英语信函范文

导语：如何才能写好一篇英语信函，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词： 英语商务函电 词汇特点 句式特征

随着我国改革开放的力度不断加大及我国加入世界贸易组织（WTO），国际贸易竞争日渐激烈，国际商务交往越来越频繁，商务信函的使用日益频繁，商务英语的翻译显现出重要作用。然而商务信函不同于普通的交流信函，其特点鲜明，语言的选择性很强，语篇的连贯性和逻辑性也很强。具体体现在表达直截了当、简洁明快、淡于修饰，用词规范、语法结构严谨、句子排列一般固定有序。

英语商务信函是涉外商务中使用的各种函件的总称，是各项进出口业务进展情况的专业性书面纪录。商务信函涉及的是公司之间的进出口业务往来，且同银行、海关、运输、法律等专业知识有着密不可分的联系。可以归结于正式的专业文体，比一般的信函显得更正式、严肃，在词法、句法和语法方面都有自己的特点。

一、英语商务信函的词汇特点

由于英语商务信函是一种正式的公函语体，在用词方面，大多使用正式书面词汇，力求用词简洁朴素、准确具体，能充分体现商务公函的规范正式、公事公办等特点。

1.英语商务信函的用词规范、简洁：英语商务信函不仅涉及独特的专业，而且涉及实际商务工作技能，显示贸易、金融、外汇、海关、商检等诸多领域、多种行业的特性。信函中通常会出现许多专业词汇，大量使用专业术语、行话、缩略语等。如：quote报价；coverage险别；bid出价；in triplicate一式三份等。这些术语经过长期的使用实践或相关的规定，已具有特定的内涵，其意思清楚明确，能准确表达英语商务信函的内容。

2.英语商务信函的用词准确、严谨：英语商业信函经常涉及货物的型号、价格及重量，商品的发货、到货时间等，相关的文字或数字必须准确严谨，毫不含糊，以免产生误会，引起不必要的麻烦。

如：If you buy 10000 or more，this price will prevail through 28，May.如果贵方购买10000或以上，这个价格至5月28日前有效。

3.英语商务信函经常使用固定的习语：英语商务信函是一种公函，是带有公事公办性质的正式信函，因此常带有一些古词显示信函的礼貌和正式。这些词语在长期的使用实践中，固定下来，被广泛使用于商务信函中。

如：ad valorem duty（拉丁）从价税

insurance premium per capita（拉丁）人均保险费

force majeure（法语）不可抗力

Notice is hereby given that…特此函告……

4.英语商务信函经常运用委婉、礼貌的语气：英语商务信函是一种跨国度的交往手段，非常注重信函客气、礼貌的言语。即使是拒绝对方的要求或条件，或者表达对对方的不满意也会用比较委婉的语气。

如：Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday，August 24，2012.谢谢昨日来信，通知我于2012年8月24日面试。

5.英语商务信函大多使用礼貌性词语：英语的礼貌性词语主要强调积极意思，给人愉快的感觉。在英语商务信函中，pleasure，pleased，glad，appreciate等带有感情意义的词语层出不穷。

如：We should be pleased to let you have samples to give a demonstration at your premises.欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。

6.适当使用情态动词：英语中情态动词的使用可以使句子的语气更加缓和、委婉。

如：May I remind you that we must have these manuals delivered on or before Feb 20，2010.我是否可以提醒一下，我方要求于2010年2月20日之前交货。

二、英语商务信函的句式特点

英语商务信函的主要功能是准确传递经济信息，要求在有限的篇幅内达到言简意赅的效果，从而有效地进行商务活动，因此它的语言必须简洁、明了、礼貌、准确，极少对所述内容进行美学加工。

1.句式正规完整。英语商务信函是一种正式体书面英语，由于常常要表示某些条款相互成立、互为条件，或对某些具有因果关系的事件进行叙述，因此通常使用层次复杂的从句和长句表达多层次的复杂逻辑关系，可以充分完整地表达相互关联的意义。

如：In the event of accident whereby loss or damage may result in a claim under the policy，immediate notice applying for survey must be given to the Company’s Agent as mentioned hereunder.所保货物，如发生本保单项下负责赔偿的损失或损坏，应立即通知本公司下述人查勘。

2.文风朴实，少有修饰。英语商务信函的主要功能是传递信息，除必须使用专业术语等手段准确表达信息外，用词简单朴素，不带任何感彩。这样既能节约时间，又能使交易双方更好地理解和接受。

如：I was very concerned when I received your letter yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the day promised.昨天收到你的来信，抱怨你新家的中央加热系统未按规定时间装好，对此我非常关心。

3.采用倒装句。英语商务信函中倒装句虽不常使用，但在表示随函寄上某些材料时，或在表示可能在将来出现不确定性时，也会使用倒装句。

如：Enclosed is a copy of our current catalogue。随信附上一本我们现在适用的目录。

4.用陈述句表达委婉的祈使意义。信函双方为贸易伙伴，地位平等，因此在希望对方采取某种行为时，通常会使用陈述句、非真实条件句、虚拟语气、情态动词等表达比较委婉的语气，而不是直接使用祈使句。

如：We find your quotation slightly higher than those we have received from other sources，and ask you to reduce your price to meet the competition.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的稍高，请你方降价，以适应竞争。

5.用虚拟语气表达假设。英语商务信函中对于将来不太确定的假设行为或情况，通常会用虚拟语气体现。

如：Should we get any further progressive information from our factory，we would never fail to write to you.假如我们从工厂得到进一步的消息，我们一定会通知你方。

英语商务信函比较程式化，其中有许多商务专业术语、法律专业术语和特殊词汇，内容不允许出错。因而要求书写者一方面懂得、熟悉专业的行话、术语，另一方面尽可能地用比较标准的文字，将相关的信息更精练准确地表达出来。

参考文献：

[1]王佐良，丁往道.英语文体学引论[M].北京：外语教学与研究出版社，1987.

[2]戚云方.外贸英语（函电与谈判）[M].杭州：浙江大学出版社，1989.

[3]吴林康.实用外贸英语[M].北京：外语教学与研究出版社，1989.

[4]王文贤.对外经贸英文业务函电[M].青岛：青岛海洋大学出版社，1994.

[5]刘宓庆.文体与翻译[M].北京：中国对外翻译出版公司，1998 .

[6]翁风翔. 实用英语 [M].杭州：浙江大学出版社，2002.

[7]胡庚申.国际商务合同起草与翻译[M].北京：外文出版社，2002.

[8]陈苏红，陈建平.商务英语翻译[M].北京：高等教育出版社，2003.

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关键词：英语 商务信函 文体

中图分类号：H315.9 文献标识码： A 文章编号：1672-1578（2013）02-0032-02

近年来，随着我国经济的飞速发展，国际地位的持续提高，我国与国际间的交流和合作也日益加强，越来越多的国际经济贸易的发展，对英语的使用频率也越来越高，英语商务信函的使用范围也日益广泛。商务信函不同于私人信函，是贸易往来当中必不可少的沟通方式，是传达信息的必要工具，用途和用词都与私人信函有很大的不同。尤其是在我国加入WTO以后，英语商务信函的重要作用就更加地突显出来了。在书写当中需要熟练掌握英语商务信函的书写规范，有助于帮助商家达成贸易，提高沟通效率。熟练地掌握英语词汇和语法，充分了解英语的语言习惯和特色，并且符合商务信函的礼仪，对于书写一封用词恰当，礼节到位的英语商务信函是非常必要的。商务信函是以达成商务合作为目标的，具有内容格式相对固定，表达简洁明了的特点。对英语商务信函的运用能力，也体现了一个企业的国际化水平，和商务人员专业素养。商务英语信函属于正式的公文写作，首先应该符合商务英语写作的7大原则，即：简练、清楚、正确、完整、礼貌、具体、体谅。在写作文体的运用上，也应该符合商务英语的写作要求和习惯，主要为以下几个方面：

