科研档案管理范文

导语：如何才能写好一篇科研档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。

（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

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1.在档案信息化视角下，科研档案管理存在的问题

经过阅读大量的文献，对科研档案管理存在的问题进行分类并标明比重，从表1中，可以明显看出科研档案管理存在的最大问题便是“软硬件设施”，其次是档案的收集和整理，对档案的错误认识及保密工作，下面，将一一解释下面问题。

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对科研档案工作的错误认识在科研单位，具体从事研究项目的科研人员对档案的认识模糊，将科技档案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要归档的范畴、要求和重要性。在科研工作中，注重课题申报、立项、实施，但不能同时积极进行科技档案的整理，经常推迟档案提交，即便提交也不完整[1]。

1.2科研档案收集和整理中的问题在科研档案提交时，特别容易走入两个误区。一种是粗略收集，缺漏现象较明显，在名义上提交的档案名都有，但实际上质量较差或缺少重要原始记录；另一种是收集广而全，将归档范围之外的资料也放进科研档案中，从而主次不分，查阅和利用困难。由于信息时代的到来，科研档案的形式和存储介质越来越趋于多样化，在收集的过程中，会无意识地忽视录音、录像、照片、磁盘、光盘等。最后是指实体档案的收集和管理容易被忽略。主要表现在随意堆放实体档案，不注意管理和维护。

1.3档案设施建设中的问题在一些科研机构中，由于一些限制如人员和场地等，档案数量也较少，因此在设施配置配置方面很多都采取将就的态度。在有些单位甚至都没有标准的档案管理库房，仅使用数间办公室代用；不能按档案标准来实现办公、阅览、库房三分开；对于专门档案柜和密集架，也仅使用普通两节柜来代替存放；在有些单位，甚至连“八防”设施也不全；对于档案设施必要的办公设备、监控设施等也不能达到要求。

1.4在档案信息化建设中，易出现的问题在档案信息化建设的过程中，存在以下几个误区。一是对于档案信息化的理解较片面。在科研单位中，科研档案管理人员将档案信息化仅仅理解为纸质档案的数字化扫描和网络化。二是认为一切都以“信息化”为重。在有些科研单位中，科研档案管理人员认为只有“信息化”了，就可以疏于档案的收集、整理、鉴定、保管等基础工作，造成首末倒置。三是认为档案信息化建设劳民伤财的观念。对于档案信息化必要的设施则采取能拖就拖的态度，不愿意投资。

2.科研院所档案信息化管理的措施和建议

2.1完善安全措施有网络的地方，就会存在很多不安全因素，再加上电子档案容易被盗，所以要建立一个安全防范措施设置文件保密措施即采用身份认证、权限认证的方式控制档案登陆系统，安装杀毒软件定期对计算机进行杀毒并且对档案和数据进行及时的备份防止黑客或者其他人员侵入系统。

2.2健全档案管理体系科研院所要加强对档案信息化建设的领导、检查与监督：落实专门机构或专人负责，加强领导、统一规划，主管部门在对科研院所进行评估的时候，要将档案工作作为重要的评估内容，以督促其做好档案信息化工作[2]。

2.3提高工作人员的技能和水平传统管理模式已经不能再适应科研院所对档案的利用和需求了，主要是因为所耗费的成本的较高，因此要改变传统的档案管理模式就必须提高档案管理人员的技能和水平。首先对他们进行培训，主要与档案信息化管理方面有关，这样不仅让他们熟悉有关档案信息化管理方面的操作，并且在工作能够运用自如，另外也要让他们树立起职业道德和工作责任心，更新管理理念。

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关键词：医疗档案信息共享；科研档案；重要价值；现状问题；管理对策

档案是准确、完整记录历史信息的重要资源，在医院档案管理体系中，科研档案是十分重要的构成部分，可以真实、具体地反映医院科研工作的基本状况，为医院科研管理工作提供高质量的信息服务，推动医院科研项目顺利进行，对医疗卫生水平的提升极为有利。在医疗档案信息共享的时代环境下，医院相关人员应正确深刻领会科研档案管理工作的重要作用，明确医疗档案信息共享背景下科研档案管理工作要求，在实践中以多元化举措全面提升科研档案管理水平，不断提升科研档案信息资源的利用价值，为医院科研事业和医疗卫生事业的发展提供信息资源助力。

一、医疗档案信息共享背景下科研档案共享管理的重要作用概述

在医疗档案信息共享背景下，科研档案管理者应基于医院档案工作发展实际，积极推动科研档案共享管理工作开展，既可以大幅度提升医院科研档案信息资源利用价值，又可以为高质高效地开展科研项目提供信息支撑，以此推动医院档案管理现代化、信息化发展。1.有效控制医疗科研成本医疗科研项目的有序进行，可以实现医疗科研档案信息共享目标，进而可以为医疗科研人员展开科研工作提供大量有价值的文献资源和档案信息资源支撑，且便于科研工作人员借鉴科研档案资料中记录的工作经验，有针对性地优化科研工作，从而可以保障科研项目顺利进行的同时，有效降低科研成本。在此过程中，医疗科研档案信息资源利用率大幅度提升，对医疗科研事业的发展具有积极的促进作用。2.提高科研档案资源利用率和价值医疗科研档案信息资源的共享，可以为科研工作的优化开展提供有价值的信息资源支撑，从而有利于医疗科研工作效率和质量的全面提升，进而可以为医院各项工作的高效率开展提供优质服务，使医疗科研档案信息资源的利用率和价值得以全面提高，最终有利于医疗科研工作的现代化发展。3.推动管理工作现代化发展医疗科研档案管理工作的目的在于挖掘有价值的科研资料，为医务人员临床科研工作提供资源支持，进而整体提升医院综合服务水平。在当代网络信息环境中，积极探索基于信息网络技术手段的医疗科研档案信息化共享管理模式，可以为医疗工作人员参与临床科研工作提供大量有价值的信息参考，在提高科研档案信息服务水平的同时，有利于科研档案信息资源价值的提升，使得医疗科研工作能够高质量、有序进行，最终有利于全面提升医疗综合服务水平。

