地籍档案范文

导语：如何才能写好一篇地籍档案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

长期以来，地籍管理工作中形成了大量的地籍档案，这些档案格式多样、保存分散且基本上全是纸质的，有些档案年代久远，不同程度上都有破损。而且传统的档案管理是将档案装订成册，并记录序号，同时建立档案查询索引；查询时通过索引找到该档案在档案架的存放序号，通过序号再查找，这种实物管理的方法已经远远不能满足如今地籍档案管理的要求。

所以，通过将地籍档案电子化实现档案管理信息化，把“死”数据变成了“活”数据，通过建立档案查询系统，提供了地籍信息的快速查询和统计、汇总，更好的为土地资源管理工作服务。

2 地籍档案电子化作业流程

3 地籍档案电子化作业方法

3.1对全区进行分街、分坊、分宗

由于长期以来地籍管理工作都以宗地为最小单位，宗地是按照街、坊、宗的模式组织的，考虑到地籍管理工作的开展以及数据衔接和使用的需求，对整个区域按照行政界线和规划路进行街、坊划分。街坊命名按照国标《县（市）级土地利用数据库标准（试行）》图斑权属单位代码编制格式为： AAAAAABBBCCC其中: AAAAAA代表区（县）行政区划代码；BBB代表乡（镇）级行政区划代码，即街代码，以区（县）行政区为单位分别从001到999进行编码；CCC代表权属单位代码或行政村代码，即坊代码，以乡（镇）为单位分别从001到999进行编码。

3.2对所有地籍档案资料的整理准备：

(1)收集地籍管理部门历年来所形成的地籍档案。各级土地管理机关、各有关部门在实施本辖区范围土地的各项地籍管理活动中，会不断产生和形成有保存价值的地籍档案，这些地籍档案均需按规定编目、造册、立卷，定期或不定期地移交给本机关地籍档案室，集中管理。

(2)由于历史的原因，对于撤并机关移交的地籍档案，也应一并收集整理。

(3)为了保证所收集的地籍档案资料具有较高的保存价值和秘级的要求，必须对所收集的地籍档案进行鉴定。

(4)为了及时掌握和了解地籍档案的数量和质量，必须对所收集的档案资料进行分析和统计，已确定档案的历史性和发现断档的资料，以确定补救措施。

3.3.档案扫描

对所收集在计算机中不能存储的档案资料，都进行地籍档案资料的电子化处理。对于以纸介质所存在的图、表和文字等资料，直接以扫描的方式进行数字化，对于存储在磁带等介质中的声音和图像资料进行数据格式的转换，以形成计算机可以存储和识别的可以利用的数据。对于地籍档案的扫描以页为单位进行，考虑到数据的兼容性和使用的方便，特别注意以下几点：

（1）扫描方式

针对档案的清晰度采用不同的扫描方式，主要是黑白、灰度、彩色三种方式。对于比较清楚的纸质档案可采用黑白方式扫描，对于模糊的纸质档案采用8bit灰度方式扫描，对于有彩色图章的纸质档案采用16bit彩色方式扫描，这样既可以满足档案数字化的要求，又能减少存储空间。

（2）分辨率

确定扫描的分辨率是档案扫描的关键环节之一。扫描的分辨率过高，扫描文件占据存储空间大、操作不方便;扫描的分辨率太低，扫描图像不清晰，满足不了管理和查询的要求。经多次试验，我们认为，对于负载量不重的文件材料，选择“300dpi”像素分辨率扫描比较合适。当文字看不清楚或者很难看清时，可采用更高的分辨率，直到能看清楚为止。

（3）存储格式

扫描文件的格式有很多，其中最常用的有BMP、GIF、JPEG、PNG、TIFF和PDF等格式。BMP位图格式的特点是包含的图像信息较丰富，几乎不进行压缩，缺点是占用磁盘空间过大。G IF格式的特点是压缩比高，磁盘空间占用较少，其缺点是不能存储超过 256色的图像JPEG格式用有损压缩方式去除冗余的图像和彩色数据能获得极高的压缩率。TIFF格式的特点是图像格式复杂存储信息多，且支持 LZ W 无损压缩方式，它存储的图像细微层次的信息非常多，图像质量高，其缺点是扫描文件比较大，占用空间比较多，直接影响数据存储和查询的速度。PDF是Portable Document Format的缩写，意为“可移植文件格式”，是一种结构化的文档格式，其主要特点是传递性好，可以在各种网络环境下正确地传输，支持声音、动画，并且支持对页面内容的随机存取，从而提高了页面的各种操作速度。考虑到扫面后数据主要用来建立地籍档案查询系统，为了方便数据管理和查询，此次选择PDF文件格式。

（4）命名和存放格式

扫描的档案以页为单位存放，文件名以档案要件的标题命名，对于一个标题有多页的文档，按照标题+页码.pdf的方式命名。同一卷宗扫描后的数据应存放于以宗地编号为目录名的文件夹中统一管理，以满足与纸质介质的存贮方式一致性，对于有变更的地块扫描后存放在以该现状进行宗地编号的同一个文件夹中，数据按照地籍档案所形成的时间顺序分目录管理，并建立编号与文件夹中档案数据的索引关系，为后续电子档案系统建设打下坚实的基础。

3.4坐标上图

对所收集的地籍档案资料中的图形资料进行坐标上图。考虑到实际情况，对于具有坐标的地块，通过展绘坐标进行矢量图的编辑和绘制；对于没用测量坐标的地块，无法通过坐标转换绘制图形资料，由区县土地和地籍管理部门应派专门工作人员进行实地踏勘、调查，结合现场实际情况，进行调查上图。

3.5属性录入

对于地籍档案资料，必须满足数据库检索和使用的要求。电子档案属性包括图形属性和档案属性两大部分，图形属性在数据转换时可以直接挂接到相应的图形数据库中。档案属性需要手工录入，该部分属性结合地籍档案管理具体工作的需要进行了必要的扩展。系统数据表结构与《天津市1:500、1:1000、1:2000地形、地籍要素分层、代码及属性表方案》中的要求相一致。

3.6入库数据制作

对上图后的矢量地籍档案图形数据，进行分层数据转换，系统数据表结构与《天津市1:500、1:1000、1:2000地形、地籍要素分层、代码及属性表方案》中的要求相一致，转换后的系统数据满足电子档案系统建设对地籍档案数据的要求。

4 电子档案系统建设

4.1系统概述

该系统为国土资源分局设计的地籍档案管理系统，是以现代信息管理技术、缩微技术、扫描技术、图像处理技术、存储技术、数据库及网络技术等实现档案管理工作中的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、统计等工作。根据地籍档案信息化管理的业务需求和目前计算机应用技术的发展状况，确定系统的总体结构为客户/服务（C/S）器结构。

4.2系统特点

(1)扫描文件与数据库相结合

地籍档案数量有几千件，每件档案又有近百页。如果按照传统的管理信息系统的设计思路，将所有档案内容信息归纳、总结，设计数据库表，将所有纸制档案信息录入到数据库，必将耗费大量的人力和时间，并且短时间内不能在实际工作中得到使用。因此，本系统采用扫描文件与数据库相结合的设计思路，将所有档案文件通过扫描的方式实现短时间内数字化的目的，然后筛选出地籍档案中的关键信息建立数据库，实现主要信息的查询、检索。