1 格式规范

商务信函作为公文写作中的一种，有着相对来说比较固定的文体格式，有着明显的公事公办的文体特色，一般要包括以下几部分的内容：

（一）信头（Letter Head）：包括发信人公司的名称、地址、传真或电传号码。

（二）写信日期（Date Line）：写信的年、月、日。

（三）封内地址（Inside Address）：收信人公司名称和地址，以及收信人的名字和职务。

（四）称呼（Salutation）：对收信人的尊称。通常为“Dear Sir”或者是“Dear Madam”，又或者是使用对方的姓氏或是职位名称。

（五）正文（Body of the Letter）：英语商务信函一般采用的是开门见山的写作技巧，在正文的开头就清晰地表达出写信的目的和来由。如果是对对方来函的答复，一般会首先简单交代一下对方的来信时间和主要内容。从而节约读信者的阅读时间，提高沟通效率。然后对自己要传达的事宜进行简洁的说明，是正文的核心部分。为了读信者能够更加方便快捷地抓到核心内容，一般每一件事要分一个单独的段落来阐述。接着是需要对方给予答复的内容，或者是需要对方完成的事件的表达。如果有附件的话，也要告知对方，提醒对方查收。

（六）结尾敬语（Complimentary Close）：书信结束时的礼貌用语。是商务信函的礼貌性和完整性的保证。

（七）签名（Signature）：写信人的署名，包括姓名和职务等。

自此，才能算是一封格式完整的商务英语信函。

2 用词规范

由于商务信函区别于普通私人信函的特点，和其明显的商务特征，在用词的选择方面，也需要注意。商务英语词汇不仅具有日常英语词汇的一般特点，还具有自身专业性的特点。商务英语信函需要使用正式的，官方的书面词汇，尽量不使用非正式的口语词汇。词汇的正确选择是商务语言和交际能力的体现，是专业知识和英语的综合运用。例如：表达完成的意思，要使用“complete”而不是“finish”；表达购买的意思，要使用“purchase”，而不使用“buy”；表达意向的时候，要使用“intent”，而非“want”等。

而且用词的选择上，要多用单词，减少短语的使用。商务信函的目的是传达商务信息，而不是对文章进行美化和抒情。因此要多使用简单易懂常见的词汇，而不是用复杂的高级的生僻的形容词汇，还要注意减少没必要的形容词和状语。对时间、数量和程度的说明要具体，尽量不使用也许、大概、可能等模糊的词汇，具体到数字和日期。意思表达不准确，不清楚的词汇尽量不要使用，以免造成歧义。

对专业词汇的使用要特别留意准确性。商务英语信函中对术语的使用频率很高，缩写也较多，熟练掌握这些词汇和缩写，也是商务英语信函能力的体现，避免因术语使用错误造成误会甚至损失。

3 注重礼貌

俗话说“礼多人不怪”，在日常生活中是如此，在商务往来活动中，更是如此。双方的贸易往来是建立在互惠互利，互相尊重的原则基础上的，因此商务英语信函也应该符合这样的原则。双方互相尊重，遵守合作原则，形成一种默契，才能保证商务贸易的顺利开展和进行。如果在来往中缺少应有的礼貌，合作是很难进行下去的。因此商务英语信函中，语气礼貌是非常重要的，影响着企业的商务形象和信誉。信函要写的礼貌且有分寸，并且要符合商务英语体谅的原则，措辞和用于要站在收信人的立场上，还要尊重对方的风俗习惯。信函中减少第一人称的使用，多使用第二人称做主语，或者是第二人称物主代词。

正确使用情态动词，如“would”，“should”等，可以使信函的语气更加的礼貌和委婉。以商量的口吻来叙述，让读信者可以感受到被尊重和重视的感觉。需要对方完成的事件，注意请求句式和祈使句式的使用，例如“please”，“let us…”等。还要多使用表达积极意义的词汇，给读信者带来愉快的感觉。读信者的心情愉快，更有助于商务合作的达成和实现，对商务活动的开展具有推进效果。

4 句式简洁完整

在句式的选择上，应该尽量使用正式的，简单易懂的句式，不使用结构复杂的从句或者过于冗长的句子，减少读信者在句式的理解上花费的时间。复合句并不适合在商务信函中使用，短句虽然简单，但是表达清晰，理解容易，和商务信函的原则相符，是商务英语信函中最好的表达句式。

巧用被动语态。因为被动语态弱化了动作的实施者，强调突出动作的本身，表达更为缓和，婉转；并且避免了过多的人称代词的使用，使整个句子的陈述显得更加的客观；被动结构的简洁，也使得商务信函的结构更为紧凑。被动语态的使用，最能体现商务人员的英语沟通能力和书面语的掌握程度。为了表达更加委婉，语气更加礼貌，还经常使用It作主语的句式。

多使用肯定句和陈述句，减少否定句和疑问句的使用。肯定句和陈述句更加积极正面，使人往好的方面去联想，商务往来的活动中，最重要的就是信赖感，肯定句和陈述句的使用能给读信者增加信赖感，从而产生合作的信心，更有助于商务双方达成一种合作默契。

在商务信函中，为了避免误会和损失的产生，对代词的使用要特别注意，指代要清晰明确，让读信者一下子就明白句子的主语和宾语，明白写信者所要表达的意思。逻辑性要强，避免含糊和混淆的出现。

句式要完整，避免出现省略句。商务信函最重要的原则就是表达要清晰，商贸活动最重要的就是要明确，清晰，交易双方要明确地表达自己的立场和态度，也要能够迅速地领会到对方的意图，因此省略句的使用最好不要出现在商务英语信函当中，避免因意思表达不够明确，引起的交易损失。

5 对固定句式的使用

在商务英语信函中，有一些句型和套句的使用频率非常之高，可以作为固定句型来记忆和运用。例如：

Please do not hesitate to...

Should you have any questions，please...

We are pleased to inform you...

We wish you a bright and successful New Year.

It is regretful to learn of...

We would be interested to learn...

在大量的实践中，这些句型被频繁使用，成为商务英语信函当中的经典句型，熟练掌握巧妙使用这些句型，可以增加信函的商务气息和职业度，让商务英语信函更加的礼貌和正式。

6 结语

我国与国际间的交流和合作也日益加强，越来越多的国际经济贸易的发展，对英语的使用频率也越来越高，英语商务信函的使用范围也日益广泛。商务英语信函属于正式的公文写作，对英语商务信函的运用能力，也体现了一个企业的国际化水平，和商务人员专业素养。商务英语信函的表达应该简洁明确清晰，让商贸的双方都能更好地理解对方的意思，更高效地进行沟通，在商务英语信函的文体上对格式、用词、句型和礼节都需要加强注意。

参考文献：

[1]王彦昌.商务英语信函的文体特征探析[J]. 商业视角，2008（5）.

[2]张岩.谈商务英语信函的写作技巧[J].辽宁高职学报，2008（11）.

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[关键词] 中动语态 国际贸易 英语商务信函

一、中动语态

语态表示的是主语同谓语之间的语义关系。传统语法家们认为,当主语为施事时,句子为主动态;而当主语为受事,谓语具有be + Ved 的形式时,句子为被动态。传统语法的这种描写采用的是语义和结构形式两个标准,它区别被动句十分有效,但却很容易使人形成一种错误印象,认为语态似乎只有两种,要么是主动,要么是被动,非此即彼。其实这不符合英语语态的实际情况。例如在英语中会出现下面的说法:

(1)This pen writes smoothly。

(2)The new library is now building。

这些句子的共同特点是:主语都表示受事,但其谓语又都不具备be + 2ed 的形式标记,它们是主动还是被动? 传统语法无法做出正确的回答。以上两个句子就是除了主动和被动之外的另外一种语态―中动语态。

近些年来, 许多语言学家对中动语态做了大量的分析和研究。国外有不少学者像Roberts，Fagan，Iwata 等围绕着中动语态的特征与生成机制等问题展开激烈的争论。国内许多学者像韩景泉、何孝忠、徐盛恒等也对中动语态的生成和界定做了大量的分析和研究。功能语法对中动这一结构也进行了论述,Halliday（1994）在他的专著中专门提到及物性和语态, 从一个全新的角度诠释了两种不同的分析方法和语态。其中两种分析方法是指及物性分析和作格分析, 语态分为有效态和中动态, 有效态又分为主动态和被动态。虽然在这本著作中, Halliday没有直接用中动语态这种说法, 但从总体上来说, 属于中动态的小句和其他语法理论中所说的中动语态大部分是指同一结构类型, 不过本质上有差异。

