档案管理实施细则》《医药卫生档案管理暂行办法》《档案法》等法律法规要求，我院进一步理顺了档案管理体制，建立了档案管理网络，制订了档案工作管理制度、档案收集整理归档制度、档案查阅借阅利用制度、档案库房管理制度、档案阅览室管理制度、档案保管制度和档案保密制度等一系列档案管理规章制度，做到制度上墙、工作上心。

3.2 医院档案管理的队伍建设和业务培训进一步增强

通过加强档案人才队伍建设，我院综合档案室现配有专职档案员4人，院内兼职档案员95人，建立了档案人员岗位责任制，做到档案工作层层有人抓，有人管，有效地保证了医院档案工作的顺利开展。专兼职档案人员中具有大专及以上学历的达100%，档案管理人员都是医院的正式职工，同样可以参加职称、职务晋升，在工资、休假及福利方面享受与其他专业技术人员同等的待遇。为增强全院干部职工档案意识和兼职档案员的业务素质，更好地适应新时期档案工作的需要，我院坚持“以人为本”的原则，采取多种方式，重视对专兼职档案员队伍的培养和培训[8]。一是集中组织学：在坚持自学为主的基础上，举办培训班，组织兼职档案员参加管理知识集中学习，广泛宣传学习有关档案管理的政策、法规，统一思想，提高认识，更新观念，不断强化档案管理意识。二是走出去学：积极选派人员参加山东省卫生厅举办的档案管理专业培训3次，有效提高了我院专、兼职档案管理人员的业务水平；多次组织人员到山东省立医院、千佛山医院等档案管理先进单位参观学习，取长补短，进一步提高我院档案管理工作水平。三是请进来讲：采取邀请山东省卫生厅档案管理专家来院现场指导或举办讲座等方式，有针对性地改进我院档案管理工作，提高了档案人员的综合素质。

3.3 医院综合档案室的软硬件条件进一步改善

我院根据年度档案工作计划和科室布局调整方案，将综合档案室整体搬迁到办公楼七楼，实现了库房、阅档室、办公室三分开。新建库房符合《档案馆建筑设计规范》要求，库房面积能够满足各类档案存储的需要。设置了独立的人事档案库房，干部人事档案工作目标管理达到省委组织部二级标准。医院在财力、物力都比较紧张的情况下，为确保医院档案管理工作，院领导及时召开专题会议，加大了资金投入，引入现代化的技术和设备[9]，更换办公设施、改善办公条件等。档案室新配置了新式档案柜18组，防磁柜1个，消毒灭菌机2台，电动铆管打孔机1台，温湿度记录仪3台，除湿机1台，切纸机2台，碎纸机1台，微机3台，激光打印机1台，1000 G移动硬盘1个，空调3台，新安装了防盗门窗，防爆灯管等硬件设施，具备了防盗、防火、防光、防虫、防尘等条件。设置了专门的荣誉室，室内陈列了建院以来医院获得的各类锦旗、牌匾、奖杯、奖状和证书等70余面（件）。医院档案管理工作现代化是衡量医院管理工作是否现代化的一项重要指标，是档案管理考核评审的重要内容之一[10]。根据山东省卫生厅加快档案管理信息化、规范化建设步伐的要求，我院还申请安装了泽信档案管理软件，为加强院内电子文件归档和档案管理奠定了基础。下一步将逐步对室存档案进行数字化处理，逐步实现数字化档案室和网络化服务，同时实现院内所有科室档案信息网络连接，为科室和个人提供更加优质、快捷的服务。近年来，医院为加强档案的基础设施建设，累计投资20多万元，极大地改善了我院档案室的库房环境和办公条件。

3.4 医院档案管理的基础业务建设进一步规范化

按照档案管理考核的要求，医院综合档案室每年定期对上一年度的各类文件材料进行整理归档，档案归档率、完整率、准确率达到100%。各类文件材料移交档案室时，均有完备的登记交接记录。档案室严格按照国家和行业标准要求，制订了明确的档案分类方案，确保流水号畅通，分类准确[11]，卷内文件、材料目录、编号规范、清晰，档案内无金属装订物残留。建立并完善档案全宗卷，确保案卷封面及标题简明、准确，案卷排列规范、有序。建立了档案管理基本情况统计台账和档案利用及反馈情况统计表。档案保存完好，无霉变、褪色、污损或虫蛀等情况发生。

3.5 医院档案编研和档案资源开发利用工作进一步强化

档案管理的根本目的在于开发利用。近年来，随着医院发展速度日益加快，建设规模不断扩大，综合档案室以其丰富完整的档案资源为医院的建设发展提供了各类重要的历史档案资料。年内共向科室和个人提供各类图纸、合同、请示、批复等文件查阅达数百次。档案人员熟悉档案及相关业务，调卷迅速、准确，查全率、查准率达100%。能够及时根据利用者需要，通过采取分发目录、电话调卷、开架阅览、网络提供利用等多种服务形式主动提供档案信息服务，受到了档案利用科室和借阅人的一致好评。我院坚持把加强编研工作，提高利用效益作为进一步做好档案管理的重中之重，及时开展编研和开发利用工作。近年来，我院将现行的规章制度、岗位职责进行了整理汇编，促进了档案开发利用和编研工作的开展。利用档案资料，编印医院、科室、科研成果简介，制作宣传画册等，加大对外宣传。在门诊候诊大厅，将各专家照片、特长、出诊时间制作成电子屏幕，为患者提供咨询服务，方便了患者选择医生[12]。另外，以办公室的同志为主，开发利用档案资源制作完成了精美的医院形象宣传片，续修了医院院志（1985～2005年），这两项工作分别获得了山东省档案局开发利用档案信息资源优秀成果一等奖和二等奖。

总之，档案管理在医院的发展过程中，有着重要的作用，因此对档案管理的进一步加强，有助于医院的长远发展[13]。我院以档案管理考核评审为契机，按照集中统一管理档案的原则，从组织领导和规章制度、队伍建设和业务培训、软硬件条件建设、基础业务建设和档案编研及开发利用等5个方面，进一步推进了医院档案管理工作的制度化、规范化和科学化建设，使医院档案管理工作又迈上了新的台阶，真正使档案成为医院决策者的依据、利用者的帮手和医院管理工作的亮点。

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[12]徐春林.档案达标复查促进医院档案建设[J].办公室业务，2012，（14）：83.