(2)地理信息系统(GIS)辅助文本档案管理

地籍档案信息与地形图密不可分，因此地籍档案管理系统也一定涉及到对地理信息的管理。本系统在设计时充分考虑了地理信息的重要性，同时又考虑到系统使用人员的传统操作习惯以及系统使用人员是地图使用者而并不是地图维护和制作者的事实情况。使系统既满足了管理、使用地理信息的需求又不使对地理信息的管理变成用户的负担。

（3)可扩展性

任何系统的设计思想都包含可扩展性，目的是便于实现系统升级以及预防系统投入运行后业务逻辑的改变。其实现手段通过使用标准数据库及标准数据库连接（如：ODBC）、使用资源文件、定义系统接口等。本系统的设计思想不仅涵盖了上述概念，而且对可扩展性具有更广泛的理解和实现。从需求分析到系统设计，从程序实现到系统发行，可扩展性的设计思想贯穿始终。可扩展性的目的为：缩短开发周期、系统设计准确和维护修改方便快捷。

4.3系统功能

4.3.1系统管理

（1）路径设置：建立或修改系统支撑环境的路径说明文件。

（2）安全设置：设置用户和用户权限。

4.3.2数据更新

（1）档案扫描数据输入：档案扫描数据的录入、修改和更新，并维护与其它数据的一致性。

（2）档案数据库表输入：档案数据库表的录入、修改和更新，并维护与其它数据的一致性。

（3）地图输入：地图数据的更新。考虑到地图数据处理的复杂性和技术难度，地图数据更新采用数据文件替换的方式。

4.3.3数据查询

查询方式有：由图形查属性、所有表格属性的查询、宗地属性、由属性查图形、宗地号查询、土地证号查询、通过审批表的属性查询宗地图、通过地名库进行地名查询图形、历史查询、单宗地历史追溯、整图历史查询、多个时期历史同时查询等。

查询内容有：宗地属性的查询，土地登记电子档案的浏览（包括主档案、变更档案、查封档案等）。

4.3.4数据统计

统计方式有：地图范围统计，即统计任意矩形范围内的宗地数据，对所有表格的属性进行条件统计、按街坊统计、按街坊、街道或区进行统计等。

4.3.5数据输出

（1）各种查询统计信息的表格输出和打印。

（2）查询宗地图形输出和打印。

（3）查询档案的输出和打印。

4.3.6地图显示

（1）地图浏览：实现地图的漫游、放大、缩小、全图查看功能。

（2）图层管理：提供对图层的显示、锁定等控制，使用户可以加快地图的显示速度和合理安排图形显示区。并且用户可以根据自己的要求更改图层颜色。

5 结语

在现阶段地籍档案电子化在可视化查询和统计等方面具有以往档案管理无可比拟的优越性，此次设计的地籍档案电子化查询系统是单机版，满足土地部门科室范围内的工作需要。随着地籍管理工作的需求，可以升级为基于web网络查询系统，通过浏览器实现信息查询以及地籍档案数据的更新和维护。所以今后地籍档案信息化建设的最重要环节就是实现档案数据格式和要求的标准化，在兼顾标准化的同时一定要有前瞻性，实现信息资源、数据的可持续性利用。

参考文献：

[1] 张新长，唐国明. 地籍管理数据库信息系统研究.北京：科学出版社，2009.

[2] 潘志强，赖家彬. 关于信息时代国土档案管理工作的思考[J]. 福建土地研究，2D02.

篇2

一、土地登记档案的一般特性

土地登记档案是土地登记制度（亦是法律制度）的一种体现。它是土地管理部门代表政府依据国家的法律、法规，遵循有关法定程序所建立的反映有关土地位置、面积、用途、使用条件等情况的图纸、簿册等文件材料。它具有区域性、政策性、公正性、可变性等不同于其它专业性档案的特性。

1、区域性。《土地登记规则》第四条"土地登记以县级行政区为单位组织进行。"显然，土地登记具有极其鲜明的区域性。土地登记的两个主要内容：一是土地权属的状况；二是相邻宗地的相互关系。也就是说：土地登记档案是在基层土地管理部门实际工作中形成，按照区域特定编码而整理装订成卷的。

2、政策性。土地是人类赖以生存和发展的基础。对土地所有权和使用权做出确定的档案资料，都是经过土地管理人员，严格按照一定的法律程序，依据国家不同历史时期有关土地政策、法规，在工作中运用的结果。也可以说，它是不同时期国家关于土地政策在实践中具体真实的记录。

3、公正性。土地登记档案必须有申请人、相关人和经办人表达正确意见的书面形式的载体。由土地权利人主动向土地管理机关申请，经土地管理工作者权属调查、实地测量，其结果以公示的方式并由审核机关核准终结。

4、可变性。与其他档案文件资料不同，土地登记文件资料中的一部分需随着土地权属和主要用途的变更而经常变化。如土地登记卡，地籍二底图等这些文件、图册资料的内容，要在变更土地登记中不断变化，如不及时更改已经发生的土地登记文件资料，将使国家多年投入大量的人力、物力、财力所形成的地籍资料失去准确性和保存价值这一特点，决定了其特殊的管理方法。

5、产权的不可移动性。土地作为一种固定财产，其土地权利人不可能像对其他商品那样随意搬迁，移动。档案中将土地权利的主、客体内容记录在册，土地权利人所取得的所有权、使用权及他项权利只能在依法确定的范围内行使自，不能随意向周围（四至）相邻宗地实施主观意向。

二、土地登记档案的管理措施

（一）应提倡规范化统一管理。

随着土地出让数量增多和房地产业务的迅速发展，以土地使用权转让、出租、抵押为主要内容的变更土地登记数目逐年增加，如果不尽快对土地登记档案实行规范统一管理，十几年所建立起来的地籍调查成果将失去意义和价值，后果将是不堪设想。规范、统一管理是当务之急。1、原国家土地管理明文规定，土地档案的业务管理，由市（县）级以上档案局、馆，进行直接的业务监督，指导。

2、土地登记文件资料管理，由负责土地登记工作的业务部门完成。在进行土地登记文件资料更新时，由负责土地登记工作的业务主管部门向档案室办理借阅手续，然后根据变更土地申请和调查，核实的结果在有关的登记文件资料上作相应的更新。待更新工作结束后，将整理的卷宗移交档案室存档。土地登记文件资料更新工作是一项经常性的工作，必须建立和健全档案更新制度，履行更新审批手续。

3、专业技术资料的更新，按照《地籍调查规程》技术要求，以行政辖区为单位，按街道、街坊、宗地进行编号，建立档案检索合帐，使辖区内每一宗地均有户头，每一次交易就办理一次登记。对其变更的宗地，按变更地籍调查要求编号。此方法对于初始土地登记档案及变更（包括权利人多次变更）均可在一个地号内便可检索到，对每变更一个土地权利人，在变更前案卷上，加盖注销印章，并在相应的卡、册及检索台帐中注名宗地的去向、编号。这样能够及时准确地反映一块土地的历史演变过程的文字和图册记载。政府通过办理土地登记，审核房地产交易的合法性、规范性，依法办理土地登记手续等，对房地产市场实施有效的监督、管理，并使之规范化。

（二）注重现代化管理手段。

随着社会主义市场经济体制及房地交易市场的良好发展趋势，以加入世贸组织为契机，以更加全面、科学、快捷、准确的土地档案资料，为社会主义经济发展和档案管理事业提供有利的支持和更加优质的服务，以增强全民依法使用土地的自觉性，提高土地资料的合法性、权威性和知名度。