二、中动语态的特点

中动语态是指一类在句法与语义两方面, 既不同于主动句, 也有别于被动句的句子, 所以被学者们称为中间结构或中动语态。中动语态具有很强的非事件性、类属性等特征, 句子具有一种可能性意味,中动语态受到很大的时体制约, 一般来说只用一般现在时。具体的特点可以大致分为以下几点: 第一, 和典型的施事主动句不同。这些句子里谓语动词的施事没有在句中出现, 很难找到合适的句法位置将其补上, 语法主语都是谓语动词的受事。第二, 在受事做主语方面与被动结构非常相似, 但中间结构中的动词采用的不是被动形式而是原形。第三, 语义上这些句子都是说明句中主语具有某种属性或特征, 一般都带有与此有关的性状副词。中动语态如:

(3)The bureaucrats bribe easily。

(4)The wall paints easily。

三、中动语态的界定

研究者们对中动语态的判定标准进行了不同的界定, 但总的来讲大同小异。何文忠(2004) 认为中动构式的诊断标准有二,其一是被动参与者充当主语,而谓语动词为主动态形式, 其二是被动参与者在事件发生过程中发挥积极作用,事件似乎是由该被动参与者引发。Iwata(1999)强调隐性主目语对于中间结构的重要性,主张应该将有无主目语视为中动语态的区别性定义特征。Keyser & Roeper (1984) 将中间动词与作格动词进行过比较, 结论是前者有隐含的施事主目语而后者没有。韩景泉( 2003) 认为, 从语义和句法的角度看,中动语态有一系列的独特表现,重要的包括泛指意义、状语效应、情态意义、受事语法主语和隐含施事主语等。Keyser & Roeper(1984)指出,中动语态的作用是泛指陈述,因而不用于描述特定过去时间内的特定事件。王凤娥和陈兵( 2006) 在考察中动语态的语义特征时, 也讲到中动语态的情态性是抽象的、隐含的,与副词修饰成分密切相关；另一方面来看, 中动语态的情态性体现了英语中动语态的语用功能, 而这种语用功能是对语法主语的某种属性或状态进行主观评判。Fagan(1988) 认为,中动语态并不是用于报告行为事件,而是陈述某物体具有某一特定的属性。典型的中动语态可以描写为“受事主语+不及物动词+表状态的状语”( 徐盛桓: 2002)。非典型的中动语态是指句中没有使用副词而使用了表示或标示强调、否定、情态或焦点的词语。系统功能语言学者对中动语态的研究又有独到之处。功能语法中所说的语态,不是从参与者和过程本身所具有的主动关系和被动关系出发, 注重的是看某一过程首先和哪一个参加者建立联系。如果某个过程, 本身只与一个参加者有关,不涉及其他参加者,表示这个过程的小句就是中动语态。Halliday 认为被动语态中体现目标这个语义成分的主语是一定要出现的, 但体现过程的动词形式在多数情况下虽为及物动词,有时也可以是不及物动词。

四、国际贸易英语商务信函中的中动语态

英语商务信函中虽然仍然以被动语态的句子居多，但是中动式结构的在商务信函中的作用越来越明显！根据中动语态的特点，小句中只有一个参与者，这样可以使所陈述的内容一目了然。例如，在商务信函中经常出现这样的句式：The samples delivered sell well in our district.这是一个明显的中动语态小句，本句对产品的销售的描述言简意赅，不容易产生歧义，适合商务信函的特点。另外，由于中动式结构强调参与者的积极作用，这有助于发盘方在发盘时对其价格进行强调。例如，在发盘信函中会出现这样的中动句式: The offer in our side works well. The price goes higher and higher. 这两个中动语态的小句强调了卖方对价格的信心，同时暗含着不希望买方进行反盘。

参考文献：

[1]Halliday, M. A. K. An Introduction to Functional Grammar [M] .London: Arnold 1994

[2]Iwata, S. On the status of an implicit argument in Middles [J].Journal of Linguistics.1999

[3]Keyser, S. J. & T. Roeper On the Middle and Ergative Constructions in English [J].Linguistic Inquiry l5, 1984

[4]韩景泉:英语中动语态的生成[J].外语教学与研究,2003

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【关键词】礼貌原则 商务英语信函

在经济全球化和一体化背景下，各国经贸往来活动日益增加。作为商务活动的重要沟通工具，商务英语信函的使用频率越来越高，其作用也越来越受到重视。一封规范得体的商务信函不仅可以传递交易信息，还有助于建立友好紧密的贸易关系，达成交易目的。因此，在商务英语信函写作中，应遵循一定的原则，力求有效地发挥商务英语信函的作用。一般来说，在商务英语信函写作中，应遵循7个C原则，即clarity（清楚），conciseness（简洁），correctness（正确），concreteness（具体），consideration（体谅），completeness（完整），courtesy（礼貌）。本文拟重点介绍礼貌原则相关理论及其在商务英语信函中的运用。

一、关于礼貌原则的理论概述

20世纪50年代，美国著名社会学家尔文・戈夫曼（Erving Goffman）从人类学角度提出了“面子行为理论”，认为面子深刻渗透于人类行为中，时刻影响着人际交往。后来，英国学者布朗（Brown）和列文森（Levinson）在继承戈夫曼观点的基础上，提出了影响更为深远的面子观，建立了礼貌语言的等级模式。他们将面子分为积极面子（positive face）与消极面子（negative face），并认为生活中存在很多威胁面子的行为，但是人们可以根据威胁程度采取五种不同等级的礼貌语言进行补救。不过，在关于礼貌的理论研究中，最为突出的是英国语言学家利奇（Geoffrey Leech）提出的礼貌原则。因此，本文主要阐述利奇的礼貌原则及其运用。

利奇从语用学的角度对礼貌原则进行了新的总结和归纳，其核心观点是，在语言交际中，应尽量多地使用礼貌的表达方式，而尽量少地使用不礼貌的表达方式。对于礼貌与不礼貌的语言标准，利奇进行了对立式的划分，给出了礼貌原则的六条次准则，分别是：

I.得体准则（Tact Maxim）

a.尽量减少他人的损失（minimize the cost to others）；b.尽量扩大他人的利益（maximize the benefit to others）。

II.慷慨准则（Generosity Maxim）

a.尽量减少自身的利益（minimize the benefit to self）；b.尽量扩大自身的损失（maximize the cost to self）。

III.赞扬准则（Approbation Maxim）

a.尽量减少对他人的贬损（minimize dispraise of others）；b.尽量增加对他人的赞扬（maximize praise of others）。

IV.谦虚准则（Modesty Maxim）

a.尽量减少对自身的赞扬（minimize praise of self）；b.尽量增加对自身的贬损（maximize dispraise of self）。

V.赞同准则（Agreement Maxim）

a.尽量缩小与他人的不同意见（minimize disagreement with others）；b.尽量扩大与他人的相同意见（maximize agreement with others）。

VI.同情准则（Sympathy Maxim）

a.尽量减少对他人的厌恶（minimize antipathy towards others）；b.尽量增加对他人的同情（maximize sympathy towards others）。

可以看出，得体准则与慷慨准是关于交际双方利益分配的两个方面；赞扬准则与谦虚准则是关于情感评价的两个方面；赞同准则与同情准则是关于的两个方面。

二、礼貌原则在商务英语信函中的运用

1.词汇层面。

（1）合理使用积极词汇。在商务英语信函中，应尽可能多地合理使用积极词汇。根据赞扬准则，积极词汇能较好地传达对对方的认可与赞美，有助于拉近双方的距离；同时，根据赞同准则，积极词汇能有效地缩小与对方的分歧，有助于建立一个融洽的交易氛围。此外，当交易中出现一些突发问题时，合理使用积极词汇能反映交易一方积极解决问题、减少对方损失的态度，这也符合得体准则的要求。

例1：In light of our steady， cordial commercial relationship， we are pleased to make the following offer. 该句使用了steady， cordial， pleased等积极词汇，一方面突出了对方的主置，另一方面肯定了双方的利益一致性，更容易让对方接受我方的报盘。

例2：We appreciate the opportunity to do business with a reputed company like you， but could you please offer a lower price？ 该句采用赞扬准则，而且“appreciate”、“reputed”等词能让对方更容易接受我方在交易价格上的不同意见，避免分歧扩大。

（2）灵活运用模糊语。在商务信函中，关于交易条款的信息应该清楚、具体，但在拒绝对方条件或表示不同意见时，不宜直截了当地告诉对方，而应采用语气比较缓和的模糊词进行表达，照顾对方的面子，避免陷入僵局。常用的模糊词有I’m afraid， perhaps， probably， some， as if， seem， appear等。当然，在具体的语境中，还可以灵活使用其他很多模糊语。