[13]张静.医院档案管理现状及对策[J].中国中医药现代远程教育，2013，11（5）： 152-153.

篇6

【关键词】信息化；管理；档案

行政事业单位档案工作制度建设，就是按照规范化的质量和效率，适应行政事业单位协作化、规范化、科学化运行的需要，并便于监督和评价。如何提高档案信息资源的开发和利用，解决社会与档案部门的相互隔离问题，以满足社会各界对档案信息资源的需求，充分发挥档案信息资源的作用是我们当前急需要解决的问题。

一、行政事业单位档案工作管理现状及存在问题

1.档案材料重视程度不平衡

行政事业单位档案工作的重视很不平衡，个别单位对档案工作重视还不够。如收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，档案内容必须完整。但由于人为重视程度不够，经常会发生档案材料缺漏。档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓等方面还存在缺陷，造成人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置。

2.档案内容空泛

按照中央组织部关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别[1]，这些材料中，反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，尽管这些材料反映了个人的基本情况，也在组织人事部门考察干部时起到一定作用，但内容普遍过于形式和空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个单位工作人员的个性，使档案的利用价值度大大降低。而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料，工作量较大，管理可控性较弱。

3.信息化管理水平不高

由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理的重视程度不高。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。

二、信息化管理的新思路

人事档案管理的信息化，不仅需要管理信息系统的支持，还需档案管理人员不断对管理提出新问题、新思路，将一些重复性、可控性弱的工作进行信息化处理。下面结合工作实践，提出在未来工作中使用信息化技术管理人事档案的新思路。

1.以信息化推进档案资源

整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于人事档案案卷多，工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。只有共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。才能保证了权威、最新的人事信息数据，根据人事部门管理的数据库每年增加新人的个人信息，档案管理人员可积极主动地向其原单位请求寄送档案，增强接收新人档案的可控性，有效避免“档不随人走”的现象；丰富了人事信息数据，为个人信息添加了新元素，除了文字信息外还存有个人照片，便于查找核实。

2.实现人事档案管理程序的信息化

加强电子文件的管理是做好人事档案信息化的关键：做好档案归档，电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。在实践中需充分考虑安全与权限管理，防止数据的恶意篡改和非法盗用；信息需要档案部门对照相关原件审核，防止出现弄虚作假现象。

3.以信息化帮助做好档案查漏工作

人事档案的查漏工作具有高度重复性、数量大、耗费时间的特点，而在计算机环境下的信息化技术能很好地解决一些重复、大批量且有规律的数据与信息。人事档案的十大门类具有严格的规律，深入了解并研究这些规律，可根据人事档案中的基本信息定制“查漏目录表”，与现有的人事档案目录进行对比分析，将缺漏的材料统计出来。

使用计算机信息化技术，根据人员信息项为每人定制一份“查漏目录表”，与其人事档案目录进行查漏对比分析，实现查漏工作的自动化、批量化，大大减少档案管理人员重复性的脑力劳动，提高工作效率，该项工作可作为人事档案管理信息系统的一个功能模块实现，由于模块的实现涉及系统的二次开发、数据项模糊对比等，需花费一定的人力物力，实现起来有一定难度，但这种智能分析对比必将成为日后信息化管理的趋势。

人事档案管理信息化的最终目的是能更加科学、合理、高效地辅助管理工作，减少重复性劳动。档案管理人员工作效率得以提高，就有更多时间与精力思考新问题，提出新想法，不断提高信息化管理水平。若在信息化的基础上对数据信息进行深度挖掘，就能提升为知识管理的水平，如对职称、科研进行分类统计，做出相应的知识决策分析，为组织人事考察、任命提拔提供信息支持。

参考文献：

[1]朱玉媛.干部人事档案工作的现状与对策[J].中国档案，1998（8）：14-15.

[2]翟国栋，胡喜宽，武喜梅.高校人事档案材料收集工作探讨[J].

[3]路凤英，衣玉琛.社会信息化的发展和档案工作的对策[J].档案学研究，1999（03）.

[4]张峰，姜兴美.信息化对档案工作的挑战及对策[J].山东档案，2000（06）.

[5]徐莉.浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报，2001，5.