首先要建立和完善档案管理现代化制度，制定相应的专业化标准；二要改善档案管理设施，增加经济投入，改变过去管理人员简单机械提取、存放档案，以减轻劳动强度，提高工作效率；三要积极开发应用软件，使信息化、网络化在基层档案管理中得到广泛应用，使土地档案管理真正适应经济发展的需要，把地籍档案的价值和管理功能充分发挥出来，做到取之于社会，服务于社会。

篇3

1.1 土地档案思想认识不到位

当前，国土资源管理部门都把加强土地档案管理工作放在重要位置，积极开展档案升级达标活动，但有些同志思想认识上存在着偏差和误区，档案意识淡薄现象依然存在。一是思想观念陈旧。没有把土地档案工作放到夯实基础的战略高度去认识，对档案工作缺乏必要的了解，存在档案工作是一般事务性工作、没有业务工作重要的思想，对土地档案管理工作流程和方法不清楚，不知道如何做好档案工作和怎样加强档案管理工作；二是重视程度不够。没有认识到土地档案在当前信息化时代的实用价值，认为档案管理工作需要投入大量的人力、物力和财力，往往是得不偿失；三是管理意识不强。不注重日常土地资料的收集与积累，不用时档案资料随意乱摆乱放，要用时到处翻箱倒柜查找，一些涉及土地重要信息的资料没有及时归档保存，造成档案资料丢失、遗漏，无据可查，给工作造成了隐患。

1.2 土地档案收集整理不规范

在土地档案文件收集整理环节上，常常曝露出一些问题，存在“四重四轻”的现象。一是重文件，轻报表。收集的大多数是单位和部门的红头文件，而本级在工作活动中形成向上报送的各类材料和表格存档相当少。二是重文书，轻实物。注重收集文件、会议材料、内部刊物等经收发登记和流转的资料，忽视照片档案、电子声像、荣誉奖励、科技档案等实物档案的整理，实物档案库存量较少。三是重类别，轻单项。重视加强综合文秘类、地籍管理类、建设用地类等档案资料的归档，采取限时催交、全面核查、及时归档等措施，确保保存完整，但是对突击、临时的单独项目档案却很少收集，有的虽然收集了，也是随意堆放，或私自留存备查，没有进行系统整理。四是重数量，轻质量。土地规划、土地登记、土地出让、土地征（转）用等档案都能做到门类齐全、案卷完整，数量清楚，但质量不高，要求不严，图纸折叠、页码标注、档案装订等不符合规定，有的甚至对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清，出现编错号、盖错章的情况，制约了档案规范化管理进程。

1.3 管理体制不健全

一是职责不明确。国土资源管理工作量大、任务重，由于受编制限制，档案管理人员一般由办公室人员或勤杂人员兼任，职责不明确，文件资料收集整理归档知识缺乏，难以独立完成立卷归档工作任务。二是制度不健全。土地档案有的规章制度没有建立健全，管理流于形式，随意性大，工作中形成的文件资料在归档、保管、利用方面缺乏制约机制，档案资源个别流失，存在断代现象。三是管理力量薄弱。土地档案管理人员缺乏，兼职过多，变动频繁，不能专心从事档案管理工作，有的甚至没有经过专业档案知识系统培训就上岗，档案专业化程度不高，业务不熟悉，运用现代化管理手段较少，致使档案管理水平差，质量不高，档案使用利用率低。

2 加强土地档案管理工作的几点思考

2.1 统一思想，提高认识，切实更新土地档案工作的新观念

一是端正态度，提高认识。土地档案事业是一项崇高的事业，是国土资源管理工作一个不可缺少的方面，要切实提高对土地档案工作重要性和必要性的认识，把档案管理工作真正列入议事日程，贯穿工作始终，作为一项经常性、基础性工作常抓不懈。二是深刻理解，增强责任感。增强做好土地档案工作的责任感和使命感，提高档案工作的自觉性。全面加强档案法律法规学习，增加必要的投入，积极主动汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，不断提升土地档案管理质量和公共服务水平，发挥档案的信息资源共享作用。

2.2 强化培训，健全制度，不断注入土地档案事业发展新动力

一是着眼长远发展，加强土地档案队伍建设。做好土地档案工作，需要一支精通业务、求真务实的高素质队伍，将热爱档案管理工作、细心勤快的人员选配到土地档案管理的岗位上来。二是着眼长期建设，强化土地档案业务学习培训。一方面积极选拔档案人员参加档案部门组织的业务培训，提高档案人员的实际操作技能和业务指导能力，另一方面根据档案工作发展的需要，适时举办土地档案基础知识和业务技能培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，培养适应档案工作发展的合格人才，促进档案工作健康、平衡发展。三是着眼长久建设，完善土地档案工作制度。按照档案工作目标管理考核制度的要求，将文件材料的形成、积累、整理、归档纳入业务工作程序，纳入岗位目标管理机制考核内容进行考核，切实调动档案工作的积极性和创造性。

2.3 突出重点，规范管理，努力开创土地档案工作发展新局面

一是完善制度，规范材料收集工作。制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集，遵循土地档案的形成规律，创新收集手段，采取广泛收集和重点收集相结合，运用事前监控文件、主动寻求等形式，既收集纸质载体，又收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二是严格要求，规范档案整理工作。严格按照土地档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）?任募?排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。三是改善条件，规范档案管理工作。积极改善土地档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备，实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用，坚决杜绝档案丢失、破损或发生失窃、泄密事件的发生。

篇4

关键词：地勘单位；地质档案；管理；利用

中图分类号：G271 文献标识码： A

地质档案资料是地勘单位长期科学技术活动的真实记录，也是地勘单位科技成果的集中体现，对地勘单位的发展具有重要的意义。在国家实施《地质资料管理条例》后，随着国土整治、城市规划建设及矿业开发等工作的陆续展开，社会对各种矿产资源信息的需求量越来越大，使地质档案的管理与利用愈发重要。因此，如何提高地质档案的管理水平及利用效率已成为地勘单位工作的重点。

地质档案管理及利用的现状

从我国成立以来，地质勘探工作已积累了大量的地质档案资料，对我国地勘单位的发展具有重要的意义。这些地质档案资料就是地质工作者在艰苦的环境中长期工作积累的智慧结晶，这不仅是地质勘探工作的真实记录，也为地勘经济的发展奠定了基础。现阶段，随着我国工业化、农业化及城镇化的快速发展，对资源能源的需求量不断增多。因此，加强地质勘探工作，以实现资源找矿的重大突破。2012年10年，我国通过了《找矿突破战略行动纲要》，使找矿突破工作真正成为我国的一项战略性工作，为地勘单位的发展带来了新的机遇。因此，地质勘探单位必须要以地质资源勘查为重点，加大地质找矿的力度。在地质找矿突破工作的环境中，应加大技术力量的投入，通过二次开发与研究地质档案，以将地质档案的再利用价值充分挖掘出来，能更好地为地质找矿工作提供基础。因此，如何实现地质档案的有效管理与充分发挥出其利用价值，已成为当前地质勘探单位的重点研究课题。

地质档案管理及利用中存在的问题

2.1档案管理资金投入不足

部分地勘单位只重视其近期的收益与发展，缺乏地质档案管理意识，对档案管理的重视程度不足，没能将地质档案管理工作摆在应有的位置上，对档案管理方面的资金投入较少，使档案保管设施严重缺失，如部分单位并没有标准的档案保管库房，且保管方法落后，保管装具严重缺失，使档案在管理的过程中容易出现损毁的现象。