二、医疗档案信息共享背景下科研档案管理现状问题分析

信息网络时代，医疗档案信息共享是实现档案资源利用价值增值和档案管理水平提升的主流趋势，对医疗档案管理工作的开展产生了重大影响。事实上，当下的医疗科研档案管理工作中信息共享存在诸多缺陷和不足，使得科研档案信息资源价值增值难以成为现实，总结医疗科研档案管理现状问题，集中体现在以下几个方面：1.信息化建设落后于医疗技术发展在科技发展支持下，医疗技术成果日新月异，尤其是信息化技术、数字化技术等普及应用在医疗卫生领域，为医疗科研档案信息资源共享和高效传递创造了良好的技术环境。但不可否认的是大部分中小型医疗卫生机构在档案数字化建设工作方面，建设成效不高，即使在医疗科研档案管理领域引进信息化技术手段，也由于档案管理人员缺乏先进的档案管理理念，没有正确深入地认识信息技术在档案管理领域中应用的积极作用，使得其在科研档案管理工作中对信息技术发展思想观念僵化，观念守旧，不利于医疗科研档案信息化建设水平的提升。在医疗档案信息共享背景下，医疗技术水平的提高与医疗科研成果的支持密切相关，一旦在信息化环境中没有加快推进医疗档案管理信息化建设，单纯凭借纸质科研档案，显然难以实现医疗科研信息资源的高度共享，直接影响科研成果转化的同时，对医疗技术的进步与创新极为不利。2.科研档案缺乏规范性科研项目活动是医疗机构的重要工作之一，与医疗技术水平提升密切相关，始终在医疗临床经验总结、医疗技术创新、推动医疗卫生机构发展等方面发挥着重要作用。因此，医疗科研档案管理标准化和规范化发展的重要性是不言而喻的，原因在于缺乏规范性的科研档案管理，不仅会影响科研工作的有序进行，还会对科研成果的转化产生不利影响，最终会影响医疗技术水平的提升。事实上，当前我国医疗科研档案管理存在诸多缺陷和不足，其中科研档案缺失规范性是突出问题之一，主要原因在于相关医疗机构在运营中一味重视科研工作，片面地认为科研工作是提高医疗技术水平的重要手段，但科研档案工作只是简单记录科研工作内容，缺乏实用价值，这使得相关医疗机构在科研档案管理工作中，未能严格按照要求来规范做好科研档案收集与整理工作，从而出现科研档案资料收集不完整，科研档案信息失真等问题，难以提高科研成果准确性的同时，使得科研成果丧失了利用价值，还会影响科研档案信息资源的后续利用，最终影响医疗技术水平的提升，不利于我国医疗事业的健康、持续发展。3.科研档案管理人员业务能力和素养有待提高现阶段，医疗科研档案管理人员的素质存在一定的差异性，集中体现在科研档案管理业务能力和素养等方面，使得医疗科研档案管理工作难以高质高效开展。与此同时，科研档案管理人员由于缺乏相应的业务能力和素养，在具体的工作中未能严格按照规范要求来展开科研档案管理工作，使得科研档案管理工作缺乏质量和效率，难以发挥科研档案信息资源的利用价值。不仅如此，当前从事医疗科研档案管理工作的人员，绝大部分是兼职人员，并非专业领域出身，从而存在巨大的人员流动问题，难以全面了解医疗科研档案，且无法建立稳定性高、综合素质高的档案管理队伍，直接影响科研档案管理水平。此外，由于相关医疗机构缺乏稳定性高的专业档案管理队伍，不仅难以解决医疗档案管理中的具体问题，还难以在科研档案管理理念上与时俱进，与新时代科研档案管理事业发展观念相悖，最终会影响科研档案管理质量和效率，不利于科研档案信息资源价值的充分发挥。