篇7

文秘岗位职责

承担全处日常行政事务、综合协调职能,其主要职责为:

1、调查研究,参与提出处工作计划与总结。

2、认真组织落实处办公会议形成的决定、决议;组织协调综合性工作和各科工作关系;协助处领导做好日常行政工作;

3、参与制定后勤管理各项规章制度,并督促检查各项规章制度的执行情况;

4、承担本处的文秘、档案工作及印章的使用、保管。

5、负责文件、资料的保管与流传,处日常工作的检查与督促办理。

6、负责做好宣传工作,及时反映处工作动态;

7、做好全处职工年终考评、各种评优评奖、职称申报审核等工作。

8、协调内外关系,掌握各科室的工作信息,及时协调解决有关问题。

9、负责对处退休、调离等人员办理离职交接手续的监督工作。

10、完成处领导交办的其它工作。

教书秘书工作职责

1、协助院领导抓好教学常规工作的安排,检查与总结工作。

2、及时向院领导传达上级部门安排的各项任务及上报院的有关情况。

3、协助院领导处理好日常的教学事务工作,并及时进行请示与汇报。

4、负责收集撰写整理,管理各种教学信息和教学文件。

5、负责教学档案的建立与管理工作,作到分门别类,有条理。

6、作好各种文件的收发,登记与管理工作。

生活秘书工作职责

1、协助院领导抓好教学办公用品的供应与发放工作,监督办公费用的使用情况。

2、协助院领导、班主任抓好劳动卫生工作。

3、负责院办公室必须设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的维修和电话管理工作。为保证正常的教学秩序作好物质保证。

4、负责全院教职工的考勤与学生考勤的汇总工作。

5、协助院工会作好全院教职工的福利工作。

6、协助院长用好院基金的使用管理工作,所有经费的支付与回收工作。

7、作好教职工的生活服务工作如准备好开水、洗手水、内务整理等。

8、作好院资料室的收发与报刊杂志的征订工作。

9、完成院安排的临时性工作。

总经理秘书工作职责

1、负责组织部召开的各种会议的会务工作,做好会议记录,起草公司工作计划总结、会议纪要、简报,协助督促各单位贯彻落实各项工作任务的情况;

2、整理总经理签发文件,做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等,保管使用印鉴;

3、做好部信件登记、分发、寄发工作,受理信来访工作,及时做好登记、自办或传递等工作,遇到重大问题及时向部领导汇报;

4、做好办公室文书档案管理工作,如:有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作;办理定购和发放各种学习材料;

5、草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文件;

6、公司管理制度、规章制度,网页设计方案书、合同书,公司总体运行配合;

7、总经理活动、内外部接待的安排、报销单的整理等工作;

8、掌握总经理的日程安排做好预约工作,安排商务活动;

9、接听电话、妥当应答,并做好电话记录;

10、严格执行保密制度,做好各项保密工作;

11、协助总经理收集、分析公司主要数据及整合信息;

12、协助总经理处理各种日常事务及与公司各部门之间的协调与沟通;

13、根据公司发展的要求制定人力资源战略; 设计并完善公司人力资源结构;

14、了解相关法律与法规(如:公司法、合同法、劳动法、世界贸易组织法等),为公司提供可行性方案,做好领导的参谋和助手;

15、完成总经理交办的其他工作;

行政文秘岗位职责

一、行政管理职责:

1、负责学院行政人员的管理工作,每周召开一次行政例会,通报学院情况,

沟通各部门信息,交换意见。

2、负责对学院行政人员考勤管理。

3、负责商学院印章的使用管理,严格按照制度和程序办理学院介绍信/证明等公文的签发用印手续。

二、日常接待与对外联系:

1、负责学院领导的工作联络与接待,领导日常工作日程的安排与协调。

2、协助领导做好来访接待及电话寻访工作。对不适宜领导接待的来访,要主动婉拒,并做好解释工作。

3、负责学院与学校其他行政管理处室及各院、系之间的联系及沟通工作。

三、文档管理工作:

1、负责来文的签收、登记、呈批、复印、分送、催办。负责学院领导文、电的运转和管理,根据文、电内容和需要及时呈批和催办。

2、负责学院行政文件的制发,安排编号、打印、校对、装订、分发及印发工作。

3、协助学院领导做好行政方面的一般信函和文件材料的草拟与整理工作。

4、负责学院文件资料、原始数据的保管、归档、立卷、交档和销毁及档案利用。注意积累文件,做到平时归卷。立卷归档要齐全完整、分类正确、移交及时。

四、行政后勤管理工作:

1、负责学院办公会议会务工作,协助领导建立必要的工作档案(领导讲话的保管,重要批示的登记、重要活动的登记等)。

2、协助主管领导收集、汇总学院工作计划、总结等文字材料的组织与协调工作。

3、负责催办上级文件要求事项、学院领导批示意见并将检查落实情况反馈。

4、负责管理和检查学院办公场所的使用和卫生清洁情况并作好记录。

5、负责行政办公用品的管理工作,根据办公使用情况和经费指标合理制定办公用品及办公设备消耗材料的采购种类和数量,督促有关人员及时分批合理采购,并负责入库保管和按教职工的实际需要合理发放。

五、其他工作:

1、负责收发传真、文件的登记并落实到具体相关执行人。

2、协助主管领导实施人力资源管理等方面的具体事务。

3、负责办理学生证明、介绍信及行政盖章手续。

4、协助主管领导组织和编写学院简讯。

5、完成其他领导交办和学院相关职能部门布置的临时工作。

6、负责划定办公区域内的清洁工作,做到窗明几净、文档归类整洁。

办公室秘书职责

任职条件

一般应具有大专学历或初级及以上职称。文秘专业或办公自动化中级证书。熟练操作办公自动化软件。

工作踏实敬业,具有良好的综合素质,身体健康。熟悉办公室的有关业务,独立完成公文写作,有一定的组织、协调、管理能力。

岗位职责

1、在公司办公室主任领导下,协助做好公司的文秘工作。

2、协助搞好公司的行政管理工作,协助检查各部门工作落实和完成情况。

3、完成公司内外来访接待、来信来电和报刊征订收发的处理和联系工作。

4、协助组织安排公司各种会议,同时做好会务工作并起草会议纪要。

5、协助做好或协助起草公司综合性行政工作报告、总结、公司领导讲话材料。按文书处理程序协助或协助做好起草以公司名义印发的各种文件。

6、协助做好行政收文的登记、拟办、传递、督办工作;协助做好公司的档案管理工作;