例3：All terms seem to be favorable except for the delivery date. I’m afraid it can’t be done until May 10. 该句中的模糊语“seem”含蓄地表达了对交付日期的不同意见，而“I’m afraid”就间接地提出了我方认为合适的交付日期，避免了生硬的语气对对方面子的损害。

例4：I’m grateful for your price reduction of 1%， but I had expected something better. 此句用“something better”对我方期待的价格调整幅度进行了模糊处理，给对方保留了价格调整的自，体现了对对方的尊重，符合得体准则的要求。

（3）恰当使用情态动词。情态动词体现了说话者的态度与意愿，能较好地传达情感。在商务英语信函中，经常使用could， should， may， might， would等情态动词，一方面可以弱化命令、指责的语气，保全对方的面子，另一方面也符合得体准则与谦虚准则的要求，降低自己身份，突出对方主体地位，减少对对方的贬损。

例5：We would be very pleased and thankful if you could effect delivery before August 20. 该句较委婉地传达了一个命令，使对方更容易接受。

2.句法层面。

（1）正确使用“you-attitude”。根据得体准则和慷慨准则，在商务信函中正确使用“you-attitude”能有效突出对方的主体地位，体现从对方的利益出发，尊重对方的立场和态度。但应注意，在传递消极信息时，不宜过多地使用“you-attitude”，否则会使对方处于不利地位，并扩大对方的损失或对对方的贬损。

例6：Your order will be given prompt and best attention to and you can depend on us to fulfill the shipment as you required.

例7：We will give prompt and best attention to your order and fulfill the shipment as you required.

显然，例6比例7更凸显了对对方的尊重与重视，更有助于建立长期稳定的合作关系。

例8：Your improper packing has caused great damage to the goods. 该句使用“you-attitude”无疑加重了指责力度，置对方于尴尬境地，不利于解决问题。

（2）充分运用肯定句。在商务信函中，应尽量多地使用肯定句，尽可能避免消极否定的语气。依据赞扬准则与赞同准则，使用肯定句有助于构建愉悦、和谐的交易氛围，减少双方在情感上的对立，避免直接贬损对方。该策略与上述关于积极词汇的使用很相似。

例9：Your order hasn’t specified the size of the clothes you require.

例10：Please let me know the specific size of the clothes you require in your order.

例9与例10分别用否定语气和肯定语气表达了同一意思，但显而易见，例10比例9显得更加真诚、更加有礼貌。

（3）巧妙运用被动语态。被动语态具有隐去动作实施者、强调动作客观结果的特点，因此，根据同情准则，在商务信函中可以巧妙地运用被动语态，表达一些负面或消极信息，诸如拒绝、抱怨、投诉、指责等，达到客观地“就事论事”的目的，减少对对方的厌恶或反感，避免咄咄逼人地表达不满。

例11：As stipulated in the contract， the goods should be delivered before April 12. However， we were notified that the delivery was done just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例12：As stipulated in the contract， you should deliver the goods before April 12. However， we were notified that you delivered the goods just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例11运用被动语态主要表达的是“没有按规定时间发货”这个事实，而例12运用主动语态传达出的突出信息是“你没有按规定时间发货”，有责备之嫌，会让对方面子受损。

（4）灵活使用虚拟语气。虚拟语气的句子语气委婉、客气，因此，在商务信函中，可以根据实际情况采用虚拟语气的表达方式，做到“有礼有节”。在提出请求或建议时，使用虚拟语气能有效避免陷入命令的误区，让对方心理上更容易接受；在提出问题或表示拒绝、不满时，使用虚拟语气能减轻对方的心理抵触程度，避免裸地抱怨或指责。下面的两个例子可以明显看出虚拟语气句的“神奇”作用。

例13：1） We cannot offer a lower price.

2） We wish we were able to offer a lower price.

例14：1） We want you to offer a lower price so that we can make a larger order.

2） We would like to suggest that you offer a lower price so as to enable us to make a larger order.

（5）恰当运用复合句。在商务信函中，复合句不仅使得行文更加严谨正式，还具有以下功能：第一，复合句的信息焦点通常在主句上，因此，在表达消极信息时可以使用复合句，将消极信息置于从句中，以淡化消极信息对对方带来的负面影响；第二，一些复合句（如条件状语从句、让步状语从句）可以较委婉地提出建议或不同意见。

例15：I’d like to remind you that the goods must be delivered immediately， or we’ll be obliged to ask for a refund. 该句使用复合句减轻了消极信息的冲击力。

例16： It would be appreciated if you could quote your price of CIF Guangzhou.该句使用条件状语从句委婉地提出了我方的要求。

三、结语

综上所述，在商务英语信函写作中，灵活运用Leech的礼貌原则具有很重要的现实意义，不仅能增强信息传递的有效性，还有助于消除影响交易的负面因素，促进交易的顺利进行。因此，在商务信函写作中，应加强对礼貌原则的理解，掌握礼貌原则的运用策略，真正做到礼貌得体。

参考文献：

[1]陈曦蓉.论报忧类英语商务信函中情态动词的人际功能[J].集美大学学报（哲学社会科学版），2013（3）：106-111.

[2]刘刚.礼貌原则的普遍性和特殊性[D].长沙：湖南大学，2001.

[3]刘润清.关于Leech的“礼貌原则”[J].外语教学与研究，1987（2）：42-46.

篇5

关键词：商务英语 电子邮件 写作技巧

商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。

尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还是少之又少的,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,而学术写作与商务写作不是一回事。

学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论文是有报酬的。

而在商务英语写作领域,文章是写给那些可能并不了解写作题材的各行各业的读者看的。商务文章的写作,受到时间和金钱两方面的限制,另外,读者无须,也不想花时间来整理和阅读那些冗长而复杂的文章,因此,今天的商务沟通要求的是一种简洁明了易懂的文风。

因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些问题如下。

一、读者

了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。

二、遣词

简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去查字典。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。

行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐友好的联系。

三、造句

句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。

商务应用文句子的平均长度为15到18个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切成两到三个短句为宜。

最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。

标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。

表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。

四、分段

信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,

位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8行以内是最好的。

电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3行长,主题部分段落长度不应该超过5行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。

五、外观

外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。

选择合适的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字号要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。

绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用——即对某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。

参考文献:

[1]侯晓莉.商务英语函电教学探讨[J].北方经贸,2004,(2).

篇6

soleagency----retail

Dear:____

_____[company]isoneoftheleadingcompaniesin_____retailbusine.Wehaveoutletsthroughout_____[country/area].Weareinterestedinyour_____[products]dilayedat_____[exhibition]andwouldliketoknowwhetheryoucouldofferusasoleagencytoretailyourproductsin_____[country/area].Weareconfidentthatthereisagrowingmarketforyourproductsin_____[country/area],duetotheincreasingdemandfor_____.

Weoperateona___commiionbasisonnetlistprices,withanadditional___delcrederecommiionifrequired.Weusuallypayourprincipalsbybillofexchangeonaquarterlybasis.

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Yourssincerely,

______[name]

______[title]

Encl.

buyingagent

Dear:____

Iamreplyingtoyourcompany’sadvertisementin_____[commercialjournal]inwhichyouindicatedtheneedforabuyingagenttorepresentyourgroupin_____[country/area].

Mycompanyecializesinbuying_____[products]andwehaveactedforseveralfirmsin_____[country/area].Wehavewell-developedcoectiowithleadingbrandmanufacturersin_____[country/area].Weareabletokeepyouwellinformedofnewproductsfromthe_____industryandpurchaseawiderangeofproductsatreducedexportprices.Inaddition,wecanofferexcellenttermsforfreightandiurance.

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Ihaveenclosedliteratureprovidingdetailsaboutourservicesandterms.Ifyouareinterested,pleasecontactmeattheaboveaddre.Iamlookingforwardtohearingfromyou.

Sincerelyyours,

_____[name]

_____[title]

Encl

二、指定商

acceptingproposal

Dear:_____

Thankyouforyourproposaltoactasouragentforthesaleof_____[products]in_____[country/area].Iampleasedtoinformyouthatwehavedecidedtoacceptyourproposalonthebasisofa_____percentcommiion,payableonallordersreceivedthroughyou.Inaddition,wewillrefundexpeesreasonablyincurredinpromotingoursales.