三、基于医疗档案信息共享背景下的科研档案管理对策分析

如前所述，在医疗科研档案信息共享背景下，医疗科研档案管理工作存在一定的缺陷，集中体现在信息化建设水平不高、档案管理人员缺乏较高的综合素质等，不利于医疗科研档案信息资源价值的充分发挥。因此，相关医疗机构应基于医疗档案信息共享对科研档案管理工作的具体要求，并立足于科研档案管理实际，从建设高效信息化平台、加强监督、规范化管理科研档案等方面入手，不断提高医疗科研档案管理效率和质量。1.建设高效的科研档案管理信息化平台在医疗卫生领域，科研档案管理工作高质高效开展，以及信息化建设进程的加快推进，都需要医疗机构相关领导和档案管理者的高度重视和支持。因此，医疗领域的领导者应该在思想层面重新认识科研档案管理信息化建设的重要性，在深入理解科研档案管理信息化建设优势的基础上，立足于医疗机构发展实际，基于医疗机构长远发展目标、医疗档案信息共享等，重视信息化管理系统建设，进一步加强信息化平台建设，并要将科研档案管理工作纳入医疗机构常态化管理工作范畴，不断提高科研档案管理信息化建设质量和效率。在实践中，相关医疗机构应基于医疗科研档案特点建立高效的信息化管理平台，并要同步配套建设软硬件设施。在硬件方面，相关医疗机构应配套完善的相关存储和交流设备。在软件方面，相关医疗机构应建立开发高效率的网络软件支撑平台，并要结合医疗科研档案事业发展需求，开发系统功能完善的软件，具体包括操作、管理等软件。通过完善建设科研档案管理软硬件设备设施，助力提升科研档案管理信息化平台的专业性和应用性，为医疗科研工作高效开展提供丰富的资源，切实提高医疗档案信息的共享程度，彰显科研档案管理工作的价值，推动科研档案事业健康、长远发展。此外，在科研档案管理信息化平台建设与应用的大前提下，可以快速推动新医疗成果及医疗技术在更大范围内推广应用，不断提升科技转化为生产力的速度，以此提高科研成果利用率，从而既有利于医疗科研档案事业的发展，又有利于医疗行业整体技术水平的提升。2.实现档案管理的规范化科研档案管理规范化是医疗科研档案信息高度共享，并充分发挥科研档案信息资源价值的重要保障和基础。针对当前医疗科研档案管理缺乏规范性的实际问题，应加强多方监督，实现科研档案管理的规范化。首先，以时展和医疗档案信息共享要求为立足点，牢固树立科研档案价值最大化的管理意识和观念，加快推进科研档案数字化建设，不断完善新形势下科研档案归档范围、构成要件等系统建设，使得科研档案应归尽归，以此保证科研档案的完整性和准确性，进而为科研档案后续利用创造良好的条件，有效提高科研档案信息资源利用率。其次，以科研档案信息共享平台为基础，实现科研档案的全面公开、透明，鼓励科研档案信息交流与利用。最后，加强科研部门与档案管理部门之间的合作与交流，明确责任。针对医疗科研部门，在开展科研活动的过程中，还要重视科研档案资料的收集与整理，旨在保障科研档案资料的完整性、真实性。科研档案管理部门应在科研项目进行中，采取定期和不定期相结合方式，抽查科研文件资料，一方面可以有效把控科研档案资料的完整性和准确性，另一方面可以及时发现并指出科研档案工作中的缺陷和不足，便于科研部门和档案管理部门共同确保科研档案工作的规范性，进而为医疗科研档案信息的高度共享提供支持，最终为科研档案事业的健康、长远发展夯实基础。3.创新科研档案管理，提高科研档案信息资源利用率首先，相关医疗机构要积极创新科研档案管理信息化平台，以传统科研档案管理功能为基础，深入开发科研档案管理利用价值，建立多样化科研档案信息数据库，完整呈现科研项目数据、成果和科研过程信息等，并要在数字化档案资源的支持下，提供便捷且多元化的档案信息查阅服务。其次，创新和丰富科研档案利用模式。科研档案信息资源的多样化，使得科研档案信息资源具有海量化的特征，只有加强科研档案信息的多元化处理，才能为相关医疗机构今后科研项目的高效开展提供大量信息资源，最终有利于科研事业的发展，并有利于科研档案信息资源利用率的提高。最后，拓展科研档案应用范围。医疗科研档案应用价值集中体现在提升医疗技术水平、提升医疗服务水平、医校教学实践等方面，这要求积极科研档案管理部门积极创新科研档案管理，切实发挥科研档案信息利用价值，最大限度提高科研档案信息资源利用率。4.基于医疗档案信息要求来提升档案管理人员综合素养相关医疗机构要想提高科研档案管理水平，应强调信息化优势在科研档案管理中的充分发挥，为医疗科研人员提供更加全面且准确的科研信息资源，这无形中对科研档案管理人员的综合素养提出了更高的要求。因此，相关医疗机构应对科研档案管理人员进行系统且全面的针对性培训，具体包括计算机、部门交流与协作、档案业务等培训，以期通过专业且深度的针对性培训，持续提高科研档案管理人员的综合素质，使其综合素质满足于医疗档案信息共享背景下的科研档案管理工作需求，切实提高科研档案管理水平，不断提高科研档案信息资源的利用率。

四、结语

综上所述，在医疗档案信息共享背景下，相关医疗科研档案管理工作面临新的高标准要求，要求正确认识科研档案管理工作中的缺陷，积极从建设高效的科研档案管理信息化平台、实现档案管理的规范化等方面入手，不断提升科研档案管理信息化水平，为科研档案信息共享提供支持，有效提高科研档案信息资源价值，推动医疗档案事业和医疗卫生事业健康、持续发展。

参考文献：

[1]孙佞，卿粼.内控视角下公立医疗机构科研经费管理[J].质量与市场，2021

[2]陈栋.基于医疗档案信息共享背景下的科研档案管理对策[J].办公室业务，2021

[3]黄艳.科研档案管理工作对医疗机构科研发展的影响研究[J].中国卫生标准管理，2021

[4]黄艳.福建省医疗机构科研档案管理现状的横断面调查研究[J].中国卫生标准管理，2020

[5]苏凯.医疗档案信息共享下医院科研档案管理工作的思考[J].黑龙江档案，2020

[6]刘春.医院档案信息共享背景下的医院科研档案管理[J].办公室业务，2019

[7]陈明喜.医疗档案信息共享背景下的医院科研档案管理[J].办公室业务，2019

[8]廖宇红.医疗档案信息共享背景下的医院科研档案管理[J].兰台内外，2017

[9]刘慧萍.医疗检测机构科研档案管理工作的方法研究[J].医疗装备，2017

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论文摘要:高校科研档案反映了一所大学的学术水平和实力。科学有序管理好科研档案，充分挖掘其成果价值，有助于高校的持续发展和促进地方经济社会的进步。理清科研档案管理的思路，将有利于更好地开展科研档案管理工作。

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

1、关月英.高校科研档案管理工作初探[J].新疆医科大学学报，2007.10.30（10）

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1.1管理制度不规范

俗话说“没有规矩，不成方圆”。在医院科研档案管理工作的实施之前，创建一套完善的科研档案管理制度是十分必要的。目前，我国医院科研档案管理制度没有形成一定的体系，在大部分医院中，科研档案的管理具有很多不规范之处。在大多数科研档案的管理之中，分类置放、系统科研项目档案的追踪管理以及体系化存放等方面都有所欠缺。造成这一现象的主要原因有：第一，医院管理经费上的分配问题。在许多医院中，为了追求一定的经济效益，在管理经费的划拨上具有一定的偏向。医院在进行档案管理时往往只关注与病人档案的管理与维护，因为这是最基本的，但是往往忽略了医院科研档案的管理。对医院科研档案的管理经费的划拨不足，管理工作难以维持。第二，医院科研档案管理人员不足，这一点主要是受科研管理经费的划拨的影响。在科研档案的管理工作中，任务虽然没有病人档案管理的多，但是也是比较繁重的。科研档案管理人员的不足，自然就降低了其管理的效率，同时也造成了管理制度的不规范。