2.2档案管理不规范

部分地勘单位在将档案归档的过程中，对档案缺乏科学的分类，且缺乏明确的立卷，使档案的管理无法达到准确、完整、系统、清晰、规格、安全等方面的要求。如一些地质档案，尤其是重要矿区的地质调查资源及物化探资源，由于在管理中的借阅次数较多，使该部分档案资料出现不同程度的损毁；还有一些地质档案由于保管的时间过长，造成纸质老化，使文字及图像等模糊不清，导致档案资料在使用的过程中受到影响。

2.3 档案管理人员的综合素质有待提高

在传统档案管理工作中，都是以手工作用为主，使多数档案管理人员错误地认为档案管理只是简单的抄写、记录工作。由于传统管理观念的影响，使管理人员对地质档案管理工作不予重视，且缺乏合理的人才配合及有效的培训，导致管理人员的综合素质普遍较低，主要体现在：档案管理人员的文化程度较低、专业不对口、缺乏档案管理理论知识与经验、计算机操作技能较低、对信息化管理兴趣不足、信息化档案资源的开发及利用能力较低等，对地勘单位的档案管理及利用造成极大的影响。

加强地勘单位档案管理及利用的建议

3.1加大档案管理方面的投资力度

地勘单位必须要有良好的档案保管环境，以提高档案的管理水平，从而延长地质档案的利用寿命。因此，地勘单位必须要加大档案管理方面的资金投入，通过添置现代化的档案管理设备及完善相关的管理设施，同时保持档案库房的干净整洁，做好档案库房中的防火、防潮、防虫、防盗工作，以保证档案的完整性与安全性。

3.2规范化的地质档案管理

地勘单位必须要严格按照相关法律法规的要求将地质档案的接收、整理、鉴定及保管工作做好，严格控制档案管理的每个环节，以实现规范化管理的目的。这就要求做好以下几点：（1）把好档案收集归档关。由于地质工作具有工作点多、工作时间较长及工作面广等特点，因此每个地质项目都贯穿着立项至验收的全过程。每个阶段的材料都必须严格按照“谁负责、谁立卷归档”的原则，明确项目负责人的工作职责，以将地质档案资料及时、准确、完整地移交到档案管理部门。而档案管理者必须要根据管理标准做好档案的入库审查工作，以形成双向制约机制，从而提高地质归档资源的质量。（2）把好档案整理关。根据地质档案管理的相关规定，在有效保管及利用的基础上，对已收集好的文字、音像等资料进行科学地分类，并做好档案资料的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等工作，并进行科学的保管，同时加强检查力度，对损毁的档案资料进行修复。对于电子文档资料也要严格按照相关的要求进行管理，切实做好档案目录信息的登记工作，以保证档案现代化管理。

3.3提高管理人员的综合素质

随着社会经济的不断发展，地质档案的管理与利用已朝着信息化的趋势发展。因此，档案管理人员必要熟悉计算机应用技术，并具备一定的专业知识，以满足档案信息化收集、管理及利用的需求。因此，要将地勘单位管理人员综合素质的提高作为档案管理工作的重点。这就要求地勘单位应加大管理人员的培训力度，并鼓励与引导管理人员多学习，同时引进先进的技术人才，选送人员参加培训，以为管理人员的学习提供基础。并采取一定的奖励手段，以提高管理人员的学习兴趣，提高其学习积极性，有利于形成良好的学习氛围，使管理人员能主动积极加强学习，从而不断提高其理论素养及专业素质，以为地质档案管理工作提供更好的服务。另外，还要提高管理人员的信息化应用水平。为了更好地实现地质档案的信息化管理，提高地质档案的信息化服务水平，地勘单位必须要根据自身的发展需要，组织管理人员参加相应的计算机知识培训活动，以提高档案管理人员的计算机录入及网络知识等水平，使管理人员能熟悉掌握计算机等现代化技术，并将现代化技术充分应用到档案管理工作中，建立目录检索数据库及全文数据库。而目录检索数据库与全文数据库的建立工作对提高地质档案管理水平具有重要的意义。目录检索数据库的完成难度较小，而全文数据库的建立则需要较大的人力物力及时间，工作量较大，需逐步推进。在档案目录检索数据库建立起来后，管理人员可按照借阅者的要求，在计算机中输入相应的资料名称、工作时间等关键词，就能快速将数据库中的相关地质档案资料信息检索出来，能为借阅者提供便捷、准确的服务，从而提高档案管理工作的效率。而全文数据库则是通过应用计算机扫描、拍摄的手段，在计算机中录入纸质档案，并建立相应的电子文档号。管理人员可按照借阅者的要求，在计算机中输入所需档案相应的电子文档号，就能快速将数据库中的相关地质档案资料信息检索出来，不仅有利于档案资料的查阅，还有利于延长纸质档案的保存寿命。因此，加强对管理人员的培训，不仅提高管理人员的信息化应用水平，还能提高管理工作效率，对地勘单位档案管理信息化提供技术支持。

3.4促进地质档案的二次开发利用

对于地勘单位而言，档案的管理是手段，而档案的利用才是目的。地勘单位通过多年的工作，已收集了大量的地质档案资料， 为人们对城市规划建设、矿业开发等方面利用提供了重要的资料、数据参考。因此，档案工作必须由传统的被动服务形式逐渐转变为现代化主动服务形式，以为地质工作提供有效的服务。通过对现有的地质档案进行开发及研究，以将地质档案的潜在价值充分挖掘出来，从而提高地质档案工的利用率。由此可见，通过对现有的地质档案进行开发及研究，以将地质档案的潜在价值充分挖掘出来，对地质档案进行二次开发利用，对地勘单位的发展具有重要的意义。

4、结束语

综上所述，鉴于地质档案管理的重要性，地勘单位必须要明确现阶段管理中存在的问题，转变传统的档案管理理念，注重档案管理的与时俱进，通过提高管理人员的综合素质，加强档案管理信息化建设，以实现地质档案的科学化、规范化、有效化管理，并加大地质档案的二次开发利用力度，使地质档案的再利用价值充分挖掘出来，从而提高地勘单位的社会效益，促进地勘单位的健康、稳定发展。

参考文献：

[1]傅春春.对地勘单位地质档案资料管理及利用的一点思考[J].管理观察,2009,25(16):235-236.

[2]孙美荣.浅谈地勘单位地质档案资料的管理与利用[J].现代物业(上旬刊),2011,18(4):40-41.

[3]兰方平,宋群,刘兰英.浅谈地勘单位地质资料电子档案管理[J].资源环境与工程,2012,11(4):407-409.

[4]李颖.浅谈事业单位地质档案管理中的电子档案管理[J].华章,2012,28(36):312.

[5]李颖.试论地质矿产勘查单位地质档案管理现状及解决对策[J].才智,2012,25(34):330.