Providedthatthearrangementsyoumakewithcustomersarefavorabletoourinterests,wewilltrusttoyourjudgementsuchmattersasdiscountsandthegrantingofcredit.Wetrustthattheorderswereceivethroughyouandthetermsonwhichyouhaveacceptedthemwilljustifyourconfidenceinyourabilitytopromotethesaleofourproductsin_____[country/area].

Sincerelyyours,

_____[name]

_____[title]

letterofauthorization

Dear____

Thankyouforyourletterof____[date].

Bythisletter,wenowformallyauthorizeyoutoactasour_____agentin_____[country/area].Enclosedaretwocopieseachofthefollowingdocuments:

1._____

2._____

3._____

Pleasesignandreturnustheduplicatecopyofthisletter,togetherwithonecopyeachoftheabovedocuments.Welookforwardtoapleasantbusinerelatiohip.

Yourssincerely,

_____[name]

_____[title]

三、委托

coignee’srequestfortrialcoignment

Dear_____

Wearealargeretailchainecializingin_____busine.Wehaverecentlyreceivedanumberofinquiriesfromourcustomersin_____[area/country]foryour_____[product].Wehavealsolearnedfromothersourcesthattherearegoodproectsforthesaleofthisproduct.Wewouldliketosuggestthatyousendusatrialdeliveryforsaleoncoignmentterms.

Wemakethisproposal,hopingthatwewillplacefirmorderswhenwefeelsurethatthemarketisestablished.Ifyouagree,wewillgetdowntodetailsinregardtopayment,commiion,andsoon.Youmaycheckourstandingwith_____[bank],ourbanker.

Welookforwardtoyourearlyreply.

Sincerelyyours,

_____[name]

_____[title]

coignor’sitructionforcoignee

Dear____

Wehaveshiedtoyoutodayacoignmentoftencasesof_____[goods]by_____[ship],whichisduein_____[port]on_____[date].

Wearenowenclosingtheshiingdocumentsforthis coignment,aproformainvoice,andapricelistofalltheitemsshied.

Youwillofcoursesellatthebestpricesyoucanget.Thelistedpricesareforguidanceonlyandrepresentthelimitsbelowwhichthe_____[goods]maynotbesoldonourbehalf.

Wehopetohearfromyousoon.

YoursSincerely,

_____[name]

_____[title]

Encl.

总结：

soleagency：独家

outlet：出口

dueto：由于，归咎于

commiion：佣金

delcrederecommiion：保证收取货款佣金（注：delcredere意大利语，是指专门的一个agent，为买方或卖方提供担保，保证他的客户可以收到应得的货物或货款，承担风险）

principal：货主

CIF:shortfor:cost,iurance,freight.是一种交货方式，由卖方提供运输货物的所有运费以及保险，并把这些记入他们的成本。是所有运输形式中最贵的一种。其他如：FOB,C&F,FOR,等等，遇到时我会说明的。

coignee代销人

coignor委托人

篇7

[关键词] 商务英语信函 语言特点 语气特点 辨析

商务英语信函是一种常用的英语应用文体，它在贸易往来中发挥着重要作用。随着信息技术的突飞猛进，信息量的剧增，商务英语信函越来越趋向实用简洁，用简单朴实的语言，准确地表达自己的意思。本文通过实例进行辨析，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

一、语言特点

商务信函的写作秘诀就是用平实无华的的语言，仿佛“书面交谈”。简言之，就是自然、礼貌、简洁、准确地传递信息。现代商务信函更多地采用非正式书面语，而不是过于正式。

1.自然真切

尽管每个人都会体现自己的撰写风格，但要读着真切、自然，如同当面交谈一般。试比较:(1)I have pleasure in informing you...与 I am pleased to tell you...(2)We do not anticipate any increase in prices.与 We do not expect prices to rise.(3)I should be grateful if you would be good enough to advise us...与 Please let us know...(4)Please favour us with a prompt reply.与 Please let me have your comments as soon as possible. 后句用的都是一些简单明了的语句，信函读起来自然真切热情，反而能促进双方的了解和友谊的建立。

2.直截了当

商人有许多文件要读，对他们来说，时间就是金钱，因此，他们更欣赏直截了当的信函。试比较:(1)We shall in a position to...与 I shall be able to…(2)In the course of the next few weeks...与 During the next few weeks...(3)Would you be so kind as to let us know...与 Please let us know...(4)I should be glad if you would...与 Please...(5)I would like to remind you that...与 Please note that..., Please remember that...前句都显得冗长，不如后句直截了当又不失礼貌，读起来节省时间。

3.简洁明了

用简洁明了的词汇会使你的信函意思更清楚，信息表达地充分、有效，不易引起歧义，更符合现代商务信函的特点。好的信函只要求清楚、准确，从不用多余的词。试比较:(1)We are in receipt of your letter of 12 June.与 Thank you for your letter of 12 June.(2)I am writing with reference to your letter dated 12 June in which you requested information about the courier services provided by this company.与 Thank you for your letter of 12 June enquiring about our courier services.(3)Enclosed herewith you will find...与 I enclose...(4)Please be good enough to advise me...与 Please let me know...前句显得陈旧、过时、累赘，而后句就简洁明了得多。

再者，用简单常见的短单词代替复杂华丽的词。不用 with reference to, in reference to而用 about，不用 due to the fact that，而用because，不用take into consideration，而用consider，不用 with the exception of，而用except，不用for the purpose of，而用 for，不用in the event that， 而用if, when，等等。

二、语气特点

这里所探讨语气，是指信函的语调， 态度，包含英语的虚拟语气但不限于此。商务信函表达上一般都比较委婉、含蓄，体现为他人考虑，体谅对方心情和处境的态度。即使是写信抱怨或回复抱怨，语气语调的度把握的好也不会有粗鲁冒犯之嫌。

试比较:(1)We can not do anything about your problem.与 Unfortunately we are unable to help you on this occasion.(2)This problem would not have happened if you had connected the wires properly.与The problem may be resolved by connecting the wires in accordance with the instructions given.(3)Your television’s guarantee is up, so you will have to pay for it to be fixed.与 The guarantee for your television has expired. Unfortunately you must therefore bear the cost of any repairs.(4)I am writing to complain because I am very unhappy with the way I was treated in your store today. 与 I was most unhappy with the standard of service I received in your store today.

不难看出，前句让人读起来感觉不舒服，容易激化矛盾，后句就委婉礼貌的多，有利于问题的解决。当对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，这时就讲究有理有节，语气语调要把握好“度”，表现出技巧策略，达到预期的效果。

参考文献：

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关键词： 商务英语 销售信函 写作技巧

一、引言

整个商务交往过程可以划分为建立商务关系―销售―询盘―回盘―还盘―索样―订货―付款―生产―包装―出货―保险―押汇等环节，销售是整个过程的第二步，作用举足轻重。书写销售信函能力至关重要，因为好的销售信会帮助公司获得利润、扩大市场份额、提高商业形象和名誉，而水平低劣的销售信则会让公司损失很多订单和机会。从中，我们不难发现销售信函书写的重要性。因此，笔者主要探讨商务英语写作中销售信函的写作技巧。

二、销售信函的写作技巧

究其本质，销售信函是一种特殊的商务信函，其目的主要是扩大业务、说服消费者购买产品。这跟广告在很多方面不谋而合，如“服从你的渴望”（雪碧）、“成功之路，从头开始”（飘柔）、“汾酒必喝，喝酒必汾”（汾酒）、“众里寻他千百度，想要几度就几度”（伊莱克斯冰箱）、“人类失去联想，世界将会怎样”（联想）、“我们的光彩来自你的风采”（沙宣洗发水）、“放低偏见，你会有出色发现”（柯尼卡）等。两者都是要尽力推销自己的产品，让消费者对产品有全面详细的了解、有购买的欲望，并进一步付诸实践。

一般来说，在写作销售信函时，我们提倡要尽量遵守AIDA原则，也称“爱达”公式。它是国际推销专家海英兹・姆・戈得曼总结的推销模式，是西方推销学中的重要公式，具体指一封成功的销售信函必须把买方的注意力吸引或转变到产品上，使买方对销售信函推销的产品产生兴趣，这样买方的欲望随之产生，尔后再促使其采取购买行为，达成交易。AIDA实际上是四个英文单词的首字母。A为Attention，即吸引客户的注意；I为Interest，即引发客户的兴趣；D为Desire，即激发客户的欲望；最后一个字母A为Action，即鼓励客户采取购买行动。销售信函的写作一般分为四个步骤。