1.2管理人员队伍良莠不齐

在我国现有的医院科研档案管理队伍中，许多档案管理人员都是非专业性、非专职的，主要由其他科管人员兼任，或是没有达到专业要求的人员进行科研档案的管理。这样就造成了医院科研档案管理人员队伍的良莠不齐，从而导致了我国医院科研档案管理工作效率的低下。对于兼职人员而言，他们更加重视自己原本的工作，而往往忽视了对科研档案的兼职管理工作。另外，由于兼职人员的科研档案管理工作的时间上、精力上的分配不均，以及工作不具连续性，导致医院科研档案管理工作往往会出现错误。对于非专业性人员而言，他们对科研档案的管理不具备一定的专业化要求，在工作中会遇到许多不理解或是无法准确判断的地方，这些都会导致非专业性人才在科研档案管理工作中出现差错与纰漏，为医院科研档案的管理造成麻烦，甚至带来损失。

1.3医院科研人员对档案工作重视程度较低

在我国医院科研人员的队伍中，大部分人员对于科研成果进行档案管理具有十分淡薄的意识。许多科研人员认为对科研成果进行档案管理是无所谓的，没有多大意义的。有的科研人员则认为科研成果是自己的应该自己进行保管。同时，科研人员也存在着这样一种心理，那就是对医院科研档案管理人员的不信任心理，不确定自己的科研成果在交由相关管理人员进行管理是否具有安全保障。对于相关科研档案管理人员在对其进行科研档案催交的情况，科研人员持有不配合、不理睬的态度，加大了医院科研档案管理人员的工作难度。因此在医院科研档案管理工作中往往会出现这样一类情况，科研档案归档不完整或者是有些可科研项目的档案缺失。

2我国医院科研档案管理对策

2.1实现科研档案管理制度规范化

目前，我国政府已经颁布了《科学技术档案工作条例》，这一条例具有比较全面的关于档案管理工作的管理办法。对我国医院科研档案管理制度的规范化具有积极地意义。依据这一条例，可以实现档案管理办法的统一规范，促进科研档案的统一管理，明确档案部门的监管职责，实现档案管理在档案收集、整理、保管、利用、借阅、保密等一系列流程制度上的完善，使档案工作走向标准化、规范化的管理模式，并实现档案管理与课题管理办法的相互促进，结合医院的科研政策，实现档案管理与科研管理的统一性和延续性。

2.2强化科研人员档案管理意识

针对上文中提出的科研人员缺乏档案管理意识以及对医院档案管理工作的安全保证的担忧。医院应首先提高科研人员的档案管理意识。然后在强化医院科研档案管理制度，保证医院科研档案管理安全的前提下，对科研人员进行科研档案滚利相关知识与优势的普及，树立科研人员对医院科研档案管理的信心。促进科研档案管理工作的顺利高效进行。

2.3强调医院对科研管理工作专业化的重视

由于科研资料的学术性以及专业性较强，在对科研档案进行管理使，准确的对档案进行分类、归档十分重要。并且，由于医院科研档案管理工作的目的是对医院的科研成果进行保存与管理方便日后的查找以及参考，对医学科研成果进行维护，推动医学科研工作的传承与发展。因此，对于归档的科研档案必须具备一定的质量标准，通常在科研档案的管理工作中，高质量的优质科研成果具有优先归档权。另外，除了保证档案整理、归类的专业性与准确性，还要保证研究阶段对相关科研档案的调研、查询上的简单、方便与迅速。

3结语

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关键词：大数据；事业科研单位；人事档案管理

一、事业科研单位人事档案管理的重要性

人事档案管理工作主要是对科研事业单位工作人员各项信息的记录。其中记录的内容主要包括：工作人员的岗位职责、工作年限、工作能力、工作业绩、惩罚现象、人员的变动等信息。企业通过查看人事档案以全面了解到各部门的员工信息。同时，也为企业进行人员配置和选拔人才提供了信息的支撑。而在应用大数据进行档案管理后，通过对不同类别的样本数据进行收集和整理等，从而能够更加便捷的找到其潜存的信息和提供更加高效的信息服务。

二、大数据背景下事业科研单位人事档案管理现状分析

以下详细介绍了大数据背景下事业科研单位人事档案管理现状，其主要体现为这几个方面：

1.事业科研单位人事档案管理的工作设备和设施等有待改善

大数据背景下，在进行档案管理时，则需要对落后的设备和设施等进行改善。究其原因，先进的设备是开展档案管理工作的基础保障，只有设备的充足和先进，才能对日常的信息数据进行有效的储存和更改。但是由于有些事业科研单位对于人事档案管理工作并不不重视，这就是导致该单位并没有重视基础设施的维护和改善。

2.新技术得不到广泛的利用，影响管理的效率

由于新技术并没有广泛应用和在单位中普及，使得事业单位档案管理工作想要实现网络化和数字化管理则就显得尤为困难，从而直接影响了大数据背景下，档案材料的有效接收、传递和储存。同时，人事档案人员受到环境和发展前景的影响，使得该单位严重存在人才流失的现状。这就在一定上降低了科研单位的市场竞争力，其对于科研事业的发展产生了一定的阻碍作用，加大了事业科研单位人事档案管理工作的困难。

3.档案管理人员的工作能力不足

现阶段，我国的事业科研单位受到档案管理人员年龄偏大、接受新鲜事物较慢、创新意识较为薄弱等方面的影响，使得一些人事档案管理过程中仍然采用传统的管理模式。同时，这些档案管理人员受到传统思想的束缚，使得其在面对新鲜的事物和技术时，无法灵活的应对其新变化带来的挑战。这种现象严重制约了档案管理工作的变革和创新。同时很多事业科研单位缺少复合型的档案管理人员，即管理技能较差、现代化信息技术应用不足等给人事档案管理的创新带来了较大的阻力。例如：这些人员在日常的工作中为企业所创造的价值并不明显，使得事业科研单位的管理人员对人事档案管理工作并不关注。久而久之，事业科研单位对于档案管理工作的投入也就越来越少。如：缺少对专项人员的培训。