篇5

[关键词]土地档案；档案意识；规范管理

土地档案是在土地管理活动中直接形成，具有保存和查考价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录，是国家档案的重要组成部分，它记载着土地的征用、划拨、出让、土地调查、用途管制调整、土地确权发证等工作的全部过程，是一种重要的信息资源。从2010年6月2日《法治周末》刊登的《安徽太和县国土资源局大量土地档案失踪》一文中，却让我们看到了个别地方基层土地档案的管理现状：随便乱扔乱放，无专人管理，丢失毁损严重，其管理状况之差令人吃惊。由此看来，加强基层土地档案的管理工作已刻不容缓，必须引起土地管理机关和档案行政管理部门的高度重视。

一、强化基层土地管理部门的档案意识

安徽太和县国土资源局之所以出现大量土地档案失踪的状况，最主要的一个原因就是有关人员特别是领导者的档案意识薄弱，在思想上根本没有认识到土地档案管理工作的重要性。加强基层土地档案管理工作，首先要强化基层土地管理部门的档案意识。各省市土地管理部门要联合档案局，通过举办培训班、下发文件、宣传典型实例等形式，加大对《档案法》和《土地档案管理工作暂行规定》的宣传力度，增加基层土地管理部门全体人员特别是领导者的档案意识和法制观念，使他们从思想上真正重视、关心并支持档案工作，切实把档案工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围，及时分析研究解决档案工作中遇到的问题，安排专职档案管理人员，加大对档案工作的经济投入，配备专门的档案管理场所和必要的管理设施，为做好档案管理工作创造良好的前提条件。

二、建立健全土地档案管理制度

各省市土地管理部门应按照《土地管理档案案卷构成的一般要求》、《土地档案管理工作暂行规定》、《县级土地管理档案分类方案(试行)》的要求，建立健全土地档案管理规章制度，明确规定档案资料的归档范围、组卷、装订、编目、保管、利用等方面的详细规定和要求。还要把档案管理工作纳入年度考核范围，制定一定的奖惩制度，做到责任到人，奖罚分明，确保土地档案的规范化和标准化管理。要特别注意做好土地档案的交接工作，建立完善的土地档案交接制度，使档案交接工作及时完整、手续严密，确保土地档案的完整性。

三、提高土地档案管理的信息化程度

近年来，随着土地价值的日益突显，土地价格的不断攀升，人们越来越多地参与到土地活动中来，由此导致土地档案的数量越来越多，档案的类别越来越丰富，其利用率也越来越高，传统的土地档案管理方式目前已无法满足社会全方位、多层次的利用需求，必须引进先进的技术，尽快建立土地档案信息管理系统，实现土地档案的信息化管理。省级土地管理部门要按照国家档案局颁布的档案行业标准和土地档案工作自身的特殊性，选择开发出适当的档案资源管理应用软件系统，建立起统一的建设平台，使用统一的信息处理技术、缩微技术、多媒体技术、光盘技术及网络通讯技术，采取严密的安全措施，做好电子档案的安全备份工作，并设定一定的使用权限，确保档案数据的安全性和可靠性，逐步实现土地档案信息的网上公开查询，使人们能够随时随地申请查阅土地档案信息，从而更好地满足社会各方面的利用需求。

四、加强档案干部队伍建设

要加强土地档案管理机构建设，充实人员，强化职能，稳定队伍，克服目前存在的机构虚设、队伍不稳、职能弱化等问题。要深化土地档案管理人事制度改革，努力拓宽用人视野，选拔引进那些既熟练掌握档案管理知识，又能了解土地管理工作具体实践，还能熟练运用现代信息网络技术的人才。要抓好对现有档案人员的业务培训，通过定期与不定期、送出去与请进来的培训方式，对土地档案管理人员进行有关法律、法规、政策及具体工作方法的集中培训，使他们准确理解政策界限，全面掌握工作程序、工作规范及建档管理中的具体要求，不断提升档案人员的业务素质，为更好地做好土地档案管理工作提供良好的人才保障。

篇6

现代科技的迅速发展，使地质科技档案信息电子化、网络化，严重冲击了传统的地质科技档案管理工作模式，给地质档案工作的发展带来了机遇。特别在以市场经济为主体的当今社会中，我们更应该提高自己的认识水平，转变思想观念，树立全面的地质档案工作服务观和效益观，为经济建设和社会发展作出更大贡献。

一、树立全面的地质档案工作效益观

传统的地质档案工作，虽然也重视档案的利用，把档案的利用作为地质档案工作根本目的来认识和对待，但仅从“效益”观点出发追求最佳效益是不够的。这是因为，第一，档案在利用上多是被动的，即是以档案实体为提供形式与手段的被动服务，而主动服务即以档案信息为单元的传递、利用和发展不够。这实际上是不注重效果，或者说没有注重获得最佳的利用效果。第二，档案的利用并不核算成本。传统的地质科技档案管理，没有档案利用成本的概念，更没有从产出与投入比的角度去分析地质档案工作或地质科技档案工作的效益。显然这样的地质科技档案工作是建立在不讲消耗、不讲效果、一切由国家承包的计划经济模式之下的。第三，没有把优质档案的增加看做是地质档案工作的效益，导致“效益观”的片面性，从而影响地质档案工作全面效益的提高。

在以市场经济为主体的当今社会中，地质档案工作更要讲究系统功能的完善，而其完善程度最终要以地质档案工作的输出――档案管理工作效益为标准进行衡量。当然，档案管理工作效益，在许多情况下是难以具体衡量的，但是树立地质档案工作效益观的概念，产出尽可能增多、消耗尽可能减少的观念，却是现代档案管理工作必须树立的重要理念之一。因为档案管理工作也和其他工作一样，效益明显才会受到社会的重视与支持。讲究效益，树立全面的效益观，就是千方百计地提高地质科技档案管理工作的效益，从根本上推动这项工作的发展。树立全面的档案管理工作效益观，还必须处理好档案管理工作的局部效益和整体效益的关系、现实效益和历史效益的关系。

二、明确地质科技档案管理工作效益的特点

地质科技档案管理工作效益，都附着和渗透在科技工作和有关的工作当中，而它本身不能独立表现出来。第一，地质科技档案的利用效益附着和渗透在利用者的劳动之中，人们看到的是利用者的工作产生效益，而忽略了档案人员的贡献因素。第二，由于科技人员利用的档案，均产生于一定的形成者，给人的印象是地质科技档案的形成者给了利用者的效益；对馆藏的增量也认为是别人移交的，忽略了地质档案工作者的劳动。其实，科技档案管理工作必须经过收集、整理、鉴定、保管、利用、统计六个重要环节，经过前四个环节所形成的科技档案虽然储存在内部单位，但它和已发表的论文、著作一样，也存在“著作权”问题。如果没有地质档案工作者的辛勤劳动，有关档案文件材料就可能不存在，或是残缺不全，科技人员也无法利用。第三，档案管理工作的效益均附着和渗透在科技人员的劳动对象之中，使它总是不能独立显现，而隐含在科技人员的劳动和总体效益之中，难免人们往往忽略地质档案工作者的效益贡献。

地质科技档案管理工作效益，在有些情况下是不明显的，例如地质科技成果的利用，以及地质储量报告的利用、图件文件的应用等，在为地质工作服务中，地质科技档案管理工作的效益更多的是隐含的，由于档案价值的潜在性，档案利用效益的缓释性，使档案管理工作效益在短期内不能集中表现出来，而是通过漫长的岁月才能实现。如果地质档案工作者认识不到这一特点，有急功近利的思想，或者能够在眼下显示出档案管理工作的效果，但这是不能持久的，也是有害的。

三、区分档案管理工作效益和档案利用效益

地质科技档案管理工作效益与地质科技档案利用效益是有区别的。构成地质科技档案利用效益的因素包括地质科技档案管理人员的劳动因素，档案利用者的智能劳动因素和档案形成者的劳动因素。这里谈的地质科技档案管理工作效益，是指地质科技档案管理作为一项专业性工作，在科技工作中的贡献。区分地质科技档案管理工作效益和地质科技档案利用效益，有利于我们更全面地看问题。历来人们把档案管理工作的效益等同于档案利用效益，所以追求的目标基本是现实的利用效益，其中又主要是经济效益，特别是在市场经济条件更是如此。表现在档案学术理论的研究中，多以档案利用为主题，甚至形成了一种“急功近利”的档案利用畸形观点。地质科技档案管理效益理论告诉我们，档案管理工作不仅要取得现实最大利用效益，同时还要取得档案潜在价值、潜在效益的增量上，也就是地质档案的增量上。