1.介绍促销商品，使买方产生兴趣。这时，卖方需要对自己的产品进行详尽的介绍，包括销量、性能等方面。例如，本公司的产品深受广大消费者的欢迎、销量非常好、品质优良、价格公道、设计精美、颜色匹配、规格齐全、温暖舒适等。

2.比较商品，体现本商品的优势。在这个步骤中，卖方通过将产品和其他厂商同类产品的比较，凸显出自己产品在质量、工艺、价格、式样等方面的优势，让买方先心动，继而行动。

3.提出优惠条件。在进行商务合作时，当交易量达到一定数量时，如5000件或10000件，可以给予买方一定程度的优惠。因此，在第三个步骤中，卖方可以提出相应的优惠条件，进一步激发客户对产品的兴趣。

4.劝导客户最终行动。销售信函最重要的目的及最终目的就是成功地说服买方下订单，购买其产品。因此，最后这个步骤不可或缺。在信尾，卖方要力劝买方采取相关行动，如邀请买方代表访问卖方的公司，并参观其厂房，对卖方有更多实质性的了解，或下试销性订单，促成双方之间的合作。

另外，笔者在此分享一些销售信函中常用的短语。

首先，在介绍产品销量时，可以采用以下短语：have a good market（畅销），sell fast/ well和enjoy good sales（销路好），meet with warm reception（很受欢迎），等等。此类短语较多，写作时只需掌握其中一种即可。

其次，在介绍产品性能时，可以使用以下七个短语：superior in quality，reasonable in price，skillful in craftsmanship，elegant in style，matching in colour，novel in design，complete in specification（质量上乘、价格合理、工艺精湛、式样美观、颜色匹配、设计新颖、规格齐全）。总体来说，以上七个短语放之四海皆准，适用所有产品。

最后，在向买方提出优惠条件，即提供折扣时，可以借鉴以下表达：give/allow/offer/grant sb.a XX% discount（给某人打折）。此处需注意，中文及英文的表达在很多方面都存在巨大差异，如此处如果说give sb.a 40% discount，其汉语意思并非是打四折，而是打六折。因此，在学习英语时，读者一定要对此类中英文表达及文化上的差异细加揣摩、究其原因，并最终牢牢掌握。

三、结语

不难看出销售信函在商务应用文写作中的地位，以及对于卖方的重要性。因此，在销售信函写作的过程中，一定要仔细斟酌、多加思量、注意措辞。另外，在书写销售信函时，我们还应注意一切从买方角度出发。这是商务写作7C原则中一个非常重要的原则：体贴原则。即尽量站在买方角度考虑他们的各种愿望、要求、兴趣和困难，行文中尽量采用第二人称“您”而非第一人称“我”或“我们”。如“祝贺您！您所订的产品已经开始生产了”和“我们非常高兴地通知您我们已经开始生产您所订的产品了”。买方肯定乐于看到第一种表达，因为第一句话重点突出买方，这会让他们感到自己很受关注。另外，信函正文要简洁全面，每段最好包含一个主题，在首段就要吸引客户的注意力，行文中尽量避免晦涩的用词，以便客户阅读。

篇9

[关键词] 商务信函 英语长句 理解和翻译策略

一、引言

商务英语是一种包含各种商务活动内容、适合商业需要的标准英文。随着我国国际贸易的发展，商务英语在国际交流中起着越来越重要的作用，各种涉外合同协议、公函、书信、通知、电报、演讲等日益增多。同时，在涉外合同翻译中不可避免地出现了一些失真问题。由于商务英语中信函协议是具有法律效力的契约性文件，所以，对涉外谈判工作人员、涉外企业管理人员和涉外翻译工作者来说，熟悉商务英语相关专业知识，掌握商务英语语言特点，遵循准确严谨、规范统一的翻译原则，研究翻译策略是应当具备的必要条件。

二、商务信函长句的翻译方法

商务信函中英文长句的出现频率高，句子结构复杂，逻辑性强，无疑给译者增添了许多困难，但是，无论多长的句子，多么复杂的结构，它们都是由一些基本的成分组成的。只有弄清了信函原文的句法结构，找出整个句子的中心内容及各层意思，然后分析各层意思之间的逻辑关系，再按汉语的特点和表达方式组织译文才可能保证合同翻译的准确性。

1.“顺流而下”和“逆水而上”。“顺流而下”的方法是指，在翻译英语长句时基本保持原文的语序。也就是说，汉语译文的语序与英语长句的语序基本保持一致，从而产生一气呵成的效果。这种翻译方法也可称为“自上而下”的方法。 “逆水而上”的方法是指，在翻译英语长句时颠倒原文的语序，或者说，把汉语译文的语序与英语长句的语序基本颠倒过来。这种翻译顺序恰巧与“顺流而下”的翻译方法相反、采用这种翻译方法时，不仅注意内容的连贯和译文的流畅，而且要兼顾原文的逻辑关系和时间顺序。“逆水而上”的方法也可以称为“自下而上”的方法。

例1 It is clearly stipulated in the contract that for the shipment covered the certificate of quality and quantity issued by the China Commodity Inspection Bureau shall be regarded as final and binding on both parties.

合同中清楚地规定，对于所涉及的货物，中国商品检验局出示的质量和数量证明书应被视为最后的证明，对双方都具有约束力。

例2 There may, of course, be a number of reasons why our bilateral trade negotiations at Beijing should have been terminated so abruptly.

为什么我们之间在北京的贸易谈判结束得如此突然？当然会有许多原因。

2.“重重叠叠”。“重重叠叠”的方法是指，在翻译时将英语的长句采取拆句、断句的方法，在汉语译文中重叠使用这些词语，从而保持原文的畅通。这种方法也可以称为“串联而下”的方法。

例3 This important meeting is followed by a period of scientific certification during which not only first-hand investigation takes place but also such other related information is sought as has been agreed by both parties.

这次重要的会议后，进入科学论证阶段。在科学论证阶段，不仅要做实地考察，而且要收集相关的信息。实地考察和收集相关信息须经双方同意。

3.“化整为零”。 一般而言，汉语句子比较短，较少使用从句和关联词，而英语的句子较长，且多使用从句和关联词。在商业信函中，为了体现商业信函的严密性和准确性，多种从句（主语从句、定语从句、表语从句或同位语从句）并存的显现比比皆是。化整为零的方法是指，在翻译英语长句时利用英语句子和汉语句子的不同特点，采用拆句、断句、分割、词性转换、省略关联词等手段，将一句英语长句译成若干个汉语短句，以便对方正确的理解。这种方法也可以称为“零打碎敲”的方法。

例4 Referring to your request to act as our agent for the computers we have passed it on to our manufacturers for their study and are informed that they will consider this question seriously when business between us is further development.

关于你方当我们的计算机的请求，我们已向我方的厂商转达，供他们研究。他们告诉我们，当我们之间的业务进一步扩大时，他们会认真地考虑这个问题。

4.“先里后外”的方法是指，在翻译英语长句时采用改变顺序或调整句子结构的方法，首先完成长句中间的翻译，然后完成长句部分的翻译。采用“先里后外”的翻译方法时，不仅应该注意内容的连贯和译文的通畅，而且兼顾原义的逻辑关系和先后顺序。这种方法也可称为“由内向外”的方法。和“先里后外”的方法恰恰相反，“由外向内”的方法要求首先完成长句部分的翻译，然后完成长句中间部分的翻译。

例5 Unlike marketing establishment, which depend on marketing profits as their primary source of revenue, our company has access to a variety of profit sources.

销售公司依靠销售利润，把它作为稳定收入的主要来源。与销售公司不同的是，我公司拥有各种各样的利润来源。

例6The technical and professional demands of appraising a worker’s performance---involving, for example, a high level of interviewing and working observation skills---are such that high quality training is essential.

评价工人表现的技术要求和专业要求很高，高质量的培训是必要的，例如，评价工人表现要涉及到高水平的面谈技巧和工作观察技巧。

5.“先总后分”的方法是指，在翻译长句时首先对总体内容进行概括或归纳，然后对具体内容依次进行翻译。

例7 We are disposed to believe that we should safely recommend the institution both of the raw material examination, on the line of the present examinational rules made by provincial government, to insure the quality of the raw material, and of the finished product examination, on the national standards instead of the provincial rules, in order to keep the high rate of accepted products.