三、事业科研单位人事档案管理的创新路径

为了能够提高档案管理人员的工作能力。一方面，根据员工的工作经历和工作经验等采取专项培训的方法，以让员工在接受培训的过程中掌握更多的创新技术，为适应新的发展趋势提供基础保障。另一方面，凭借着较高的待遇和发展前景等，吸引更多年轻的档案管理人员。以通过这些年轻档案管理人员所提出的先进理念等，推动人事档案管理工作的改革和发展。以下对提出的创新路径进行了详细的分析：

1.培养管理人员的工作能力

人才为企业的发展提供了重要的人力支撑。特别是对于事业科研单位人事档案管理工作来讲，在大数据的背景下，给档案管理人员带来了较大的挑战，其不仅需要了解员工的管理能力，还需要提升员工接受新鲜事物的能力、随机应变的能力。但是当前我国事业科研单位的档案管理人员专业性能力较为薄弱。加之，专业人才的缺失等严重阻碍了事业单位的进一步发展。其主要表现为：第一，一些事业单位并没有专门的档案管理人员、其大多的负责人为兼职人员；第二，有些档案管理人员的工作能力有待提高，特别是一些管理人员的年龄普遍偏高，受到传统理念束缚，使其接受新鲜的事物的能力较慢这就需要事业科研单位人员加强人才队伍的建设。并以大数据为背景下，不断的学习和掌握更加先进的管理理念和信息化的知识等。一方面，进行管理人员的培训，特别是针对现代化的科学技术进行培训，以培养出更多复合型的人才；另一方面，对人事档案管理人员进行在职的教育。例如：举办专家座谈会，让管理人员借鉴和学习更多创新的管理方法，以提升档案管理人员的岗位工作能力和具备现代化管理理念的意识。同时，需要及时的引进具备高科技档案管理人才，为管理团队注入更多新鲜的血液。

2.摒弃传统管理模式

现阶段，随着大数据时代的到来，传统的档案管理方法亟需改革和创新，这样才能满足社会的发展趋势。首先，建立完善的档案数据库，并通过运用信息化的档案系统，为企业实施档案管理提供更多的便捷性；其次，建立行之有效的管理制度，并根据事业科研单位的真实情况，严格把控人事档案管理流程，构建出一体化的档案资料的收集-整理-存档-归档-调档的体系，以减少由于人事档案在管理过程中发生的丢失和泄露问题的发生。从而保障档案信息的完整性和真实性。最后，将员工的资料进行分层的管理，特别是对于不同类别的资料信息进行针对性的管理，从而使得人事档案管理工作发挥出应用的效果。

3.加强技术的支持

我国事业科研单位人事档案的数据量呈现了增长的现状。因此，在大数据背景下，进行人事档案管理系统设计过程中，需要亟需考虑数据的增长态势和计算机应用的效果、计算机所需的成本（投资和维修成本）。而如何将这些成本降到最低，则需要在计算机系统中建立档案防病毒系统和及时对漏洞进行检测。例如：利用更加专业的工具进行漏洞的检测，并及时的安装补丁程序。同时，还应该建立防火墙技术，在低档外部不良因素的侵袭后，能够提高档案管理系统的稳定性和保障数据信息的安全性。

4.建立奖惩机制

大数据技术的融入改变了传统的档案管理模式，因此，想要提升档案信息数据管理质量，则需要建立更加完善的奖惩机制。首先，以事业科研单位的整体利益为出发点，切实保障每位员工的利益，以做出更加公平和公正的评估；其次，奖惩机制的建立能够有效的激发员工的工作热情和工作动力，从而为提升档案管理的质量提供保障；最后，制定违规处罚条例。对于在工作中出现违背相关规则制度时，能够通过奖惩机制，为各位员工做出更加公平合理的评估。

5.创新档案管理新体系

分层次管理和分类管理方法是构建人事档案管理的重要组成部分，同时，其也为档案管理的创新提供了支撑。根据现在事业单位人事档案的发展情况可以看出，大数据背景下，档案管理体系在构建的过程中需要从细节入手，保障与整体的结合。同时，事业科研单位人事档案管理人员通过遵循档案管理制度的基础上，通过运用信息化手段，准确快捷的掌握企业想要的人才信息。换言之，利用网络现代化信息技术和信息手段，为企业乃至整个社会提供更多的优质服务。例如：科研事业档案管理人员在广泛应用现代化信息技术后，能够通过多媒体影像和声音、指纹等电子信息，解决传统以纸质人事档案材料的不足。因此，人事档案管理过程中充分利用计算机网络技术，在一定程度上提高人事档案管理人员的工作效率和管理的质量。

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关键词：医学科研档案；特点；管理；措施

医院科研档案管理可以为医学科研活动提供所需要的信息资源， 也可以指导成果转化、技术交流，促进科研成果向产业化、市场化方面转化和实现科研价值的提升，医学科研档案是医院科研管理工作的重要组成部分，是医学科研工作的重要依据，了解医学科研档案的特点，并根据其特点加强管理，不仅能够为医学科研创新提供有效服务，而且有利于促进医疗事业的发展。

一、医学科研档案的特点

（一）专题突出，成套性强

医学科研工作的研究对象一般都是一个专题。围绕一种疾病的治疗，一种流行传染病的预防，一种新药的筛选、研制等专题开展，每个专题都是一个完整的科研过程，所形成的档案也是一套完整的，不可分割的。由于医学科研档案的这个特点，在档案利用过程中多为成套利用，分类时必须保持每个专题档案的完整性、成套性，使之始终成为一个有机的整体。

（二）形成周期比较漫长，具有较强的连续性

医学科研档案的形成周期与科研项目的执行周期密切相关，医学科研连续性强，研究周期长，医学课题立项到结束的时间相比较一般科研项目要长， 一般的研究项目在2到3 年，重大项目3到5年或更长时间。针对一个项目的资料，涉及的内容随着课题时间的长度增加而增多，资料在项目执行期间的归档连续性强。档案的保存时间则更具应用的价值而不同，一般保存至少30年，重要资料则永久保存。