7、协助做好公司相关印章的使用、管理工作。

8、协助领导做好公司作息时间和节假日值班安排工作。

9、协助办公室主任做好办公用品的购置、领取、分发工作。

10、协助做好人力资源方面的工作,协助做好办理人员调进调出手续,协助做好填报各类人事方面的统计表。

11、协助做好督促检查各部门考勤并汇总,协助做好公司员工的考核工作。

篇8

目录

一、现有组织结构内部分析..................................................... 1

二、集团总部功能定位......................................................... 2

三、集团总部部门组织结构设置................................................. 2

四、集团总部部门职责及权利说明............................................... 3

五、集团总部部门岗位设置及人员配置........................................... 8

六、关键岗位说明：***........................................................ 9

七、管理体系和管理流程设计：***.............................................. 9

一、现有组织结构内部分析

1. 总部功能定位不清，未能充分发挥战略导向作用

现在对集团总部的定位似乎更多的是强调最高决策的功能，而发挥整体优势和共享资源的集中管理问题未得到强调，比如资金的统一调度、人力资源统筹的集中管理等。另外，由于集团总部部门、岗位和人员都比较弱，董事会对总部设计的职能都未能得到应有的发挥。

2. 抓不住管理重心和控制不好管理力度

ü 抓不住工作重点，导致处理关键职能问题人员和精力不足，大部分人员的精力被牵扯在一些琐碎闲杂事务，如：保卫、食堂、车辆登记等;承担了不应承担的职责，如：分公司的投标工作、环保手续问题等。

ü 管理层级不对等的问题：人事保障部充当了后勤保障的职责。

3. 职能划分造成管理不协调，组织功能有待加强

相对于集团追求卓越的远大目标来说，目前的组织中战略研究、产业规划、企业文化、信息管理、行政督导管理、人力资源开发等功能显得较为薄弱。而且在集团的组织结构设计中没有显含对这些功能的相应责任部门和相应责任岗位。

4. 责任不明，权限不清

ü 集团总部岗位设置不十分清晰、明确，缺少完整的岗位说明书， 导致管理部门的员工对应该做的工作并不十分清楚，主要依靠一种惯性和责任心在开展工作。

ü 集团总部缺少完整的部门职能说明书 ，不利于各部门顺利地开展工作， 也使高层领导难以准确评价各部门的工作。

ü 集团总部和子公司之间的管理关系没得到较清晰的界定和理顺，管理流程未能较完整的建立起来。

5. 企业文化和经营理念模糊，集团凝聚力下降，平台资源不能发挥

发展目标和经营理念并不太明确、企业文化感受不深，严重影响了集团凝聚力的形成。

由于上述问题的存在，使得大量重要的管理信息分割、滞后，部门间协调需求大;使总部对下属公司的支持、管理难以到位;使得总部产生工作随意化;使得总部人员的职责和绩效无法考核;使得下属公司对总部应该创造的附加值和贡献率产生疑问。

二、集团总部功能定位

集团总部是集团的决策中心和管理中心，对集团重大和共性问题进行集中决策、集中管理或提供集中服务。集团的集中管理和提供集中服务都是建立在集团整体最佳利益的基础上的;因此集团总部的功能定位应遵循如下基本原则：

ü 发挥整体优势和规模经济，共享资源

ü 代表集团总体利益

ü 降低交易成本，消除信息缺陷

ü 充分发挥各成员企业的积极性和能动性

遵循以上原则，根据5、6月份两次高层工作例会中董事长讲话精神，把集团总部定位为五大中心，即投融资中心、企业监控中心、服务支持中心、宏观调控中心、价值创造中心、制度输出中心。

三、集团总部部门组织结构设置

根据集团总部定位，规划总部主要职权和职责如下：

ü 确立集团的核心理念体系及企业精神体系。

ü 确定集团的长期战略目标及中长期发展规划。

ü 确定集团的管理模式和组织机构方案。

ü 确定集团各部门以及子公司的职责和权利。

ü 批准集团和分公司的投资计划和方案，集中管理投资项目的工程建设。

ü 批准集团及分公司的年度财务预算。

ü 确定集团全局性的政策、标准和制度。

ü 依靠决策支持系统确定其他的一些重大方案。

按照集团总部的定位及其职责，集团总部职能部门设定为五个部门，即集团办公室、企划发展部、投资融资部、人力资源部、审计监察部。

各部门基本职能为：

ü 集团办公室：承担集团行政、企业文化、企业形象、公关外联、文秘、后勤保障、安全保卫等工作

ü 企划发展部：负责公司战略管理、信息管理、产业规划、集团各阶段管理模式设计和优化等工作

ü 人力资源部：负责集团人力资源的开发、人员的招聘和培训、劳资管理、考核评价管理、人力资源激励机制设计等

ü 投资融资部：负责集团的财务控制、财务预决算、成本管理、会计管理、资金管理、内部结算、资金筹集与平衡、公司理财、财务分析、子公司和分支机构财务控制等。

ü 审计监察部：发挥集团的监督控制功能，对成员企业的经济活动、财务开支、制度执行等情况进行审计监督，同时负责集团相关法务工作。

集团办公室

股东大会

董事会

董事长

企划发展部团办公室

人力资源部

投资融资部团办公室

审计监察部

四、集团总部部门职责及权利说明

u 集团办公室

职责

Ø 根据上级要求和工作需要，拟订集团有关行政、后勤管理、安全保卫、企业文化建设制度及其实施细则，参与公司其他管理制度的审议，并负责汇总和组织宣传、落实集团各项制度;