我们倾向于相信，我们应该有把握建议建立原材料检测制度和成品检测制度：原材料检测制度应该以目前省政府制定的检测条例来进行，旨在确保原材料的质量；成品检测不以省的条例进行，而以国家标准来检测，目的保持产品的合格率。

三、总结

商务英文信函为了在有限的内容中完整、明确地表达各方的权利和义务，大量使用信息包涵量大的复杂长句，给译者造成一定困难。但不管遇到何种类型的长句，译者都可在对原句进行分析的基础上，根据汉语行文习惯，灵活采用以上几种方法准确翻译原文。

参考文献：

篇10

关键词:商务信函;语气;热情;友好;委婉;礼貌;有理有节

一、前言商务信函是一种书面的谈判形式。在这种谈判中，双方当事人无法见面，只得通过文字来传递思想、要求和情感。双方能否顺利地进行洽商，一方的要求能否被对方接受，关键要看对方是否从文字中读到了尊重、诚实和情感。因此，商务信函一般都应充分考虑对方的感受，注重语气的恰当性。如果语气生硬，咄咄逼人或居高临下，都是让人难以接受的。这就对商务信函的选词造句有着特殊的要求。二、语气在商务交往中的作用1.商务信函涉及谈判的各个环节，需要表达各种各样的语气和情感。比如，表达己方观点时，一定要热情、肯定，因为这样可以提高对方的兴趣和欲望，增强其对成交的信心。要求对方做事时，一定要表达得委婉礼貌，因为这样可表现出对对方的尊重和友好，从而缩短双方之间的情感距离。所以，在大多数情况下都应表现出礼貌、友善和以对方为中心的态度，多使用表达“请”、“感谢”、“高兴”、“满意”、“歉意”、“希望”、“盼望”、“意愿”、“建议”、“相信”、“保证”等词语。而且，由这些词所构成的格式化套语可以使商务信函的呆板的公文体语言显得热情礼貌，有人情味。比如:(1)You r p rom p t a tten tion and coop era tion in th is m a tterw ill be h igh ly app recia ted.(此事若蒙贵方及时处理并给予合作，将不甚感激。)(2)T here w ill be a flow of o rders if th is in itia l o rderp roves to be sa tisfacto ry.(如果首批订货让人满意的话，我方日后愿大量订购。)2.虽说书信的内容才是真正起作用的东西，但是语气在读者接受信息方面仍然起着重要的作用。因为语气是语言表达的态度和风度，它常常决定读者的情感反应。不过，由于所陈述的内容的不同，语气可以是各种各样的。有时需要热情友好，做到“生意不成，仁义在”;有时需要委婉礼貌，做到“和气生财”;有时又需要果断坚决，做到“有理有节”。比如:(3)P lea se do no t m isin terp ret the above rem a rk s.T heydo no t im p ly dissa tisfaction.W e a re qu ite sa tisfied w ith theam oun t of bu siness you have done w ith u s.(请不要误解上述说明，这并不表示不满意。[实际上]我们对贵我双方现有的成交量相当满意。)这是一封拒绝函的部分内容，共三句，前两句是以双重否定形式表达的，其中“m isinterpret”含有“非故意”的意思，而“imply”表面意思是“暗示”，其实是说“(明里和暗里都)表明(并非不满意)”，语气委婉。第三句是一个肯定句，而且加了修饰词“quite”，语气强调。整个表述由“do not m isinterpret”到“do not imply dissatisfaction”再到“quite satisfied”，语气委婉，言辞礼貌，让人心悦诚服。商务谈判中常用委婉语，因为，如果一方语气委婉，对方就会愿意思考他提出的问题，乐于接受他提出的建议或批评，而仍保持友好的关系。当然，如果既能语气委婉又能确实替对方着想的话，交际效果就会非常好。比如:(4)W e a re therefo re no t respon sib le fo r the dam age;bu ta s w e do no t th ink tha t it w ou ld be fa ir to have you bea r thelo ss a lone，w e suggest tha t the lo ss be pided betw een bo thof u s，to w h ich w e hop e you w ill agree.(因此，我方对此项损失不负有责任。但我方认为让贵方独自承担损失是不公平的，所以，我们建议由贵我双方分担此项损失，望能同意。)这是在对对方提出的索赔理由进行分析后所提出的建议。从内容上讲，充分考虑到了对方的利益;从用词用语表达上讲，其中用到了“we don’t think”，“we suggest”，“we hope”，第一人称加表意动词;从语气上讲，委婉、礼貌、热情。总之是站在己方角度说话，站在对方角度思考问题，表达效果非常好。其实，商务英语信函的委婉礼貌性不仅表现在向对方提出要求或拒绝对方提出的要求，而是表现在说明各种问题时，包括在表达遗憾不满情绪时，也最好使用一些语言手段来避免生硬，减轻令人不愉快的信息所带来的副作用。比如:(5)A s stip u la ted in the con tract，the above goods shou ldhave been sh ipp ed in th ree equa l lo ts in A p ril，J une and A u2gu st resp ectively.B u t so fa r the first lo t ha s no t beensh ipp ed.O u r endu sers have been exp ecting the goods and a revery su rp rised a t you r delay in sh ipm en t.(按合约规定，上述货物应分别于四、六、八月分三批平均装运。但至今连第一批都还没有收到。我方用户一直等待此货，他们对你方如此拖延感到十分惊讶。)虽然对方已严重违约，但写信人一开始仍然保持克制，只是说明事实，表达惊讶(而且是借用户之口)。所以，如果你能冷静地考虑问题，并能控制住自己的怒气的话，那么你的语气就将会十分有效。如果你能使不满都集中在讲话方式上而不是讲话内容上，就可以削弱批评的锐气。即使偶尔需要表示不友好，也可以表达得婉转一些，因为态度过于傲慢，对别人的困难漠不关心，也不可能建立和维系长期的友好关系。3.热情礼貌并非只是说一些客套话，重要的还在于尊重对方的意见，表现出欲与对方成交或友好解决纠纷的诚意。为了达成互利互惠的交易，作一些合理的让步，在语言文字上尽量表达得谦虚礼貌一些，并非就是懦弱退让。但必要时仍需表现出有理有节、不卑不亢和庄重大方。例如:(6)A lthough w e a re keen to m eet you r requ irem en ts，w e regret being unab le to com p ly w ith you r request fo r a re2duction in p rice.(虽然我们极愿满足你方要求，但歉难按你方要求降低价格。)该句虽语言表达礼貌，语气却很坚决。这样的例子在外贸信函中很常见。再比如，在向对方报价或提出要求时，不管是试探性的还是决定性的，都要坚决果断，因为这样才会给对方留下诚实认真的印象。如果你用一些“大约”、“据说”、“大致”等之类的词语，语气就显得不够坚决，对方就会把这作为你还可以再让步的信号。因此，在写信之前，我们既要照顾到对方的感情，还要对自己的感情心中有数，这样你才能确定我们想给对方留下什么样的印象(哪怕是假装的)，然后才能据此选词组句。三、语气对选词用语的影响1.力求正面肯定地谈问题写信时要能体谅对方，顾及对方的要求，愿望和情感，力求正面肯定地谈问题，尽量避免使用“失败(w rong)”、“错误(w rong)”、“不合适(inadequa te)”等词，特别是“愚蠢(stup id)”。因为这些词明显给人一种居高临下的教训感觉，甚至涉及到侮辱，极易让对方产生敌意。比如:(7)T he p a rts you r com p any sen t u s la st tim e w ere thew rong size.Don’t do th is aga in.(贵公司上次运交零件型号有错，下次可别这样。)此句中“w rong”即有批评之意，而“Don’t do this again”则明显是在教训对方。试改为:T he size of the p a rts you r com p any sen t u s la st tim edidn’t confo rm to tha t stip u la ted in the sa les confirm a tion.W e hop e a better a tten tion w ill be p a id to ou r nex t o rder.(贵公司上次运交零件与销售确认书规定型号不符。下次订货时，望多加注意。)另外，人称代词(尤其第一人称代词复数)的使用也是正面表达，也能起到缓和语气的作用。比如:(8)W e need you r fo rm s by nex t F riday.(我们下周星期五前需要你的表格。)c.f.①It is im po rtan t tha t a ll fo rm s reach th is office bynex t F riday.(所有表格均须于下周星期五前交到本办公室。这一点很重要。)②You should get your form s to us by next Friday.(你应该于下周星期五前把表格交给我们。)当然，正面表达不能听起来不忠实，那样会使对方马上失去信心。2.