（三）学科突出，专业性强

医疗临床研究有内外科、妇儿科之分，基础医学则讲究病理分析和药理分析。因此必须注重专业区别，分专业归档，体现档案管理的专业性。

（四）学科协作性、综合性强

医学科学研究是多学科的综合研究。由于疾病发生、发展的原因是复杂的， 因此许多研究课题必须汇集多个学科进行综合研究，联合攻关。在分类时既要保持各个学科的相对独立性，又要保持完整性和综合性。

（五）载体形式多样，数量^大

医学研究比较复杂，不同学科采用的研究方法不同，同一学科不同的研究课题采用的技术方法也不相同，直接记录的实验结果的载体，如：各种标本、病历、化验单、仪器检测结果等材料也是多种多样，因此，每一科研课题形成的医学科研档案往往载体形式多样，数量较大。

二、管理措施

针对医学科研档案的上述特点， 要做好医学档案管理工作， 必须认真做好以下几项工作：

（一）加强制度建设，建立健全档案管理规章制度

根据《《中华人民共和国档案法》等法律相关的规定，构建由院长、档案管理委员会、档案管理机构、兼职档案员组成的档案行政管理网络系统，强化其行政监督、指导的管理职能。按照集中统一管理档案的基本原则， 制定文件材料归档范围及保管期限、档案的接收、管理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度及各部门档案管理细则， 帮助相关部门实行预立卷制度，确保档案管理完整、准确、系统、安全和有效。

（二）加强业务培训，优化档案管理人员的综合素质，提高服务意识

医学科研档案的建立和完善对医学科研工作有着十分重要的意义，档案管理人员的业务素质直接影响着档案管理水平。因此医院应在优化档案管理人员的政治素质和理论素质外，加强对档案管理人员的业务培训，采用多种形式提高档案管理人员的专业知识和计算机操作技能，有计划的组织档案管理人员进行知识更新和继续教育。由于医院科研档案管理工作的特殊性，应当鼓励档案管理人员学习一些医学科研知识，熟悉科研活动各类文件的形成规律，根据医学科研档案的来源及特点，进行分类、整理、归档，从而提高医学科研档案的管理水平，在医学科研档案资源利用中，要变被动服务为主动服务，由于医学科研档案管理人员全面掌握了本单位的科研项目信息，所以应该主动向科研工作者提供多方面、多层次和有实效的医学科研信息，避免因选题不当造成科研劳动浪费，最大限度的发挥档案的价值和作用，更好地为医院的科研工作服务。

（三）增加科研档案资金投入，加强档案管理的信息化建设

投入资金建立专业的档案室，专业化档案馆的建立，能够提升医院所有科研工作者对于科研档案管理的意识，进而更好地促进档案管理工作的进行，而专业的档案管理人才则从专业的角度实现档案管理的高水平运作，确保档案管理工作的高质量完成。在科技飞速发展的今天，档案管理如果仅靠原始的手工操作，其工作效率和工作质量都很低，很难满足发展的需要，加强档案管理信息化建设则非常必要，用计算机等现代化工具取代陈旧的手工操作，运用计算机手段管理科研档案，开发应用针对不同载体科研档案的积累、著录、标引、归档等的管理软件，能够切实有效地提高档案管理的质量和效率，便于科研档案的充分利用，满足医院科研事业日益发展的需要。

加强对医学科研档案的管理，提高科研档案的利用率，不仅可以更好地为临床医疗工作和科研工作提供帮助，而且可以提高医院的整体水平和核心竞争力。

参考文献：

[1]胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨[J].中国病案，2012，13（3）：43-44.

[2]杜为红.如何提高医院科研档案质量[J].中国卫生质量管理，2011（5）64-65.

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关键词： 高校；科研档案；管理创新

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）23-0314-03

0 引言

高校是教学、科研和培养人才的重要基地，高校科研档案集教学、科研、管理于一体，是高校完成历史使命，为社会发展提供人才、智力支持的丰富的信息资源。做好新时期高校档案创新服务工作，进而为促进教育事业及经济社会的协调发展服务。

1 规范档案管理，建立科研档案服务机制

档案服务机制是指档案部门为社会服务的内在工作方式和方法。高校档案管理部门应在不断完善传统的管理服务的同时有针对性的进行一些特色服务；改变使得档案信息管理滞后的服务方式，采取网上服务和主动服务相结合的方式使得档案信息获得超前服务；使得管理的文档资源得到充分的利用，需要采取各种各样的宣传方式，比如内部或公开的出版物、公开的新闻报道等；为了促进文档资源更好的服务学生和教职员工，需要实行相关的服务措施比如：代查代检、代复制、文献传递等；使得信息成果得到高效的利用，需要更深层次的研究和分析成果；为提高服务的效率需要充分利用现代信息技术；为档案管理积累资金需要适当采取有偿服务；适当进入市场,积极参与科研成果的转让。

1.1 建立档案馆(室)网页，开展网上利用服务。目前，国内许多档案馆（室）采用便利的因特网进行网上服务，这样的方式对于可以更加方便的搜集和共享社会和单位提供档案资源。

档案工作者为了达到信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，需要基于互联网快速的建设更加的完整和系统档案信息资源数据库；为了实现档案工作的自动化管理，档案信息的法制化管理。就要在建立健全电子文件全文数据库的同时，在因特网上按时监管处理好电子文件以备利用。

1.2 “电子文件(档案)数据管理中心”具备广阔的覆盖面积，丰富多彩的内容，很高的实用性等相关的优点。因为它的建立能够使得电子文档数据管理中心统一监管和处理授权给网站的各单位的归档电子文件，与此同时，各单位可以共同分享该网站上加密的或者是有限制的电子文件，使得电子文件的查询、利用服务变得更加的便利，促进了资源共享。