Ø 按照上级指示组织起草集团的重要文件、通知、信息公告，并负责集团总部办公会议的记录和整理，负责会议纪要的撰写，并负责集团总部相关办公会议各种决议的跟踪、督办和检查;

Ø 负责集团月度总体工作计划的拟订和工作总结的撰写;负责成员企业月度、年度工作计划和工作总结的汇总。

Ø 根据公司档案管理制度(待定)，负责集团各类档案的归档管理和查询服务，负责整理保管文书档案，管好集团印鉴和介绍信;

Ø 负责办理集团的工商登记、变更、年检、注销手续和组织人员办理子公司级的各类年检;

Ø 负责集团重要会议的会务工作，协助上级做好集团外联公关和和各种社会关系的联络工作，做好与工商、人事、劳资等政府有关部门之间的沟通与联系;并负责公司来客的接待和引导;

Ø 负责董事长日常使用资料的收集、整理及董事长来客的接待，完成董事长交办的各项事务;

Ø 负责集团文件的文字核稿修改、格式审查、打印复印，办公用品的印刷，集团内外部文件及信件的收发、传阅，图书资料的采购、登记和借阅管理，总机管理，传真收发和报刊的征订收发;

Ø 负责集团总部行政车辆和驾驶员的管理，负责组织或督促各部门做好集团各办公场所的清洁卫生工作和集团安全、消防、保卫工作，负责办公用房室内装修、维修，电话、房产证管理和名片印制等行政工作，做好工作用餐、客餐管理;

Ø 负责集团总部安全保卫工作，保证集团良好的办公环境;

Ø 指导子公司办公室的行政管理工作

Ø 配合集团其他部门开展工作，完成上级下达的各项临时性任务。

权利

Ø 根据工作需要，提出部门人员增减、设施投放和所需资金预算的权力;

Ø 对违反集团行政等各项管理制度的部门和人员按集团纪律制度提出处罚建议的权力;

Ø 根据工作需要，要求其他各部门按本部门要求提供相关信息、资料的权力;

Ø 根据上级授权，组织或召集集团其他部门协调开展一些综合性工作的权力;

Ø 要求财务部及其他部门协助做好固定资产采购、管理工作的权力;

Ø 公章、介绍信的控制权和保管权;

Ø 要求其他部门明确服务要求及对本部门的工作给予合理配合的权力;

Ø 在部门职责范围内按制度自主开展各项工作的权力;

Ø 集团各项制度中规定的权力。

u 企划发展部

职责

战略管理和产业规划

Ø 对国内外政治、经济、产业、技术、金融等宏观环境进行跟踪研究，为高层决策提供依据

Ø 组织制订集团阶段性发展战略及中长期发展规划，并根据实际情况及时调整

Ø 根据中长期规划制订集团年度工作纲要和集团年度经营工作计划

Ø 根据集团各个时期的发展战略及时提出组织结构、管理模式及组织功能的改进和调整方案

Ø 提出集团各个阶段各种功能培育方案，促使集团核心能力和竞争优势的形成

Ø 指导子公司和其他分支机构战略规划和经营计划的制订和实施

Ø 定期对集团及下属机构的经营状况作详细调研，提出诊断报告和改进措施

Ø 负责集团产业规划，捕猎未来产业投资机会，为集团未来发展储备项目，建立项目库

Ø 协助投资集团公司进行投资项目的前期调研和投资项目的可行性研究。

Ø 对集团公司品牌进行战略性管理，树立集团公司品牌形象并不断强化。

信息管理

Ø 建立集团管理信息系统，整合集团信息资源，实现集团内部信息共享

Ø 经常为董事长和各级领导提供特供信息，随时接受各单位、各部门的信息查询要求

Ø 充分开发和利用INTERNET等先进的信息技术和手段

Ø 创办内部信息刊物，荟萃新观念、新方法、新理念、新趋势和各种信息精华，成为集团各级管理和技术人员的学习材料

Ø 通过各种途径收集集团经营所需信息，经筛选后提供经分析加工的信息资料

Ø 选择和开发集团经营所需的应用软件，负责集团计算机系统的日常维护

部门权力

Ø 根据工作需要，提出部门人员增减、设施投放和所需资金预算的权力;

Ø 对违反公司行政等各项管理制度的部门和人员按公司纪律制度提出处罚建议的权力;

Ø 根据工作需要，要求其他各部门按本部门要求提供相关信息、资料的权力;

Ø 根据上级授权，组织或召集公司其他部门协调开展一些综合性工作的权力;

Ø 对集团所有项目投资具有审核权，根据集团产业规划对不符合集团战略规划和经济不合理的项目具有否决权;

Ø 要求其他部门明确服务要求及对本部门的工作给予合理配合的权力;

Ø 在部门职责范围内按制度自主开展各项工作的权力;

Ø 公司各项制度中规定的权力。

u 人力资源部

职责

Ø 根据集团发展战略，组织拟订集团人力资源发展规划和集团年度人事工作计划;

Ø 从塑造企业文化的高度开展人力资源工作，协助办公室推进企业文化在企业内部的塑造、渗透和共鸣，拓宽内部沟通渠道，营造良好的公司氛围，提高员工的凝聚力和士气;

Ø 组织设计集团的考核评价模式，并按照阶段性具体情况做好调整，不断完善;

Ø 根据集团年度经营计划和董事长的要求，组织相关部门和工作小组拟订各部门、各分支机构和公司高级管理人员年度考核指标;