多使用表示理解、相信、歉意等标记语商务书信中多使用一些由表意动词构成的标记语如:“我们理解(W e understand)”，“我们抱歉(W e regret)”，“我们相信(W e trust或W e are convinced或W e have muchconfidence)”，“我们希望(W e hop e)”，“我们想(W esuppo se)”，“我们认为(W e th ink)”，“我们建议(W e suggestrecomm end)”等。这些标记语使用得好，能表达出恰当的语气。比如:(9)W e understand tha t you w ill trea t th is info rm a tion a sstrictly confiden tia l.(我们理解你们会对此情况严加保密的。)c.f.W ou ld you p lea se trea t th is info rm a tion a s strictlyconfiden tia l?(请你们对此情况严加保密好吗?)显然前者比后者语气更让对方愿意接受，因为前者的陈述语气表达了对对方的信任，而后者的疑问语气隐含有对对方的怀疑。但是，在提要求时，采用疑问语气则可以诱导对方自发地采取行动，而不用去催促对方。所以，恰当的语气可以避免对抗。应当注意的是，除非你先错了，否则不要轻易讲“对不起”，因为不必要的道歉会适得其反。比如:(10)I’m so rry you r m ach inery b roke dow n bu t un less w ereceive the p a rts by nex t w eek w e sha ll have to p lace ou r o r2der elsew here.(很遗憾，你方所供机器坏了，如若下周收不到零件，我方以后只得转向他处订货。)这句话听起来像是抱怨，甚至隐含威胁，不会使听者有好感。3.大量使用情态动词交易双方希望通过商务信函表达各种意愿和情感，比如“愿望”、“承诺”、“期望”、“能力”、“允许”、“建议”、“义务”、“可能”、“肯定”、“不确定”、“否定”、“拒绝”等。而情态动词则可以通过各种语气的表达来实现理想的交际效果。比如:(11)W e shou ld like to discu ss aga in th is question of act2ing a s you r so le agen t in Sw eden.(我们想就在瑞典担任贵公司独家人一事再次提请讨论。)在这一句中，“should like”表示的是一种请求的语气。如果去掉“should”就变成了间接的命令，对方就会比较难以接受。需要说明的是，情态动词多用于(条件-)结果句中，帮助写信人表达各种语气。4.大量使用条件句或不完整句在对外贸易中，由于交易双方不在同一个国家或地区，而且交易过程一般较长，交易中存在着许多潜在的风险。所以交易双方事先必须进行充分的估计。比如，对方违约该怎么办?假如发生不可抗力又该怎么办?另外，在交易洽商过程中，双方为了求得更好的交易条件，都希望自己的让步能够得到相应的妥协。因此，条件句用得比较多。使用较多的逻辑关系词有if，on condition that，in case，provided that，等。比如，假如你打算有所妥协的话，一个常用的句型为“if...，then...”.一个更加委婉的表达是“if we...，whether you...”。(12)If w e p lace regu la r o rders，w hether w ill you agreeto p aym en t by L C a t 60 days’sigh t?(如果我方大量订购，贵方是否同意以60天期的信用证方式付款?)或者:Fo r regu la r o rders，w e w onder w hether you w ill agree top aym en t by L C a t 60 days’sigh t.除此之外，由if，when，where等加形容词或分词等构成的不完全句式，也起着缓和语气的作用。比如:if any，wherenecessa ry，if ca refu lly done，if so requ ired，等。5.多使用“正如您所知道的，”之类的表达如果突然向对方提出新知识，会让对方觉得你是在用他不知道的知识吓唬他，从而产生警惕心理，抵触情绪。然而，加上“您大概已经知道了(as you m ight probably knowno tice)”，“众所周知(it is w ell know it is no secret)”等，对方就会变得宽容，就可以解除对方心理上的抵触情绪。比如:(13)A s you p robab ly know，the sock s ava ilab le a t p re2sen t on the m a rket m anufactu red by severa l Hongkong facto2ries a re of good qua lity and the p rice is 10-15%low er thanyou rs.(你方也许知道，目前市场上可供的由几家香港厂商生产的短袜，品质优良，且价格要比贵方的低百分之十到十五。)这里写信人实际上是想以香港产品来对对方施压，要求对方降低价格。这实在是一件不会让对方高兴的事情。但写信人加上“您也许知道(A s you probably know)”，语气就变得缓和了。因为这一方面表明我方没有乱说，另一方面又肯定了对方对市场信息的把握能力。这种强调共同观点的做法(哪怕实际情况并非如此)，可以抬高对方使其自尊心得到极大的满足，从而在某种程度上可以消除对手的竞争意识，解除对手心理上的抵触情绪。6.“但是(bu t)”的用法尽量避免使用“yes...，but...”的句型，因为这听起来就象是在拒绝。这一结构的比较好的表达是“yes...，and...”或“yes...，therefore...”.这种结构在口头表达中用得较多，但书面语一样可用。比如:口头表达:(14)A:You p robab ly know tha t ou r drillers a re by fa rthe best in Eu rop e，and p robab ly，in the w o rld.(你方也许知道，迄今为止，我公司产品在欧洲，也许在全世界，都是最好的。)B:Yes.A nd you r p rice is by fa r the h ighest.(是的。而且目前为止你方价格也是最高的。)书面表达:(15)(Yes)W e don’t deny tha t you r drillers a re of topqua lity.(T herefo re)If you cou ld go a little low er，w e’d giveyou the o rder righ t aw ay.([是的]我方并不否认贵公司产品的优良品质。[所以]如果你方能稍微降低价格，我们愿意马上订货。)这一表达实际上就是一个“yes...，therefore...”的结构。它用肯定推理的方式，既对对方的说法予以礼貌的回应，又委婉地提出了己方的要求。对方在情感上是容易接受的。7.同义词的选用英语中有许多词在语义上相同或近似，但在语用上却有明显的差别。这些词的恰当使用可以使书信语言的修辞效果达到较好的境界。下文略举几例:1)requ ire，dem and及request“require”表“需求”、“要求”，常表示出某种权利或某种权威。“demand”表“要求”、“请求”，常表示出语气比较生硬，似乎有某种权利或者似乎在下命令。“request”也表“请求”，但语气委婉，礼貌。所以，商务语言中常使用的是“request”，或“as re2quested”或“You a re k indly requested”。2)po ssib le与p robab le“possible”表示有可能，但不肯定，而“probable”却很确定，强调很有可能成为事实。3)a s to与a s fo r两者都表示“关于”，但“as for”则主要用于提及麻烦事。4)be liab le fo r与be respon sib le fo r“be liable for”主要表示“对……负(法律)责任”，而“berespon sib le fo r”则主要表示“对……负有(赔偿)责任”。商务语言中更常用的是后者而不是前者，因为交易的目的主要是经济利益。5)riva l与com p etitive“rival”指“竞争的”、“对抗的”，而“competitive”则指“有竞争力的”。前者强调对立性，后者强调重在参与竞争。比如，“ri2va l p roducts”是“竞争对手的产品”而“com p etitive p roducts”则是“有竞争力的产品”。6)difficu lt，im po ssib le及no po ssib le“difficult”是泛指做事难，“impossible”则是相当难，而“nopo ssib le”则是难得一点可能性都没有了。需要说明的是“im 2po ssib le”的词典释义是“canno t be done”，但实际应用中则应理解为“几乎不可能”。也就是说，在条件充足的情况下是有可能(实现)的。四、结束语语气是一种副语言，它对有声语言和书面语言均有很重要的影响。要使我们的书信内容被对方接受，必须要考虑对方的感情，把握好写信的语气。有时需要委婉礼貌，有时又需要果敢坚决。有的时候要用陈述语气，有的时候则需用疑问语气。总之，同样的内容，不同的语气，表达效果就很不一样。在商务书信的交往中，富于情感的语言，委婉礼貌的语气必须贯穿于整个交际过程。

参考文献

[1]多湖辉.语言的魔术师[M].高湘蓉译.北京:商务印书馆国际有限公司，2002.

[2]玛丽·特纳，罗泊特·亚伯拉罕森.商务英语写作[M].刘舟，赵毅译.西安:世界图书出版公司，1999.[3]甘长银.论商业书信的语用准则[J].四川三峡学院学报，1999(6).