四、处理好经济效益和社会效益的关系

地质档案工作要讲经济效益，但还必须讲社会效益，二者并重，不能偏废。不论是基层档案室在为本单位科技工作服务中取得的直接或间接的经济效益，还是档案馆在为历史研究服务中取得的社会效益，都同等重要，都是对社会的贡献。这两利，效益在一定条件下可以互相转化，不讲社会效益，单纯追求经济效益是有害的。

五、促进档案管理由封闭型向开放型转变

篇7

1.底图管理措施不到位

因种种条件制约，底图档案管理措施难以落实到位，从现状来看，档案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。由于对档案管理重视程度不同，一些企事业单位的部门和人员甚至对档案持漠视态度，听之任之，认为工作做了就成，档案管理可有可无。因底图档案处于动态管理状态，底图版本重复，一些管理人员对重描、修改的底图保管不善，制约了底图档案管理工作的发展。

2.对底图档案基础设施建设投入不足

由于部分企事业单位领导对档案管理工作在思想认识上存在误区，因此对底图管理工作资金、人力、物力等方面投入不足，硬件设施不齐全，底图管理必备的条件没有充分得到落实。有些企事业单位底图多，但却没有专用底图室或者底图室狭窄，“八防”设备不配套，造成底图折叠、破裂、发黄、易脆等，直接影响底图的利用效果。

3.规章制度建设滞后

在底图接收、整理与入库，底图查阅利用，底图扫描与挂接，底图修改与作废，底图抽晒复制等方面，缺乏一整套完善的管理制度和行之有效的办法，大部分企事业单位没有把档案管理列入相关部门和人员的岗位责任制，缺乏贯彻落实的考核与保障措施。例如：对于科研、生产、建设项目实施过程中和项目完成后如何确保底图档案的完整性，一直缺少有力的措施和依据，由于档案人员无法实时掌握项目开展过程的情况，因而无法确定底图是否符合要求，是否真正地齐全完整。

二、采取相应措施，加强对底图档案管理的力度

1.加强学习，努力提高档案管理人员的综合素质

作为新时代的档案管理工作者，学习是关键之关键。档案管理人员要在加强政治理论、法律法规学习的基础上，努力学习档案管理专业知识，注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。各单位在档案队伍建设上要选择政治可靠、作风正派、责任心强的同志从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥其积极性和创造性，使他们在各自的工作岗位上积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为社会的不断进步发展提供有价值的档案信息资源。

2.健全制度，规范底图档案管理程序

底图档案是技术人员在科技活动中产生的，因此，必须加强底图管理，梳理工作流程，建立健全底图管理制度，做到每个环节有规可依，有章可循。科学合理的制度有利于促进工作的有效开展，建立底图档案工作制度必须遵循以下要求：一是科学合理。制度应符合本单位特点和底图管理实际，以适应单位档案管理的需要。二是简明实用。制度必须具有可操作性，以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。三是注意约束的双向性。也就是既要约束领导又要约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度能否顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。四是坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门，在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

3.必须把住底图档案归档入库关

由于底图的重要性和出图的频繁性，为确保质量，必须严把底图归档入口关。在底图归档前，就要向设计人员提出明确具体的要求，按程序办事，确保底图质量；归档入库时，必须一丝不苟地逐张按目录和制图要求进行校核、清点，成套归档，不符合要求的不予签收入库。在底图归档验收时要特别注意几个方面：一是查底图质量，重点核查底图是否平整，字迹是否清楚，图面有无污迹。因底图是蓝图的母版，如底图质量差，就谈不上高质量的蓝图。二是查签署，签署不齐全的底图，不能充分发挥其档案凭证作用。三是查图号是否与项目名称一致，项目图号是每张图纸的“身份证“，具有唯一性，它在底图档案检索、利用、保管、统计中起到关键作用，若多份底图共用一个图号，会给底图日后查找利用带来很多麻烦，因此，在底图归档验收时，要严把质量关。由于委托单位的需要发生变化，或因项目改造等原因，归档发图后的底图随时可能修改，底图修改一般采用版次递进的方式管理，在底图档案中就会出现同一项目文件图号有多个版次的底图，同一版次的目录包含不同版次的图号等情况，多版设计文件增加了底图的协调难度，因此在底图日常管理中，一定要看清楚每张底图的有效版次，保证各项任务的执行者采用的都是有效版本的底图，否则，由于底图管理的混乱也会给项目带来严重的影响。

4.从底图档案的特点出发，做好纸质底图档案的保管和防护工作

底图档案具有两重性，它除了记录各设计阶段的技术史实外，又是提供复制的工具。由于底图材料是经过化学处理的透明纸，易发黄、变脆、撕裂、破损，不能装订，不能折叠存放，如果保管不好，容易过早发黄变质、霉变，它拍折、怕光、怕高温、怕潮，稍有疏忽，就无法晒出清晰的蓝图，比较“娇气”。因此，档案人员在底图档案管理工作中，要做到思想上充分重视，行动上倍加爱护，工作上特别细心。对底图要扎边平放和卷放，在底图的抽图、清点、整理过程中，要珍惜和爱护底图，取放底图时，一定要维护好底图图号的排序，同时要轻拿轻放，严防图纸磨损和撕裂。要从实际出发，底图档案库房按“八防”要求管理，严格控制好库房的温度和湿度，并做好信息登记；底图柜要勤擦，库房要勤清扫，防止灰尘入库，保持库房清洁卫生；注意防光，预防霉变和生物危害，以确保底图档案的长期保管和利用，充分发挥底图档案的积极作用。

5.加快底图档案数字化建设

随着经济和科学技术的迅猛发展，科研、生产、建设项目越来越多，要求也越来越高，传统的底图档案管理方法已难以适应发展的需要，运用现代化技术对底图档案进行管理可谓是一种行之有效的方法，可以提高档案工作的效率和水平，实现档案信息化管理，充分发挥底图档案在科研、生产、经营活动中的作用。底图的原件只有一份，而且利用比较频繁。底图档案作为纸质产品，有着纸质档案的弱点，就是容易磨损、发黄变脆、破裂、受潮，不易保管。传统的档案管理无法形成资源共享，蓝图和底图都保管，导致人力、物力、财力的浪费。要解决这些问题，有必要建立数据库，对底图档案进行数字化管理。纸版底图、PDF版电子文件同时送交档案室，对还没有实行电子签名的项目文件，做到即存即扫，在条件具备时，将早期手工绘制的底图“孤本”档案也扫描成图形文件，在抢救、修复底图档案的同时，将“死档案”变为“活资源”。扫描后的图形文件在单位档案管理系统网络中挂接，便于需求者查找、利用。电子档案作为纸质档案的备份进行保存，一是使纸质档案多一层保险；二是实现底图档案借阅、利用桌面化，通过网络技术实现异地远程利用，也可以满足多人同时使用，为需求者提供方便、快捷的优质服务，同时也减少了对纸质档案的磨损，最大限度地保护了纸质档案；三是为底图的存放提供了便利，对已制成电子档案且原底图破损严重、年份稍长、利用较少的底图可以卷放，也可以异地存放，供利用的蓝图如果不再存档，将大大缓解库房存放压力，使现有库房资源得到高效利用。