Ø 负责根据各部门的月(季)度工作计划和集团阶段性工作要求，组织拟定各部门月(季)度任务书和考核表;

Ø 做好对绩效考核工作的组织、协调、实施和监督管理，并负责考核结果的汇总、核实以及受理、查处对考核结果的投诉;

Ø 根据人力资源管理制度和集团发展需要，做好集团内管理和技术岗位员工的招聘、定岗定编、部门间调配、辞退、职称评聘、职级评定、考核奖惩、考勤管理、出差管理、人事档案管理和能力考察等工作以及退休人员的日常管理和服务;

Ø 对子公司和其他分支机构生产作业类和简单劳动类员工的聘用条件提出标准，并对员工的招聘质量进行把关;

Ø 按照集团的发展要求，做好集团的培训管理工作，包括制定培训计划、确定培训内容、组织实施培训、学员管理、效果评价等工作，营造学习型的组织;

Ø 根据集团年度经营计划和董事长的要求，组织相关部门和工作小组拟订各部门、各分支机构和公司外派高级管理人员年度考核指标;

Ø 根据集团报酬激励制度和考核结果，按规定进行员工的工资调整、职级晋升和奖金分配等工作，并根据集团员工福利计划，为员工办理各类保险和审核各类福利费的支出;

Ø 不断探索、研究最佳的激励机制，设计并不断完善集团的激励政策;

部门权力

Ø 根据工作需要，提出部门人员增减、设施投放和所需资金预算的权力;

Ø 根据工作需要，要求其他各部门按本部门要求提供相关信息、资料的权力;

Ø 根据上级授权，组织或召集公司其他部门协调开展一些综合性工作的权力;

Ø 根据公司考核管理制度，组织协调、贯彻落实公司考核制度的权力

Ø 要求其他部门明确服务要求及对本部门的工作给予合理配合的权力;

Ø 在部门职责范围内按制度自主开展各项工作的权力;

Ø 公司各项制度中规定的权力。

u 财务部(投资融资部)

职责

Ø 组织拟订集团统一的财务管理制度和预算、核算制度，建立集团内部的资金预算、会计核算体系;

Ø 按照集团预、决算管理制度，拟定集团年度预算、决算和分期预算，指导和协助其他部门做好专题预算;

Ø 负责集团银行帐户管理、有价证券、单证管理与使用和现金管理与结算服务，根据公司财务管理制度建立会计帐册，进行会计核算，及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息;

Ø 定期进行财务分析，为集团决策提供客观、准确的依据，为集团理财提出对策并组织实施;

Ø 牵头进行财务、生产系统的数据核对和督查，并指导生产部门建立与财务相关的台帐;

Ø 及时制作集团财务报表，按期申报、交纳税款，并办理年终决算及税务清缴;做好有关上报报表，填报有关数据并审核;

Ø 负责集团及各子公司经济指标完成情况的核实、集团所有资金进出的复核，并按照集团的相应制度为相关部门提供必要、适当的查帐及其他服务;

Ø 根据相关制度对集团及分支机构的资金使用情况进行财务审查监督和管理，并据此提出相应的改进意见和建议;

Ø 组织集团财会专业知识培训和交流;

Ø 负责与财税等相关政府部门的日常联络，及时反映情况，争取政策支持;

Ø 根据稽查和真实性检查的要求，提供必要的会计资料，并负责财务资料的解释说明等工作;配合会计师事务所及有关单位做好对集团财务的审计及检查;

Ø 根据集团档案管理制度，负责会计凭证、帐簿、报表等会计档案的整理、装订和归档;

Ø 及时编制年度、季度、月度资金使用计划和现金流程表，并按资金需要及时筹集集团生产经营所需资金，源源不断地保证集团的资金需求;

Ø 负责集团内部银行的运作和管理，统筹和调度好集团成员企业的资金余缺，充分发挥集团资金的使用效率，逐步开展资本经营;

Ø 建立财务派出体制和严密的财务监控机制， 对下属子公司等分支机构派出财务负责人和主办会计等，并对派出财务人员进行直线业务管理。

Ø 完成上级交办的其他财务工作。

部门权力

Ø 对违反国家财经法律法规、公司财务制度和有可能造成经济损失的行为予以制止或向上级汇报的权力;

Ø 对违反集团预算管理制度的费用开支，有拒绝办理相关事宜并报告上级的权力;

Ø 选择部门员工，提出部门设施投放要求建议的权力;

Ø 要求集团其他相关部门和子公司及时提供报表或凭证的权力;

Ø 核实集团各部门及各子公司各时期各项经济指标完成情况的权力;

Ø 依据集团的相关制度，要求公司其他部门和子公司对本部门工作予以合理配合的权力;

Ø 依据公司各项制度享有的其他权力。

备注

根据5、6月工作例会董事长讲话精神，目前财务统一管理，时机不成熟，此时财务部更多的是行使投融资的功能。

附投融资部工作职责

Ø 制定和完善集团投融资管理规范

Ø 集团投融资活动策划、论证与监督

Ø 审核各子公司重要投融资活动，参与重大投资活动的研究和实施，并提出融资和资金规划类专业意见

Ø 牵头会同财务部门与金融机构商谈和申请年度集团授信额度，并进行额度和资源的合理分配;

Ø 为各子公司提供担保的风险分析，并提供担保意见;

Ø 制定和监督集团公司投融资管理措施和执行;

Ø 对集团所有投融资活动进行动态跟踪管理

Ø 制定和完善集团投融资操作指引和控制流程;

Ø 审核集团本部与个子公司间资金调剂业务

u 审计监察部 含法律相关职责

职责

Ø 负责对集团各部门、各子公司以及分支机构的财务计划执行情况、财务收支以及相关经济活动及其效益进行审计监察;