1.3 电子文件的自动上传收集。当前档案管理部门工作的不可小看的一个关键环节就是如何收集整理在单机上形成的电子文档。相比较于传统纸质档案的收集整理，他们的最大区别在于，目前档案部门早已摒弃了浩海如烟的纸质文档收集整理，而是在互联网上设置电子文件自动上传的工作窗口，采取下载和上传的方式完成文件的电子文件形式的传输，这样的方式能以最快的速度收集实时的文档，并快速的归档于档案馆(室)的服务器,

1.4 开展在线服务。当下是现代信息技术应用飞速发展的时代，它在各个领域都不断地改变着人们工作、学习和生活的环境。现在各种各样的信息系统和信息网络能够及时滚动的转达准确、有效、全面的信息使得人们获得实时的信息。因此手工式的档案收集管理、利用服务方式完全落后于现代化的档案服务方式。档案部门仅仅是利用电脑，在网页上汇编好专题，设置好相关的数据库查询窗口和提供相关服务的电子邮箱就可以使得利用者与档案馆（室）以电子邮件的通讯方式交流信息，实时对文档资料的真实性和价值性提供咨询，提供查询和资信服务。

2 创新高校科研档案管理模式，提高科研档案服务水平

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0 引言

高校科研档案形成具有保存价值和开发利用价值，主要记载的是高校广大教职员工在科研教学活动中的研究方法和研究经验成果等，反映的是高校的科研领域与研究方向。它便于人们了解各领域所研究的深度，为高校从事科研的人员提供了一定的借鉴，使其避免一些重复的研究，对提高教学质量和科研水平有着举足轻重的作用，它

已成为影响学校综合实力的重要因素。

2013年底，教育部提出了关于深化高等学校科技评价改革的意见。意见中指出高等学校是国家创新体系的重要组成部分，科技评价是高校科技管理的重要手段，也是宏观管理和资源配置的重要依据，具有突出的导向作用。意见中指出的高校实施的科学分类评价办法，主要是建立科学合理、各有侧重的评价标准。若要建立一套这样的评价标准，高校科研档案的管理就显得非常重要，完善的科研档案管理将为之提供准确的数据基础。

随着高校科研能力的不断提升，科研工作中形成的具有保存价值的材料数量也大幅度上升，其管理中也随之出现了许多不尽人意的地方。因此，就需要我们协调好各方面的工作，建立健全制度，提高科研档案的管理质量。

1 科研档案的种类

一般高校的科研档案是在学校及学生的科学活动中形成的，经过一定的整理形成具有价值的文字、图表、声像等各种形式的数据和载体的历史记录。高校科研档案具有专业性、成套性和载体类型多样化等特点。

1.1 科研管理档案 科研管理档案指在科研管理工作中所形成的文字、图表、数据和声像等各种形式的材料。主要包括：学校颁布的有关科研工作的规章制度、科研项目和成果统计报表、经费来源情况以及学术活动材料来

源等。

1.2 科研项目档案 科研工作是高校发展的生命线，高校教师从申请到完成一项科研课题，需要经过从课题立项、论证到课题研究、鉴定，最后课题结题的过程，是一个系列的整体过程。

2 科研档案管理面临的主要问题

高校科研档案与其他门类档案的特点有所不同，这就导致在高校科研档案的管理中会出现一些问题，例如：归档材料不齐全、归档不及时等。同时，档案管理人员的素质和信息化建设的程度也对档案管理质量有着严重的影响。

2.1 科研档案归档不完整、不及时 目前，科研档案管理制度普遍不够完善，因此高校相关部门对档案工作的重视程度也不够。高校的教学科研人员和师生员工归档意识不强，很多科研人员认为归档不安全，觉得档案放在自己手里使用更加便捷，从而造成许多应归档的材料没有归档，导致归档的难度越来越大，严重影响高校科技归档的收集和整理，使科技档案资源没有充分记录和反映科研项目的活动全貌，也无法反映一所高校的整体学术水平，更无法有效地开发利用高校科研档案资源。

2.2 科研档案管理的数字化、网络化建设不足 现阶段，收集整理的科研档案中文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像少。科研档案存档后利用率低，有些存档没有意义，大部分档案只存不用。总体来说，大部分高校科研档案管理的数字化、网络化建设不足，这是导致科研档案的利用率不高的重要原因。

2.3 科研档案管理人员综合素质不高 由于科研档案的归档工作缺乏制度保证，高校在科研管理机构设定岗位的时候，没有将归档工作列入个人的岗位职责，这就导致部门科研管理人员责任心不强，不能主动完成归档工作。而且，大部分科研管理人员都是兼职完成归档工作的，缺乏系统的档案专业知识，对档案价值及其对高校发展所起的作用没有足够的认识，这会对档案的管理质量造成一定的影响。

3 改善科研档案管理现状的几点构想

普遍来说，现阶段各个高校科研档案的管理存在很多问题，导致档案归档不及时，利用率低。因此，探寻改进高校科研档案管理的方法，提高科研档案的管理质量和利用率是非常重要的。

3.1 分级管理模式 在科研档案管理中，学校由于管理部门人手少，任务重，从而影响档案归档的质量，造成科研文件材料残缺不全。

因此，学校应考虑制定提高档案管理质量的相关规章制度，从校级、院级、个人三级入手[1]，加强校级和院级管理，提高个人归档积极性。首先，学校应重视科研档案的管理工作，给予一定的人员支持、政策支持和经费支持。其次，二级学院应配合学校做好科研档案管理工作，在学院设置专人负责档案的催交、收集和整理。第三，让教师认识归档的重要性，并积极参与其中。为了督促教师认真对待科研档案归档工作，可以考虑把科研档案收集工作与教师的绩效评价结合起来[2]。

3.2 信息化建设 大部分高校的科研档案都存在重档轻管、只存不用或者利用率低的问题，主要原因在于绝大多数的科研档案都是纸质档案，不利于完成统计分析等工作。因此，加强科研档案的信息化建设[3]，可以把死档案变为活档案，从而实现档案的高效利用，促进高校科研水平的提升。当然，在进行信息化建设的同时，也要注意保证科研档案的保密和有效利用的兼顾。