6.采用现代信息化管理工具，加快底图过程管理

篇8

关键词：会计档案；整理保管；标准规范

会计档案是机关、企事业单位或者其他经济组织在经济管理活动中所形成的，主要由会计凭证、会计账簿和会计报告等形式构成的具有保存价值并作为历史记录进行保存的会计核算专业材料。凡是具备独立会计核算的单位或部门，都要产生会计档案，因此会计档案具有范围广、数量大的特点。一个单位对会计档案的重视程度，可以客观的反映出相关单位的经济构架是否完整，经济秩序是否合理合法。由此可见管理好会计档案的重要性和必要性。

一、会计档案的形成

会计工作具有非常严密的制度和法规，会计档案的形成也是严格按照有关规则和规定进行的。从会计凭证的审核、签字到会计账簿的核算填写再到会计报表的完成，不仅各项程序联系密切，而且必须执行国家的规章和标准。

会计档案主要由会计凭证、会计账簿以及财务报告组成，它们的形成是依次产生，具有连续性的。首先产生的是会计凭证，它主要由记账凭证和原始凭证组成；然后依照会计凭证制作会计账簿，主要分为主账、明细账、辅助账、银行日记账、现金日记账等；最后依据会计账簿的内容来编制会计报表，根据情况形成月报、季报、年报。

二、会计档案的组卷

各种类别的会计档案在整理组卷时都有相应的标准和要求。

整编凭证时，应分别将收款、付款、转账凭证及所附原始单据粘贴在“会计凭证粘贴单”上。粘贴时张与张之间要整齐、均匀，对超过卷皮规格的大型原始凭证和汇总表等应折叠摆放；与卷皮规格大小相同的中型原始凭证应压摞摆放；小型凭证可以仿鱼鳞式由上而下，由左到右依次摆开压页摆放，按时间和顺序号将贴满凭证的“会计凭证粘贴单”、汇总凭证、其它原始凭证整理成册。注意在装订凭证前剔除凭证上的金属物和空白页。装订时封装边可根据实际情况填入适量纸片以保持与凭证单据同样厚度，装订后要求整齐、牢固、不掉页、不倒页、不压字，便于翻阅。

账簿类应按照不同类别分册整理立卷、形成保管单位。账簿内账页排列顺序是：银行存款、现金日记账按自然形成日期；总账、明细账按会计科目。对账目较多的科目，应按科目分开装订组卷。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，空白账页不编号。

财务会计报告按各单位产生的月、季、年度分别整理。有关财务会计报告说明与分析应与报表一并组卷装订。凡归档的财务会计报告（决算）及文字说明，均应存原始件，不得使用圆珠笔及蓝色双面复印纸、压感纸或复印件。月、季度财务会计报告较薄的，可以分别合并组卷装订。凡合并组卷的财务会计报告应在案卷标题中注明月、季。

各类会计档案成册后还应加装“会计档案”封面，并以一盒一卷的标准装盒。选择封面时根据案卷装订方向决定使用横向或纵向封面，并填齐档案名称、编号、形成日期、形成单位等内容。同时在封面右下方加盖“归档卷位戳”，注明档案所属的年度、种类、应保管的期限、全宗号、会计处理号及卷号。选择档案盒时根据每册档案的厚度选择相应的盒子，并用印章标盖出本册档案所属的年度、月份、形成单位、种类、保管期限、全宗号、会计处理号及卷号。

全宗号是各级档案馆为已进馆或可能进馆的单位分配的编号，用于区分各立档单位，没有向档案馆移交过档案的单位则没有全宗号。在会计处理号的编制上应当注意不同保管期限的档案种类应分别编制从“1”开始的顺序号，同保管期限的种类按照固定的先后顺序依次编制。而卷号则可理解为保管单位对库存档案按照一定的顺序编制的大流水号，与档案号形成对应关系，便于日常管理和查询。

不同种类的会计档案对应着不同的保管期限。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过，自2016年1月1日起施行的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。其中，年度务会计报告作为永久保存；月度、季度、半年度财务会计报告保存十年；其他账簿类和凭证类档案一般都需要保存三十年。高质规范的组卷更有利于档案的长久保存，因此对档案组卷的规范性不容忽视。

三、会计人员及管理人员的职责

能接触到会计档案最原始状态的人员是会计人员，他们具有将原始凭证整理分装、将账簿报表编页组卷的责任。会计人员对会计资料整理的熟练性以及对会计档案组卷规则的熟知程度直接决定着会计档案的案卷质量。所以，对会计人员整编档案的技能以及管理档案的意识培训非常重要，应该纳入会计人员职责中加以岗前培训，从会计档案整理保管的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案组卷规则的基本知识，具备独立组卷的能力，进而从源头上保证会计档案的规范性。

同时，档案管理人员在整编时要对入库档案组卷的标准性、内容的完整性、编号的准确性上做到高质量零误差的保证。尤其对会计处理号的检查及档案卷号的编目上应当加倍细致。制作出入库档案的详细目录，以便在查档时能及时准确的找出需要的内容。

四、会计档案的利用和管理

在会计档案的借阅利用过程中，应制定严格健全的管理制度，制作相应的调阅、查阅、借阅利用单和登记表，准确记录查阅使用人员的姓名、单位、查阅的内容、用途、查阅时间、数量等信息。操作中严格执行管理条例，利用过程中不得在档案上作任何记录、勾画或涂该，更不得拆封、增添撕取或者抽换单据。会计档案除本单位财会部门有权查阅外，外单位或其他部门查阅时须持有介绍信，并经财务会计部门负责人或主管领导批准后凭办理手续方可查阅。

会计档案必须进行科学的管理，原则上应为会计档案单独设立库房进行保管，切实执行安全保密制度，严防损毁、散失和泄密。在保管条件上严格遵循档案库房要求，做好库房的防火、防水、防照、防潮、防盗、防尘、防有害气体、防有害生物等工作，将库房温度控制在14℃～24℃，湿度保持在45%～60%。在档案的放置上做到排列系统、存放有序、查阅方便。

会计档案常用的排列方式有两种。当存储空间足够时，可按不同保管期限分区域放置，在同个保管期限区内再按档案所属年度，然后组织机构，最后种类顺序排列。这样排放的优势在于当某类档案达到保管期限需要进行销毁时，不会影响其他保管期限的档案放置的位置。但当总库存储空间有限时，则建议按照先年度，再组织机构，然后保管期限，最后种类的方法排列。这样的存放方式不需要预留存储空间，直接根据每年入库的档案顺序依次放置，入库前只用对同个组织机构的档案按照同保管期限的种类集中排列即可。各保管单位可根据自身档案特点选择适合的排列方式，遵循固定的规律，便于管理利用。

五、会计档案的鉴定销毁

篇9

低保即城乡居民最低生活保障，是社会救助体制的重要内容之一，其目的在于维护与保障社会困难群体的基本生活权益。低保档案是对社会困难家庭情况的真实记录，统计并入档享受低保待遇的人员，是低保工作顺利开展的重要保证，也是低保资金投放的重要依据。

一、规范化管理城乡低保档案

城乡低保档案是通过县级、乡级人民政府以及社区或村委会分别对低保对象进行核查工作，进而形成完整的低保资料，并对低保档案进行规范化的管理。城乡低保档案是低保工作有序进行的重要保障，是最终实现改善民生社会需求的内在要求。