Ø 负责对集团各项规章制度、决定的执行情况的审计监察;

Ø 参与重大经济合同的拟定、签约、兑现、考核等事宜;

Ø 负责对集团的大额担保、合并、分立、撤消、清算等事项进行审计监察;

Ø 负责接受集团各部门、各员工对公司决定的申诉，并实施调查取证并报告。

Ø 定期或者不定期对集团各部门、所属子公司，分支机构执行国家法律、法规和公司的规章制度、决定的情况进行检查监察，对发现的问题，体察审计监察意见，责令整顿纠察。

部门权力

Ø 对于在审计监察过程中发现问题，有权采取：查阅、复制、暂扣、封存有关资料;

Ø 对违反国家财经法律法规、公司财务制度和有可能造成经济损失的行为予以制止或向上级汇报的权力;

Ø 选择部门员工，提出部门设施投放要求建议的权力;

Ø 要求集团其他相关部门和子公司及时提供报表或凭证的权力;

Ø 核实集团各部门及各子公司各时期各项经济指标完成情况的权力;

Ø 依据集团的相关制度，要求公司其他部门和子公司对本部门工作予以合理配合的权力;

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【关键词】基层工作；档案管理；行政执法；挑战

一、新形势下基层档案工作执行《档案法》的基本情况

（一）加强法制宣传，档案依法监管工作不断推进

认真履行档案行政监督指导职权，把握好工作的重点和实情，推动档案管理工作上新台阶、创新业绩。

1、充分利用馆藏档案资源优势，开展档案法宣传活动。

2、开展档案专项执法检查，高度重视档案工作，切实加强对档案工作的领导。积极组织开展基层档案年检工作，对机关、企业和中小学档案室进行检查。通过档案年检工作的开展，使全县档案工作逐步步入规范化、制度化、法制化轨道，提升了档案工作依法管理水平。

3、认真做好乡镇行政区划调整档案管理工作，严防档案资源的流失。

（二）夯实基础建设，档案馆功能发挥不断提高

基层档案工作者应认真履行岗位职责，充分发挥档案优势，在围绕中心服务大局、围绕民生服务社会中起到了积极的作用。

1、档案查询利用服务能力有效提升。

2、稳步推进档案管理规范化建设，开展行政村示范档案室和基层机关规范化数字档案室创建活动。

3、为保护和传承本地方言，积极开展“闽南话”语音建档工作，积极选定闽南话语言建档区域，完成闽南语录音录像及建档工作。

（三）全面开展电子文件和数字档案登记备份工作

按照上级文件精神，结合基层档案工作实际，按计划有序地推进各项工作的开展，不断深化档案登记备份工作，努力构建档案安全监管体系。

1、设立县级档案与电子文件登记备份中心，专门负责全县档案与电子文件登记备份的指导、协调工作。配置中心机房，采购专用设备。建立了登记备份管理信息系统平台。

2、结合基层档案工作实际，加大指导力度，确保各单位登记备份数据完整、质量可靠、程序规范，重点民生领域档案登记备份工作有序开展。积极完成基层民政局、环保局及人力保障局等重要涉民单位的电子业务数据登记备份工作。并开展了县人民医院病历档案登记备份工作。

3、为确保基层重点建设项目档案的齐全、完整和安全，根据上级文件精神，完成污水处理厂及配套管网工程的档案登记备份工作。目前，逐步开展基层重点项目档案登记备份工作。

4、开展重要档案数据异地备份工作，加强与其他档案馆馆际间的合作，建立了合作档案备份基地。

二、存在的主要问题

（一）档案馆建设亟待进一步重视

近年来，基层掀起了新一轮档案馆建设热潮，一大批现代化的档案馆相继建成。但是多数基层档案馆由于建成时间早，馆藏面积小，当前基层档案馆在档案保管硬件、软件方面已十分落后，不能适应新时期对档案管理与利用的要求。一是库房面积小，馆藏档案饱和，部分档案只能堆放在基层档案馆的走廊里。很多单位档案室长期漏水，导致档案生虫、破损霉变、字迹扩散，有的字迹甚至无法辨认。有的档案资料没有密闭保存，纸张严重氧化，一触即成碎片。二是档案库房存在自然灾害和消防隐患。库房内电线老化，缺少消防设施和安全保卫设备。对于地处东南沿海的基层档案馆而言，易遭受台风和暴雨等自然灾害的侵害。档案是一种不可再生资源，档案材料一旦遭受台风和暴雨等侵害，将是无可换回的损失。三是库房硬件设施陈旧，档案保管条件差。库房防潮、防尘等设施不全，档案保管质量堪忧，严重制约了档案工作的正常开展。四是难以适应档案信息化建设的步伐，当前档案工作的对象已从传统的纸质档案转移到新型的电子文档上来，目前基层档案馆已不适应这种变化。因此，基层新档案馆建设迫在眉睫。

（二）各机关档案室的建立和完善存在严重问题

1、档案工作的重视程度还不够平衡。机关档案工作的重视很不平衡，个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓方面还存在缺陷。从目前档案执法检查中发现，有的部门重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，移交综合档案室，而是放置在职能各科室。客观上讲，行政执法档案、重要业务档案放置在职能科室可以方便查阅利用，归入档案室保管给调阅利用确实造成不便，但按照档案管理要求，不符合档案法规定。