3.3 提高档案管理人员素质 由于学校对于科研档案的管理工作重视不够，大部分科研管理人员都是兼职完成归档工作的，缺乏系统的档案专业知识，从而影响科研档案的管理质量[4]。因此，应当对科研档案管理人员进行专业的培训，并加强保密意识，从而提高科研档案管理水平。首先，科研档案管理人员要积极参与档案专业绩效教育，熟悉科研工作的流程，主动参与档案归档工作。其次，科研档案管理人员需要加强自身的修养和职业道德教育，严格遵守工作纪律和保密工作。最后，科研档案管理人员还要强化服务意识，培养爱岗敬业、无私奉献的精神，从而提高科研档案管理人员具有端正的工作态度、高度的责任心，以更好地服务与高校的科研发展。

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关键词： 高职院校 科研档案 档案管理

科研档案是高职院校科学研究工作中形成的真实的原始记载，具有长期保存、研究与参考的价值。随着我国职业教育事业快速发展，高职院校科研成果不断丰富，科研档案资源进一步增多，强化对其管理与利用，对维护高职院校科研工作秩序和促进科研项目进展有着重要意义。除此之外，科研档案对高职院校建设与发展有着深远意义，是评价高职院校一个阶段内发展情况、综合实力、学术水平的重要依据，是对各院系教师、各科研项目参与人员工作绩效、学术能力等进行审核的重要材料，因而做好科研档案管理工作，是维护好高职院校科研与管理秩序的重要基础。

1.高职院校科研档案管理工作现有问题

1.1档案管理基础薄弱。

目前，许多高职院校科研档案管理工作沿用普通高等专科学校档案管理制度与方法，缺乏实施细则与明确的档案管理目标，普遍按照申报、立项、开题、结题的程序建立、整理和归档科研档案。事实上，档案的收集是否齐全、内容是否翔实均未得到统一的审核与评定，同时，科研项目的核心技术内容往往得不到有效保护与保存。

1.2载体单一，格式混乱。

信息化技术快速发展，对高职院校科研档案管理工作产生了深刻影响，越来越多的高职院校配备了齐全的信息化设备，对档案管理工作的信息化改革奠定了坚实基础。但目前，我国高职院校科研档案管理工作的信息化水平普遍较低，纸质档案多于电子档案，且不论是纸质档案还是电子档案，规格不一、格式不完善的情况十分普遍，给今后科研档案开发与利用带来一定阻碍。就电子档案而言，虽然它不受时间和空间的限制，通过存储、复制、下载等方式就可加以利用，但格式不完整、不统一等问题将影响档案利用者的检索、下载与利用活动，可见强化科研档案管理的规范化与信息化建设势在必行。

2.高职院校科研档案管理改进策略

为提升高职院校科研档案管理工作成效，应采取以下改进策略：

2.1强化科研档案管理工作基础建设。

首先，不断完善科研档案管理制度，在上级主管单位、院系领导及档案部门负责人的指导下，对科研档案的收集、整理、录入、鉴定、保管、检索、编研、统计等工作流程、方法、目标和注意事项进行明确，并形成相应的规章制度，就以上科研档案管理工作环节的方方面面进行严格要求。对国家级、省厅课题项目管理采取问责制，责任落实到人，使项目负责人和各级管理部门各司其职、各负其责。对各类重点课题进行中期检查和跟踪检查，保障课题高质量完成。

其次，采用课题组立卷归档制，对课题组科研档案的收集与归档工作程序进行规范，要求承担课题项目的部门对课题材料进行全面、系统、准确的收集和整理。档案内容具体包括科研准备阶段，有科研课题审批文件、任务书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书等文件;研究实验阶段，各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料;总结鉴定验收阶段的工作总结、科研成果、论文、专著、技术鉴定材料、成果申报奖励及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

2.2推进科研档案管理信息化、规范化建设。

目前我国高职院校科研档案管理工作偏重收藏，对其开发与利用不足，随着高职院校科研工作不断发展，科研档案资源的利用价值将进一步提高，随之强化科研档案管理的信息化、规范化建设势在必行。对此，高职院校档案管理部门首先要逐步推进信息化建设，逐步完善学校档案管理信息系统和数据库，逐步将纸质档案转化为电子档案，采取纸质档案与电子档案相结合的管理方式，为科研档案交流、共享、编研等工作奠定良好基础，使科研档案需求者及时、快捷、方便地查找和调用相应档案资料。其次，强化科研档案管理规范化建设，对各种载体的科研档案规格、内容、格式等进行统一，对不符合要求的科研档案进行修改和订正，归档前对档案资料内容和格式进行严格审查，确保科研档案格式规范，内容准确而翔实。

2.3创新科研档案管理思路。

首先，树立知识产权意识，强化对高职院校科研档案的知识产权保护，对科研项目的研究过程、知识产权的获取、知识产权的维护、知识产权的转让等过程进行详细记录，并将相关资料归档，为维护知识产权秩序，促进高职院校科研工作健康发展提供有力支持。

其次，树立保密意识，对科研档案的密级划分、适用范围、机密档案的归档与保存等工作环节详细规定，确保科研档案的保密性与完整性，保护高职院校科研成果不受非法侵犯，保证机密档案资源不流失、不损毁。

3.总结

做好科研档案管理工作对促进高职院校科研、办学事业健康发展有着重要意义，认真分析科研档案管理工作中的现有问题并采取针对性改进策略，是当前高职院校档案管理人员义不容辞的责任。对此，高职院校科研档案人员可从完善科研档案管理制度、强化科研档案信息化和规范化建设，以及创新科研档案管理思路等方面做起，全面推进高职院校科研档案管理工作发展。

参考文献：

[1]陈莉敏.高职院校科研档案的管理实践[J].职业技术教育，2008（29）：7-8.

[2]田园.高职院校科研档案管理的现状及对策[J].南阳师范学院学报，2010（4）：123-124.

[3]黄平，田敏，合春燕，等.档案评价在高职体育科研方法课程中的应用[J].课程教育研究，2013（4）：218-219.