低保档案管理工作包括分级管理及日常管理。其中分级管理工作内容主要有：低保户向村级政府或社区提出申请，填写城乡居民最低生活保障审核表，并上交居民户口簿复印件、家庭成员证明、赡养抚养证明，提供居民身份证复印件、家庭收入证明、残疾证明等，通过社区及乡镇民政部门审查，再上报县级民政局进行审核，并做出决定。如果审核通过，县级民政局将依据低保对象名单发放低保金，同时会对低保户进行随机抽查。根据低保档案分级管理工作的内容可知，低保户的确定要通过三个环节：社区、乡镇级民政部门及县级民政部门。对低保档案实行分级管理时需要保证管理工作的规范化，保证低保档案的完整性和安全性，为低保工作的展开提供保障。日常管理类档案则是在进行分级管理档案时形成的，对各类型低保档案的日常管理工作的内容主要包括：根据低保对象申报材料，以户为单元建立低保户档案，并实施一户一号的体制。政府部门依据低保户的实际情况，对低保户的低保金实行动态监管。

二、加强低保档案的基础工作

低保档案基础工作主要包括：档案的收集归档、整理编目、保管期限及移交、档案的利用。低保档案是国家低保政策的具体体现，是对享受低保待遇家庭的真实反映，也是低保工作顺利展开的重要保证、低保资金投放的重要依据。

（一）低保档案的收集及归档

乡镇政府安排低保工作专业人员对低保申请对象的审批表及相关证明进行收集和整理，将低保户的个人、家庭资料进行归档处理，再上交县级民政部门进行审核，对该县低保户申请者的资料进行归档。

（二）低保档案的整理编目

低保档案是以户为单位进行建档的，因此必须对低保档案进行规范管理，首先按照资料的重要程度将低保档案审批时提交的材料进行编码处理，并置入档案袋中，方便日后材料的添加。同时低保档案要表明提交时间，以时间先后为准，将档案进行排序。

（三）低保档案的保管期限及移交

由于当前低保档案采取一户一号的管理模式，低保户的资料在档期间，需要对低保户档案的保管期限进行调整，档案在低保户停保后5年，将低保档案上交机关综合档案室，由于这种低保档案保管仍属于短期保管，无须将低保档案移交至当地同级档案局进行保管。

（四）低保档案的利用

低保档案只是提供给相关管理部门使用，不得对外开放。若未得到县级以上机关单位的允许，必须对低保档案资料进行保密处理。一般来说，低保档案只供单位内部进行查看，不允许借出。如果要查询个人低保信息，需要提供低保户身份证及低保证明。

三、构建信息化低保档案管理模式

随着我国经济的不断发展，以互联网技术为核心的现代科技手段已渗透到人们生活的方方面面，实现了经济的电子化、信息化发展。而低保档案的工作内容较繁琐、涉及面较广，给低保档案管理工作者带来了很大困难，不利于低保档案的安全性和完整性。因此，要想实现规范化管理低保档案的目标，必须构建信息化、电子化的低保档案，将信息技术贯穿于整个低保档案工作过程中。例如，构建低保档案信息管理系统，在对低保档案进行分级管理时，如果低保户的申请材料通过审核，乡镇民政部门就将低保户的个人信息及相关低保信息记载进信息管理系统中，保证低保纸质档案与电子档案的同步，同时设置低保户个人信息查询系统，方便低保户对自身低保信息进行查阅，从而实现对低保档案的信息化管理。

篇10

当前，由于低碳经济理念才刚出现不久，这使得我国建立的档案管理保障体系中没有涵盖这一理念，所以也没有建立专门的环境档案管理准则、标准，在已经建立的制度和相关法律法规中也很少涉及环境问题，有关环境档案信息和管理体系的制度规范也不完善。这一情况使得我国档案发展受到了较大的阻碍，档案信息的交流局限在一个较小的范围，不仅使得我国的环境档案管理工作无法紧跟时代需求，还导致我国的环保工作很难取得较好的效果，无法实现国际交流与合作，致使我国的环境保护工作很难被国际认同，也很难达到国际水平，在一些环保机构和发达国家看来，我国仍处于一种污染避难所的现状；二是没有建立健全完善的环境档案管理操作体系与支撑体系。

现阶段，我国对环境档案管理要素的认识仍不够全面，所以也就缺乏与之相关的原则与准则。使得我国各地之间对于环境档案信息披露内容的范围、程度以及形式方面均存在差异，缺乏统一有效的规范，大部分企业在处理环境档案信息都存在高调面对、低调处理的情况，通过这样的方式来尽量降低披露出的环境档案信息对企业自身所造成的不利影响，从而致使环境档案信息的真实性、可靠性缺乏保障。

2、低碳经济背景下的环境档案管理要求

2.1建立健全完善的环境档案管理保障体系

当前，我国现行的档案管理工作规范以及档案法律法规中都缺乏环境方面的内容，所以，为了符合低碳经济背景下对档案管理工作的要求，应结合我国档案的实际发展情况，修改档案管理方面的法律法规和工作规范，环境方面的内容纳入其中，通过法律法规来明确保障环境档案管理地位与作用，从而为建立健全完善的环境档案管理保障体系奠定坚实的基础。除此之外，还应不断完善环境法规保障体系和环境保护相关政策，并以此建立科学的生态环境评价体系。

2.2建立健全完善的环境档案管理操作体系

当前，我国现行的档案管理操作体系明显不适应低碳经济背景下的环境档案管理要求。因此，国家档案管理部门必须革新档案管理操作体系，通过借鉴国外先进经验，结合我国档案管理现状，围绕低碳经济背景下对环境档案管理的要求，构建一个新的健全完善的环境档案管理操作体系。通过这个新的健全完善的环境档案管理操作体系，来指导和规范环境档案管理工作，同时针对环境档案信息披露状况，建立有效的监督体系并制定严格的审核机制，以此监督和审核环境档案信息的真实性、可靠性、合法性、全面性。

2.3创新齐抓共管体系

建立的环境档案管理制度要想得到具体落实和执行离不开政府部门的监督指导。因此，政府相关部门应通力合作，针对环境档案管理情况制定一系列相关制度、准则、标准，以此为环境档案管理工作的顺利进行与完成提供可靠的保障。此外，政府各部门还应根据建立的环境档案管理制度出台相应的规章和措施，对环境档案信息披露作出基础规定，制定严格的惩罚措施，一旦发现有违反环境档案管理的行为按照制定的惩罚措施严惩不贷，以此使得环境档案管理实现制度化、科学化和规范化。

3、环境档案管理未来发展趋势

低碳经济背景下的环境档案管理未来发展趋势必然是全面实现电子化信息化。实现电子化信息化的环境档案管理，不仅有助于提高档案管理工作质量与效率，还有助于提高企业的档案管理水平，同时亦是时展的必然结果。环境档案管理工作只有电子化信息化才能更好的符合低碳经济背景下的发展需求。而环境档案管理电子化信息化的核心就是电子文件归档，相较于传统纸质文件归档，电子归档具有存储查阅方便、不会出现档案资料破损情况且档案信息安全性高的特点，在电子归档中确保档案信息真实、完整、安全非常重要。环境档案管理工作电子化信息化避免了传统纸质档案中容易发生的问题，还提高了环境档案的利用价值和安全性，真正实现了环境档案信息资源共享，使得我国环境档案管理与国际接轨。可以预见的是，随着电子化信息化的全面普及和飞速发展，实现环境档案管理电子化信息化是档案管理未来发展的必然趋势。

4、结语