2、档案室保管条件还比较差。多数基层单位还达不到档案管理“八防”要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，甚至连人都进不去，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位综合档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。甚至有些机关单位达到70%左右没有档案室现象，对档案整理、归档或保管利用，都存在很大完整性和安全隐患，这些都亟待解决的问题。档案室保管条件差的原因，从客观因素上看，有些单位办公用房比较紧张，单独拿出一间房子作为档案室的确存在困难，而有些相对有条件的部门设置的综合档案室整体上也不规范。甚至有极个别的单位根本没有对档案进行保管，档案资料像垃圾一样堆放在某一角落，势将造成档案资料的严重毁坏和遗失，这些问题的产生，最根本原因还是对档案工作认识不足，档案管理制度落实不够。

（三）档案管理现代化和信息化建设有待进一步加快

随着电子政务建设的迅猛发展，电子政务建设产生了大量的电子文件。为适应社会信息化的高速发展，档案管理必须采用现代化的信息手段。目前，基层档案部门及部分单位仍停留在原始的管理水平，档案查阅利用还停留在手工操作和条目注录阶段，档案管理和档案信息化建设严重滞后，影响着档案的查阅利用和快捷服务。同时，档案数字化基础薄弱，数字档案馆（室）建设滞后。档案数字化硬件严重不足，很少有单位配备符合数字化要求的档案信息采集、存储、利用等设备。各单位档案数字化管理软件标准不同，功能各异，共享性差，在一定程度上制约了基层档案数字化工作的整体推进。

（四）依法监管的力度有待进一步提高

一是《档案法》宣传还不够深入，档案工作还没有引起全社会的足够重视，档案工作有法不依的现象仍有存在。如不按规定进行立卷归档、移交档案，而造成档案丢失损毁事件时有发生，有些重点建设项目档案未按规定进行专项验收，重大活动档案不及时整理归档并按规定移交等。二是农村档案工作薄弱。不少村居、办事处、社区无档案室，对档案的整理只是通过简单的绳捆、箱装，有很多档案资料关系基层广大干部人民群众的根本利益。三是档案服务中介机构在发展中也存在一些问题，诸如管理水平低、人员结构不合理、技术水平低等情况。四是一些单位档案意识薄弱，重视不够，档案执法存在一定难度，一些违法案件没有得到及时有效查处。

（五）档案经费投入不足

档案的征集、整理、保护、抢救和开发利用需要大量人力物力投入，基层每年预算的档案办公经费与实际需求相比有较大缺口。各乡镇、各单位也要重视档案工作，保证必需的工作经费，配置符合规范要求的设备设施。同时，基层政府应在预算内，考虑增拨村级和社区建档的部分经费。

（六）档案队伍建设还需进一步加强

档案工作是技术性非常强的工作，面对档案服务领域的不断拓展，现代化管理要求的不断提高，馆藏量的成倍增加等一系列现实要求。不仅需要更多的人员从事档案相关工作，而且也决定了相关人员需时时刻刻保持同时代的同步性，需要不断补充自己的知识，学习新的技能。

三、问题应对策略分析

档案工作是记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的一项重要事业，档案工作从来没有像今天这样，在经济和社会生活中起着如此重要的基础性作用，而且一个国家、一个地区，经济愈是发展，文明愈是发达，档案工作的这种基础性作用就愈加明显。为发挥好档案工作对我县发展的基础性作用，基层档案馆应做好以下几方面工作：

（一）进一步加大宣传力度，强化档案法制意识

以档案管理为契机，加强档案工作领导。基层县府及相关部门要切实加强对档案工作的领导，加大《档案法》的宣传力度，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，树立全社会的档案意识和档案法制观念。要进一步抓好档案室的建设和管理工作，档案工作应列入绩效目标考核。同时，要将《档案法》的学习纳入领导干部学习培训内容，强化档案法制意识，提高依法管理水平，让领导干部理解档案工作，支持档案工作，重视档案工作。

（二）以档案新馆建设为载体，加强基础设施建设

按照档案事业发展的要求，加大投入力度，成立新档案馆建设领导班子，加快新档案馆建设步伐。新档案馆的建设要从文化建设的高度出发，坚持高起点、高标准和适度超前的原则，体现文化性、开放性、多功能性、现代性和标志性。要真正将档案馆的专项经费、档案信息化建设经费列入年度预算，并逐年增加档案事业经费的投入。

（三）以档案队伍建设为手段，提高综合服务水平

要根据国家和省有关档案馆人员配置要求，加强档案队伍建设，优化队伍结构，提高档案管理人员素质。加快档案信息化建设速度，积极转变档案管理模式，充分发挥档案的“四位一体”功能作用，进一步提高综合服务水平。继续加大档案执法力度，加强对机关、乡镇、行政村、企事业单位的档案业务检查、指导，加大督促力度，纠正档案管理中的违法行为，保证档案资源完整、安全入库，推进依法治档。

（四）进一步加大工作力度，强化档案业务建设

要进一步加强档案资料的收集、整理。要规范文书档案整理归档工作，加强科技档案、专业档案、声像档案、电子档案以及实物档案的收集。在重点工程、科研和设备更新改造项目验收前，依法做好档案验收工作。特别是加大对重大工程、重大社会活动及农业农村档案、社区档案、企业档案的收集整理规范工作。新设置机构要依法办理档案登记，机构撤、并、减要依法做好档案移交。对一些有价值的档案资料，要采取有力措施，尽可能抢救和补救，广泛进行征集。同时，正确实施对档案中介机构的依法管理，规范业务活动，保证其在规范化、法制化轨道上顺畅地运行。

四、结论

通过本文的分析可知，在新形势下，档案管理工作具有重要作用。为了保证基层档案工作行政执法能够取得积极效果，我们应认真分析基层档案工作面临的问题，并制定具体对策，促进基层档案工作发展，满足基层档案工作需要。

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